PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ AKSELIN HALLINTOSÄÄNTÖ (17.5.2017)
Sisällys I OSA HALLINNON JA TOIMINNAN JÄRJESTÄMINEN... 4 LUKU 1... 4 KUNTAYHTYMÄN JOHTAMINEN... 4 1 Soveltaminen... 4 2 Kuntayhtymän johtamisjärjestelmä... 4 3 Esittely yhtymähallituksessa... 4 4 Yhtymähallituksen puheenjohtajan tehtävät... 4 5 Kuntayhtymän viestintä... 4 LUKU 2... 5 TOIMIELIMET... 5 6 Yhtymäkokous... 5 7 Jäsenkuntien valtuustot... 5 8 Yhtymähallitus... 5 9 Yksilöjaos... 5 10 Yhteistyötoimikunta... 5 11 Muut toimikunnat... 5 LUKU 3 HENKILÖSTÖORGANISAATIO... 5 12 Kuntayhtymän organisaatio... 5 13 Kuntayhtymän johtaja... 6 14 Tulosalueen johtaja... 6 15 Toimintayksiköiden esimiehet... 6 LUKU 4 TOIMIELINTEN TEHTÄVÄT JA TOIMIVALLAN JAKO... 7 16 Yhtymäkokous... 7 17 Jäsenkuntien valtuustot... 7 18 Yhtymähallituksen tehtävät ja toimivalta... 7 19 Yksilöjaos... 7 20 Kuntayhtymän johtajan tehtävät ja toimintavalta... 8 21 Tulosalueen johtajan tehtävät ja toimintavalta... 8 22 Talous- ja henkilöstöpäällikön tehtävät ja toimintavalta... 9 23 Toimintayksiköiden esimiesten tehtävät ja ratkaisuvalta... 9 24 Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta... 9 25 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen... 10 LUKU 5 TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA... 10 26 Henkilöstö... 10 27 Yhtymähallituksen yleistoimivalta henkilöstöasioissa... 10 28 Viran perustaminen ja lakkauttaminen sekä virka-/tehtävänimikkeen muuttaminen... 10 29 Viran tai toimen haku... 10 30 Henkilöstön kelpoisuusehdot... 10 31 Henkilöstövalinnat ja koeaika... 11 32 Ehdollisen valintapäätöksen vahvistaminen... 11 33 Virkaan ottaminen virkaan valitun irtisanouduttua ennen virantoimituksen alkamista... 11 34 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen... 11 35 Harkinnanvarainen virka- ja työvapaa... 11 36 Virka- ja työehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltaminen... 12 37 Sivutoimilupailmoitus... 12 38 Viranhaltijan työ- ja toimintakyvyn selvittäminen... 12 39 Varoituksen antaminen ja virantoimituksesta pidättäminen... 12 40 Virkasuhteen ja työsuhteen muuttaminen osa-aikaiseksi... 12 41 Lomauttaminen... 12 42 Palvelussuhteen päättyminen... 12 43 Menetettyjen ansioiden korvaaminen... 12 44 Palkan takaisinperiminen... 12 45 Ratkaisuvalta muissa henkilöstöasioissa... 13 LUKU 6 ASIAKIRJAHALLINNON JÄRJESTÄMINEN... 13 46 Yhtymähallituksen asiakirjahallinnon tehtävät... 13
47 Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät... 14 II OSA TALOUS JA VALVONTA... 14 LUKU 7 TALOUDENHOITO... 14 48 Talousarvio ja taloussuunnitelma... 14 49 Talousarvion täytäntöönpano... 14 50 Toiminnan ja talouden seuranta... 14 51 Talousarvion sitovuus... 14 52 Talousarvion muutokset... 15 53 Omaisuuden luovuttaminen ja vuokraaminen... 15 54 Poistosuunnitelman hyväksyminen... 15 55 Rahatoimen hoitaminen... 15 56 Maksuista päättäminen... 15 57 Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut... 15 LUKU 8 ULKOINEN VALVONTA... 16 58 Ulkoinen ja sisäinen valvonta... 16 59 Tarkastuslautakunnan kokoukset... 16 60 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja raportointi... 16 61 Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät... 16 62 Tilintarkastusyhteisön valinta... 17 63 Tilintarkastajan tehtävät... 17 64 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät... 17 65 Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi... 17 LUKU 9 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA... 17 66 Sisäinen valvonta ja riskienhallinnan järjestäminen... 17 67 Viranhaltijoiden ja esimiesten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät... 17 68 Sisäisen tarkastuksen tehtävät... 18 III OSA... 18 PÄÄTÖKSENTEKO JA HALLINTOMENETTELY... 18 LUKU 10... 18 KOKOUSMENETTELY... 18 69 Luvun määräysten soveltaminen... 18 70 Toimielimen päätöksentekotavat... 18 71 Sähköinen kokous... 18 72 Sähköinen päätöksentekomenettely... 18 73 Kokousaika ja -paikka... 19 74 Kokouksen koollekutsuminen... 19 75 Sähköinen kokouskutsu... 19 76 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla... 19 77 Jatkokokous... 19 78 Varajäsenen kutsuminen... 20 79 Kokouksen julkisuus... 20 80 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 20 81 Kokouksen johtaminen ja puheenvuorot... 20 Puheenjohtajan tehtävistä kokouksen johtamisessa ja toimielimen jäsenen puheenvuoroista säädetään kuntalain 102 :ssä.... 20 Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä.... 20 82 Tilapäinen puheenjohtaja... 20 83 Kokouskutsussa mainitsemattoman asian käsittely... 20 84 Läsnäolo toimielinten kokouksissa... 20 85 Yhtymähallituksen edustus muissa toimielimissä... 21 86 Esittelijät... 21 87 Esittely... 21 88 Esteellisyyden toteaminen... 21 89 Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi... 21 90 Ehdotukset ja keskustelun päättäminen... 21 91 Ilman äänestystä syntyvän päätöksen toteaminen... 22 92 Äänestykseen otettavat ehdotukset... 22
93 Äänestystapa ja äänestysjärjestys... 22 94 Äänestyksen tuloksen toteaminen... 22 95 Vaaleja koskevat yleiset määräykset... 22 96 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen... 23 97 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle... 24 LUKU 11 MUUT MÄÄRÄYKSET... 24 98 Aloiteoikeus... 24 99 Aloitteen käsittely... 24 100 Aloitteen tekijälle annettavat tiedot... 25 101 Asiakirjojen allekirjoittaminen... 25 102 Todisteellisen tiedoksiannon vastaanottaminen... 25 LUKU 12 PALKKIOT LUOTTAMUSTEHTÄVISTÄ JA KOKOUKSISTA... 25 103 Yleistä palkkioista... 25 104 Kokouspalkkiot... 26 105 Matkakustannukset... 26 106 Ansionmenetysten ja kustannusten korvaus... 26 107 Määrittämätön palkkio... 27 LUKU 13 SOVELTAMINEN JA VOIMAANTULO... 277 108 Soveltaminen... 277 109 Voimaantulo... 277
I OSA HALLINNON JA TOIMINNAN JÄRJESTÄMINEN LUKU 1 KUNTAYHTYMÄN JOHTAMINEN 1 Soveltaminen Perusturvakuntayhtymä Akselin hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä päätöksentekoja kokousmenettelyssä noudatetaan tämän hallintosäännön määräyksiä, ellei laissa ole toisin säädetty. Hallintosäännön ohella perusturvakuntayhtymän toimintaa ohjataan perussopimuksella, johon nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena. Kuntayhtymän tehtävät ja tavoite on määritelty perussopimuksen 3 :ssä. Kuntayhtymän toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet asetetaan kuntien kanssa tehtävissä vuosisopimuksissa, talousarviossa ja taloussuunnitelmassa, sekä valtuustokausittain tehtävässä palvelutasosuunnitelmassa. Tavoitteiden vuosittainen seuranta esitetään toimintakertomuksessa tilinpäätöksen yhteydessä yhtymähallitukselle ja jäsenkunnille. Tämän hallintosäännön nojalla siirretystä päätösvallasta on pidettävä keskitettyä päätösluetteloa. 2 Kuntayhtymän johtamisjärjestelmä Kuntayhtymän johtaja johtaa yhtymähallituksen alaisena kuntayhtymän hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Kuntayhtymän johtaja vastaa asioiden valmistelusta yhtymähallituksen käsiteltäväksi. 3 Esittely yhtymähallituksessa Yhtymähallituksen esittelijänä toimii kuntayhtymän johtaja. Kuntayhtymän johtajan ollessa poissa tai esteellinen, esittelijänä toimii hänen sijaisekseen määrätty. 4 Yhtymähallituksen puheenjohtajan tehtävät Yhtymähallituksen puheenjohtaja 1. johtaa kuntayhtymän strategian sekä yhtymähallituksen tehtävien toteuttamisen edellyttämää poliittista yhteistyötä käymällä asioiden käsittelyn edellyttämiä keskusteluja poliittisten ryhmien kanssa sekä pitämällä sopivin tavoin yhteyttä kuntayhtymän alueen asukkaisiin ja muihin sidosryhmiin, 2. vastaa kuntayhtymän johtajan johtajasopimuksen valmistelusta ja huolehtii yhtymähallituksen kytkemisestä valmisteluprosessiin tarkoituksenmukaisella tavalla sekä 3. vastaa siitä, että kuntayhtymän johtajan kanssa käydään vuosittain tavoite- ja arviointikeskustelut. 5 Kuntayhtymän viestintä Yhtymähallitus johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista kuntayhtymän toiminnasta. Hallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista sekä nimeää viestinnästä vastaavat viranhaltijat. Yhtymähallitus, kuntayhtymän johtaja sekä tulosalueiden johtavat viranhaltijat huolehtivat, että kuntayhtymän alueen asukkaat ja palvelujen käyttäjät saavat riittävästi tietoja valmisteltavina olevista yleisesti merkittävistä asioista ja voivat osallistua ja vaikuttaa näiden asioiden valmisteluun. Viestinnässä käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otetaan huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. 4
LUKU 2 TOIMIELIMET 6 Yhtymäkokous Yhtymäkokous kutsutaan koolle siinä tapauksessa, että jäsenkuntien valtuustot tai toimielimet, joille päätösvaltaa on siirretty, eivät ole yhtymähallituksen päättämässä määräajassa saaneet jossakin niille kuuluvassa asiassa syntymään yhtäpitäviä päätöksiä. Yhtymäkokouksesta määrätään perussopimuksen 5 :ssä. 7 Jäsenkuntien valtuustot Jäsenkuntien valtuustot käyttävät yhtäpitävin päätöksin kuntayhtymän ylintä päätösvaltaa. Jäsenkuntien valtuustojen tehtävistä määrätään perussopimuksen 4 :ssä. 8 Yhtymähallitus Yhtymähallitukseen kuuluu yhdeksän (9) jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Yhtymähallituksesta määrätään perussopimuksen 6 :ssä. 9 Yksilöjaos Yhtymähallituksessa on yksilöjaos, jossa on viisi jäsentä ja henkilökohtaista varajäsentä. Yksilöjaoksen jäsenet nimeää yhtymähallitus. Jaos valitsee itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Jaoksen toimikausi on neljä vuotta. Puheenjohtajan valinnassa sovelletaan samoja perussopimuksen määräyksiä kuin yhtymähallituksen puheenjohtajaa valittaessa. 10 Yhteistyötoimikunta Yhteistyötoimikunta toimii yhteistoimintalain (334/2007) mukaisena työnantajan ja henkilöstön edustajista koostuvana yhteistoimintaelimenä. Yhteistyötoimikunnan tehtävänä on myös työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annetun lain (44/2006) mukainen työsuojeluyhteistoiminta. Yhteistyötoimikuntaa kuuluu kolme työnantajan edustajaa, kolme henkilöstöedustajaa, työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutettu. Yhteistyötoimikunnan asioiden valmistelijana toimii talous- ja henkilöstöpäällikkö. 11 Muut toimikunnat Yhtymähallitus voi harkintansa mukaan asettaa muunkin toimielimen. LUKU 3 HENKILÖSTÖORGANISAATIO 12 Kuntayhtymän organisaatio Kuntayhtymää johtaa kuntayhtymän johtaja. Palvelulinjoja johtavat palvelulinjajohtajat. Kuntayhtymässä toimii talous- ja henkilöstöpäällikkö. Toimintaorganisaatio jakautuu kuntayhtymän hallinnon lisäksi palvelulinjoihin. Muilta osin organisaation jakautuminen toiminnallisiin tulosyksiköihin määritellään yhtymähallituksen päätöksellä. Tulosalueet ovat: 5
sosiaali- ja perhepalvelujen palvelulinja, terveyspalvelujen palvelulinja ikäihmisten palvelulinja ja kuntayhtymän hallinto. Johtoryhmään kuuluvat kuntayhtymän johtaja, talous- ja henkilöstöpäällikkö ja palvelulinjajohtajat. Johtoryhmän puheenjohtajana ja koollekutsujana toimii kuntayhtymän johtaja. Johtoryhmän kokouksesta laaditaan muistio. Kullakin palvelulinjalla voi toimia oma linjakohtainen johtoryhmä, jonka työskentelystä päättää palvelulinjanjohtaja. Muut viranhaltijat Kuntayhtymän kansanterveyslaissa tarkoitettuna vastaavana lääkärinä toimii ylilääkäri. Ylilääkäri toimii kuntayhtymässä vastuuhenkilönä perussopimuksen 10 :n mukaisesti. Lisäksi ylilääkäri vastaa kansanterveyslain 17 :n mukaisesta toiminnasta ja muista ylilääkärin tehtäviin liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista. Ylilääkäri päättää yksityiseltä palveluntuottajalta ostettavista erikoislääkärikonsultaatio- tutkimuspalveluista. Jos terveyspalvelulinjan johtaja ei ole koulutukseltaan lääkäri, niin yhtymähallitus nimeää kuntayhtymän ylilääkärin. Vastaava hammaslääkärin tehtävänä on päättää suun terveydenhuollon potilaita koskevista maksusitoumuksista. Sosiaali- ja perhepalvelujen palvelulinjan ja ikäihmisten palvelulinjan palvelulinjajohtajat toimivat tulosalueillaan sosiaalihuollon johtavana viranhaltijana ja käyttävät lainsäädännössä tälle säädettyä toimivaltaa. Yllä mainitut viranhaltijat voivat delegoida tässä mainittua sosiaalihuoltolain mukaista toimivaltaa alaisilleen viranhaltijoille. Talous- ja henkilöstöpäällikön tehtävistä säädetään tämän säännön22 :ssä. 13 Kuntayhtymän johtaja Kuntayhtymän johtaja vastaa yhtymähallituksen toimialan toiminnasta sekä johtaa ja kehittää toimintaa yhtymähallituksen alaisuudessa. Yhtymähallitus määrää kuntayhtymän johtajan sijaisen, joka hoitaa kuntayhtymän johtajan tehtäviä tämän ollessa poissa tai esteellinen. 14 Tulosalueen johtaja Tulosalueen johtajia ovat palvelulinjajohtajat sekä talous- ja henkilöstöpäällikkö. Tulosaluejohtaja vastaa tulosalueen toiminnasta sekä johtaa ja kehittää toimintaa yhtymähallituksen ja kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. Kuntayhtymän johtaja määrää tulosaluejohtajan ja ylilääkärin sijaisen, joka hoitaa tulosaluejohtajana tehtäviä hänen ollessa poissa tai esteellinen yli kolmen kuukautta kestävissä sijaisuuksissa. 15 Toimintayksiköiden esimiehet Toimintayksikön esimies vastaa toimintayksikön toiminnasta sekä johtaa ja kehittää toimintaa tulosaluejohtajan alaisuudessa. 6
Tulosalueen johtaja määrää toimintayksikön esimiehen sijaisen, joka hoitaa toimintayksikön esimiehen tehtäviä hänen ollessa poissa tai esteellinen. LUKU 4 TOIMIELINTEN TEHTÄVÄT JA TOIMIVALLAN JAKO 16 Yhtymäkokous Yhtymäkokous kutsutaan koolle siinä tapauksessa, että jäsenkuntien valtuustot eivät ole yhtymähallituksen päättämässä määräajassa saaneet jossakin niille kuuluvassa asiassa syntymään yhtäpitäviä päätöksiä. Yhtymäkokouksesta määrätään perussopimuksen 5 :ssä 17 Jäsenkuntien valtuustot Jäsenkuntien valtuustot käyttävät yhtäpitävin päätöksin kuntayhtymän ylintä päätösvaltaa. Jäseutukuntien valtuustojen tehtävistä määrätään perussopimuksen 4 :ssä. 18 Yhtymähallituksen tehtävät ja toimivalta Yhtymähallituksen tehtävistä määrätään perussopimuksen 7 :ssä. Sen lisäksi yhtymähallituksen tehtävänä on: Vastata sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä 1. päättää henkilöstöasioita koskevat yleiset periaatteet, 2. antaa koko kuntayhtymää koskevat lausunnot 3. nimetä luottamushenkilöedustajat yhteistyötoimikuntaan sekä ohjaus- ja työryhmiin, 4. päättää hankintavaltuudet, 5. käsitellä hankintalain mukaiset hankintaoikaisut 6. päättää hankinnoista määrittelemiensä perusteiden mukaisesti ja talousarvion puitteissa, 7. käsitellä muut sellaiset asiat, joita ei tällä säännöllä ole siirretty muille toimielimille tai viranhaltijalle, ja 8. päättää kuntayhtymän johtajan, tulosalueen johtajien sekä ylilääkärin palkan määrästä Yhtymähallitus voi siirtää päätösvaltaansa alaiselleen toimielimelle, viranhaltijalle tai luottamushenkilölle. 19 Yksilöjaos Yksilöjaoksen tehtävänä on käsitellä yksilöön kohdistuvia sosiaali- ja terveydenhuollon päätöksiä ja toimenpiteitä. Yksilöjaoksen tehtävänä on 7
1. päättää sellaiset asiat, joissa asiakas on oikeutettu saattamaan viranhaltijan tekemän päätöksen monijäsenisen sosiaali- ja terveysalaa koskevan toimielimen ratkaistavaksi, 2. päättää tahdonvastaisista toimenpiteistä ja yksilöön kohdistuvista toimenpiteistä, joihin on ryhdyttävä sosiaalihuoltolain johdosta, 3. käsitellä erityislainsäädännössä määrätyt yksilöön kohdistuvat asiat, joissa laki edellyttää monijäsenisen toimielimen käsittelyä, ja 4. päättää yhtymähallituksen jaokselle erillispäätöksellä siirtämistä tehtävistä. Yksilöjaoksen esittelijänä toimii palvelulinjajohtaja oman palvelulinjansa asioiden osalta. Kuntayhtymän johtaja voi halutessaan ottaa jaoksen asian omaan esittelyynsä. 20 Kuntayhtymän johtajan tehtävät ja toimivalta Kuntayhtymän johtajan tehtävänä on 1. johtaa ja kehittää kuntayhtymän toimintaa ja taloutta, 2. huolehtia toiminnan tuloksellisuudesta ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta, 3. johtaa kuntayhtymän strategista valmisteluprosessia ja toteutusta, 4. hoitaa sidosryhmäsuhteita, 5. päättää palvelulinjojen välisistä henkilöstösiirroista palvelulinjajohtajan esityksestä, 6. antaa useampaa kuin yhtä tulosaluetta koskevat viranomaislausunnot, 7. toimia yhtymähallituksen esittelijänä, 8. nimetä viran- tai toimenhaltijaedustajat ohjaus- ja työryhmiin, 9. päättää hankinnoista yhtymähallituksen määrittelemien perusteiden mukaisesti ja talousarvion puitteissa, 10. myöntää tutkimusluvat ja luvat opinnäytetyön tekemiseen, kun aineistona käytetään salassa pidettäviä rekisteritietoja, 11. päättää kuntayhtymälle osoitettujen alle 5.000 euron lahjoitusten ja testamenttivarojen käytöstä niiden ehtojen mukaisesti, ja 12. päättää hallinnon tulosalueen henkilökohtaisista lisistä, tulospalkkioista, kannustuslisistä ja palkkahinnoittelusta yhtymähallituksen vahvistamien ohjeiden mukaisesti. 21 Tulosalueen johtajan tehtävät ja toimivalta Tulosalueen johtaja raportoi kuntayhtymän johtajalle. Tulosalueen johtajan tehtävänä on 1. johtaa ja kehittää tulosalueensa toimintaa, 2. vastata tulosalueen taloudesta ja sille asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta, 3. toteuttaa yhtymän strategisia tavoitteita tulosalueellaan, 4. vastata tulosalueensa valtionosuuksien ja -avustusten sekä muiden avustusten hakemisesta ja tilittämisestä, 5. vastata tulosalueellaan sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta, 6. päättää tulosalueensa talousarvion vuotuisesta käyttösuunnitelmasta ja sen täytäntöön panosta, 8
7. päättää yhtymähallituksen päättämien perusteiden mukaisesti talousarvion puitteissa tulosalueen hankinnoista, ja 8. hyväksyä opinnäytetöiden tutkimuslupahakemukset tulosalueillaan, kun aineistona ei käytetä salassa pidettäviä rekisteritietoja. 22 Talous- ja henkilöstöpäällikön tehtävät ja toimivalta Edellä 21 :ssä säädetyn lisäksi talous- ja henkilöstöpäällikön tehtävänä on 1. johtaa ja valvoa kuntayhtymän taloushallintoa, 2. vastata talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelusta, 3. vastata raportoinnista ja tilinpäätöksen valmistelusta, 4. vastata kuntayhtymän laskentatoimesta ja sen kehittämisestä, 5. toimia työnantajan edustajana paikallisissa palvelussuhteen ehtoja koskevissa neuvotteluissa ja yhteistoimintamenettelyissä, 6. toimia palkka-asiamiehenä, 7. toimia yhtymähallituksen sihteerinä, 8. vastata henkilöstön kehittämisestä, 9. päättää linjajohtajien esityksestä henkilökohtaisista lisistä, tulospalkkioista, kannustuslisistä ja palkkahinnoittelusta yhtymähallituksen vahvistamien ohjeiden mukaisesti, lukuun ottamatta 19 :n kohdassa 12 tarkoitetut viranhaltijat ja työntekijät 10. päättää kunnallisen virka- ja työehtosopimuksen täytäntöönpanosta siltä osin, kun ei käytetä harkintaa, 11. päättää kuntayhtymän henkilöstön työkokemuslisistä, ja 12. päättää aiheettomasti maksetun palkan tai muun taloudellisen edun takaisinperinnästä. 23 Toimintayksiköiden esimiesten tehtävät ja ratkaisuvalta Tulosyksiköiden esimiehet ja lähiesimiesasemassa olevien tehtävänä on 1. johtaa ja kehittää yksikkönsä toimintaa ja vastaa taloudesta ja yksikölle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta, 2. toteuttaa yhtymän strategisia tavoitteita yksikössään, 3. vastata omalta osaltaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnon toimeenpanosta kuntayhtymän perusteiden ja ohjeiden mukaisesti, 4. toimeenpanna operatiivinen henkilöstöhallinto kuntayhtymän ohjeiden ja päätösten mukaisesti, ja 5. päättää talousarvion vuotuisen käyttösuunnitelman täytäntöönpanosta. 24 Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta Yhtymäkokouksen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee kuntayhtymän johtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle. 9
25 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Yhtymähallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava yhtymähallitukselle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista yhtymähallitus on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa päätöksen allekirjoittamisesta. Ilmoitus tehdään sähköisesti yhtymähallituksen puheenjohtajalle ja esittelijälle. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta yhtymähallituksen käsiteltäväksi. LUKU 5 TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 26 Henkilöstö Kuntayhtymän toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista varten kuntayhtymällä tulee olla tarpeellinen määrä henkilöstöä. 27 Yhtymähallituksen yleistoimivalta henkilöstöasioissa Niistä virka- ja työsopimussuhteeseen liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03), työsopimuslaissa (55/01) tai muussa laissa, päättää yhtymähallitus, ellei laissa tai tässä hallintosäännössä ole toisin säädetty. 28 Viran perustaminen ja lakkauttaminen sekä virka-/tehtävänimikkeen muuttaminen Yhtymähallitus päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta, virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi ja nimikkeen muuttamisesta. 29 Viran tai toimen haku Viran julistaa haettavaksi ja toimen avoimeen hakuun se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija/työntekijä avoinna olevaan palvelussuhteeseen. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa virkan ilman hakumenettelyä 1. kun virka täytetään uudelleen sitä aikaisemmin hakeneiden asianomaiset kelpoisuusvaatimukset täyttävien joukosta virkaan valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä virantoimituksen aloittamispäivää, tai 2. mikäli viran hakuajan mentyä umpeen, vapautuu vastaava virka kuin mikä on julistettu haettavaksi, voidaan myös tämä virka täyttää virkaa hakeneiden joukosta ilman uutta hakumenettelyä. Henkilö voidaan ottaa ilman julkista hakumenettelyä sellaiseen työsuhteeseen, jota vastaavia tehtäviä hän on hoitanut kuntayhtymässä määräaikaisesti vähintään vuoden. 30 Henkilöstön kelpoisuusehdot Kelpoisuusehdoista päättää yhtymähallitus, ellei niitä ole laissa tai muissa säädöksissä määrätty. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. 10
Palvelussuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virka-/ työsuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2. momentin mukaisesti. 31 Henkilöstövalinnat ja koeaika Yhtymähallitus valitsee kuntayhtymän johtajan, palvelulinjojen johtajat sekä talous- ja henkilöstöpäällikön. Kuntayhtymän johtaja valitsee suoraan tulosalueiden johtajien alaisuudessa, esimiesasemassa toimivan henkilöstön. Kuntayhtymän johtaja valitsee suorassa alaisuudessaan olevan henkilöstön lukuun ottamatta tulosalueiden johtajia. Tulosalueiden johtajat valitsevat tulosalueensa vakituisen henkilöstön sekä yli kahden (2) vuoden määräaikaisen henkilöstön. Tulosyksikön vastuuhenkilö valitsee alaisensa määräaikaisen henkilöstön enintään kahdeksi (2) vuodeksi. Lähiesimies päättää sijaisen ottamisesta enintään 12 kuukaudeksi. Palvelussuhteeseen valittaessa määrätään pääsääntöisesti koeaika. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta päättää se, joka valitsee palvelussuhteeseen. Koeaika työ- ja virkasuhteissa on 6kk. Viranhaltija joka on valinnut viranhaltijan tai työntekijän, määrää virka- ja työsuhteen alussa maksettavan tehtäväkohtaisen palkan sopimusten ja yhtymähallituksen hyväksymien yleisten palkkausperusteiden mukaisesti. 32 Ehdollisen valintapäätöksen vahvistaminen Ehdollisen valintapäätöksen vahvistaa palvelussuhteeseen ottamisesta päättänyt viranomainen. Ehdollisen valintapäätöksen raukeamisen toteaa päätöksellään palvelussuhteeseen ottamisesta päättänyt viranomainen. 33 Virkaan ottaminen virkaan valitun irtisanouduttua ennen virantoimituksen alkamista Jos haettavana olleeseen virkaan tai virkasuhteeseen valittu irtisanoutuu ennen virantoimituksen alkamista, eikä varalle ole valittu ketään, voidaan viranhaltija valita niiden virkaa tai virkasuhdetta hakeneiden joukosta, jotka ilmoittavat hakemuksensa olevan edelleen voimassa. 34 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. Muussa tapauksessa siirtämisestä päättää yhtymähallitus. 35 Harkinnanvarainen virka- ja työvapaa Kuntayhtymän johtaja myöntää 6-12 kuukautta kestävän virkavapauden/työloman, kun harkittavaksi ei tule virkavapaan/työloman ajalta maksettava palkka. Tulosalueen johtaja myöntää yli 30 kalenteripäivää ja alle 6 kuukautta kestävän virkavapauden/työloman, kun harkittavaksi ei tule virkavapaan/työloman ajalta maksettava palkka. Lähiesimies myöntää alle 30 kalenteripäivää kestävän virkavapauden/työloman, kun harkittavaksi ei tule virkavapaan/työloman ajalta maksettava palkka. Yhtymähallitus päättää kuntayhtymän johtajan virkavapauden myöntämisestä. 11
Sellaisen työvapaan, johon työntekijällä on lain tai työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus, päättää lähiesimies. 36 Virka- ja työehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltaminen Mikäli tässä luvussa ei ole toisin määrätty, virka- ja työehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltamisesta päättää yhtymähallitus. 37 Sivutoimilupailmoitus Yhtymähallitus päättää kuntayhtymän johtajan sivutoimiluvista ja ottaa vastaan sivutoimiilmoitukset. Muilta osin päätökset tekee ja ilmoitukset ottaa vastaan kuntayhtymän johtaja. 38 Viranhaltijan työ- ja toimintakyvyn selvittäminen Yhtymähallituksen puheenjohtaja päättää kunnallisen viranhaltijalain 19 :n nojalla terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä kuntayhtymän johtajalta sekä tämän määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. Kuntayhtymän johtaja ja tulosalueen johtaja päättää kunnallisen viranhaltijalain 19 :n nojalla terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä alaiseltaan viranhaltijalta sekä viranhaltijan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. 39 Varoituksen antaminen ja virantoimituksesta pidättäminen Varoituksen antamisesta päättää se, joka päättää viranhaltijan ja työntekijän ottamisesta. Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää yhtymähallitus. Viranhaltijan väliaikaisesta virasta pidättämisestä päättää kuntayhtymän johtaja. 40 Virkasuhteen ja työsuhteen muuttaminen osa-aikaiseksi Virkasuhteen ja työsuhteen muuttamisesta osa-aikaiseksi päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen. 41 Lomauttaminen Yhtymähallitus päättää henkilökunnan lomauttamisesta. 42 Palvelussuhteen päättyminen Palvelussuhteen purkamisesta koeajalla, irtisanomisesta, purkamisesta ja purkautuneena pitämisestä päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen. Viranhaltijan ilmoitus virkasuhteen irtisanomisesta ja työntekijän ilmoitus työsuhteen irtisanomisesta saatetaan palvelussuhteeseen ottamisesta päättäneen viranomaisen hyväksyttäväksi. 43 Menetettyjen ansioiden korvaaminen Viranhaltijalle kunnallisen viranhaltijalain 45 :n nojalla maksettavasta korvauksesta päättää talous- ja henkilöstöpäällikkö 44 Palkan takaisinperiminen Aiheettomasti maksetun palkan tai muun virkasuhteesta johtuvan taloudellisen etuuden takaisinperinnästä päättää talous- ja henkilöstöpäällikkö. 12
45 Ratkaisuvalta muissa henkilöstöasioissa Kukin tulosalueen johtaja ja yksikön esimies sekä lähiesimiesasemassa oleva ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat asiat: 1. myöntää vuosiloman, vahvistaa lomajärjestyksen ja päättää tehtävien hoidosta vuosiloman aikana, 2. myöntää sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön, tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus, sekä perhevapaista ja muista syistä johtuvan osa-aikaisen virka-/työvapaan, 3. päättää virka- ja työtehtävien edellyttämään täydennyskoulutukseen osallistumisesta talousarvioon varattujen määrärahojen puitteissa sekä yhtymähallituksen hyväksymän koulutussuunnitelman mukaisesti, 4. hyväksyy työvuorolistat, 5. hyväksyy matkalaskut, 6. laatii yhdessä alaisensa kanssa tämän tehtävänkuvauksen, 7. määrää tarvittaessa sopimusten mukaisesti henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon. Tulosalueen johtaja ratkaisee tulosalueensa henkilöstöä koskevat seuraavat asiat: 8. antaa virkamatkamääräykset, 9. päättää henkilöstösiirroista oman tulosalueensa sisällä, 10. allekirjoittaa työharjoitteluun/työelämävalmennukseen liittyvät yli 6 kuukauden sopimukset, ja 11. myöntää osa-aikaeläkkeen ja päättää palvelussuhteen osa-aikaistamisesta työntekijän/viranhaltijan anomuksesta. Tulosalueen johtaja voi delegoida kohdissa 9 ja 10 mainittua ratkaisuvaltaa alaisilleen esimiehille. Tulosyksikön esimies ratkaisee tulosyksikkönsä henkilöstöä koskevat seuraavat asiat: 12. allekirjoittaa työharjoitteluun/työelämävalmennukseen liittyvät alle 6 kuukauden sopimukset, 13. allekirjoittaa oppilaitosten opiskelijakohtaiset harjoittelu- ja työssäoppimisjaksoja koskevat sopimukset sekä oppisopimukset, ja 14. allekirjoittaa palkkatukeen, osa-aikalisään ja vuorotteluvapaaseen liittyvät sopimukset. Kuntayhtymän johtaja tekee edellä mainitut päätökset tulosalueiden johtajien osalta. Kuntayhtymän johtajan osalta päätökset kohdan 5 osalta tekee yhtymähallituksen puheenjohtaja. Yhtymähallituksen puheenjohtaja hyväksyy kuntayhtymän johtajan kolmen päivän ja sen alle olevan täydennyskoulutuksen talousarvioon varattujen määrärahojen puitteissa. Muissa asioissa päätöksen tekee yhtymähallitus. Yhtymähallitus määrää kuntayhtymän johtajan sijaisen. LUKU 6 ASIAKIRJAHALLINNON JÄRJESTÄMINEN 46 Yhtymähallituksen asiakirjahallinnon tehtävät Yhtymähallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kuntayhtymän eri tehtävissä sekä 13
1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta, 2. määrää kuntayhtymän asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eams, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä 5. nimeää kuntayhtymän arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää. 47 Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa yhtymähallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä 1. vastaa yhtymähallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kuntayhtymän tiedonhallintaa, 3. hyväksyy kuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelman, 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 5. laatii kuntayhtymän asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. II OSA TALOUS JA VALVONTA LUKU 7 TALOUDENHOITO 48 Talousarvio ja taloussuunnitelma Jäsenkuntien kunnanhallitukset ohjeistavat perussopimuksen mukaisesti suunnittelukehykset ja yhtymähallitus hyväksyy talousarvion laadintaohjeet. Yhtymähallituksen on perussopimuksen 13.n mukaisesti tehtävä ehdotus talousarviosta ja jäsenkuntien vuosisopimuksesta 30.9. mennessä ja toimitettava se jäsenkuntien valtuustojen hyväksyttäväksi. 49 Talousarvion täytäntöönpano Yhtymähallitus hyväksyy erilliset talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. 50 Toiminnan ja talouden seuranta Yhtymähallitus seuraa talousarvion toteutumista kuukausittain. Toiminnan ja talouden toteutumisesta raportoidaan yhtymähallitukselle perussopimuksen 13.n mukaisesti. 51 Talousarvion sitovuus Yhtymähallitus hyväksyy talousarviossa tulosalueille sitovat tehtäväkohtaiset toiminnan ja talouden tavoitteet sekä niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot. Määräraha ja tuloarvio voidaan ottaa talousarvioon brutto- tai nettomääräisenä. 14
Yhtymähallitus voi päättää sellaisen maksun suorittamisesta, joka on kuntayhtymää sitova ja kiireellisesti maksettava, vaikka tarkoitukseen ei ole määrärahaa käytettävissä. 52 Talousarvion muutokset Yhtymähallituksen on tehtävä talousarvioon esitettävistä muutoksista jäsenkunnille ehdotus siten, että jäsenkuntien valtuustot ehtii käsitellä muutosehdotukset talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen yhtymähallitus ei voi enää tehdä talousarvion muutosehdotusta. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnan tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnan tavoitteiden tai tuloarvion muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutukset määrärahoihin. Yhtymähallitus päättää tulosalueiden määrärahojen ja tavoitteiden muutoksista, kun organisaatiota muutetaan talousarviovuoden aikana. 53 Omaisuuden luovuttaminen ja vuokraaminen Kuntayhtymän omaisuuden luovuttamisesta ja vuokraamisesta päättää yhtymähallitus. Yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 54 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyvät jäsenkuntien valtuustot. Yhtymähallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Yhtymähallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 55 Rahatoimen hoitaminen Kuntayhtymän rahatoimen tehtäviä ovat maksuvalmiuden ylläpitäminen, maksuliikenteen hoito, lainarahoitus ja rahavarojen sijoittaminen. Yhtymähallitus päättää lainan ottamisesta ja lainan antamisesta ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Rahatoimen käytännön hoitamisesta vastaa rahatoimesta vastaava viranhaltija talous- ja henkilöstöpäällikkö. 56 Maksuista päättäminen Yhtymähallitus päättää kuntayhtymän palveluista ja muista suoritteista perittävien maksujen yleisistä perusteista. Yhtymähallitus päättää tarkemmin maksujen perusteista ja euromääristä. Yhtymähallitus voi siirtää maksuista päättämiseen liittyvää toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle. 57 Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut Pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu. 15
LUKU 8 ULKOINEN VALVONTA Yhtymähallitus päättää tarkemmin asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja euromääristä. 58 Ulkoinen ja sisäinen valvonta Kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Sisäinen valvonta on osa johtamista. Yhtymähallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. 59 Tarkastuslautakunnan kokoukset Tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Yhtymähallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Kokousmenettelyssä noudatetaan muutoin 10 luvun määräyksiä. 60 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja raportointi Sen lisäksi mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, tarkastuslautakunnan on 1. seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2. huolehdittava, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä 3. tehtävä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen tarkastuksen tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain jäsenkuntien valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Ennen arviointikertomuksen valmistumista tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarkastuslautakunta voi raportoida tilikauden aikana valtuustolle myös muista merkittävistä havainnoista. 61 Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kuntayhtymän verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset yhtymähallitukselle tiedoksi kerran vuodessa. 16
62 Tilintarkastusyhteisön valinta Jäsenkuntien valtuustot valitsevat kuntayhtymän tilintarkastajan. Tilintarkastusyhteisö valitaan neljän tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. 63 Tilintarkastajan tehtävät Tilintarkastajan tehtävistä säädetään kuntalain 123 :ssä. 64 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa tarkastuslautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan kanssa. 65 Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi Tilintarkastuskertomuksesta säädetään kuntalain 125 :ssä. Tilintarkastaja ilmoittaa havaitsemistaan olennaisista epäkohdista viipymättä yhtymähallitukselle annettavassa tilintarkastuspöytäkirjassa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Tilintarkastaja raportoi tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnan määräämällä tavalla. LUKU 9 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA 66 Sisäinen valvonta ja riskienhallinnan järjestäminen Yhtymähallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, sekä 1. hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, 2. valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti sekä 3. antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä selvityksen konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. 4. vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten että kuntayhtymän toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus varmistetaan, 5. hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman, johon perustuen arvioidaan riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuutta, 6. vastaa riskienhallinnan järjestämisestä siten, että kuntayhtymän toiminnan olennaiset riskit tunnistetaan ja kuvataan, riskin toteutumisen vaikutukset, toteutumisen todennäköisyys ja mahdollisuudet hallita riskiä arvioidaan sekä 7. valmistelee sisäistä valvontaa ja riskienhallinta koskevan toimintakertomukseen otettavan osion. 67 Viranhaltijoiden ja esimiesten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät 1. Kuntayhtymän johtaja ja tulosalueiden johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta tulosalueellaan, oh- 17
jeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. 2. Toimintayksiköiden esimiehet vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat yhtymähallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. 68 Sisäisen tarkastuksen tehtävät Sisäinen tarkastus arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä ja tuloksellisuutta, raportoi arvioinnin tuloksista sekä esittää toimenpideehdotuksia järjestelmän kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus raportoi yhtymähallitukselle ja kuntayhtymän johtajalle. Sisäisen tarkastuksen toiminnon tarkoitus, tehtävät ja vastuut määritellään yhtymähallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa. III OSA PÄÄTÖKSENTEKO JA HALLINTOMENETTELY LUKU 10 KOKOUSMENETTELY 69 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kuntayhtymän toimielimissä. Luvun määräyksiä noudatetaan toissijaisina hallintosäännön muihin lukuihin nähden, jollei erikseen ole toisin määrätty. 70 Toimielimen päätöksentekotavat Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Yhtymähallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla. 71 Sähköinen kokous Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. 72 Sähköinen päätöksentekomenettely Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 :n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin. 18
73 Kokousaika ja -paikka Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tätä määräystä ei sovelleta yhtymäkokoukseen. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. 74 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Yhtymäkokouksen kutsuu koolle yhtymähallitus. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu ja esityslista lähetetään jäsenille ja varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolooikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään tiedoksi myös jäsenkuntien hallituksille. Toimielin päättää kokouskutsuajan. Yhtymäkokouksen kokouskutsu on lähetettävä viimeistään 7 päivää ennen yhtymäkokousta. 75 Sähköinen kokouskutsu Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin yhtymähallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. 76 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla Esityslista julkaistaan kuntayhtymän verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit. 77 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti tieto jatkokokouksesta. Yhtymäkokous voi kokoontua saman asian ratkaisemista varten 3 kertaa, minkä jälkeen sen on annettava päätös. Päätös on perusteltava. 19
78 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Jäsenen tulee huolehtia siitä, että varajäsen saa kokouskutsun. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. 79 Kokouksen julkisuus Kokouksen julkisuudesta säädetään kuntalain 101 :ssä. Jos toimielin päättää pitää julkisen sähköisen kokouksen, yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa. 80 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. 81 Kokouksen johtaminen ja puheenvuorot Puheenjohtajan tehtävistä kokouksen johtamisessa ja toimielimen jäsenen puheenvuoroista säädetään kuntalain 102 :ssä. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. 82 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtajat ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. Tämä määräys ei koske yhtymäkokousta. 83 Kokouskutsussa mainitsemattoman asian käsittely Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän ehdotus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian päätöksellään vain perustellusta syystä. 84 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Yhtymähallituksen kokouksessa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus kuntayhtymän johtajalla, talous- ja henkilöstöpäälliköllä, palvelulinjojen johtajilla sekä jäsenkuntien kunnanjohtajilla. Yksilöjaoksen ja yhteistyötoimikunnan kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus yhtymähallituksen puheenjohtajalla ja kuntayhtymän johtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Yhtymäkokouksessa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus kuntayhtymän johtajalla sekä jäsenkuntien kunnanjohtajilla. 20
85 Yhtymähallituksen edustus muissa toimielimissä Yhtymähallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. 86 Esittelijät Yhtymähallituksen esittelijästä määrätään 3 :ssä. Esittelijästä määrätään toimielimen päätöksellä. Jos toimielimellä on useampia esittelijöitä, toimielin päättää, miten esittelyvastuu jakautuu esittelijöiden kesken. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen hänen sijaisekseen määrätty toimii esittelijänä. Esittelystä tarkastuslautakunnassa määrätään 59 :ssä. 87 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Yhtymäkokouksessa asiat päätetään yhtymähallituksen esityksestä. Esittelijä vastaa esittelemiensä kokousasioiden asianmukaisesta valmistelusta ja on velvollinen tekemään toimielimelle päätösehdotuksen. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Tätä määräystä ei sovelleta yhtymäkokoukseen. 88 Esteellisyyden toteaminen Ennen asian käsittelyn aloittamista esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja poistuttava kokouksesta. Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava kokoukseen osallistuvan esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Asianomaisen henkilön tulee tarvittaessa antaa selvitystä seikoista, joilla voi olla merkitystä hänen esteellisyytensä arvioinnissa. Annettuaan pyydetyn selvityksen asianomaisen henkilön on poistuttava kokouksesta. Henkilö, jonka esteellisyyden toimielin ratkaisee, saa osallistua esteellisyyttään koskevan asian käsittelyyn vain hallintolain 29 :ssä tarkoitetussa poikkeustilanteessa. Esteellisyyttä koskeva ratkaisu on perusteltava pöytäkirjaan. 89 Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi Jos keskustelun kuluessa tehdään kannatettu ehdotus asian pöydällepanosta, palauttamisesta valmisteltavaksi tai jokin muu ehdotus, jonka hyväksyminen keskeyttäisi asian käsittelyn, seuraavien puhujien on puheenjohtajan kehotuksesta rajoitettava puheenvuoronsa koskemaan vain tätä ehdotusta. Jos ehdotus hyväksytään yksimielisesti tai äänestämällä, puheenjohtaja keskeyttää asian käsittelyn. Jos ehdotus hylätään, asian käsittely jatkuu. 90 Ehdotukset ja keskustelun päättäminen Ehdotus on annettava kirjallisena, jos puheenjohtaja niin vaatii. 21
Kun kaikki puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja päättää keskustelun. Puheenjohtaja selostaa keskustelun kuluessa tehdyt ehdotukset ja onko ehdotusta kannatettu. 91 Ilman äänestystä syntyvän päätöksen toteaminen Jos keskustelun aikana ei ole tehty kannatettuja ehdotuksia, puheenjohtaja toteaa pohjaehdotuksen toimielimen päätökseksi. Jos puheenjohtaja toteaa toimielimen yksimielisesti kannattavan kokouksessa tehtyä ehdotusta, puheenjohtaja toteaa ehdotuksen toimielimen päätökseksi. 92 Äänestykseen otettavat ehdotukset Äänestykseen otetaan pohjaehdotus ja kannatetut ehdotukset. Ehdotusta, joka on tehty vaihtoehtoisena tai menee käsiteltävän asian ulkopuolelle, ei kuitenkaan oteta äänestykseen. Jos ehdotuksen tekijä ei ole paikalla äänestyksen alkaessa, hänen tekemänsä ehdotus katsotaan rauenneeksi eikä sitä oteta äänestykseen. 93 Äänestystapa ja äänestysjärjestys Äänestys toimitetaan sähköisesti/äänestyskoneella/nimenhuudolla tai yhtymähallituksen päättämällä muulla tavalla. Äänestys toimitetaan avoimesti. Jos äänestykseen otettavia ehdotuksia on enemmän kuin kaksi, puheenjohtaja esittää yhtymähallituksen hyväksyttäväksi äänestysjärjestyksen. Äänestysjärjestys määräytyy seuraavien periaatteiden mukaan: 1. Ensin otetaan äänestykseen kaksi eniten pohjaehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta. Voittanut ehdotus asetetaan jäljellä olevista ehdotuksista eniten pohjaehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta vastaan. Näin jatketaan, kunnes saadaan lopullinen vastaehdotus pohjaehdotukselle. Kuitenkin jos äänestykseen on otettava pohjaehdotuksen kokonaan hylkäämistä tarkoittava ehdotus, se on asetettava viimeisenä äänestettäväksi muista ehdotuksista voittanutta vastaan. 2. Jos asia koskee määrärahan myöntämistä, otetaan ensin äänestykseen määrältään suurimman ehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen ja näin jatketaan ehdotusten suuruuden mukaisessa järjestyksessä, kunnes jokin ehdotus hyväksytään, minkä jälkeen pienemmistä ehdotuksista ei enää äänestetä. 3. Jos ehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen on riippumaton muista ehdotuksista, sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä on äänestettävä erikseen. Jos äänestyksiä on toimitettava useampia, puheenjohtaja saattaa yhtymähallituksen hyväksyttäväksi äänestysjärjestyksen sekä tekee äänestysesityksen siten, että vastaus jaa tai ei ilmaisee kannanoton ehdotukseen. 94 Äänestyksen tuloksen toteaminen Puheenjohtaja toteaa äänestyksen tuloksena syntyvän päätöksen. Jos päätöksen tekemiseen vaaditaan lain mukaan määräenemmistön kannatus tai yksimielisyys, puheenjohtajan on ilmoitettava siitä ennen äänestyksen toimittamista ja otettava se huomioon äänestyksen tuloksen todetessaan. 95 Vaaleja koskevat yleiset määräykset Varajäsenet valitaan samassa vaalissa kuin varsinaiset jäsenet. Jos varajäsenet ovat henkilökohtaisia, varsinaisen ja henkilökohtaisen varajäsenen muodostamat ehdokasparit on hyväksyttävä ennen vaalia. 22