Luetteloinnin tasot Ajatuksia museoissa tehtävästä luettelointityöstä Ajankohtaisseminaari museoiden kokoelmahallinnasta Helsinki, 14. 15.4.2008 Teemu Ahola Kokoelmapäällikko Työväenmuseo WERSTAS
Luettelointityön ongelmia Krooninen resurssipula Luettelointi hidasta ja taitoa vaativaa työtä Pula luettelointitaitoisesta henkilöstöstä Luettelointia tekevät oman henkilökunnan lisäksi työllistetyt, harjoittelijat, siviilipalvelusmiehet Kokeneemman henkilökunnan aika suuntautuu paljolti aineiston hallintaan ja muihin tehtäviin Pula soveltuvista tiloista ja laitteistoista
Luettelointityön ongelmia Diarioerien purkaminen Suuret massat luetteloimatonta materiaalia, joka pitäisi saada luetteloitua ja digitoitua Paine saada esineet nopeasti oman henkilökunnan, muiden museoiden ja asiakkaiden ulottuville Yksittäisen esineen luetteloimiseen käytettävä aika usein hyvin rajallinen
Luettelointityön ongelmia Tarve tuottaa riittävä määrä luetteloitua esineistöä vuositasolla Luettelointityöhön kohdistuu koviakin määrällisiä tulospaineita Ohjaa luettelointityötä ylimalkaisempaan ja tietosisällöltään niukempaan suuntaan
Ongelman lieventämisestä Hallitumpi kartunta Vuotuisen esinekertymän rajoittaminen Harkitut esineotot kokoelmiin Kiinnitettävä huomattavasti enemmän huomiota esineestä olevan tietosisällön määrään Määrätietoinen suunnitelma oman kokoelman luetteloimisesta Toteutetaan osakokonaisuus kerrallaan Pyritään ohjaamaan enemmän resursseja tutkimusluettelointiin
Ongelman lieventämisestä Yhteistyö ulkopuolisen tahon kanssa Hyödynnetään luetteloinnissa tahoja, joilla on esineisiin liittyvää tietoa Esimerkiksi yliopiston historiatieteen laitoksen tutkijat Esineen edustaman aihepiirin asiantuntijat Suunnitelmallinen kaksiportainen luettelointiprosessi
Luetteloinnin kaksi tasoa Tunnistusluettelointi Tutkimusluettelointi Ajatuksena kaksiportainen järjestelmä, jossa ensin tehdään laadukas perusluettelointi, jota myöhemmin täydennetään ajan ja muiden resurssien puitteissa
Tunnistusluettelointi Pyrkimys nopeaan ja sujuvaan luettelointiin, jossa ei pyritä tekemään laajempaa kartoitusta esineeseen ja sen kontekstiin liittyen Pyrkimys viedä esine tietokantaan riittävin tiedoin Mahdollistaa vuositasolla huomattavasti suuremmat luettelointimäärät kuin perinpohjainen tutkimusluettelointi
Tutkimusluettelointi Nimensä mukaisesti tutkimustyötä Taustatietojen, historiallisten tapahtumien, henkilöiden ja erilaisten syy-yhteys suhteiden selvittämistä Hidasta työtä. Edellyttää perehtymistä mahdollisesti useisiinkin erilaisiin lähteisiin, henkilöhaastattelujen tekemistä yms.
Kaksiportaisen järjestelmän tarkoitus Pyrkimyksenä saada portaittain omat kokoelmat paremmin haltuun ja tuottaa laadukasta tietoa kokoelmista Pitkän aikavälin tarkoitus Päästä eroon luetteloimattomasta esineistöstä Tunnistusluetteloinnin avulla saattaa esineistön keskeisimmät osat tutkimusluetteloinnin piiriin
Kaksiportaisen järjestelmän tarkoitus Tunnistusluettelointi on samalla esineen ja kokoelman arvottamista Mitkä esineet siirretään edelleen perinpohjaisemman tutkimusluetteloinnin piiriin Mitkä esineet jäävät tunnistusluetteloinnin tasolle Tunnistusluettelointi voi määritellä myös esineen perusteet poistolle
Kaksiportaisen järjestelmän tarkoitus Tunnistusluettelointi erittäin tärkeä vaihe. Se määrittelee joidenkin esineiden koko tietosisällön ja toisaalta ohjaa esineitä jatkotutkimuksen äärelle Esineen tietosisällön laadun ja määrän arviointi esinettä vastaanotettaessa erittäin tärkeä!
Kaksiportaisen järjestelmän tarkoitus Ajatus, että kokoelma kokonaisuudessaan olisi perinpohjaisesti tutkimusluetteloitu ei nykyisillä resursseilla ole mahdollinen Sen sijaan tulisi tunnistaa kokoelman tila luetteloinnin eri tasojen suhteen ja pyrkiä kehittämään luettelointiprosessia tätä kautta
Kaksiportaisen järjestelmän vaarat ja heikkoudet Teoria ei käänny käytännöksi: kaikki vuosittaiset luettelointiresurssit hukkuvat tunnistusluettelointiin Kenellä on lisätietoja joskus tunnistusluetteloidusta esineestä? Ajan myötä objektiin liittyneet informanttikontaktit ja mahdolliset lisätiedot hävinneet Iso ongelma varsinkin silloin, kun tunnistusluettelointi on kovin niukka tai puutteellinen
Kaksiportaisen järjestelmän vaarat ja heikkoudet Ylimalkainen luettelointi ja kiire: Tehdään tämä sitten paremmin siinä toisessa vaiheessa Tutkimusluettelointia miltei mahdotonta tehdä, mikäli esineen keskeiset taustatiedot (esineen valmistaja, valmistuspaikka, omistaja, käyttäjä, käyttöpaikka, käyttöolosuhteet, muu esineeseen ja sen käyttöön liittyvä historia) puuttuvat Esineen tarinan keskeisten osien on oltava tiedossa jo tunnistusluetteloinnissa!
Tiedon merkityksestä Museotoiminnan alkuvaiheissa museoesineen taustatiedot eivät olleet merkittävässä asemassa Esineen tietosisällön määrään ja laatuun kiinnitetty enenevässä määrin huomiota Esine mielletään nykyään eri tavalla suhteessa ympäröivään maailmaan kuin ennen Vaikka ajattelutapa tietosisällön suhteen on nykyään muuttunut, ei se välttämättä aina näy konkreettisessa luetteloinnissa
Tiedon merkityksestä Museoesineen on tarkoitus välittää tietoa ihmisen, yhteiskunnan ja luonnon aineellisesta kehityksestä Museoesine on enemmän kuin pelkkä yksittäinen esine, se kertoo tarinan menneisyydestä Pitäisi olla lähtökohtana otettaessa esineitä kokoelmiin ja esineitä luetteloitaessa
Lopuksi Luettelointitietojen määrällinen ja laadullinen lasku on yhteydessä kokoelmien paisumiseen Laadun pitäisi olla tärkeämpää kuin määrän Hillitsemällä kokoelmien kasvua on mahdollista ohjata paremmin resursseja laadukkaampaan luettelointiin Niukasti esineitä, runsaasti tarinoita
Kiitos! Teemu Ahola Kokoelmapäällikkö Työväenmuseo WERSTAS Virkavapaalla 31.12.2008 saakka Teemu.ahola@uta.fi