Vuosilomalaskennan käyttöönotto Tuntinetissä 1. Lisäominaisuuksien asetus Lomalaskentaan liittyy kaksi ominaisuutta, Vuosilomalaskenta ja Juokseva vuosiloma-arvio. Ainakin ensimmäisen näistä on oltava valittuna, jotta vuosiloma-laskenta toimisi. Juokseva vuosiloma-arvio taas lisää tuntiraportteihin valitulle aikajaksolle lasketun arvion ansaituista vuosilomapäivistä sekä lomapalkasta ja -rahasta. Loppupalkka-ominaisuus ei ole välttämätön lomapalkan laskemiseksi, mutta mikäli se on asetettu päälle, niin vuosilomalaskennan tiedot tulevat myös loppupalkan osaksi. 2. Vuosiloma-asetusten hallinta Vuosilomalaskenta voidaan asettaa päälle yritys-, yksikkö- tai työntekijäkohtaisesti. Työntekijäkohtainen valinta yliajaa yksikkökohtaisen, ja yksikkökohtainen yrityskohtaisen valinnan. Näin vuosilomalaskenta voidaan asettaa päälle vain tietyille työntekijöille, tietyille yksiköille tai vaikka koko yrityksen kaikille työntekijöille. Alla kuvatut käyttöliittymävalikot näkyvät vasta sen jälkeen, kun kohdassa 1. kuvattu lisäominaisuus Vuosilomalaskenta on otettu käyttöön.
2.1 Yrityskohtaiset asetukset Yrityksen perustiedoissa on alasvetovalikko Laske vuosiloma automaattisesti, josta voi valita Ei lasketa - jolloin vuosilomalaskenta aktivoidaan vain erikseen valituille yksiköille tai käyttäjille Lomalaskentavuodesta XXXX-XXXX+1, jolloin oletusarvo on, että kaikille yrityksen työntekijöille lasketaan vuosilomat valitusta lomanansaintavuodesta lähtien. Tässä lomansaintavuosi on merkitty esim. 2012-2013, jolloin laskenta alkaa lomanansainavuodesta 1.4.2012 31.3.2013. Tämän asetuksen voi vielä yliajaa joko yksikkö-tai käyttäjätasolla, mikäli on käyttäjiä tai yksiköitä, joille ei haluta laskea lomia, tai lomat halutaan laske alkaen jostain muusta lomanansaintavuodesta. Lomapalkka ja lomarahatiedot näkyvät oletusarvoisesti vain käyttäjille joilla on oikeus nähdä palkkatietoja. Tämän rajoituksen voi poistaa: Perustiedot Yrityksen Perustiedot Raportiasetuksia
Mikäli kohdassa 1. valittiin myös Loppupalkka-ominaisuus, voidaan palkanlaskennan asetuksista asettaa lomakorvaukset näkymään loppupalkan yhteydessä. Jos lomalaskenta-asetuksista valitaan Käsin kirjatut lomat eivät vaikuta saldoihin, niin työntekijöiden vuosilomasaldot lasketaan erikseen lomien maksun ja lomien kulutuksen osalta. Lomalaskenta-asetuksissa on myös kohta Epäsäännöllistä työaikaa tekeville lomat korvataan prosenttiperusteisesti jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Tämä yliohjaa kaikkien epäsäännöllisen työajan työsopimusten vuosilomalaskennan ansaintasäännön prosenttiperusteiseksi lomakorvaukseksi, jota maksetaan muista ansaintasäännöistä poiketen jatkuvasti jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Hienojakoisempaa määrittelyä voidaan tehdä myös työsopimuskohtaisesti (tästä lisää luvussa 2.4 Työsopimuskohtaiset asetukset).
2.2 Yksikkökohtaiset asetukset Yksiköt-välilehdellä on myös uusi alasvetovalikko Laske vuosilomat automaattisesti. Siitä voi valita Ylemmän tason oletusasetuksen mukaan, jolloin tämän yksikön vuosilomalaskenta tapahtuu oletusarvoisesti kohdassa 2.1 kuvatun yritystason valinnan mukaan. Ei lasketa, jolloin tämän yksikön työntekijöille ei oletusarvoisesti lasketa vuosilomia (yksittäisille käyttäjille voidaan silti asettaa vuosilomaĺaskenta päälle kohdan 2.3 mukaisesti) Lomalaskentavuodesta XXXX-XXXX+1, jolloin oletusarvona on, että kaikille yksikön työntekijöille lasketaan vuosilomat valitusta lomanansaintavuodesta lähtien.
2.3 Käyttäjäkohtaiset asetukset Käyttäjät-välilehdellä on yksikkötason tapaan uusi alasvetovalikko, Laske vuosilomat automaattisesti, josta voi valita: Ylemmän tason oletusasetuksen mukaan, jolloin tämän käyttäjän vuosilomalaskenta tapahtuu oletusarvoisesti kohdassa 2.2 kuvatun yksikkötason valinnan mukaan. Ei lasketa, jolloin tämän käyttäjän vuosilomia ei lasketa, riippumatta siitä mitä kohdissa 2.1 tai 2.2 oli asetettu Lomalaskentavuodesta XXXX-XXXX+1, jtämän käyttäjän vuosilomat lasketaan valitusta lomanansaintavuodesta lähtien, riippumatta siitä mitä kohdissa 2.1 tai 2.2 oli asetettu.
2.4 Työsopimuskohtaiset asetukset Käyttäjät Työntekijät -välilehden työsopimushistoria-taulussa on kullakin työsopimusrivillä nappi josta avautuu Työsuhteen lisätiedot-popup ikkuna. Tässä ikkunassa on mahdollista yliajaa ansaintasääntö työsopimuskohtaisesti. Tästä voi mm. valita kyseisen työsopimuksen lomat korvattavaksi prosenttiperusteisena korvauksena lomanansaintavuoden lopussa (mikäli työsopimus päättyy tai olennaisesti muuttuu ennen lomanansaintavuoden loppua, korvaus maksetaan työsopimuksen päättyessä). Toinen prosenttiperusteinen vaihtoehto on korvata lomat prosenttiperusteisesti jokaisen palkan yhteydessä.
3. Vuosilomasaldot 3.1 Vuosilomasaldo Palkanlaskennan työaikaraporttien työntekijäkohtaisissa yhteenveto-osioissa voidaan tarkastella vuosilomasaldoja. Mikäli kohdan 1. asetus ei ole valittuna, yhteenvedossa näkyy ainoastaan yksi luku, saldo. 3.2. Kirjattavissa oleva vuosilomasaldo Mikäli taas kohdassa 2.1. esitelty asetus Käsin kirjatut lomat eivät vaikuta saldoihin on valittuna, on vuosilomasaldot eroteltu kirjattavissa oleva saldo ja maksettava saldo. Kirjattavissa oleva saldo tarkoittaa sitä määrää vuosilomia, jotka työntekijä voi kirjata työajan seurannassa. Lomapäivät näkyvät kirjattavissa olevassa saldossa vasta kun lomanmääräytymiskausi on alkanut. Esim. Lomanmääräytymiskaudelta 1.4.2013 31.3.2014 ansaitut lomat näkyvät kirjattavissa olevassa saldossa kun raportti otetaan päivältä 2.5.2014 tai sen jälkeen. Mikäli edellisiltä vuosilta on jäänyt käyttämättömiä vuosilomapäiviä, ne ovat tässä saldossa mukana. 3.3. Maksettava vuosilomasaldo Maksettava saldo tarkoittaa sitä määrää vuosilomia, jotka työntekijä on jo ansainnut, mutta joita ei ole vielä kirjattu maksetuiksi. (ks. myös kohta 3. lomien kirjaamisesta maksetuiksi) Lomapäivät näkyvät maksettavissa olevassa saldossa heti kun lomanmääräytymiskausi on päättynyt. Esim. Lomanmääräytymiskaudelta 1.4.2013 31.3.2014 ansaitut lomat näkyvät kirjattavissa olevassa saldossa kun raportti otetaan päivältä 31.3.2014 tai sen jälkeen. Mikäli edellisiltä vuosilta on jäänyt maksamattomia vuosilomapäiviä, ne ovat myös tässä saldossa mukana 3.2 Ansaitut vuosilomat Kun palkanlaskennan työaikaraportin valittu aikaväli sisältää työntekijän lomanmääräytymiskauden loppumispäivän (esim. 31.3.2014), esitetään yhteenveto-osiossa myös päättyneen lomanmääräytymiskauden lomanansainta. Tässä näkyy lomanmääräytymiskaudelta ansaittujen lomapäivien määrä, sekä lomapalkan ja
lomarahan laskettu määrä. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa muuttaa näitä lukuja muuta -linkistä. 3.3 Vuosiloma-ansainnan arviot Mikäli palkanlaskennan työaikaraportin valittu aikaväli ei sisällä työntekijän lomamääräytymiskauden loppumispäivää, esitetään yhteenveto-osiossa arvio työntekijän kuluvan lomanmääräytymiskauden lomanansainnasta. Tätä arviota ei voi muuttaa käsin.
4. Vuosilomalaskelmat Kun vuosiloma-lisäominaisuus otettu käyttöön (kohta 1) ja vuosilomat määritelty laskettavaksi kaikille tai valitulle joukolle käyttäjiä tai yksiköitä, näkyvät vuosilomalaskelmat käyttöliiittymässä seuraavilla tavoilla 4.1 Tuntikirjausten yhteenvedot Palkanlaskennan työaikaraporttien työntekijäkohtaisissa yhteenveto-osioissa näkyy vuosilomalaskelma, kun valittu aikaväli sisältää vuosiloman ansaintakauden loppupäivän. Esimerkiksi kuvassa valittu aikaväli sisälsi päivän 31.3.2014, joten yhteenvetoon tuli vuosilomalaskelma ajalta 1.4.2013 31.3.2014. Pitämällä hiirtä väliotsikon Ansaittu vuosiloma kaudelta XXXX-YYYY kohdalla, tulee esiin myös popup-kupla, jossa näkyy vuosilomalaskelman selite.
Mikäli vuosilomalaskelmaa halutaan korjata käsin, laskelman oikealla puolella oleva muutalinkki avaa popup-ikkunan jossa lomapäivien tai lomapalkan ja -rahan määrää voidaan muokata. Mikäli 1. kohdassa valittiin myös ominaisuus Juokseva vuosiloma-arvio, tulee vuosilomalaskelma esiin vaikka valittu aikaväli ei sisältäisikään lomanansaintakauden loppupäivämäärää. Siinä tapauksessa näkyvä vuosilomalaskelma on vain arvio. Arviota ei voi muokata käsin.
4.2 Lomapalkkavelkaraportti Kuvankaappauksessa punaisella ympyröity kuvake käynnistää lomapalkkavelkaraportin latauksen. Kyseisessä raportissa näkyvät niiden valittujen käyttäjien joilla lomapalkkalaskelma on käytössä lomapalkkalaskelmat valitulla aikavälillä. Raportista käy myös ilmi käyttäjien lomasaldot ja muita lisätietoja. Mikäli aiemmin mainittu yrityskohtainen asetus Käsin kirjatut lomat eivät vaikuta saldoihin on päällä, tulee lomapalkkavelkaraporttiin kaksi erillistä saldosaraketta; Vuosilomasaldo (kirjattavissa) ja Vuosilomasaldo (maksettava). Kirjattavissa oleva vuosilomasaldo lasketaan vähentämällä valitun aikavälin loppuun mennessä ansaituista lomista kaikki kirjatut lomapäivät. Jos siis esimerkiksi 1.10.2014 lomia on ansaittu 30pv ja käytetty 24 päivää, niin lomia on vielä käyttämättä 6pv. Mutta mikäli jäljellä olevat 6 lomapäivää on jo merkitty helmikuulle 2015, niin jo aikaväliltä 1.9 30.9.2014 otettu lomapalkkavelkaraportin kirjattavissa-saldo on nollassa. 4.3 Loppupalkka Tämän käyttöönottoon tarvitaan kohdassa 1 myös asetus Loppupalkka, ja kohdassa 2.1 asetus Loppupalkan yhteydessä lisätään myös vuosilomat palkkojen vientiraportteihin. Tämän lisäksi työntekijän jonka työsuhde on päättymässä, on kuuluttava lomapalkkalaskennan piiriin (kohdan 2. asetukset). Mikäli ominaisuudet ja asetukset ovat kunnossa, niin luotaessa vientiaineistoa välilehdellä Työaikaraportit Palkanlaskennan työaikaraportit, tulevat myös lomakorvaukset vientiaineistoon osaksi käyttäjän loppupalkkaa.
5. Lomasaldon kirjaaminen maksetuksi Vuosiloman voi kirjata maksetuksi Käyttäjät Työntekijät välilehden Kertyneet lomat -osiossa negatiivisella rivillä: Lomarahalle on myös mahdollista antaa erillinen maksupäivä. Esim. yllä olevassa kuvassa työntekijälle lisätään kymmenen lomapäivän lomapalkka maksuun 1.8.2015, mutta lomaraha merkitään maksettavaksi vasta lomien jälkeen, 24.8.2015.