Potilastiedon arkiston käyttöönotto ja arkistonhoitaja Kela, Kanta-palvelut, 16.11.2015
Käsiteltävät asiat Valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon Arkistonhoitajan käyttöliittymä Käyttöönottokoe 2
Valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon Tutustu Potilastiedon arkiston verkkokoulun Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät - moduuliin ja sieltä löytyvään oheismateriaaliin Lisämateriaalia Arkistonhoitajan käyttöliittymästä löytyy kanta.fi-sivustolta kohdasta Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja yksityisille > Arkistotoimi ja arkistonhoitajan tehtävät 3
Arkistonhoitajan käyttöliittymä
Käyttöliittymä rekisterinpitäjän tietoihin Käyttöliittymä arkistoituun aineistoon, joka on nimetty Arkistonhoitajan käyttöliittymäksi Käyttöoikeus käyttöliittymään kytketään Kelassa varmennekortin numerolla Yksi varmennekortti voidaan kytkeä yhteen tai useampaan rekisterinpitäjään Kela ei ota kantaa varmennekortin haltijan toimenkuvaan tms. Kansallinen Terveysarkisto 5
Arkistonhoitajan käyttöliittymä lyhyesti Web-käyttöliittymä Potilastiedon arkistoon rekisterinpitäjän omiin tietoihin käyttöliittymässä tehdyt toiminnot lokitetaan henkilötasolla Käyttöliittymällä näkee asiakirjat juuri sellaisena kuin ne ovat arkistossa asiakirjojen kaikki kuvailutiedot myös arkiston lisäämiä SÄHKE2-tietoja asiakirjojen kaikki versiot myös ns. tausta-arkistoon siirretyt Kansallinen Terveysarkisto 6
Käyttöoikeuksien lisääminen, poistaminen ja muutokset tapahtuu Kanta Ekstranetissä Tietoja kysytään liittymishakemuksessa Asiakkaan perustiedot Potilastiedon arkisto palveluun Kansallinen Terveysarkisto 7
Käyttöoikeuksia varten tarvitaan varmennekortin etupuolen sarjanumero Kortin etupuolella oleva 11-numeroinen sarja on sama kuin VARTTI-järjestelmässä oleva rekisteröintinumero Kansallinen Terveysarkisto 8
Sisäänkirjautuminen Tunnistaudutaan VRK:n varmennekortilla Terveydenhuollon varmennekortteja ovat ammattikortti, henkilöstökortti ja toimijakortti (ei varakortti) Kansallinen Terveysarkisto 9
Potilaskohtainen asiakirjojen haku henkilötunnus Kansallinen Terveysarkisto 10
Asiakirjan metatiedot / kuvailutiedot Kuvailutiedot ovat pääosin peräisin potilastietojärjestelmästä Potilastiedon arkisto lisää SÄHKE2-kuvailutietoja Mikäli kuvailutietoja halutaan muuttaa, tulee tämä tehdä potilastietojärjestelmässä tuottamalla uusi versio ko. asiakirjasta Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla voidaan tarkistaa kuvailutietojen oikeellisuus Potilastiedon arkistosta Kansallinen Terveysarkisto 11
Itse asiakirjan katselu XML-muodossa Kansallinen Terveysarkisto 12
Asiakirjan tehtävä- ja säilytysaikaluokka tyylitiedoston läpi ajettuna Kansallinen Terveysarkisto 13
Yhteenveto arkistonhoitajan käyttöliittymästä Arkistonhoitajan käyttöliittymä on suora yhteys potilastiedon arkistoon Tunnistautuminen VRK:n varmennekortilla Käyttöoikeudet rajataan automaattisesti sen rekisterinpitäjän (tai rekisterinpitäjien) asiakirjaaineistoon, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii arkistonhoitajan tiedot ilmoitettava Kanta Ekstranetissä ennen käyttöönottokoetta Toimenpiteet (esimerkiksi haku, asiakirjan katselu tai metatietojen muutos) lokitetaan Kansallinen Terveysarkisto 14
Käyttöönottokoe
Arkistonhoitaja ja käyttöönottokoe Tutustuu käyttöönottokoesuunnitelmiin etukäteen Testaa Arkistonhoitajan käyttöliittymää Tarkistaa Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, että asiakirjat ovat arkistoituneet, eivätkä ole jääneet välivarastoon kuvailutiedot ovat asianmukaiset (sisältäen SÄHKE2-kuvailutiedot) Arkistonhoitaja on rekisterinpitäjän edustaja käyttöönottokokeessa ja voi käyttää muita asiantuntijoita Kansallinen Terveysarkisto 16
Käyttöliittymän toiminnan testaus Testaa Arkistonhoitajan käyttöliittymää aikaisintaan 10 pv ennen käyttöönottokoetta sisäänkirjautuminen varmennekortilla onnistuu sovellus käynnistyy (internet-osoite ilmoitetaan käyttöönottokokeen lähestyessä) huomioitava käyttöliittymän selainasetukset (proxy) Kun yhteyttä testataan ennen käyttöönottokoetta, Arkistossa ei ole yhtään asiakirjaa Ensimmäinen asiakirja arkistoituu organisaation rekisteriin Kanta-arkistoon vasta siinä vaiheessa käyttöönottokoetta, kun arkistoidaan palvelutapahtumaasiakirja Kansallinen Terveysarkisto 17
SÄHKE2-kuvailutietojen tarkistaminen SÄHKE2-kuvailutiedot ovat osajoukko kuvailutiedoista Ks. perustietosisällön mukaiset asiakirjojen kuvailutiedot earkiston asiakirjojen kuvailutiedot Tarkistamisen avuksi tehty taulukko PTA SÄHKE2-kuvailutiedot ja Arkistonhoitajan käyttöliittymä(xlsx) Tarkistamisesta tehtävä merkintä käyttöönottokoesuunnitelmaan ja raporttiin (ks. seuraava sivu) Kansallinen Terveysarkisto 18
Käyttöönottokoeraportti (SÄHKE2-osio) Kansallinen Terveysarkisto 19
Muistilista käyttöönottokoetta varten Toimi yhteistyössä käyttöönottokokeesta vastaavan henkilön kanssa Ilmoita oma ja varahenkilöiden nimet sekä varmennekorttien numerot henkilölle, joka täyttää terveydenhuollon toimintayksikön Kantaliittymisilmoituksen Tutustu Kelan käyttöönottokokeen suunnitelmaan ja raporttiin etukäteen Varmista aikaisintaan10 pv ennen käyttöönottokoetta, että pääset kirjautumaan toimikortillasi Arkistonhoitajan käyttöliittymään ja käyttöliittymä toimii Osallistu Potilastiedon arkistoon liittymiseen ja siinä tehtävään käyttöönottokokeeseen Tarkista käyttöönottokokeessa Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, että testitapauksen kuvailutiedot Potilastiedon arkistossa ovat SÄHKE2- määritysten mukaiset Täytä käyttöönottokoeraportin SÄHKE2-osio siitä miten käyttöönottokoe onnistui Kansallinen Terveysarkisto 20
Kanta-palveluihin liittymisen kysymykset kanta@kanta.fi Kansallinen Terveysarkisto 21