Piirihallitus Pöytäkirja 1 (9) Hallituksen kokous 4/2017 Aika: Torstaina 30.3. klo 17.00 Paik k a: Turku, Partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Maarit Heikkinen alueministeri Marika Hirvonen kasvatusministeri, poistui 10 jälkeen Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Miikka Sipilä talousministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Mirva Matikka Maria Ruohola partioneuvos partioneuvos Pöytäkirja 4/16 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo 17.06. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) Hyväksyttiin hallituksen 3.3.2017 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : 5. Saapunut posti (liite 3) : Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Päätettiin myös että lippukuntien juhliin osallistutaan seuraavasti: Halikon Siniset: Ida Arminen, Piikkiön Tammipartio: Maarit Heikkinen ja Rymättylän Märssyvahdit: Kysytään alueohjaajaa.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (9) 6. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat ao. esityksen mukaan: Markkinointijaoston puheenjohtajaksi Pauliina Seulu, Henrikin Tapulitytöt ry 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminnananalojen k uulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus sunnuntaina 26.3. ja toimisto täydentää maanantaina 27.3. Liitteet Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä): - 9.3. oli untuvikkotapaaminen uusille Ko-Gi-kurssilaisille. Läsnä 21 kouluttautujaa ja 9 ohjaajaa. Muiden 3 kanssa nähdään erikseen. Ohjauskeskustelut ollaan aloitettu vauhdilla, jotta saadaan osaamiskartoitukset tehtyä ennen johdanto-osaa. - Edellinen kokous pidettiin 21.3. - PJ-kurssitilastojen perusteella kontaktoidaan muutamia lippukuntia tulevien viikkojen aikana - KR:n vaate pohdinnan alla - Akela- ja sampokurssi järjestettiin yhteistyössä muonituskurssin kanssa. Yhteistyö sujui mutkattomasti. - Luotsikurssilla melkoinen kato: ilmoittautuneet vs. paikalle saapuneet (13/8) - Syksyn koulutusfestarien (29.9. -1.10.) ensimmäinen kokous pidetty - PJ-kurssien moduulijakoa muokataan keväällä saadun palautteen perusteella syksyn kursseja varten - Lippukuntapäivän koulutuksia ideoitu - Vastaavan pestausvalmentajan pestiä kommentoitu toistamiseen, menee seuraavaksi AR:lle hyväksyttäväksi - Tapahtumatarjottimella on nyt sekä samoajajaostolla että KR:llä ROK-aiheinen koulutus, päätettiin yhdistää voimat ja pohtia, miten tästä saataisiin yhteistyössä vielä paremmin lippukuntia palveleva kokonaisuus - Syys-Ilmoa kommentoitu useampaan otteeseen, Ilmo-työryhmässä jatkaa Eveliina - Seuraava kokous 20.4. VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä): Menneet tapahtumat: - 18.-19.3. Laajennetut valiokunnat ja m/s Scoutella - 20.3. ALR:n laajennettu kokous - 30.3. Rekrykoulutus, PERUTTU vähäisen osallistujamäärän vuoksi Tulevat tapahtumat: - 31.3.-1.4. Kohtaus - Tapahtumia vain aikuisille: avantouinti, puhutaan partiosta - semma, iltapurjehdus
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (9) Yhteistyö muiden tahojen kanssa: - Laajennetuissa valiokunnissa tavattiin ja kuultiin muita aikuisasioiden kanssa toimivia luottiksia ympäri Suomea. Monella piirillä aikuisuusasiat ovat vasta suunnitteluvaiheessa/ aluillaan - ALR:n laajennetussa kokouksessa käsiteltiin mentorointia sekä pohdittiin mahdollista piirin tarjoamaa ohjelmaa Johtajatulille VIESTINTÄ ja MARKKINOINTI: -Huhtikuussa kokoustetaan Hämeen kanssa partiopolkulehdestä -YSPit menossa Mimmi Magiaa -tapahtumaan Vimmaan -Partioviikolle suunnitteilla Turun tipujahti ja Porin pupujahti -Markkinointijaostolle löytynyt puheenjohtaja Pauliina Seulu (HeTa) -Jaostojen viestintävastaaville/pj:lle on lähetetty viestiä uusista tukimuodoista ja tsekkilista viestintään liittyen JÄSENHANKINTA: - 11.3 pidetty toimistolla palaveri liittyen kouluyhteistyöhön. Mietitty konseptia ja laadittu materiaalia (tämä on eri kuin SP:ltä tuleva koulukampanja). Tämän kouluyhteistyön kautta on tarkoitus löytää koulupsykologin, -kuraattorin, -terveydenhoitajan kautta ala- ja yläkouluikäisiä lapsia, joille partioharrastusta kannattaisi kokeilla. Oma materiaali koulun henkilökunnalle, koululaisen perheelle ja lippukunnalle. Työstimme myös tätä hankeosuutta tukevia videotoiveita SP:n YV -videoryhmälle. - 21.3 pidetty YhPa kokous toimistolla Monta asiaa on etenemässä kuten HarrasteTärskyt 25.4. (sisu), aluekokouskoulutuksia kohdealueista, partiokamu-pesti ja -koulutus, partio tutuksi - maahanm uuttajille, kouluyhteistyö, Riehakas ryhmä haltuun - koulutuksia, YhPa ja partioviikko, #kannustusryhmä. - 22.3 pidetty Riehakas ryhmä haltuun -koulutus Karoliina Karkki Polven vetämänä Turun toimistolla taustoitti asiaa teoreettisesti, mutta vastasi osallistujien ongelmatilanteisiin käytännöllisesti. Erittäin onnistunut tilaisuus ja tarpeeseen. - Kevätkokouksessa lanseerataan some-kilpailu 9.4.-5.11.2017 kevätkokouksesta syyskokoukseen, mikä lippukunta somettaa eniten #yhteiseenpartioon PIIRINJOHTAJAT: - Ministereiden pestikeskustelut ovat käynnissä - Stefan kävi Sannan ja HuHu:n johtajien kanssa ma 6.3. pestikeskustelun leiristä - Stefan, Ida ja K-P osallistuivat Porin suurtapahtuma -palaveriin Porin partiotoimistossa pe 10.3. - Stefan ja Ida osallistuivat 20.3. laajennettuun ALR:ään Johtajatulien sunnuntaipäivän piiriohjelmasta jatketaan pohtimista - Paraatipäivän L-S Partiosäätiön kahvitilaisuutta järjestellään (kutsut, ohjelma) - Piiriviisari 2016 ilmestynyt pestausta vaativat lpk:t välitetty tiedoksi Helenalle ja ALR:lle TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO: - Porin toimistolle on uusi paikka haussa koska nykyisen toimiston kiinteistö on myynnissä - Toimistokokous pidettiin Turussa 27.2 - Tilintarkastus sujui kivuttomasti 6.3.
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (9) - Annika Öhman aloittaa lippukuntakoordinaattorina 10.4. - Osallistuttu partion kevätpäiville ja Nuori2017 tapahtumaan ALUE: KASVATUS: - ULI oli 8.3.2017; etäosallistujia 3, toimistolla 11 - Vastaavien valmentajien pestikuvausten lsp:läistäminen työn alla, vahvistetaan AR:ssä 6.4.2017 - Muista kysyä: voiko huivin&nimineulan saada ilman virallista piiripestiä (Saviseudun aluetiimin 4. jäsen)?. - Ohjelmaryhmän kokous oli 23.3.2017 - Talvikisoista tuomisena Puukko! Jee! - SP:n ohjelmapainotus ensi vuodelle on luotsitoiminta. Pohdittiin, voisiko piirin oma ohjelman teema ensi vuodelle olla kisat. Tämä koskettaisi kaikkia ikäkausia. Paljon hyviä ideoita on jo ilmassa. - Kirahvien (oo:t & ohjelmavalmentajat) kokous tulossa 4.4.2017. Tähän voisin sanoa: Hyvää pöhinää! - IT-jaosto kyseli yhteistyömahdollisuudesta. Positiivinen yllätys ja tartumme tähän esim. JOTI olisi yksi hyvä mahdollisuus. - Sekä jaostoissa että ohjelmaryhmässä havaittavissa motivaation puutetta. Vaikea löytää tapahtumiin vastuutekijöitä. Aina samat tyypit tekemässä juttuja. Pestipäivityksissä keskitytään tähän. - Jaostot nimeävät itselleen viestintävastaavat, osalla on jo. Tieto henkilöistä välittyy myös ViMalle. - Seikkisjaoston julkaisu Sammon erätaitovaatimuksista valmistuu Lippukuntafoorumiin. - Kohtaukseen lähdössä Pia ja Iina + Lulu (staabi). - Ohjelmaryhmä suunnittelee tulevaisuutta ma 27.3.2017 toimistolla. - Seuraava ohjelmaryhmän kokous 19.4.2017 Piispanristillä. 8. Piirin projektit 1: 2: HuHu-leirin tilanne Merkittiin tiedoksi. että johtajat on pestattu ja staabin rekry on alkanut. Kirkkopäivät -tilanne Merkittiin tiedoksi, että kehitysministeri on osallistunut 20.3. kokoukseen. 3: Porin Suuri Juhla Merkittiin tiedoksi, että Porin kaupungin ja seurakuntayhtymän kanssa pidetty palaveri 10.3. Päätetiin nimittää Mari Kousa-Kuusisto tapahtuman johtajaksi j (Nimitys julk aistaan 10.4.) 9. SP:n kuulumiset (liite 4 ja 5) 1: Toiminnanalatapaamiset ja M/S Scoutella -risteily 17.-19.3.2017
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (9) Todetaan laajennettujen valiokuntien raportit osallistujilta, joista nostoina: VAPAAEHTOISTUKI: -Läsnä: Helena Siivonen, Eveliina Virtanen, Heidi Luoto, toimistosta Riitta Suomi ja Riikka Hosiosto (viimeiset 2 tuntia) VALIOKUNNAN ESITTELY JA KUULUMISET - Käytiin läpi valiokunnan nykyinen organisaatiokaavio ja kuultiin, missä minkäkin asian suhteen mennään. Esimerkiksi mentorointi on vielä hyvinkin alussa, joten voimme jatkaa entiseen malliin ja viestiä omista kokemuksista SP:n suuntaan PIIRIKUULUMISET - Käytiin läpi niin, että jokainen piiri esitteli omansa YHTEYDENPITO PIIREIHIN JA VALIOKUNTAAN - Käytiin keskustelua siitä, miten SP:n ja piirien välinen yhteistyö saataisiin entistäkin toimivammaksi KOULUTUSOHJAAJAN PESTI - Hyväksyttiin koulutusohjaajan pestikuvaus pienin muutoksin - Merkittiin tiedoksi suunnitelma ja käyty k esk ustelu KO - koulutuksen kehittämisestä ja KO-valtuuksien hakemisen selkeyttämisestä. Tavoitteena hyväksyä nämä syksyn laajennetuissa KOULUTUSJÄRJESTELMÄN PERUSKORJAUS - Hyväksyttiin julkaistut koulutuskokonais uudet ja -moduulit - Merkittiin tiedoksi keskustelu vielä tekeillä olevista kokonaisuuksista VIESTINTÄ ja MARKKINOINTI: SP:n verkkosivu-uudistus: SP:n nettisivujen sisään tehtäisiin piireille omat alasivut -> piireillä ei olisi enää omia sivuja, vaan sivut olisivat kaikki samassa paikassa ja tehty samaa pohjaa käyttäen (piirit saisivat valita, haluavatko tähän mukaan) ALUE: 1. Piirikuulumiset: - Piirit menossa valmentajien kanssa eri aikaan ja eri paikoissa, jollain oli palikat ihan hukassa ja niitä sitten porukalla etsittiin. Käytiin keskustelua koulutuspaikkojen valintaprosessista. Mutta kuulumisia oli kirjannut me, häme ja päpä, muut heikommin. 2. Valmentajapestit ja koulutus -Valmentajakoulutusta ollaan tekemässä monimuotoisemmaksi/pitkäkestoisemmaksi eli olisi alkuun se viikonlopun koulutus, jossa tehdään " vaelluskartta" oppimiseen. Tähän sisältyy aloituskeskustelu, kehittymissuunnitelma, tapahtumat ( mm. scoutella, kohtaus) - Jalkautusseminaareja on tulossa, suunnitelmissa nämä ovat skypen välityksellä koulutusta tai työpajoja - Räätälöityjä koulutuksia on mahdollisuus tilata omiin tapahtumiin. Ehkä " torilla tavataan" kokoukseen? - Valmentajaviesti on tulossa, korvannee joitain muita viestejä, ei vielä ihan selvä tapaus. 3. Laadun minimikriteerit (Lippukuntien ja piirin toiminnan arviointiin eri työkalut) - Tarkoitus on tehdä uusi työkalu, jolla tuetaan lippukuntia. Hämeen toimisto kertoi kattavasti Loistosta ja myös sen huonoista puolista (muutama huono sanavalinta saa osan lippukuntia
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (9) KASVATUS: karttamaan työkalua). SP:n puolelta lupasivat tutustua siihen, yleisesti oltiin sitä mieltä ettei pyörää kannata keksi uudestaan jos tätä voi muokata. Työryhmä sopii skype-tapaamisen tässä kevään aikana. - Aikataulu: * elokuussa johtajatulilla kriteerien käsittely lippukunnanjohtajatapaamisessa (koko kolmikko + valmentajat) * Syksy 2017: suunnitellaan kriteerit, testaus pilottilippukunnissa, tarvittavat muokkaukset * PN1/2018 kriteerien hyväksyminenaikataulusta oltiin sitä mieltä että on tiukka ja jos näyttää ettei ehditä niin mieluummin tehdään kunnolla. - Laadun minimikriteerit työpaja pidettiin Scoutellallakin ja sieltä tuli paljon ideoita mitä tällä haetaan ja millainen työkalun tulisi olla. Pajan tuotokset menivät suoraan SP:n edustajalle.. -Päätettiin ohjelmapainotus vuodelle 2018: luotsitoiminta. materiaali hyväksytään syksyn laajennetuissa - Keskusteltiin yhdessä KVY-valiokunnan kanssa pienryhmissä, miten saataisiin lisättyä lippukuntien leirim atkoja. V eimme KV - Paatin terveiset keskusteluihin. Ikäkausikohtaisten kasvatustavoitteiden päivityskeskustelua ryhmätöiden merkeissä pohdittiin myös, voidaanko muiden maiden kasvatustavoitteista ottaa jotain meille -Ryhmäonohjaajan käsikirjan tavoitteet käytiin paljon keskustelua painettu kirja vai e-kirja vai molemmat kevään mittaan kysytään vielä sisältötoiveita sekä samoajilta itseltään että luotseilta koko tämä vuosi menee tehdessä, taittoon ja painoon ensi vuonna - Kuultiin eri piirien tilanteet lippukuntatuen uudistuksesta ohjelmaryhmien näkökulmasta - Keskusteltiin kilpailutoiminnasta tarvitaan muutosta sekä sääntöihin että kulttuuriin, jotta saadaan lisää osallistujia kisoihin yhdet yhteiset, ei niin tiukat säännöt, jolloin piirit eivät tarvitsisi omia sääntöjään - Explo kävi esittäytymässä. Salo 20. - 22.10.2017 - Satahanka 30.7. - 6.8.2018 kävi esittäytymässä. Annoimme myös oman panoksemme pohtimalla teemaa ja kasvatusta. YHTEISKUNTASUHTEET: SuomiAreena: y-traineet SuomiAreenalla, SuomiAreenalla sidosryhmätapaaminen nokipannukahveilla -Vaalit: PäPa:lla vaalimerkk i, mitä tietoa valituille vaalien jälkeen? tehdään vaalien jälkeen - CRM asiakkuudenhallintajärjestelmä tulossa myös piireille; kysely lähetetty toiminnanjohtajille piirien y-tahoista -Kirkkosuhteet: lippukunnille lähetetty tarkennettu ohje seurakuntien vaatimasta tarkemmasta raportoinnista - Koulutus: koulutusjärjestelmän peruskorjaus tehty, y-suhteet mukaan PJ-kurssille ja Lpkj-kurssille - Partion ystävät lanseerataan alkusyksystä tavoitellaan vuosilahjoittajia, syys-lokakuussa aktiivista markkinointia
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (9) 2: Partioneuvosto II/20171.4.2017 asiat. Partioneuvokset Mirva Matikka, Maria Ruohola ja Stefan Stjärnstedt esittelevät. Käsitellään partioneuvoston asiat ja muodostetaan niistä näkemykset. Kuultiin partioneuvoksien näkemykset asioista ja merkittiin tiedoksi partioneuvoston asiat, sekä evästettiin neuvoksia kokousta varten. 10. Talous (liite 6) Piirin tilaisuuksien osanottomaksut ym. piirin perimät maksut seuraavalla toimintakaudella. Keskusteltiin piiriin tilaisuuksien osanottomaksuista ja merkittiin keskustelu tiedoksi ja evästettiin talousryhmää 11. Piirin toimintasuunnitelma ja talousarvio 2018 Kuullaan piirin vuoden 2018 toimintasuunnitelman ja talousarvion päivityksestä Piirin varajohtaja Ida Arminen ja talousministeri Miikka Sipilä esittelevät. Toim intasuunnitelma Toiminnansuunnittelun kaksivuotis-syklissä 2018 on ns. päivitysvuosi. Jaostoja, ryhmiä ja toimikuntia ohjeistetaan päivittämään olemassa olevat toimintasuunnitelmat. Seuraavan vuoden lisäksi fokus on myös vuodessa 2017 eli täsmennetään aikatauluja ja jaottelua mitä kumpanakin vuotena tehdään. Talousarvio Laaditaan ohjeistus talousministerin ja talous ryhmän kanssa piirin luottamushenkilöille. Aik ataulu Ohjeistus (toimintasuunnitelma, talousarvio, ILMO) lähetetään 18.4. sähköpostilla. Talousarvio-ohje ja hinnasto viikolla 17. (Päätetään seuraavassa kokouksessa) Todettiin aikataulu ja suunnitelmien tilanne. 12. Jäsenmäärätilastot Suomen Partiolaiset on julkaissut jäsenmäärätaulukot 28.02.2017 tilanteesta. Kirjattujen jäsenten määrä on noussut valtakunnallisesti 0,7% vuodentakaisesta. Jäsenmaksun maksaneita on 0,5% enemmän, kuin viime vuonna samaan aikaan. Linkistä: https://app. powerbi. com/groups/me/reports/ea1cae18-8baa-4a6ba079-7a2c9d1a80c5/reportsection12 jäsenmäärätilastot piireittäin. Tutustutaan tilastoihin ja käydään niistä keskustelua. Jäsenhankintaministeri Outi Kronlund
Piirihallitus Pöytäkirja 8 (9) Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi ja huomioidaan toiminnan suunnittelussa. Päätettiin perustaa työryhmä jäsentilastoiden purkamiseksi. Ryhmän puheenjohtajaksi valittiin Ida Arminen ja jäseneksi Outi Kronlund. Ryhmä täydentää itse itseään. 13. Elokuun markkinointikampanja Elokuu on partion tärkeintä jäsenhankinta-aikaa. Kuullaan elokuun markkinointikampanjasta. Viestintä- ja markkinointiministeri Susanna Koivisto Päätös Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi ja todettiin, että tuetaan SP:n aloitusviikko-kampanjaa, johon kuuluu mm. seikkailuvihko 1-2 lk:lle. Julkaistaan yhdessä Hämeen Partiopiirin kanssa Partiopolku-lehti 1-2 luokkalaisille 14. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Seuraavan kokouksen TVK 19.4. (vapaaehtoistuen ministeri). 2. Porin toimiston kiinteistö on myynnissä ja Porin kaupunki on tarjonnut meille uusia tiloja. a selvitetään. Merkittiin tiedoksi. 15. Toimintakilpailu (liite 7) Vahvistetaan vuoden 2016 toimintakilpailun tulokset. Varajohtaja Ida Arminen esittelee. Vahvistettiin toimintakilpailun tulokset (Liite 7 ), ja päätetään niiden julkaisemisesta kevätparaatin yhteydessä sekä paraatin jälkeen TOP 20 piirin nettisivuilla ja Repolaisessa. 16. Toimintaohjesäännön päivitys (liite 8) Piirihallitus hyväksyi kokouksessaan 1/2017 toimintaohjesäännön pl. liitteet L1 Organisaatiokaavio sekä L2 Pestit. L2 pestit hyväksyttiin kokouksessa 2/2017. Liite L1 Organisaatiokaavio on nyt valmisteltu ja se on valmiina piirihallituksen hyväksyttäväksi. Maarit Heikkinen esittelee. Vahvistettiin toimintaohjesäännön päivitys esityksen mukaan. 17. Muut mahdolliset asiat 1 Kevätkokous, sekä lippukuntafoorumi Todettiin tapahtumien valmistelutilanne. 18. Seuraavan kokouksen aiheita - hyväksytään työvaliokunnan esitykset apurahojen saajista - esim erkillinen lippukuntajohtaja ja aktiivinen nuori partiojohtaja - tunnustusten päättäminen - huomioidaan paraatiin liittyvä kiittäminen - käsitellään talous- ja tilastokatsaus ajalta tammi-huhtikuu - piirihinnaston vahvistus
Piirihallitus Pöytäkirja 9 (9) - päätetään seuraavan toiminta- ja tilikauden talousarvion perusteista - Marika Hirvosen päätös ja tarjoiluvuoro 19. Kokouksen päättäminen - puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.10 Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri