HRWeb KÄYTTÖOHJE HRWeb työntekijöiden selainliittymä HRSuunti Net työvuorosuunnitteluun HRSuunti Oy Karjakuja 31-33 G 20540 TURKU Puh. 020 769 4260 Fax 042 103769372 Email: myynti@hrsuunti.fi Internet: www.hrsuunti.fi Yleisesti HRWeb on HRSuunti Net -ohjelman selainkäyttöinen lisäsovellus, jossa työntekijät voivat nähdä netissä omat työvuoronsa ja syöttää työaika-, vapaapäivä- ja lomatoiveita. Tiedot välittyvät automaattisesti HRSuunti Net - ohjelmaan. Näin säästyy työaikaa ja ylimääräisiä soittoja työntekijän ja työnantajan välillä. HRWeb ohjelmaan on lisäksi tulossa extraus ominaisuus, jolla vapaita työvuoroja voidaan julkaista nettiin ja työntekijät voivat käydä varaamassa sieltä itselleen sopivat vuorot. Toimintaperiaatteet HRWeb on selainkäyttöinen netissä toimiva sovellus, joka on integroitu HRSuunti Net työvuorosuunnittelu ohjelmistoon. Ohjelmassa on vcalendar / icalendar tuki, jolla työvuorot voidaan kätevästä lähettää esim. kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai vaikka Outlook kalenteriin. HRWeb ominaisuudet Työtekijä pääsee näkemään netissä: - omat työvuoronsa ja voi ladata tai lähettää sähköpostilla työvuorot esim. kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai Outlook kalenteriin. - yrityksen ilmoitustaulun tiedot Lisäksi työntekijä voi muuttaa seuraavia tietoja: - omat henkilö- ja yhteystietonsa sekä tunnusluvun (Pin koodi) palveluun - syöttää omia työvuorotoiveita, vapaapäivätoiveita ja lomatoiveita - varata mahdollisesti vapautuvia lisätyövuoroja Pääkäyttäjätila eli työnantajan toiminnot: - viestipalvelu, jolla sähköpostin ja tekstiviestien lähetys sujuu nopeasti ryhmille - ilmoitustaulun muokkaus HRWeb laitteistovaatimukset: HRWeb ei vaadi mitään asennuksia työasemalle. HRWeb on selainkäyttöinen sovellus, joka toimii ainakin yleisimmin käytössä oleville selaimilla, kuten Microsoft Internet Explorerilla ja esim. Firefox selaimilla. HRWeb sovelluksen käyttö: HRWeb on käytettävissä mistä tahansa netissä olevalta koneelta. Näin työtekijät pääsevät omiin tietoihinsa helposti missä tahansa. Käytettäväksi suositellaan Internet Explorer selainta. Y-tunnus: Karjakuja 31-33 G Puhelin: 020 769 4260 email: myynti@hrsuunti.fi 2425954-3 20540 TURKU Telefax: 042 103769372 Internet: www.hrsuunti.fi ALV rek.
HRWeb sisään kirjaus palveluun työntekijänä: HRWeb linkki löytyy N-Cleanin nettisivuilta kohdasta LINKIT. HUOM. Työnantajan pitää ensin luoda HRWeb käyttäjätunnukset HRSuunti Net ohjelmassa. Käyttäjätunnuksena palveluun käytetään työntekijän sähköpostiosoitetta ja tunnusluku on HRSuunti Net ohjelmassa annettava Pin koodi. N-Cleanissa Pin-koodi on työntekijän henkilönumero ja mikäli sähköpostiosoitetta ei ole, toimii käyttäjätunnuksena puhelinnumero (ilman maakoodia tai väliviivaa) syötettynä sähköpostiosoite -kenttään. Ohjeen kuvat ovat Demo-versiosta: mikäli sinulla on kysyttävää, kysy esimieheltäsi. Älä soita ao. numeroihin, vaan kysy ensisijaisesti apua esimieheltäsi. HRWeb Ilmoitustaulu Ilmoitustaulu on nimensä mukaisesti yrityksen tai kohteen tiedotteille varattu sähköinen ilmoituskanava. Sähköinen ilmoitustaulu korvaa ainakin osittain perinteiset ilmoitustaulut ja etuna on se, että tieto on luettavissa mistä vain. Ilmoitustaulu aukeaa oletuksena heti aluksi, kun HRWeb ohjelmaan kirjautuu sisään. 2
HRWeb Työvuorot Työntekijä näkee omat työvuoronsa netissä ja voi tulostaa ne itselleen. Työntekijä voi lähettää sähköpostin kautta tai ladata itselleen vcs tai ics kalenteritiedoston, joka on tallennettavissa suoraan kännykän kalenteriin, Google kalenterin tai Outlook kalenteriin. Näin työvuorot ovat aina kätevästi mukana! Huom. ics eli icalendar on Mac koneita ja puhelimia varten Tarkemmin ohjeessa myöhemmin.. 3
HRWeb Vuorotoiveet Vuorotoiveet näytössä työntekijä voi syöttää järjestelmään erilaisia työaikatoiveita, vapaapäivätoiveita ja muita päiväkohtaisia huomautuksia työvuorojen suunnittelijalle. Listan tekijä näkee huomiot suoraan työvuorosuunnittelussa ja voi näin paremmin ottaa huomioon kunkin toiveita. Muista kuitenkin, että toive on aina toive ja mitä aiemmin olet toiveesi esittänyt, sitä helpompi se on toteuttaa. HRWeb Lomatoiveet Lomatoiveet näytössä työntekijä voi syöttää lomatoiveensa järjestelmään. Samalla työntekijä näkee ansaitsemiensa vuosilomapäivien määrät. Lomatoiveita ei voi syöttää enempää kuin on ansaittuja päiviä. Työnantaja päivittää ansaintaa HRSuunti Net ohjelmassa. Lisäksi työnantajalla on tietysti työnjohto-oikeus ja mahdollisuus muuttaa loma-aika toisaalle loma-aikatoiveista huolimatta. 4
HRWeb Henkilötiedot Henkilötiedot näkymässä työntekijä pääsee muuttamaan omia henkilötietojaan ja palvelun tunnusluvun. Tunnusluku voi sisältää vain numeroita (3-5 numeroa). Työvuorojen lähetys omaan kalenteriin HRWeb ohjelma tukee vcalendar / icalendar siirtotiedostomuotoa, jolla työvuorot saadaan kätevästi siirrettyä esim. oman kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai vaikka Outlook kalenteriin. Työntekijä voi ladata työvuorotiedoston tai lähettää sen sähköpostilla suoraan HRWeb ohjelmasta. Työvuorojen siirto kännykän kalenteriin: Tarvitset ihan normaalin esim. Nokia kännykän, jolla voi lukea sähköpostia ja jossa on kalenteri. Lähetä työvuorotiedosto HRWeb ohjelmasta omaan sähköpostiosoitteeseesi. Valitse kännykkäsi tukema kalenterimuoto vsc tai ics. Mikäli et tiedä, niin valitse molemmat ja kokeile kännykässä kumpi toimii. Lue sähköposti normaalisti kännykällä ja avaa ko. sähköposti. Avaa sähköpostin liitetiedosto vuorot.vcs (tai.ics) ja kännykän valinnat valikosta valitse käsky Tallenna kalenteriin. Huom. eri valmistajien kännyköissä tallennus menee eri tavoin. Esimerkki on Nokian kännykästä. Työvuorot ovat nyt tallentuneet kännykkään kalenterimerkintöinä. Mikäli haluat työvuoroille muistutuksen (hälytyksen), valitse lähetyksessä valinta Muistutus ja määrittele minuutteina, miten kauan ennen työvuoroa haluat kännykän hälytyksen. HUOM! Eri kännyköissä ja kalenteriohjelmissa voi olla omia erillisiä asetuksia, jotka ylikirjoittavat tiedoston mukana tulevan muistutustiedon. Varmista siis kalenteristasi, että merkinnät ja muistutukset ovat oikein. 5
Ilmoitustaulu Työnantajalla on käytettävissään HRWeb:in kautta sähköinen ilmoitustaulu. Erilaisten työntekijätiedotteiden välittäminen on nyt helppoa ja nopeaa. Työntekijät näkevät ilmoitustaulun aina ensimmäisenä kirjautuessaan HRWeb ohjelmaan. HRExtra työvuorot extraajille ja osa-aikaisille nopeasti netistä HRExtra osion tarkoituksena on vähentää osa-aikaisten työntekijöiden työvuorojen suunnitteluun ja jakeluun liittyvää työmäärää. Ideana ohjelmassa on, että työnantaja suunnittelee vuorolistalle tarvittavan määrän työvuoroja. Vakituisen/kokoaikaisen henkilökunnan loppuessa osa vuoroista suunnitellaan extroille ns. tarvemallina. Ne vuorot, joille ei suoraan löydy tekijää, työnantaja julkaisee nettiin ja lähettää extraajille tiedotteen esim. sms tekstiviestinä. Extraajat käyvät itse varaamassa (merkitsemässä) ne vuorot, jotka haluavat tehdä. Työnantaja saa näin vuorolistalle tiedon ko. vuoron tekijästä. Kun vapaat työvuorot on julkaistu nettiin esimies voi lähettää tiedon julkaistuista vuoroista extroille suoraan tekstiviesti ohjelmalla, jossa myös joukkosähköpostin lähetys onnistuu nopeasti. Huom! tekstiviestien lähetys on erikseen maksullista. Extraajat voivat nyt käydä varaamassa haluamansa työvuorot netissä. Myös vakituisella henkilöstöllä on mahdollisuus varata lisävuoroja HRWeb ohjelman kautta kirjautumalla normaalisti omilla tunnuksilla an HRWeb - ohjelmaan. Varatut vuorot näkyvät listassa vihreällä. 6
HRWEb for the employees in N-Clean HRWeb is internet based application where employees can see their shifts online, enter own working hours and off day- or holiday wishes. Data is automatically transmitted to the planning program. This saves hours of work and additional calls to the employee and the employer. There is also going to be an extra shift feature that allows free shifts to be published to the web where employees can go and book suitable extra shifts. HRWeb is a web browser that is integrated into the HRSuunti Net Scheduling software. The program includes the vcalendar / icalendar support that enables that shifts may be sent to a mobile phone's calendar, Google calendar or even Outlook calendar. Employees can see online: - Own shifts, which can be downloaded or sent via email to mobile phone s Calendar, Google Calendar or Outlook Calendar. - Company bulletin board In addition, the employee can change the following information: - Personal- and contact information, as well as identification number (pin code) service - Enter own requests for shifts, off days and holiday wishes - In the future: book extrashifts Administrator of the employer's operations: - Messaging service with e-mail and text message for groups - Bulletin board editor HRWeb doesn t require any additional installation on the workstation. HRWeb is a browser based application that works on most commonly used browsers for example Internet Explorer. HRWeb link for employees can be found in the N-Clean website under "LINKS". The access code (käyttäjätunnus) is the employees e-mail address and PIN-code (tunnusluku) is the employee's personnel number. Please note that these pictures are from The Demo version: if you have any questions, ask your supervisor. Do not call numbers in the examples. 7
HRWeb - Bulletin Board (ilmoitustaulu) The Bulletin board is an electronic information channel. You can see the Bulletin Board every time you log in to HRWeb.. 8
HRWeb Shifts (työvuorot) The employees are able to see their shifts and for example print them out when needed. Työntekijä voi lähettää sähköpostin kautta tai ladata itselleen vcs tai ics kalenteritiedoston, joka on tallennettavissa suoraan kännykän kalenteriin, Google kalenterin tai Outlook kalenteriin. Näin työvuorot ovat aina kätevästi mukana! Huom. ics eli icalendar on Mac koneita ja puhelimia varten Tarkemmin ohjeessa myöhemmin.. Requests (vuorotoiveet) In the requests screen (vuorotoiveet), the employee can enter a variety of working time wishes, day off wishes, and some other comments for specific days/shifts for planner. Keep in mind, however, that request is always a wish. 9
Holiday Wishes (lomatoiveet) In the holiday wishes screen (lomatoiveet), the employee can enter to the holiday system. At the same time the employee can see the amount of days earned for annual leave. There cannot be entered more vacation requests than there are days earned. The amount of earned holiday days will be updated in April. Please note that employer has the right to change the holiday time elsewhere during the holiday period despite the wishes. 10
HRWeb Henkilötiedot Personal view In the personal view, the employees can change their own personal information and PIN code. The ratio can only contain numbers (3-5 numbers). HRWeb program supports vcalendar / icalendar transfer file format so shifts can be transferred to cell phone's calendar, Google calendar or Outlook calendar. The employees schedule can be downloaded as file or to be sent by e- mail directly from HRWeb program. You need a normal f.e. Nokia mobile phone that allows you to check e- mail and calendar. Send a shift HRWeb program file to your email address. Select your cell phone calendar format supported by the VSC or ics. If you do not know, then select both a mobile phone and see which one works. Open e-mail attachments "vuorot.vcs" (or. Ics) and the mobile phone options menu, select the command "Save to Calendar". Mobile phones from different manufacturers will save various ways. An example is from Nokia's mobile phone. Shifts are stored in mobile phone calendar entries. If you want to send the shift to a reminder (alarm), select broadcast, select "Reminder and specify in minutes how long before the shift you want your mobile phone alarm to sound. NOTE! Different mobile phones and calendar programs may have their own separate settings that overwrite the file that comes with reminder information. So make sure your settings for calendar and reminders are correct. 11