20.5.2015 10:09 1 Riskienhallinnan järjestäminen ja perusteet Kirkkonummen kunnassa 1. Johdanto Kirkkonummen kunnanhallitus hyväksyi 25.3.2013 177 sisäisen valvonnan yleisohjeet. Valtuusto hyväksyi ohjeet 4.5.2015 39. Yleisohjeen mukaan kunnan toiminnot on järjestettävä ja toimintaa johdettava niin, että organisaation kaikilla tasolla ja kaikessa toiminnassa on riittävä sisäinen valvonta. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joiden avulla pyritään varmistamaan organisaation tavoitteiden saavuttaminen ja toiminnan laillisuus. Sisäinen valvonta on johtamis- ja hallintojärjestelmän osa, jonka avulla tavoitellaan, että kunnan johto saa organisaation toimimaan haluamallaan tavalla ja joka tuottaa johdolle riittävästi tietoa organisaation tilasta ja aikaansaannoksista. Sisäisen valvonnan osatekijöitä ovat: 1 johtamistapa ja organisaatiokulttuuri 2. riskienhallinta 3 raportointi- ja tiedonvälitys 4. valvontatoimentieteet 5. seuranta ja arviointi Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen on osa kunnan ja kuntakonsernin johtamista.
20.5.2015 10:09 2 Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen. Riski on mahdollinen tapahtuma, joka voi vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen lyhyellä tai pitkällä aikavälillä tai uhata kunnan mainetta. Riski ei ole ainoastaan negatiivisen asian mahdollinen tapahtuminen, vaan voi myös sisältää, että jokin voimavarojen mahdollistama hyvä jää toteutumatta. Riski voi liittyä tuloksellisuuden, laillisuuden ja hyvän hallinnon vajeisiin tai varojen ja omaisuuden hukkaamiseen tai tehottomaan käyttöön. Riskienhallintaan kuuluvat riskien tunnistaminen, arviointi sekä niiden ottaminen huomioon toiminnan suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa. Riskienhallinta antaa myös mahdollisuuden löytää uusia toimintaratkaisuja, joiden avulla tavoitteet voidaan saavuttaa. Riskit tulee tunnistaa kokonaisvaltaisesti mahdollisimman monen näkökulman kautta. Viime vuosina ovat korostuneet henkilöstöön ja osaamiseen kohdistuvat, maineen hallintaan, tiedon laatuun, tietojärjestelmiin, infrastruktuurin ylläpitämiseen, riittävään tulonmuodostukseen ja talouden tasapainoon liittyvät riskit. Tämän asiakirjan tavoite Tässä asiakirjassa ohjeistetaan Kirkkonummen riskienhallinnan järjestäminen. Toiminto on Kirkkonummella uusi, toimintoa ei ole ollut tähän mennessä. Asiakirjassa määritellään riskienhallinnan perusteet eli tehtävät, tavoitteet, vastuut, työnjako, toimintatavat sekä raportointivelvoitteiden määrittely. Koska toiminto on uusi ja riskienhallinta on tarkoitus ottaa vaiheittain käyttöön, on tarkoitus, että ohjeistusta kokonaisuudessaan tarkistetaan siinä yhteydessä kun riskienhallintaa laajennetaan. Valtuusto hyväksyy riskienhallinnan perusteet. Kunnanhallitus ohjeistaa ja valvoo että riskienhallinta toteutuu valtuuston ohjeistuksen mukaisesti. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan säännökset kuntalaissa Riskienhallinnan velvoite on sisällytetty voimassa olevaan kuntalakiin sekä uuteen kuntalakiin, joka riskienhallintasäännösten osalta voidaan ottaa käyttöön 2017.
20.5.2015 10:09 3 Molemmissa laeissa valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista (vanha KL 13, uusi KL 14 ). Valtuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. (KL 50 ja uusi KL 90 ) Uudessa kuntalaissa kunnanhallitus huolehtii kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä (Uusi KL39 ). Vanhassa kuntalaissa ei mainintaa ollut kunnanhallituksen kohdalla, mutta KL 25 a :n mukaan konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Vastaava sääntö on myös uudessa kuntalaissa 47. Tilintarkastajien on tarkastettava mm. onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. (KL 73 ). Valtuusto päättää riskienhallinnan perusteista Valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Perusteilla tarkoitetaan riskienhallinnan tehtävien ja vastuiden, työnjaon, toimintatapojen sekä raportointivelvoitteiden määrittelyä. Perusteita ovat myös riskienhallinnan toimintaperiaatteet ts. - miten riskejä luokitellaan - millaisiin riskeihin erityisesti kiinnitetään huomiota - miten todettuihin riskeihin suhtaudutaan (hyväksytään, pidetään silmällä, poistetaan) - miten riskeistä raportoidaan Valtuusto vastaa kunnan strategisista tavoitteista, uuden kuntalain mukaan kuntastrategiasta sekä hyväksyy vuosittain talousarvion, joka kattaa kunnan koko toiminnan. Talousarvio ja suunnitelma on laadittava niin, että ne toteuttavat kuntastrategiaa ja sen tavoitteita. Talousarviossa valtuusto asettaa kunnan ja kuntakonsernin toiminnalliset ja taloudelliset
20.5.2015 10:09 4 tavoitteet, joiden toteutumista kunnanhallitus valvoo. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta kytkeytyvät kunnan tavoitteisiin ja talousarvioon ja ne kattavat kunnan koko tehtäväkentän. Valtuuston päätökset ohjaavat kunnanhallitusta sen hoitaessa hallinnon ja talouden vastuutehtävää. Kunnanhallitus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisen järjestämisen sekä toimeenpanon valvonnan ja tuloksellisuuden valtuuston päättämien perusteiden mukaisesti. Riskienhallinnan tehtävät ja vastuut, työnjako Valtuusto päättää riskienhallinnan perusteista kuten edellä todettiin. Kunnanhallitus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmällisen toimintatavan sekä valvoo sen toimeenpanoa ja tuloksellisuutta. Ohjeistamisessa tulee huomioida avaintoimintojen ja järjestelmien tunnistaminen, merkittävät ulkoistetut palvelut ja toiminnot sekä hyväksyttävän riskitason ja riittävien hallinnan menettelyiden määritteleminen. Lautakunnat ja muiden kunnanhallituksen alaiset toimielimet raportoivat kunnanhallituksen tavoin toimintakertomuksessa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta ja tuloksellisuudesta. Raportointi pitää sisällään tiedot merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä niiden hallinnasta. Johtavien viranhaltijoiden, erityisesti tilivelvollisten, velvollisuutena on toimeenpanna sisäinen valvonta ja riskienhallinta vastuualueillaan sekä raportoida siitä ohjeiden mukaisesti. Suuri osa kunnan tehtävistä hoidetaan usein muualla kuin peruskunnassa, kuten osakeyhtiöissä, yhdistyksissä, kuntayhtymissä ja liikelaitoskuntayhtymissä. Huomattava osa taloudesta ja velkataakasta on peruskunnan ulkopuolella. Siksi kunnan riskeistä ei voi saada riittävää kuvaa tarkastelemalla vain peruskunnan riskejä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan on siksi kohdistuttava koko kuntakonserniin.
20.5.2015 10:09 5 Konserniyhteisöt Konserniohjeen avulla voidaan tytäryhtiöt ja osakkuusyhtiöt ohjeistaa järjestämään sisäinen valvonta ja riskienhallinta organisaatiossaan. Riskienhallinnassa on otettava huomioon emoyhteisön eli kunnan omistajapoliittiset tavoitteet ja konserniohjeet hyvän hallintotavan mukaisesti. Kunnan tulee ohjeissaan edellyttää, että konserniyhteisöjen tulee raportoida konsernijohdolle konserniyhteisöjen merkittävistä riskeistä sekä riskienhallinnan toimivuudesta ja riittävyydestä. Henkilöstö Henkilöstön velvollisuutena on toimia tavoitteiden ja annettujen ohjeiden mukaisesti sekä ylläpitää ja kehittää ammatillista osaamistaan sekä raportoida havaitsemistaan epäkohdista esimiehilleen. Toimintakertomus Kunnanhallitus raportoi valtuustolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.
20.5.2015 10:09 6 Riskienhallinnan tavoitteet - varmistaa että kunnan keskeiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan - varmistaa toiminnan jatkuvuus - optimoida riskeihin liittyvät kustannukset mutta myös: - että kunnassa on järjestelmä, jonka avulla tunnistetaan toimintaan ja tavoitteisiin kohdistuvat riskit - että vastuutetaan riskien hallinta - että riskit hallitaan, niitä johdetaan ja niiden toteutumista seurataan - että samalla kuin asetetaan tavoitteet, päätetään myös tavoitetta koskevien riskien hallinnasta Mikä on riski? Riski tarkoittaa vaaraa tai uhkaa tai se voi olla myös mahdollisuus. Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteisiin. Vastaavasti: tavoitteiden saavuttamiseen sisältyy epävarmuutta. Riski voi toteutuessaan vaikuttaa kunnan asemaan, palvelukykyyn, työvoiman saatavuuteen, maineeseen ja yleiseen kilpailukykyyn asukkaista ja yrityksistä. Riskin merkittävyyteen vaikuttavat riskin toteutumisen todennäköisyys ja seurausten vakavuus. Riski = todennäköisyys X seuraus. Riskiluvun perusteella riskit voidaan asettaa tärkeysjärjestykseen.
20.5.2015 10:09 7 Tavoitteet ja riskit Tavoitteet Tavoitteet voidaan ryhmitellä seuraaviin neljään luokkaan: strategiset korkean tason tavoitteet palvelevat kunnan kykyä selviytyä myös tulevaisuudessa vahvistavat kunnan toimintaedellytyksiä = talousarviokirjassa koko kunnan sitovat tavoitteet toiminnalliset kunnan avaintoimintoihin liittyvät tavoitteet turvataan kunnan avaintoimintojen jatkuvuus organisaation voimavarojen tehokas ja taloudellinen käyttö = kunnan vastuulla olevien yhteiskunnan elintärkeisiin toimintoihin ts. avaintoimintoihin liittyvät tavoitteet raportointia koskevat raportoinnin luotettavuutta koskevat tavoitteet kunnan käytössä olevan tiedon saaminen ja tiedon luotettavuus vaatimustenmukaisuutta koskevat sovellettavien lakien ja määräysten noudattamista koskevat tavoitteet kaikessa toiminnassa noudatettava tavoite Riskit Tavoitteet eivät aina toteudu. Riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Riskit voidaan ryhmitellä luokkiin:
20.5.2015 10:09 8 strategiset riskit, jotka voivat uhata koko organisaation olemassaoloa toiminnalliset riskit, avaintoimintojen jatkuvuutta uhkaavat riskit taloudelliset riskit, kaikkien tavoitteiden saavuttamisen taloudellinen resurssointi on uhattuna omaisuusriskit, resurssit, jonka avulla tavoitteet on tarkoitus saavuttaa, ovat uhattuna Kaikki riskilajit ovat mahdollisia kaikkien tavoitteiden kohdalla. Teoriassa esim. mistä tahansa riskistä saattaa tulla strateginen riski, joka saattaa uhata organisaation olemassaoloa. Toisin sanoen kaikkien tavoitteiden riskit tulee arvioida ja koko kunnan tasolla huomioida.
20.5.2015 10:09 9 Riskienhallintatyöryhmä Riskienhallinnan valmisteluelimeksi on mahdollista perustaa riskienhallinnan työryhmä. Toimialajohtajat nimeävät toimialan edustajat ryhmään ja kunnanjohtaja perustaa työryhmän. Työryhmä valmistelee riskienhallinnan asiat johtoryhmän toimeksiantojen perusteella. Riskien tunnistamisen muistilista: miten käy, jos tavoite epäonnistuu tai jää tekemättä päätöksenteon laillisuudessa tai dokumentoinnin puutteellisuuden liittyvät riskit oman toiminnan kautta syntyvät vahinkoriskit o henkilöturvallisuusriskit o omaisuusriskit o tietoturvaan liittyvät riskit o vahingot, virheet ulkoisen toimintaympäristön ja infrastruktuurin häiriöihin liittyvät riskit o julkisen talouden tulopohjan heikentyminen ja menojen kasvu o sähkökatkokset o tietoliikennekatkokset o myrskyt, tulvat, luonnononnettomuudet o rikollisuuden kasvu o sosiaalisten ongelmien kasvu oman toiminnan johtamiseen liittyvät riskit o tavoitteiden asettamiseen, toiminnan organisointiin ja toteutumiseen liittyvät riskit
20.5.2015 10:09 10 o henkilöstön rekrytointiin, osaamisen ylläpitämiseen ja henkilöresurssien hallintaan liittyvät riskit o ei ole avainhenkilöpolitiikkaa, avainhenkilöt lähtevät o toiminnan rahoittamiseen ja talouden tasapainon hallintaan liittyvät riskit o tilannetietojen keräämiseen, tietojen saantiin ja tiedon kulun käytäntöihin liittyvät riskit o tietohallinnon järjestämiseen, tilannekuvan tekniseen toteuttamiseen ja viestintätekniikkaan liittyvät riskit sopimushallintaan liittyvät riskit (sopimus ei kassakaapissa, asianhallinnassa, seuranta, vastuuhenkilö ei nimetty) ulkoisen palvelutuotannon jatkuvuuteen liittyvät riskit maineriskit taloudelliset riskit o korkoriskit, korkotaso nousee o luottoriski, kunta ei saa saataviaan o likviditeettiriski, vaikeudet suoriutua omista maksuistaan o tulopohja pienenee Riskienhallintaprosessi käytännössä Riskienhallinta sisällytetään kunnan vuotuiseen toiminnan ja talouden tavoitteiden suunnittelu-, toteuttamis- ja seurantasykliin.
20.5.2015 10:09 11 Riskienhallintaprosessi kussakin tavoiteryhmässä Tavoiteryhmä VAIHE 1 TA 2016 Kunnan toimintaedellytyksiä vahvistavat, strategiset tavoitteet. Palvelevat kunnan kykyä selviytyä myös tulevaisuudessa. Tavoitteet vaihtelevat tilanteen mukaan, mahdollisesti vuosittain. Tavoitteet käytännössä Koko kunnan sitovat tavoitteet. Tavoitteiden valmistelu talousarvioon ja riskien arviointi Johtoryhmä / kunnanjohtaja valmistelee sitovat tavoitteet talousarvioon loppuvuodesta. Johtoryhmä 1) nimeää tavoitteiden vastuuhenkilöt 2) sovitaan tavoitteiden seurantamittarit, ts. millä mittareilla sitovien tavoitteiden toteutumista seurataan. Seuranta osavuosikatsauksissa. 3) arvioi sitovia tavoitteita koskevat riskit 4) nimeää riskienhallinnan vastuuhenkilön joka laatii riskienhallintasuunnitelman 5) Riskienhallinnan vastuuhenkilö Tavoitteita ja riskienhallintaa koskeva päätöksenteko 1) Valtuusto hyväksyy riskienhallinnan perusteet. Perusteet ovat ohjeina kunnanhallitukselle. 2) Talousarvio Valtuusto hyväksyy talousarvion. 3) Käyttötaloussuunnitelman laatimisohje Kunnanhallitus hyväksyy ohjeen talousarvion hyväksymisen jälkeen 4) Riskienhallintasuunnitelmaja ohje Samanaikaisesti kunnanhallitus hyväksyy talousarvion tavoitteisiin liittyvän riskienhallintaohjeistuksen annettaviksi toimialoille. Se on toimialoilla käytettävissä, kun ne päättävät käyttötaloussuunnitelmastaan. Tavoitteiden toteutumisen seuranta ja riskien toteutumisen seuranta Tavoitteiden vastuuhenkilöt seuraavat tavoitteiden toteutumista ja niistä laaditaan osavuosikatsausraportti kunnanhallitukselle hyväksyttäväksi. Kunnanhallitus voi myös olla hyväksymättä toteutumista. Samassa yhteydessä tuodaan raportti riskienhallinnan toteutumisesta. Riskienhallinnan toteutuminen raportoidaan myös tilinpäätöksen yhteydessä. - seuraa tavoitteen toteutumista - seuraa siihen liittyvän riskin kehitystä - välittää riskiin liittyvää tietoa säännöllisesti tavoitteen vastuuhenkilöille
20.5.2015 10:09 12 Tavoiteryhmä VAIHE II TA 2017 Kunnan avaintoimintoja koskevat tavoitteet. Avaintoiminnot ovat kunnan jatkuvaan palveluntuotantoon kohdistuvia tavoitteita. Avaintehtävät ovat yhteiskunnan elintärkeitä toimintoja jotka ovat kunnan vastuulla ja tehtävät ovat pysyviä. Avaintoimintojen jatkuvuus turvataan kaikissa olosuhteissa. Avaintoiminnot: Vesi- ja jätevesihuolto Perusterveydenhoito Sosiaaliturva- ja huolto Päivähoito (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin päiväkoteihin) Tavoitteet käytännössä Avaintoimintoja koskevat tavoitteet hyväksytään talousarviossa. - seuraa riskin toteutumista suhteessa hallintasuunnitelmaan ja raportoi toteutumisesta osavuosikatsausten yhteydessä johtoryhmälle Tavoitteiden valmistelu talousarvioon Toimialat valmistelevat avaintoimintoja koskevat tavoitteet. 1) Toimialat nimeävät tavoitteiden vastuuhenkilöt. 2) Toimialat valmistelevat tavoitteiden seurantamittarit, ts. millä mittareilla tavoitteiden toteutumista seurataan. Seuranta osavuosikatsauksissa. 3) Toimialat (vastuuhenkilöt) arvioivat tavoitetta koskevat riskit 4) Toimialojen riskit kerätään yhteen ja arvioidaan kunnan kannalta merkittävimmät riskit, joiden osalta tulee tehdä riskienhallintasuunnitelma. Tämän valmistelutyön voi tehdä esim. riskienhallintatyöryhmä. Työryhmä valmistelee ehdotuksen rh-suunnitelmaksi. Johtoryhmä käsittelee sen ja vie kunnanhallitukselle Talousarvion jalkauttaminen ja riskienhallinnan jalkauttaminen toimialoille 5) Käyttötaloussuunnitelma Toimialat hyväksyvät käyttötaloussuunnitelmansa. Suunnitelmissa on nimetty myös tavoite- ja riskienhallintavastuulliset. Tavoitteiden toteutumisen seuranta ja riskien toteutumisen seuranta Tavoitteiden vastuuhenkilöt seuraavat tavoitteiden toteutumista ja niistä laaditaan osavuosikatsausraportti kunnanhallitukselle hyväksyttäväksi. Kunnanhallitus voi myös olla hyväksymättä toteutumista. Samassa yhteydessä tuodaan raportti riskienhallinnan toteutumisesta. Tavoite- ja riskivastuullisten jatkuva keskinäinen tiedonvaihto! Riskienhallinnan toteutuminen raportoidaan myös tilinpäätöksen yhteydessä.
20.5.2015 10:09 13 Perusopetus (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin kouluihin) Laitosten ja koulujen ruokahuolto tiettyjen rakennusten ylläpito ja sähkövarmistus (sairaala, terveyskeskus, hoitokodit, keskuskeittiöt, em. koulurakennukset, em. päiväkodit, kunnantalo (luettelo kohteista on tehty kesällä 2014) Ympäristöterveydenhuolto (sopimus Espoon kanssa) hyväksyttäväksi. Siitä tulee ohjeistus toimialoille. Katso seuraava sarake. 5) Riskienhallinnan vastuuhenkilö - seuraa tavoitteen toteutumista - seuraa siihen liittyvän riskin kehitystä - välittää riskiin liittyvää tietoa säännöllisesti tavoitteen vastuuhenkilöille - seuraa riskin toteutumista suhteessa hallintasuunnitelmaan ja raportoi toteutumisesta osavuosikatsausten yhteydessä johtoryhmälle Jätehuolto (sopimus HSY:n kanssa) Kunnan operatiivinen johtaminen ja luottamustoimielinten päätöksenteon turvaaminen Viestintä ja riittävän tilannetiedon saaminen (sisältäen riittävät tietovälineet) Palkanmaksu ajallaan ja taloushallinto ajallaan (laskut ja maksut)
20.5.2015 10:09 14 Tavoiteryhmä VAIHE III Kunnan toiminta on lainmukaista Tavoitteet käytännössä Kunnan toiminnassa noudatetaan lakia ja hyvää hallintoa Tavoitteiden toteuttaminen ja seuranta Riskien tunnistaminen ja arviointi Riskienhallintatyöryhmä valmistelee Sisäisen valvonnan järjestelmän mukaisesti nimetään vastuuhenkilöt Täydennetään suunnitelmaa sisäisen valvonnan järjestelmän yhteydessä. Täydennetään suunnitelmaa sisäisen valvonnan järjestelmän yhteydessä. Täydennetään suunnitelmaa sisäisen valvonnan järjestelmän yhteydessä. Tavoiteryhmä VAIHE III Raportointia ja asiakirjojen luotettavuutta koskevat tavoitteet Tavoitteet käytännössä Kunnan asiakirjat, päätöksenteko ja sopimushallinta tallessa, löydettävissä, eheästi tiedonohjaussuun nitelman mukaisesti Tavoitteiden toteuttaminen ja seuranta Riskien tunnistaminen ja arviointi Riskienhallintatyöryhmä valmistelee Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt vastuuhenkilöt Tiedonohjaussuunnitelma. Täydennetään.