KIRJALLINEN KYSYMYS 389/2007 vp Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa Eduskunnan puhemiehelle Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 5 :n 3 momentissa (sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen) todetaan seuraavaa: "Viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja." Käytännössä tilanne on kuitenkin edelleen, lähes neljä vuotta lain voimaantulon jälkeen, usein se, että viranomaisen asemesta asiakas joutuu hankkimaan viranomaisen kanssa teknisesti yhteensopivat laitteistot ja ohjelmistot pystyäkseen hoitamaan asiansa. Esimerkiksi monissa ministeriöissä ei pystytä ottamaan vastaan asiakkaiden lähettämiä sähköisiä asiakirjoja muissa kuin Microsoftin ohjelmistojen tukemissa tiedostomuodoissa. Sen sijaan avoimessa ODF-muodossa olevia tiedostoja ei kaikissa ministeriöissä saada auki, vaikka ISOstandardoitu ODF on laajassa käytössä olevan Open Office -toimisto-ohjelmiston oletustiedostomuoto. Sen lisäksi, että vallitseva käytäntö rikkoo lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa, se asettaa kansalaiset eriarvoiseen asemaan sen mukaan, millaisia ohjelmistoja he tietokoneissaan käyttävät, ja ohjaa ihmisiä hankkimaan itselleen tietyn ohjelmistovalmistajan ohjelmistoja. Edellä olevan perusteella ja eduskunnan työjärjestyksen 27 :ään viitaten esitän asianomaisen ministerin vastattavaksi seuraavan kysymyksen: Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo ryhtyä, että valtionhallinnossa noudatetaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa? Helsingissä 16 päivänä lokakuuta 2007 Jyrki Kasvi /vihr Versio 2.1
Ministerin vastaus Eduskunnan puhemiehelle Eduskunnan työjärjestyksen 27 :ssä mainitussa tarkoituksessa Te, Herra puhemies, olette toimittanut asianomaisen ministerin vastattavaksi kansanedustaja Jyrki Kasvin /vihr näin kuuluvan kirjallisen kysymyksen KK 389/2007 vp: Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo ryhtyä, että valtionhallinnossa noudatetaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa? Vastauksena kysymykseen esitän seuraavaa: Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään viranomaisten ja näiden asiakkaiden oikeuksista, velvollisuuksista ja vastuista sähköisessä asioinnissa. Lain tarkoituksena on sen 1 :n mukaan lisätä asioinnin sujuvuutta ja joutuisuutta samoin kuin tietoturvallisuutta edistämällä sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttöä. Viranomaisasiointiin sovelletaan lain 3 :n mukaan muutoin, mitä vireillepanosta, päätöksen tiedoksiannosta, viranomaisen toiminnan julkisuudesta, henkilötietojen käsittelystä, asiakirjojen arkistoinnista, asian käsittelyssä käytettävästä kielestä ja asian käsittelystä muualla laissa säädetään. Nämä asian käsittelyä koskevat muuhun lainsäädäntöön perustuvat edellytykset asettavat samalla vaatimuksia eri asiointitilanteissa käytettäville sähköisille tiedonsiirtomenetelmille. Lain 5 :ssä säädetään sähköisten asiointipalvelujen järjestämisestä. Pykälän 1 momentin mukaan viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Vastaava velvoite koskee myös erilaisia viranomaiselle lähetettäväksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, viranomaisen itsensä pyytämiä selvityksiä tai vastaavia muita asiakirjoja taikka muita viestejä. Pykälän 2 momentin mukaan asiointimahdollisuus voidaan toteuttaa myös tehtävä- tai toimipaikkakohtaisesti. Viranomaisen asiointipalvelut tulee pykälän 3 momentin mukaan järjestää siten, että viranomaiset pyrkivät käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja. Viranomaisen on kuitenkin samalla varmistettava asioinnin riittävä tietoturvallisuus sekä suhteessa asiakkaaseen että viranomaisten välisessä tietojenvaihdossa. Lain 22 :n 2 momentin mukaan valtiovarainministeriö antaa ohjeita ja suosituksia sähköisen asioinnin yhteentoimivuuden ja tietoturvallisuuden varmistamisesta sekä sähköisten asiointipalvelujen järjestämisestä. Valtiovarainministeriön julkaiseman selvityksen (Tietoja valtion tietohallinnosta ja tietotekniikasta 2006, valtiovarainministeriön tutkimukset ja selvitykset 5a/2007) mukaan vuonna 2006 työasemia oli valtionhallinnossa noin 176 000 kappaletta. Työjärjestelmien käyttöjärjestelmiä hallitsevat Microsoftin tuotteet (93 prosenttia työasemista). Myös palvelimissa Microsoftin tuotteet ovat vallitsevassa asemassa. Valtioneuvosto on 15 päivänä kesäkuuta 2006 tehnyt periaatepäätöksen valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisestä 2006 2011 (valtiovarainministeriön julkaisuja 3a/2006). Periaatepäätöksen mukaan ministeriöt vastaavat oman hallinnonalansa IT-toiminnasta. Valtiovarainministeriö vastaa IT-toiminnan kehittämisestä ja ohjauksesta, ja valtiovarainministeriössä toimiva valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö toimii yhteistyössä hallinnonalojen kanssa. Valtiovarain- 2
Ministerin vastaus KK 389/2007 vp Jyrki Kasvi /vihr ministeriö valmistelee ja edistää koko hallinnonalalle yhteisten IT-palvelujen koottua tuotantoa. Periaatepäätöksen mukaan valtion yhteisen IT-toiminnan ohjauksessa ja koordinoinnissa käytetään seuraavia toimenpiteitä: 1) valtioneuvoston määrittelemät, IT-toiminnan yleiset kehittämis- ja toimintaperiaatteet, 2) asianomaisen hallinnonalan IT-toiminnan ohjaus edellä tarkoitettujen linjausten mukaisena tulosohjauksena, 3) valtiovarainministeriön informaatio-ohjaus, 4) yksittäisiä ratkaisuja koskeva velvoittava ohjaus, 5) taloudellinen ohjaus sekä 6) yhteishankinnat. Periaatepäätöksessä tarkoitettu valtiovarainministeriön ohjaus perustuu ennen kaikkea informaatio-ohjaukseen sekä laajaan yhteistoimintaan hallinnonalojen kanssa. Sitovaa ohjausta käytetään voimassa olevan lainsäädännön puitteissa, jos tällainen ohjaus on tarpeen. Valtiovarainministeriö ei ole vielä antanut yleistä suositusta tai ohjetta sähköisessä viranomaisasioinnissa käytettävistä tiedosto- ja tallennusmuodoista. Sähköisessä asioinnissa käytettävät tiedosto- ja tallennusmuodot määrittyvät siten kuin palvelun tarjoajat ne itse määrittävät kussakin asiointipalvelussa ottaen huomioon lain 5 :n vaatimukset. Eri ministeriöistä laajimmat mahdollisuudet kysymyksessä tarkoitettujen ODF-tiedostojen käyttöön on tällä hetkellä oikeusministeriössä. Sinänsä Microsoftin tuotteiden laaja käyttö valtionhallinnossa ei muodosta tietoteknistä estettä ottaa käyttöön myös ODF-tiedostoihin perustuvia ratkaisuja. Valtiovarainministeriö valmistelee parhaillaan ohjetta viranomaisasioinnissa vastaanotettavista tiedostomuodoista. Ohjeen on tarkoitus muistuttaa viranomaisia lain 5 :n velvoitteista, erityisesti erilaisten yleisesti käytössä olevien sekä standardoitujen tiedostomuotojen vastaanottamisesta. Ohjeessa on tarkoitus esitellä erilaisia mahdollisuuksia toteuttaa lain velvoitteita. Ohjeen mukana on tarkoitus lähettää virastoille oikeusministeriössä valmisteltu sähköinen ODFohjeisto ja USB-muistitikku, johon on asennettu käyttövalmis suomenkielinen OpenOffice. Virastot voivat käyttää näitä apunaan järjestäessään ODF-tiedostojen vastaanottamisen. Helsingissä 2 päivänä marraskuuta 2007 Oikeusministeri Tuija Brax 3
Ministerns svar Till riksdagens talman I det syfte som anges i 27 i riksdagens arbetsordning har Ni, Herr talman, till den minister som saken gäller översänt följande skriftliga spörsmål SS 389/2007 rd undertecknat av riksdagsledamot Jyrki Kasvi /gröna: Vilka åtgärder tänker regeringen vidta för att lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet skall följas inom statsförvaltningen? Som svar på detta spörsmål anför jag följande: I lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) föreskrivs om de rättigheter och skyldigheter samt det ansvar som myndigheterna och deras kunder har vid elektronisk kommunikation. Enligt 1 i lagen är dess syfte med lagen att genom främjande av elektroniska dataöverföringsmetoder göra uträttandet och behandlingen av ärenden smidigare och snabbare samt att öka datasäkerheten i anslutning till dessa. Enligt 3 i lagen tillämpas vid uträttande och behandling av ärenden hos myndigheter i övrigt vad som föreskrivs i lag om anhängiggörande av ärenden, delgivning av beslut, offentlighet i myndigheternas verksamhet, behandling av personuppgifter, arkivering av handlingar, det språk som används vid behandling av ärenden och om hur ärenden behandlas. Dessa förutsättningar som grundar sig på annan lagstiftning och som uppställts för behandling av ärenden ställer samtidigt krav på de dataöverföringsmetoder som ska användas. I 5 i lagen föreskrivs om anordnande av elektronisk service. Enligt 1 mom. i paragrafen ska en myndighet som har behövlig teknisk, ekonomisk och övrig beredskap inom ramen för den erbjuda var och en möjlighet att i syfte att anhängiggöra ärenden eller för behandlingen av dem sända meddelanden till en elektronisk adress eller specificerad anordning angivna av myndigheten. Motsvarande skyldighet gäller dessutom olika slag av anmälningar som den enligt gällande bestämmelser skall tillställas myndigheten, utredningar och andra motsvarande handlingar som den begärt samt andra meddelanden. Enligt 2 mom. i paragrafen kan möjligheten att uträtta ärenden hos myndigheten också förverkligas så att den endast gäller vissa av myndighetens uppgifter eller på vissa verksamhetsställen. Möjligheten till service ska enligt 3 mom. i paragrafen anordnas så att myndigheterna strävar efter att använda maskinvara och programvara som ur kundernas synvinkel i tekniskt hänseende är så kompatibel och lätt att använda som möjligt. Myndigheterna ska dock samtidigt säkerställa att datasäkerheten både i kommunikationen med kunderna och i informationsutbytet mellan myndigheterna är tillräcklig. Enligt 22 2 mom. i lagen ger finansministeriet anvisningar och rekommendationer om säkerställande av samordningen och datasäkerheten inom den elektroniska kommunikationen samt om anordnande av myndigheternas elektroniska service. Enligt en utredning publicerad av finansministeriet (Information om statens dataadministration och datateknik 2006, finansministeriets undersökningar och utredningar 5a/2007) fanns det år 2006 ca 176 000 arbetsstationer inom statsförvaltningen. Operativsystemen för arbetssystemen domineras av Microsofts produkter (93 procent av arbetsstationerna). Också i fråga om servrar intar Microsofts produkter en dominerande ställning. Statsrådet har den 15 juni 2006 fattat ett principbeslut om utvecklande av IT-verksamheten 4
Ministerns svar KK 389/2007 vp Jyrki Kasvi /vihr inom statsförvaltningen 2006 2011 (finansministeriets publikationer 3a/2006). Enligt principbeslutet ansvarar ministerierna för IT-verksamheten inom sitt eget förvaltningsområde. Finansministeriet ansvarar för utvecklandet och styrningen av IT-verksamheten och ledningsenheten för statens IT-verksamhet, som verkar inom finansministeriet, bedriver samarbete med de olika förvaltningsområdena. Finansministeriet bereder och främjar den samlade produktionen av IT-tjänster som är gemensamma för hela förvaltningen. Enligt principbeslutet vidtas följande åtgärder i styrningen och koordineringen av statens gemensamma IT-verksamhet: 1) av statsrådets definierade allmänna utvecklings- och verksamhetsprinciper för IT-verksamheten, 2) styrning av IT-verksamheten inom ifrågavarande förvaltningsområde i form av resultatstyrning enligt ovan nämnda riktlinjer, 3) finansministeriets informationsstyrning, 4) en förpliktande styrning som gäller enskilda lösningar, 5) ekonomisk styrning samt 6) samordnad upphandling. Den finansministeriets styrning som avses i principbeslutet baserar sig framför allt på informationsstyrning samt på utbrett samarbete med förvaltningsområdena. Bindande styrning används inom ramen för gällande lagstiftning, om en sådan styrning är nödvändig. Finansministeriet har inte tillsvidare gett någon allmän rekommendation eller anvisning om de fil- och lagringsformat som skall användas vid den elektroniska kommunikationen med myndigheter. De fil- och lagringsformat som används vid den elektroniska kommunikationen bestäms alltså med beaktande av kraven i 5 i lagen så som erbjudaren av service själv definierar dem i fråga om var och en kommunikationsform. Av de olika ministerierna har justitieministeriet för närvarande de bästa möjligheterna till användning av de ODF-filer som avses i spörsmålet. I och för sig utgör den utbredda användningen av Microsofts produkter inget datatekniskt hinder för att ta i bruk också sådana lösningar som grundar sig på ODF-filer. Finansministeriet bereder som bäst en anvisning om de filformat som ska mottas vid uträttande och behandling av ärenden hos myndigheter. Anvisningen ska påminna myndigheterna om skyldigheterna enligt 5 i lagen, särskilt om mottagande av allmänt använda samt av standardiserade filformat. I anvisningen presenteras olika möjligheter att fullgöra skyldigheterna enligt lagen. Avsikten är att tillsammans med anvisningen till ämbetsverken skicka en elektronisk ODF-anvisning som utarbetats inom justitieministeriet och en USB-minnespinne i vilken installerats en finskspråkig OpenOffice färdig att använda. Ämbetsverken kan ha dem till hjälp då de anordnar mottagandet av ODF-filer. Helsingfors den 2 november 2007 Justitieminister Tuija Brax 5