KANSALLINEN ELEKTRONINEN KIRJASTO FinELib KATSAUS VUODEN 2008 TOIMINTAAN

KANSALLINEN ELEKTRONINEN KIRJASTO FinELib KATSAUS VUODEN 2008 TOIMINTAAN

KANSALLINEN ELEKTRONINEN KIRJASTO FinELib KATSAUS VUODEN 2008 TOIMINTAAN SISÄLTÖ 1 YLEISKATSAUS... 4 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET... 6 2.1 Aineistoneuvottelut... 6 2.2 Organisaatioiden yhdistymiset... 8 3 ASIAKKAIDEN TARPEIDEN TUNNISTAMINEN... 10 3.1 Asiakas- ja käyttäjäkysely... 10 3.2 Kansallinen tutkimusinfrastruktuuri... 11 3.3 Rakenteellinen kehittäminen -kysely...11 4 KUSTANNUSHYÖDYT YHTEISKUNNASSA... 13 4.1 FinELib-aineistojen käyttö... 13 4.2 Nelli-portaalin tilastot... 16 4.3 Shibboleth-kirjautumiset Nelliin... 17 4.4 Tunnusluvut... 19 4.5 Kilpailutus... 20 5 TOIMIVA PALVELUYKSIKKÖ... 21 5.1 Halti-tietokanta... 21 6 DIGITAALISTEN PALVELUJEN OSAAMINEN... 24 6.1 Kirjastoverkolle suunnattu koulutus... 24 6.2 Nelli... 24 6.3 FinELib-henkilöstö... 25 7 TALOUS... 26 7.1 FinELibin voimavarat ja tulot 2008... 26 7.2 FinELibin menot 2008... 26 7.3. Aineiston hankinnan menot... 27 7.3.1 E-aineistojen kokonaismenot... 27 7.3.2 E-aineistojen hankkimisesta aiheutuneet menot... 29 7.4 Nellin menot... 30 2

TAULUKOT JA KUVIOT Taulukko 1. Lisensioidut aineistot 2008, s. 6 Taulukko 2. Toimintaympäristön muutosten ja tietoympäristön prosessien tunteminen, s. 9 Taulukko 3. Asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen, s. 12 Taulukko 4. Ladatut artikkelit sektoreittain 2001-2008, s. 13 Taulukko 5. Ladatut artikkelit sektoreittain 2001-2008 -indeksi, s. 14 Taulukko 6. Tehdyt haut sektoreittain 2001-2008, s. 15 Taulukko 7. Tehdyt haut sektoreittain 2001-2008 - indeksi, s. 15 Taulukko 8. Artikkelihinnan kehitys sektoreittain 2003-2008, s. 19 Taulukko 9. Kustannushyödyt yhteiskunnassa, s. 20 Taulukko 10. Toimiva palveluyksikkö, s. 21 Taulukko 11. Kohdennettu viestintä, s. 22 Taulukko 12. Kokeilut ja pilotit, s. 23 Taulukko 13. Digitaalisten palvelujen osaaminen kirjastoissa, s. 25 Taulukko 14. FinELibin voimavarat ja menot 1.1. - 31.12.2008, s. 26 Taulukko 15. FinELibin kokonaismenot v. 2007-2008, s. 27 Taulukko 16. E-aineistojen kokonaiskulut sektoreittain 2007-2008, s. 28 Kuvio 1. Metalib-haut vuonna 2008 sektoreittain, s. 16 Kuvio 2. Nelli-tiedonhakujen jakautuminen kirjastosektoreittain 2008, s. 16 Kuvio 3. Shibboleth-kirjautumiset Nelliin, s. 17 Kuvio 4. Shibboleth-kirjautumisten jakautuminen korkeakouluittain, s. 18 Kuvio 5. E-aineistojen kokonaismenojen jakauma asiakassektoreittain v. 2008, s. 28 Kuvio 6. Aineiston hankinnan menot kululuokittain 2008, s. 29 Kuvio 7. Aineiston hankinnan menot sektoreittain 2008, s. 29 Kuvio 8. Nellin menot kululuokittain 2008, s. 30 Kuvio 9. Nellin menot sektoreittain 2008, s. 30 LIITTEET Liite 1 FinELib-ohjausryhmä ja konsortioryhmä sekä asiantuntija- ja työryhmät, s. 32 Liite 2 FinELibin toiminnasta tehdyt tutkimukset, s. 34 Liite 3 Kirjastoverkolle suunnatut koulutukset ja asiantuntijatilaisuudet, s. 35 Liite 4 FinELib-henkilöstön julkaisemat artikkelit, s. 37 Liite 5 FinELib-henkilöstön pitämät esitelmä, s. 38 Liite 6 FinELib-henkilöstön jäsenyydet ja muu näkyvyys, s. 41 Liite 7 Kansalliskirjastoa koskeva liite vuodelle 2009 Helsingin yliopiston tulossopimukseen kaudelle 2007 2009, s. 42 3

1 YLEISKATSAUS Vuosi 2008 oli FinELib-konsortion jäsenille toimintaympäristön muutosten aikaa. Palveluyksikkö laati konsortion jäsenkirjastoille kyselyn aineistojen lisensiointiin vaikuttavista toimintaympäristön muutoksista. Kyselyn tavoitteena oli saada selville kirjastojen toimintaympäristöissä tapahtuvat muutokset ja kirjastojen näkemys muutosten tärkeydestä lisensioinnin kannalta. Kyselyllä kerättiin kirjastojen lisensiointiin liittyviä muutostoiveita. Kirjastot asettivat muutostoiveet myös tärkeysjärjestykseen. Kysely oli osa opetusministeriön asettamaa rakenteellisen kehittämisen hanketta. Organisaatioiden yhdistymiset jatkuivat kuluneena vuonna. Palveluyksikkö neuvotteli räätälöidysti aineistosopimukset uusille Metropolia- ja Noviaammattikorkeakouluille ja aloitti aineistoneuvottelut vuonna 2010 aloittaville kolmelle uudelle yliopistolle (Aalto-yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, uusi Turun yliopisto). Tutkimuslaitosten yhdistymiset tapahtuivat varsin nopealla aikataululla. Stakes ja Kansanterveyslaitos yhdistyivät Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseksi ja Merentutkimuslaitoksen sulautui Suomen ympäristökeskukseen ja Ilmatieteen laitokseen. Myös näille uusille organisaatioille palveluyksikkö neuvotteli uudet sopimukset. Kunnissa tapahtui määrällisesti eniten muutoksia. Kuntien määrä väheni vuodenvaihteessa 2008/2009 415 kunnasta 348 kuntaan. FinELib tunnustettiin vuonna 2008 yhdeksi 24:stä tutkimuksen kansallisesta infrastruktuurista. Opetusministeriön käynnistämässä infrastruktuuriselvityksessä kartoitettiin kansallisia tutkimusinfrastruktuureja, osallistumista kansainvälisiin tutkimusinfrastruktuureihin sekä laadittiin tiekartta uusista tarpeista. Palveluyksikkö toimitti mm. perusaineistotyöskentelyn yhteydessä kerättyä materiaalia täydennettynä hankkeen johtoryhmälle. Muistiorganisaatioiden järjestelmäarkkitehtuurihanke, jossa Kansalliskirjasto myös on mukana, hyväksyttiin Kansallisen tason tutkimusinfrastruktuurien tiekartalle. Infrastruktuurihankkeen loppuraportti julkistetaan 11.2.2009. FinELib-konsortion käytössä olleiden aineistojen määrä pysyi samalla tasolla kuin vuoden 2007 lopulla, vain hakuteosten määrä hieman kasvoi (278 v. 2007, 319 v. 2008). Uusina aineistoina lisensioitiin Rakennustiedon kortistoja, lääketieteen LWW Total Access Collection -lehtipaketti ja venäläinen Integrumaineisto. Aineistojen käyttö kasvoi edelleen vuonna 2008. Kokotekstiartikkelien käyttö lisääntyi 31 % edellisestä vuodesta: artikkelilatausten määrä kasvoi edellisvuodesta 2,6 miljoonaa ollen noin 11 miljoonaa artikkelilatausta vuonna 2008. Nelli-portaalin kautta tehtiin vuoden aikana 11 miljoonaa tiedonhakua. Tiedonhakujen määrä väheni edellisvuodesta 19 %. Tämä johtui tilastoinnin muutoksesta, jolloin vuoden 2008 alusta lähtien ei enää tilastoitu niiden kokotekstiaineistojen tiedonhakuja joista saatiin tilastot artikkelilatauksista. Yliopistojen keskitetyn määrärahan jakomalli uudistettiin vuoden 2008 aikana. Valmisteluun nimetty työryhmä työskenteli tehokkaasti ja innovatiivisesti. Uusi määrärahan jakomalli hyväksyttiin yliopistokirjastojen neuvoston kokouksessa toukokuussa 2008. Vuonna 2008 Nelli-toimintayksikössä panostettiin Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) 4

-hankkeeseen. Hankkeen tavoitteena on tuottaa asiakasliittymä, joka helpottaa ja nopeuttaa elektronisten aineistojen ja kirjastoluetteloiden käyttöä. Hanke on Suomen muistiorganisaatioiden yhteishanke, joten samasta palvelusta saadaan myös museoiden ja arkistojen tietopalvelut. Vuoden aikana tehtiin asiakasliittymän hankesuunnitelma, pyrittiin yhteiseen tahtotilaan, jalkauduttiin museoihin ja arkistoihin, valmisteltiin vaatimusmäärittelyjä sekä esiteltiin vaihtoehtoisia ohjelmia ja palveluita. Vuoden 2008 aikana palveluyksikkö sai valmiiksi FinELibin verkkoviestinnän uuden kokonaisuuden (verkkosivut, ekstranet, Halti-tietokanta ja wiki). Valtakunnalliselle palvelulle toimivien verkkosivujen merkitys on suuri ja heterogeenisen käyttäjäkunnan tarpeisiin vastaaminen edellyttää jatkuvaa kehitystyötä. 5

2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET 2.1 Aineistoneuvottelut Vuonna 2008 palveluyksikkö neuvotteli konsortion jäsenille 80 aineiston sopimukset uusista ja uusittavista aineistoista. Palveluyksikkö neuvotteli myös yhdistyville organisaatioille uudet sopimukset ja aloitti aineistoneuvottelut vuonna 2010 aloittavien uusien yliopistojen aineistosopimuksista. Palveluyksikkö neuvotteli aineistosopimukset myös konsortioon liittyneille uusille jäsenille (Euroopan kemikaalivirasto, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti ja Suojelupoliisi). Lisäksi Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun aineistosopimukset neuvoteltiin kattamaan myös toisen asteen koulutus. Palveluyksikön työajasta vuonna 2008 suurin osa käytettiin aineistoneuvotteluihin. Aineistoneuvotteluihin käytetty aika kasvaa sitä mukaa mitä räätälöidympiä neuvotteluja tehdään. Halti-tietokannasta saatiin ensimmäistä kertaa tilastoja myös aineistotilausten määrästä. Vuonna 2009 konsortiolla on yhteensä 2443 aineistotilausta, yliopistoilla tilauksia on 840, yleisillä kirjastoilla 764, ammattikorkeakouluilla 582 ja tutkimuslaitoksilla 257. Yleisten kirjastojen suuri tilausten määrä selittyy tilaavien kunnankirjastojen suurella määrällä vaikka aineistoja yleisillä kirjastoilla onkin vähemmän kuin muilla sektoreilla. Aineistoja on eniten yliopistoilla (133 kpl.). Tutkimuslaitoksilla/erikoiskirjastoilla on 83 aineistoa, ammattikorkeakouluilla 66 ja yleisillä kirjastoilla 32. Taulukko 1. Lisensioidut aineistot 2008 Mittari Aineistoja 2008 Aineistoja 2007 Lisensioitujen aineistojen määrä 131 viitetietokantaa 319 hakuteosta 8 e-kirjakokoelmaa 2 viitteidenhallintaohjelmaa 128 viitetietokantaa 278 hakuteosta 8 e-kirjakokoelmaa 2 viitteidenhallintaohjelmaa E-lehtien / kokotekstilehtien määrä n. 18 000 e-lehteä / kokotekstilehteä n. 17 000 e-lehteä / kokotekstilehteä E-kirjojen määrä (ostetut kokoelmat) n. 296 000 n. 295 000 Vuonna 2008 neuvoteltujen aineistojen hinnat vuodelle 2009 ovat noin 5 % korkeammat kuin vastaavien aineistojen hinnat edellisenä vuonna. Vaihtelut aineistoittain ovat kuitenkin suuret. Joissakin aineistoissa hinta jopa laski, joissakin toisissa aineistoissa hinnankorotus oli yli 20 %. Hankintalain edellyttämän kilpailutusprosessin mukaisesti hankittiin 12 aineistoa. Kilpailutuksen odotetaan laskevan aineistojen hintoja. FinELibin kilpailuttamien aineistojen osalta ei voi suoraan sanoa, mikä on kilpailutuksen vaikutus hintoihin. Kun verrataan FinELibin kilpailuttamien 12 aineiston hintaa edellisvuoteen, aineistojen hinnat vaihtelivat 10 %:n hinnanalennuksista 16 %:n hinnankorotuksiin. Kaikkien kilpailutettujen aineistojen hinnankorotus 6

edellisestä vuodesta oli noin 3 %, mikä on vähemmän kuin FinELibin kaikkien neuvottelemien aineistojen hinnankorotus. Aineistojen tilaajissa tapahtui jonkin verran muutoksia edelliseen vuoteen. Näyttäisi siltä, että viitetietokantojen tilaajamäärä väheni tai pysyi samana edellisvuoteen verrattuna yhtä aineistoa lukuun ottamatta. Muutokset aineistojen tilaajissa vuodesta toiseen ovat kuitenkin pieniä, yleensä aineistokonsortion tilaajamäärät vaihtelevat vain muutamalla tilaajalla vuosittain. Yliopistojen kannalta merkittävin muutos aineistohankinnassa oli muutos keskitetyn määrärahan jaossa. Uuden jakomallin myötä organisaatiot päättävät miten kohdentavat keskitetyn määrärahan. Uuden jakomallin odotetaan vähentävän rutiinityötä palveluyksikössä. Halti-tietokannan rakennetta oli muutettava vastaamaan uutta jakomallia. Jatkossa kirjastojen on mahdollista seurata määrärahan käyttöä Halti-tietokannan kautta. Ammattikorkeakouluissa suurempien yksiköiden rakentaminen jatkuu. Metropolia ja Novia aloittivat uusina organisaatioina, joille palveluyksikkö neuvotteli uudet aineistohinnat. FinELibin asiakkaina oli vuonna 2008 37 tutkimuslaitosta ja erikoiskirjastoa. Kolme uutta erikoiskirjastoa liittyi konsortioon vuoden 2008 aikana. Vuoden 2009 alussa yhdistyneille Stakesille ja Kansanterveyslaitokselle neuvoteltiin uudet aineistohinnat ja yhdistymisestä aiheutuneet muutokset otettiin huomioon aineistosopimuksissa. Merentutkimuslaitoksen lakkauttaminen ja henkilökunnan siirtyminen osittain Suomen ympäristökeskukseen ja osittain Ilmatieteen laitokseen vuoden 2009 alusta lähtien otettiin myös huomioon aineistojen hinta- ja sopimusneuvotteluissa. Yleisten kirjastojen aineistohankinnassa näkyivät vuonna 2008 kuntaliitokset. FinELib-palveluyksikkö valmistautui 1.1.2009 tapahtuneisiin kuntaliitoksiin neuvottelemalla uusien kuntaliitoskuntien kirjastojen hinnat niiden aineistojen osalta, joissa sopimuskausi jatkui vuonna 2009. 32:n uuden kunnan kirjastot vahvistivat syksyn ilmoittautumisissa tilaustensa jatkumisen ja palveluyksikkö päivitti tilaustiedot kuntaliitoksiin osallisten 99 kunnan osalta Halti-tietokantaan. Halti-tietokantaan tehtiin myös kuntarakenteen muutoksesta johtuvia rakenteellisia muutoksia. Yleisten kirjastojen toivomaa aineistojen etäkäyttöä palveluyksikkö edisti sopimalla Helecon MIX-aineiston etäkäytön pilotoinnista Kauppakorkeakoulun ja Turun kaupunginkirjaston kanssa. Pilotoinnista odotetaan tuloksia vuonna 2009. Lisäksi Tilastollisen vuosikirjan käyttöoikeudet laajennettiin kattamaan etäkäyttö myös yleisissä kirjastoissa. Uutena aineistona neuvoteltiin yleisille kirjastoille sopimus Rakennustiedon RT-, KH-, LVI-, Ratu- ja SIT Net -aineistoista. Tiedotusta yleisille kirjastoille kehitettiin ottamalla käyttöön sektorikohtainen osio verkkosivuilla. Verkossa julkaistiin erityisesti kuntaliitoskunnille suunnattuja ohjeita. 7

2.2 Organisaatioiden yhdistymiset Vuoden 2008 aikana FinELib-palveluyksikkö jatkoi valmistautumista organisaatioiden yhdistymisiin ja yleisten kirjastojen osalta kuntaliitoksiin. Uusien ammattikorkeakoulujen, Metropolian ja Novian, palvelu- ja aineistosopimukset uusittiin sopimuskauden loppuajaksi. Kansanterveyslaitoksen ja Stakesin yhdistyminen Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseksi sekä Merentutkimuslaitoksen lakkauttaminen ja sen tutkijoiden siirtäminen Ilmatieteen laitokseen ja Suomen ympäristökeskukseen otettiin huomioon aineistoneuvotteluissa. Yleisten kirjastojen osalta vuodenvaihteen kuntaliitoksissa oli osallisena 99 kuntaa: uusia kuntia syntyi 32 ja kuntia lakkautettiin 67. Organisaatioiden yhdistymiset edellyttivät myös Halti-tietokannan kehittämistä, koska muutokset oli huomioitava paitsi aineistotilauksissa ja sopimuksissa, myös Haltissa ja sen rakenteessa. Yhdistyville organisaatioille järjestettiin aineistoilmoittautumiset niihin aineistoihin, joiden sopimuskausi jatkui vuonna 2009. Tätä ennen käytiin uusien organisaatioiden hintaneuvottelut kustantajien kanssa sopimuskauden loppuosan hinnasta. Useampivuotisissa sopimuksissa huomioon oli otettava myös tiedossa olevat vuonna 2010 tapahtuvat organisaatioiden yhdistymiset (Aalto-korkeakoulu, Itä-Suomen yliopisto, uusi Turun yliopisto). Koska tulevat organisaatiot eivät voi sitoutua sopimuksiin ennen kuin uusi organisaatio on perustettu, kaikkiin uusittaviin sopimuksiin pyrittiin saamaan mukaan yhdistymisiä koskeva lauseke, jonka perusteella uusi organisaatio voi irtautua sopimuksesta kesken sopimuskauden yhdistymisen yhteydessä ilman, että se vaikuttaa muiden tilaajien hintoihin. 8

Taulukko 2. Toimintaympäristön muutosten ja tietoympäristön prosessien tunteminen Arviointikriteeri/ Mittari Tiedepolitiikkaan ja yhteiskuntapolitiikkaan vaikuttaminen toimialan kannalta Tietoympäristön prosessien tuntemus Muuttuvaa toimintaympäristöä palvelevat joustavat lisensiointi- ja palveluratkaisut Tavoitetaso 2010-2015 FinELib konsortion ohjausryhmän pj edustaa konsortion kantaa kansallisesti strategisissa työryhmissä Aineistoja tarjotaan räätälöidysti tutkimus-, oppimis- ja opetusprosesseihin Lisenssisopimukset ja teknologiset ratkaisut mahdollistavat aineistojen joustavan käytön konsortiossa Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet / Toteuma Vastuu Säännöllinen käsittely ohjausryhmässä ja konsortioryhmässä Nelli integroitu oppimisympäristöihin (Moodle, Blackboard) Ohjeistus yhdistyville organisaatioille valmis. Aineistohankinnan periaatteet organisaatioiden yhdistyessä selvillä. Laaditaan katsauksia (1-2), keskustelu ohjausryhmässä / raportti toiminnasta& toimintasuunnitelma, ohjausr. pj. RAKE-ohjausryhmässä INFRA / FinELib kansall. infraa Blogi / muutamia kirjoituksia Tutkimusyhteistyön tulosten hyödyntäminen E-aineistojen opettaminen tutkijoille ja tutkijaryhmille / Nellistä aineistot Moodleen Tehty Prosessien kehittäminen / laskutusprosessia kehitetty niin että työmäärä mm. valuuttakurssien syöttämisessä on vähentynyt Uusia Nelli-portaaleja yhdistyville organisaatioille. / tehty Selvitetään yhteisen portaalin mahdollisuutta yhteistyöyliopistoille: tunnistautuminen ja etäkäyttö / toimii jos Shibboleth Kirjastojen rakenteellisen kehittämisen selvitystyö, periaatteet (ml. Teknologian soveltamis-mahdollisuuksien selvittäminen, Neuvottelut kustantajien kanssa) / Alustavia keskusteluja kustantajien kanssa käyty OR, PY PY, KSTOT KSTOT PY KSTOT Kustannustoimialan tuntemus Aineistojen sopimusehdot ja hinnoittelumallit vastaavat muuttuneen ympäristön tarpeita Laaditaan katsauksia (2-3) Yhdistyvillä organisaatioilla käytössään tarvitsemansa aineistot. Asiakaskysely (KVP) / tehty Kehitetään käytäntöjä kustannustoimialan muutosten systemaattiseen seurantaan ja analysointiin / ei tehty Aineistoneuvottelut / tehty web 2.0 (blogi) vuorovaikutteisuus / muutamia kirjoituksia PY 9

3 ASIAKKAIDEN TARPEIDEN TUNNISTAMINEN 3.1 Asiakas- ja käyttäjäkysely Kansalliskirjasto toteutti asiakaskirjastoille suunnatun kyselyn Kansallisista kirjastoverkko-palveluista 14.4. 16.5.2008. Kyselyllä selvitettiin, kuinka hyvin kansalliset kirjastoverkkopalvelut tunnetaan, miten tärkeinä palveluja pidetään, kuinka hyvin Kansalliskirjasto on onnistunut palvelutarjonnassa ja millä tavoin asiakkaat haluavat mieluiten saada tietoa palveluista. Vastauksia saatiin 664 kappaletta, näistä 189 yliopistokirjastoista, 120 ammattikorkeakoulukirjastoista, 293 yleisistä kirjastoista sekä 47 julkisrahoitteisista erikoiskirjastoista. Muista organisaatioista saatiin lisäksi 15 vastausta. Vastaajien työtehtävistä keskeisimpiä olivat asiakaspalvelu (366), aineistojen hankinta (258) ja luettelointi / sisällönkuvailu (265), johtaminen / esimiestyö (218) ja asiakaskoulutus ja -opastus (200). FinELibin palvelut oli kyselyssä jaettu viiteen kokonaisuuteen: Nelli-portaali, elektronisten aineistojen hankintaneuvottelut, aineistoilmoittautumisten organisointi, aineistojen käyttöehdoista tiedottaminen sekä Halti-tietokanta. FinELibin palveluista Nelli-portaali tunnettiin selvästi parhaiten (85 %). Aineistohankinnan palvelujen, kuten aineistojen käyttöehdoista tiedottaminen ja Halti-tietokannan tunnettuus oli selvästi heikompi (30 40 %). Kaikilla sektoreilla hankinnan parissa työskentelevistä vastaajista vain puolet tai alle puolet tunsi Haltin. Parhaiten Haltin tunsivat ammattikorkeakoulujen johtajat (83 % vastaajista).yleisten kirjastojen vastaajista vain pieni osa tunsi aineistohankinnan palvelut. Kaikkia FinELib-palveluja pidettiin kirjastoissa varsin tärkeinä. Hankintaneuvottelut, käyttöehdoista tiedottaminen ja aineistoilmoittautumisten organisointi arvioitiin tärkeimmiksi (3.6 3.7 asteikolla 1-4), Nelli ja Halti hieman vähemmän tärkeiksi (3.3, 3.4). Nelli-portaali ja Halti arvioitiin vähiten onnistuneiksi FinELibin palveluiksi. Asteikolla 1-4 Nellin arvosanaksi tuli 2.4 ja Haltin 2.5. Aineistohankinnan muissa palveluissa on onnistuttu paremmin (2.8 2.9). Eniten eroja onnistumisen ja tärkeyden välillä oli aineistojen käyttöehdoista tiedottamisessa. Vain yleisissä kirjastoissa hankintaneuvotteluihin oltiin tyytymättömämpiä kuin käyttöehdoista tiedottamiseen. Myös Haltin osalta onnistumisen ja tärkeyden välillä on huomattava ero erityisesti yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa. Kyselyn vastausten perusteella kehittämiskohteiksi nousivat erityisesti Halti-tietokanta, Nelli-portaali sekä aineistojen käyttöehdoista tiedottaminen. Asiakaskirjastoilta saadun avoimen palautteen perusteella kirjastot toivovat mm. lisää tiedotusta verkkoaineistoista sekä Halti-tietojen ajantasaisuuden varmistamista ja KITTyhteensopivuutta. Kyselyn perusteella listatut kehittämistoimenpiteet on otettu huomioon vuoden 2009 toimintasuunnitelmassa. Kirjastoverkkopalvelut toteutti lisäksi maalis-huhtikuussa 2008 kirjastojen asiakkaille suunnatun kansallisen asiakaskyselyn. Kyselyn rakenne ja sisältö suunniteltiin yhteistyössä kirjastoverkon edustajien kanssa niin, että se palvelee mahdollisimman hyvin kirjastojen omia tarpeita. Kyselyllä kerättiin tietoa kirjastopalvelujen käytöstä, asiakastyytyväisyydestä sekä palvelujen vaikutuksista. Vastauksia saatiin kaikkiaan 21 758, joista 10

ammattikorkeakoulukirjastoista 11 618, erikoiskirjastoista 1248, yleisistä kirjastoista 4822 ja yliopistokirjastoista 4070. Kyselyyn osallistuneet kirjastot saivat raportit oman kirjastonsa asiakkaiden vastauksista. Kyselyssä elektronisiksi palveluiksi määriteltiin kirjaston kokoelmatietokanta, kirjaston verkkosivut, tietokannat, Nelli-portaali, elektroniset lehdet ja kirjat, linkkilistat sekä muut elektroniset palvelut. Tuloksista ei näin ollen voi erottaa FinELib-aineistoja erilleen muusta e-aineistojen käytöstä, mutta vastauksista saa yleiskuvan elektronisten palvelujen käytöstä ja merkityksestä eri sektoreilla. Elektronisia palveluita käytetään eniten yliopistosektorilla ja niiden merkitys on yliopistokirjastojen asiakkaille muiden kirjastojen asiakkaita korkeampi. Kaikkein tyytyväisimpiä elektronisiin palveluihin ovat kuitenkin yleisten kirjastojen asiakkaat. Tosin yleisten kirjastojen palvelutarjonnasta johtuen elektronisten palvelujen käyttö keskittyy hyvin voimakkaasti kirjaston omaan kokoelmatietokantaan. Kaikilla sektoreilla yleisin syy elektronisten palvelujen käyttämättä jättämiseen oli se, etteivät vastaajat kokeneet tarvetta niiden käyttöön. Elektronisia palveluja koskevassa avoimessa palautteessa eniten kritiikkiä annettiin niiden käytettävyydestä. 3.2 Kansallinen tutkimusinfrastruktuuri Tammikuussa 2008 alkoi opetusministeriön rahoittamana kansallinen selvitys Suomen tutkimusinfrastruktuureista. Kansalliskirjasto toimitti tutkimuksen infrastruktuurien kartoitusosioon esityksen tutkimuksen kilpailukykyä edistävistä elektronisista aineistoista. Esityksessä kuvattiin mm. FinELibkonsortion e-aineistohankinnan volyymia ja kuvattiin toiminnan vaikuttavuutta käyttäjäkyselyn tulosten valossa. Esitys eteni kansainvälisten paneelien arviointivaiheeseen. Infrastruktuurikartoitus- ja tiekarttahankkeen johtoryhmä luovutti 16.12.2008 loppuraporttinsa opetusministeriölle. Raportissa todetaan, että hankkeen johtoryhmä on tunnistanut 24 hanketta merkittäviksi kansallisen tason infrastruktuureiksi Suomessa. FinELib on yksi näistä merkittävistä kansallisista infrastruktuureista. 3.3 Rakenteellinen kehittäminen -kysely Verkkokysely FinELibin jäsenorganisaatioille toimintaympäristön muutoksista toteutettiin 2.6. 31.8.2008. Kyselyllä pyrittiin selvittämään, mitä toimintaympäristön muutoksia kirjastot pitävät e-aineistohankinnan kannalta tärkeimpinä ja miten lisensiointia tulisi muuttaa, jotta se palvelisi paremmin kirjastojen kehysorganisaatioiden käyttäjiä. Kyselyllä selvitettiin myös kirjastojen näkemyksiä e-aineistohankinnan valtakunnallisesta työnjaosta. Kyselyyn tuli määräaikaan mennessä 78 vastausta; 18 ammattikorkeakoulusta, 14 tutkimuslaitoksesta, 27 yleisestä kirjastosta sekä 16 yliopistosta. Yliopistoille tärkeimpiä muutostarpeita olivat tärkeysjärjestyksessä osa-organisaatiolisensointi tiedekunnille, yli organisaatiorajojen toimivat tutkimusryhmät ja yhteiset kirjastot/kirjastolaitokset. Ammattikorkeakouluille tärkeimpiä olivat koulutusalakohtaiset lisenssit, aikuis- ja täydennyskoulutus, yhteiset kirjastolaitokset sekä yli organisaatiorajojen tapahtuva opetus. Tutkimuslaitokset pitivät tärkeimpänä osa-organisaatiolisensiointia tutkimusryhmille ja yli organisaatiorajojen toimiville tutkimusryhmille sekä yhteisiä kirjastolaitoksia. Yleiset kirjastot mainitsivat useimmiten lisensioinnin toiselle asteelle, yhteiset kirjastolaitokset sekä aikuis- ja täydennyskoulutuksen. 11

Taulukko 3. Asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen Arviointikriteeri/ Mittari Kirjastojen asiakkaiden 80 % käyttäjistä hyvin tai tiedon- ja palvelutarpeet erittäin tyytyväisiä oman käyttäjäkysely alansa e- aineistotarjontaan Tavoitetaso 2010-2015 Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet/toteuma Vastuu KVP 2008-kysely: 50-60% kyselyyn vastanneista tyytyväisiä: Kirjastoverkkopalvelut (KVP) toteuttaa käyttäjäkyselyn / tehty KK KSTOT 70% käyttäjistä tyytyväisiä tiedonhakupalveluihin Tutkimusyhteistyöllä saadaan kansainvälistä vertailutietoa Kirjaston elektroniset aineistot vastaavat tarpeitani. Löydän tarvitsemani elektroniset aineistot helposti Tutkimusaiheita opiskelijoille, asiantuntemuksen jakaminen, tutkimusaineistot / tehty PY YO:t Kirjastojen palvelutarpeet 85% kirjastoista hyvin/erittäin tyytyväisiä hankinta- ja Nellipalveluihin. Tutkimusyhteistyö - 1 kv. hanke - 1-2 opinnäytettä/v 85% kirjastoista tyytyväisiä hankintaja Nelli-palveluihin (Elektronisen aineiston hankintaneuvottelut Aineistoilmoittautumisten organisointi Aineistojen käyttöehdoista tiedottaminen Halti-tietokanta Nelli-portaalin kehittäminen) KVP- asiakaskysely / tehty Yliopistosektorin keskitetyn tuen uudelleenkohd. / tehty Perusaineistot tulosneuvottelussa / kyllä FinELib-aineistojen avaaminen avoimen korkeakoulun opiskelijoille / avattu PY KSTOT 12

4 KUSTANNUSHYÖDYT YHTEISKUNNASSA 4.1 FinELib-aineistojen käyttö Aineistojen käyttötilastojen saatavuus ja tilastojen hyödyntäminen e-aineistojen hankinnassa on kirjastoille tärkeää. Kansainvälinen pitkäjänteinen työ tilastojen keruussa ja luotettavuuden parantamisessa on johtanut siihen, että FinELib-aineistoissa on yhä vähemmän aineistoja joista käyttötilastoja ei saada. Project COUNTERilla on ollut merkittävän asema standardoinnin kehittämisessä. Valitettavasti FinELibaineistoissakin on vielä aineistoja, joiden käyttöä ei pystytä seuraamaan tilastojen avulla. FinELib-konsortion tulee vaikuttaa siihen, että kustantajat ymmärtävät käyttötilastoinnin merkityksen. Kirjastoverkkopalveluttulosalueella toimi työryhmä, joka sai valmiiksi esityksen KITTin ohjausryhmälle KITTin ja Haltin tilastoluokituksen yhdenmukaistamiseksi. Palveluyksikkö on vuoden 2008 aikana päivittänyt tilastot Haltiin sitä mukaa kun ne kustantajilta on saatu. FinELib-konsortiossa aineistojen käyttö kasvaa edelleen. Artikkelilatausten määrä kasvoi kaikilla kirjastosektoreilla edelliseen vuoteen verrattuna yhteensä 31 % eli 2,6 miljoonan latauksen verran. Yliopistoissa kasvu on 31 % (2,26 milj.), ammattikorkeakouluissa 46 % (237 000), tutkimuslaitoksissa 21 % (78 000) ja yleisissä kirjastoissa 55 % (25 000). Yliopistosektorin osuus kaikista artikkelilatauksista on 87 %. Muista sektoreista ammattikorkeakoulujen osuus on 9 % ja tutkimuslaitosten 3 % kaikista artikkelilatauksista. Taulukko 4. Ladatut artikkelit sektoreittain 2001 2008 Ladatut artikkelit sektoreittain 2001-2008 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Yliopistot 940 829 1 560 359 2 542 522 3 342 898 4 608 491 5 597 136 7 327 054 9 585 419 AMK:t 149 693 162 116 192 263 204 301 263 677 406 352 508867 745 103 Tutk.laitokset 36 214 140 462 202 940 296 416 322 504 357 105 372867 450 417 Yleiset kirjastot 42 062 28 567 16 540 13 750 14 023 22 994 45270 69 995 Yhteensä 1 168 798 1 891 504 2 954 265 3 857 365 5 208 695 6 383 587 8 254 058 10 850 934 13

Taulukko 5. Ladatut artikkelit sektoreittain 2001 2008 indeksi Ladatut artikkelit sektoreittain 2001-2008 indeksi(2001=100) 1400 1200 Indeksi 1000 800 600 400 Yliopistot AMK:t Tutk.laitokset Yleiset kirjastot Yhteensä 200 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Vuosi Artikkelilatausten 2,6 miljoonan vuosikasvusta puolet (1,3 miljoonaa) johtui EBSCO-lehtipaketin käytön kasvusta yliopistoissa. EBSCO-lehtien suosio on jatkuvasti kasvanut. Vuonna 2008 EBSCO-lehtiä käytettiin yliopistoissa peräti 60 % edellistä vuotta enemmän. EBSCO-lehtiä käytetään paljon Nelli-portaalin kautta, ne ovat Nelli-portaalin haetuimpia aineistoja. Sanomalehtiaineistoista Kauppalehti Onlinen artikkelilataukset kasvoivat 400 000 latausta (49 %), vaikka tilaavien yliopistojen määrä pysyi samana. Kauppalehti Online on hankittu konsortiohankintana vasta vuonna 2007, joten sen käyttömäärät voivat vielä kasvaa tulevina vuosina. Lehtipakettiaineistoista Elsevierin ScienceDirectin artikkelilataukset kasvoivat 300 000 latauksella (20 %) ja Springer LINK-aineiston käyttö 100 000 latausta (48 %). Springer LINK-lehtipaketin koko kasvoi tuntuvasti vuoden 2008 aikana. Tämä selittää ainakin osittain Springer LINKin käytön kasvua. Yliopistosektorin osuus kaikkien artikkelilatausten kasvusta on 2,26 miljoonaa artikkelilatausta mikä vastaa 87 % osuutta koko vuosikasvusta. Ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja yleisten kirjastojen sektoreiden osuus artikkelilatausten kasvusta on 13 % (340 000 latausta). Ammattikorkeakoulusektorilla käytön kasvu keskittyi EBSCO- ja Kauppalehti Online-aineistoihin ja tutkimuslaitoksissa Kauppalehti Online-aineistoon. Yleisille kirjastoille tärkeä sanomalehtiaineisto, PressDisplay, lisensioitiin ensi kerran vuonna 2008. Yleisten kirjastojen sektorilla 55 % kasvu artikkelilatauksissa on juuri PressDisplayn ansiota. Hakujen määrän laskeva trendi johtuu siitä, että vuoden 2008 alusta lähtien FinELib-aineistoista ei enää tilastoida hakuja niistä kokotekstiaineistoista, joista saadaan käyttöluvut artikkelilatauksista. Hakujen kasvusta aiempina vuosina on merkittävä osuus tullut MOT-sanastojen käytöstä. Vielä vuonna 2006 kasvua edelliseen vuoteen oli 45 %, mutta vuonna 2007 kasvu oli jo puolittunut. Vuonna 2008 MOT-sanastojen käyttö kääntyi ensimmäistä kertaa laskuun. Viime vuonna MOT-sanastoista tehtiin 33 miljoonaa hakua kun vuotta aiemmin luku oli ollut 37,2 miljoonaa hakua. Hakukäytön kasvu on ollut pientä viitetietokanta- 14

aineistoissa. Poikkeuksena on ISI:n Web of Science-viitetietokanta, jossa päästiin 17 % (220 000 hakua) kasvuun vuoden 2008 aikana. Yliopistosektorin osuus tehdyistä hauista on 94 %. Taulukko 6. Tehdyt haut sektoreittain 2001-2008 Tehdyt haut sektoreittain 2001-2008 60 000 000 50 000 000 40 000 000 30 000 000 20 000 000 10 000 000 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Yliopistot 2 958 690 11 823 818 12 579 325 18 507 687 28 144 650 41 667 741 49 458 386 40 756 707 AMK:t 321 936 341 173 263 684 709 992 632 763 1 730 886 1 992 135 1 026 423 Tutk.laitokset 137 566 409 589 435 369 626 860 852 794 1 060 294 1 171 162 1 012 301 Yleiset kirjastot 97 369 95 862 86 404 130 792 186 228 254 236 272 784 281 428 Yhteensä 3 515 561 12 670 442 13 364 782 19 975 331 29 816 435 44 713 157 52 894 467 43 076 859 Taulukko 7. Tehdyt haut sektoreittain 2001 2008 - indeksi Tehdyt haut sektoreittain 2001-2008 indeksi (2001=100) 1800 1600 1400 Indeksi 1200 1000 800 600 Yliopistot AMK:t Tutk.laitokset Yleiset kirjastot Yhteensä 400 200 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Vuosi 15

4.2 Nelli-portaalin tilastot Nelli-portaalilla tehtiin vuoden aikana 11 milj. tiedonhakua. Tiedonhakujen määrät kasvoivat edellisvuodesta 29 %. Yliopistojen tiedonhaut kasvoivat 37 %, ammattikorkeakoulujen haut 12 % ja maakuntakirjastojen haut 14 %. Kuvio 1. Metalib-haut vuonna 2008 sektoreittain Kuvio 2. Nelli-tiedonhakujen jakautuminen kirjastosektoreittain 2008 16

4.3 Shibboleth-kirjautumiset Nelliin Kuvio 3. Shibboleth-kirjautumiset Nelliin Huom. Tammikuun kirjautumisluku on pieni, koska tilastointijärjestelmä otettiin käyttöön tammikuun puolivälissä. 17

Kuvio 4. Shibboleth-kirjautumisten jakautuminen korkeakouluittain HUOM! Oulun yliopiston ja TKK:n palvelinosoitteet muuttuneet, luvut laskettava yhteen. 18

4.4 Tunnusluvut Aineiston käyttöä ja sen hintaa suhteuttavaa artikkelilatauksen hinta on laskettu tunnuslukuna jo kuuden vuoden ajan. Nyt luku saadaan Halti-tietokannasta. E-kirja-aineistoista Ebraryssä ja e-lehdistä EBSCO-, Elsevier- ja SpringerLINK-aineistoissa on yksittäisen artikkelilatauksen hinta merkittävästi pudonnut erityisesti yliopistosektorilla. EBSCO-aineistojen hinta putosi yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektoreilla voimakkaasti nousseiden käyttölukujen ansiosta. Yliopistosektorilla EBSCO-aineistojen käyttö kasvoi 65 % ja ammattikorkeakoulusektorilla 54 %. Myös Ebraryn ja Elsevierin aineistojen artikkelilataushinnat putosivat kummallakin sektorilla tasaisesti kasvaneiden käyttölukujen seurauksena. SpringerLINK-lehtipaketissa yliopistojen käyttöluvut kohosivat 40 %, minkä vuoksi artikkelilataushinta putosi. Emerald-lehtipaketin artikkelilataushintaan muutoksia tuli ainoastaan tutkimuslaitossektorilla, jossa hinta nousi 20 % vähäisen käytön vuoksi. IEEE-aineiston hinta nousi monella tilaajalla tuntuvasti tarkasteluvuonna. Samasta syystä myös artikkelilatauksen hinta nousi kaikilla tilaajasektoreilla, tutkimuslaitostilaajilla hinta lähes kaksinkertaistui. Taulukko 8. Artikkelilataushinnan kehitys sektoreittain 2003 2008 Yliopistot Ammattikorkeakoulut Tutkimuslaitokset Aineisto 2004 2005 2006 2007 2008 2004 2005 2006 2007 2008 2004 2005 2006 2007 2008 ACS 1,04 0,98 0,98 1,27 11,51 12,52 12,13 16,12 0,86 0,90 1,24 1,58 Ebrary 1,07 0,92 0,97 0,58 3,87 2,78 2,72 1,79 EBSCO Host Elsevier * Emerald IEEE Springer LINK Wiley Interscience Valuuttayksikkönä on Euro 0,34 0,27 0,22 0,25 0,09 1,2 1,02 0,55 0,45 0,25 1,48 2,85 4,72 6,47 4,64 3,02 2,75 2,81 2,72 2,27 5,25 3,79 4,42 3,82 3,42 3,31 3,30 3,50 3,54 3,70 2,45 1,80 1,00 0,58 0,61 1,74 1,52 1,36 1,00 1,01 5,55 7,84 3,57 1,90 2,30 1,49 0,65 1,04 35,25 9,39 14,07 1,82 0,86 1,66 7,08 7,21 5,80 4,50 3,32 40,96 31,45 25,0 22,29 28,05 8,97 8,3 5,76 5,31 4,45 * sisältää Freedom Collection-, Cell Press- ja IESBS-aineistot 6,96 7,09 6,45 21,55 6,26 6,65 19

4.5 Kilpailutus Vuonna 2008 hankittiin 12 FinELib-aineistoa hankintalain mukaisen kilpailutusprosessin kautta. Kilpailuttamisen toteuttaminen oli merkittävässä osassa palveluyksikön resurssien käytössä ja se vei kaikkiaan vajaan kymmenesosan palveluyksikön työajasta. Joidenkin aineistojen osalta kilpailuttamisella on saavutettu suoraa hintaetua, kun taas joihinkin aineistoihin on kohdistunut hinnankorotuksia. Kilpailuttamisen kustannushyötyä ei voida arvioida vain vertaamalla saavutettua hintatasoa edellisen vuoden absoluuttiseen hintaan. On myös huomioitava, että tarjouskilpailun hävinneiden palveluntarjoajien hinnat olisivat toteutuessaan merkinneet vielä suurempia hinnankorotuksia. Merkittävin kilpailutuksen tuottama hyöty on saavutetut sopimusehdot. Tarjouspyynnöissä esitettyjen ehdottomasti vaadittavien sopimusehtojen ja valintakriteerien avulla aineistojen sopimuksiin on saatu useita ehtoja, joita neuvotteluissa on muutoin vaikea saavuttaa. Joissakin kilpailutetuissa aineistoissa palveluntarjoajan vaihtuminen on aiheuttanut myös aineiston käyttöliittymän vaihtumisen. Käyttöliittymiä ei ole tälle vuodelle huomioitu tarjousten vertailussa. Tulevaisuudessa selvitetään mahdollisuutta ottaa käyttöliittymien vertailu osaksi arviointia sekä pyritään ennakoimaan ja minimoimaan liittymän vaihtumisesta käyttäjille aiheutuvat muutokset. Taulukko 9. Kustannushyödyt yhteiskunnassa Arviointikriteeri/ Mittari Tavoitetaso 2010-2015 Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet / Toteuma Vastuu Käyttökerran hinta Laskeva trendi (ladatut artikkelit) FinELibin kautta hankitun Osuus kasvaa muilla kuin aineiston osuus e- yo-sektorilla aineistohankinnasta (KITT) Laskeva trendi (artikkelihinta < 4 ) 60% amk, 75% yo 30 % erikoiskirjastot 70% yleiset kirjastot Asiakaskoulutus Tiedotus Perusaineistojen markkinointi rahoittajille / kyllä PY KSTOT PY Kustannusvaikutus kirjastoissa ja tutkijan työssä Tutkimuksella osoitettu toiminnan kustannusvaikuttavuus kirjastoissa ja tutkimusprosesseissa Kirjastojen työajan käytön muutos Tutkijan työajan vapautuminen Yhteistyö informaatiotutkimuksen laitosten ja muiden laitosten sekä yokirjastojen neuvoston kanssa Kilpailutus: säästöt (prosessi, hinta, ehdot) huippuosaaminen / arviointi 2009 YO:t PY KSTOT 20

5 TOIMIVA PALVELUYKSIKKÖ 5.1 Halti-tietokanta Palveluyksikkö käytti Halti-tietokannan suunnitteluun vuonna 2008 paljon työaikaa, vaikka ohjelmointityö ostettiin ostopalveluna. Tavoitteena on Haltin avulla vähentää jatkuvasti rutiiniluontoista manuaalista työtä. IP-osoitteiden hallinnoinnin automatisointia, Haltin raportteja, määrärahan seurantaa Haltin kautta sekä asiakasryhmäkohtaista viestintää Haltin avulla suunniteltiin vuonna 2008. Näistä valmistuivat alkuvuonna 2009 IP-osoitteiden hallinnoinnin automatisointi ja määrärahan seuranta, loput toiminnoista valmistuvat kevään 2009 aikana. Tämän lisäksi Haltiin tehtiin pienempiä muutoksia. Haltin rakennetta mm. muutettiin niin, että se pystyy käsittelemään lakkautettuja organisaatioita ja aineistoja. Yksittäinen työaikaa säästävä parannus tehtiin valuuttakurssin syöttöön. Ilmoittautumistoimintoa kehitettiin edellisen vuoden kokemusten perusteella alkusyksystä 2008 ja Haltin toiminnallisuutta parannettiin lisäämällä linkityksiä aineistosopimuksiin ja lehtilistoihin. Taulukko 10. Toimiva palveluyksikkö Arviointikriteeri/ Tavoitetaso 2010- Mittari 2015 Asiakastyytyväisyys Laadunvarmistus osa palveluprosesseja ja varmistaa asiakastyytyväisyyttä Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet / Toteuma Vastuu Laadunvarmistuksen kehittäminen hankinnassa ja Nellissä osana HY:n sekä yo- ja amk-kirjastojen laatuhankkeita. Halti-tietokanta helpottaa kirjastojen aineistohankintaa, aineistojen käyttöön asettamista Nelliin, taloudellista suunnittelua ja raportointia Yhteisen tiedon jakaminen Nelli-wikin kautta Hankinnan laatukäsikirja / ohjeistusta päivitetty Teknisten työvälineiden kehittäminen (Halti) / tehty www-sivut, as.palautejärjestelmä / verkkosivu-uudistus valmis KVP-asiakaskysely / Vastaukset analysoitu ja toimenpideohjelma laadittu Nelli-wiki / toiminnassa Verkkokokousjärjestelmän pilotointi (ConnectPro) / tuotannossa PY Ydinosaamiseen keskittyminen FinELib-konsortio kansainvälinen edelläkävijä toimialallaan Videoneuvottelukokousten kehittäminen Kuvataan PY:n Määritellään ydintehtävät / ei ydinosaaminen tehty osaamiskartan avulla PY KR 21

Tutkijoille, opettajille, opiskelijoille suunnatun viestinnän onnistuminen vaikuttaa siihen, että keskitettyä rahoitusta saadaan kaikille sektoreille Aineistojen käyttö on kasvanut kaikilla sektoreilla Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet / Toteuma Vastuu Rahoittajilla, jäsenorganisaatioiden johdolla ja muilla keskeisillä sidosryhmillä on tieto toimintaympäristön muutosten vaikutuksista aineistohankintaan. Kehitetään yhteisiä viestintämalleja potentiaalisten käyttäjien saavuttamiseksi Tiedotetaan päättäjille PY toimintaympäristön muutoksien OR vaikutuksista KSTOT aineistohankintaan/ mm. Turun selvitys: työryhmä, TaY+JY: kirjastojen ja allianssin johdon keskustelut Jaetaan tietoa parhaista käytänteistä Asiantuntijaseminaari (2008) / järjestetty KR, KSTOT Kirjastoille suunnatun viestinnän onnistuminen Kaikkien kirjastosektorien henkilökunta tuntee palvelut hyvin ja ohjaa asiakkaita aineistojen käyttöön Tutkijat, opettajat ja opiskelijat ovat tyytyväisiä saamaansa informaatioon. Tieto FinELibistä ja sen kautta lisensioiduista aineistoista löytyy helposti verkosta (mm. toimintaympäristö) www-sivu-uudistus, esitteet ja uusia viestintäkanavia käyttöön (esim. kirjastojen neuvottelupäivät, seutukimpat) / sivu-uudistus valmis, hankinnan wiki, maakuntakirjastopäivät Halti-tietokannan kehittäminen / isoja muutoksia suunniteltu ja aloitettu valmiina 2009, pieniä toteutettu 2008 PY Taulukko 11. Kohdennettu viestintä Arviointikriteeri/ Tavoitetaso 2010- Mittari 2015 Päättäjille ja sidosryhmille Toimiva viestintä suunnattu viestintä ja sen onnistuminen Maakuntakirjastot 22

Taulukko 12. Kokeilut ja pilotit Arviointikriteeri/ Tavoitetaso 2010-2015 Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet / Toteuma Vastuu Mittari Kokeilujen määrä Yhteistyö ITkehittäjien, Nellin integrointi Oppismisympäristöalustojen KSTOT kirjastojen oppimisalustoihin pilotointi (HY Blackboard, TY PY ja PY:n välillä innovatiivista ja tuottaa uusia palveluita käynnistynyt ja sitä jatketaan Moodle) / tuotannossa Kokeiluista seuranneet toiminnan muutokset (käytön määrän lisääntyminen) Tiedonhakuportaali integroitu instituutioiden portaaleihin ja erilaisiin työskentelyympäristöihin Tutkimusaineistoja käytettävissä e- hakuportaalin kautta Kaikki kirjastopalvelut yhdestä paikasta Nelli on käytetyin Shibbolethtunnistuspalvelu yo:ssa ja amk:ssa Nellin avulla tehostetaan maakuntakirjastojen luetteloiden käyttöä Muistiorganisaatioiden yhteisen hakukäyttöliittymän selvitystyötä (järjestelmäarkkitehtuuri) / asiakasliittymien esittelyt, vaatimusmäärittelyt Autentikointi ja etäkäyttöpilotit laajennus / ei lisäyksiä Kaukopalvelua ja kopioluettelointia helpottavat työkalut (virtuaali- Manda ) testikäytössä / käytössä PY, KSTOT 23

6 DIGITAALISTEN PALVELUJEN OSAAMINEN 6.1 Kirjastoverkolle suunnattu koulutus Toimintavuoden aikana konsortion jäsenille järjestettiin 35 aineistokoulutustilaisuutta seuraavista elektronisista aineistoista: EBSCO, Ovid, ISI, FSTA, Sage, Knovel, SFS, Aleksi, Kauppalehti Online, Oxford Univ. Press, PressDisplay, Ebrary ja RefWorks. Tilaisuuksiin osallistui yhteensä 517 kirjastoalan ammattilaista. Vuoden aikana järjestettiin lisäksi kaksi asiantuntijatilaisuutta: Lisensiointiseminaari FinELib kertoo ja kuuntelee 2 sekä FinELib-päivä. Lisensiointiseminaarissa esiteltiin lisensioinnin periaatteet, käsiteltiin e-aineistojen hinnoittelumalleja ja lisensiointiprosessin mahdollisia toimintaympäristön muuttumiseen liittyviä muutoksia. Mukana oli myös käytännön näkökulma organisaatioiden yhdistymiseen Metropolia ammattikorkeakoulun puheenvuorossa. Seminaariin osallistui noin 90 kirjastoammattilaista kaikilta kirjastosektoreilta. Nelli-toimisto järjesti vuoden 2008 aikana yhden koulutuksen. Uusille Nellin parissa työskenteleville kirjastohenkilöille tarkoitettu MetaLib+SFX-peruskoulutus pidettiin 23. 24.9. Helsingissä. Osallistujia eri kirjastosektoreilta koulutuksessa oli 16. 6.2 Nelli Vuonna 2008 Nelli-toimintayksikössä panostettiin Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK)-hankkeeseen. Hankkeen tavoitteena on tuottaa asiakasliittymä, joka helpottaa ja nopeuttaa elektronisten aineistojen ja kirjastoluetteloiden käyttöä. Se korvaa nykyiset Nellin ja kirjastoluetteloiden käyttöliittymät. Hanke on Suomen muistiorganisaatioiden yhteishanke, joten samasta palvelusta saadaan myös museoiden ja arkistojen tietopalvelut. Vuoden aikana tehtiin asiakasliittymän hankesuunnitelma, pyrittiin yhteiseen tahtotilaan, jalkauduttiin museoihin ja arkistoihin, valmisteltiin vaatimusmäärittelyjä sekä esiteltiin vaihtoehtoisia ohjelmia ja palveluita. Nellin teknisessä kehitystyössä jatkettiin Nellin integroimista korkeakouluissa käytettäviin oppimisympäristöihin yhdessä asiakkaiden kanssa. Lisäksi otettiin käyttöön RSS-syötteet, joilla asiakkaat saavat haluamiinsa palveluihin tiedot uusista hakutuloksista. Avoimen koodin Zotero-viitteidenhallintaa varten tehtiin rajapinta, mikä mahdollistaa ohjelmiston käytön viitteiden hallintaan. Nelli-tilastojen automaattista keruuta ja jakelua kehitettiin ja Haka-federaation kirjautumistilastot automatisoitiin. Lisäksi on osallistuttu kansainväliseen El Commons -yhteistyöhön, jossa tekniset asiantuntijat kehittävät yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa Ex Libris -tuotteiden teknologiaa. Oppimateriaalien keskitetyn hallinnon suunnittelussa on tehty yhteistyötä Helsingin yliopiston opetusteknologiakeskuksen ja kirjastojen koordinointiyksikön kanssa. Nellin viestintää on kehitetty vuodesta 2007 alkaen yhteisöllisempään ja projektilähtöisempään suuntaan wikien avulla. Wikejä on perustettu sekä asiakas- että sisäiseen viestintään ja molemmissa havaittiin selvää käytön lisääntymistä ja sen myötä toiminnan paranemista. Vuoden 2008 aikana kirjastoille suunnattujen 24

Nelli- ja Hankinta-wikien rinnalle on luotu Kansalliskirjaston sisäinen Asiakasliittymä-wiki ja kansainväliseen Ex Libris käyttäjäkonferenssin valmistelusta tiedottava projektilähtöinen IGeLU2009-wiki. Asiakasviestinnässä siirryttiin käyttämään videoneuvottelun ohella helppokäyttöistä Adoben ConnectProverkkoviestintäohjelmistoa. Tulokset kannustavat jatkamaan näiden kehittyvien viestintätapojen käyttöä. Helsingissä 6. 9.syyskuuta 2009 järjestettävää Ex Libris -käyttäjäryhmän kansainvälistä konferenssia valmisteltiin jo vuoden 2008 aikana. Nelli-portaali on toteutettu Ex Libriksen MetaLib ja SFX-ohjelmistoilla. Konferenssi pidetään Katajanokalla Marina Congress Centerissä. Konferenssin verkkosivu on avattu osoitteessa http:www.igelu2009.org. 6.3 FinELib-henkilöstö FinELib-konsortiota palvelevat FinELib-palveluyksikössä aineistohankinnan ja Nelli-portaalin asiantuntijat. Nelli-portaalin parissa työskenteli vuonna 2008 viisi henkilöä ja aineistohankinnassa seitsemän henkilöä, minkä lisäksi yksi työntekijä työskenteli sekä aineistohankinnassa että Nelli-palvelussa. Tämän lisäksi Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelujen taloushenkilöstöstä kaksi henkilöä tuotti palveluita konsortiolle. FinELib-henkilöstön määrä oli vuonna 2008 14 htv. Koulutuspäivien lukumäärä oli 7,5 / htv. Henkilöstön keski-ikä oli hieman yli 40 vuotta ja sairauspäivien lukumäärä 12/ htv. Kansalliskirjastossa tehtiin vuonna 2008 työtyytyväisyysbarometri. Työtyyväisyysindeksi oli 2.98 sekä koko Kansalliskirjastossa että kirjastoverkkopalveluissa. Vastausprosentti kirjastoverkkopalveluissa oli 75 % ja koko Kansalliskirjastossa 62 %. Edellisen kerran työtyytyväisyysbarometri toteutettiin vuonna 2006, jolloin Kansalliskirjaston työtyytyväisyysindeksi oli vähän parempi (3.1). Kirjastoverkkopalveluissa suurimpia tyytymättömyyden aiheita olivat työnantajakuva (2.4) sekä palkkaus ja kehittymisen tuki, tyytyväisimpiä oltiin työilmapiiriin ja yhteistyöhön (3.7) sekä työn sisältöön ja haasteellisuuteen. Taulukko 13. Digitaalisten palvelujen osaaminen kirjastoissa Arviointikriteeri/ Tavoitetaso 2010- Tavoitetaso 2008 Toimenpiteet / Toteuma Vastuu Mittari 2015 Osaamistarve-kartoitukset Digitaalisten palvelujen osaajia 0saamistarvekartoitusten Osaamistarvekartoitusten laatiminen KSTOT kaikissa konsortion aloittaminen yliopistokirjastoissa jäsenorganisaatiois sa Osaamisen tunnistaminen Uusien innovatiivisten palvelujen käyttöönotto Laadunarviointi ja kansainväliset vertailut Digitaalisen kirjaston palvelut vuorovaikutteisia ja käyttäjiä opastavia Kansainvälisesti tunnustettu asema Käytön esteiden poistaminen, käytön helppous E-aineistot näkyvät yliopistojen ja korkeakoulujen laadunvarmennusjärjestelmässä Kehitetään web 2.0 ym. sovellusmahdollisuuksia / Nelli? Hyvien käytänteiden jakaminen Osallistuminen arviointiryhmiin KSTOT PY KSTOT 25

7 TALOUS 7.1 FinELibin voimavarat ja tulot 2008 Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelut -tulosalueella toimivalla FinELibillä oli vuonna 2008 käytössään Kansalliskirjastolle myönnettyä toimintamenomäärärahaa yhteensä 3 779 385 euroa. Opetusministeriön Kansalliskirjastolle myöntämästä täydentävästä rahoituksesta oli yleisten kirjastojen kuluihin tarkoitettua valtionavustusta (Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat) FinELibin käytössä yhteensä 315 000 euroa. FinELibin liiketaloudellisen maksullisen palvelutoiminnan bruttotulot olivat 87 511 euroa. Suurin osa maksullisen palvelutoiminnan tuotoista muodostui erikoiskirjastosektorilta laskutetuista palvelumaksuista. 7.2 FinELibin menot 2008 FinELibin kokonaismenot olivat vuonna 2008 yhteensä noin 4 115 396 euroa. Edelliseen vuoteen verrattuna menot kasvoivat noin 2,5 %. Toimintamenojen osuus oli yhteensä noin 3 744 192 euroa, josta e- aineistokustannusten osuus 3 147 392 euroa eli noin 84 %. Maksullisen palvelutoiminnan menot olivat 76 049 euroa ja täydentävän rahoituksen menot 295 155 euroa. FinELibin asiakasorganisaatioiden e- aineistojen omarahoitusosuus oli vuonna 2008 yhteensä 12 378 897 euroa. Taulukko 14. FinELibin voimavarat ja menot 1.1. 31.12.2008 Voimavaralaji 2008 Määrärahat ja tuotot Menot Käyttämättä Käyttämättä % Toimintamenomäärärahat 3 779 385 3 744 192 35 193 0,9 % Maksullinen palvelutoiminta 87 511 76 049 11 462 13,1 % Täydentävä rahoitus 315 000 295 155 19 845 6,3 % Voimavarat yhteensä 4 181 896 4 115 396 66 500 1,6 % E-aineistojen omarahoitus 12 378 897 FinELib menot yhteensä 16 494 293 Vuoden 2008 budjetti alitettiin 66 500 eurolla. E-aineistoihin käytettiin noin 2 000 euroa budjetoitua vähemmän. FinELibille budjetoidusta summasta siirtyi vuodelle 2009 aineiston hankinta -toimintayksikölle 28 000 euroa. Loput Kansalliskirjasto kohdentaa osana vuosibudjetointiaan. FinELibin suurimmat menoerät vuonna 2008 olivat kuten edellisinäkin vuosina e-aineistokustannukset (94,1 % kokonaismenoista), henkilöstökustannukset (4,2 % kokonaismenoista) ja atk-kustannukset (1,3 % kokonaismenoista). Vuonna 2008 tilakustannuksia ei kohdennettu FinELibin kuluksi, vaan ne maksettiin edelleen keskitetysti Kansalliskirjaston hallinnosta, joten tiloista aiheutuneet kustannukset eivät näy FinELibin toteumaraporteissa. E-aineistojen kustannukset olivat v. 2008 noin 15 526 289 euroa. Vuoteen 2007 verrattuna e-aineistojen kokonaiskustannukset nousivat 440 969 euroa. ATK-ohjelmistojen ja ylläpidon kustannuksissa oli noin 78 119 euron lasku vuoteen 2007 verrattuna. Myös muiden kulujen osuus laski vuodesta 2007 noin 70 836 26

euroa. Muiden kulujen merkittävimmin laskeneet kululuokat olivat matkustaminen ja koulutus, kirjat ja lehdet, vuokrat sekä muut palvelut. Henkilöstökustannukset nousivat edellisvuodesta noin 68 656 euroa. Henkilöstökustannusten nousuun vaikuttivat mm. valtion palkkojen yleiskorotukset, UPJ:n täysimääräinen voimaantulo 1.1.2008, muut palkankorotukset sekä kesken vuotta 2007 palvelukseen tulleiden henkilöiden palkkakustannusten realisoituminen koko vuodelle. Taulukko 15. FinELibin kokonaismenot v. 2007 2008 2007 Aineiston hankinta 07 Nelli Asiakkaiden e- aineistojen omarah. Yht 2007 %-osuus kokonaisliikevaihdosta Ero v. 2007-2006 E-aineistot 2 964 689 0 12 120 631 15 085 320 93,5 % 1 171 253 Henkilöstö sivukuluineen 334 489 284 185 0 618 674 3,8 % 42 107 ATK-ohjelmistot ja ylläpito 58 043 233 578 0 291 621 1,8 % -84 662 Muut kulut (mm. koulutus, matkustus, yk:t) 81 370 56 638 0 138 008 0,9 % -57 825 Yhteensä 2007 3 438 591 574 401 12 120 631 16 133 623 100,0 % 2008 Aineiston hankinta 08 Nelli Asiakkaiden e- aineistojen omarah. Yhteensä 2008 %-osuus kokonaisliikevaihdosta Ero v. 2008-2007 Ero % E-aineistot 3 147 392 0 12 378 897 15 526 289 94,1 % 440 969 2,9 % Henkilöstö sivukuluineen 379 636 307 694 0 687 330 4,2 % 68 656 11,1 % ATK-ohjelmistot ja ylläpito 26 770 186 732 0 213 502 1,3 % -78 119-26,8 % Muut kulut (mm. koulutus, matkustus, yk) 32 631 34 541 0 67 172 0,4 % -70 836-51,3 % Yhteensä 2008 3 586 429 528 967 12 378 897 16 494 293 100,0 % 360 670 2,2 % 7.3 Aineiston hankinnan menot Aineistohankinnan menoilla tarkoitetaan e-aineistojen suoria kustannuksia (kustantajien lähettämät laskut) sekä aineistojen hankkimisesta aiheutuneita kuluja (henkilöstö-, atk- ja muut kulut). 7.3.1 E-aineistojen kokonaismenot FinELibin suurin menoerä olivat e-aineistot. Kuviossa 1 on kuvattu e-aineistojen kokonaiskustannusten jakautumista asiakassektoreittain v. 2008. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen osuuksissa on mukana sekä Kansalliskirjaston budjetissa oleva aineistomääräraha 3 147 392 euroa että asiakkaiden omarahoitusosuus 12 378 897 euroa. Aineistomäärärahan osuus sisältää myös avoimen korkeakoulun aineistomäärärahan. Aineistomäärärahaa oli budjetoitu yliopistosektorille 2 610 000 euroa, josta jäi käyttämättä noin 2 000 euroa. Ammattikorkeakouluille budjetoitu aineistomääräraha 539 500 käytettiin kokonaan. Vuonna 2008 e-aineistomäärärahan käsittelyssä siirryttiin prosentuaalisesta laskentatavasta (aineistomääräraha % aineiston kokonaishinnasta) kiinteään euromääräiseen summaan (aineistomääräraha tietty eurosumma aineiston kokonaishinnasta). 27