Kaupan työaikaopas 2017

Kaupan työaikaopas 2017

Kaupan työaikaopas 2017

Uudistettu kahdeksas painos, kesäkuu 2017 Graafinen suunnittelu Saarinen Design Oy

KAUPAN TYÖAIKAOPAS 2017 Kaupan työaikaoppaassa on otettu huomioon Kaupan työehtosopimuksen työaikamääräyksissä tapahtuneet muutokset 1.2.2017 saakka. Keskusjärjestöjen kilpailukykysopimusneuvotteluissa sovittiin keväällä 2016 vuosittaisen työajan pidentämisestä 24 tunnilla. Kaupan liittokohtaisissa soveltamisneuvotteluissa keväällä 2016 arkipyhälyhennysjärjestelmän tilalle sovittiin vuosivapaajärjestelmä. Vuosivapaajärjestelmä on Kaupan työehtosopimuksessa pysyvä rakenteellinen muutos, joka tuli voimaan 1.1.2017. Arkipyhäjärjestelmä tuottaa työntekijöille keskimäärin n. 8,4 päivää vapaata, kun taas vuosivapaajärjestelmässä vapaiden enimmäismäärä on 6,5 päivää. Osa työajan pidennyksestä toteutetaan vuosivapaajärjestelmään sovitulla karenssilla. Niissä työsuhteissa, jotka alkavat 1.1.2017 tai sen jälkeen, vuosivapaiden ansainta alkaa vasta työsuhteen kestettyä 6 kuukautta. Vuosivapaajärjestelmässä arkipyhillä ei ole enää työaikaa lyhentävää vaikutusta, eikä arkipyhiltä makseta työajan lyhennyskorvauksia. Vuosivapaajärjestelmän sijaan voidaan työpaikkakohtaisesti työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti sopia arkipyhäjärjestelmän käyttöönotosta yrityksessä tai sen osassa. Kilpailukykysopimuksen mukainen työajan pidennys toteutetaan tässä vaihtoehdossa pidentämällä kokoaikaisten työntekijöiden viikkotyöaika 38 tuntiin. Arkipyhäjärjestelmän käytöstä voidaan työpaikkakohtaisesti sopia myös 40 tunnin viikkotyöaikaa tekevien kanssa. Arkipyhiä koskevat määräykset löytyvät työehtosopimuksen työaikapöytäkirjoista. Työaikaopas auttaa hyödyntämään Kaupan työehtosopimuksen mukaisia työaikavaihtoehtoja ja opastaa muissakin työehtosopimukseen liittyvissä työaikakysymyksissä. Puhtaasti työaikalain tulkintakysymyksiä ei oppaassa käsitellä. Kaupan liitto ottaa mielellään vastaan oppaaseen liittyviä kommentteja ja auttaa jäsenyrityksiä työsuhteisiin liittyvissä ongelmissa. Helsingissä kesäkuussa 2017 Kaupan työaikaopas 2017 3

SISÄLLYS 1. JOHDANTO...10 2. SÄÄNNÖLLINEN TYÖAIKA...10 2.1. Säännöllinen työaika...10 Työajasta sopiminen...10 Viikon ja vuorokauden alkaminen... 12 Työhönsidonnaisuusaika... 12 2.2. Säännöllisen työajan järjestäminen yhden viikon jaksossa...12 Viikkotyöajan järjestäminen... 12 Vuorokautisen työajan järjestäminen... 12 10-tuntiset työpäivät... 13 12-tuntiset työpäivät varastossa... 13 2.3. Säännöllisen työajan järjestäminen keskimääräisenä viikkotyöaikana...13 Tasoittumisjakson tarkoitus ja pituus... 13 Tasoittumisjaksojen käytössä tarvittavat tiedot... 15 Tasoittumisjaksojen käyttöönotto... 16 2.4. Määräykset työajan järjestämisestä tasoittumisjaksossa...16 Tasoittumisjakso... 16 Työvuoroluettelo... 17 Vuorokautisen työajan järjestäminen... 18 10-tuntiset työpäivät... 19 12-tuntiset työpäivät varastossa... 20 2.5. Alle 37,5 tuntia tekevän työajan järjestäminen...20 2.6. Tasoittumisjärjestelmän muuttaminen...21 2.7. Työvuoroluettelon muuttaminen...21 3. VAPAAPÄIVÄT... 23 3.1. Lain mukainen viikoittainen vapaa-aika... 23 Viikoittaisen vapaa-ajan sijoittaminen... 23 Viikoittaisesta vapaa-ajasta poikkeaminen... 23 Viikoittaisen vapaa-ajan korvaaminen... 23 3.2. Työehtosopimuksen mukainen vapaapäivä... 25 Vapaapäivät yhden viikon jaksossa... 25 Vapaapäivät tasoittumisjaksossa... 25 Alle 37,5 tuntia tekevät... 26 3.3. Vuosivapaajärjestelmä... 27 4 Kaupan työaikaopas 2017

Vuosivapaan ansainta... 27 Vuosivapaan antaminen... 29 Vuosivapaan vaikutus työaikaan ja vuosivapaan pituudesta toisin sopiminen... 30 Palkka vuosivapaan ajalta... 32 Vuosivapaan maksaminen rahakorvauksena...33 Vuosivapaat työsuhteen päättyessä... 34 Liukuva työaika vuosivapaajärjestelmässä... 34 3.4. Vapaapäivien sijoittelu... 35 Viikonloppuvapaa...35 Sunnuntaivapaa... 36 Aattovapaat... 36 3.5. Vapaapäivät ja poissaolot... 37 4. VUOROKAUTISET LEPOAJAT... 38 4.1. Ruokatauko... 38 Oikeus ruokataukoon... 38 Ruokatauon pituus... 38 4.2. Kahvitauko... 38 4.3. Vuorokausilepo... 39 Vuorokausilevon pituus... 39 Vuorokausilevon lyhentäminen... 39 5. SUNNUNTAI-, YÖ- JA HÄLYTYSTYÖ...40 5.1. Sunnuntaityö...40 Sunnuntaityösuostumus...40 Sunnuntaityökorvaus...40 5.2. Yötyö...40 Yötyö työaikalaissa...40 Yötyöpöytäkirja...41 5.3. Hälytystyö...41 6. TYÖAIKALISÄT...42 7. LISÄ- JA YLITYÖ... 47 7.1. Lisä- ja ylityön käsitteet... 47 Lisä- ja ylityö Kaupan työehtosopimuksessa... 47 Aloite lisä- ja ylityöhön...49 7.2. Lisä- ja ylityösuostumus...49 Kaupan työaikaopas 2017 5

Lisätyösuostumus...49 Ylityösuostumus...49 Lisätyösuostumus pitkinä työpäivinä...49 Lisätyöstä kieltäytyminen... 50 7.3. Osa-aikaisen oikeus lisätyöhön...51 7.4. Poissaolojen vaikutus korotettuun palkkaan...51 7.5. Lisä- ja ylityökorvauksen perusosa...51 Perusosan laskeminen... 51 Lisien huomioonottaminen... 51 Muiden palkanosien huomioonottaminen... 52 7.6. Lisä- ja ylityökorvaus vapaa-aikana... 52 Vapaa-ajan pituus... 52 Vapaa-ajan antaminen... 52 7.7. Ylityön enimmäismäärät... 52 7.8. Korvausten ja lisien vanhentuminen... 53 Työsuhteen kestäessä...53 Työsuhteen päätyttyä...53 8. KOROTETTU PALKKA VUOSIVAPAAJÄRJESTELMÄSSÄ... 55 8.1. Korotettu palkka viikon jaksossa... 55 Korotetun palkan aikarajat...55 Korotusprosentti...55 Vuosivapaiden vaikutus korotettuun palkkaan...57 8.2. Korotettu palkka tasoittumisjaksossa... 57 Korotetun palkan aikarajat...57 Korotusprosentti...57 Vuosivapaiden vaikutus korotettuun palkkaan... 59 8.3. Työsopimuksen päättyminen kesken tasoittumisjakson... 59 Työsuhteen päättyminen keskimääräisen viikkotyöajan ollessa yli sovitun tuntimäärän... 59 Työsuhteen päättyminen keskimääräisen viikkotyöajan ollessa alle sovitun tuntimäärän... 61 9. ARKIPYHÄJÄRJESTELMÄ JA 38 TUNNIN VIIKKOTYÖAIKA... 62 9.1. Työpaikkakohtainen sopimus arkipyhäjärjestelmän käyttöönotosta... 62 9.2. Arkipyhäviikkojen työajan lyhennys... 62 Työaikaa lyhentävät päivät... 62 Työsuhteen kesto ja arkipyhälyhennykset... 63 6 Kaupan työaikaopas 2017

Arkipyhälyhennyksen antaminen... 63 Alle 37,5 tuntia tekevät... 65 9.3. Korotettu palkka viikon jaksossa... 66 Korotetun palkan aikarajat... 66 Korotusprosentti... 66 Arkipyhien vaikutus korotettuun palkkaan... 66 9.4. Korotettu palkka tasoittumisjaksossa...68 Arkipyhien vaikutus korotettuun palkkaan... 68 9.5. Työsopimuksen päättyminen kesken tasoittumisjakson... 69 10. VUOSITYÖAJAN LYHENNYS...70 11. 40 TUNNIN VIIKKOTYÖAIKA, PEKKASPÄIVÄT JA VUOSIVAPAAJÄRJESTELMÄ...71 11.1. Pekkaspäivät...71 Pekkaspäivien ansainta... 71 Pekkaspäivien antaminen... 71 Pekkaspäivät työsuhteen päättyessä... 72 11.2. Vuosivapaajärjestelmä... 72 Vuosivapaan ansainta... 72 Vuosivapaan antaminen...74 Vuosivapaan vaikutus työaikaan ja vuosivapaan pituudesta toisin sopiminen...76 Palkka vuosivapaan ajalta...76 Vuosivapaan maksaminen rahakorvauksena... 77 Vuosivapaat työsuhteen päättyessä... 78 11.3. Korotettu palkka viikon jaksossa... 79 Korotetun palkan aikarajat... 79 Korotusprosentti... 79 Vuosivapaiden vaikutus korotettuun palkkaan...80 11.4. Korotettu palkka tasoittumisjaksossa...81 Korotetun palkan aikarajat... 81 Korotusprosentti... 82 Vuosivapaiden vaikutus korotettuun palkkaan... 83 11.5. Työsopimuksen päättyminen kesken tasoittumisjakson...84 12. 40 TUNNIN VIIKKOTYÖAIKA, PEKKASPÄIVÄT JA ARKIPYHÄJÄRJESTELMÄ... 85 Kaupan työaikaopas 2017 7

12.1. Työpaikkakohtainen sopimus arkipyhäjärjestelmän käyttöönotosta... 85 12.2. Pekkaspäivät... 85 Pekkaspäivien ansainta... 85 Pekkaspäivien antaminen... 86 Pekkaspäivät työsuhteen päättyessä... 86 12.3. Arkipyhäviikkojen työajan lyhennys...86 Työaikaa lyhentävät päivät... 87 Työsuhteen kesto ja arkipyhälyhennykset... 87 Arkipyhälyhennyksen antaminen... 87 12.4. Korotettu palkka viikon jaksossa...89 Korotetun palkan aikarajat... 89 Korotusprosentti... 89 Arkipyhien vaikutus korotettuun palkkaan...90 12.5. Korotettu palkka tasoittumisjaksossa...91 Arkipyhien vaikutus korotettuun palkkaan... 91 12.6. Työsopimuksen päättyminen kesken tasoittumisjakson... 93 13. HENKILÖSTÖPANKKI JA TYÖAIKAPANKKI...94 13.1. Henkilöstöpankki...94 Lisätyön tarjoaminen...94 Sopimus... 95 13.2. Työaikapankki... 95 Työaikapankkiin siirrettävät tunnit... 95 Työaikapankkivapaan pitäminen... 96 Kirjanpito... 96 Työsuhteen päättyminen... 96 14. LIUKUVA TYÖAIKA... 97 14.1. Liukuva työaika... 97 Liukuvan työajan käyttöönotto... 97 14.2. Korotetun palkan laskeminen liukuvassa työajassa...98 15. TYÖPAIKKAKOHTAINEN SOPIMINEN KAUPAN TYÖEHTOSOPIMUS 23... 99 8 Kaupan työaikaopas 2017

LIITTEET Keskeisiä käsitteitä...100 Työpaikkakohtainen sopiminen työaikamääräyksistä (tes 23 )... 104 Kaupan liiton lomake Työpaikkakohtainen sopimus... 106 Kaupan työaikaopas 2017 9

KAUPAN TYÖAIKAOPAS 1. JOHDANTO Tässä työaikaoppaassa käsitellään Kaupan työehtosopimuksen Työaika-lukua ja työehtosopimuksen työaikaa käsitteleviä pöytäkirjoja. Oppaan rakenne noudattelee Kaupan työehtosopimuksen rakennetta. Työaikalain säännöksiä selostetaan siltä osin kuin laki liittyy välittömästi työehtosopimuksen määräyksiin ja lainsäännösten selostaminen on välttämätöntä työehtosopimusmääräysten ymmärtämisen kannalta. Pelkästään työaikalakiin liittyviä työaikamääräyksiä ei käsitellä oppaassa, vaan niihin on tutustuttava työaikalain kommentaariteoksien avulla. Oppaan esimerkeistä on selkeyden vuoksi jätetty pois työvuorojen kellonajat. 2. SÄÄNNÖLLINEN TYÖAIKA 2.1. Säännöllinen työaika Työajasta sopiminen Säännöllisellä työajalla tarkoitetaan työntekijän normaalia työsopimuksen mukaista työaikaa. Keskimääräinen vähimmäisviikkotyöaika sovitaan työsopimuksessa. Alle 37,5 tuntia viikossa tekevillä se on tuntimäärä, joka vähintään pystytään viikossa (keskimäärin) tarjoamaan. Tuntimääräksi ei voi sopia esim. 20 25 tuntia viikossa tai 0 tuntia. Kaupan alan työntekijöiden säännöllinen työaika on enintään 37,5 tuntia viikossa. Ns. kilpailukykysopimuksen mukainen työajan pidennys toteutettiin kaupan alalla 1.1.2017 voimaan tulleella vuosivapaajärjestelmällä. Vuosivapailla korvattiin arkipyhäjärjestelmä. Vuosivapaajärjestelmä tuottaa enintään 6,5 palkallista vapaapäivää, kun taas arkipyhäjärjestelmä tuottaa keskimäärin 8,4 palkallista vapaapäivää. 10 Kaupan työaikaopas 2017

Työajan pidennyksen voi vaihtoehtoisesti toteuttaa sopimalla työpaikkakohtaisesti (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) kokoaikaisen työntekijän säännöllisen viikkotyöajan pidentämisestä 38 tuntiin. Sopimus voidaan tehdä toistaiseksi voimassa olevana tai määräaikaisena. Sopimus on kuitenkin voimassa aina vähintään kalenterivuoden kerrallaan. Tässä mallissa arkipyhäjärjestelmä jää voimaan eikä edellä mainittu vuosivapaajärjestelmä sovellu. Viikkotyöajan pidentäminen 38 tuntiin sopii yrityksiin, jossa työskentelee pääasiassa kokoaikaisia työntekijöitä. Säännöllinen viikkotyöaika voi olla myös enintään 40 tuntia, mutta tällöin työaikaa on lyhennettävä vuositasolla antamalla työntekijälle ylimääräisiä vapaapäiviä eli Pekkaspäiviä. 40 tunnin viikkotyöaikaa tekevät ovat joko vuosivapaajärjestelmässä tai työpaikkakohtaisesti sopien (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) arkipyhäjärjestelmässä. Arkipyhäjärjestelmässä kilpailukykysopimuksen mukainen työajan pidennys on toteutettu vähentämällä ansaittujen Pekkaspäivien määrää. Vuosityöajan lyhennystä käsitellään tarkemmin luvussa 10. Alle 37,5 tuntia tekevän viikkotyöajan ollessa ilman perusteltua syytä työsopimuksessa sovittua työaikaa pidempi, se sovitaan todellista viikkotyöaikaa vastaavaksi. Perusteltuna syynä lisätyön teettämiselle voi olla esim. toisten työntekijöiden sairaus- ym. lomat, huippusesongit jne. (ks. kohta 7.1.) Ne eivät siis pidempäänkään jatkuttuaan edellytä työsopimustuntien kasvattamista. Kaupan työehtosopimus mahdollistaa säännöllisen työajan järjestämisen yhden viikon jaksossa tai keskimääräisenä viikkotyöaikana tasoittumisjärjestelmässä useamman viikon jaksossa. Lisäksi on mahdollista sopia seuraavista työaikaan liittyvistä järjestelyistä työehtosopimuksen pöytäkirjojen mukaisesti: Arkipyhäjärjestelmä ja 38 tunnin viikkotyöaika Vuosityöajan lyhennys 40 tunnin viikkotyöaika, Pekkaspäivät ja vuosivapaajärjestelmä 40 tunnin viikkotyöaika, Pekkaspäivät ja arkipyhäjärjestelmä Henkilöstöpankki ja Työaikapankki. Kaupan työaikaopas 2017 11

Viikon ja vuorokauden alkaminen Työviikko alkaa maanantaina klo 00.00. Paikallisesti voidaan sopia työviikon ja samalla työvuorokauden alkamisesta toisin (esim. klo 02.00). Työhönsidonnaisuusaika Työhönsidonnaisuusajalla tarkoitetaan säännöllisen työajan aloittamisen ja lopettamisen välistä aikaa vuorokaudessa. Käytännössä kysymys on työpäivän säännöllisen työajan ja ruokatauon ja mahdollisten muiden työaikaan kuulumattomien taukojen yhteispituudesta. Työhönsidonnaisuusaika vuorokaudessa on, ellei paikallisesti toisin sovita: enintään 9 tuntia säännöllisen työajan ollessa 8 tuntia tai lyhyempi enintään 10 tuntia säännöllisen työajan ollessa yli 8 tuntia enintään 11 tuntia säännöllisen työajan ollessa yli 9 tuntia. Määräys koskee myyjää ja myymälätyöntekijää, huolto- ja liikenneasemasekä kioskityöntekijää. 2.2. Säännöllisen työajan järjestäminen yhden viikon jaksossa Viikkotyöajan järjestäminen Yhden viikon jaksossa säännöllinen viikkotyöaika on enintään 37,5 tuntia. Työnantajan laatima työvuoroluettelo, johon merkitään säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen, päivittäiset lepoajat ja vapaapäivät, tulee antaa tiedoksi viimeistään 2 viikkoa ennen työviikon alkamista. Vuorokautisen työajan järjestäminen Työntekijän vuorokautiset työvuorot voidaan järjestää työviikon sisällä varsin joustavasti. Ainoa rajoitus on se, että vuorokautinen työaika ei saa minään päivänä ylittää 9 tuntia ellei työpaikkakohtaisesti toisin sovita. Korkeintaan 9 tunnin päivien käytölle ei ole mitään lukumäärärajoitusta, eikä työpäivän pituudelle ole mitään vähimmäisrajaa. Epätarkoituksenmukaisen lyhyitä työvuoroja on kuitenkin vältettävä. Alle neljän (4) tunnin työvuoroa ei tule käyttää, elleivät työntekijän tarpeet tai muu perusteltu syy tätä edellytä. Perusteltu syy voi olla esim. 3 tunnin kassavuoro illan kiireisimpinä tunteina tai aamulla tehtävä hyllytystyö. Usein alle 4 tunnin työvuoro perustuu työntekijän omaan pyyntöön. 12 Kaupan työaikaopas 2017

Esimerkki 1. Työaikavaihtoehtoja yhden viikon jaksossa Ma Ti Ke To Pe La Su yht. 7,5 7,5 7,5 7,5 7,5 - - 37,5 t Ma Ti Ke To Pe La Su yht. 9 9 9-6,5 4-37,5 t Ma Ti Ke To Pe La Su yht. - - 8 9 9 7 4,5 37,5 t Säännöllinen työaika 37,5 tuntia joka viikko. Vuorokautinen säännöllinen työaika enintään 9 tuntia. 10-tuntiset työpäivät Työpaikkakohtaisesti sopien (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti, ks. luku 15.) säännöllinen työaika voi olla enintään 10 tuntia vuorokaudessa. Jos työpaikalla on luottamusmies, asiasta sovitaan hänen kanssaan. 12-tuntiset työpäivät varastossa Varastotyöntekijän säännöllinen työaika voi työpaikkakohtaisesti sopien (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti, ks. luku 15.) olla enintään 12 tuntia vuorokaudessa. Jos työpaikalla on luottamusmies, asiasta sovitaan hänen kanssaan. 2.3. Säännöllisen työajan järjestäminen keskimääräisenä viikkotyöaikana Tasoittumisjakson tarkoitus ja pituus Työnantajan työn teettämistarve on harvoin sama kaikilla viikoilla. Kaupan työehtosopimus antaa hyvät mahdollisuudet työvoiman tehokkaaseen käyttöön. Työmäärän vaihdellessa on järkevää käyttää tasoittumisjaksoja, joiden aikana viikkotyöaika tasoittuu keskimäärin työsopimuksen mukaiseen tuntimäärään. Tasoittumisjakson käytön tarkoituksena on jakaa työsopimuksen mukaisia työtunteja hiljaisilta työviikoilta kiireisempiin ajankohtiin. Tällä Kaupan työaikaopas 2017 13

voidaan olennaisesti vähentää kalliiden lisä- ja ylitöiden teettämistarvetta ja tilapäistyövoiman käyttöä kiireisinä aikoina. Samalla taataan se, että hiljaisina aikoina riittää tehokasta työtä kaikille työtunneille. Tasoittumisjärjestelmän käytöllä voidaan myös vähentää lomautustarvetta. Tasoittumisjaksoa käyttämällä voidaan vuosivapaajärjestelmässä teettää esimerkiksi arkipyhän johdosta tekemättä jääneet tunnit joko pidentämällä vuorokautista työaikaa tai teettämällä tasoittumisjakson jollakin viikolla vastaavasti 6 työpäivää. On myös mahdollista käyttää tasoittumisjaksoa tilapäisesti vain sellaisina aikoina vuodesta, jolloin työsopimuksen mukaisten työtuntien teettäminen viikon puitteissa ei onnistu. Tasoittumisjaksojen käyttö edellyttää etukäteissuunnittelua työvoiman tarpeesta eri ajankohtina. Jakson pituus on valittava sen mukaan, millä aikavälillä työn määrä yrityksessä vaihtelee. Oikea jakson pituus riippuu siitä, kuinka pitkän ajan kuluessa työn teettämistarve tasoittuu keskimääräiselle tasolle. Joskus muutaman viikon ajanjakso on sopiva, mutta joskus voi olla tarve käyttää jopa puolen vuoden tasoittumisjaksoa. Työnantajalla on oikeus päättää työajan järjestelystä tarpeittensa mukaan. Työnantaja voi siis esim. teettää ensin 3 viikon tasoittumisjakson, sen jälkeen 3 viikkoa yhden viikon jaksoissa, jonka jälkeen 10 viikon tasoittumisjakson työn teettämistarpeen mukaan. Tasoittumisjaksona ei voi käyttää kalenterikuukautta, koska jakson pituus määritellään aina viikkoina. Tasoittumisjakso voi olla korkeintaan 26 viikon pituinen. Varastossa tasoittumisjakson enimmäispituus voi olla 52 viikkoa, jos siitä on työpaikkakohtaisesti sovittu työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti. 14 Kaupan työaikaopas 2017

Esimerkki 2. Työn määrän vaihtelu ja tasoittumisjaksot vuositasolla Työn määrä = Jaksojen raja = Lyhyellä aikavälillä vaihtelevat toiminnot mahdollistavat vuoden jakamisen useisiin eripituisiin tasoittumisjaksoihin: Hyvin kausiluontoisissa toiminnoissa on parasta käyttää pitkiä tasoittumisjaksoja: Tasoittumisjaksojen käytössä tarvittavat tiedot Tasoittumisjaksojen tehokkaan käyttämisen edellytyksenä on se, että työnantaja tietää, minkä verran työtunteja yrityksessä on tarve teettää kunakin viikkona. Yleensä tämä tieto saadaan yrityksessä jo muutenkin olemassa olevien tietojen perusteella. Esimerkiksi myyntiin sidotuissa toiminnoissa aiempien vuosien myyntien perusteella voidaan laatia myyntibudjetit vuoden kaikille viikoille. Toisaalta yrityksessä on yleensä olemassa tehotavoite yhden työtunnin tuottamalle myynnille. Jakamalla viikoittaiset myyntibudjetit tehotavoitteella pystytään laskemaan, mikä on yrityksessä teetettävien työtuntien tarve eri viikkoina. Erikseen on otettava huomioon kiinteät myynnistä riippumattomat työtehtävät. Kun tiedetään viikkokohtaiset tuntitarpeet, tasoittumisjaksot pystytään valitsemaan siten, että jakson sisällä työvoiman tarve tasoittuu keskimääräiseen. Yksittäisten työntekijöiden viikkotuntimäärät jakson sisällä saadaan muodostettua jakamalla yrityksessä tasoittumisjakson eri viikoilla tarvittavat työtunnit käytettävissä oleville työntekijöille. Kaupan työaikaopas 2017 15

Tasoittumisjaksojen käyttöönotto Tasoittumisjaksojen käyttöönotto ja käytettävien jaksojen pituudet ovat työnantajan yksipuolisesti päätettävissä. Kuitenkin valmistellessaan tai aikoessaan muuttaa tasoittumisjärjestelmää työnantajan on varattava luottamusmiehelle, tai jollei sellaista ole valittu, työntekijöille tilaisuus esittää mielipiteensä. Tähän on varattava riittävästi aikaa. Tasoittumisjaksoista saatavan hyödyn maksimoimiseksi on hyvä, että työntekijätkin ymmärtävät järjestelmän tarkoituksen ja tasoittumisjaksojen käytöstä yritykselle ja työntekijöille koituvat edut. Yhteistoimintalain piiriin kuuluvissa vähintään 20 työntekijän yrityksissä on käytävä vapaamuotoiset yhteistoimintaneuvottelut, mikäli tasoittumisjaksojen käyttöönoton yhteydessä muutetaan säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajankohtia. Tasoittumisjärjestelmän käyttöönotosta sinänsä ei tarvitse käydä yt-neuvotteluja. Palkanmaksun osalta on hyvä huomata, että sekä suhteutettua kuukausipalkkaa että täyttä kuukausipalkkaa saavalle työntekijälle maksetaan tasoittumisjaksossakin joka kuukausi sama kuukausipalkka, vaikka työtuntimäärä vaihtelee eri kuukausina työpäivien määrän ja pituuden mukaan. 2.4. Määräykset työajan järjestämisestä tasoittumisjaksossa Tasoittumisjakso Tasoittumisjakson pituus voi olla enintään 26 viikkoa. Jaksojen pituus voi vaihdella ja tasoittumisjakso voi myös jatkua kalenterivuodelta toiselle. Varastossa tasoittumisjakson pituus voi olla pidempi kuin 26 viikkoa, jos siitä on työpaikkakohtaisesti työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti sovittu. Tasoittumisjakso voi olla toisin sopimalla kuitenkin enintään 52 viikkoa. Ennen tasoittumisjakson alkua työnantajan tulee laatia etukäteen jokaiselle työntekijälle työajan tasoittumisjärjestelmä, josta käy ilmi tasoittumisjakson pituus kokonaistyöaika sekä jakson alkamis- ja päättymispäivämäärä. Työajan tasoittumisjärjestelmä annetaan tiedoksi viimeistään 2 viikkoa ennen tasoittumisjakson alkamista. Työajan tasoittumisjakson ollessa vähintään 9 viikkoa työajan tasoittumisjärjestelmä annetaan tiedoksi viimeistään 3 viikkoa ennen tasoittumisjakson alkamista. 16 Kaupan työaikaopas 2017

1.5.2010 lukien tasoittumisjaksoon ei ole ennen sen alkamista enää tarvinnut suunnitella jakson jokaiselle viikolle kunkin työntekijän kokonaistuntimäärää. Tasoittumisjärjestelmän käyttö on siis oleellisesti yksinkertaistunut ja samalla muuttunut joustavammaksi. Esimerkki 3. 10 viikon mittainen työajan tasoittumisjärjestelmä ajalle 22.5. 30.7.2017: Työntekijät Työsopimustunnit/viikko Jakson kokonaistyöaika työntekijä A 37,5 tuntia/viikko 375 tuntia työntekijä B 30 tuntia/viikko 300 tuntia työntekijä C 20 tuntia/viikko 200 tuntia Koska jakson pituus on vähintään 9 viikkoa, tasoittumisjärjestelmä on oltava nähtävillä 3 viikkoa ennen jakson alkua eli viimeistään 30.4.2017. Jaksoon osuvilla arkipyhillä ei ole vuosivapaajärjestelmässä enää työaikaa lyhentävää vaikutusta. Työvuoroluettelo Työaikalain mukaan jokaiselle työpaikalle on laadittava työvuoroluettelo. Työnantajan laatimaan työvuoroluetteloon merkitään työntekijän: työpäivien osalta säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen, päivittäiset lepoajat, vapaapäivät sekä tasoittumisjakson jäljellä oleva viikkojen ja työtuntien määrä sekä näistä laskettu keskimääräinen viikkotyöaika. Työvuoroluettelo annetaan tiedoksi viimeistään kaksi viikkoa ennen työviikon alkamista. Työajan tasoittumisjakson ollessa vähintään 9 viikkoa työvuoroluettelo annetaan tiedoksi viimeistään 3 viikkoa ennen työviikon alkamista. Työvuoroluetteloon on merkittävä tasoittumisjakson jäljellä olevien viikkojen keskimääräinen viikkotyöaika. Näin työntekijä voi helposti nähdä, onko Kaupan työaikaopas 2017 17

hänellä työsopimustunteihin verrattuna jäljellä keskimääräistä enemmän vai keskimääräistä vähemmän työtunteja. Työvuoroluettelo edellä esitetyn tasoittumisjakson ensimmäiselle viikolle on annettava samaan aikaan kuin tasoittumisjärjestelmäkin. Esimerkki 4. Työvuoroluettelo ajalle 22.5. 28.5.2017, tiedoksi viimeistään 30.4.2017 22.5. 23.5. 24.5. 25.5. 26.5. 27.5. 28.5. yht. jäljellä t /viikkoja/keskimäärin viikossa tt A 7 8 9 v 9 9 v 42 t 333 tuntia/9 vkoa /keskim. 37 t/vko tt B v v 8 8 8 8 7 39 t 261 tuntia/9 vkoa/keskim. 29 t/vko tt C 6 7 v 8 v v 8 29 t 171 tuntia/9 vkoa/keskim. 19 t/vko Työvuoroluettelo ajalle 29.5.-4.6.2017, tiedoksi viimeistään 7.5.2017 29.5. 30.5. 31.5. 1.6. 2.6. 3.6. 4.6. yht. jäljellä t /viikkoja/keskimäärin viikossa tt A v 6 7 6 8 7 7 41 t 292 tuntia/8 vkoa/keskim. 36,5 t/vko tt B 8 v v 9 8 8 8 41 t 220 tuntia/8 vkoa/keskim. 27,5 t/vko tt C 5 8 8 v 5 5 v 31 t 140 tuntia/8 vkoa/keskim. 17,5 t/vko Työvuoroluetteloa laadittaessa on työntekijälle varattava tilaisuus esittää siitä mielipiteensä. Tämä onnistuu esimerkiksi siten, että työntekijöille annetaan mahdollisuus tiettyyn päivään mennessä tehdä työaika- ja vapaapäivätoiveita, joita työnantaja sitten mahdollisuuksiensa mukaan toteuttaa työvuoroluetteloa laatiessaan. Tällaisia toiveita ovat esim. lapsen vieminen korvien putkitukseen tai oma kontrollikäynti jonkin sairauden takia. Työajalle osuessaan nämä olisivat muutoin palkattomia poissaoloja. Työajan sijoittelun ja vapaapäivien tulisi vaihdella työntekijöiden kesken. Työvuoroluetteloa voidaan muuttaa työaikalain mukaan (ks. kohta 2.7.). Vuorokautisen työajan järjestäminen Vuorokautinen säännöllinen työaika on 9 tuntia. Vähimmäispituutta työpäivälle ei ole, mutta epätarkoituksenmukaisen lyhyitä työvuoroja on kuitenkin vältettävä. Alle 4 tunnin työvuoroa ei tule käyttää, elleivät työntekijän tarpeet 18 Kaupan työaikaopas 2017

tai muu perusteltu syy tätä edellytä. Yli 8 tunnin työpäivien lukumäärää on kuitenkin rajoitettu. (Toisin kuin sovittaessa 10-tuntisten työpäivien käytöstä, jossa lukumäärärajoitusta ei ole.) Tasoittumisjaksoja käytettäessä ei missään peräkkäisessä kolmessa viikossa saa olla kuin korkeintaan 9 kpl yli 8 tunnin työpäivää. Tämä tarkastelu ulottuu myös yli tasoittumisjaksojen vaihteen. Esimerkki 5. 37,5 tuntia viikossa tekevän työajat 4 viikon tasoittumisjaksossa 1. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 2. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 25 t 4 9 7 5 - - - 48 t - 9 9 9 9 8 4 3. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 4. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 43 t 7 9 9-9 9-34 t 6 8 7 7 6 Jakson säännöllinen työaika yhteensä 4 x 37,5 tuntia = 150 tuntia. Säännöllinen työaika korkeintaan 48 tuntia viikossa. Vuorokautinen säännöllinen työaika enintään 9 tuntia. Enintään 9 kpl yli 8 tunnin päiviä kolmen peräkkäisen viikon aikana. Korkeintaan 9 työpäivää peräkkäin. Huom. esimerkissä tehty työehtosopimuksen mukaisen vapaapäivän siirto viikolta 2. viikolle 1., ks. jäljempänä kohta 3.2. Lisäksi on muistettava määräykset työhönsidonnaisuusajasta ja vuorokausilevosta (ks. kohdat 2.1. ja 4.3.) Varastotyöntekijöiden osalta voidaan työpaikkakohtaisesti (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) sopia toisin määräyksestä, jonka mukaan työvuoroluetteloa laadittaessa vapaapäivien välissä saa olla enintään 9 työpäivää. 10-tuntiset työpäivät Työpaikkakohtaisesti sopien (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) vuorokautinen säännöllinen työaika voi olla enintään 10 tuntia eli tuntia pidempi kuin tasoittumisjaksossa normaalisti. Jos työpaikalla on luottamusmies, asiasta on sovittava hänen kanssaan. Työpaikkakohtainen sopimus poistaa yli 8 tunnin työpäivien lukumäärärajoituksen, eli pitkiä päiviä voi suunnitella vapaasti. Kaupan työaikaopas 2017 19

Esimerkki 6. 37,5 tuntia viikossa tekevän työajat 4 viikon tasoittumisjaksossa, kun yrityksessä tehty työpaikkakohtainen sopimus 10-tuntisten päivien käytöstä 1. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 2. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 29 t 6 7 7 5 4 - - 32 t - - 4 9 9 6 4 3. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 4. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 41 t 8 8-9 10 6-48 t - - 10 10 10 10 8 Jakson säännöllinen työaika yhteensä 4 x 37,5 tuntia = 150 tuntia. Säännöllinen työaika korkeintaan 48 tuntia viikossa. Vuorokautinen säännöllinen työaika enintään 10 tuntia. Yli 8 tunnin päivillä ei lukumäärärajoitusta. Korkeintaan 9 työpäivää peräkkäin. 12-tuntiset työpäivät varastossa Varastotyöntekijän säännöllinen työaika voi työpaikkakohtaisesti sopien (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) olla enintään 12 tuntia vuorokaudessa. Jos työpaikalla on luottamusmies, asiasta on sovittava hänen kanssaan. 2.5. Alle 37,5 tuntia tekevän työajan järjestäminen Alle 37,5 tuntia tekevälle työntekijälle suunnitellaan tasoittumisjaksot samoin periaattein kuin edellä on esitetty. Alle 37,5 tuntia tekevän työntekijän tasoittumisjakson kokonaistuntimäärä on työntekijän sovittu viikkotuntimäärä x jakson viikkojen lukumäärä. Säännöllisen työajan viikko- ja vuorokausimaksimit ovat samat kuin 37,5 tuntia tekevillä. 20 Kaupan työaikaopas 2017

Esimerkki 7. Keskimäärin 30 tuntia viikossa tekevän työntekijän työajat 4 viikon tasoittumisjaksossa 1. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 2. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 25 t 4 4 4 4 9 - - 45 t 9 9 9 9 9 - - 3. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 4. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 27 t 4 4 4 6 9 - - 23 t 4 4 4 7 4 - Jakson säännöllinen työaika yhteensä 4 x 30 tuntia = 120 tuntia. Säännöllinen työaika korkeintaan 48 tuntia viikossa. Vuorokautinen säännöllinen työaika enintään 9 tuntia. Enintään 9 kpl yli 8 tunnin päivää kolmen peräkkäisen viikon aikana. Huom. 10-tuntiset työpäivät mahdollisia myös alle 37,5 tuntia tekevällä työpaikkakohtaisesti sovittaessa. Samoin 12-tuntiset työpäivät varastotyöntekijöillä. Alle 37,5 tuntia tekevälle työntekijälle voidaan maksaa tuntipalkkaa tai suhteutettua kuukausipalkkaa. Kuukausipalkka saadaan seuraavasti: työsopimustunnit/37,5 kokoaikaisen kuukausipalkka. Tällöin työntekijälle maksetaan joka kuukausi sama kuukausipalkka, vaikka työtuntimäärä tasoittumisjakson aikana vaihtelee. 2.6. Tasoittumisjärjestelmän muuttaminen Tasoittumisjärjestelmän pituutta työnantaja voi tarvittaessa yksipuolisesti muuttaa. Muutoksia tehtäessä on työntekijäpuolta kuultava samalla tavoin kuin tasoittumisjärjestelmää laadittaessa, ja tehdyistä muutoksista on ilmoitettava työntekijöille hyvissä ajoin. Mitään tiettyä vähimmäisilmoitusaikaa ei ole, mutta toki muutoksista on syytä tiedottaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. 2.7. Työvuoroluettelon muuttaminen Työntekijälle tiedoksi annettu työvuoroluettelo sitoo pääsääntöisesti työnantajaa. Työvuoroluetteloa voidaan kuitenkin aina muuttaa työntekijän suostu Kaupan työaikaopas 2017 21

muksella. Työnantaja voi tehdä yksipuolisestikin muutoksia työvuoroihin, jos muutosten tekemiseen on töiden järjestelyihin liittyvä painava syy. Tällainen painava syy on jokin yllättävä muutos, jota ei ole voitu ennakoida työvuoroluetteloa laadittaessa ja joka vaikeuttaa olennaisesti yrityksen normaalia toimintaa. Esimerkiksi yllättävät sairaus- ja muut poissaolot oikeuttavat usein työnantajan muuttamaan muiden työntekijöiden työvuoroja. Koska muutostarpeet ilmenevät yleensä hyvin lyhyellä varoitusajalla, ei muutoksen ilmoittamiselle ole mitään vähimmäisaikaa. Jos työvuoroluetteloa muutetaan, niin johonkin päivään lisättävät työtunnit vähennetään samanaikaisesti tasoittumisjaksossa jäljellä olevasta tuntimäärästä ja työvuoroluetteloon lasketaan uusi jäljellä oleva keskimääräinen viikkotyöaikaa. Jos työntekijällä teetetään säännöllisen työajan ylittäviä työtunteja, kysymys on lisä- tai ylityöstä, joita käsitellään luvussa 8. Teetettyjä lisä- tai ylitöitä ei voi vähentää jäljellä olevan tasoittumisjakson tunneista. 22 Kaupan työaikaopas 2017

3. VAPAAPÄIVÄT 3.1. Lain mukainen viikoittainen vapaa-aika Työaikalain mukaan jokaisella työntekijällä on oltava vähintään kerran viikossa 35 tunnin keskeytymätön vapaa-aika. Säännöksen tarkoituksena on turvata työntekijälle yksi vapaapäivä jokaisena kalenteriviikkona. Kaupan työehtosopimus lähtee siitä, että lain mukainen viikoittainen vapaa-aika tuottaa työntekijälle yhden vapaapäivän jokaiselle viikolle ja sen lisäksi työehtosopimuksella on sovittu toisesta vapaapäivästä. Viikoittaisen vapaa-ajan sijoittaminen Lain mukainen vapaapäivä tulisi ensisijaisesti sijoittaa sunnuntaiksi. Jos on kysymys työstä, jota tehdään myös sunnuntaisin, joudutaan viikoittainen vapaa-aika käytännössä kuitenkin usein antamaan muuna viikonpäivänä. Joka tapauksessa työntekijän säännöllinen työaika tulee aina suunnitella siten, että 35 tunnin viikoittainen vapaa-aika toteutuu jossakin kohden kalenteriviikkoa. Viikoittaisesta vapaa-ajasta poikkeaminen Käytännössä tulee vastaan tilanteita, joissa työtä joudutaan teettämään siten, ettei työntekijän viikoittainen vapaa-aika toteudu lain edellyttämällä tavalla. Viikoittaisen vapaa-ajan antamisesta voidaan lain mukaan tilapäisesti poiketa, jos työntekijää tarvitaan töissä työn säännöllisen kulun ylläpitämiseksi tai jos työn tekninen laatu ei salli työntekijän täydellistä vapauttamista työstään. Viikoittaisen vapaa-ajan korvaaminen Mikäli vapaa-aikaa ei pystytä antamaan, se on myöhemmin korvattava. On kuitenkin hyvä huomata, että viikoittaisen vapaa-ajan menettäminen on erikseen korvattava vain, jos työntekijällä ei viikon aikana ole ollut mitään ennalta tiedettyä 35 tunnin vapaata. Vaikka ennalta suunniteltuna viikoittaisena vapaa-aikana tehtäisiin työtä, ei korvausvelvollisuutta ole, jos työntekijällä on kuitenkin ollut joku 35 tunnin yhdenjaksoinen vapaa esimerkiksi viikolle sijoittuvan vuosilomapäivän, vuosivapaan, arkipyhävapaan tai työehtosopimuksen mukaisen vapaapäivän johdosta. Kaupan työaikaopas 2017 23

Esimerkki 8. Viikoittainen vapaa-aika Ma Ti Ke To Pe La Su 6 9 7 8 7,5-4 Työntekijälle suunnitellut työpäivät ovat olleet ma pe. Lisäksi hän on työskennelyt 4 tuntia sunnuntaina. Korvausta viikoittaisen vapaa-ajan menettämisestä ei jouduta suorittamaan, jos lauantain vapaapäivä on tuottanut yhdenjaksoisen 35 tunnin vapaa-ajan. Ma Ti Ke To Pe La Su loma loma 7 8 7,5 5 5 Työntekijälle suunnitellut työpäivät ovat olleet ke pe. Maanantai ja tiistai ovat olleet vuosilomapäiviä ja lauantai ja sunnuntai vapaapäiviä. Työntekijä on kuitenkin työskennellyt 5 tuntia sekä lauantaina että sunnuntaina. Korvausta viikoittaisen vapaa-ajan menettämisestä ei jouduta suorittamaan, koska lomapäivät ovat tuottaneet yhdenjaksoisen 35 tunnin vapaan. Menetetty viikoittainen vapaa-aika on lain mukaan korvattava ensisijaisesti antamalla työntekijälle menetettyä vapaa-aikaa vastaava palkallinen vapaaaika. Vapaa on annettava kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun vapaaseen oikeuttava työskentely on suoritettu. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia vapaan antamisesta myöhemminkin. Mikäli työntekijä saa normaalisti viikoittaisen vapaa-aikansa sunnuntaisin, lasketaan viikoittaisen vapaa-ajan korvaus sunnuntaina tehtyjen työtuntien perusteella. Jos työntekijä saa viikoittaisen vapaa-aikansa eri viikkoina eri päivinä, on usein vaikea ratkaista, minkä päivän työskentelyn perusteella korvaus määräytyy. Työaikalaki ei edellytä, että työvuoroluettelossa eriteltäisiin, mikä vapaapäivä on viikoittainen vapaa-aika ja mikä jokin muu vapaapäivä. Tällaisessa tilanteessa on suositeltavinta laskea korvaus sen ajankohdan mukaan, jolloin työntekijä on saanut pisimmän yhdenjaksoisen vapaa-ajan. 24 Kaupan työaikaopas 2017

Työnantaja ja työntekijä voivat myös sopia viikoittaisen vapaa-ajan menettämisen korvaamisesta rahalla. Rahakorvaus maksetaan tällöin yhtä monelta tunnilta, kuin palkallista vapaa-aikaa olisi annettava. Rahakorvauksen suuruus tuntia kohden lasketaan samalla tavoin kuin lisä- tai ylityökorvauksen perusosa, jonka laskemista selostetaan kohdassa 7.5. Viikoittaisen vapaa-ajan rahakorvausta ei pidä sekoittaa lisä- ja ylityökorvauksiin tai sunnuntaityöstä aina maksettavaan normaaliin sunnuntaityökorvaukseen. Nämä kaikki korvaukset ovat erillisiä ja toisistaan riippumattomia. Esimerkki 9. Kokoaikainen kuukausipalkkainen työntekijä on tehnyt työvuoroluettelon mukaisesti ma-pe 37,5 tuntia. Käytössä ei ole tasoittumisjärjestelmää. Hän työskentelee lisäksi lauantaina 6 tuntia ja sunnuntaina 5 tuntia. Työntekijä ei saa lainmukaista viikoittaista vapaa-aikaa eikä sitä myöhemminkään pystytä antamaan palkallisena vapaana. Sunnuntailta hänelle maksetaan peruspalkan lisäksi tehdyiltä tunneilta 100 %:n sunnuntaityökorvaus, 100 %:n korvaus viikoittaisen vapaa-ajan menetyksestä ja 50 %:lla korotettu palkka. (Korotetun palkan laskeminen ks. kohdat 8.1. ja 8.2.) 3.2. Työehtosopimuksen mukainen vapaapäivä Vapaapäivät yhden viikon jaksossa Kaupan työehtosopimuksen mukaan työntekijällä on viikossa työaikalain mukaisen viikoittaisen vapaa-ajan lisäksi toinenkin vapaapäivä. Tehtäessä työtä yhden viikon jaksoissa on kullakin kalenteriviikolla oltava kaksi vapaapäivää. Työviikko on siis viisipäiväinen. Vapaapäivät voivat olla toisistaan erillään ja vapaapäivät voidaan sijoittaa eri viikoilla eri päiville. Työnantaja ja alle 37,5 tuntia tekevä työntekijä voivat sopia työntekijän halutessa 6-päiväisestä työviikosta pysyvänä järjestelynä. Konttorityöntekijällä vapaapäivä on kiinteä ja mahdollisuuksien mukaan lauantai. Vapaapäivät tasoittumisjaksossa Tasoittumisjakson aikana on oltava yhtä monta työehtosopimuksen mukaista vapaapäivää kuin jaksossa on viikkoja. Tasoittumisjaksoa käytettäessä voidaan työehtosopimuksen mukainen vapaapäivä siirtää viikolta toiselle. Kaupan työaikaopas 2017 25

Siirrettäessä vapaapäivä viikolta toiselle on siirrettävä vapaapäivä aina liitettävä jonkin toisen vapaan yhteyteen eli siirretty vapaapäivä ei saa jäädä yksin kahden työpäivän väliin. Konttorityöntekijän vapaapäivien yhdistäminen edellyttää työpaikkakohtaista sopimista (tes 23 ). Esimerkki 10. Viikkovapaapäivien siirto tasoittumisjaksossa 1. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 2. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 48 t 8 8 8 9 9 6-46 t 8 8 8 8 9 5-3. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 4. vko Ma Ti Ke To Pe La Su 36 t - 7 7 7 8 7-20 t 6 7 7 - - Vapaapäiviä 2 x tasoittumisjakson viikkojen lukumäärä. Esimerkissä 2 x 4 = 8 vapaapäivää. Viikoilta 1. ja 2. on siirretty työehtosopimuksen mukaiset vapaapäivät viikolle 4. Viikoilla 1. ja 2. on ainoastaan työaikalain mukainen viikoittainen vapaa-aika. Vapaapäivien välissä voi olla korkeintaan 9 työpäivää. Varastotyöntekijöiden osalta tästä voidaan työpaikkakohtaisesti (tes 23 ) sopia toisin. Jokaisella viikolla tulee kuitenkin olla lain mukainen viikoittainen vapaa. Esimerkki 11. Ma Ti Ke To Pe La Su Ma Ti Ke To V T T T T T T T T T V Alle 37,5 tuntia tekevät Vapaapäivä määräytyy kuten yllä. Kuitenkin alle 37,5 tuntia työskentelevän kanssa voidaan sopia työntekijän halutessa 6-päiväisestä työviikosta. 26 Kaupan työaikaopas 2017

3.3. Vuosivapaajärjestelmä Keskusjärjestöjen maaliskuussa 2016 neuvottelemaan kilpailukykysopimukseen sisältyi työajan pidentämistä 24 tunnilla koskeva määräys. Kaupan työehtosopimuksessa työajan pidennys toteutettiin pysyvällä rakenteellisella muutoksella siirtymällä arkipyhäjärjestelmästä vuosivapaajärjestelmään. Vuosivapaajärjestelmässä arkipyhillä ei ole enää työaikaa lyhentävää vaikutusta, eikä arkipyhiltä makseta työajan lyhennyskorvauksia. Vuosivapaan ansainta Vuosivapaajärjestelmässä työntekijä ansaitsee kalenterivuosittain 1.1.2017 alkaen vuosivapaata. Niissä työsuhteissa, jotka alkavat 1.1.2017 tai sen jälkeen, vuosivapaiden ansainta alkaa vasta työsuhteen kestettyä 6 kuukautta. Vuosivapaata kerryttävät kalenterivuosittain: tosiasiallisesti tehdyt työtunnit sekä aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä (myös etätyö siltä osin, kuin työnantaja määrää työajan järjestelyistä ja valvoo työajan noudattamista), muu työaikalain 2 luvun 4 :n tarkoittama työajaksi luettava aika (matkaan käytetty aika, jos sitä samalla pidetään työsuorituksena), työnantajan määräämä koulutus siltä osin, kuin työnantaja maksaa säännöllisen työajan ansion menetystä, luottamusmiehellä ja työsuojeluvaltuutetulla työstä vapautusaika sekä henkilöstön edustajalla koulutussopimuksen mukainen työnantajatuen piiriin kuuluva ammattiyhdistyskoulutus siltä osin, kuin työnantaja maksaa säännöllisen työajan ansion menetystä. Edellä oleva luettelo on tyhjentävä. Näin ollen esimerkiksi vuosiloman tai sairausloman aika ei kartuta vuosivapaan ansaintaan oikeuttavia tunteja. Kaupan työaikaopas 2017 27

Jokaista kertynyttä 220 tuntia kohden työntekijä ansaitsee vuosivapaita alla olevan taulukon mukaisesti: Kertyneiden tuntien määrä Vuosivapaiden määrä 220 1 7,5 440 2 15 660 3 22,5 880 4 30 1100 5 37,5 1320 6 45 1540 6,5 48,75 Vuosivapaatuntien määrä Esimerkki 12. Työntekijän työsuhde on alkanut ennen 1.1.2017. Työntekijän vuosivapaan ansaintaan oikeuttavia tunteja lasketaan 1.1.2017 alkaen. Esimerkki 13. Työntekijän työsuhde on alkanut 14.2.2017. Kuusi kuukautta tulee täyteen 13.8.2017. Työntekijän vuosivapaan ansaintaan oikeuttavia tunteja lasketaan 14.8.2017 alkaen. Esimerkki 14. Työntekijän työsuhde on kestänyt 30.1.-28.5.2017. Työntekijän kanssa solmitaan uusi työsuhde 1.6.2017. Vuosivapaiden ansainta alkaa työsuhteiden kestettyä yhteensä 6 kuukautta. Tältä osin noudatetaan työsopimuslain 1 luvun 5 :n periaatteita työsuhdeetuuksien määräytymisestä lyhytaikaisin keskeytyksin toisiaan seuraavissa työsuhteissa. Vuosivapaan ansaintaan oikeuttavia tunteja lasketaan 30.7.2017 alkaen. Vuosivapaajärjestelmän tarkoituksenmukaisen soveltamisen kannalta on keskeistä, että molemmilla työsuhteen osapuolilla on tieto vuosivapaita kerryttävien tuntien ja ansaittujen vuosivapaiden määrästä. Liitot suosittelevat, että em. tiedot olisivat helposti nähtävissä esimerkiksi työntekijän palkkalaskelmassa. 28 Kaupan työaikaopas 2017

Vuosivapaan antaminen Vuosivapaajärjestelmän ideana on mahdollistaa arkipyhäjärjestelmää paremmin työnantajan liiketoiminnan vaatimusten huomioonottaminen ja toisaalta työntekijän toiveiden huomioiminen vapaiden sijoittelussa. Vuosivapaat annetaan ensisijaisesti ansaintavuoden aikana, kuitenkin viimeistään ansaintavuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Työntekijän aloitteesta voidaan kirjallisesti sopia, että vuosivapaat annetaan viimeistään ansaintavuotta seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä. Tällainen tilanne voisi olla ajankohtainen esimerkiksi silloin, kun työntekijä haluaa säästää vuosivapaita jotain henkilökohtaista menoaan varten. Vuosivapaita annettaessa on kuultava työntekijää. Liitot suosittelevat työsuhteen osapuolia käymään työpaikoilla vuosivapaiden sijoittamisen osalta avointa keskustelua kalenterivuosittain. Keskustelussa työnantaja voi esittää mahdollisia kaavailujaan esimerkiksi siltä osin, onko yritys kaikkina arkipyhinä auki ja sijoitetaanko vuosivapaita mahdollisesti näille päiville. Vuosivapaa on mahdollista antaa ennakkoon silloin, kun työntekijä on vuosivapaan ansainnan piirissä. Jos aloite tulee työntekijältä, pyyntö on hyvä saada häneltä kirjallisena. Jos työsuhde päättyy työntekijästä johtuvasta syystä ennen kuin vuosivapaa on ansaittu, työnantajalla on oikeus periä lopputilistä vuosivapaan ajalta maksettu palkka. Kolme päivää tai sitä pidemmästä yhdenjaksoisesta vuosivapaasta on sovittava työntekijän kanssa. Vuosivapaat tulee antaa kokonaisina vapaapäivinä. Mahdollisuuksien mukaan ne on annettava jonkin muun vapaan yhteydessä. Jos saman viikon aikana annetaan kaksi vuosivapaata, tulee niistä ainakin toisen sijoittua jonkin muun vapaan yhteyteen. Vuosivapaa voidaan kuitenkin antaa myös yksittäisenä päivänä, kuten esimerkiksi arkipyhänä. Vuosivapaita ei saa sijoittaa vuosiloman tai muiden vapaiden ajalle. Jos vuosivapaa annetaan pääsiäislauantaina, juhannus-, joulu- tai uudenvuoden aattona, se saadaan laskea annetuksi aattovapaaksi. Kaupan työaikaopas 2017 29

Esimerkki 15. Työntekijällä on 6 päivän vuosiloma 2.-9.1.2017. Loppiainen on perjantaina 6.1.2017. Koska loppiainen ei ole vuosilomapäivä, niin työntekijän 6 päivän vuosiloma päättyy maanantaina 9.1.2017. Vuosivapaata ei voi sijoittaa vuosiloman ajalle. Ma Ti Ke To Pe La Su Ma Ti VL VL VL VL - VL - VL T Esimerkki 16. Työntekijällä on 6 päivän vuosiloma 7.4.-13.4.2017. Pitkäperjantai on 14.4. Koska loma on päättynyt 13.4., vuosivapaa voidaan sijoittaa pitkäperjantaille 14.4. Vuosivapaa (VV) on merkittävä työvuoroluetteloon ja siitä tulee ilmoittaa työvuoroluettelon julkaisemisaikataulun mukaisesti. Työvuoroluetteloon merkittyä vuosivapaata ei voida muuttaa ilman työntekijän suostumusta. Sille vuorokaudelle, jolle vuosivapaa sijoittuu, ei voi suunnitella alkavaa tai päättyvää työvuoroa. Vuorokaudella tarkoitetaan kalenterivuorokautta, jollei työpaikalla ole toisin sovittu. Vuosivapaata ei voi suunnitella esimerkiksi keskiviikoksi, jos työntekijän työvuoro päättyy tiistain ja keskiviikon välisenä yönä klo 01.00. Poissaolot eivät muuta työvuoroluettelon mukaisia vuosivapaita. Työvuoroluetteloon merkityt vuosivapaat katsotaan annetuiksi, vaikka työntekijä olisi vuosivapaan aikana sairauslomalla. Vuosivapaan ajalta työntekijä ansaitsee vuosilomaa. Vuosivapaan vaikutus työaikaan ja vuosivapaan pituudesta toisin sopiminen Vuosivapaajärjestelmässä jokaisen viikon työaika arkipyhistä ja annettavista vuosivapaista riippumatta on kokoaikatyöntekijällä 37,5 tuntia ja osa-aikaisilla työsopimuksessa sovittu viikkotyöaika. Vuosivapaa annetaan 7,5 tunnin pituisena työpäivänä. 30 Kaupan työaikaopas 2017

Esimerkki 17. 37,5 tuntia tekevä työntekijä, yritys ei käytä työajan tasoittumisjärjestelmää Työntekijälle annetaan 1 vuosivapaa 7,5 tunnin pituisena työpäivänä. Viikon muina 4 työpäivänä hän on töissä yhteensä 30 tuntia. Vuosivapaita kerryttäviksi tunneiksi kirjataan 30 tuntia. Esimerkki 18. Alle 37,5 tuntia tekevä työntekijä, yritys ei käytä työajan tasoittumisjärjestelmää Työntekijän työsopimuksessa sovittu viikkotyöaika on 30 tuntia. Hänelle annetaan 1 vuosivapaa 7,5 tunnin pituisena työpäivänä. Viikon muina 4 työpäivänä hän on töissä yhteensä 22,5 tuntia. Vuosivapaita kerryttäviksi tunneiksi kirjataan 22,5 tuntia Esimerkki 19. 37,5 tuntia tekevä työntekijä, yritys käyttää työajan tasoittumisjärjestelmää Työpaikalla on käytössä 12 viikon tasoittumisjärjestelmä. Jakson enimmäistyöaika on 450 tuntia (12 x 37,5). Jakson aikana on annettu 2 vuosivapaata 7,5 tunnin pituisina työpäivinä. Vuosivapaatunteja on annettu 15. Vuosivapaita kerryttäviksi tunneiksi kirjataan 435 tuntia. Työntekijän ansaittua kalenterivuodessa täydet 6,5 päivää vuosivapaata, tulee 6 päivää ylittävä vapaan osa (3 tuntia 45 minuuttia) antaa myös kokonaisena päivänä. Työnantaja ja työntekijä voivat kuitenkin sopia, että työntekijän 6 päivää ylittävä vuosivapaan osa toteutetaan esimerkiksi: lyhentämällä työpäivää tai työpäiviä ko. tunneilla (palkka maksetaan kuitenkin koko suunnitellulta työvuorolta) tai maksamalla ko. tunnit rahakorvauksena tai siirtämällä ko. tunnit työaikapankkiin. Kaupan työaikaopas 2017 31

Suunniteltu työvuoro voidaan työntekijän aloitteesta sopia vuosivapaaksi. Vuosivapaan pituus vastaa tällöin työvuoron pituutta. Sopimisen yhteydessä tulee kuitenkin todeta sen mahdollinen vaikutus pidettävien vuosivapaiden määrään. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia vuosivapaan pituudesta toisin (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) työntekijällä ollessa aina saman pituiset alle 7,5 tunnin työvuorot. Saman pituisia työvuoroja voi olla esimerkiksi osittaisella hoitovapaalla tai osa-aikaeläkkeellä olevalla työntekijällä tai osittaisella varhennetulla vanhuuseläkkeellä lyhyempää työaikaa tekevällä työntekijällä. Vuosivapaan pituus sovitaan vastaamaan säännönmukaisen työvuoron pituutta, jolloin vuosivapaiden määrä voi myös kasvaa. Työnantaja voi suunnitella sovitun pituisia vuosivapaita työvuoroluetteloon jatkossa ilman erillistä sopimista. Esimerkki 20. Työntekijä on osittaisella hoitovapaalla. Hän tekee 6 tunnin työvuoroja 5 päivänä viikossa. Työnantaja ja työntekijä sopivat vuosivapaan pituudeksi työvuoron pituuden. Työnantaja voi suunnitella sovitun pituisia vuosivapaita työvuoroluetteloon jatkossa ilman erillistä sopimista. Tällä tavalla työntekijä saa 8 vuosivapaata ja yhteensä 48 vuosivapaatuntia. Jäljellä olevien 45 minuutin toteuttamisesta työnantaja ja työntekijä voivat sopia samalla tavalla kuin 6 päivää ylittävän vapaan osan antamisesta on yllä todettu. Palkka vuosivapaan ajalta Vuosivapaan ajalta työntekijä saa palkkansa kiinteine lisineen ilman tuntikohtaisia olosuhdelisiä ja työaikalisiä. Kiinteitä lisiä ovat esimerkiksi kieli-, vastuu- ja työkohtaisuuslisä. Kiinteän lisän maksaminen voi toisaalta olla sidottu tiettyyn vuodenaikaan. Esimerkiksi kielilisää voidaan maksaa ainoastaan osan vuodesta turistikaudella tai varastotyöntekijöiden olosuhdelisää talviaikana. Tällaisten lisien huomioon ottaminen vuosivapaan ajalta maksettavassa palkassa riippuu siitä, pidetäänkö vuosivapaa tai maksetaanko se rahakorvauksena sellaisena ajankohtana, jolta lisää muutoinkin maksetaan. Kuukausipalkkainen ja suhteutetulla kuukausipalkalla oleva työntekijä saa vuosivapaan ajalta normaalin palkkansa riippumatta pidetyn vuosivapaan pituudesta. 32 Kaupan työaikaopas 2017

Tuntipalkkainen työntekijä saa vuosivapaan ajalta palkan pidetyn vuosivapaan pituuden mukaan. Provisiopalkkaiselle maksetaan vuosivapaan ajalta keskimääräinen päiväprovisio. Vuosivapaan maksaminen rahakorvauksena Työntekijän työsuhteen kestettyä 6 kuukautta hänen kanssaan voidaan sopia (työehtosopimuksen 23 :n mukaisesti) vuosivapaiden antamisen sijaan niiden maksamisesta rahakorvauksena. Aina työntekijän ansaittua vuosivapaan, hänelle maksetaan sen pituutta vastaava rahakorvaus seuraavana palkkapäivänä. Työntekijän aloitteesta voidaan sopia myös yksittäisen vuosivapaan tai sen osan maksamisesta rahakorvauksena. Rahakorvaus maksetaan seuraavana palkkapäivänä. Esimerkki 21. Työntekijälle on kertynyt 4 vuosivapaata ja hän haluaa yhden vuosivapaan rahakorvauksena. Jäljelle jääneiden vuosivapaiden maksamisesta rahakorvauksena tulee sopia erikseen. Rahakorvauksen suuruus saadaan kertomalla vuosivapaan pituus tuntipalkalla. Tuntipalkassa otetaan huomioon työntekijän palkassa maksamishetkellä olevat kiinteät lisät ilman tuntikohtaisia olosuhdelisiä ja työaikalisiä. Suhteutettua kuukausipalkkaa saavan työntekijän tuntipalkka lasketaan työntekijän kokoaikatyön mukaisesta kuukausipalkasta jakajalla 160. Jos vuosivapaita ei ole ollut mahdollista antaa ansaintavuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä, vuosivapaat tulee maksaa rahakorvauksena toukokuun palkkapäivänä. Kaupan työaikaopas 2017 33

Esimerkki 22. Työntekijä on pitkällä sairauslomalla. Edellisen vuoden vuosivapaita ei ole voitu tästä syystä antaa huhtikuun loppuun mennessä. Työnantaja maksaa vuosivapaat rahakorvauksena toukokuun palkkapäivänä. Jos vuosivapaita ei ole ollut mahdollista antaa työntekijän aloitteesta tehdyn kirjallisen sopimuksen mukaisesti viimeistään ansaintavuotta seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä, vuosivapaat tulee maksaa rahakorvauksena tammikuun palkkapäivänä. Vuosivapaat työsuhteen päättyessä Työsuhteen päättyessä ansaitut mutta pitämättä jääneet vuosivapaat maksetaan rahakorvauksena. Mikäli työntekijän aloitteesta on sovittu vuosivapaan pitämisestä ennen kuin se on ansaittu, työnantajalla on työsuhteen päättyessä oikeus periä takaisin ansaitsemattomasta vuosivapaasta maksettu palkka. Takaisinperintä on mahdollista vain, jos työsuhde päättyy työntekijästä johtuvasta syystä. Takaisinperintäoikeutta ei ole, jos työnantaja on määrännyt vuosivapaan ennen kuin työntekijä on ansainnut sen. Liukuva työaika vuosivapaajärjestelmässä Konttoritöissä on usein käytössä liukuva työaika, jolloin työntekijät itse vastaavat sovituissa rajoissa työaikansa sijoittelusta. Konttorityöntekijät tekevät työtä myös arkipyhärytmissä, jolloin viikolle osuvat arkipyhät ovat vapaita. Työehtosopimuksen mukainen vapaapäivä annetaan konttorityöntekijöille kiinteänä vapaapäivänä eli aina samana viikonpäivänä, joka on mahdollisuuksien mukaan lauantai. Konttorityöntekijöillä ovat työehtosopimuksen mukaan (7, kohta 2.3.) pääsiäislauantai, juhannus- ja jouluaatto vapaapäiviä. Liukuvassa työaikajärjestelmässä työnantaja ei voi työnjohto-oikeuttaan käyttämällä määrätä sitä, milloin tehdään pidempiä työpäiviä. Konttorityöntekijöiden kiinteän lauantaivapaan johdosta työnantaja ei voi määrätä myöskään töiden tekemisestä lauantaina, mutta siitä voidaan sopia. 34 Kaupan työaikaopas 2017