Kunnanhallitus 423 12.12.2016 Kunnanvaltuusto 136 19.12.2016 Kunnan omistaja- ja konserniohjauksen järjestäminen 623/00.01.01/2016 Kunnanhallitus 12.12.2016 423 Kirkkonummen kunnan voimassa oleva konserniohje on vuodelta 2004. Uu den kuntalain myötä se on sisällöltään vanhentunut ja edellyttää tar kista mis ta. Täsmällinen konserniohje päivitetään hallintosääntövalmistelun yhteydessä. On perusteltua, että ennen hallintosäännön uudistamista myös siir ty mä kau den ajaksi kuntakonsernissa linjataan uuden kuntalain mukaiset pe rus pe ri aat teet konserniohjauksen toteuttamiseksi. Kuntaliitto on suosittanut, että kunnissa aloitetaan konserniohjeen valmistelu mah dol li sim man pian ottaen huomioon kuntalain säännökset ja Kuntaliiton suo si tuk set. Omistajapoliittisten linjausten ja konserniyhtiöille asetettavien lii ke toi min nan strategisten kehittämistavoitteiden tulee pohjautua kun ta stra te gi aan, yhtiöiden analysointiin sekä merkittävyyden ja riskien arviointiin. Ta voit tei den lisäksi yhtiöiden taloudellista asemaa seurataan tunnuslukujen avulla. Kon ser ni yh tiöi den tulee raportoida konsernijohdolle asetettujen tavoitteiden to teu tu mi ses ta, toiminnan tuloksellisuudesta sekä omaisuuden arvon ke hit ty mi seen olennaisesti vaikuttavista tekijöistä. Konsernin ja konsernijohdon määritelmät Konsernilla tarkoitetaan Kirkkonummen kuntaa emoyhteisönä sekä sen tytär yh tei sö jä, joilla Kirkkonummen kunnalla on yksin tai muiden yhteisöjen kans sa kirjanpitolaissa tarkoitettu määräysvalta. Tytäryhteisöihin rinnastetaan myös kunnan vaikutusvaltaan kuuluvat säätiöt. Konserniohje tukee joh ta mi sen edellytyksiä ja omistajaohjausta siten, että konsernia ohjataan ja joh de taan yhtenäisillä ohjaus- ja toimintaperiaatteilla. Konserniohje koskee Kirkkonummen kuntaa, sen tytäryhteisöjä sekä näiden ty tär yh tei sö jä. Tytäryhteisöksi katsotaan osakeyhtiö, säätiö tai muu sellainen yh tei sö, jossa kunnalla on kirjanpitolain 1 luvun 5 :ssä tarkoitettu mää räys val ta. Kunta tytäryhteisöineen muodostaa kuntakonsernin. Konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus ja sen alainen konsernijaosto sekä kunnanjohtaja. Konsernijohto vastaa omistajapolitiikan to teut ta mi sesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Kunnanvaltuusto mää rit te lee omistajapolitiikan ja hyväksyy merkittävimpien konserniyhteisöjen toi minnal li set ja taloudelliset tavoitteet talousarviossa tai erillisellä päätöksellä. Päätöksenteko ja omistajan ennakkokannan hankkiminen Kaikki konserniin liittyvät päätökset tehdään laadukkaasti ja yhtenäisellä taval la joko viranhaltija- tai luottamushenkilöpäätöksinä hallinto- ja joh to sään-
tö jen mukaisesti. Tytäryhteisön on jo valmisteluvaiheessa hankittava omistajan, eli Kirk konum men kunnan ennakkokanta tehdessään päätöstä merkittävästä asiasta. Vel vol li suus omistajan kannan hankkimiseen on tytäryhteisön hallituksen pu heen joh ta jal la tai kunnan tytäryhteisön edustajalla. Tytäryhteisön hallituksen puheenjohtajalla tai kunnan tytäryhteisön edustajalla on velvollisuus valvoa, että ennakkokanta on hankittu ja että se kir ja taan kunkin kokouksen pöytäkirjaan. Omistajan ennakkokannan hankkiminen ei muuta tytäryhteisön johdon oikeu del lis ta asemaa ja vastuuta. Yhtiön hallitus ja toimiva johto kantavat aina vas tuun tekemistään päätöksistä. Ennakkokanta on haettava kunnanhallituksen alaiselta konsernijaostolta aina kin seuraavissa asioissa: - liiketoiminnan merkittävä laajentaminen tai merkittävä investointi - yhtiön toiminta-ajatuksen muuttaminen - omaisuuden, liiketoiminnan tai sen merkittävän osan myyminen - yhtiöjärjestyksen tai vastaavan muuttaminen - osakeanti tai muu pääomarakenteen muuttaminen - merkittävä lainanotto tai vakuuden antaminen omasta tai toisen velasta - sulautuminen, jakautuminen, konkurssi, selvitystilaan hakeutuminen tai vas taa va yhtiöjärjestely - tytäryhtiön perustaminen sekä osakkuus toisessa yhteisössä - merkittävän sopimuksen tai vastaavan tekeminen, joka johtaa kun ta konser nin sisällä merkittävän vastuun syntymiseen - merkittävä henkilöstöpoliittinen asia - toimitusjohtajan valinta ja toimitusjohtajasopimus - yhtiön tai yhteisön tulokseen tai riskiasemaan merkittävästi vaikuttava pää tös - olennainen laskentaperiaatteen muuttaminen - muu yhtiön tai pääomistajan kannalta merkittävä asia Tavoite- ja talousarviokeskustelut Konsernijohdon edustajat ja yhteisön johto käyvät vuosittain tavoite- ja talous ar vio kes kus te lut merkittävimpien yhteisöjen johdon kanssa. Keskusteluissa mää ri te tään yhteisöille asetettavat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Yh tei sö jen tulee olla tietoisia kunnan talousarvion valmistelun ohjeista ja läh tö koh dis ta, jotka yhteisöt ottavat huomioon omissa talousarvioesityksissään. Yh tei sö jen tulee myös huolehtia siitä, että niiden talousarviovalmistelu on ai ka tau lul li ses ti sovitettu yhteen kunnan talousarviovalmistelun aikataulun kans sa. Konserniyhtiöiden tulee ennakoida toimintansa ja taloutensa suunnittelussa kun nan tavoitetila ja taloudellinen tilanne. Yhteisöjen johdon ja hallituksen tu lee investointeja ja liikentoimintamalleja suunnitellessaan huolehtia siitä, että omis ta jal la on riittävät etukäteislaskelmat ja vaihtoehtoanalyysit tiedossaan en nak ko kan nan muodostamiseksi. Konsernivalvonta
Konsernivalvonnasta vastaa konsernijohto, joka käyttää apunaan sisäistä tar kas tus ta sekä riskienhallinnan asiantuntemusta. Konsernivalvonta tarkoittaa yhteisöjen tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seurantaa, analysointia ja raportointia. Konsernivalvonnassa seurataan eri tyi ses ti yhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumista ja konserniohjeen nou dat ta mis ta. LIsäksi seurataan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan toi mi vuut ta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen kuuluu ty tär yh tei söis sä niiden hallitusten ja toimitusjohtajien tai vastaavien vastuulle. Yhteisön hal li tus vastaa siitä, että yhteisöissä on määritetty sisäisen valvonnan ja ris kien hal lin nan periaatteet. Tytäryhteisöjen on kartoitettava toimintaansa ja ta voit tei taan uhkaavia riskejä ja suunniteltava niiden hallintaa. Konserniraportointi Yhteisön toimitusjohtaja tai vastaava on vastuussa siitä, että yhteisön kirjan pi to on lain mukaan tehty ja varainhoito järjestetty luotettavalla tavalla. Yhteisön hal li tus vastaa näiden asioiden hoidon valvonnasta. Kaikissa Kirkkonummen kun ta kon ser niin kuuluvissa yhteisöissä tulee noudattaa kirjanpitolain mukaisia kir jan pi to- ja tilinpäätösperiaatteita, kirjanpitolautakunnan ohjeita, kuntalakia se kä hyvää kirjanpitotapaa. Konsernijohtoa on pidettävä ajan tasalla konserniyhteisöjen merkittävimmistä ta lou teen ja toimintaan liittyvistä asioista. Konsernijaosto seuraa kon ser ni yh tei sö jen toimintaa ja taloutta raporttien ja yhteisöjen antamien selostusten poh jal ta. Yhteisöjen kokouskutsut toimitetaan kunnan kirjaamoon. Luottamushenkilöiden tiedonsaanti Luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina ja jotka viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 6 ja 7 :n mukaan eivät ole vielä julkisia, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan konsernijohdolta konsernijohdon hallussa olevia kunnan tytäryhteisöjen toimintaa koskevia tietoja, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Luot tamus hen ki lö ei saa luovuttaa tietojensaantioikeuden nojalla saamiaan tie to ja eteenpäin, koska tiedot on tarkoitettu vain luottamustehtävän hoi ta mis ta varten. Valmistelijat: kunnanlakimies Tanja Mansikka ja hallintojohtaja Anu Karkinen e-mail: etunimi.sukunimi(at)kirkkonummi.fi
Ehdotus Kunnanjohtaja: Kunnanhallitus päättää 1 esittää kunnanvaltuustolle, että 1.1 Kuntaliiton suosituksen mukaisesti käynnistetään konserniohjeen valmistelu, ja konserniohje liitetään uudistettavaan hallintosääntöön 1.2 siirtymäkauden ajan hallintosäännön uudistamiseen saakka noudatetaan yllä mainittuja konserniohjauksen periaatteita 2 tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa. Päätös Ehdotuksen mukaisesti. Muutoksenhakuohje Ei muutoksenhakua Kunnanvaltuusto 19.12.2016 136 Ehdotus Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle, että 1 Kuntaliiton suosituksen mukaisesti käynnistetään konserniohjeen valmistelu, ja konserniohje liitetään uudistettavaan hallintosääntöön 2 siirtymäkauden ajan hallintosäännön uudistamiseen saakka noudatetaan yllä mainittuja konserniohjauksen periaatteita Päätös Kunnanvaltuusto hyväksyi kunnanhallituksen ehdotuksen. Muutoksenhakuohje Kunnallisvalitus