OHJE 1 (14) TÄYTTÖOHJE YLEISAVUSTUKSEN TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) Yleistä... 1 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot... 1 2 Haettava avustus... 2 3 Avustusstrategian päälinjat... 2 4 Järjestön toiminnan tarkoitus ja yhteiskunnallinen merkitys... 2 5 Yleisavustettavan toiminnan tavoitteet ja kohderyhmä... 2 6 Yleisavustettavan toiminnan tarve... 3 7 Yleisavustettavan toiminnan toteutus... 3 8 Yleisavustettavan toiminnan tulokset ja vaikutukset... 3 9 Yleisavustettavan toiminnan resurssit ja talous... 4 10 Yleisavustettavan toiminnan yhteistyö, viestintätoimenpiteet ja toimintaympäristö... 8 11 Talousarvio... 9 12 Muu haettu avustus tai julkinen tuki... 13 13 Liitteet... 14 Yleistä Lomakkeella RAY3706 kuvataan haettavan yleisavustetun toiminnan sisältö. Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Lisäaikaa voidaan myöntää vain poikkeustapauksissa, ja vain mikäli myöhästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos toimitat hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä myöhemmin, tulee hakemuksessa mainita milloin ja mitä asiapapereita vielä toimitetaan ja miksi lisäaikaa tarvitaan. 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot 1.1 Täytä järjestön nimi. 1.2 Täytä RAY:n antama järjestönumero, jos se on tiedossa. 1.3 Valitse rastittamalla, mikä kahdesta kuvauksesta parhaiten vastaa järjestön sääntöjen mukaista luonnetta (onko kyseessä keskusjärjestö tai muu valtakunnallinen järjestö). 1.4 Valitse, onko kyseessä uusi yleisavustushakemus vai jo myönnetyn rahoituksen jatkorahoitus. 1.5 Ilmoita yleisavustettavan toiminnan sisällöstä vastaavan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.
OHJE 2 (14) 2 Haettava avustus 1.6 Ilmoita yleisavustettavan toiminnan taloudesta vastaavan henkilön yhteystiedot. Yleisavustusta haetaan vuosittain. Ilmoita haettava summa tuhansina euroina, esimerkiksi 50 000 ilmoitetaan muodossa: 50. Varmista, että hakusumma täsmää talousarvion ja päälomakkeella ilmoitetun summan kanssa. 2.1 Ilmoita, kuinka paljon haet avustusta vuodelle 2015. 2.2 Arvioi myös mahdolliset seuraavien vuosien hakusummat. 3 Avustusstrategian päälinjat Mikäli olet uusi yleisavustuksen hakija, ilmoita haettavalle kohteelle yksi avustusstrategian päälinja, joka mielestäsi vastaa haettavan toiminnan sisältöä. Jos toiminta sisältää aineksia useasta eri strategialinjasta, valitse se, joka eniten vastaa toimintaa. RAY:n voimassaolevan avustusstrategian löydät verkkosivuilta (www.ray.fi/jarjestot). 4 Järjestön toiminnan tarkoitus ja yhteiskunnallinen merkitys 4.1 Tässä kohdassa kuvataan koko järjestön toimintaa. Muotoile tiivis ja konkreettinen kuvaus järjestön toiminnan tarkoituksesta ja päämäärästä. Lähtökohtana kuvaukselle ovat yhdistyksen säännöt. Sääntöihin kirjattua toiminnan tarkoitusta voi täydentää, konkretisoida tai päivittää tarpeen mukaan. 4.2 Kuvaa myös järjestön toiminnassa mahdollisesti tapahtuvia muutoksia, joilla on vaikutusta järjestön seuraavaan toimintavuoteen. 5 Yleisavustettavan toiminnan tavoitteet ja kohderyhmä 5.1 Kuvaa tässä kohdassa vain RAY:n yleisavustuksella katettavaa toimintaa. Kerro, millaisia tavoitteita yleisavustettavalla toiminnalla on seuraavalle vuodelle. Hyvä tavoite on sellainen, että sen saavuttaminen on mahdollista määrätyn ajan puitteissa sekä suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Tavoite kuvaa sitä asiaintilaa tai muutosta, joka halutaan saada aikaiseksi. Tavoitteeksi ei riitä esimerkiksi teksti "Tavoitteena on tehdä lausuntoja". Kerro myös, mitä suunnitelluilla lausunnoilla aiotaan saavuttaa.
OHJE 3 (14) 5.2 Ilmoita toiminnan keskeisimmät kohderyhmät. Kuvaile tarkemmin kohderyhmää, johon toiminta ensisijaisesti kohdistuu. Kuvaa esimerkiksi kohderyhmän lukumäärää, ikää jne. Arvioikaa se osuus kohderyhmästä, jonka aiotte tavoittaa. Mikäli yleisavustettavan toiminnan pääasiallinen kohderyhmä ovat jäsenjärjestöt, kerro niiden määrä ja kuvaile jäsenjärjestökenttää muun muassa alueellisesti. 6 Yleisavustettavan toiminnan tarve 7 Yleisavustettavan toiminnan toteutus 6.1 Muotoile tiivis ja konkreettinen kuvaus yleisavustettavan toiminnan tarpeesta. Kuvaile, miten kohderyhmän tarpeet on huomioitu toiminnan suunnittelussa. Ilmoita mahdolliset tarvekartoitukset, ulkopuoliset tarvearviot tms. toiminnan tarvetta perustelevat lähteet. 6.2 Kuvaa alueen ja aihepiirin muut vastaavat toiminnot sekä toimijat. Millä tavalla yleisavustettava toiminta nivoutuu niihin? Kuvaa, kuinka toimintanne eroaa muiden järjestämästä vastaavanlaisesta toiminnasta. 7.1 Tiivistä kenttään yleisavustettavan toiminnan käytännön toteutus. Kuvaa tiiviisti, millaisia toimintoja yleisavustettavassa toiminnassa on ja kuinka paljon. Kuvaa myös, miten eri toiminnot painottuvat yleisavustettavassa toiminnassa. Liitä hakemukseen yleisavustettavan toiminnan toimintasuunnitelma. 7.2 Jos kyseessä on aiemmin avustettu toiminta, kuvaa mahdolliset toiminnalliset muutokset edelliseen vuoteen verrattuna. Perustele mahdolliset muutokset. 8 Yleisavustettavan toiminnan tulokset ja vaikutukset 8.1 Kerro, mitä tuloksia aiot yleisavustettavalla toiminnalla saavuttaa. Varmista, että ne ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa ja että tulokset on mahdollista saavuttaa suunniteltujen toimenpiteiden avulla aikataulun puitteissa. Tuotoksilla tarkoitetaan konkreettista toimintaa kuten erilaiset julkaisut, kurssit, koulutukset ja toimintamallit. Tuotoksia kannattaa miettiä suhteessa niihin käytettyihin resursseihin. Tuotoksia tarvitaan, jotta toiminnalla saataisiin aikaiseksi konkreettisia tuloksia.
OHJE 4 (14) Tuloksia syntyy tuotosten avulla. Tuloksena voi olla esimerkiksi jäsenjärjestöjen viestintäosaamisen lisääminen. 8.2 Kun kuvaat toiminnan vaikutuksia pitkällä aikavälillä, pohdi, miten aikaansaadut tulokset vaikuttavat yksilöihin, ryhmiin tai toimintaympäristöön. Pohdi myös toiminnan laajempia vaikutuksia toimintaympäristöön. 8.3 Tiivistä tähän, kuinka seuraatte ja arvioitte toiminnan etenemistä, toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista. Kuvaa tässä osiossa esimerkiksi se, millaista seurantatietoa aiotte kerätä toiminnan sidosryhmiltä (esimerkiksi osallistujapalaute, työntekijäpalaute, yhteistyökumppaneiden näkemykset, vapaaehtoisilta kerättävä palaute, jäsenjärjestökyselyt). Voit käyttää seurannan ja arvioinnin suunnittelussa apunasi RAY:n Tuloksellisuus- ja vaikutusselvityslomaketta ja esimerkiksi RAY:n verkkosivuilta löytyvää Itsearviointiopasta (www.ray.fi/jarjestot). 9 Yleisavustettavan toiminnan resurssit ja talous Erittele seuraavissa kohdissa yleisavustettavan toiminnan suunniteltuja taloudellisia ja muita resursseja. Epäselvissä tapauksissa kysy neuvoa RAY:ltä. 9.1 Täytä taulukkoon kyseisellä avustuksella palkatun henkilöstön tiedot nimikkeiden mukaan ja kuvaa lyhyesti henkilön toimenkuva sekä euromääräinen bruttopalkka kuukaudessa. Kokoaikaisilla henkilöillä työaika prosentteina on 100 ja osa-aikaisilla osa-aikaisuuden mukaisesti. Satunnaisten tuntityöntekijöiden tietoja ei tarvitse täydentää. osalta (esim. toiminnanjohtaja, toimistosihteeri, aluetyöntekijä jne.). Jos samalla nimikkeellä työskentelee useita kokopäiväisiä henkilöitä, merkitse suluissa perään henkilömäärä (esim. sihteeri [2] ). Esimerkki: Helsingissä kotipaikkaansa pitävälle sosiaali- ja terveysalan järjestölle X on myönnetty RAY-avustus. Jokaisella RAY-avustuskohteen työntekijällä on tuntiperusteinen työajan seuranta Excel-lomakkeella. Järjestö X:n toiminnanjohtaja hyväksyy seurannan kuukausittain. järjestöpäällikkö tekee päätoimisesti töitä avustuskohteelle suunnittelija tekee töitä 25 % osuudella avustuskohteelle ja 75 % osuudella rinnakkaissäätiön tutkimushankkeelle
OHJE 5 (14) sosiaalityöntekijä on osittaisella opintovapaalla suorittamassa jatkoopintoja ja tekee töitä vain osa-aikaisesti (50 %) avustuskohteelle terveydenhuollon asiantuntija tekee töitä 50 % osuudella avustuskohteelle ja 50 % osuudella järjestön omistamalle A Oy:lle Nimike ja tehtävä Työntekijälle maksettava bruttopalkka/kk, Työaika % (100 = kokoaikainen työntekijä) Järjestöpäällikkö, johtaa toimintaa 3150 100 Suunnittelija, vastaa toiminnan kehityksestä ja raportoinnista 600 25 Sosiaalityöntekijä, vetää vertaistukea 1500 50 Terveydenhuollon asiantuntija, pitää luentoja vertaistukiryhmille 1450 50 9.2 Kerro, mitä muutoksia henkilöstössä aiotaan tehdä. Erittele muutokset, jotka koskevat esimerkiksi toimenkuvia, työaikaosuuksia tai henkilöstömäärää. 9.3 Merkitse rastilla, onko käytössänne asianmukainen työajanseuranta. Työajanseuranta tulee olla käytössä kaikilla, joilla on jaettuja työsuhteita eli työntekijän palkkaa maksetaan esimerkiksi muilta RAY-projekteilta, järjestön harjoittamasta palvelutoiminnasta tai muiden rahoittajien hankkeilta. Avustuksen saajan tulee huolehtia työajanseurannasta, jotta RAY-hankkeille osoitetut oikeat palkkakustannukset pystytään varmentamaan myös jälkikäteen. Työajanseuranta voidaan toteuttaa eri tavoin, mutta sen tulee olla jatkuvaa ja tuntiperusteista. Esimiehen tukee hyväksyä työajanseurantatiedot, tallentaa ne luotettavasti ja pyydettäessä esittää RAY:lle. Avustuksen hakijan tulee ottaa huomioon, että työaikalainsäädännössä määritelty yleinen viikkotyöajanseuranta ei ole riittävä seurantajärjestelmä. Avustuksen hakija voi suunnitella itse sille parhaiten toimivan raportointitavan ottaen huomioon esitetyt minimivaatimukset.
OHJE 6 (14) Esimerkki: Aiemmassa esimerkissä mainitun suunnittelijan työajanseuranta: Maanantai 6.10.2014 Tunnit Kustannuspaikka 8-9 tiimin viikkopalaveri ja toimistotöitä 1 Yhtiö A Oy 9-12 vastaanotto klinikalla 3 Yhtiö A Oy 12-13 lounas ja materiaalin kirjoitus 0,5 RAY-toiminta 13-14 materiaalin kirjoitus 1 RAY-toiminta 14-15 projektipäällikön kanssa neuvottelu ja muistion kirjoitus 1 RAY-toiminta 15-16 vertaistukiryhmän koordinointi 1 RAY-toiminta Yht. 7,5 9.4 Erittele tässä kohdassa koko henkilökunta ja henkilöstökulut. Henkilökunta ilmoitetaan määrinä ja henkilötyövuosina. Huomioi henkilöstökuluissa palkka sivukuluineen ja ilmoita ne tuhansina euroina. Huomaa, että kohdassa ilmoitetaan vain henkilöstökulut. Henkilöstökuluja aiheutuu joko vakituisesti tai määräaikaisesti rekrytoitujen koko- tai osa-aikaisten henkilöiden palkoista ja lakisääteisistä sekä vapaaehtoisista palkan sivukuluista. Vuokratun tai ostetun henkilöstön ja ostettujen asiantuntijapalvelujen kuluja ei merkitä tähän. Erittele ne lomakkeen kohdassa 8 "Selvitys yleisavustuksella ostettavista palveluista". Ilmoita tässä: RAY:n yleisavustuksella, kohdennetuilla toiminta-avustuksilla ja projektiavustuksilla palkattavat henkilöt. omalla rahalla palkattavaan henkilöstöön kuuluvat henkilöt, joiden kulut järjestö maksaa omilla tuotoillaan (esim. varainhankinnalla, rahoitustuotoilla tai satunnaisilla tuotoilla). Muilla kuin edellä mainituilla rahoituksilla palkattavat henkilöt (esim. kuntien tai säätiöiden rahoitus) ilmoitetaan omalla rivillään. Huom! Lomakkeella ilmoitettujen, RAY:n avustuksilla palkattavien henkilöstökulujen tulee vastata todellista avustustarvetta. Omasta toiminnasta saatavat tuotot ja oma varallisuus tulee siis ottaa huomioon, kun avustustarvetta määritetään.
OHJE 7 (14) 9.5 Erittele yleisavustuksella tehtävät hankinnat sekä niiden hinnat tai hintaarviot. Ilmoita myös tavaran- tai palveluntoimittaja, mikäli se on tiedossa. Kaikki hankinnat tulee perustella hakemuksessa sanallisesti. Hankinnalla tarkoitetaan muuan muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista. Hankinnoissa tulee huomioida RAY:n ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat hankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palvelun toimittajalta. Tyypillisiä ulkoa ostettavia palveluja ovat vuokrattu työvoima, viestintätoimistoilta ostettavat palvelut ja asiantuntijapalvelut. Tyypillisiä tavaraostoja ovat tietokoneet, kännykät, kopiokoneet sekä pienimuotoiset toimistokalusteet kuten työpöydät ja -tuolit. Tähän ei eritellä leasing-vuokrattuja laitteita, sillä ne tulee esittää talousarvion muut kulut -ryhmän kohdassa Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut. Myös leasing-tyyppisiä sopimuksia tehdessä tulee huomioida laki julkisista hankinnoista (348/2007, myöhemmin tässä tekstissä laista käytetään nimeä hankintalaki) sekä RAY:n muu ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. Lisäksi RAY-avustuksilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan hankintalakia, jossa säädetään niistä menettelytavoista ja toimintavelvoitteista, joita lain soveltamisalaan kuuluvien hankintayksiköiden tulee hankinnoissaan noudattaa. Hankinta määritellään laissa varsin laajasti. Sillä tarkoitetaan muun muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa ja urakalla teettämistä. 9.6 Merkitse rastilla, onko avustettavassa toiminnassa lain kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Avustuksen hakijan tulee noudattaa hankintalakia. Jos avustuksen hakija muodostaa hankintalain mukaisen hankintayksikön, sen tulee kilpailuttaa tehdyt hankinnat ja ostetut palvelut. Hankintalain noudattaminen on avustuksen saajan vastuulla. 9.7 Avustuksen hakijan tulee kuvata, miten kilpailutus hoidetaan ja eritellä käytettävä hankintamenettely. Jos avustuksen hakijan osalta hankintalain kynnysarvot eivät ylity, avustuksen hakijan tulee kuitenkin kilpailuttaa RAY:n vaatimuksesta kaikki rahalliselta arvoltaan vähäistä suuremmat palvelut ja hankinnat pyytämällä tarjouksia useammalta eri toimittajalta (min. kolme kpl) ja valita toimittaja asianmukaisin perustein ja dokumentoida edellä mainittu prosessi. 9.8 Ilmoita, kuinka monta prosenttia haetun toiminnan rahoituksesta koostuu julkisesta rahoituksesta. Mikäli toimintaa toteutetaan täysin julkisella rahoituksella, merkitse kenttään 100 %. Julkista rahoitusta ovat muun muassa kuntien, kuntayhtymien, valtion, seurakuntien, liikelaitosten ja RAY:n avus-
OHJE 8 (14) tukset. Asiasta on tarkempaa kuvausta kohdassa "toiminnan tuotot talousarviossa/muut julkiset avustukset". Avustuksen hakijan tulee epäselvissä tapauksissa tiedustella avustuksen myöntäjältä, onko sen myöntämä tuki julkista avustusta, jos tätä ei avustuspäätöksessä ole mainittu. 9.9 Toimitiloilla tarkoitetaan tiloja, joihin yleisavustuksella tuettu toiminta sijoittuu. Toimipisteitä voi olla useita ja ne voivat olla järjestön omistamia, vuokrattuja tai esim. käyttöoikeuksia yhteistiloihin. Mikäli avustuksen hakijan täysin omistama kiinteistöosakeyhtiö omistaa toimitilat, joissa avustuksen hakija on vuokralla ja johon toiminta sijoittuu, tulee tästä antaa lisätieto lisäselvityskohdassa. 9.10 Erittele myös muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat. 10 Yleisavustettavan toiminnan yhteistyö, viestintätoimenpiteet ja toimintaympäristö 10.1 Luettele toiminnan kannalta olennaiset yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa avustettavassa toiminnassa. Millä konkreettisella, arjessa näkyvällä tavalla yhteistyökumppani osallistuu ko. toimintaan? Entä osoittaako kumppani toimintaan resursseja? Mikäli kyseessä on uusi avustuksenhakija, tulee hakemukseen liittää yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt yhteistyösopimukset. 10.2 Kerro, mistä asioista aiot yleisavustuksella viestiä ja miten. Huomioi viestinnän erilaiset kohderyhmät viestintää suunnitellessasi. Kuvaa sekä ulkoista että sisäistä viestintää. Voit halutessasi liittää mukaan tarkennetun viestintäsuunnitelman, jossa on kuvattu viestinnän sisältöjä, keinoja, aikataulutusta ja vastuita. 10.3 Pohdi yleisavustettavaan toimintaan liittyviä riskejä ja kerro miten niihin on varauduttu. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat hankaloita toimintaa. Riskit voivat liittyä esimerkiksi henkilöstöön, kohderyhmään, toimintaympäristöön, mahdolliseen elinkeinotoimintaan, talouteen/rahoitukseen/varainhankintaan, kiinteistöihin sekä erilaisiin rajapintoihin (esim. julkiset palvelut). 10.4 Arvioi järjestön toiminnan kilpailuvaikutukset. Tarjoavatko myös muut toimijat samaa tai vastaavaa toimintaa korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy tilanteessa, jossa esimerkiksi yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen.
OHJE 9 (14) 11 Talousarvio 10.5 Kuvaa rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä yhteistyötä julkisen sektorin kanssa? Täytä hakemuksessa oleva talousarvio yksityiskohtaisesti haettavan vuoden 2015 sekä mahdollisten suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi avustettavasta toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Huomaa, että talousarvioon sisällytettävien kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (laki raha-automaattiavustuksista 4. luvun 9-14 ). Avustukselle hyväksyttävistä kuluista on ohjeistettu tarkemmin RAY:n Avustusten käyttö- ja raportointioppaassa (saatavilla osoitteessa www.ray.fi/jarjestot). Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi asiakas- tai osallistumismaksut sekä kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus. Alla on kuvattu, mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Tuotot RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haetun avustuksen määrää. Arvio edelliseltä vuodelta siirtyvästä RAY-avustuksesta Ilmoita lomakkeella kuinka paljon toiminnalla on käyttämätöntä avustusta eli avustuksen määrä, jota ei ole nostettu tai jolle ei ole kohdennettu kuluja. Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan lain raha-automaattiavustuksista (jäljempänä avustuslaki) 1 luvun 2 :n mukaan: "valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta; Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävällä tuella Euroopan yhteisöjen talousarvioista tai muista Euroopan unionin hallinnassa olevista varoista myönnettävää avustusta, lainaa ja muuta rahoitusta, takausta, maksuhelpotusta ja muita taloudellisia etuuksia; sekä julkisella tuella 2 kohdassa tarkoitettujen julkisten avustusten lisäksi valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnas-
OHJE 10 (14) tettavaa taloudellista etua verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta." Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä ja yhdistyksiltä saatuja avustuksia. Asiakas- tai osallistumismaksut Asiakas- tai osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja (esim. kurssi-, koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksamia maksusitoumusmaksuja. Muu tuottotili, mikä? Tässä voit nimetä muutamia muita tuottotilejä, mikäli ne kuvaavat toiminnan tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa siihen kirjattavia tuottoeriä parhaiten kuvaava nimi. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Kulut Henkilöstökulut Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan avustuskohteella työskenteleville työntekijöille maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, joka on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Toimintakulut Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja.
OHJE 11 (14) Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattua työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja tai ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 9.5. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutamia muita kulutilejä, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Muut toimintakulut Muilla toimintakuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Muut kulut Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Mikäli hoitovastike sisältää esimerkiksi yhtiökokouksessa päätettyjä perusparannusmenoja, kuten rakenteellisia muutostöitä tai uusien laitteiden tai talotekniikan hankintaa, tulee ne mahdollisuuksien mukaan erottaa vastikkeesta, koska ne ovat investointiavustusluonteisia kuluja. Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Nämä kulut saattavat sisältyä jo toimitilojen vuokraan tai hoitovastikkeeseen, jolloin ne voidaan esittää osana edellä mainittuja kulueriä.
OHJE 12 (14) Ohjelmistokulut Ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ohjelmistoja (esimerkiksi tietoturvaohjelmistot ja Officeohjelmistot). Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat Puhelin- ja ICT-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 9.5. Kalustohankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja, kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 9.5. Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa työntekijöiden majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä heille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Taloushallintopalvelut Tilillä voidaan esittää toteutuneet kirjanpidon ja palkanlaskennan kulut sekä tilintarkastuksen palkkiot. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai projektin avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai projektia toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n verkkosivuilta. Yhteistyöprojekteissa, joissa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne hoide-
OHJE 13 (14) taan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Kun kyseessä on yhteistyö ei-avustuskelpoisen toimijan kanssa, voidaan avustusvaroja siirtää tällaiselle toimijalle ainoastaan hankintalain mukaisesti kilpailutettuun ostopalvelusopimukseen perustuen, silloin kun hankintalaki tulee sovellettavaksi. Puhelin- ja toimistokulut Puhelin- ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti-, kopiointi- ja toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut tulee kuitenkin esittää osana ositettuja yleiskuluja, ellei kyseessä ole avustuksen saaja, jolla on yksi Ak- tai C-avustus ja jolla ei ole myöskään muuta olennaista toimintaa. Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle, eikä niitä tarvitse esittää osana ositettuja yleiskuluja. Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa avustettavasta toiminnasta johtuvia kokoustarjoilukuluja. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Syy edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtyvälle avustukselle On mahdollista, että toiminta käynnistyy kesken vuoden eikä heti tammikuun alusta. Tästä johtuen avustusta siirtyy usein edelliseltä vuodelta. Avustusta voi siirtyä myös muista syistä, esimerkiksi henkilöstövaihdosten, laskutuksen aikataulun tai muiden odottamattomien syiden vuoksi. Kuvaa tässä kentässä, miksi avustusta siirtyy. 12 Muu haettu avustus tai julkinen tuki Erittele yleisavusteiseen toimintaan haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista tai haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta avustusta on haettu tai
OHJE 14 (14) 13 Liitteet haetaan, haettu tai haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. Liitä mukaan järjestön säännöt, toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös sekä muut tarpeelliset liitteet, ellei niitä jo aiemmin saman vuonna ole toimitettu RAY:lle. Yhteistyö- ja/tai aiesopimukset sekä lausunnot toimitetaan hakemuksen liitteenä, jos kyseessä on uusi hakija tai mikäli mukaan on tullut uusia yhteistyökumppaneita. Olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa sopia yhteistyöstä kirjallisesti. Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Hakiessasi yleisavustusta, liitä hakemukseen vähintään: - toimintaselostelomake (RAY3706) - päälomake (RAY3701) - järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702) - järjestön säännöt. Mikäli et ole aiemmin saman vuoden aikana toimittanut RAY:lle järjestön toimintakertomusta, tilinpäätöstä, tilintarkastuskertomusta muistioineen tai toimintasuunnitelmaa ja järjestön talousarviota tulevalle vuodelle, liitä myös ne hakemukseen. Lisätietoja ja ohjeita Hilppa Tervonen Kristian Seemer Valmistelupäällikkö Valvontapäällikkö (09) 4370 2310 (09) 4370 2676 hilppa.tervonen@ray.fi kristian.seemer@ray.fi