Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 17. helmikuuta 2017 (OR. en) Toimielinten välinen asia: 2016/0410 (NLE) 6359/17 SCH-EVAL 67 VISA 58 COMIX 130 YHTEENVETO ASIAN KÄSITTELYSTÄ Lähettäjä: Neuvoston pääsihteeristö Päivämäärä: 17. helmikuuta 2017 Vastaanottaja: Valtuuskunnat Ed. asiak. nro: 5785/17 Asia: Neuvoston täytäntöönpanopäätös suosituksen antamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Kroatiassa vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen Schengenin säännöstön soveltamisedellytyksiä koskevien puutteiden korjaamiseksi Valtuuskunnille toimitetaan liitteessä neuvoston täytäntöönpanopäätös suosituksen antamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Kroatiassa vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen Schengenin säännöstön soveltamisedellytyksiä koskevien puutteiden korjaamiseksi, jonka neuvosto hyväksyi 3518. istunnossaan 17. helmikuuta 2017. Neuvoston 7. lokakuuta 2013 antaman asetuksen (EU) N:o 1053/2013 15 artiklan 3 kohdan mukaisesti tämä suositus toimitetaan Euroopan parlamentille ja kansallisille parlamenteille. 6359/17 team/elv/akv 1 DG D 1 A FI
LIITE Neuvoston täytäntöönpanopäätös SUOSITUKSEN antamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Kroatiassa vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen Schengenin säännöstön soveltamisedellytyksiä koskevien puutteiden korjaamiseksi EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen, ottaa huomioon arviointi- ja valvontamekanismin perustamisesta Schengenin säännöstön soveltamisen varmistamista varten ja toimeenpanevan komitean 16 päivänä syyskuuta 1998 pysyvän Schengenin arviointi- ja soveltamiskomitean perustamisesta tekemän päätöksen kumoamisesta 7 päivänä lokakuuta 2013 annetun neuvoston asetuksen (EU) N:o 1053/2013 1 ja erityisesti sen 1 artiklan 1 kohdan b alakohdan ja 15 artiklan 3 kohdan, ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen, sekä katsoo seuraavaa: (1) Tämän täytäntöönpanopäätöksen tarkoituksena on suosittaa Kroatialle toimia niiden puutteiden korjaamiseksi, jotka havaittiin yhteisen viisumipolitiikan alalla vuonna 2016 tehdyssä Schengenin säännöstön soveltamisedellytyksiä koskevassa Schengen-arvioinnissa. Arvioinnin jälkeen havainnoista ja arvioista laadittu kertomus, jossa luetellaan arvioinnissa havaitut parhaat käytännöt ja puutteet, on hyväksytty komission täytäntöönpanopäätöksellä 2. 1 2 EUVL L 295, 6.11.2013, s. 27. Komission täytäntöönpanopäätös C(2016) 6725 Schengenin säännöstön soveltamisedellytysten toteutumisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Kroatiassa vuonna 2016 tehtyä arviointia koskevan kertomuksen laatimisesta. 6359/17 team/elv/akv 2
(2) Koska Schengenin säännöstön ja tulevan rajanylitystietojärjestelmän täysimääräiseen soveltamiseen valmistautuminen ja etenkin hakemuksesta ja lyhytaikaisten viisumien myöntämisestä tehtävään päätökseen, tietojärjestelmään, tyhjien viisumitarrojen käsittelyyn, tietosuojaan ja ulkoisten palveluntarjoajien valvontaan liittyvien säännösten asianmukainen täytäntöönpano on tärkeää, etusijalle olisi asetettava suositusten 6 8, 16, 22 24, 29 32, 34, 41 45, 47 49 ja 51 54 täytäntöönpano. (3) Tämä täytäntöönpanopäätös olisi toimitettava Euroopan parlamentille ja kansallisille parlamenteille. Kroatian olisi asetuksen (EU) N:o 1053/2013 16 artiklan 1 kohdan mukaisesti laadittava toimintasuunnitelma arviointikertomuksessa havaittujen puutteiden korjaamiseksi ja esitettävä se kolmen kuukauden kuluessa tämän suosituksen antamisesta komissiolle ja neuvostolle, SUOSITTAA SEURAAVAA: Kroatian olisi 1. päivitettävä vakiomuotoisessa epäämislomakkeessa olevat tiedot ja ilmoitettava päätöksestä valittamiseen tällä hetkellä vaadittujen maksujen suuruus; 2. varmistettava, että henkilöstö valitsee tietojärjestelmän epäämisruudulla järjestelmällisesti kaikki syyt, jotka johtavat epäämiseen, kumoamiseen tai mitätöintiin, jotta tietojärjestelmän tiedot vastaavat aina vakiomuotoisen epäämislomakkeen tietoja; harkittava vakiomuotoisen epäämislomakkeen luomisen integroimista tietojärjestelmään; 3. harkittava uudelleen tarvetta keskusviranomaisen ennakkohyväksynnälle myönnettäessä toistuvaisviisumeita, joiden voimassaoloaika on pidempi kuin yksi vuosi; 4. toteutettava viisumiyksiköiden koko henkilöstön koulutusohjelma, jossa käsitellään viisumisäännöstöä ja viisumikäsikirjaa sekä annetaan tietotekniikkakoulutusta VIS- ja SISjärjestelmien käytöstä ja käsitellään muita Schengenin säännöstön oleellisia seikkoja yhteisen viisumipolitiikan alalla; 6359/17 team/elv/akv 3
5. lopetettava tutkittavaksi ottamisen osoittavan leiman käyttäminen, sillä sitä koskeva oikeusperusta vanhentui 29 päivänä helmikuuta 2016; 6. varmistettava, että hakijoille, jotka aikovat oleskella Kroatiassa yli 90 päivää minkä tahansa 180 päivän jakson aikana, myönnetään lupa, joka mahdollistaa yli 90 päivän oleskelun; 7. varmistettava, että viisumitarran mitätöinti on selkeästi erotettavissa viisumin mitätöinnistä ja että samaa leimaa ei käytetä molempiin; Tietojärjestelmä 8. kirjattava yksittäisille henkilöstön jäsenille jaetut viisumitarrat tietojärjestelmään, jotta jokaisen tarran tila ja tarkka sijainti voidaan määritellä millä tahansa hetkellä; 9. liitettävä tietojärjestelmän käyttäjäistuntoon automaattinen aikakatkaisu valtuudettoman pääsyn ehkäisemiseksi; 10. varmistettava verkossa toimivaan hakemusportaaliin syötettyjen henkilötietojen tietosuoja, erityisesti ehkäisemällä tarkasti pääsy sellaisten henkilöiden tietoihin, jotka eivät ole tehneet viisumihakemusta; 11. muokattava tietojärjestelmää siten, että saman hakijan aikaisempien hakemusten laajennettu haku on mahdollista; 12. selvennettävä tietojärjestelmän oleskelulupakenttiin syötettävien tietojen tarkoitus; 13. harkittava uudelleen tietojärjestelmän 'positiivinen/negatiivinen'-kentän tarkoitusta ja selvennettävä sen käytön säännöt henkilöstölle; 14. muokattava tietojärjestelmää siten, että valokuvat ja muut täydentävät asiakirjat voidaan skannata suoraan järjestelmään; 15. muokattava tietojärjestelmän rajapintaa siten, että kattava loki on ainakin ylläpitäjien saatavilla; 6359/17 team/elv/akv 4
16. luotava kaikkien viisumiyksiköiden hallintohenkilöstölle ja viisumivirkailijoille tietojärjestelmään erilaiset käyttäjätilit, joissa on selkeästi määritellyt oikeudet; Suurlähetystö/viisumiyksikkö Pristinassa 17. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja antaa yleisölle tietoa säädöksen mukaisesti; 18. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja vastaa puheluihin omissa nimissään, jotta hakijoita ei johdeta harhaan; 19. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja suojaa ajanvarausluettelon sisältävän tiedoston vähintään salasanalla; 20. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja todella poistaa hakijoiden henkilötiedot; pyydettävä tästä kirjallinen vahvistus; 21. varmistettava, että ulkoisen palveluntarjoajan puhelinpalveluun soittava kuulee aluksi nauhoitetun viestin, jossa ilmoitetaan puhelun hinta ja jonka jälkeen puhelun voi katkaista ilman maksua; 22. varmistettava, että suurlähetystöllä on suora etäyhteys ulkoisen palveluntarjoajan ylläpitämään ajanvarausjärjestelmään, jotta vapaiden aikojen väärinkäyttöä voidaan ehkäistä; 23. tarkistettava ulkoisen palveluntarjoajan sopimuksen säännökset, jotka liittyvät tietosuojalakiin, tietojen salaukseen ja säilyttämiseen sekä puhelinpalvelukeskuksen työntekijöiden salassapitosuojaa koskeviin sääntöihin; 24. varmistettava, että hakijoiden ei tarvitse soittaa maksulliseen palvelunumeroon tehdäkseen ajanvarauksen suurlähetystöön; 25. harkittava järjestelmän perustamista ja dokumentoimista kaupallisten organisaatioiden kautta matkustavien ryhmien matkan jälkeisiä säännöllisiä tarkistuksia varten; 26. harkittava melua vaimentavan väliseinän asentamista sekä odotushuoneeseen että viisumityöntekijöiden työtilaan hakijoiden yksityisyyden turvaamiseksi; 6359/17 team/elv/akv 5
27. harkittava kameran asentamista suurlähetystön taakse läheisen kerrostalon viereen rakennusten välisen tilan valvomiseksi; 28. annettava yleisölle täydelliset tiedot hakemuksen yhteydessä toimitettavista täydentävistä asiakirjoista ja mahdollisista vaihtoehtoisista kirjallisista todisteista; 29. varmistettava, että kaikkien maahantuloedellytysten täyttyminen tarkistetaan aina luotettavista kirjallisista todisteista ja toimitettujen asiakirjojen tosiasiallisesta sisällöstä, erityisesti liittyen hakijan haluun palata Kosovoon 3 viisumin voimassaoloaikana; 30. uudistettava työnkulkua siten, että viisumiyksikön valmiudet voidaan hyödyntää paremmin ja prosessista tulee tehokkaampi ja asiakasystävällisempi. Erityisesti on huomattava seuraavaa: heti kun hakemuksen käsiteltäväksi ottaminen on arvioitu, tietojärjestelmään olisi luotava palvelutiskillä sähköinen tiedosto sen varmistamiseksi, että hakemus on kirjattu asianmukaisesti ja että hakijan mahdollista viisumihistoriaa päästään tarkastelemaan välittömästi. Tätä tarvitaan myös sormenjälkien keräämiseen siinä vaiheessa, kun Kroatia soveltaa Schengenin säännöstöä kokonaisuudessaan; hakijan kanssa hakemuksen jättämisen yhteydessä käytävän keskustelun olisi keskityttävä kyseisen tapauksen kannalta oleellisten tietojen saamiseen, jotka olisi tallennettava tietojärjestelmään; samoja varmistuksia ei pitäisi toistaa; hakemuksia koskevat päätökset olisi tehtävä heti, kun kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla; 31. myönnettävä pitkään voimassa olevia toistuvaisviisumeita aina, kun hakijan asema ja viisumihistoria sekä matkan tarkoitukset sallivat sen viisumisäännöstön 24 artiklan 2 kohdan mukaisesti; 3 Tämä nimitys ei vaikuta asemaa koskeviin kantoihin, ja se on YK:n turvallisuusneuvoston päätöslauselman 1244/99 ja Kansainvälisen tuomioistuimen Kosovon itsenäisyysjulistuksesta antaman lausunnon mukainen. 6359/17 team/elv/akv 6
32. varmistettava, että hakemusta koskeva päätös kirjataan selkeästi tietojärjestelmään prosessin jokaisessa vaiheessa; harkittava tietojärjestelmän muokkaamista siten, että kaikki hakemusta koskeviin toimiin ja päätöksiin liittyvät tiedot voidaan kirjata siihen; 33. annettava kotimaasta lähetetylle henkilöstölle ohjeet, joiden avulla ehkäistään perheenjäsenien työskentelemistä yhdessä samalla osastolla työprosessien riippumattomuuden varmistamiseksi; 34. toteutettava toimenpiteitä sen varmistamiseksi, että pankin palvelumaksu veloitetaan Kroatian viranomaisilta eikä hakijalta, vaihdettava pankkia tai maksatettava viisumimaksu suoraan luottokortilla tai käteisellä konsulaatissa, jotta hakijan ei tarvitsisi maksaa viisumimaksun lisäksi muita maksuja; 35. varmistettava, että kun hakemusta ei oteta käsiteltäväksi, viisumimaksu palautetaan hakijalle ilman että sitä tarvitsee erikseen hakea; 36. varmistettava, että toistuvaisviisumit, joiden voimassaoloaika on yli 6 kuukautta, sallivat aina 90 päivän oleskelun minkä tahansa 180 päivän jakson aikana; Suurlähetystö/viisumiyksikkö Moskovassa 37. varmistettava, että viisumiyksikön verkkosivuilla on kaikki tarvittavat tiedot, kaikki tiedot ovat oikein ja kaikki linkit toimivat; 38. varmistettava, että kaikki ulkoisen palveluntarjoajan verkkosivuilla olevat tiedot ovat oikein, kaikki linkit toimivat ja direktiivin 2004/38/EY soveltamisalaan kuuluville EU:n/ETA:n kansalaisen perheenjäsenille annetaan asianmukaiset tiedot kaikista sovellettavista prosessuaalisista helpotuksista, erityisesti liittyen täydentäviin asiakirjoihin; 39. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja käyttää tarvittavien täydentävien asiakirjojen luetteloa, jotta hakijalle voidaan ilmoittaa puuttuvista asiakirjoista välittömästi; 40. ohjeistettava ulkoista palveluntarjoajaa tarjoamaan parempilaatuisia kirjekuoria, joita ei voi avata helposti, jotta hakijoiden henkilötiedot pysyvät suojattuina; 41. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja kunnioittaa tietosuojasääntöjä erityisesti estämällä henkilöstöään näkemästä hakemuksesta tehtyä päätöstä; 6359/17 team/elv/akv 7
42. annettava selkeät ohjeet kaikkien merkittävien ja lievien poikkeustilanteiden hoitamiseksi suoraan paikallisella tasolla yhdessä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa; ulkoisen palveluntarjoajan johdolle olisi ilmoitettava kaikista virheistä kirjallisesti, virheistä olisi pidettävä rekisteriä ja muille jäsenvaltioille olisi ilmoitettava merkittävistä poikkeustilanteista; 43. seurattava ulkoista palveluntarjoajaa säännöllisesti muun muassa tekemällä säännöllisiä yllätyskäyntejä viisumikeskuksiin sekä Moskovassa että muualla Venäjällä, Valko-Venäjällä ja Kazakstanissa (viimeksi mainitut käynnit mahdollisesti yhteistyössä/vuorotellen samoja keskuksia käyttävien muiden jäsenvaltioiden kanssa); seurantatoimista ja niiden havainnoista olisi laadittava kirjalliset raportit; 44. varmistettava, että ulkoinen palveluntarjoaja ei vaadi hakijoita maksamaan palvelumaksun lisäksi muita maksuja, kuten maksua hakemustiedostojen lähettämisestä suurlähetystön ja ulkoisen palveluntarjoajan välillä; 45. ohjeistettava ulkoista palveluntarjoajaa veloittamaan kiireellisissä tapauksissa perittävä maksu EU:n ja Venäjän välisen viisumikäytäntöjen helpottamista koskevan sopimuksen mukaisesti sen päivämäärän perusteella, jolloin hakemus on tehty ulkoisen palveluntarjoajan kautta; 46. harkittava turvaoven asentamista rakennuksen pääsisäänkäynnille ja takaoven (joka yhdistää viisumiyksikön odotustilan Venäjän ulkoministeriön tiloissa olevaan portaikkoon) korvaamista teräsovella konsulaatin turvallisuuden parantamiseksi; 47. varmistettava, että vain henkilöllä, joka on vastuussa tarrojen jakamisesta henkilöstölle, on pääsy kassakaapille; kassakaapin toisen avaimen käytön olisi oltava mahdollista vain poikkeusolosuhteissa (avainta olisi säilytettävä esimerkiksi suljetussa kirjekuoressa, jonka saisi avata vain ryhmä valtuutettuja henkilöstön jäseniä); 48. varmistettava, että painetun hakulomakkeen oikeanpuoleiseen osaan merkitään viisumin tiedot ja merkintä "viisumipäätös: myönnetty" vasta kun lopullinen päätös on tehty, jotta päätöksentekoprosessi voidaan mallintaa uudelleen; harkittava tietojärjestelmän käyttämistä tähän tarkoitukseen; 6359/17 team/elv/akv 8
49. varmistettava, että epäämispäätökset perustuvat yksinomaan yhteen tai useampaan viisumisäännöstön 32 artiklan 1 kohdan perusteeseen ja että oikeat epäämisperusteet mainitaan vakiomuotoisessa epäämislomakkeessa; 50. toteutettava tarvittavat toimenpiteet yhteensopimattomuuksien poistamiseksi Kroatian ja Venäjän federaation välisen kahdenvälisen sopimuksen ja EU:n ja Venäjän välisen viisumikäytäntöjen helpottamista koskevan sopimuksen väliltä; 51. lopetettava välittömästi sellaisten viisumitarrojen käyttö, jotka eivät ole yhtenäisestä viisumin kaavasta 29 päivänä toukokuuta 1995 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1683/95 mukaisia; 52. tallennettava käsiteltäviksi otettujen hakemusten tiedot kansalliseen tietojärjestelmään viipymättä, etsittävä saman hakijan aikaisemmat hakemukset ja liitettävä uusi hakemus niihin sekä ryhmitettävä yhdessä matkustavien henkilöiden hakemukset yhteen; 53. lakkautettava käsin kirjoitettujen muistiinpanojen käyttö hakemukseen liittyvien tietojen kirjaamiseen ja välittämiseen, sillä ne katoavat helposti; 54. varmistettava, että hakijan viisumihistoriaan liittyvät tietojärjestelmässä olevat tiedot otetaan huomioon, ennen kuin päätetään myönnettävän viisumin tyyppi ja voimassaoloaika. Tehty Brysselissä Neuvoston puolesta Puheenjohtaja 6359/17 team/elv/akv 9