MUISTIO 1 Maakunnallinen yhteisjärjestelmä -kokous 3/2010 AIKA: PAIKKA: LÄSNÄ: Tiistaina 11.5.2010 klo 12 15 Porin kaupunginkirjasto Satakunnan maakuntakirjasto, kirjaston kokoustila Asko Hursti (Pori), Paula Kauppila (Pori), Leena Palonen (Pori), Leena Purhonen (Nakkila), Aini Lähteenmäki (Kankaanpää), Katri-Helena Saarinen-Holappa (Siikainen), Anja Hakaoja (Kokemäki), Juha Hokkanen (Ulvila), Tiina Mannelin (Kiikoinen), Niina Vuorijärvi (Lavia), Minna Hautaluoma (Honkajoki), Sari Pajunen (Pori), Maiju Lammela (Pori), Helena Kankaanpää (Luvia), Sarianna Koivisto (Harjavalta), Elena Iso-Oja (Pomarkku), Satu Mäenpää (Eura), Marjut Tiisala (Huittinen), Marketta Pennanen-Virhiä (Pori), Anne Pihl (Pori), Elise Nuotio (Pori), Vesa Taimi (Pori), Pentti Koponen (Ab Axiell Kirjastot Oy), Jari Koskelainen (Ab Axiell Kirjastot Oy) Kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti toivotti kaikki paikalla olijat tervetulleiksi yhteisjärjestelmäkokoukseen. 1. KÄYTTÖPALVELUUN LIITTYVÄT ONGELMAT Kokouksessa olivat paikalla myös Jari Koskelainen ja Pentti Koponen Axiellista. Edellisessä yhteisjärjestelmäkokouksessa keskusteltiin Axiellin Seppo Lindströmin ja Pentti Koposen kanssa Web-Origossa esiintyneistä käyttökatkoksista. Jari Koskelaisen mukaan kokouksen jälkeen asiaa on selvitetty ja häiriöt rajoittuvat sovellustasolle. Automaattista diagnostisointia on Koskelaisen mukaan lisätty häiriöiden selvittämiseksi. Kokouksessa keskusteltiin Origossa vastaantulleista häiriöistä ja ongelmista. Web-Origon toiminnassa on edelleen ollut häiriöitä. Jari Koskelaisen mukaan muutama tilanne on ollut sellainen, että Axiellissa kaikki on näyttänyt toimivan moitteettomasti, mutta asiakkaat ovat ilmoittaneet Poriin ongelmista. Harjavallassa, Huittisissa ja Pomarkussa on esiintynyt käyttökatkoksia ja ohjelman jumiutumista. Pomarkussa jumiutumisia on ollut päivittäin, Harjavallassa muutaman kerran viikossa. Harjavallassa ja Huittisissa Origo heittää aina välillä ulos järjestelmästä. Origon etusivulla olevasta Web-Origo-painikkeesta ei pääse Web-Origoon. Porissa on vielä ajoittain ollut ongelmia kirjastoautossa. Myös tulostuksen kanssa on ollut ongelmia, esim. Harjavallassa tilastojen tulostuksessa ja Porissa ajoittain tarrojen tulostuksessa. Kokemäellä tulostus jää välillä jumiin. Jari Koskelaisen mukaan kannattaa ottaa ensin yhteyttä Axielliin, jos on hankkimassa uusia tulostimia. Uusia tulostimia hankkiessa kannattaa ostaa tulostin, joka tukee HPPCL-tulostuskieltä. Kaikki Origoon luetteloidut teokset eivät näy Web-Origon puolella. Myöskään kaikki tietokantojen yhdistämisessä yhdistyneet teokset eivät ole yh- www.pori.fi/kirjasto kirjasto@pori.fi puh. 02 621 5800 faksi 02 633 2582 Postiosoite: PL 200 28101 Pori Porin kaupunki Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto Gallen-Kallelankatu 12
2 distyneet Web-Origon puolella. Myös yksittäisiä lehden numeroita puuttuu Web-Origosta. Jari Koskelaisen mukaan webin tietokanta rakennetaan pian uusiksi. Tietokantojen yhdistämisten jälkeen tietokantaan on tehty korjausajoja, mm. väliviivallisia ja väliviivattomia ISBN:iä sisältäviä teoksia on yhdistetty. Jari Koskelaisen mukaan kaikkia tehtyjä muutoksia ei saatu automaattisesti siirrettyä webin puolelle, vaan muutokset tehdään nyt manuaalisesti. Web-Origo ja Origo laitetaan vastaamaan toisiaan. Jari Koskelainen lupasi selvittää, mikä on Web-Origon päivittämisen tilanne tällä hetkellä. Jos Web-Origoon ei ole vielä tehty muutoksia, Jari Koskelainen ilmoittaa Leena Paloselle päivämäärän, milloin muutokset tehdään. Jari Koskelaisen mukaan kannattaa ilmoittaa heti, jos huomaa Web- Origossa häiriöitä, esim. saatavuustietoja ei löydy, kirjautuminen ei onnistu jne. Sovittiin, että Jari Koskelaiselle, Pentti Koposelle ja Leena Paloselle lähetetään viesti, jos Origon toiminnassa ilmenee häiriöitä. Jos Origo antaa virheilmoituksen, virheilmoituksen numero kannattaa ottaa ylös. Häiriötilanteessa kannattaa myös mahdollisuuksien mukaan kokeilla, toimiiko joku toinen kone. Tämä antaa Axiellille lisätietoa ongelmien selvittämisessä. Jari Koskelaisen kanssa sovittiin, että katsotaan 15.6., mikä on tilanne käyttöpalvelussa. Jari Koskelaisen mukaan lähdetään siitä, ettei Web-Origossa ole enää häiriöitä. Origon osalta akuutein ongelma on Luvian yhteysongelmat, joita selvitetään. Kun Luvian ongelmien syy saadaan selville, voidaan tätä tietoa soveltaa ehkä myös Harjavaltaan, Huittisiin jne. Porista puuttuu Origon lisenssejä. Luettelointiin tarvittaisiin n. 20 lisenssiä lisää, jolloin näytölle voitaisiin avata kaksi Origoa yhtä aikaa. Kokouksessa tuli esille, että myös muut kirjastot olisivat halukkaita saamaan lisää lisenssejä. Jari Koskelainen lupasi, että Axiell ryhtyy selvittämään lisenssiasiaa koko kimpan kannalta ja että hän antaa 15.6. lausunnon myös tästä lisenssiasiasta. Porin kirjastoauton ongelmien ratkaisuna voisi Jari Koskelaisen mukaan olla tietoliikenneyhteyden suoristaminen. Asiaa voitaisiin selvittää yhteistyössä Porin tietohallinnon kanssa. Sovittiin, että kirjastoautossa seurataan ja kirjataan ylös häiriöt ja ilmoitetaan niistä Jari Koskelaiselle. 2. HUOMAUTUSKIRJEIDEN JA LASKUJEN LÄHETYSVÄLIT VARATUN AINEISTON OSALTA Yhteisjärjestelmäkokouksessa on aiemmin sovittu huomautuskirjeiden ja laskujen lähettämisaikojen yhtenäistämisestä, etteivät huomautuskirjeet ja laskut lähde asiakkaille epäloogisessa järjestyksessä. Ne kirjastot, joilla lähettämisajat eivät vielä ole sovitunlaiset, lähettävät mahdollisimman pian Leena Paloselle tiedon haluamistaan lähettämisajoista. Kokouksessa keskusteltiin varatusta aineistosta lähetettävistä huomautuskirjeistä ja laskuista, joiden lähettämisaikoja pitäisi myös yrittää yhtenäistää. Satakirjastoissa lähtevät tällä hetkellä ensimmäiset huomautuskirjeet varatusta aineistosta 1 14 päivää eräpäivästä. Kokouksessa keskusteltiin myös siitä, miten usein huomautuskirjeet tulostetaan. Varsinkin varatusta aineistosta lähetettävät huomautuskirjeet pitäisi tulostaa joka päivä. Kokouksessa ehdotettiin, että kaikki huomautuskirjeiden ja laskujen lähettämisajat yhtenäistettäisiin Satakirjastojen osalta ja tä-
3 3. LASKUTETTU AINEISTO 4. KIRJASTOKORTTI mä sai kannatusta. Nakkilassa lähettämisajat on kytketty maksuihin ja ne pitää viedä lautakunnan käsiteltäväksi, joten muutokseen pitää varata riittävästi aikaa. Aiemmin valittu maksutyöryhmä valmistelee maksujen yhtenäistämistä. Kokouksessa päätettiin, että varatusta aineistosta lähtee ensimmäinen huomautuskirje kaikilla Satakirjastoilla heti eräpäivän jälkeisenä päivänä ja kaikki kirjastot sitoutuvat tulostamaan ne päivittäin. Aiemmissa yhteisjärjestelmäkokouksissa on sovittu, että huomautuskirjeet lähtevät aineiston lainaavasta kirjastosta ja lasku aineiston omistavasta kirjastosta. Asiakas saa näin ollen seutulainoissa laskun eri kirjastosta kuin mistä hän on lainannut aineiston. Todettiin, että tarkempi ohjeistus asiasta puuttuu vielä. Kokouksessa todettiin myös, että käytännöt pitäisi sopia niin, ettei asiakasta lähetetä toiselle paikkakunnalle laskua maksamaan. Sovittiin, että toisen Satakirjaston lähettämän laskun maksuja voidaan ottaa vastaan toisessa Satakirjastossa. Tärkeintä on kuitenkin aina ensin ottaa yhteys laskun lähettäneeseen kirjastoon. Sovittiin, että laaditaan yhteinen ohje Satakirjastoille laskutetusta aineistosta. Anne Pihl ja Leena Palonen laativat luonnoksen ohjeesta ja tämän jälkeen luonnos lähetetään kunnille kommentoitavaksi. Ennen ohjeen valmistumista yleissääntönä on se, että aina otetaan yhteys laskun lähettäneeseen kirjastoon. Kokouksessa keskusteltiin kirjastokorttitilauksesta. Edellisessä yhteisjärjestelmäkokouksessa pohdittiin kirjastokortin numerosarjaa eli valitaanko yksi yhteinen numerosarja vai kuntatunnukselliset numerosarjat. Kirjastokortin hintaan ei vaikuta se, onko kirjastokorteissa yksi yhteinen numerosarja vai jokaisella kirjastolla oma kuntatunnuksellinen numerosarja. Kokouksessa todettiin, että omat kuntatunnukselliset numerosarjat ovat parempi vaihtoehto. Korttitilauksia on tällöin helpompi hallinnoida. Tämänhetkisten kirjastokorttien numerosarjat ovat pitkiä, esim. Porissa ja Nakkilassa 12 merkkiä. Asiakkaan on Web-Origossa asioidessaan hankala muistaa pitkiä numerosarjoja. Pohdittiin, voisiko uuden kirjastokortin numerosarjaa jotenkin yksinkertaistaa ja lyhentää. Kokouksessa keskusteltiin uuteen kirjastokorttiin liittyvistä käytännöistä eli jos asiakkaat haluavat uuden kirjastokortin, saavatko he sen ilmaiseksi vai joutuvatko maksamaan ja miten menetellään vanhojen korttien kanssa. Kokouksessa pohdittiin myös mahdollisuutta maksaa projektirahoista uudet kirjastokortit ja vanhat kortit laitettaisiin pois. Kokouksessa käytiin läpi myös kirjastojen vastauksia kirjastokorttien määrästä lähetettyyn kyselyyn. Kysely oli alustava eikä sen pohjalta tehdä vielä tilausta, mutta siitä saa tuntuman tilattavien kirjastokorttien kokonaismäärästä. 5. VARAUSMAKSUN VAIKUTUS LAINAUSKIELTOMAKSUKERTYMÄÄN Tällä hetkellä varausmaksut eivät vaikuta asiakkaan lainauskieltomaksukertymään. Vastaan on tullut asiakkaita, joilla on hirveästi maksamattomia va-
4 rausmaksuja. Ennen yhteisjärjestelmää varausmaksu meni varausta tehtäessä eivätkä varausmaksut vaikuttaneet lainauskieltomaksukertymään, koska asiakas ei olisi tällöin voinut tehdä paljon varauksia. Tilanne on muuttunut yhteisjärjestelmän myötä, koska varausmaksu menee nyt vasta varauksen saapuessa, ei varausta tehtäessä. Päätettiin, että varausmaksut alkavat vaikuttamaan asiakkaan lainauskieltomaksukertymään. Muutoksen myötä osa asiakkaista joutuu lainakieltoon. Ongelmana tässä yhteydessä ovat myös kolme vuotta vanhemmat maksut. Axiellista voitaisiin tiedustella mahdollisuutta poistaa kolme vuotta vanhemmat maksut. Kokouksessa keskusteltiin myös siitä, että asiakkaan pitäisi maksaa maksut esim. vuoden alussa ennen kuin saisi lainaoikeuden. Päätettiin, että varausmaksu alkaa vaikuttamaan asiakkaan lainauskieltomaksukertymään syyskuun alusta alkaen. Kaikille Satakirjastoille tehdään kyseinen muutos Adminiin. 6. MUUT ASIAT - KÄSIKIRJASTOAINEISTON LAINAAMINEN - HYLLYVARAUKSET - NOUTAMATTA JÄÄNEET VARAUKSET Kokouksessa keskusteltiin käsikirjastoaineiston lainaamisesta. Käsikirjastoon, kotiseutukokoelmiin ja muihin käsikirjastonomaisiin osastoihin tehdyt varaukset eivät näy hyllyvarauksissa eivätkä nämä varaukset kiinnity aineistoa palautettaessa. Asiakas ei voi tehdä Web-Origossa varauksia näihin osastoihin. Jos virkailija tekee varauksen tällaisiin osastoihin, Origo ilmoittaa varausta tehtäessä: Teoksella ei ole yhtään varattavaa nidettä, joka täyttäisi annetut ehdot. Tästä tietää, että kyseessä on käsikirjastoon tmv. kuuluva aineisto. Jos haluaa varata käsikirjastossa tai käsikirjastonomaisissa osastoissa olevaa aineistoa, pitää ensin soittaa tai lähettää sähköpostia asianomaiseen kirjastoon. Kokouksessa sovittiin, että sääntönä olisi se, että käsikirjastoaineisto lainataan kirjastolle. Helmikuun yhteisjärjestelmäkokouksessa sovittiin, että Porille varataan 2 tuntia aikaa hakea hyllyvaraukset ennen kuin muut ryhtyvät kiinnittämään niitä. Tämä koskee Porin pääkirjastoa. Kokouksessa muistutettiin vielä asiasta. Tästä laaditaan vielä ohje. Kokouksessa muistutettiin myös, että hyllyvaraukset pitää käydä hakemassa. Kokouksessa muistutettiin myös siitä, että varaus pitää aina tehdä järjestelmään, jos tarvitsee esim. vinkkausta varten kirjan. Näin järjestelmästä näkee aina kirjan tilan. Kokouksessa keskusteltiin noutamattomista varauksista. Näiden suhteen on erilaisia käytäntöjä. Listan noutamattomista varauksista saa Origon ylälaidassa olevasta Tulosteet-valikosta (Tulosteet Varauslista). Kirjastojen tulisi käydä läpi noutamattomien varausten listaa. Noutamatta jääneistä varauksista voi ottaa kuitin talteen vähäksi aikaa.
5 - KULJETUKSEEN LÄHTEVÄ AINEISTO 7. SEURAAVA KOKOUS Minna Kataja oli pyytänyt tiedottamaan, että jos on kyseisen päivän kuljetukseen liittyvää viestiä, esim. haluaa jonkun kirjan pois kyseisen päivän kuljetuksesta tmv., niin tällöin kannattaa soittaa. Sähköpostia ei ehditä lukemaan ennen kymmeneltä lähtevää kuljetusta. Kokouksessa muistutettiin Satakirjastoihin liittyvien ohjeiden ja tiedotteiden jakamisesta koko henkilökunnalle. Myös kesätyöntekijöitä pitäisi muistaa tiedottaa asioista. Kokouksessa sovittiin, että seuraava johtoryhmän kokous pidetään keskiviikkona 8.9.2010 klo 12 15. MUISTION LAATIJA: Leena Palonen JAKELU: Läsnäolleet, Satakunnan kirjastot