Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta 9.12.2016 HUS-LOGISTIIKKA LIIKELAITOS TOIMINTAOHJE 1.1.2017
Sisältö 1 JOHDANTO... 3 2 VISIO JA LIIKETOIMINTA-AJATUS... 3 2.2 VISIO... 3 2.3 LIIKETOIMINTA-AJATUS... 3 3 ORGANISAATIORAKENNE JA VASTUUT... 4 3.1 ORGANISAATIO... 4 3.2 JOHTOKUNTA... 4 3.3 TOIMITUSJOHTAJA... 4 3.4 LIIKELAITOKSEN JOHTORYHMÄ... 4 3.5 VASTUUALUEET JA TOIMINNALLISET VASTUUT... 5 3.6 TYÖSUOJELU... 6 3.7 TALOUSHALLINTO... 6 3.8 HENKILÖSTÖHALLINTO... 6 4 PÄÄTÖSVALTA JA SEN EDELLEEN DELEGOINTI... 7 4.1 JOHTOKUNNAN PÄÄTÖSVALTA... 7 4.2 TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖSVALTA... 8 4.3 HENKILÖSTÖHALLINNON PÄÄTÖSVALTA... 8 4.4 TALOUSHALLINNON PÄÄTÖSVALTA, HANKINTAVALTUUDET... 10 5 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖN PANO... 11 6 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA... 12 7 VOIMAANTULO... 12 2
HUS-LOGISTIIKKA LIIKELAITOS 1 JOHDANTO HUS-Logistiikka on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. HUS:n perussopimuksessa ja hallintosäännössä on määrätty sairaanhoitopiirin organisaatiorakenteesta sekä luottamushenkilöelinten ja HUS:n toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta. Liikelaitoksen johtosäännössä on määrätty liikelaitoksen johtokunnan ja toimitusjohtajan tehtävistä sekä ratkaisuvallasta. Yksityiskohtaisemmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta on määritelty liikelaitoksen johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS- Logistiikan viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeen hyväksyy Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta. 2 VISIO JA LIIKETOIMINTA-AJATUS 2.2 Visio Oikeat palvelut parhaat ratkaisut HUS-Logistiikka on terveydenhuollon tuloksellisin hankinta- ja logistiikkapalvelujen tuottaja ja toimialan suunnannäyttäjä. 2.3 Liiketoiminta-ajatus HUS-Logistiikan tehokkaat ja asiakassopimuksin määritellyt hankinta- ja logistiikkapalvelut mahdollistavat asiakkaiden päätoiminnon asiakaskeskeisen suorittamisen. 3
3 ORGANISAATIORAKENNE JA VASTUUT 3.1 Organisaatio Liikelaitos ottaa toiminnan suunnittelussa ja toteuttamisessa huomioon asiakkaiden palvelutarpeet, omistajakuntien näkemykset ja taloudelliset mahdollisuudet. Liikelaitos noudattaa toiminnassaan samoja periaatteita kuin HUS-Kuntayhtymä. Liikelaitoksen johtamisessa noudatetaan liiketaloudellisen ja osallistuvan johtamisen periaatteita tehokkaasti ja taloudellisesti. Johtamisessa korostetaan henkilökohtaista vastuuta palvelujen laadusta ja kustannustehokkuudesta. Henkilöstö osallistuu aktiivisesti toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Liikelaitoksen toimitusjohtajan esimiehenä toimii HUS:n talousjohtaja. Liikelaitoksen organisaatiorakenteesta määrätään toiminta-ohjeilla tai niitä täydentävillä toimitusjohtajan päätöksillä. 3.2 Johtokunta Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisemmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.3 Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa. Toimitusjohtajan tehtävistä on määrätty kuntalaissa, hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Johtokunnan päätöksen mukaisesti toimitusjohtajan sijaisena toimii järjestyksessä hankintapäällikkö, talouspäällikkö, logistiikkapäällikkö tai asiakkuuspäällikkö. 3.4 Liikelaitoksen johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa liikelaitokselle johtoryhmän. Johtoryhmään kuuluu toimitusjohtajan nimeämien jäsenten lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja. 4
Liikelaitoksen johtoryhmän muodostavat HUS-Logistiikan toimitusjohtaja, talouspäällikkö, hankintapäällikkö, logistiikkapäällikkö, asiakkuuspäällikkö, tietojärjestelmäpäällikkö ja kuljetuspäällikkö sekä henkilöstön edustaja. Johtoryhmän sihteerinä toimii johdon assistentti. Liikelaitoksen johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmän kokouksista laaditaan pöytäkirjat, jotka julkaistaan HUS-Logistiikan sivuilla intranetissä. 3.5 Vastuualueet ja toiminnalliset vastuut Liikelaitoksessa on toimintaprosessien mukaisesti seuraavat vastuualueet: Hankintapalvelut, logistiikkapalvelut ja sisäinen kuljetus. Vastuualueet kattavat liikelaitoksen toiminnat koko HUS -alueella. Lisäksi liikelaitoksessa on tukitoiminnot: Asiakkuudet ja viestintä, HR, Talous, ICT sekä Lean ja laatu. - Hankintapäälliköllä on kokonaisvastuu hankintapalvelujen vastuualueen kehittämisestä. - Logistiikkapäällikkö vastaa tarvikelogistiikan toimivuudesta. - Talouspäällikkö vastaa talouden suunnittelusta ja raportoinnista sekä henkilöstöhallinnollisista tehtävistä. - Asiakkuuspäällikkö vastaa asiakaspalvelun ja taloushallinnon tilaus-, toimitus- ja laskuprosessien toimivuudesta ja kehittämisestä. - Tietojärjestelmäpäällikkö vastaa tietojärjestelmien kehittämisestä. - Tavarankuljetuksen kuljetuspäällikkö vastaa kiinteistöjen sisäisistä kuljetuksista ja ulkoisten kuljetusten koordinoinnista HUS-alueella. Edellä mainitut päälliköt raportoivat toimitusjohtajalle. 5
Päälliköt vastaavat oman vastuualueen operatiivisesta toiminnasta, johtamisesta sekä henkilöstövoimavarojen käytöstä. Vastuualueenpäällikkö valmistelee oman vastuualueen talousarvion ja toimintasuunnitelman sekä on tulosvastuussa oman vastuualueen osalta. 3.6 Työsuojelu Yhteistyötoimintaa säätelee HUS:n antamat ohjeet. Työsuojeluasioiden käsittely yhdistetään HUS-Logistiikan yhteistyötoimikuntaan. Yhteistyötoimikuntaan valitaan 4 työnantajan edustajaa ja järjestöt nimeävät 5 henkilöstön jäsentä. Lisäksi toimikuntaan kuuluu työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu ja työterveyshuollon edustaja. Puheenjohtajana toimii työnantajan edustaja. 3.7 Taloushallinto Liikelaitoksen talouspäällikkö vastaa liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta sekä toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta. Talouspäällikkö valmistelee yhdessä vastuualueiden päälliköiden kanssa HUS-Logistiikan talousarvion ja toimintasuunnitelman. 3.8 Henkilöstöhallinto HUS-Logistiikan henkilöstöhallinnon tarkoituksena on huolehtia siitä, että liikelaitoksella on käytettävissään sen toiminnassa tarvittava ammattitaitoinen ja motivoitunut henkilöstö. Sen tehtävänä on myös luoda edellytykset korkeatasoisen osaamisen jatkuvaksi ylläpitämiseksi, edesauttaa henkilöstön osallistumista päätöksentekoon ja osaltaan huolehtia henkilöstövoimavaran tarkoituksenmukaisesta käytöstä. HUS-Logistiikan henkilöstöhallinnon päällikkönä toimii talouspäällikkö. Vastuualueiden ja tukitoimintojen päälliköt ovat tulosvastuullisia liikelaitoksen henkilöstöresurssien käytöstä. Liikelaitoksen talouspäällikkö toimii työnantajan edustajana pääsopijajärjestöjen kanssa käytävissä neuvotteluissa ja vastaa yhteydenpidosta HUS:n henkilöstöhallintoon. 6
4 PÄÄTÖSVALTA JA SEN EDELLEEN DELEGOINTI Päätöksenteon osalta liikelaitoksessa noudatetaan lainsäädännön ja HUS:n hallintosäännön määräyksiä sekä HUS:n yleis- ja ohjekirjeissä annettua ohjeistusta. Liikelaitoksen hallinnossa ja taloudenpidossa noudatetaan, mikäli liikelaitoksen johtosäännössä taikka tässä ohjeessa ei muuta määrätä, HUS:n määräyksiä ja ohjeita. Sellaiset asiat, jotka vaikuttavat jonkun oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun taikka sisältävät muuten julkisen vallan käyttöä, ratkaistaan liikelaitoksen viranhaltijan viranhaltijapäätöksellä. Päätöksentekijänä on se viranhaltija, jonka tehtäviin tämän ohjeen tai toimitusjohtajan määräyksen mukaan asiasta päättäminen kuuluu. Jos päätöksenteosta ei ole erikseen määrätty, tekee päätöksen asiassa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Liikelaitoksen viranhaltijat tekevät viranomaispäätökset esittelystä. Esittelijänä toimii liikelaitokseen virkasuhteessa oleva henkilö. Esittelijä huolehtii päätöksen valmistelun järjestämisestä ja vastaa osaltaan päätöksen lain- ja tarkoituksenmukaisuudesta. Johtoryhmän jäsenet valmistelevat toimitusjohtajan päätettäväksi liikelaitoksen muuta toimintaa ja taloutta koskevat ratkaisut. Ne ratkaisut, jotka eivät kuulu toimitusjohtajan taikka muun erikseen mainitun liikelaitoksen viran- tai toimenhaltijan päätettäväksi, ratkaistaan vastuuyksiköissä ja vastuualueilla vastuuyksikön esimiehen taikka vastuualuepäällikön toimesta. 4.1 Johtokunnan päätösvalta Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta, sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, on määrätty liikelaitoksen johtosäännössä. Sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, johtokunta päättää: - valtuuston hyväksymien yleisten hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti yksityiskohtaisemmista hinnoitteluperiaatteista; - alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 4 000 000 euroa; - alle 500 000 euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta, hallintosäännön mukaisesti hallitus päättää kuitenkin investointiohjelmasta 500 000 euroa 10 miljoonaa euroa hankekohtaisesti; - virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa; - liikelaitosten toimitusjohtajien välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty, - toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta; 7
- liikelaitoksen edustajien nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu johtokunnan alaiseen toimintaan; - vapautuksen myöntämisestä kokonaan tai osittain liikelaitoksen henkilökuntaan kuuluvalle hänen velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä tapahtunut muu kuin tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettu vahinko. Muiden kuin toimitusjohtajaa koskevien asioiden osalta johtokunta voi siirtää toimivaltaansa liikelaitoksen toimitusjohtajalle. 4.2 Toimitusjohtajan päätösvalta Johtosäännön mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää - johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle. - hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle 500 000 euroa. - liikelaitoksen palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen. - muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille. Toimitusjohtaja siirtää toimivaltaansa henkilöstö- ja taloushallinnon osalta edelleen seuraavasti; 4.3 Henkilöstöhallinnon päätösvalta Virkojen perustaminen, henkilöstön valinta ja irtisanominen Virkojen ja tehtävien kelpoisuusehdoista määrätään viran perustamispäätöksessä tai hallituksen päätöksellä. Henkilöstön valinnassa noudatetaan ns. yksi yli yhden periaatetta. Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön määräykset. Virkojen perustamisesta päättää Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta ja vakanssien perustamisesta liikelaitoksen toimitusjohtaja. 8
Ellei HUS:n yhtymähallinnon määräyksistä muuta johdu, viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta ja valinnasta päätetään vahvistetun talousarvion puitteissa seuraavasti: - Toimitusjohtaja päättää virkojen ja työsuhteisen palvelussuhteiden auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. - Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan. - Toimitusjohtajan päätöksellä voidaan liikelaitoksen vakinaiseen palvelussuhteeseen valita henkilö tehtävää auki panematta, jos valittava henkilö on hoitanut ko. tointa ennen sen vakinaista täyttämistä yhtäjaksoisesti vähintään 6 kuukautta ja toimen auki pano on ilmeisen tarpeetonta. Tehtävän täyttö sitä auki panematta on aina erikseen perusteltava. - Sijaisuuden hoito liikelaitoksessa tulee järjestää yhtäjaksoisella virkamääräyksellä tai työsopimuksella, mikäli se on mahdollista. Enintään 6 kuukauden sijaisuus voidaan täyttää ilman viran tai toimen auki panoa. Enintään 12 kuukauden sijaisuudet voidaan täyttää sisäisen haun perusteella ilman viran tai toimen julkista auki panoa. Yli 12 kuukauden sijaisuudet sekä vakituiset virat/toimet täytetään julkisena hakuna, ellei johtokunta tai toimitusjohtaja erikseen muuta päätä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan palvelussuhteen irtisanomisesta tai purkamisesta päättää HUS-kuntayhtymän hallitus. Liikelaitoksen muun henkilöstön palvelussuhteen irtisanomisesta taikka purkamisesta päättää liikelaitoksen toimitusjohtaja esittelystä, lukuun ottamatta toimitusjohtajan suoria alaisia, joiden palvelussuhteen purkamisesta taikka irtisanomisesta päättää Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta toimitusjohtajan esittelystä. Henkilöstöhallinnon muu päätösvalta Toimitusjohtaja päättää - tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja henkilökohtaisen lisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti. - viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä. - virkavapaudesta ja sen palkkaeduista sekä muista korvauksista. - henkilökunnan puhelimen käyttöoikeudesta. - vuorotteluvapaan myöntämisestä. 9
Logistiikkapäällikkö, hankintapäällikkö, asiakkuuspäällikkö, kuljetuspäällikkö ja tietojärjestelmäpäällikkö päättävät alaisensa henkilökunnan osalta: - sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisesta - henkilökunnan vuosiloman myöntämisestä - sairausloman myöntämisestä oman ilmoituksen perusteella 1-5 päiväksi - henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä - oman ajoneuvon tai taksin käyttöoikeudesta - työsuhdematkalipusta - erityistyölasien korvaamisesta Kukin esimies päättää välittömien alaistensa osalta muista kuin edellä luetelluista työsopimuslain, työehtosopimusten, työsopimusten ja HUS:n ohjeiden mukaisista palvelussuhteisiin liittyvistä asioista. 4.4 Taloushallinnon päätösvalta, hankintavaltuudet Hankinta- ja tilausvaltuudet Talouspäällikkö päättää HUS-Logistiikan laite-, tavara- ja palveluhankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on enintään 10 000 euroa. Hankintapäälliköllä, logistiikkapäälliköllä, asiakkuuspäälliköllä, tietojärjestelmäpäälliköllä ja kuljetuspäälliköillä on oikeus päättää ja tilata oman yksikön toimintaan liittyviä tarvikkeita enintään 1 500 euroon saakka pois lukien IT-hankinnat, jotka menevät ainoastaan tietojärjestelmäpäällikön kautta. Hallintosäännön 6 :n 9 kohdan mukaan hallitus päättää kulutustavara- ja lääkehankinnoista sekä puitesopimushankinnoista ja tilavuokrauksesta päättämällään tavalla. HUS:n hallituksen päätöksen 155/ 17.12.2007 mukaisesti HUS-Logistiikan toimitusjohtaja päättää kulutustavarahankinnoista, laitteiden ja kalusteiden sekä kilpailuttamiensa toimialaan kuuluvien palveluiden puitesopimuksista. Toimitusjohtaja on päätöksellään 25/16.4.2015 delegoinut kulutustavaran ja puitesopimustuotteiden tilausvaltuuksia HUS-Logistiikassa seuraavasti: Kulutustavaran tarviketilauksista asiakkaalle tai varastoon, logistiikkakeskuksen asiakaspalvelussa työskentelevät henkilöt 30 000 euroon saakka. Yli 30 000 euron tilaukset hyväksyy hankintapäällikkö ja hänen ollessaan estynyt ostopäällikkö. Sopimuksettomien tuotteiden ostohinta on tarkistettava toimittajalta. 10
Asiakkaiden toimeksiannosta ja puitesopimuksien perusteella tehtävät lääkintälaite-, kalustoja tarviketilaukset: Toimitusjohtaja delegoi tilausvaltuutta asiakkaiden toimeksiannosta ja puitesopimuksien perusteella tehtävistä lääkintälaite-, kalusto- ja tarviketilauksista ostotoiminnassa työskenteleville 30 000 euroon saakka sekä hankintapäällikölle ja talouspäällikölle 100 000 euroon saakka. Laskujen hyväksyminen Toimitusjohtajan suorat alaiset hyväksyvät vastuulleen kuuluvat HUS-Logistiikan osto- ja matkalaskut hankintavaltuuksiensa puitteissa. Toimitusjohtaja on delegoinut HUS-Logistiikan kautta hankittavan kulutustavaran ostolaskujen hyväksymisen logistiikkakeskuksen laskunkäsittelyssä työskenteleville. Mahdolliset tilauksista poikkeavat hinnat tarkistutetaan ostajalla. Laskun hyväksyminen ei voi koskea hyväksyvään viran- tai toimenhaltijaan kohdentuvia laskuja eikä itse tekemiään ostotilauksia. Poistoista päättäminen Talouspäällikkö päättää HUS-Logistiikan kalusteiden poistoista, hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen. Logistiikkapäällikkö päättää HUS-Logistiikan varaston poistoista ja käytöstä poistetun epäkurantin kulutustavaran hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen. 5 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖN PANO 11
Asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi päättää hallitus, hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja. Asian ottamisesta tukipalvelujen liikelaitoksen johtokunnan käsiteltäväksi päättää johtokunta, johtokunnan puheenjohtaja tai liikelaitoksen toimitusjohtaja. Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Hallituksen alaisen viranomaisen on kolmen päivän kuluessa ilmoitettava hallitukselle päätöksistään lukuun ottamatta päätöksiä asioista, joista hallitus on etukäteen päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Johtokunnan alaisen viranomaisen on kolmen päivän kuluessa ilmoitettava johtokunnalle päätöksistään lukuun ottamatta päätöksiä, joista johtokunta on etukäteen päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ottamiseen oikeutetun viranomaisen on ilmoitettava asian ottamisesta käsiteltäväkseen päättämässään ajassa siitä, kun se on saanut päätöksestä tiedon ottaen huomioon, mitä erikseen on säädetty. Ottamiseen oikeutettu viran-omainen voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, josta sille ei ole ilmoitettu. 6 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta. Riskien hallinnan periaatteet on ohjeistettu liikelaitoksen riskienhallintasuunnitelmassa. 7 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 1.1.2017 ja on voimassa toistaiseksi. Tämä toimintaohje kumoaa HUS-Logistiikka liikelaitoksen aiemman toimintaohjeen. 12