TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2006

ARKISTOLAITOS TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2006 KANSALLISARKISTO

Sisällysluettelo 1. TOIMINTAKERTOMUS sivu 1.1 JOHDON KATSAUS... 3 1.2 VAIKUTTAVUUS... 4 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan taloudellisuus... 4 1.3.2 Toiminnan tuottavuus... 5 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus... 5 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus... 5 1.4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.1 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 5 1.4.2 Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 5 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN... 10 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne... 11 1.6.2 Talousarvion toteutuminen... 11 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma... 11 1.6.4 Tase... 12 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA... 12 1.8 ARVIOINTIEN TULOKSET... 13 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ... 15 2. TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA... 16 3. TUOTTO JA KULULASKELMA... 19 4. TASE... 20 5. LIITETIEDOT... 22 6 ALLEKIRJOITUS... 40 2

1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2004 vahvistettuun arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen 2010. Toiminnan kehittämisen kannalta keskeinen oli opetusministeriön toteuttama kansainvälinen arviointi, jonka raportti julkaistiin helmikuussa 2006. Strategian ja arvioinnin tavoitteiden toteuttamiseksi Kansallisarkiston organisaatiota muutettiin siten, että toiminnot jaettiin kolmeen vastuualueeseen ja yksikköjen määrää vähennettiin. Virkaarkistoyksikkö ja asiakirjahallintoyksikkö yhdistettiin viranomaisarkistoyksiköksi ja tietotekniikkayksikön tehtävät hajautettiin toiminnallisiin yksiköihin. Organisaatiomuutoksen yhteydessä uudistettiin arkistolaitoksen työjärjestys, Kansallisarkiston työjärjestys ja arkistolaitoksen taloussääntö. Organisaatiouudistus astui voimaan vuoden 2007 alussa. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna tulostavoitteet arkistotoimen yleisen ohjauksen ja kehittämisen tulosalueella selkeästi kaikkien tehtävien osalta. Arkistoaineksen säilyttämisen ja käytettävyyden kehittämisen tulosalueella asetetut tulostavoitteet saavutettiin kolmella viidestä tehtäväalueesta. Vakkakärkihankkeessa tulostavoitteiden saavuttamista vaikeutti se, että jäljellä oleva aineisto on aikaisemmin luetteloitua työläämpää. Määrällisten tavoitteiden saavuttamiseksi ei silti haluttu tinkiä luetteloinnin laadusta, sillä se vaikeuttaisi tulevaisuudessa aineistojen käyttöä. Tietopalvelun tulosalueella määrällisiä tulostavoitteita ei saavutettu kysynnän laskusta johtuen millään keskeisellä tehtäväalueella. Tämä johtuu siitä, että keskeisiä aineistoja on saatavissa sähköisesti tai mikrofilmijäljenteinä, mikä vähentää fyysisiä asiakaskäyntejä. Asiakkailla on myös oikeus ottaa omalla kameralla digitaalisia kuvia tutkimuskäyttöön. Tämä vähentää puolestaan maksullisen kopioinnin tarvetta, mutta helpottaa ja edistää tutkimusta. Käytäntö on kansainvälisesti yleinen. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne vuoden alkupuolella oli vaikea, minkä vuoksi vapautuvat virat määrättiin pidettäviksi täyttämättöminä koko arkistolaitoksessa. Säästötoimenpiteiden ja lisätalousarviossa myönnetyn rahoituksen ansiosta tilanne parani vuoden lopulla, mutta virkojen pitäminen täyttämättöminä vaikutti toiminnan tulokseen. Arkistolaitos suoritti vuonna 2006 selvityksen, jossa verrattiin arkistolaitoksen palkkaukseen, kiinteistöihin ja muihin käyttömenoihin käytettävissä olleita varoja muihin pääasiassa opetusministeriön hallinnonalalla toimiviin laitoksiin. Selvitys osoitti, että arkistolaitoksen käyttömenoihin käytettävissä olevat varat ovat huomattavasti muita vähäisemmät, kun ne suhteutetaan henkilömäärään. Kiinteistökuluihin suuntautuu huomattavia paineita, johtuen arkistolaitoksen toiminnan luonteeseen kuuluvasta kasvavasta tilatarpeesta. Energiakustannusten nousu lisäsi kiinteistökulujen osuutta tarkasteluvuonna. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät edellisestä vuodesta. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Niihin kuului kertomusvuonna käynnistetty Suomen asutuksen yleisluettelon (SAY) digitointihanke. Merkittävin ulkopuolisesti rahoitettava tutkimushanke oli valtioneuvoston kanslian osoittamalla rahoituksella toimiva Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 19391955tutkimusprojekti. Kertomusvuonna valmisteltiin siihen liittyvä inkeriläisten paluuta ja palautuksia vuosina 19441955 selvittävä tutkimushanke Kotiin karkotettavaksi, jolle Suomen Akatemia myönsi tutkimusrahoituksen vuosiksi 20072009. Maksullisen toiminnan kannattavuus oli hieman edellisvuotta parempi, mutta ei saavuttanut tulostavoitetta siltä osin. 3

1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttämisen ohella lisätä aineistojensa tunnettuutta ja tukea niiden monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Arkistolaitoksen omat tutkimukset saivat varsin suurta huomiota tiedotusvälineissä. Niiden kautta voitiin nostaa keskusteluun myös muuten tutkimuksessa vähemmän käytettyjä aineistokokonaisuuksia ja uusia tutkimuksellisia lähestymistapoja. Osana tietopalvelua ja yksityisarkistojen hankintaa Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä oli Kansallisarkistossa esillä ollut Juutalainen Helsinkinäyttely, johon tutustui yli 2 000 erikseen kirjattua kävijää. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta lisäsi toiminta Euroopan unionin puheenjohtajamaana. Suomen vastuulla olivat lisäksi Kansainvälisen Arkistoneuvoston (ICA) Euroopan osaston pääsihteerin tehtävät ja ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrofilmaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta, tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. Arkistolaitoksen indikaattorijärjestelmässä vaikuttavuuden tunnuslukuihin luetaan säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärä kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli 112 235 hyllymetriä asiakirjoja, 1 660 000 karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle ei ole tulossopimuksessa asetettu tavoitetta, mutta liitteenä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden yksikkökustannusten vertailutiedot kolmelta vuodelta. Yksikkökustannukset laskivat seulonnassa, koulutuksessa, yksityisarkistojen järjestämisessä, konservoinnissa, sekä kaikilla seurannassa olevilla tietopalvelun alueilla. Yksikkökustannukset nousivat asiantuntijatehtävissä, tarkastuksissa, virkaarkistojen järjestämisessä, VAKKAtallennuksessa, yksityisarkistojen hankinnassa, digitoinnissa ja selvityksissä (vain 0,2 %). Tarkastusten osalta on todettava, että niiden sisällöllistä monipuolisuutta lisättiin edelleen, jolloin lukumääräisesti ei päästy edellisen vuoden tasoon. 1.3.2 Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei ole tulossopimuksessa esitetty tavoitetta, mutta liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus suoritteittain vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna tuottavuus parani seurattavista suoritteista (ks. Tulostaulukko) seulonnassa, koulutuksessa, yksityisarkistojen järjestämisessä, konservoinnissa,vakkatallennuksessa, tutkijapalvelussa, selvityksissä ja kaukolainoissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. 4

1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 0,5 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus väheni hieman edellisestä vuodesta ja oli 4,12 % kokonaistyöajasta (läsnäoloajasta), edellisenä vuonna 4,39 %. Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos suuntaan tai toiseen näkyy myös näissä luvuissa. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 35,35 % (edellisenä vuonna 35,87 %) tavoitteen ollessa 50 %. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 4,4 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta, mutta kannattavuustavoite, 5 000 euroa jäi saavuttamatta. Maksullinen liiketaloudellinen toiminta oli 38 000 euroa tappiollista (edellisenä vuonna 71 000 euroa). Työaikaosuus kokonaistyöajasta (läsnäoloaika) oli kertomusvuonna 5,65 %, edellisenä vuonna 5,67 %. 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa oli Jalmari Finnen säätiön kanssa Kansallisarkistossa säilytettävän Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihankkeen osalta ja toisena yhteisrahoitteisena hankkeena oli Itämeren maiden yhteinen Baltic Connections hanke, jossa Suomen osuus sopimuksen mukaan on vuosina 2005 2007 yhteensä 60 000 euroa. Hanketta koordinoivan Netherlands Culture Fundin myöntämä rahoitusosuus on yhteensä 24 000 euroa. Rahaliikenne hoidetaan Hollannin valtionarkiston kautta. Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihankkeen kustannusvastaavuus oli 114,8 % ja Baltic Connections hankkeen 45,6 %. Jälkimmäisessä hankkeessa ulkopuolisen rahoituksen osuus oli sopimuksen mukaan vuonna 2006 60 %. Kahden vuoden aikana ulkopuolinen rahoitusosuus on ollut yhteensä 16 696,84 euroa ja Kansallisarkiston osuus 20 397,87 euroa. Molemmissa hankkeissa on ollut palkattuna määräaikaisia henkilöitä. 1. 4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.11.4.2 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla 811. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistolaitos jatkoi edelleen sidosryhmien kanssa yhteistyössä arkistonmuodostussuunnitelman käytettävyyden parantamiseen liittyviä hankkeita, kuten eamsmallinnukseen ja julkishallinnon asiakirjojen tehtäväluokitukseen liittyvää (JHS:n puitteissa) kehittämistyötä. Edelleen valmisteltiin kunnallisen arkistotoimen oppaan uusimista ja tehtäväpohjaisen arkistokaavan laatimisohjetta. Viranomaisille suunnattiin syksyllä kysely arkistotoimen tilasta ja vastausten käsittely on työn alla. Asianhallinnan tietoturvaa koskeva ohje valmistui VAHTIyhteistyönä. 5

Arkistolaitoksessa käynnistettiin vuoden 2006 aikana sähköisen aineiston vastaanotto, säilytysja tietopalvelujärjestelmän (VAPA) suunnittelu. Hanke käynnistyi määrittelyvaiheella keväällä 2006 yhteistyössä CapGeminin kanssa, jonka aikana luotiin kuvaus järjestelmän perustoiminnallisuuksista, sekä linjaukset aineiston hallintaan liittyvistä teknisistä ratkaisuista. Vaatimusmääritykset ja hankkeeseen liittyvät strategiset täsmennykset tulevat toimimaan vuoden 2007 aikana järjestettävän toteutuksen kilpailutuksen perustana. Toteutustyö on suunniteltu voitavan aloittaa näiden pohjalta vuoden 2007 aikana ja järjestelmä voisi suunnitelmien mukaan olla käytössä keskeisiltä osiltaan vuoden 2008 lopussa, jonka jälkeen toiminnallisuuksia mahdollisesti vielä laajennetaan asteittain, sillä aineistojen monipuolistuminen lisää pitkäaikaissäilyttämisen haasteita. Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen vaatimuksiin ja kehittymiseen vaikuttavat myös julkisen hallinnon tietohallinnon kehittyminen. Valtion ITstrategiassa (ValtIT) sähköinen säilyttäminen nähdään yhtenä tärkeänä keskitettynä palveluna. Samoin kuntien tietohallinnon (KuntaIT) kehittämisessä sähköinen säilyttäminen on nähty keskitettynä palveluna ja linjattu valtion ITstrategian kanssa. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 34 kappaletta (edellisenä vuonna 26). Tulostavoite seulontapäätöksille oli 25 päätöstä. Vuoden aikana valmisteltiin arkistolaitoksen seulontapolitiikan ja strategian uudistamista. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus lisääntyi hieman edellisestä vuodesta ja ylitti huomattavasti asetetun tavoitteen. Myös kurssien osanottajamäärä lisääntyi edellisestä vuodesta. Arkistonhoitotutkinnon sisältöä ja rakennetta uudistettiin. Lisäksi saatiin valmiiksi ja julkaistiin kotisivulla arkistoimen uusi oppikirja. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen ja osasuoritusten määrä lisääntyi kertomusvuonna 16,5 %. Arkistolaitos toteutti yhdessä Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen kanssa ensimmäisen asiakirjahallinnon asiantuntijaohjelman. Arkistontarkastustoimintaa on tehostettu viime vuosina. Tarkastusten määrä väheni jonkin verran edellisestä vuodesta, mutta niiden vaikuttavuutta pyrittiin parantamaan. Ohjeelliseksi tavoitteeksi on otettu tarkastaa vuosittain 10 prosenttia arkistopiirien viranomaisista pääkaupunkiseutua lukuun ottamatta. Tarkastustoiminnan kehittämiseksi otettiin käyttöön tarkastusohjelma vuosille 2006 2010, jota tarkennetaan vuosittain. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Järjestettyjen arkistojen lukumäärä oli huomattavasti edellistä vuotta suurempi, mutta hyllymetreinä laskettu järjestettyjen aineistojen määrä oli edellistä vuotta pienempi ja jäi hieman tulostavoitteesta (1 500 hm). Vastaanotettujen arkistojen määrä oli huomattavasti edellistä vuotta pienempi, eikä tulostavoitteeseen (1 500 hm) aivan päästy. Järjestämättömien arkistojen määrä oli vuoden lopussa 2 977 hm, edellisenä vuonna 1 344 hm. Arkistolaitoksen kärkihankkeisiin kuuluu VAKKAarkistotietokanta, jonka tarkoituksena on saada arkistolaitoksessa säilytettävien asiakirjojen hakemistot ja sisällönkuvailut asiakkaiden ja henkilökunnan käyttöön. VAKKAa kehitettiin kertomusvuoden aikana uusimalla mm. WWWkäyttöliittymä sekä ottamalla käyttöön VAKKAextranet syöttösovellus. VAKKA sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot 2 019 000 arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana 1 713 manuaalisen arkistoluettelon tiedoilla. Vuoden loppuun mennessä VAKKAan on syötetty vuodesta 1998 lähtien noin 16 651 manuaalisen arkistoluettelon tiedot. VAKAn osalta tulossopimuksessa on asetettu tavoitteeksi, että vuoden 2007 loppuun mennessä tietokantaan on syötetty pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Vuoden 2006 lopussa VAKKAan oli syötetty noin 87 % (edellisenä vuonna 82 6

%) kaikista virka ja yksityisarkistoista hyllymetreinä laskettuna. Kertomusvuodelle tulossopimuksessa asetettua säilytysyksikköjä koskevaa määrällistä tavoitetta (100 000 ) ei saavutettu. Tulostavoitteita laskettiin arkistolaitoksen sisällä palkkamenojen säästötavoitteiden johdosta. Arkistoyksikköinä laskettu syöttötyö oli määrällisesti kuitenkin edellistä vuotta suurempi (169 000). VAKKAan käytetty kokonaistyöaika oli säästötavoitteista huolimatta edelleen noin 10 henkilötyövuotta. Maksullinen järjestäminen oli kertomusvuonna vähäistä. Edellisenä vuonna toteutetun pohjoismaisten arkistotietokantojen internethakuominaisuuksien vertaisarvioinnin perusteella VAKKA on ominaisuuksiltaan vertailukelpoinen muiden pohjoismaisten arkistotietokantojen kanssa. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä on täydennetty edelleen. Vuoden lopussa rekisterissä oli 24 laitoksen ja lähes 45 000 arkistonmuodostajan tiedot. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategiaa valmisteltiin arkistolaitoksen sisäisessä työryhmässä. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä yksityisarkistojen neuvottelukunta, joka aloitti toimintansa kertomusvuoden keväällä. Mikrokuvauksen alueella jäätiin asetetusta tavoitteesta, koska henkilöstöresursseissa oli vajausta. Vuoden aikana kuvattiin asiakirjoja vuosille 2006 2010 uusitun 5vuotisohjelman mukaisesti. Digitoinnissa asetetut tavoitteet ylitettiin. Kertomusvuonna jatkettiin mikrofilmien digitointia, joka on asiakirjojen digitointia huomattavasti nopeampaa. Lisäksi jatkettiin ns. yhteisrahoitteisena toimintana Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointia. Tämän hankkeen rahoituksesta vastaa pääosin Jalmari Finnen Säätiö. Konservoinnin tulostavoite (40 000 arkkia) ylitettiin hiukan. Kansallisarkisto on konservoinut jonkin verran maksullisena palveluna myös Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran aineistoja. Tietopalvelu Tutkijakäyntien määrä väheni 8,3 % edellisestä vuodesta (edellisenä vuonna vähennys oli 6 %). Kansallisarkistossa tutkijakäyntien vähennys oli 11,6 %. Vähennystä tapahtui kuitenkin kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä väheni 5,9 % edellisestä vuodesta. Kansallisarkiston asiakirjatilausten määrä laski vain 1,2 %. Tulostavoitetta ei saavutettu tutkijakäyntien, eikä myöskään toimitettujen asiakirjatilausten osalta. Jälkimmäisten osalta tosin tavoitteen ja toteutuman ero oli pieni. Digitoitujen aineistojen verkkokäytön lisääntymisellä on mitä ilmeisemmin vaikutusta tutkijakäyntien vähentymiseen. Digitaaliarkiston verkkosivuilla käytiin noin 1 900 000 kertaa (sivukäyntiä). Myös käyttöön otettujen Suomen Asutuksen Yleisluettelon verkkosivuilla käytiin vilkkaasti. Sivukäyntejä oli vuoden aikana runsaat 500 000 (edellisenä vuonna 218 000 käyntiä). Tilattujen selvitysten kysynnässä oli 2, 8 % laskua edellisestä vuodesta (edellisenä vuonna laskua oli yksi prosentti). Virallista tarkoitusta varten tilattujen selvitysten määrä on laskenut hitaasti jo pitempään. Kertomusvuonna lasku oli 6 %. Suurin osa virallisista selvityksistä koskee Mikkelin maakuntaarkistossa säilytettävien lakkautettujen seurakuntien arkistoista annettavia sukuselvityksiä, joiden tarve vähenee näiden seurakuntien väestörekistereissä olevan väestön vähentyessä. Muiden selvitysten kysyntä oli ennallaan. Kokonaisuudessaan selvitysten määrällisestä tulostavoitteesta (17 000) jäätiin hieman. Virallisten selvitysten toimitukset pystyttiin pitämään edellistä vuotta paremmin tavoiteajassa, joka on kaksi viikkoa. Tavoiteaika ylittyi 256 kertaa, mikä on puolet vähemmän kuin edellisenä vuonna (500). Selvityksiä koskevat reklamaatiot olivat vähäisiä. 7

Kaukolainojen määrä väheni 7,9 % edellisestä vuodesta (16,5 % edellisenä vuonna). Vähennys kohdistui pääasiassa mikrofilmilainoihin. Asiakirjalainatilauksissa oli vain vähäistä laskua. Kaukolainojen tulostavoitetta (120 000) ei saavutettu. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä laski 15,3 % (edellisenä vuonna 18,9 %). Myös sitä edellisenä vuonna lasku oli 20 %:n luokkaa. Laskua oli lähes kaikilla jäljennepalvelun alueilla. Ainoastaan digitoimalla tuotettujen jäljenteiden määrä oli lähes entisellä tasolla. Tietopalvelun tulosalueelle luettavien ryhmille annettujen esittelyjen määrä lisääntyi, mutta asiakirjanäyttelyiden määrä oli edellisen vuoden tasolla. Näyttelyiden määrä, 31 näyttelyä, on huomattava. Näyttelytoimintaan käytettiin kaikkiaan 1,8 henkilötyövuotta. Edellä on mainittu Kansallisarkistossa järjestetty Juutalainen Helsinki näyttely. Muita Kansallisarkistossa järjestettyjä merkittäviä näyttelyitä olivat myös J.V. Snellmanin juhlavuoden näyttely, Alfred Kordelinin seuran tuella toteutettu Risto Rytin ja Alfred Kordelinnäyttely, joka toteutettiin Risto Ryti seuran kanssa. Vuonna 2006 valmisteltiin myös Latvian akateemisen kirjaston, Latvian suurlähetystön ja Viron suurlähetystön kanssa vuoden 2007 alussa avattu Johann Christoph Brotzenäyttely. Vaasan maakuntaarkisto osallistui valtakunnallisiin sukututkimus ja kotiseutupäiviin Vaasassa. Arkistolaitos on osallistunut myös Suomen itsenäisyyden 90 juhlavuoden, Mikael Agricolan juhlavuoden ja merkkivuosien 180809 valmisteluelinten toimintaan. Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua Arkistoviestiä, jota ilmestyi neljä numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui edellistä vuotta vilkkaampana. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n komiteoiden ja UNESCON toiminnassa. Arkistolaitoksella on ollut hoidettavanaan myös ICA:n Euroopan osaston EURBICAN sihteeriys. Arkistolaitos järjesti EUmaiden valtionarkistonhoitajien kokouksen ja DLMforumin kokouksen kertomusvuoden syksyllä. Näiden kokousten järjestämiseen saatiin erillisrahoitusta opetusministeriöltä. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisluontoisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1974/998) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2006 lakisääteistä valtionapua 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa 3 715 000 euroa, josta käytettiin 3 714 113 euroa. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut oleellisia muutoksia. Arkistolaitoksen, opetusministeriön ja yksityisarkistojen edustajista koostuneessa työryhmässä valmisteltiin uutta valtionapulakia yksityisluontoisia arkistoja varten. Laki yksityisten arkistojen valtionavusta tuli voimaan vuoden 2007 alusta. Valtionapu voidaan uuden lain mukaan maksaa kerralla ja ennak 8

komaksuista luovutaan. Valtionavun piirissä on edelleen 100 % valtionapua saavia, mutta muiden laitosten valtionapu on enintään 80 %. Kansallisarkistossa on järjestetty useita merkittäviä yksityisarkistoja, lähinnä järjestöarkistoja, myös ulkopuolisella rahoituksella. Käytetty työpanos on vastannut noin kahta henkilötyövuotta. Valtioneuvoston kanslian 23.6.2004 asettama Jatkosodan ihmisluovutuksia koskeva, nelivuotinen tutkimushanke, nykyisellä nimellään Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 19391955 tutkimushanke, jatkoi toimintaansa Kansallisarkiston yhteydessä. Tutkimushankkeen tehtävänä on selvittää poliisilinjan ja sotilaslinjan luovutuksia Saksaan ja myöhemmin Neuvostoliittoon ja sotavankien kuolintapauksia sekä vangeiksi joutuneiden suomalaisten ja suomensukuisten sotavankien myöhempiä vaiheita. Hankkeessa on työskennellyt seitsemän päätoimista tutkijaa sekä avustavaa henkilökuntaa. Hanke tulee saada päätökseen 31.8.2008 mennessä. Sen kokonaiskustannus on 1,9 miljoonaa euroa. Kertomusvuoden aikana selvitettiin edelleen edellytyksiä Sotaarkiston liittämiseksi arkistolaitokseen. Asiaa valmisteli Pääesikunnan nimittämä työryhmä, jossa arkistolaitoksella oli edustus. Työryhmä sai loppuvuodesta valmiiksi esityksensä liittämisen toimintamallista ja kustannuksista. Myös Valtioneuvoston arkiston arkistolaitokseen liittämistä valmisteltiin työryhmässä, jossa oli arkistolaitoksen edustus. Työryhmä jätti raporttinsa keväällä 2006. Loppuvuodesta valmistelu jatkui virkamiestasolla. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kolme kertaa ja valmisteli 6 lausuntoa. Lautakunnan puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja. Arkistolaitos järjesti kertomusvuonna Suomen 7. arkistopäivät, joille osallistui noin 450 osallistujaa. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia 20072009 koskevan tulossopimuksen tulosneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin huhtikuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksessa vuonna 2004 käyttöön otettujen tuloksellisuusindikaattoreiden toimivuutta testattiin. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin Tulossopimukseen on lisätty tuloksellisuutta kuvaavat indikaattorit. Indikaattoreiden kehittämistä on jatkettu edelleen. Indikaattoreiden kehittämisessä painopisteenä tulee olemaan niiden vertailtavuus ja tilastollinen kuvaavuus. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1089/2004, muutos 784/2006). Arkistolaitos uusi hinnastonsa 1.10.2006 julkisuuslain muutoksen vuoksi. Hintoja ei tässä yhteydessä muutettu kuin vähäisiltä osin. 9

Uuteen palkkausjärjestelmään liittyvät tulos ja kehityskeskustelut käytiin alkuvuodesta ja syksyllä. Palkkausjärjestelmällä on neljän vuoden siirtymäaika. Palkkausjärjestelmästä järjestettiin loppuvuodesta henkilökunnalle kysely. Paperiton kirjanpitojärjestelmä Rondo otettiin koko arkistolaitoksen taloushallinnossa käyttöön kertomisvuoden joulukuussa. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätösmallin mukaisten mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilöstötyövuosien (htv) muutosluvulla, joka on resurssimittarina merkittävämpi kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle ei oltu asetettu tavoitearvoja. Kertomusvuoden joulukuussa arkistolaitoksen henkilöstön määrä oli 240 henkilöä, edellisenä vuonna 242 henkilöä. Vuodesta 2004 vähennys oli 4 henkilöä. Myös henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstöresurssit vähenivät neljällä henkilötyövuodella 228,5 htv:een vuodesta 2005 (232,5 htv). Määräaikaisten määrä jatkoi kasvuaan 18,4 %:iin, lisäystä oli 3,9 % edellisenä vuodesta ja peräti 6,5 % vuodesta 2004. Henkilöstön ikääntymistä kuvaavat keskiiän nouseminen 47,3 vuoteen 45,9 vuodesta (v. 2004 46,7 v.), samoin kuin senioriikäisten %osuuden kasvu 65,6 %:iin vuodesta 2005 (+2,6 % ja vuodesta 2004 +3,3 %). Tarkempi ikäjakauma osoitti alle 29 vuoden ikäisiä olevan vain 7 % henkilöstöstä ja 3039 vuoden ikäisiä oli 13,1 %. Määräaikaisuuksien lisääntymiseen oli syynä virkojen täyttämättä jättämiset taloudellisista syistä ja tuottavuusohjelman vaikutuksesta sekä määräaikaiset tutkimusprojektit, joiden osuus oli noin 10 htv:tta. Arkistolaitos tasaarvoistui kertomusvuonna, sillä naisten osuus henkilöstöstä laski 61,5 %:iin 65, 3 %:sta (3,8 %). Korkeakoulu tai yliopistotutkinnon suorittaneiden määrä oli 7 % (46,3 %) suurempi kuin edellisenä vuonna ja tutkijakoulutuksen suorittaneita oli 6,7 % (+0,5 %). Naisten osuus oli 20,8 % ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneista, mutta vain 1,2 % tutkijakoulutuksen saaneista. Koulutustasoindeksi oli 4,6 (0,6). Alhaiseen koulutustasoindeksiin saattaa vaikuttaa koulutustietojen puuttuminen määräaikaisten henkilöiden osalta. Tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta laski 0,7 %, 76,6 %:iin. Tähän vaikuttavat mm. hiukan lisääntynyt sairauspoissaolojen osuus 4,8 % (+ 0,2 %), koulutukseen käytetyn ajan lisäys, 1,5 % (+ 0,1 %) ja henkilöstön työhyvinvointiin käytetyn työajan osuuden kasvu. Sairauspoissaolot mitattuna työpäivinä/henkilötyövuodet vähenivät kuitenkin 2,8 tp/htv. Kokonaispoistuma kasvoi 13,1 %:iin (+0,8 %). Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista voidaan lyhyesti todeta, että henkilöstön väheneminen ja ikääntyminen huomioon ottaen henkilöstön osaamisen taso ja työkyky ovat säilyneet hyvinä. On huomattava myös, että suuri määräaikaisten määrä on vaatinut henkilöstöltä huomattavaa perehdyttämispanosta. Loppuvuonna henkisiin voimavaroihin kohdistui Kansallisarkistossa lisävaatimuksia organisaatiouudistuksen valmistelun johdosta mm. työajan käytössä ja muutostilanteeseen valmentautumisessa. 10

1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne Talousarviorahoituksen lisäksi Arkistolaitos jatkoi vuonna 2006 yhteisrahoitteista hanketta Jalmari Finnen säätiön kanssa Suomen asutuksen yleisluettelon digitointia varten. Hanketta varten saatiin Jalmari Finnen säätiöltä rahaa 28 200,00 euroa, lisäksi käytössä oli edelliseltä vuodelta säästynyt rahoitusosuus 31 194,52 euroa. Säätiöltä saatua ulkopuolista rahoitusta oli siis käytössä vuonna 2006 59 394,52 euroa. Rahoituksesta käytettiin vuonna 2006 27 145,10 euroa. Kansallisarkiston rahoitusosuus hankkeeseen oli 10 300,92 euroa. Itämeren maiden arkistoaineistojen kartoitusta varten perustettuun The Baltic Connections projektiin saatiin Hollannista rahoitusta 12 000,00 euroa. Kansallisarkiston rahoitusosuus kyseiseen hankkeeseen oli 15 606,10 euroa. 1.6.2 Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2006 talousarviossa määrärahaa toimintamenoihin 13 843 000,00 euroa. Vuoden 2006 lisätalousarviossa Arkistolaitokselle myönnettiin 210 000,00 euroa lisämäärärahaa kiinteistö ja atkmenoihin. Kiinteistömenojen määrärahatarpeen lisäys johtuu vuokrien ja erityisesti sähkön hinnan kohoamisesta. Vuodelle 2007 siirtyi toimintamenomäärärahasta 552 720,54 euroa, mikä on noin 400 000,00 euroa enemmän kuin edellisenä vuonna. Siirtomäärärahan suuruus johtuu siitä, että vuonna 2006 jätettiin melkein kaikki avoimiksi tulleet virat täyttämättä. Näistä on suurin osa täytetty kuluvan vuoden puolella. Toimintamenoista käytettiin 51,8 % (ed. vuonna 52,9 %) palkkamenoihin, 38,2 % (37,7 %) kiinteistömenoihin, 3,5 % (3,3 %) ITmenoihin ja 6,5 % (6,1 %) muihin kulutusmenoihin. Vuosilta 2004 ja 2005 siirtyneistä opetusministeriön tietohuollon kehittämiseen myöntämistä määrärahoista käytettiin 149 762,65 euroa mm. Sähköisten aineistojen vastaanotto ja palvelujärjestelmä hankkeeseen ja kansainvälisten arkistokokousten järjestämisestä aiheutuneisiin menoihin. Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset hankkeeseen myönnettiin vuoden 2006 talousarviossa määrärahaa 414 000,00 euroa. Määrärahasta siirtyi vuodelle 2007 46 946,53 euroa. Työministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin 112 538,00 euroa työvoimatoimistojen työhön osoituspäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennuksen vuokrasopimusvaltuus peruttiin ja siirrettiin vuoden 2007 talousarvioon. 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot vuonna 2006 oli 721 249,18 euroa, minkä lisäksi maksulliseen toimintaa luetaan maksuasetuksessa ja talousarviossa toimitilojen ja asuntojen vuokrat. Näitä tuottoja oli kertomusvuonna 186 416,17 euroa. Maksullisen toiminnan tulot kasvoivat edelliseen vuoteen verrattuna noin 64 000,00 euroa. Vastaavasti muut toiminnan tuotot kasvoivat edelliseen vuoteen verrattuna noin 54 000,00 euroa. Muut toiminnan tuotot sisältää toukokuussa 2006 Helsingissä järjestettyjen Suomen 7. Arkistopäivien osallistumismaksuja 75 300,00 euroa ja mainostilan myyntituloja 19 334 euroa sekä yhteisrahoitteisen toiminnan tuottoja 39 145,10 euroa. 11

Henkilöstökulut vuonna 2006 olivat 8 139 683,48 euroa. Vähennystä edelliseen vuoteen verrattuna oli noin 190 000,00 euroa, mikä johtuu jo edellä mainitusta virkojen täyttämättä jättämisestä. 1.6.4 Tase Taseerissä ei ole huomattavia muutoksia edellisvuoteen verrattuna. Aineellisten hyödykkeiden taseerät ovat laskeneet edellisvuoteen verrattuna. Tämä johtuu Valtiokonttorin määräyksestä, jonka mukaan vain suuret, yli 10 000,00 euron arvoiset hyödykkeet aktivoidaan taseeseen. Myyntisaamisia oli vuoden vaihteessa 45 000,00 euroa enemmän kuin vuoden 2005 tilinpäätöksessä. Tiliviraston oma pääoma on ymmärrettävästi negatiivinen. Kertomusvuonna vajaus kasvoi edelleen. 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Sisäinen valvonta Johdon toteuttama sisäinen valvonta käsittää taloussäännön, sisäisen valvonnan ohjesäännön, työjärjestyksen sekä muiden erillismääräysten edellyttämät menettelyt laillisen, taloudellisen ja tehokkaan toiminnan toteuttamiseksi. Sisäinen valvonta on arkistolaitoksessa delegoitu linjaorganisaatioon ja sitä pyritään edistämään valta ja vastuusuhteiden määrittelyllä sekä toimintaprosesseja dokumentoimalla ja yhdenmukaistamalla. Toimintayksiköiden toimintaa ja tuloksellisuutta arvioidaan vuosittaisissa tulosneuvotteluissa. Laadittavissa tulossopimuksissa sovitaan tulostavoitteet ja niitä vastaavat resurssit. Kukin yksikön johtaja vastaa tulossopimuksessa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisesta ja siitä, että toiminta on ollut tulossopimuksen mukaista. Taloussäännöissä on mainittu sisäiselle valvonnalle asetetut velvoitteet. Arkistolaitoksen sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2006 osalta arvioitu vertaamalla sitä valtion controllertoiminnon arviointilausumaa koskevaan suositukseen ja sen sisältämään arviointikehikkoon. Arvion perustella viraston sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttävät niille säädetyt vaatimukset lukuun ottamatta riskien systemaattista tunnistamista ja arviointia. Vuonna 2006 uusittiin laitoksen taloussääntö sekä sisäisen valvonnan ohjesääntöä valmisteltiin. Kertomusvuoden aikana myös arkistolaitoksen henkilöstöstrategia on saatu valmiiksi sekä jatkettu muita laitoksen strategian edellyttämien osastrategioiden tekemistä. Arkistolaitoksen tuotavuusohjelma valmisteltiin vuosille 2007 2011. Organisaation uudistaminen on osa tuottavuushanketta, jonka mukaisesti yksikköjen määrää vähentämällä ja niiden toimialueita suurentamalla voidaan yhtenäistää toimintojen ohjausta kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä. 12

Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida systemaattisilla menetelmillä ja niihin perustuvilla tarkastuksilla sisäisen valvonnan toimivuutta ja tehokkuutta sekä tukea asiantuntijana organisaation kaikkia tasoja. Sisäisen tarkastuksen kohteena oli arkistolaitoksen konservointi, mikrokuvaus ja digitointitoiminta. Tarkastuksesta on laadittu tarkastuskertomukset. Tarkastaja kiinnitti huomiota mm. arkistolaitoksen teknisiä toimintoja koskevan strategian ja kattavan kokonaissuunnitelman puuttumiseen. Lisäksi tarkastus kiinnitti huomiota tarpeeseen laatia teknisten toimintojen osittain puuttuvat prosessikuvaukset sekä parantaa tehtävien koordinointia. Vuotta 2006 koskeva tarkastussuunnitelma on laadittu toukokuussa 2005. Sisäinen tarkastaja nimitettiin määräajaksi muihin tehtäviin ja tästä syystä aloitettiin uuden tarkastajan koulutus. Sisäistä tarkastusta on ollut tarkoitus vahvistaa siten, että ainakin kahdella virkamiehellä on tarvittava osaaminen ja koulutus ko. tehtäviin. Sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa ovat seuraavat pääasialliset kehittämistarpeet, joiden vuoksi on ryhdytty/ryhdytään toimenpiteisiin: 1. Strategisesti tärkeimmät toimintaprosessit kuvataan ja tallennetaan sisäiseen verkkoon. 2. Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen ohjesääntö uusitaan 3. Palkkahallinnon menetelmäkuvaus saatetaan kaikilta osin valmiiksi 4. Sisäisen laskennan viitekehikosta laaditaan yhtenäinen kirjallinen menetelmäkuvaus, joka käsittää yksityiskohtaiset menettelyt työajan seurannan ja suoritteiden rekisteröinnissä, kuvaukset tuloksellisuusindikaattoreista sekä niiden käytöstä ja hyödyntämisestä tulosraportoinnissa, kuvaukset järjestelmän avulla la tuotettavista raporteista ja raportoinnin aikataulusta. Kuvaus talletetaan viraston sisäiseen verkkoon. 5. Kaluston inventointi suoritetaan vuosittain ja muuttuneet tiedot päivitetään käyttöomaisuusjärjestelmään. 1. 8 ARVIOINTIEN TULOKSET Opetusministeriö käynnisti vuoden 2004 syksyllä tulossopimuksessa vuodelle 2006 sovitun arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin. Nelihenkisen arviointipaneelin puheenjohtajaksi kutsuttiin Iso Britannian kansallisarkiston pääjohtaja Sarah Tyacke. Tutustuttuaan laajaan taustamateriaaliin, ja käymiensä lukuisten haastatteluiden, matkojen ja kokousten jälkeen arviointipaneeli jätti raporttinsa vuoden kertomusvuoden helmikuussa. Arvioinnin keskeisiä suosituksia ovat mm. arkistolaitoksen mahdollisuuksien parantaminen sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä osana valtion ITstrategiaa, kulttuuriperinnön digitoinnin ja digitaalisen sisällöntuotannon tehostaminen mm. yhteisten hankkeiden avulla, digitointihankkeissa tulee kuulla käyttäjiä, viranomaisten arkistosiirtojen lyhentäminen 25 vuoteen nykyisen 40 vuoden sijasta, kansallisten toimintojen alueellistamista tulisi jatkaa (esim. mikrokuvaustoiminta), arkistolaitoksen ja kuntien suhteita koskevan lainsäädännön uudelleen arviointi, valtionapua saavien arkistojen toimintojen kustannustehokkuuden parantaminen (yhteistyö, tilat ja tietotekniik 13

ka), arkistontarkastusten tehostaminen, jotta seulonnan tavoitteet saavutettaisiin, seulontakriteereiden kehittäminen. Suositusten mukaisina toimenpiteinä on jo perustettu yksityisarkistojen neuvottelukunta ja valtionapuarkistoja koskeva lakiuudistus toteutettu. Kansallisarkiston ja osittain koko arkistolaitoksen organisaatiota on uudistettu (voimaan vuoden 2007 alusta lukien) matriisiorganisaatiomaisesti ja prosessilähtöisesti. Tavoitteena on, että arkistolaitoksen prosesseja johdetaan ja toteutetaan yhdenmukaisin periaattein entistä enemmän keskitetyn mallin mukaan. Entiset virkaarkisto ja asiakirjahallintoyksiköt on yhdistetty paremman tehokkuuden ja koordinaation saavuttamiseksi. VAKKA ja VAPA kärkihankkeet on yhdistetty tietopalveluyksikköön. Arkistojen liitoshankkeita ja siirtosyklin lyhentämistä suunnittelemaan on määrätty erityisasiantuntijat. 14

1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ Arkistolaitoksessa ei tilikaudella ole havaittu väärinkäytöksiä. 15

2. TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA (seuraavalla sivulla) 16

Kansallisarkiston talousarvion toteumalaskelma vuodelta 2006 Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös Talousarvio Tilinpäätös Vertailu Toteuma numero ja nimi 2005 2006 2006 Tilinpäätös/ % TA+LTA Talousarvio 11. Verot ja veroluontoiset tulot 102 309,00 94 414,95 94 414,95 0,00 0 11.04.01. Arvonlisävero 102 309,00 94 414,95 94 414,95 0,00 0 12. Sekalaiset tulot 98 088,57 49 768,31 49 768,31 0,00 0 12.39.04. Siirtomäärärahojen peruutukset 500,00 0,00 0,00 0,00 0 12.39.07. Valtionapulaitosten omavastuu 85 115,00 49 601,00 49 601,00 0,00 0 osuudet eläkkeistä 12.39.10 Muut sekalaiset tulot 12 473,57 167,31 167,31 0,00 0 13. Korkotulot ja voiton tuloutukset 300,00 320,00 320,00 0,00 0 13.03.01. Osinkotuotot 300,00 320,00 320,00 0,00 0 Tuloarviotilit yhteensä 200 697,57 144 503,26 144 503,26 0,00 0 Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös Talousarvio Talousarvion 2006 määrärahojen Tilinpäätös Vertailu Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot numero ja nimi 2005 2006 käyttö siirto 2006 Talousarvio/ (TA+LTA) vuonna 2006 seuraavalle Tilinpäätös Edellisiltä Käytettävissä Käyttö Siirretty vuodelle vuosilta vuonna 2006 vuonna 2006 seuraavalle siirtyneet (pl.peruutukset vuodelle ) 23. Valtioneuvosto 509 775,39 430 248,37 383 301,84 46 946,53 430 248,37 0,00 134925,11 548 925,11 501 978,58 46 946,53 23.02.19. Valtioneuvoston kanslian arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 25 775,39 16 248,37 16 248,37 16 248,37 0,00 23.99.25. Jatkosodan ihmisluovutukset tutkimushanke (siirtomääräraha 2 v) 484 000,00 414 000,00 367 053,47 46 946,53 414 000,00 134925,11 548 925,11 501 978,58 46 946,53 29. Opetusministeriön hallinnonala 19167802,25 19306666,82 18753042,08 552 720,54 19305762,62 904,20 326272,88 14379272,88 13 804 431,37 574 841,51 29.01.19. Opetusministeriön hallinnonalan 1 503 561,44 1 520 666,82 1 520 666,82 0,00 1 520 666,82 0,00 arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 29.01.22. Kehittämistoiminta (siirtomääräraha 3 v) 117 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 171 171 883,62 149 762,65 22 120,97 883,62 29.88.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 13 777 14 053 13 500 552 720,54 14 053 0,00 154 14 207 13 654 668,72 552 720,54 000,00 000,00 279,46 000,00 389,26 389,26 29.88.53. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen 3 770 240,81 3 733 000,00 3 732 095,80 0,00 3 732 095,80 904,20 0,00 0,00 0,00 0,00 tukemiseen (arviomääräraha) 29.88.53.02 Yksityisluontoisten arkistojen valtionavut 3 713 609,50 3 715 000,00 3 714 113,00 0,00 3 714 113,00 887,00 0,00 0,00 0,00 0,00 29.88.53.07. Muihin tieteen tukemisesta aih. menoihin 56 631,31 18 000,00 17 982,80 17 982,80 17,20 0,00 0,00 0,00 0,00 30. Maa ja metsätalousministeriön hallinnonala 58 706,92 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 30.70.21. Maanmittauslaitoksen toimintamenot (siirtomäärära 58 706,92 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

ha 2 v) 34. Työministeriön hallinnonala 82 213,36 112 537,63 112 537,63 0,00 112 537,63 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 34.06.51.Työllistämis, koulutus ja erityismenot (kiinteä määräraha) 82 213,36 112 537,63 112 537,63 0,00 112 537,63 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Menoarviotilit yhteensä 19818497,92 19849452,82 19248881,55 599 667,07 19848548,62 904,20 461197,99 14 28197,99 14 306 409,95 621 788,04 Kansallisarkiston talousarvion toteumalaskelman tiedot valtuuksista niiden käytöstä momenttien tarkkuudella Valtuudet ja niiden käyttö ( 1 000 ) Valtuuksien käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarve (10000 ) Aikaisempien Vuoden 2006 valtuudet Talousarvio Määrä Määräraha Määräraha Määräraha Määrä Momentti (numero ja nimi, johon valtuus liittyy) vuosien menot rahatarve tarve 2008 tarve 2009 tarve rahatarve valtuuksien Uudet Uusitut Käytetty Käyttämättmin Uusittavissa 2007 myöhem yhteensä käyttö valtuudet valtuudet 2006 TA:ssa 29.88.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2v) Vuonna 2006 kätytössä olleet valtuudet 521 0 0 521 743 743 743 743 2972 18

3. TUOTTO JA KULULASKELMA TOIMINNAN TUOTOT 1.1.200631.12.2006 1.1.200531.12.2005 Maksullisen toiminnan tuotot 721 249,18 657 540,41 Vuokrat ja käyttökorvaukset 205 750,17 203 798,61 Muut toiminnan tuotot 196 799,40 1 123 798,75 142 654,14 1 003 993,16 TOIMINNAN KULUT Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ostot tilikauden aikana 533 382,19 493 334,70 Henkilöstökulut 8 139 683,48 8 330 357,46 Vuokrat 5 410 064,64 5 357 477,06 Palvelujen ostot 1 249 699,12 1 144 285,63 Muut kulut 187 234,69 192 370,21 Valmistus omaan käyttöön () 63 000,00 53 000,00 Poistot 241 927,46 15 698 991,58 272 119,34 15 736 944,40 JÄÄMÄ I 14 575 192,83 14 732 951,24 RAHOITUSTUOTOT JA KULUT Rahoitustuotot 395,54 408,32 Rahoituskulut 123,64 271,90 146,60 261,72 SATUNNAISET TUOTOT JA KULUT Satunnaiset tuotot 0,00 0,00 JÄÄMÄ II 14 574 920,93 14 732 689,52 SIIRTOTALOUDEN TUOTOT JA KULUT Tuotot Muut käyttötalouden tuotot 49 601,00 49 601,00 85 115,00 85 115,00 Kulut Käyttötalouden kulut voittoa tavoittelemattomille yhteisöille 3 714 113,00 3 741 609,50 Muut käyttötal.kulut ulkomaille 2 000,00 2 500,00 Käyttötal. kulujen palautukset 3 716 113,00 3 744 109,50 JÄÄMÄ III 18 241 432,93 18 391 684,02 TUOTOT VEROISTA JA PAKOLLISISTA MAKSUISTA Perityt arvonlisäverot 94 414,95 101 786,05 Suoritetut arvonlisäverot 1 540 157,99 1 445 743,04 1 532 549,87 1 430 763,82 TILIKAUDEN KULUJÄÄMÄ 19 687 175,97 19 822 447,84 19

4. TASE VASTAAVAA 31.12.2006 31.12.2005 KANSALLISOMAISUUS Muu kansallisomaisuus 8 195,00 8 195,00 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄAIKAISET SIJOITUKSET AINEETTOMAT HYÖDYKKEET Aineettomat oikeudet 26 294,33 28 152,48 Muut pitkävaikutteiset menot 140 333,26 166 627,59 148 479,13 176 631,61 AINEELLISET HYÖDYKKEET Koneet ja laitteet 234 403,84 384 784,00 Kalusteet 13 788,66 19 025,22 Muut aineelliset hyödykkeet 1 426,23 249 618,73 1 426,23 405 235,45 KÄYTTÖOMAISUUSARVOPAPERIT JA MUUT PITKÄAIKAISSIJOITUKSET Käyttöomaisuusarvopaperit 0,00 4 137,42 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄ AIKAISET SIJOITUKSET YHTEENSÄ 416 246,32 586 004,48 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS LYHYTAIKAISET SAAMISET Myyntisaamiset 129 839,36 84 366,89 Siirtosaamiset 48 913,16 52 063,61 Muut lyhytaikaiset saamiset 1 183,72 1 714,66 Ennakkomaksut 150,00 180 086,24 0,00 138 145,16 RAHAT, PANKKISAAMISET JA MUUT RAHOITUSVARAT Kassatili 3 538,45 3 054,40 3 538,45 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS YHTEENSÄ 183 624,69 141 199,56 VASTAAVAA YHTEENSÄ 608 066,01 735 399,04 20

31.12.2006 31.12.2005 VASTATTAVAA OMA PÄÄOMA VALTION PÄÄOMA Valtion pääoma 1.1.1998 479 648,35 479 648,35 Edellisten tilikausien pääoman muutos 533 738,13 370 448,85 Pääoman siirrot 19 527 420,80 19 659 158,56 Tilikauden kulujäämä 19 687 175,97 1 173 141,65 19 822 447,84 1 013 386,48 VIERAS PÄÄOMA LYHYTAIKAINEN Saadut ennakot 32 249,42 31 217,94 Ostovelat 183 482,89 136 549,21 Tilivirastojen väliset tilitykset 163 782,12 167 831,36 Edelleen tilitettävät erät 155 403,79 141 849,56 Siirtovelat 1 246 289,44 1 781 207,66 1 271 337,45 1 748 785,52 VASTATTAVAA YHTEENSÄ 608 066,01 735 399,04 21

5. LIITETIEDOT 5.1 Toimintakertomuksen liitetiedot LIITE 1 Tulostaulukko Tulosindikaattorit Toteutuma 2004 Toteutuma 2005 Toteutuma 2006/ muutos% Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: Yhteiskunnan ja yksilön kannalta merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Tavoitteena on viranomaisten asiakirjojen osalta 15 %:n säilytysosuus. Arkistoaineksen kokonaismäärä (hm) 109 167 111 022 112 235 Tulossopimuksen tavoite PAVtavoite Toiminnalliset tulokset: Tulosalue 1: Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Tuotokset: asiakirjojen seulonta (päätösten lkm) annettu koulutus (luentotuntien lkm) asiantuntijatehtävien (neuvonta, työryhmät) lkm tarkastukset lkm 28 1 051 3 095 80 28 973 3 466 135 34 1 062 4 162 96 25 750 2 500 50 Tuottavuus (kpl/htv): seulonta koulutus asiantuntijatehtävät tarkastukset 16,87 430,74 745,78 61,54 20,44 430,53 831,17 98,54 25,56/+25,05 435,25/+1,1 777,94/6,4 47,29/52 Taloudellisuus (kust./suor.) seulonta koulutus asiantuntijatehtävät tarkastukset 4 484 175 106 1 214 3 553 162,9 89,8 1 023,8 2 894,87/18,5 158,3/2,8 99,6/+10,6 1 439,6/+40,6 Laatu ja palvelukyky: kurssipalautteet 4,17 4,16 3,5 HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 11,8/16,1 11/16,6 14,95/19,91 11,5 22

Tulosalue 2: Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Tuotokset: järjestetyt arkistot (hm) virkaarkistot yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt (kpl) arkistojen hankinta ja siirrot (hm) virkaarkistot yksityisarkistot mikrokuvaus (otokset/kpl) digitointi (kuvatiedostot/kpl) konservointi (arkit/kpl) 1 281 377 157 475 1 016 522 126 483 87 492 46 737 1 195 335 152 775 1 467 649 126 209 243 024 30 741 920 420 169 009 726 618 115 700 246 915 40 431 1 300 200 120 000 200 000 40 000 Tuottavuus: järjestetyt virkaarkistot järjestetyt yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt virkaarkistojen hankinta yksityisarkistojen hankinta mikrokuvaus digitointi konservointi 118,90 35,74 14 856,13 775,47 607,58 53 549,49 56 446 5 428,22 107,43 34,22 15 231,80 1 243,54 624,44 70 903,93 135 767,59 4234,30 88,12/18 45,36/+35,6 15 810/+3,8 459,49/63,1 546,63/12,5 60 894,73/14,1 60 966,67/55,1 5 278,2/+24,7 Taloudellisuus: järjestetyt virkaarkistot järjestetyt yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt virkaarkistojen hankinta yksityisarkistojen hankinta mikrokuvaus digitointi konservointi 530 1 675 92 128 1,13 1,03 11,43 530,41 1744,76 4,02 53,34 114,05 0,82 0,42 13,90 620,7/+17 1 249,4/28,4 5,3/+31,8 133,45/+150,2 130,1/+150,2 0,93/+13,4 0,75/+78,6 11,1/20,1 Laatu ja palvelukyky: järjestämättömien arkistojen määrä (hm) mikrokuvaus, digitointi, ja konservointiohjelmien toteutuminen (%osuus 5 vuotisohjelmasta) VAKAN: kattavuus käyttökerrat asiakastyytyväisyys Digitaaliarkiston käyttö 918 114 000 1 737 3,9 2 977 mikrok.19 %,digit. 16 % 114 000 1 900 000 1/5 HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 55/63,5 54,2/59,6 59,18/64,85 63 Tulosalue 3: Tietopalvelu Tuotokset: tutkijakäynnit (kpl) tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt (kpl) selvitykset (kpl) kaukolainat (kpl) 76 841 79 056 17 481 121 199 72 211 77 939 17 301 101 852 66 241 73 324 16 824 97 981 78 000 75 000 17 000 120 000 23

jäljenteet 218 479 177 211 150 134 220 000 Tuottavuus: tutkijapalvelu (käynnit ja toimitetut arkistoyksiköt) selvitykset kaukolainat Taloudellisuus: tutkijapalvelu (käynnit ja toimitetut arkistoyksiköt) selvitykset kaukolainat Laatu ja palvelukyky toimitusaikojen ylitykset selvitykset (321) (322) (324) asiakastyytyväisyys(tutkijapalv.) selvitysten reklamaatiot (kpl) HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 6 495,71 1 275,99 49 468,98 11,43 50,4 1,3 326 43 41 59 5 932 1 342,20 49 683,90 9,86 42,32 1,19 500 164 92 4,2 48 5 810,37/+2,1 1 380,15/+2,8 56 965,7/+14,7 9,9/0,5 42,4/+0,2 1,04/13 256 161 51 60 54,2/62,4 53/63 53,80/63,42 52 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen: henkilöstön lkm henkilötyövuodet määräaikaisten % osuus keskiikä senioriikäiset %osuus tehty työaika % työtyytyväisyysindeksi sairauspoissaolot % sairauspoissaolot tp/htv korkeakoulu tai yliopistotutk. % naisten %osuus henkilöstöstä koulutustasoindeksi tutkijakoulutus % koulutuksen työaikaosuus % kokonaispoistuma %osuus 244 228,3 11,9 46,7 62,3 79,9 3,22 4 12,2 41,2 57,8 6,6 1,2 12,2 242 232,5 14,5 45,9 63,2 77,65 4.6 15,1 39,3 65,3 5,2 6,2 1,43 12,30 240 228,5 18,4 47,29 65,57 76,85 4,8 12,3 46,3 61,5 4,6 6,7 1,5 13,11 222(vak.) 24