1 Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesääntö Hyväksytty yliopiston hallituksen kokouksessa 23.11.2012 1 Tarkastus- ja varmennustoiminta Sisäinen valvonta on yliopiston päätöksentekoelinten, toimivan johdon sekä koko henkilöstön päivittäisessä toiminnassaan toteuttama prosessi, jonka avulla voidaan saada kohtuullinen varmuus tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan eettisyydestä sekä lakien ja sääntöjen mukaisuudesta, voimavarojen tuloksellisesta käytöstä, omaisuuden turvaamisesta sekä johdon saaman informaation oikeellisuudesta, tarkoituksenmukaisuudesta ja oikea-aikaisuudesta. Sisäinen valvonta on osa hyvää hallintoa. Tarkastus- ja varmennustoiminta on yhteistyötä, joka kokoaa sisäisen valvonnan ja laadunhallinnan arviointityössä toimivien sekä toimessaan yliopiston riskejä tuntevien voimia ja tuottaa järjestelmällistä ja ajantasaista informaatiota yliopiston riskeistä hallitukselle ja toimivalle johdolle. Tarkastus- ja varmennustoiminnalla Jyväskylän yliopisto huolehtii sisäisen valvontansa toimivuudesta ja edistää riskien tunnistamista. Tarkastus- ja varmennustoiminnan operatiiviset toimijat ovat tarkastusvaliokunta sekä sisäisestä tarkastuksesta ja laatuauditointien toteutuksesta vastaavat tahot. Tarkastus- ja varmennustyön yhteistyöverkostoon kuuluvat yliopiston lakiasioiden, controller-, vakuutus-, turvallisuus- ja tietoturvatoiminnan asiantuntijat. Yliopiston lakisääteisen ulkoisen tarkastuksen suorittavat tilintarkastajat. Yliopiston hallitus määrittelee tarkastus- ja varmennustoiminnan keskeiset tavoitteet ja periaatteet, asettaa tarkastusvaliokunnan sekä seuraa tarkastus- ja varmennustyön toimivuutta. Tämä ohjesääntö määrittelee tarkastus ja varmennustoiminnan toimijoiden toimivallan, tehtävät ja menettelytavat. Tarkastus- ja varmennustoiminnan toiminta-alue on koko yliopisto tytäryhtiöineen. 2 Tarkastusvaliokunta Tarkastusvaliokunta valvoo ja ohjaa tarkastus- ja varmennustyön toteutusta hallituksen linjausten ja yliopiston tavoitteiden mukaisesti. Tarkastusvaliokunta vastaa tarkastus- ja varmennustoiminnan kehittämisestä.
2 Jyväskylän yliopiston hallitus nimittää tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan sekä vähintään kaksi ja enintään kuusi muuta jäsentä, joiden joukosta hallitus nimeää varapuheenjohtajan. Vähintään yksi tarkastusvaliokunnan jäsenistä nimitetään yliopiston hallituksesta. Tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten ja puheenjohtajan tulee olla yliopistoyhteisön ulkopuolisia jäseniä. Tarkastusvaliokunnan sihteerinä toimii sisäinen tarkastaja tai muu yliopiston nimeämä henkilö. Tarkastusvaliokunnalla on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys ja riittävä asiantuntemus tarkastustoiminnasta, laadunhallinnasta, laskentatoimesta sekä tilinpäätöskäytännöistä. Tarkastusvaliokunta on toiminnassaan riippumaton. Tarkastusvaliokunnalla ei ole itsenäistä päätösvaltaa yliopiston operatiiviseen toimintaan. Tarkastusvaliokunnan tehtävinä ovat: 1) sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien valvonta ja ohjaus 2) sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyyden ja asianmukaisuuden arviointi 3) yliopiston riskienhallintajärjestelmän ja -prosessien valvonta 4) tilintarkastajien riippumattomuuden arviointi Hallitus päättää tarkastusvaliokunnan toimikaudesta oman toimikautensa puitteissa. 3 Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, jolla tuotetaan lisäarvoa yliopistolle ja parannetaan sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee yliopistoa sen tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan yliopiston riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen. Sisäiset tarkastukset toteutetaan sisäisen tarkastajan johdolla ja valvonnassa. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on tukea yliopiston ohjauksen ja valvonnan tarkoituksenmukaista ja tehokasta toteuttamista tuottamalla toiminnan johtamis-, hallinto- sekä riskienhallinta- ja valvontaprosessien arviointi- ja varmistuspalveluja. Sisäinen tarkastus laatii toimintasuunnitelman seuraavalle vuodelle marraskuun loppuun mennessä. Toimintasuunnitelman tulee perustua kokonaisvaltaiseen yliopiston riskien arviointiin. Toimintasuunnitelman hyväksyy hallitus tarkastusvaliokunnan esityksestä.
3 Sisäistä tarkastusta velvoittavat Suomen lainsäädännön lisäksi yliopiston hallituksen vahvistama sisäisen tarkastuksen toimintaohje sekä kansainvälisesti hyväksytyt sisäisen tarkastuksen määritelmä, eettiset säännöt ja ammattistandardit (The Institute of Internal Auditors). Sisäisen tarkastuksen menettelytavat on määritelty sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa. 4 Laatuauditointi Laadunhallinta on yliopiston järjestelmällinen toimintatapa ja johtamisjärjestelmä. Laadunhallintatyötä kehittää ja arvioi rehtorin asettama laadunkehittämisryhmä. Laadunkehittämisryhmä laatii seuraavan vuoden laatuauditoinneista auditointisuunnitelman. Auditointisuunnitelman hyväksyy hallitus tarkastusvaliokunnan esityksestä. Laatuauditoinnit toteutetaan sisäisten auditointien menettelyohjeen mukaisesti. Laatuauditointien toteutuksesta vastaa yliopiston laatupäällikkö. 5 Raportointi Tarkastus- ja varmennustoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Sisäinen tarkastaja ja laatupäällikkö raportoivat tarkastus- ja arviointituloksista kirjallisesti tarkastusvaliokunnalle, rehtorille ja hallintojohtajalle. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin. Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa.
4 Sisäinen tarkastus raportoi tarvittaessa myös suoraan hallitukselle. Tarkastus- ja varmennustyön yhteistyöverkostoon kuuluvat toimijat raportoivat tarkastusvaliokunnalle tarpeen mukaan joko suoraan tai sisäisen tarkastuksen kautta. 6 Dokumentointi Pöytäkirjat ja raportit säilytetään arkistointia koskevien määräysten mukaisesti. Asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Asiakirjan valmistuttua on otettava tarpeen mukaan kantaa asiakirjan tai sen osien salassapitoon. 7 Voimaantulo Tämä ohjesääntö tulee voimaan 1.1.2013. Ohjesääntö korvaa 1.1.2010 voimaan astuneen sisäisen tarkastuksen ohjesäännön.
5 TYÖJÄRJESTYS Jyväskylän yliopiston tarkastusvaliokunta Hyväksytty hallituksen kokouksessa [23.11.2012] 1 Kokousmenettely Tarkastusvaliokunta kokoontuu tarpeen vaatiessa, kuitenkin vähintään neljä kertaa vuodessa (työjärjestyksen mukaiset kokoukset). Näissä kokouksissa vuosittain käsiteltävät asiat on esitetty tämän työjärjestyksen liitteessä 1 (tarkastusvaliokunnan vuosikalenteri). Koolle kutsumisesta vastaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja. Tarkastusvaliokunnan kokoukset eivät ole julkisia. Tarkastusvaliokunnan jäsenellä on oikeus saada tarkastusvaliokunnan toimivaltaan kuuluva asia käsiteltäväksi tarkastusvaliokunnan kokouksessa. Puheenjohtaja tai hänen osoittamansa taho vastaa asian valmistelusta ja käsittelyajankohdan valinnasta. Tarkastusvaliokunnan asioiden valmistelusta vastaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja. Puheenjohtajan tehtävänä on varmistaa, että tarpeelliset tiedot päätöksiä varten ovat saatavilla. Asialista ja ennakkomateriaali toimitetaan jäsenille kokouskutsun yhteydessä 7 päivää ennen kokousta. Perustellusta syystä määräajasta voidaan poiketa. Muutoin kokousmenettelyn ja asian käsittelyn osalta sovelletaan hallintoasioiden ja muiden asioiden käsittelymenettelyä Jyväskylän yliopistossa (14.10.2009). 2 Tarkastusvaliokunnan ja sen jäsenten riippumattomuus Tarkastusvaliokunta arvioi omaa riippumattomuuttaan ja objektiivisuuttaan kokonaisuutena vähintään vuosittain. Jos valiokunta arvioi, että sen riippumattomuus ja
6 objektiivisuus on kokonaisuutena heikentynyt, tarkastusvaliokunta etsii ratkaisua asiaan keskustelemalla yliopiston hallituksen kanssa. Mikäli tarkastusvaliokunnan jäsen tai jäsenet havaitsevat, että heidän riippumattomuutensa tietyn asian käsittelyssä on vaarantunut tai vaikuttaa vaarantuneen, jäsenen tai jäsenten on jäävättävä itsensä päätöksenteosta. Jos puheenjohtajan riippumattomuus on vaarantunut tai vaikuttaa vaarantuneen, puheenjohtajana toimii varapuheenjohtaja. Mikäli varapuheenjohtaja on jäävi eikä muita hallitusjäseniä kuulu valiokuntaan, jäävittömät tarkastusvaliokunnan jäsenet noudattavat asian käsittelyssä normaalia päätöksentekomenettelyä siten, että puheenjohtajana toimii yliopiston palvelusvuosiltaan vanhin jäävitön jäsen. Siinä tapauksessa, että tarkastusvaliokunnalla on päätöstä tehtäessä vähemmän kuin kolme jäävitöntä jäsentä, päätöksentekoa lykätään ja tarkastusvaliokunta etsii ratkaisua asiaan keskustelemalla yliopiston hallituksen kanssa. 3 Yliopiston sisäisen tarkastus- ja varmennustyön ohjaaminen ja valvonta Tarkastusvaliokunta seuraa ja ohjaa suoritettavien toimeksiantojen kiireellisyysjärjestystä. Tarkastusvaliokunta valvoo, että tarkastus- ja varmennustoiminnan tekemät havainnot, kehitysehdotukset sekä saadut toimenpidesuunnitelmat kirjataan kehitysehdotusten toteuttamisen seuraamiseksi. Myös muut tarkastusvaliokunnalle osoitetut selvitykset ja kannanotot dokumentoidaan, jos se niiden luonteen vuoksi antaa aihetta. Tarkastusvaliokunta arvioi yliopiston sisäistä tarkastus- ja varmennustyötä toteuttavien tahojen riippumattomuutta ja objektiivisuutta. Jos tarkastusvaliokunta toteaa sisäistä tarkastus- ja varmennustyötä toteuttavien tahojen riippumattomuuden tai objektiivisuuden heikentyneen, valiokunta esittää hallitukselle tarvittaviin toimenpiteisiin ryhtymistä riippumattomuuden ja objektiivisuuden palauttamiseksi.
7 4 Yliopiston ulkoinen tarkastus Tarkastusvaliokunta ottaa vastaan tiedoksiantona tilintarkastajien laatimat muistiot, tilintarkastuspöytäkirjat, tilintarkastuskertomukset sekä muun tilintarkastajien yliopistolle tai sen hallintoelimille osoittaman raportoinnin ja hyödyntää raportointia omien tehtäviensä toteuttamisessa. Tarkastusvaliokunnalla on oikeus seurata tilintarkastajan työtä. Työjärjestyksen Liite 1: Tarkastusvaliokunnan vuosikalenteri