LIITE B 7 MATKUSTUSSÄÄNNÖN SOVELTAMISOHJE Tässä soveltamisohjeessa työntekijällä tarkoitetaan sekä viranhaltijaa että työntekijää. 1. VIRKA / TYÖPAIKKA Tuloverolain, verohallituksen matkakustannuksia koskevan päätöksen ja Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen käsitteenä määrittelemän virka- ja työpaikan määrääminen liittyy olennaisesti virkamatkojen tekemiseen, niiden korvaamiseen sekä verotukseen. Virka- tai työpaikka määritellään palvelussuhteen alkamisilmoituksessa, ellei sitä ole jo valintapäätöksessä määrätty. Virka/työpaikan muutoksesta palvelussuhteen aikana on tehtävä viranhaltijapäätös. 2. VIRKAMATKA Tarkoituksenmukaisuusharkinta Pääsääntö on, että korvattava virkamatka alkaa määrätyltä virkapaikalta ja päättyy myös sinne. Asunnon ja virkapaikan välistä matkaa ei korvata. Tästä poikkeuksena on hälytysluonteinen tai muun yllättävän tapahtuvan vuoksi tehty virkamatka, josta maksetaan matkakorvausta asunnosta virkapaikalle tai virkapaikalta asunnolle. Kysymyksessä voi olla esim. kiireellinen sielunhoitotilanne tai palohälytys. Asunnon ja virkapaikan väliseen matkaan eli työmatkaan kohdistuu verovähennysoikeus. Vaikka työntekijä kävisi päivän aikana asunnollaan useammankin kerran, hän vastaa itse jokaisen asunnon ja virkapaikan välisen matkan kustannuksista. Korkeimman hallintooikeuden ratkaisun (1987:581) mukaan verottaja voi hyväksyä vähennettäväksi verotuksesta samalle työpäivälle kaksikin edestakaista työmatkaa, mikäli työpäivä on selvästi useammassa kuin yhdessä osassa. Verottaja vaatinee tästä melko tarkan selvityksen. Seurakunnallisen työn liikkuvuuden vuoksi on tarpeellista myös, että korvattava virkamatka voi alkaa asunnolta ja/tai päättyä sinne, jos tehtävien tarkoituksenmukainen hoito niin edellyttää. Tätä rajaa matkustussäännössä oleva rajoitus Espoon sisäisen virkamatkan alkamisesta Espoon rajalta. Eli jos työntekijä asuu Espoon ulkopuolella ja työskentelypaikka on Espoossa, hänen laskutusoikeutensa asunnolta alkaa vasta Espoon rajalta. Toinen rajaus on, että autolla tehdystä matkasta maksetaan korvaus aina virkapaikalta käsin, ellei matka asunnosta tehtynä ole lyhyempi kuin virkapaikalta.
Lastenohjaajalle, jolla on useampi kuin yksi työskentelypaikka, ei koskaan korvata matkaa asunnosta millekään vakituiselle työskentelypaikalle. Lastenohjaajalle voidaan kuitenkin tarkoituksenmukaisuusharkinnan mukaan korvata matka asunnosta muuhun kuin vakituiseen työskentelypaikkaan, kuten muillekin työntekijöille ja viranhaltijoille. Tarkoituksenmukaisuusharkinnan kriteerinä on kokonaisedullisuus seurakunnalle. Tämä tarkoittaa, että huomioon on otettava rahallisten kustannusten lisäksi - ajankäyttö (työajan ja myös vapaa-ajan säästö) - muut olosuhteet, (esim. vuorokauden aika, vallitseva säätila, turvallisuus, mukana kuljetettavat tavarat) Esimerkkejä: 1. Jos Espoon jonkin seurakunnan työntekijä asuu Helsingissä ja jonkin päivän työskentelypaikka on lähellä hänen asuntoaan Helsingissä, työntekijälle ei korvata matkaa Espoosta Helsinkiin, vaan lyhyempi matka asunnosta työskentelypaikalle. 2. Jos seurakunnan virasto ja kirkko ovat eri paikassa, mutta kohtuullisen lähellä toisiaan (Leppävaaran srk ja Espoon tuomiokirkkosrk) ja työntekijän virkapaikka on toinen niistä, ei yleensä ole tarkoituksenmukaista korvata matkaa asunnolta siihen toiseen (joka ei ole virkapaikka). Näin on varsinkin, jos kyseessä on päivän ensimmäinen tai viimeinen matka eli kysymyksessä on selkeästi verotuksessa vähennettävä työmatka. Pääsääntöisestihän virkamatka korvataan virkapaikalta työskentelypaikalle. Tällaisessa tapauksessa matkan pituus asunnolta virkapaikalle ja työskentelypaikalle on lähes sama, ja seurakunnalle on huomattavasti edullisempaa korvata matka virkapaikalta työskentelypaikalle. Matkalaskun hyväksyjän tehtävä on viimekädessä kriittisesti arvioida, mikä on tarkoituksenmukaista tehtävien hoitoa eli mikä matka voidaan korvata asunnolta käsin. Tärkeää on koko seurakuntayhtymän henkilöstön yhdenvertaisen kohtelun kannalta, että tarkoituksenmukaisuutta harkitaan eri seurakunnissa ja seurakuntayhtymän viraston yksiköissä samoin perustein! Leirit ja retket Myös leirit ja retket ovat virkamatkoja. Leiripäiväraha maksetaan myös retkeltä, joka kestää yli 12 tuntia. Retken ruokailuista vähennetään ateriavähennys kuten leireillä. Leiriltä ja retkeltä ei makseta osapäivärahaa. 3. KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN Korvausperusteet Matkakustannuksina pidetään virkamatkasta aiheutuneita ylimääräisiä menoja. Esimerkiksi, jos päivän ensimmäinen virkamatka suuntautuu työskentelypaikalle, joka on matkan varrella työntekijän asunnolta virkapaikalle, hänelle ei synny laskutettavia ylimääräisiä kustannuksia. Työntekijähän vastaa itse asunnon ja virkapaikan välisistä työmatkakustannuksista. 2
3 Matkalasku Tehty matka voi olla eri kuin matkan korvausperuste. Esimerkkejä: 1. Vaikka työntekijä käytännössä matkustaisi asunnoltaan työskentelypaikalle, pääsäännön mukaan hänelle korvataan virkamatkana matka virkapaikalta työskentelypaikalle. 2. Matkakustannukset pääkaupunkiseudun ulkopuolelle korvataan edullisimmuuden periaatteen mukaan pääsääntöisesti yleisten kulkuneuvojen taksojen mukaan. Tällaisessa tapauksessa työntekijä voi ajaa matkan omalla autollaan, mutta laskutus- ja korvausperuste voi silti olla yleisten kulkuneuvojen taksojen mukaan. Kuukausilippu Jos viranhaltija tai työntekijä matkustaa 30 kalenteripäivän aikana vähintään 20 yhdensuuntaista matkaa yleisellä kulkuneuvolla, hänelle korvataan Espoon sisäisen liikenteen 30 päivän lipun hinta verotettavana tulona matkalaskun perusteella. Palkanlaskenta ei tällöin tarvitse tietoa yksittäisistä matkoista, vaan matkalaskun hyväksyjän hyväksyntä kuukausilipun kustantamiselle riittää. 4. MATKA, JOTA VARTEN ON MYÖNNETTY VIRKA- TAI TYÖVAPAATA On olennaista erottaa toisistaan virkamatka ja matka, jonka tekemistä varten on myönnetty virka- työvapaata: a) Virkamatka tehdään aina palkallisena työaikana. Virkamatkan kaikki matkakustannukset ja päivärahat korvataan. b) Jos matkaa varten on myönnetty virka- tai työvapaata, tältä ajalta lähtökohtaisesti ei makseta palkkaa, ei matkakorvauksia eikä päivärahaa, paitsi erikseen näin päätettäessä. On erittäin tärkeää, että kaikki matka-ajalta ja matkasta myönnettävät rahalliset korvaukset kirjataan virka- tai työvapaapäätökseen. c) Henkilöstökoulutusmatkojen korvaaminen perustuu Kirkon henkilöstökoulutussopimukseen. Ulkomaanmatkan osalta on erityisen tarkasti harkittava, kuuluuko matka virkatehtäviin eli on virkamatka vai pitäisikö matkaa varten myöntää virkavapautta ja mahdollisesti myöntää matkaan liittyen joitakin taloudellisia etuja. 25.10.2007 Henkilöstö- ja hallintopalvelut
4 Käsite Määrittely Selitys Asunto paikka, jossa viranhaltija tai työntekijä asuu Henkilöstökoulutus koulutus, jonka työnantaja järjestää tai hankkii henkilöstölleen kehittääkseen seurakunnan toimintoja sekä parantaakseen henkilöstön työskentelyvalmiuksia, työtyytyväisyyttä ja henkistä hyvinvointia. Koulutus hyväksytään koulutussuunnitelmassa. a) välttämätön koulutus: päivärahat, matkakulut ja muut ylimääräiset kulut maksetaan b) hyödyllinen koulutus: päivärahat yms. voidaan maksaa Laivaseminaari Leiripäiväraha Laivalla järjestettävä koulutustms. tilanne esim. Tukholma tai Tallinna suoritetaan päivärahan asemesta virkamatkalta, joka toteutetaan leirinä tai retkenä, joka kestää yli 12 tuntia; leirillä saatavat ateriat vähentävät leiripäivärahaa Virka- ja työehtosopimuksen perusteella päivärahat maksetaan kotimaan mukaan. Matkaennakko Virkamatkaa varten on oikeus saada etukäteen rahaa kuluja varten. Ennakon nostamista varten tarvitaan esimiehen hyväksyntä. Matkamääräys Virkamatkan edellytys Perustoimintakuvaus, esimiehen määräys, koulutussuunnitelma tai tehtävänhoitoon kiinteästi liittyvä Matkalaskuohjelma - suunnittelu - toteutus - laskutus Osapäiväraha Päiväraha Tarkoituksenmukaisuus Työmatka - osapäiväraha: virkamatka kestää 8-12 tuntia tai yli 6 tuntia ja 3 tuntia matkasta on klo 16-7 välillä - alennettu osapäiväraha: matka- aikana tarjolla yksi ilmainen ateria - kotimaan päiväraha: virkamatka kestää yli 12 tuntia -ulkomaan päiväraha: ulkomaan matka kestää yli 10 tuntia - alennettu päiväraha: matkavuorokautena tarjolla kaksi ilmaista ateriaa Virkamatkasta aiheutuneet kulut korvataan seurakunnalle edullisimmalla tavalla tarkoituksenmukaisuusharkinnan mukaan Asunnon ja työpaikan välinen matka Tarkoituksenmukaisuusharkinta: - tasapuolisuus, ei mielivaltaa - aika ja rahallinen kustannus - muut olosuhteet: esim. vuorokauden aika, säätila, turvallisuus, tavarakuljetus työntekijä maksaa, vähennetään verotuksessa
5 Työpaikka Työskentelypaikka Ulkomaanmatka Virkamatka Virkapaikka Työntekijän työpaikaksi määrätään ensisijaisesti pääasiallinen työskentelypaikka, mutta voidaan määrätä myös muu paikka. paikka, jossa hoidetaan virka- tai työtehtäviä. Muulla kuin virka- tai työpaikalla työskenteleminen katsotaan virkamatkaksi. Suomen ulkopuolelle suuntautuva virka- tai muu matka matka, joka tehdään virkapaikan ulkopuolelle tehtävien hoitamista varten Viranhaltijan virkapaikaksi määrätään ensisijaisesti pääasiallinen työskentelypaikka, mutta voidaan määrätä myös muu paikka. ks. virkapaikka Edellyttää kirjallista matkamääräystä tai muuta päätöstä etukäteen työnantaja korvaa aiheutuneet ylimääräiset kulut Virkapaikan määrää kirkkoherra tai palveluyksikön päällikkö. Virkamatkat korvataan pääsääntöisesti virkapaikalta.