Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 13.2.2003 klo 14-16.45 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Fabianian kokoushuone, Yliopistonkatu 1 Läsnä: Päivi Kytömäki (puheenjohtaja) Kai Ekholm (kohdat 1-6, 9) Juha Hakala (kohdat 1-5) Annu Jauhiainen Tuulikki Nurminen Tuula Ruhanen (kohdat 1-9) Kristel Sarlin Maria Schröder Anja Ukkola Irma Reijonen (sihteeri) 1. Kokouksen avaus Päivi Kytömäki avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Ohjelmiston hyväksymisprosessi Annu Jauhiainen kertoi ohjelmiston hyväksymisprosessin tilanteesta. Hyväksymisprosessista solmittiin Endeavorin kanssa viime syksynä sopimus. Sovittu aikataulu ei ole täysin pitänyt ja kaksi listan 1 ryhmään A sisältyvistä korjauksista on vielä saamatta. Ryhmän B korjauksia ei ole voitu todentaa, koska niitä sisältävää ohjelmaversiota ei ole käytössä (liitteenä listat 1 ja 2). Korjaukset sisältyvät versioon 2001.2, jonka valmistuminen on Endeavorin mukaan niin lähellä, ettei erillistä korjausversiota toimiteta. Ohjelmiston maksujen loppuerät ovat sidoksissa saatuihin korjauksiin. Tähän mennessä ohjelmiston hinnasta on maksettu 55 %. 25 % kauppasummasta maksetaan ohjelmiston hyväksymisen yhteydessä. Loppuosa eli jäljellä olevat 20 % on sidottu jäljellä olevien virheiden korjauksiin ja se maksetaan kolmessa osassa kun ko. korjaukset on saatu. 4. Laitteisto- ja ohjelmistohankinnat v. 2003 Juha Hakala esitteli laitteistoryhmän valmistelemia laitteiston laajennustarpeita (Laitteistoympäristön kehittämisstrategian 2004-2006 liitteenä). Prioriteettijärjestyksessä tarpeet ovat: L25 nauharobotti kahdella LTO2-nauhurilla varmistuksia varten, toinen Alteon-kytkin järjestelmän käyttövarmuuden parantamiseksi, kaksi uutta Netrapalvelinta ja/tai nykyisten palvelimien muistin laajennus, uuden domainin rakentaminen Helkaa varten ja 2 GB:n muistilaajennus domain 1:een.
Näistä kolme ensimmäistä hankintaa ovat välttämättömiä, kahta viimeistä voidaan harkita. Lisäksi laitteistoryhmä esittää vuonna 2004 korvattavaksi Sannin nykyiset levyt kolmella tai neljällä T3-levy-yksiköllä. Hankintoja esitetään rahoitettavaksi konsortion yhteisistä varoista. Keskustelussa käsiteltiin Helkan uuden domainin tarpeen kiireellisyyttä, laitehankintojen kustannuksia ja konsortion käytettävissä olevan rahan riittävyyttä esitettyihin hankintoihin. Todettiin, että laitekapasiteetin tarpeeseen vaikuttaa käytön lisääntymisen ohella Unicoden käyttöönotto ja mahdollisesti Z39.50-haut portaalin käyttöönoton jälkeen. Annettiin kansalliskirjastolle valtuudet tehdä vuodeksi 2003 ehdotetut laitehankinnat ottaen huomioon konsortion käytössä olevat yhteiset varat. Kirjastojen omarahoitusosuudet eivät tule kysymykseen, sillä kirjastojen budjetit tälle vuodelle on jo lyöty lukkoon. Jos vuodeksi 2004 esitetyssä hankinnassa joudutaan turvautumaan kirjastojen rahoitusosuuksiin, tarvitaan alkusyksystä tarkka kustannusarvio kirjastojen budjetointia varten. 5. Laitteistostrategia v. 2004-2006 Juha Hakala esitteli luonnosta Linnea2-konsortion laitteistostrategiaksi vuosille 2004-2006 (liitteenä). Laitteistostrategian keskeisin esitys on palvelimen uusiminen vuonna 2005. Syynä uusimistarpeeseen on se, että Sunin ilmoituksen mukaan E10000-laite on saavuttanut End-of-Life -tilan, mikä tarkoittaa käytännössä rajoituksia laajennusten saatavuudessa. Laitetta huolletaan vuoteen 2008 saakka. Sannin käytettävyys on ollut hyvä ja keskeisiä laajennusosia ja kaikkia varaosia on saatavilla vielä useita vuosia. Mutta laitteen ikääntyminen vaikuttaa sen käytettävyyteen. Keskusteltiin laitteiston uusimisen aikataulusta. Hankinnan tekeminen jo vuonna 2005 vaikuttaa yliopistojen budjetoinnin kannalta liian nopealta aikataululta. Päätettiin, että yleiskokoukselle esitetään laitteistostrategiassa palvelimen uusimista vuosina 2005-2006. Lisäksi päätettiin antaa yleiskokoukselle tiedoksi vuoden 2003 laitteistohankinnat ja mahdollinen uuden domainin perustaminen. Kootaan taulukoksi esitetyt hankinnat, niiden arvioidut kustannukset ja rahoituslähteet. 6. Liitännäiskirjastot ja ns. contributing libraries 6.1. Yleiset suuntaviivat sekä hinnasto tietokannoissa oleville ulkopuolisille Annu Jauhiainen esitteli periaatteita (liitteenä), joiden mukaan konsortioon otetaan liitännäisjäseniä ja tietokantoihin liitännäisiä (contributing libraries). Periaatteissa on määritelty liittymismaksun määräytymisperusteet. Liitännäisjäsenten osalta liittymisperiaatteet noudattavat jo tehtyjä liittymissopimuksia. Liitännäisjäsenillä on oma erillinen tietokanta. Tietokantojen liitännäiset eli ns. contributing libraries ovat paikallisissa tietokannoissa mukana olevia kirjastoja. Liittymisperiaatteet ovat samat kuin konsortion liitännäisjäsenillä. Myös paikalliseen tietokantaan liittyvien kirjastojen tulee maksaa liittymismaksu ja vuosittainen käyttömaksu konsortiolle. Näitä periaatteita sovelletaan uusiin liittyjiin eli ne eivät koske Voyager-sopimuksessa mainittuja tietokantojen liitännäisiä. Periaatteisiin on kirjattu myös menettelytavat konsortion nykyisten jäsenten lisätietokantojen perustamiseksi.
Keskusteltiin ohjelmiston hankintaprosessin aiheuttamien kulujen sisällyttämisestä liittymismaksuun. Korvaus ohjelmiston hankinnan edellyttämästä työstä sisällytetään sekä konsortion liitännäisjäsenten että paikallisten tietokantojen liitännäisten liittymismaksuun. Hyväksyttiin konsortion laajenemisen periaatteet. Annu Jauhiainen viimeistelee asiakirjan. 6.2. Mikki-konsortio Annu Jauhiainen kertoi, että Mikkelissä toimivien korkeakoulujen kirjastot (Mikkelin ammattikorkeakoulun kirjasto, Helsingin kauppakorkeakoulun Mikkelissä toimivien yksiköiden kirjasto ja Helsingin yliopiston Maaseudun tutkimus- ja koulutuskeskuksen kirjasto) ovat muodostaneet Mikkikonsortion. Mikki-konsortion liittymisestä joko ammattikorkeakoulujen AMKIT-konsortioon tai Linnea2-konsortioon on neuvoteltu. Mikkelin ammattikorkeakoulu on neuvotellut sopimuksen Mikki-konsortion liittymisestä AMKIT-konsortioon. Keskustelussa todettiin, että alueelliset tietokannat ovat asiakkaan kannalta tärkeitä ja kirjastojen paikallinen yhteistyö kannatettavaa. Hallinnollisesti olisi kuitenkin selkeintä, että konsortiot muodostuisivat pääasiassa sektoreittain. Kehitys vie kohti suurempaa toiminnallista yhtenäisyyttä eri sektoreiden kesken ja konsortiot toimivat kiinteässä yhteistyössä keskenään. Päätettiin, että suositetaan Mikki-konsortiolle liittymistä AMKITkonsortioon, koska Mikkelin ammattikorkeakoulu on Mikki-konsortion suurin jäsen. Yliopistojen yksiköt voivat kuitenkin niin halutessaan tulla Linnea2-konsortioon konsortion jäsenten lisätietokantana. 6.3. Lahden korkeakoulukirjasto Lahden korkeakoulukirjasto on Lahdessa toimivien neljän yliopiston yksiköiden yhteinen kirjasto. Kirjastolla on yhteinen aineistotietokanta Lahdessa toimivien ammattikorkeakoulukirjastojen kanssa. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat mukana AMKIT-konsortiossa. Annu Jauhiainen kertoi, että Lahden korkeakoulukirjasto on kysynyt mahdollisuutta liittyä Linnea2-konsortioon. Lahden korkeakoulukirjasto voi liittyä Linnea2-konsortioon nykyisten jäsenten (Helsingin yliopisto, Teknillinen korkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto ja Lappeenrannan teknillinen yliopisto) lisätietokantana. 7. Raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta Annu Jauhiainen esitteli luonnokset raportiksi järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta (liitteinä). Valmistelua jatketaan ja esitetään raportit yleiskokoukselle. 8. Ohjausryhmän raportti edellisestä toimintavuodesta Annu Jauhiainen esitteli luonnoksen ohjausryhmän raportiksi toimintavuodesta (liitteenä). Valmistelua jatketaan ja esitetään raportti yleiskokoukselle.
9. Ohjausryhmän kokoonpano vuosina 2003-2005 Keskusteltiin seuraavan ohjausryhmän valintakriteereistä. Todettiin, että sekä vaihtuvuus että jatkuvuus ovat toivottavia: seuraavan ohjausryhmän jäsenistä 2-3 voisi olla uusia. Annu Jauhiainen valmistelee asiaa yleiskokoukselle. Todettiin, että kansalliskirjastossa valmistellaan kirjastojärjestelmän, portaalin ja digitaalisten objektien hallintajärjestelmän muodostaman kokonaisuuden ohjausjärjestelmää. 10. Mobiilipalvelut: Kilpailuttaminen Annu Jauhiainen kertoi, että Endeavorilta saatujen tietojen mukaan ohjelmaversiossa 2001.2 mobiilipalvelujen liittäminen järjestelmään muuttuu nykyisestä. Palataan mobiilipalvelujen mahdolliseen kilpailuttamiseen sitten, kun uusi ohjelmaversio on käytössä. 11. Muut asiat 11.1. Versiopäivitykset Version 2001.2 suunniteltu käyttöönottoaika on kesä 2003. 11.2. Unicode-versio Unicode-versio valmistuu Endeavorin ilmoituksen mukaan kesällä 2003. Version eri toimintojen testaamiseksi Suomessa perustetaan testipalvelimelle erillinen testitietokanta. Suomesta etsitään beta-testaajaksi halukasta kirjastoa. Kongressin kirjastossa on tehty Unicode-konversio luetteloidulle aineistolle. Version suunniteltu käyttöönottoaika Suomessa on vuodenvaihde 2003-2004. Käyttöönotto aiheuttaa jonkin verran laitteiston uusimistarpeita. 11.3. Kaukopalvelumoduli CLIO CLIOn nykyinen versio ei ole tyydyttävä. CLIO 4.0:sta, joka toimii Voyagerin versiossa 2001.2, saadaan demo maalis-huhtikuussa. 11.4. Universal Borrrowing-testaus Oulun yliopiston kirjaston ja Varastokirjaston välisessä universal borrowing -kokeilussa on edetty testaamisesta tuotantokäyttöön. Tritonian, Hankenin ja Åbo Akademin kirjastoissa testaus jatkuu hankkeena vielä maaliskuun loppuun. 11.5. Portaaliprojektin tilannekatsaus Portaalin suunnittelijat ovat aloittaneet helmikuussa. Linneaprojektipäälliköt saavat tilannekatsauksen maaliskuun alussa. Kirjastoja pyydetään nimeämään portaalin käyttöönoton yhdyshenkilöt. 11.6. Digitaalisten objektien hallintajärjestelmän tilannekatsaus Digitaalisten objektien hallintajärjestelmän tarjouskilpailussa saatiin neljä
tarjousta. Järjestelmiä evaluoidaan parhaillaan ja demot järjestetään maaliskuussa. 11.7. Toimintasuunnitelma vuodelle 2003 Sovittiin, että Annu Jauhiainen valmistelee konsortion toimintasuunnitelman vuodelle 2003 tämän kokouksen asioiden pohjalta. 12. Kokouksen päättäminen Päivi Kytömäki päätti kokouksen 16.45. Vakuudeksi Päivi Kytömäki puheenjohtaja Irma Reijonen sihteeri päivitetty 17.11.2003 LH