Paikkatietoanalyysien hyödyntäminen kotihoidon operatiivisen työn suunnittelussa

Pirkanmaan liiton kuntakehityshanke Ylä-Pirkanmaa pilotti: Paikkatietoanalyysien hyödyntäminen sote-palvelujen suunnittelussa uusilla yhteistoiminta-alueilla MW-Kehitys Oy LOPPURAPORTTI 12.12.2013 Paikkatietoanalyysien hyödyntäminen kotihoidon operatiivisen työn suunnittelussa

Pirkanmaan liiton kuntakehityshanke Ylä-Pirkanmaa pilotti: Paikkatietoanalyysien hyödyntäminen sote-palvelujen suunnittelussa uusilla yhteistoiminta-alueilla 1. Hankkeen hallinnoija MW-Kehitys Oy Y-tunnus: 1815521-1 PL 69, 35801 Mänttä www.mw-kehitys.com 2. Hankkeen toteutusaika 1.1. 31.12.2013 3. Hankkeen rahoitus ja kustannukset Pirkanmaan liiton rahoitus 60 % 30 000 Ylä-Pirkanmaa/kunnat, 1-kori 40 % 20 000 Kokonaisrahoitus 50 000 Henkilöstökustannukset 6 300 Välilliset kustannukset 1 260 Ostopalvelukustannukset 42 440 Kustannukset yhteensä 50 000 4. Hankkeen ohjausryhmä / työryhmä Marko Hakala, Mänttä-Vilppulan kaupunki Petri Kisonen, Mänttä-Vilppulan kaupunki Karoliina Nummi, Mäntänvuoren Terveys Anne Vuorinen, Mäntänvuoren Terveys Marita Ylilahti, Mäntänvuoren Terveys, puheenjohtaja Antti Korkka, MW-Kehitys, projektipäällikkö/sihteeri Marko Saastamoinen, Virtain kaupunki, hankkeen paikkatietoasiantuntija Monika Koskinen, Virtain kaupunki Sari Lappi, Virtain kaupunki Marika Nevanpää, Virtain kaupunki Piia-Riikka Valkeinen, Virtain kaupunki Rahoittajan edustaja Reijo Kahelin, Pirkanmaan liitto Paikkatiedon ratkaisukonsultti ESRI Finland Oy

5. Hankeen lähtökohdat Hanketoteutus on osa Pirkanmaan liiton hallinnoimaa ja koordinoimaa Kuntakehityshanketta. Kunnissa tapahtuvan muutoksen tueksi hankkeessa rakennetaan myös erilaisten prosessien kehittämiseksi käytäntöön pohjautuvia työkaluja (pilotteja). Hankkeen rahoittavat Pirkanmaan kunnat, Pirkanmaan liitto ja Euroopan unionin aluekehitysrahasto. Ylä-Pirkanmaan pilottialueella on luotu vuoden 2013 alusta lähtien kahta uutta tapaa sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamiseen: Virroilla ja Ruovedellä yhteistoiminta-alue ja Mänttä-Vilppulassa yhteiskunnallinen yritys (Mäntänvuoren Terveys). Pilottityön aikana luotiin ratkaisumalli kotihoidon palveluiden ja niihin liittyvien kuljetusten järjestämiseen ja hallinnointiin uusilla sosiaali- ja terveydenhuollonalueilla siten, että ratkaisumalleissa huomioitiin palvelualueiden omat ominaispiirteet. Kotiin suunnattavien palveluiden osalta onnistunut palvelutuottamisen suunnittelu ja optimointi mahdollistaa taloudellisesti kestävän tavan tuottaa palvelut halutun palvelulupauksen mukaisesti. Toteutettavan pilotin tavoitteena oli kotiin suunnattujen palveluiden ja niihin liittyvien kuljetusten sekä kulurakenteen selvitys ja optimointi paikkatietoanalyysien avulla. Paikkatietoanalyysien avulla voidaan luoda ratkaisumalleja palveluiden tuottamisesta hyödyntämällä tietoa tieverkon rakenteesta, asiakkaiden sijainnista ja palvelujen saavutettavuudesta nykyisten palvelupisteiden osalta. Ratkaisumallien kautta voidaan löytää taloudellisesti ja toiminnallisesti paras tapa tuottaa palveluita jatkossa. Palveluiden tuottamisen tarkastelussa voidaan ottaa huomioon myös yksityiset palveluntuottajat. 6. Projektin kuvaus Projektin kuntakohtaisen suunnittelun ja mallintamisen tueksi kilpailutettiin paikkatietoasiantuntijaksi paikkatietoinsinööri Marko Saastamoinen Virtain kaupungilta. Hankkeen projektipäällikkönä toimi Antti Korkka MW-Kehityksestä. Paikkatietoasintuntijan tehtävänä oli suunnitella ja kuvata ratkaisumalli, jonka pohjalta pilotti toteutettaisiin myöhemmin kilpailutettavana tilaustyönä. Työ toteutettiin yhteistyössä molempien pilottialueiden kotihoidon suunnittelijoina ja esimiehinä toimivien henkilöden sekä tietohallinon asiantuntijoiden kanssa. Suunnittelussa otettiin huomioon se, että molemmilla pilottialueilla oli käytössään eri asiakashallintaohjelmistot. Tämän myötä ratkaisumallia suunnitellessa toiminnallisuudet rakennettiin siten, että järjestelmäratkaisu on riippumaton käytössä olevasta asiakashallintaohjelmistosta. Mahdolliset asiakashallintajärjestelmiin liittyvät integroinnit toteutetaan myöhemmin eri hankkeissa. 7. Ratkaisumalli ja prosessin kuvaus Kotihoidon operatiivisen työn suunnittelu perustuu viikkosuunnitteluun ja työnojaus toteutetaan suunnitelmassa olevan päiväohjelman mukaisesti. Viikko-ohjelma päivittyy kerran vuorokaudessa ja palveltavien kotihoidon asiakkaiden määrä muuttuu viikoittain. Työnohjauksesta vastaavat kotihoidon tiimivetäjät.

Operatiivisen työn suunnittelun ja ohjauksen avuksi suunniteltiin toteutettavaksi ratkaisu, jonka lähtökohtana oli asiakastietojärjestelmästä tuodut asiakastiedot, hoitajaresurssit, sekä em. viikkoohjelmamalli. Lisäksi suunnittelua ohjasivat ne tarpeet, joita nousi esille keskusteluissa kotihoidon suunnittelijoiden ja esimiesten kanssa. Tarpeet liittyivät matkalaskujen valvontaan, työajan seurantaan, asiakkaalla käytetyn ajan mittaamiseen, parempaan työnohjaukseen sekä liikkumisen optimointiin. Näiden tarpeiden osalta kiteytyi 4 pääteemaa: 1) Tilannekuvan luominen viikko-ohjelmasta ja yksittäisestä päiväohjelmasta. (Tilannekuvassa näkyvät asiakkaat ja hoitoresurssit.) 2) Tehtävien suunnittelu. (Järjestelmä määrittää asiakastiedon ja hoitajien resurssien pohjalta optimaalisen reitin päiväohjelman toteuttamiseen. Määrityksessä huomioidaan asiakkaiden yksilöidyt hoitotarpeet ja hoidon aikaikkuna. Hoitajien osalta on tiedossa hoitajien koulutus ja sijainti.) 3) Tehtävien seuranta. (Järjestelmän avulla voidaan seurata tehtävien toteutumista reaaliaikaisesti. Hoitajat rekisteröivät asiakaskäynnillä hoidon aloitus- ja päättymisajankohdat.) 4) Matkojen seuranta. (Järjestelmä tallentaa jokaisen työtehtävän reitin optimaalisen pituuden. Tallennettua tietoa voidaan käyttää matkalaskujen valvonnassa tai suoraan matkalaskun veloitusperusteena ja raportoinnin pohjana.) Prosessin kuvaus Asiakastieto Viikko-ohjelma Tehtävien suunnittelu Päiväohjelma työnohjaus Hoitajaresurssi Tilannekuva Seuranta Yllä esitetyn prosessimallin ja neljän pääteeman pohjalta valmisteltiin tehtäväsisältö, joka kilpailutettiin tilaustyönä. Totetutus rakennettiin molemmissa pilottikohteissa käytössä olevan paikkatietoratkaisun päälle (ArcGIS). Kilpailutuksen kautta asiantuntijatyön toteuttajaksi valittiin ESRI Finland Oy. Asiantuntijan tehtäväksi määriteltiin toteutettavaksi ArcGIS-ympäristössä alla luetellut toiminnallisuudet selainpohjaisella käyttöliittymällä, Smart-client -ratkaisulla tai niiden yhdistelmällä. Kokonaisratkaisu tuli toteuttaa siten, että alustana käytetään ArcGIS onlinea/arcgis

serveriä laajennusosineen (sisältyvät kunnille toteutetun ELA-lisenssin sisään). Kokonaisratkaisu suunniteltiin toimitettavaksi asiakkaan ArcGIS-ympäristöön siten, että toiminnot voidaan ajaa jatkossa suoraan asiakkaan omassa järjestelmässä. Asiantuntijalle määritelty tehtäväkokonaisuus: 1. Luodaan työkalu asiakkaiden ylläpitoa varten (lisää/muuta/poista). Asiakas/asiakkaat voidaan tuoda järjestelmään siirtotiedoston avulla tai lisäämällä yksittäinen asiakas suoraan järjestelmään. Yksittäisen asiakkaan sijainti lisäys vaiheessa voidaan määrittää osoitteen avulla tai osoittamalla kohde kartalle. 2. Luodaan työkalu hoitajaresurssien ylläpitoa varten (lisää/muuta/poista). Hoitaja/hoitajat voidaan tuoda järjestelmään siirtotiedoston avulla tai lisäämällä yksittäinen hoitaja suoraan järjestelmään. Yksittäisen hoitajan sijainti lisäys vaiheessa voidaan määrittää osoitteen avulla tai osoittamalla kohde kartalle. 3. Luodaan työkalu/teemoitus tilannekuvan näyttämistä varten. Tilannekuva muodostetaan, joko yksittäisestä päivästä tai viikosta. Tilannekuva luodaan asiakkaista ja hoitajista ominaisuustietojen perusteella. Tilannekuva sisältää myös tehtävien seurauksen ratkaisumallissa esitetyn mallin mukaisesti. 4. Luodaan työkalu kotihoidon työtehtävien suunnittelua varten. Työkalulla voidaan osoittaa ja reitittää kullekkin hoitajalle työtehtävät ja optimi kuljettava reitti asiakaskäyntejä varten. Työkalu huomio asiakkaan osalta ratkaisumallissa esitetyt vaatimukset. 5. Luodaan mobiililaitteessa toimiva työkalu (android/iphone/windows), jolla voidaan hallita asiakastietoa ja tehdä kirjauksia asiakaskäynneistä ratkaisumallin mukaisesti. Mobiilityökalu voidaan toteuttaa olemassa olevien Esrin mobiili-ohjelmien kautta tai hyödyntämällä em. laiteympäristössä toimivaa selainkäyttöliittymää (HTML5). 6. Luodaan työkalu matkalaskuraportointia varten. Järjestelmä tallentaa luodut optimaaliset reitit päivämäärällä ja hoitajatunnisteella varustettuna siten, että niistä voidaan luoda matkalaskuraportti halutulta ajanjaksolta hoitajakohtaisesti. 7. Toimittaja mallintaa toimitetusta kokonaisratkaisusta järjestelmäkuvauksen. 8. Järjestelmän käyttöönotto ja koulutus asiakkaan tiloissa. Esri Finland laati toteutettavasta ratkaisusta arkkitehtuuri- ja järjestelmäkuvauksen. Projektin läpiviennissä hyödynnettiin Scrum - ketterä ohjelmistokehitystä ja järjestelmäkokonaisuus rakennettiin tiivillä aikataululla syyskuun 2013 aikana. 8. Toteutus ja ratkaisu Järjestelmäratkaisu rakennettiin hyödyntämällä mahdollisimman pitkälle Esrin paikkatietojärjestelmässä olevia perustyökaluja ja ohjelmistoja. Järjestelmä koostuu ArcGIS Online palvelusta, RoutePlanner sovelluksesta, SendToFeatureServices laajennuksesta RoutePlanner sovellukseen, Collector for ArcGIS mobiilisovelluksesta sekä Operational Dashboard sovelluksesta.

Ratkaisu pohjautuu ArcGIS Onlinen tarjoamiin palveluihin ja järjestelmä on rakennettu käyttämään ArcGIS Onlinen ylläpitämiä kohdepalveluita sekä ArcGIS Onlinen käyttäjien hallintaan. Kunnille ja Mäntänvuoren Terveydelle ratkaisu osoittautuu jatkossa kustannustehokkaaksi, koska totetutus perustuu molemmilla alueilla käytössä olevaan paikkatietoratkaisuun. Kuva 1 Järjestelmän ratkaisu Hoitajaresurssit ladataan suunnitteluohjelmistoon (Routeplanner) excel-siirtotiedoston kautta, jonka jälkeen niitä voidaan muokata ja ylläpitää suunnitteluohjelmiston sisällä. Lisäksi hoitajien ominaisuuksia ja käytettävyyttä voidaan hallita suunnitteluohjelmiston sisällä. Uudet viikko- tai päiväohjelman mukaiset asiakkaat siirretään järjestelmään excel-siirtotiedoston kautta tai yksittäiset asiakkaat suoraan suunnitteluohjelmaan. Asiakastietoja voidaan tarvittaessa vielä muuttaa suunnitteluohjelmiston sisällä. Siirtotiedostot on määritelty siten, että suunniteluohjelmisto voi huomioida asiakkaiden osalta hoitotason, joka on määritelty hoitajien ominaisuudeksi. Tällä tavoin asiakkaiden hoitoon liittyvät tarpeet voidaan huomioida hoitohenkilöstön työnohjauksessa.

Mallitiedosto excel-siirtotiedostosta (asiakaat) NIMI OSOITE KÄYNTIPVM ALOITUSAIKA LOPETUSAIKA PALVELUAIKA/MIN HOITOTASO Matti Meikäläinen Kauppatie 1, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 11:00 13:00 20 Tukitiimi Suvi Kuikka Kirkkotie 3, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 11:15 13:15 30 Tukitiimi Kati Airo Sirkuntie 2, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 9:00 11:00 10 Lähihoitaja Mauri Majava Teollisuustie 3,Mänttä-Vilppula 5.9.2013 10:00 12:00 20 Lähihoitaja Kielo Kukka Siepontie 4, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 12:00 14:00 30 Tukitiimi Hellevi Kukko Melaskoskentie 2, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 11:00 13:00 15 Sairaanhoitaja Mallitiedosto excel-siirtotiedostosta (hoitoresurssi) NIMI LÄHTÖPAIKKA NIMIKE PUHELINNUMERO TIIMI TILA HOITOTASO TYÖALKU TYÖLOPPU Sisar Hento-Valkoinen Keskuskatu 2, Mänttä-Vilppula Sairaanhoitaja 044123456 Keskusta Paikalla Sairaanhoitaja; Lähihoitaja 8:00 16:00 Anja Lähi-apu Keskuskatu 2, Mänttä-Vilppula Lähihoitaja 050123456 Keskusta Paikalla Tukitiimi; Lääke 8:00 16:00 Tietojen viennin jälkeen suunnitteluohjelmistolla voidaan optimoida työresurssien käyttö sekä kuljetut reitit asiakaskäyntien osalta. Optimoitujen reittien ja hoitajille osoitettujen työtehtävien osalta suunnittelija voi tehdä myös omat haluamansa muutokset. Järjestelmä hyödyntää optimoinnissa suunnittelijan asettamia reunaehtoja ja resursseja.

Kun päiväohjelma on suunniteltu ja optimoitu halutunlaiseksi, työtehtävät lähetetään ArcGis Online -palveluun toteutettuihin karttapalveluihin hoitajakohtaisesti. Tämän jälkeen tehtävistä voidaan luoda tilannekuva, jota voidaan seurata erillisellä tilannekuvasovelluksella Operational Dashboard tai selainpohjaisella käyttöliittymällä. Suunnitellut ja optimoidut reitit tallentuvat samalla historiatietoon hoitajakohtaisesti myöhempää tarkastelua varten. Asiakastiedot tallentuvat karttapalveluksi, jotka ovat käytössä kentällä työskenteleville hoitajille mobiilirajapinnan kautta. Hoitajat voivat kentällä tallentaa järjestelmään kuuluvalla Collector ohjelmalla asiakkaan luona käyttämänsä työajan. Samalla tilannekuvaan päivittyy palveluiden toteuttamisen aste päivän osalta. Työpäivän päättyessä asiakastiedot tallennetaan myös historiatiedoksi myöhempää tarkastelua varten. Historiatiedon avulla voidaan tarkastella asiakkaan luona käytettyä aikaa sekä kulkemiseen liitttyviä matkoja. Tietoja voidaan käyttää palvelun kehittämisessä ja esim. matkalaskujen tarkastuksissa. Arkkitehtuurikuvaus järjestelmäratkaisusta

9. Jatkotoimenpiteet Pilottiprojektin aikana tuli esille tarve viedä järjestelmään myös asiakkaan hoitotoimenpiteisiin liittyviä tietoja. Tämä tarkoittaa tietojen tallentamisen ja käytön osalta tarkempaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvän lainsäädännön huomioimista. Tältä osin järjestelmässä tulee pystyä osoittamaan tietojen tallennuspaikka ja miten tiedot on suojattu järjetelmässä. Edellä mainitut asiat voidaan toteuttaa järjestelmässä muuttamalla järjetelmäratkaisua siten, että tietojen tallennus hoidetaan oman paikalliseen tietokantaan paikkatietopalvelimen kautta. Ratkaisu voidaan toteuttaa pilottikohteissa olemassa olevan lisenssi puitteissa hyödyntämällä ArcGis Serveriä js SDE-tietokantaa. Alla kuvaus tarvittavista muutoksista. Pilottihankkeen kautta rakennettiin järjestelmäratkaisu, jota voidaan kummallakin yhteistoimintaalueella viedä eteenpäin erillisillä resursseilla. Järjestelmästä on tehty malliasennus Mänttä- Vilppulan osalta ja siitä on järjestetty käyttöönottokoulutus, johonka osallistui molemmilta pilottialueilta paikkatietoasiantuntija ja kotihoidon henkilökuntaa.

Käyttöönoton eteenpäin viennin osalta jatkotehtävänä on sopia: 1) järjestelmäratkaisun toteutus kehityssuunnitelman mukaisesti (asiakastiedon tietoturvaan ja lainsäädäntöön liittyvä ratkaisu) 2) paikkatietosuunnittelijan kytkentä jatkotyöhön 3) asiakastiedon siirron automatisointi asiakashallintajärjestelmästä 4) käyttäjäkoulutuksen jatko (peruskäytöönotto koulutettu pilottihankkeen puitteissa) 5) hoitajien päätelaitteiden valinta ja hankinta 6) Järjestelmän käyttöönotto tuotantokäyttöön vaiheittain käyttäjäkoulutuksen rinnalla 12.12.2013 Marko Saastamoinen Antti Korkka