Museo 2015 hankesuunnitelma

Transkriptio

1 1 Museo 2015 hankesuunnitelma Sisällysluettelo Sisällysluettelo Museo hankkeen tausta Hankkeen tavoitteet, vaikutukset ja rajaukset Hankkeen organisointi Toimintaympäristö ja sidosryhmät Tehtävät... 5 Luettelointi... 5 Kokonaisarkkitehtuuri... 5 Uuteen kokoelmahallintajärjestelmään liittyvät tehtäväkokonaisuudet... 5 Museo 2015 ja KDK... 6 Viestintä Työmenetelmät Kustannukset Museo hankkeen tausta Museovirasto tilasi vuonna 2010 Tieteen tietotekniikan keskus CSC:ltä selvitystyön museoiden kokoelmahallintajärjestelmien nykytilasta ja vaihtoehtoisista kehitysmalleista. Selvitystyön loppuraportti valmistui (Museoiden kokoelmahallintajärjestelmät. Nykytila ja vaihtoehtoiset kehitysmallit. Selvitystyön loppuraportti. Selvitys koettiin tarpeelliseksi, koska Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeen (KDK) asiakasliittymän koekäyttö osoitti, että museoaineistojen saavutettavuuteen liittyi ongelmia. Museoiden kirjavista luettelointikäytännöistä ja useista erilaisista kokoelmahallintajärjestelmistä johtuva aineistojen epäyhtenäisyys heikensi museotietojen laatua asiakasnäkökulmasta katsottuna.

2 2 Selvityksessä perehdyttiin tärkeimpiin Suomessa käytössä oleviin kokoelmahallintajärjestelmiin sekä kirjallisen materiaalin että ohjelmistojen käyttäjien haastattelujen perusteella. Niiden lisäksi selvityksessä tutustuttiin tärkeimpiin kansainvälisiin kokoelmahallintajärjestelmiin. CSC:n selvityksessä kuvattiin neljä vaihtoehtoista toimintamallia, joiden mukaisesti museoala voisi jatkossa kehittää kokoelmahallinnan käytäntöjä ja tietojärjestelmiä. Kuvattujen toimintamallien vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia arvioitiin sekä pohdittiin keinoja ennaltaehkäistä tunnistettuja uhkia ja lieventää niiden mahdollisen toteutumisen vaikutuksia. Tehtyjen havaintojen ja päätelmien perusteella laadittiin suosituksia jatkotoimenpiteiksi. CSC:n suositus ratkaisuksi oli, että aluksi kehitetään järjestelmien rajapintoja siten, että niiden yhteentoimivuus paranee. Jatkotoimenpiteenä CSC suositteli museolle siirtymistä yhteiseen, uuteen järjestelmään muutaman vuoden tähtäimellä. Museovirasto ja Valtion taidemuseo ryhtyivät yhdessä edistämään CSC:n suosittelemia kehittämistoimia. CSC:n raportti esitettiin museoille huhtikuussa Esittelytilaisuudessa ja sen jälkeisessä yhteydenpidossa museoiden kanssa todettiin, että raportin mukaiset kehittämistoimet olivat monin tavoin tervetulleita museokentällä, vaikka yhteiseen järjestelmään suhtauduttiin varauksella. Hankevalmistelujen käynnistyttyä Suomen museoliitto ry (jäljempänä Museoliitto) liittyi hankekumppaniksi, opetus- ja kulttuuriministeriö vahvisti rahoituksen hankkeen suunnitteluvaiheelle, ja hankkeelle rekrytoitiin projektitiimi. Museosektorille järjestettiin hankkeen esittelyseminaari , ja Museovirasto nimitti hankkeen johtoryhmän Valmisteluvaiheen jälkeen hanke käynnistyi vuonna Hankkeen tavoitteet, vaikutukset ja rajaukset Museo 2015 hanke on museoiden yhteishanke, joka tuottaa työkaluja museokokoelmien sähköisen kokoelmahallinnan käyttöön ja kehittämiseen. Tavoitteena on museoiden kokoelmien hallinta järkevällä, kestävällä ja taloudellisella tavalla. Tulokset mahdollistavat kokoelma-aineistojen saatavuuden, näkyvyyden, monipuolisen käytön ja niiden tuottaman lisäarvon kasvun. Hankkeen keskeiset päämäärät ovat museoiden kokoelmiin liittyvien tiedonhallinnan prosessien, välineiden ja tavoitteiden kartoitus sekä museoiden organisoituminen luomaan ja kehittämään niitä yhdessä museoiden kokoelmien käytettävyyden edistäminen laadukkaalla, muuttuvan toimintaympäristön tarpeita palvelevalla luetteloinnilla kaikille museoille tarkoitetun ajanmukaisen kokoelmahallintajärjestelmän EU-tason hankintaprosessi, pilotoinnin ja käyttöönottovaiheen toteutus Hankkeen keskeiset tuotokset ovat Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri 1.0. Toteutettu: ks. kansallinen, järjestelmäriippumaton Museoiden luettelointiohje. Julkaistaan helmikuussa Luettelointiohjeita museoiden digitointiprojekteille 1.0. Toteutettu: ks.

3 3 sekä Suositus asiasanastojen, luokitusjärjestelmien ja ontologioiden käytöstä luetteloinnissa Suomen museoissa. Toteutettu. ks. yhteinen kokoelmahallintajärjestelmä monen eri järjestelmän tilalle (jäljempänä Museo 2015 järjestelmä) hyvät käytännöt museoiden aineistojen avaamiseksi ja viemiseksi Finnaan Museo 2015 hankkeen välittömänä vaikutuksena ovat hyödyt kokoelmatyössä ja siihen perehdyttämisessä. Selkeillä luettelointiohjeilla työ voidaan tehdä hyvin, erilaisia tarpeita ajatellen ja sähköisen pitkäaikaissäilytyksen kriteerit täyttävällä tavalla. Luettelointiohjeiden vaikutuksesta luettelointikoulutus helpottuu ja kokoelmatyön laatu paranee. Kokoelmatietojen siirto yhteisiin verkkopalveluihin muuttuu sujuvammaksi aineistojen metatietojen yhdenmukaistumisen seurauksena. Museo 2015 järjestelmään siirtymisen keskeisin vaikutus on museoiden resurssien säästö monin tavoin. Museoiden ei jokaisen tahollaan tarvitse kartoittaa ja kustantaa järjestelmiinsä tarvittavia uusia ominaisuuksia tai esimerkiksi hankkia palvelintilaa. Yhteisen järjestelmän käyttäjät voivat yhdessä suunnitella järjestelmän pitkäntähtäimen kehitystarpeita ja yhdistää siten osaamisensa. Museo 2015 hanke on tekee yhteistyötä muistiorganisaatioiden kanssa. Hankkeen keskeisimpiä rajauksia tällä hetkellä ovat: Museo 2015 hanke tekee yhteistyötä Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen kanssa tukien museoita niiden aineistojen siirtämisessä Finnaan. Hanke tarjoaa asiantuntijuuden museoiden kokoelmatietokantojen siirtämisessä Finnaan, mutta hanke ei toimi museoiden edustajana Finnan tai KDK-hankkeen osalta. Museo 2015 kehittää kokoelmahallinnan välineitä ensisijaisesti ammatillisesti hoidetuille museoille, mutta ottaa huomioon paikallismuseoiden toimintatavat ja tarpeet osana ammatillisten museoiden ohjauksen piiriin kuuluvaa toimintakenttää. 3. Hankkeen organisointi Hankkeen omistaja on Museovirasto, joka vastaa hankkeen toimintabudjetista ja hankkeen käytännön toteuttamisesta. Museoliito osallistuu hankkeen toteutukseen tarjoamalla hanketiimin työn hankkeeseen. Edellytyksenä hankkeen toteutukselle on opetus- ja kulttuuriministeriön Museovirastolle myöntämä toimintamenobudjetti ja Museoliitolle myöntämä hankehenkilöstön palkkarahoitus. Hanketta johtaa Museovirastossa Arkistot ja tietopalvelut -osaston osastonjohtaja (jäljempänä osastonjohtaja). Projektipäällikkö ja hanketiimi toimivat osastonjohtajan ohjauksen ja valvonnan alaisina. Osastonjohtaja seuraa tiimin työskentelyä ja antaa projektipäällikölle ja tiimille työn suorittamisen ja hankkeen toteutumisen kannalta tarpeellisia ohjeita ja määräyksiä. Työntekijät ovat työsuhteessa Museoliittoon, joka vastaa työnantajan velvollisuuksista Museoviraston ja Museoliiton välisessä sopimuksessa määritellyllä tavalla.

4 4 Hankkeella on Museoviraston nimittämä johtoryhmä, johon kuuluvat edustajat Museovirastosta, Valtion taidemuseosta ja Suomen museoliitosta. Johtoryhmän puheenjohtaja on osastonjohtaja. Johtoryhmä vastaa toteutuksen seurannasta sekä strategisen tason päätöksistä ja linjauksista. Johtoryhmä huolehtii osaltaan hankkeen raportoinnista osallistuvien organisaatioiden johdolle, opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä sidosryhmille. Museoliitto päättää hankkeeseen palkattavista työntekijöistä yhdessä Museoviraston kanssa. Projektiryhmän työntekijät ovat ( ) Savia, Satu, projektipäällikkö Bärman, Toni, koordinaattori (järjestelmähankinta) Furu, Leena, koordinaattori (luettelointi) Korhonen, Pekka, IT-suunnittelija Orre, Tomi, IT-suunnittelija Sainio, Riikka, tiedottaja 4. Toimintaympäristö ja sidosryhmät Sähköinen toimintaympäristö ja loppukäyttäjien tarpeet muodostavat perustan kokoelmahallinnan kehittämiselle ja palveluiden mahdollistamiselle. Museo 2015 hankkeen keskeinen menestystekijä on museoiden asiakkuuksista muodostuvan toimintaympäristön ja sen muutosten tunnistaminen. Edistäessään museokokoelmien saatavuutta ja käytettävyyttä Museo hanke toteuttaa kansallisia kulttuuripoliittisia tavoitteita. Se palvelee hallitusohjelman linjauksista yhtäältä aineistojen avaamista kansalaisten vapaaseen käyttöön ja kansallisen tutkimusinfrastruktuurin kehittämistä, toisaalta tietojärjestelmäpohjan kehittämistä yhteisen kokonaisarkkitehtuurin ja taloudellisten kokonaisratkaisujen näkökulmasta. Museo 2015 keskittyy museoiden kokoelmahallinnan prosesseihin ja teknisiin ratkaisuihin. Hankkeen välitön sidosryhmä on museoammattilaiset. Hankkeen keskeisenä sidosryhmänä ovat museoiden omistajatahot, jotka rahoittavat museotoimintaa ja sen ydinprosesseja. Museot ovat keskenään erilaisia toimijoita, joiden osallisuus ja aktiivisuus ovat hankkeen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Museot tekevät yhteistyötä erilaisissa hankkeissa. Museo 2015 täydentää museosektorin yhteistyötä ja organisoitumista. Museot ovat vuosina mukana hankkeessa osallistumalla koulutus- ja tiedotustilaisuuksiin ja työryhmiin. Museoiden yhteistä etua ja näkökulmaa hankkeessa edustaa Museoliitto. Museo 2015 edistää museoiden aineistojen julkaisemista Kansallisen digitaalisen kirjaston Finnassa. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden KDK-hanke kuuluu hankkeen lähimpiin sidosryhmiin. Museo 2015 järjestelmä hankitaan yksityiseltä toimittajalta, jolta edellytetään vankkaa kokemusta museoiden kokoelmahallintajärjestelmien toimittamisesta ja kehittämisestä. Myös konesalipalvelut sekä palvelimet tullaan toteuttamaan ulkoisena palveluhankintana.

5 5 5. Tehtävät Museo 2015:n keskeiset tehtäväkokonaisuudet ovat kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin laatiminen ja ylläpito, luetteloinnin kehittäminen sekä Museo 2015 järjestelmän hankinta, pilotointi ja käyttöönotto. Kokonaisarkkitehtuurityö nostaa esille museoiden kokoelmahallinnan prosessit, välineet ja tavoitteet, joihin hanke keskittyy. Luetteloinnin kehittäminen parantaa luetteloinnin laatua ja tarkoituksenmukaisuutta sekä kokoelmien monipuolista käytettävyyttä. Museo 2015 järjestelmän toteuttaminen edistää museoiden kokoelmatietojen yhdenmukaisuutta ja parantaa niiden laatua. Kokoelmahallintaan liittyvän yhteistyön organisoimista ja yhteisen näkemyksen saavuttamista palvelevat sekä hankkeen toimintamallit että hankeviestintä. Luettelointi Luetteloinnin kehittämisen päätavoite, kansallinen Museoiden luettelointiohje, julkaistaan helmikuussa Ohjeet julkaistaan sekä verkkosivuina (Luettelointi-wiki) että verkkojulkaisuna (pdf). Julkaisemisen jälkeen järjestetään laaja luetteloinnin koulutussarja eri puolilla Suomea. Luettelointiohjeita kehitetään edelleen palautteiden perusteella vuosina Museoiden luettelointiohje antaa pohjan Museo 2015 järjestelmän käyttöohjeille. Luetteloinnin kehittämisen osana valmistuu myös luetteloinnin prosessikuvaus, joka liitetään Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin prosessikuvauksiin. Kokonaisarkkitehtuuri Vuoden 2013 tammikuussa julkaistua Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuria päivitetään vuonna 2015 Fyysisen tason arkkitehtuurin osalta Museo järjestelmän pilottimuseoiden kanssa. Päivitykseen sisällytetään myös Museo järjestelmän kuvaus ja luettelointiprosessin kuvaus. Arkkitehtuurin hallintamalli valmistuu vuonna Uuteen kokoelmahallintajärjestelmään liittyvät tehtäväkokonaisuudet Museo 2015 järjestelmän hankintavaihe päättyy tammikuussa Järjestelmästä tehdään sopimus neuvottelumenettelyllä valitun järjestelmätoimittajan kanssa. Toimittajalta hankitaan järjestelmän käyttöön vaadittavat lisenssit, järjestelmän tuki- ja ylläpito sekä järjestelmän kehitystyö. Valittua järjestelmää koekäytetään viiden pilottimuseon kanssa vuonna Pilottimuseoina toimivat seuraavat museot ja kokoelmat: Arkkitehtuurimuseo (Helsinki), Kuopion kulttuurihistoriallinen museo (Kuopio), Museoviraston kuvakokoelmat/ Journalistinen kuva-arkisto (Helsinki), Tuusulan taidemuseo (Tuusula) ja Valtion taidemuseo/ Kuvataiteen keskusarkisto (Helsinki). Pilottimuseoilla on keskenään erilaiset ja erikokoiset kokoelmat, jotka sisältävät mm. av-aineistoa, esineitä, rakennuspiirustuksia, taideteoksia ja valokuvia. Pilottimuseoilla on myös käytössään erilaisia kokoelmahallintajärjestelmiä kuten Muusa, SIPI ja Musketti. Pilottivaihe on suunniteltu aloitettavaksi pilottimuseoiden nykyisten tietokantojen tietojen migraatiovaiheella. Vaiheen suunnittelu ja toteutus tehdään hankkeessa yhdessä museoiden, niiden nykyisten järjestelmätoimittajien ja Museo 2015 järjestelmän toimittajan kanssa. Migraatio pyritään tekemään mahdollisimman taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Museoiden on kuitenkin varauduttava mahdollisiin kustannuksiin, joita syntyy tietojen siirron yhteydessä. Kustannuksista saadaan tietoa vuonna

6 tapahtuvan Museo 2015 järjestelmän pilottivaiheen alussa. Hanke toimii teknisenä asiantuntijana museoiden ja niiden nykyisten järjestelmätoimittajien välisissä keskusteluissa. Pilotin keskeinen tavoite on varmistaa järjestelmän toimivuus ja sopivuus erilaisille museoille. Pilottimuseot testaavat yhteistyössä hankkeen kanssa järjestelmän ominaisuudet ja käytettävyyden. Pilotin tulokset hyödynnetään järjestelmän aalloittain tapahtuvassa käyttöönotossa vuonna Järjestelmän käyttöönotosta on sovittu alustavasti 12 museon kanssa. Pilotti- ja käyttöönottovaiheessa Museo 2015 hankkeella on vastuu yhteistyöstä valitun järjestelmän toimittajan kanssa. Lisäksi hanke vastaa järjestelmän käytön kouluttamisesta ja teknisen ympäristön kuten palvelimien hankinnasta. Museo 2015 ja KDK Hanke tarjoaa asiantuntemustaan museoille Finnaan liittymisessä. Museot saavat hankkeelta apua laatiessaan rajapintaa, joka mahdollistaa kokoelmien Finnassa jakamisen. Hankkeella on tietoa Finnan siirtoformaatti LIDO:sta ja kokemusta museoiden aineistojen sovittamisesta siihen. Hanke myös huolehtii Museoiden Finnan eli museoiden oman näkymän tarkoituksenmukaisuudesta ja laadusta yhteistyössä Kansalliskirjaston verkkopalveluiden kanssa ( Aineistojaan Finnassa julkaisseiden tai sitä valmistelevien museoiden tukena toimii myös Museoviraston johtama Museoiden KDK-ryhmä, jossa hanke on mukana. Ryhmän tehtävänä on olla Finnan eri työryhmissä (ohjausryhmä, konsortioryhmä, kansallisen näkymän ryhmä, käytettävyysryhmä) toimivien museoiden edustajien tiedonvälityskanava sekä Finnan museoita koskettavien toiminnallisuuksien kommenttiryhmä. Vuonna 2013 Finnassa julkaistaan lähes valokuvaa ja esinettä yli kymmenestä museosta. Aineistoja on mukana seuraavilta museoilta ja arkistoilta, joiden aineistot ovat mukana museoiden kanssa samassa taustajärjestelmässä: Museovirasto, Museovirasto, Lusto - Suomen Metsämuseo, Työväenmuseo Werstas, Työväen Arkisto, Suomen Metsästysmuseo, Kansan Arkisto, Nurmeksen museo, Pielisen museo, Ilomantsin Museosäätiö, Ateneumin taidemuseo, Helsingin yliopistomuseo, Tuusulan taidemuseo, Sähkömuseo Elektra, Sinebrychoffin taidemuseo, Lapin metsämuseo, Tekniikan museo, Suomen Siirtolaisuusmuseo, Verlan tehdasmuseo, Helinä Rautavaaran museo, Suomen Rautatiemuseo, Päivälehden museo ja Designmuseo. Vuonna 2014 Finnaan ovat liittymässä mm. Varkauden museot ja Suomen valokuvataiteen museo. Vuonna 2013 Museo 2015 hanke oli mukana KDK:n Pitkäaikaissäilytys-hankkeen (PAS) pilotoinnissa Museoviraston kanssa. Vuonna 2014 hanke jatkaa museoiden kokoelmatietojen pitkäaikaissäilytykseen liittyvän prosessin tarkentamista ja tarjoaa museoille apua niiden mahdollisissa tietojensiirroissa PASjärjestelmään. Viestintä Hankkeen viestinnän tavoitteena on vuosina kertoa ajantasaisesti hankkeen tavoitteiden työstämisestä ja valmistumisesta. Hankeviestinnän keskiössä ovat luettelointiohjeen koulutussarja ja Museo 2015 järjestelmän pilotin eteneminen. Vuonna 2015 viestinnässä painottuu Museo 2015 järjestelmän markkinointi sekä hankkeen tulosten laaja tiedottaminen tilaisuuksissa ja tiedotteilla. Viestinnän tavoitteina on paitsi kertoa hankkeen tapahtumista myös vahvistaa museokentän

7 7 organisoitumista, lujittaa yhteisiä toimintatapoja ja luoda osaltaan hyvät edellytykset vuorovaikutteiselle toiminnan kehittämiselle. 6. Työmenetelmät Hankkeen tulokset tehdään vuonna asiantuntijoista koostuvissa työryhmissä ja hankkeen hanketiimissä. Luettelointityöryhmä päättää kaksivuotisen toimintansa vuoden 2014 alussa. Uutena työryhmänä aloittaa vuoden 2014 ajan toimiva viiden pilottimuseon ryhmä. Myös vuonna 2015 tapahtuvan Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin päivitystyö tehdään työryhmätyönä. Muista hankkeessa tuotettuja ja tuotettavia ohjeita ja suosituksia päivitetään tarvittaessa vuosina Vuoden 2014 helmikuussa julkaistavan Museoiden luettelointiohjeen jalkauttaminen museokentälle tapahtuu laajalla koulutussarjalla. Koulutukset järjestetään eri puolilla Suomea yhteistyössä Museoliiton kanssa. Koulutustilaisuuksia järjestetään yhteensä 18 kappaletta ja yhteistyökumppaneina toimii 14 ammatillista museota. Lähes jokaisessa koulutustilaisuudessa on mukana luettelointityöryhmän jäsen luettelointikoordinaattorin lisäksi. Luettelointikoulutuksessa harjoitellaan Museoiden luettelointiohjeen käyttämistä esimerkiksi luetteloimalla objekteja. 7. Kustannukset Hankkeen kustannusarvio, johon sisältyy myös kuvaus aikataulutuksesta, on hankesuunnitelman liitteenä. Kustannusarvio on päivitetty ja siinä käsitellään hankkeen kustannusjakauma vuosina Kustannusarvio sisältää myös Museoviraston, Valtion taidemuseon ja muiden hankkeen työhön osallistuvien museoiden omarahoitusosuuden. Hanketiimin palkkauksesta vastaa Museoliitto, joka on em. varten saanut avustuksen opetus- ja kulttuuriministeriöltä vuodeksi 2013.