SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä SAMIedu Yhtymähallitus 29.6.2017
Sisällysluettelo 1. Johdanto 2. Yleistä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta 3. Sisäisen valvonnan järjestäminen ja valvonnan vastuu 4. Sisäisen valvonnan kohteet ja menettelytavat 4.1. Toimivalta ja vastuut 4.2. Päätöksenteko 4.3. Henkilöstö 4.4. Talous 4.5. Omaisuuden hallinta 4.6. Hankinnat 4.7. Tietohallinto, tietoturva ja tietosuoja 4.8. Sopimukset ja niiden valvonta 5. Riskien hallinta 6. Sisäisen valvonnan seuranta ja raportointi 7. Konserni 8. Ohjeen voimaantulo ja ylläpito
1. Johdanto Kuntalain mukaan (410/2015) yhtymävaltuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ( 14). Yhtymähallituksen tehtäviin kuuluu ( 39) huolehtia kuntayhtymän sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Ulkoinen ja sisäinen valvonta järjestetään siten, että ne yhdessä muodostavat kuntayhtymän koko toiminnan kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta on järjestetty toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Sisäinen valvonta on osa kuntayhtymän johtamista. Tämä ohje käsittelee sisäistä valvontaa ja se on tarkoitettu valvontavastuussa olevien tilivelvollisten, esimiesten ja henkilöstön käyttöön. Ohjeessa on kuvattu sisäisen valvonnan kohteet ja menettelytavat. Yhtymähallitus antaa vuosittain toimintakertomuksessa selonteon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. Tilintarkastajan on tarkastettava onko kuntayhtymän sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty asianmukaisesti. 2. Yleistä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa hyvää hallintoa sekä olennainen osa johtamista. Sisäinen valvonta kuuluu organisaatiossa kaikille ja siitä vastaavat tilivelvolliset ja vastuualueiden esimiehet. Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että: tavoitteet saavutetaan toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä omaisuus on turvattu johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista Sisäinen valvonta voidaan jakaa sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan sekä sisäiseen tarkastukseen. Kuntayhtymällä ei ole erillistä sisäisen tarkastuksen toimintoa. Kuntayhtymässä toiminnot ja tehtävät on hoidettava siten, että: yhtymävaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan kuntayhtymän toiminnot hoidetaan taloudellisesti ja tuloksellisesti kuntayhtymän talous pysyy tasapainossa niin, että tulopohja riittää kattamaan menot vastuu kunkin osaamisalan toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä
toiminnallisten, taloudellisten ja muiden riskien olemassaolo selvitetään ja niitä vältetään sekä varaudutaan vahinkoihin niin, etteivät niiden kustannukset aiheuta häiriötä kuntayhtymän toiminnoille ja taloudelle maksuliikenne, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan tuottavasti, turvallisesti ja taloudellisesti vierasta pääomaa käytetään vain silloin, kun se on toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua 3. Sisäisen valvonnan järjestäminen ja valvonnan vastuu Sisäisen valvonnan järjestäminen kuuluu kuntalain mukaan yhtymähallitukselle ( 39). Yhtymähallitus antaa tällä ohjeella tilivelvollisille ja vastuualueiden esimiehille käytännön ohjeet sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä vastuujaosta. Yhtymävaltuusto nimeää tilivelvolliset viranhaltijat talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Hallintosäännön mukaan: kuntayhtymän johtaja/rehtori, apulaisrehtori ja talousjohtaja vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tulosalueellaan ja ohjeistavat vastuullaan olevia osaamisaloja sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Osaamisalueiden esimiehet vastaavat vastuualueidensa riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti Henkilöstön tehtävänä on suorittaa tehtävänkuvausten mukaiset tehtävät ja noudattaa toimintaa koskevia ohjeistuksia ja prosessikuvauksia. Henkilöstön tulee sitoutua ammatillisen osaamisen jatkuvaan ylläpitoon ja kehittämiseen sekä saattaa esimiehen tietoon toimintaan liittyviä riskejä ja kehittämismahdollisuuksia. Kuntayhtymällä on käytössä IMS-TOLA -laadunhallintajärjestelmä ja kaikki prosessikuvaukset ja toimintaohjeet löytyvät sieltä. 4. Sisäisen valvonnan kohteet ja menettelytavat Sisäisen valvonnan keskeinen tehtävä on tuottaa oikeaa ja riittävää tietoa siitä, miten toiminta ja talous ovat kehittyneet suhteessa niille asetettuihin tavoitteisiin sekä varmistaa, että toiminta noudattaa lakeja, asetuksia sekä annettuja ohjeita. Sisäisen valvonnan kohteet ja niihin liittyvät menettelytavat on kuntayhtymässä jaoteltu seuraavasti: Toimivalta ja vastuut
Päätöksenteko Henkilöstö Talous Omaisuuden hallinta Hankinnat Tietohallinta, tietoturva ja tietosuoja Sopimukset ja niiden valvonta Koulutuspalvelujen osaamisalojen toimintaa arvioidaan sisäisillä auditoinneilla, joista laaditaan pöytäkirja ja sovittujen toimenpiteiden toteutumista seurataan. Lisäksi koulutuspalvelujen osaamisalojen kanssa käydään säännöllisesti tuloskeskusteluja, joissa arvioidaan sekä toiminnan että talouden tavoitteiden toteutumista. 4.1 Toimivalta ja vastuut Kuntalain 91 mukaisesti yhtymävaltuusto voi hallintosäännössä siirtää toimivaltaansa kuntayhtymän muille toimielimille, luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Yhtymävaltuusto voi antaa em. viranomaiselle oikeuden siirtää sille siirrettyä toimivaltaa edelleen. Näin siirrettyä toimivaltaa ei voida enää siirtää edelleen. Se, jolle toimivaltaa on siirretty, on velvollinen tekemään asiasta päätöksen ja on vastuussa tehdystä päätöksestä. Toimivallan ja vastuiden epäselvyydet voivat aiheuttaa riskejä. Sen vuoksi toimivallan ja vastuiden määrittelyt ja kuvaukset tulee laatia mahdollisimman selkeiksi. Valtuuksien käyttöä tulee myös valvoa. 4.2 Päätöksenteko Päätöksentekoprosessissa voidaan erottaa seuraavat vaiheet: asian vireille tulo asian valmistelu päätöksenteko tiedottaminen päätöksen toimeenpano toimeenpanon seuranta Kuntayhtymän päätöksenteko perustuu kunta-, hallinto- ja julkisuuslain sekä hyvän hallintotavan mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Valmistelussa ja päätöksenteossa on noudatettava lainsäädäntöä, sääntöjä ja ohjeita. Lainvastaiset ja virheelliset päätökset voidaan valitusteitse kumota oikeudessa.
Päätöksenteossa on huomioitava, ettei esteellinen henkilö (kuntalaki 97) osallistu päätöksen tekoon missään asiankäsittelyn vaiheessa. Esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään. Päätökset asetetaan nähtäville ja annetaan tiedoksi asianosaisille kuten kuntalain 139 ja 140 säädetään. 4.3 Henkilöstö Kuntayhtymän palvelussuhdestrategia luo pohjan henkilöstöasioiden hoidolle. Henkilöstöasioiden toteutumista ja kehitystä arvioidaan tilinpäätöksen yhteydessä laadittavassa henkilöstöraportissa. Henkilöstön oikeudenmukainen kohtelu edellyttää, että voimassa olevaa lainsäädäntöä, virka- ja työehtosopimuksia, hallintosääntöä sekä muita henkilöstöasioita koskevia määräyksiä, ohjeita ja päätöksiä noudatetaan. Henkilöstöasioihin liittyvästä neuvonnasta vastaa kuntayhtymässä henkilöstöpäällikkö. Henkilöstöpäällikön vastuualueeseen ja ratkaisuvaltaan kuuluu johtaa ja kehittää henkilöstöhallinnon asiantuntijapalveluja palvelussuhdestrategian mukaisesti. Myös henkilöstöhallintoon liittyvät prosessikuvaukset löytyvät IMS-järjestelmästä. Henkilöstön rekrytoinnit valmistelee henkilöstöpäällikkö esimiesten esityksistä ja ne käsitellään aina johtotiimissä ennen paikan auki laittamista. Henkilöstön rekrytointiin liittyy aina riski, joten on tärkeää valmistella asiat siten, että lopputuloksena on onnistunut rekrytointi. Uuden henkilöstön perehdyttämistä ohjaavat perehdyttämisaineistot ja - ohjeet. Valtuudet henkilöstöasioissa on kuvattu hallintosäännössä. Esimiehen rooli on keskeinen ja hän vastaa mm. henkilöstöasioiden tiedon kulusta omille alaisilleen. Esimiehellä on suuri vaikutus yksikön toimintaan. Tärkeää on, että esiin tulleet henkilöstöasiat käsitellään heti ja ryhdytään asian vaatimiin toimenpiteisiin. Kuntayhtymän työskentelyilmapiiriä mitataan säännöllisin välein ja sen tulokset käydään osaamisaloittain läpi ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä, joiden toteutusta seurataan. Työhyvinvoinnin kehittämiseksi on perustettu ns. TYHY-ryhmä, joka tuo johtotiimille ja johtoryhmälle esityksiä työhyvinvoinnin lisäämiseksi. Ryhmä koostuu sekä henkilöstön, että työnantajan edustajista. Työterveyshuollon kanssa käydään myös määräajoin keskustelut työterveyshuollon kehittämiseen liittyvistä asioista. Kehityskeskustelujen käymistä seurataan reaaliaikaisesti osaamisaloittain. Henkilöstön toimenkuvat laaditaan siten, että työtehtävien osalta ei ole mahdollisuuksia väärinkäytöksiin. 4.4 Talous Yhtymävaltuuston hyväksymät strategia, talousarvio ja -suunnitelma sekä yhtymähallituksen hyväksymät talousarvion käyttösuunnitelmat luovat ne tavoitteet, joita lähdetään toteuttamaan ja toteutumista seuraamaan. Tavoitteet voivat olla toiminnallisia tai taloudellisia, mutta niiden tulee olla tasapainossa toisiinsa nähden. Valtuuston hyväksymän talousarvion pohjalta osaamisalat laativat omat toiminnalliset tavoitteensa. Talousarvion henkilöstömenot perustuvat henkilöstösuunnitelmaan ja valtionosuudet opiskelijamääräennusteisiin.
Kuntayhtymän tulosalueiden sekä osaamisalojen tavoitteiden toteutumista seurataan reaaliaikaisilla web-raporteilla kuukausittain johtotiimissä ja johtoryhmässä sekä kolmannesvuosittain välitilinpäätöksessä, joka raportoidaan yhtymähallitukselle. Valtuuston hyväksymää investointisuunnitelmaa ja toiminnan rahoitusta seurataan kuukausitasolla. Tavoitteiden toteuttamiseen liittyvien riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa on erittäin tärkeää, jotta toimenpiteillä ehditään saada toivottuja vaikutuksia talousarviovuoden aikana. Välitilinpäätösten pohjalta laaditaan koko vuotta koskevat ennusteet. Ensimmäisen välitilinpäätöksen osalta nähdään jo suunta mihin ollaan päätymässä ja toisen välitilinpäätöksen jälkeen laaditaan mahdollisimman tarkka ennuste, jonka mukaan päätetään tarvitaanko yhtymävaltuustolta hakea tulosalueelle talousarviomuutosta. Talousarviomuutokset on esitettävä yhtymävaltuustolle ennen tilikauden päättymistä. Yhtymähallitus hyväksyy talousarvion täytäntöönpano-ohjeen, jossa on määritelty laskujen hyväksymiseen, hankintoihin ja kirjanpitoon liittyviä käytäntöjä. Lisäksi täytäntöönpano-ohjeessa on tarkemmat ohjeet raportoinnin tulosten käsittelyyn. Sisäisen valvonnan osalta jokainen esimies laatii omalta vastuualueeltaan raportin syyskuun tilanteen osalta. Tämä raportti toimii taustatietona tilinpäätöksessä annettavaan sisäisen valvonnan raportointiin. 4.5 Omaisuuden hallinta Tulosalueiden ja osaamisalojen esimiehet ja henkilöstö ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että kuntayhtymän omistamaa ja kuntayhtymän hallussa olevaa omaisuutta ei katoa, omaisuus pidetään hyvässä kunnossa ja sitä käytetään ja hoidetaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Osaamisalojen käytössä olevasta omaisuudesta laaditaan taloushallinnon toimesta inventaariluettelot, jotka osaamisalojen henkilöstö tarkistaa. Listat vahvistaa osaamisalan esimies. Omaisuutta hallinnassaan pitävän osaamisalan esimies vastaa omaisuuden turvaamisesta osana normaalia valvontavastuuta. Omaisuuteen kohdistuneista vaurioista on ilmoitettava vahinkoilmoitus vakuutusyhtiölle niin nopeasti kuin mahdollista. Vakuutusyhtiöllä on käytössä sähköiset vahinkoilmoitukset. Kuntayhtymän omaisuus on vakuutettu kuntayhtymän vakuuttamispolitiikan mukaisesti. Vakuutusten kattavuutta ja muutostarpeita arvioidaan vuosittain vakuutusyhtiön kanssa käytävissä vuosineuvotteluissa. Käyttöomaisuuden myynnistä hallintosäännön mukaisesti vastaa yhtymähallitus, joka voi siirtää toimivaltaansa viranomaisille. Kuntayhtymän tilojen käytöstä muuhun kuin opetustoimintaan on laadittu erillinen ohje.
4.6 Hankinnat Kuntayhtymän kaikissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia ja kuntayhtymän hankintaohjetta. Ohje ja prosessikuvaukset löytyvät IMS-järjestelmästä. Kukin osaamisalan esimies vastaa oman vastuualueensa hankinnoista. Hankinnoista tehtävät dokumentoinnit ja viranhaltijapäätökset tehdään kunkin hankintarajojen puitteissa. Hankinnat valmistellaan osaamisaloilla ja niiden toteutuksesta vastaa osaamisalan esimies. 4.7 Tietohallinto, tietoturva ja tietosuoja Kuntayhtymän tietohallintoon, tietoturvaan ja tietosuojaan liittyen on laadittu erillinen tietoturvasuunnitelma. 4.8. Sopimukset ja niiden valvonta Sopimusten valvonta kohdistuu niiden laadintaan, täytäntöönpanoon ja noudattamiseen. Sopimusten hyväksymisestä ja allekirjoitusoikeudesta on määritykset hallintosäännössä. Sopimusten valvontavastuu on sopimuksen hyväksyjällä, ellei sitä ole siirretty toiselle henkilölle. Sopimukset arkistoidaan Dynasty-ohjelman sopimusten hallinta -osioon. Osaamisalojen osalta on määritelty vastuuhenkilöt, jotka tallentavat sopimukset järjestelmään ja huolehtivat alkuperäisen paperikappaleen arkistoinnista. Sopimuksista on seurattava mm.: sopimusten voimassaoloaikoja että laskutus on sopimusten mukaista että saapuvat laskut ovat sopimusten mukaisia että indeksitarkistukset on tehty sopimusten mukaisesti 5. Riskien hallinta Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällistä prosessia, jonka avulla tunnistetaan ja kuvataan kuntayhtymän toimintaan liittyviä riskejä, arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi. Tilinpäätöksen toimintakertomukseen on koottu arvio merkittävimmistä riskeistä. Toiminnan raportointi aloitetaan heti vuoden alussa. Mikäli tavoitteiden saavuttaminen näyttää haasteelliselta käynnistetään toimenpiteet, joilla riskejä pyritään pienentämään.
6. Sisäisen valvonnan seuranta ja raportointi Kuntayhtymän toiminnasta ja taloudesta raportoidaan yhtymähallitukselle välitilinpäätöksin 30.4. sekä 31.8. sekä tilinpäätösraportoinnilla 31.12. Tilinpäätöksessä annetaan selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä kuntayhtymässä. Osaamisalojen esimiehet raportoivat oman vastuualueensa sisäisen valvonnan toteutumisesta 30.9. Kuntayhtymän johtoryhmässä, ammattiopiston johtoryhmässä sekä johtotiimissä tavoitteiden toteutumista seurataan kuukausittain. Vastuualueiden esimiehet seuraavat vastuualueensa tavoitteiden toteutumista reaaliaikaisesti ns. web-raporttien avulla. Esimiehen tulee raportoida poikkeamista välittömästi omalle esimiehelleen ja käynnistää korjaavat suunnitelmat ja toimenpiteet. 7. Konserni Konsernin suhteen noudatetaan kuntayhtymän sisäisen valvonnan ohjeistusta. Kuntayhtymässä on laadittu myös erillinen konserniohje. 8. Ohjeen voimaantulo ja ylläpito Tämä ohje tulee voimaan yhtymähallituksen hyväksymisen yhteydessä ja kumoaa samalla vanhan sisäisen valvonnan ohjeen (YH 19.4.2007)