KORKEAKOULUJEN ASIAKASPALVELUTIIMIN SELVITYS KORKEAKOULUJEN ASIAKASPALVELU- RATKAISUSTA (KSHJ) KSHJ-ohjausryhmän toimeksianto 12.12.2011 Tuija Pasanen (UEF) Janne Santala (Samk) 6.6.2012
Sivu 2 / 21 KSHJ-ohjausryhmälle Asiakaspalvelutiimin selvitys on lähtölaukaus korkeakoulujen ja Opetushallituksen yhteistyölle koskien yhteisten toimintamallien ja käytäntöjen hahmottamista uuteen yhteiseen korkeakoulujen sähköiseen haku- ja valintajärjestelmään (KSHJ). Tiimin tehtävä ei ollut helppo, eikä työ ole vielä valmis. Lähtökohta oli haasteellinen: aikataulu oli tiukka, ja oli melko vaativaa ryhtyä työhön alati muuttuvassa kentässä. Opiskelijavalintoihin liittyvä lainsäädäntötyö on selvityksen jättämisvaiheessa vielä kesken, ja moni muukin yhteishakujen toteuttamista koskeva asia on keskeneräisessä tai muuttuvassa tilassa. Uuteen haku- ja valintajärjestelmään asetetaan korkeakouluissa paljon toiveita ja vaatimuksia, mutta keskeisin niistä on: uuden järjestelmän tulee palvella hakijoita ja korkeakouluja laadukkaammin ja paremmin kuin edeltäjänsä. Tiimissä työskentely on ollut antoisaa, keskustelevaa ja avartavaa. On ollut hienoa tutustua uusiin ihmisiin ja tehdä yhteistyötä idearikkaiden kollegojen kanssa. Siitä lähtökohdasta korkeakoulusektoreiden yhteistyölle voi asettaa jo nyt positiivisia odotuksia. Porissa ja Kuopiossa 11.6.2012 Janne Santala puheenjohtaja Satakunnan ammattikorkeakoulu Tuija Pasanen sihteeri Itä-Suomen yliopisto
Sivu 3 / 21 Sisällys 1. Taustaa... 4 Työryhmä, toimeksianto ja tehtävät... 4 2. Korkeakoulujen yhteishakuun liittyvän asiakaspalvelun tehtävät ja työnjako korkeakoulujen ja Opetushallituksen välillä... 7 3. Korkeakoulujen yhteiset toimintamallit... 11 3.1 Hakukelpoisuuden arviointi ja liitteiden käsittely... 11 3.2 Erivapaushakemukset (yo)/ harkinnanvaraiset hakemukset (amk)... 14 3.3 Hakijoiden neuvonta (s-posti, puhelin, sos. media, f2f)... 15 3.4 Valintakoetiedotus ja -aikataulut... 15 3.5 Opiskelijavalinnan esteettömyys ja SORA... 16 3.6 Todistusten tarkistus... 17 4. Muuta... 18 4.1 Yhteishaun käsite... 18 4.2 Varasijamenettely... 18 4.3 Oikaisumenettely... 18 4.4 Valinta avoimen korkeakoulun opintojen perusteella... 19 4.5 Yhteishaun aikataulut... 19 4.6 Korkeakoulujen yhteistyö... 19 4.7 Opiskelijavalintojen kehittäminen ja valintayhteistyö... 19 Liite: koonti selvityksen toimenpide-ehdotuksista ja KSHJ-järjestelmän toiminnallisuusvaatimuksista... 20
Sivu 4 / 21 1. Taustaa Kshj-ohjausryhmä käsitteli 12.12.2011 kokouksessaan asiakkaiden palvelua ( 4). Käydyssä keskustelussa todettiin mm: joulukuussa 2011 pidettäväksi suunniteltua asiakaspalvelutyöpajaa ei järjestetty johtuen mm. määrittelyvaiheen kiireellisestä aikataulusta. ettei korkeakoulujen opiskelijavalintojen tarpeet spesifisti huomioiva asiakaspalvelun ratkaisumalli ole ollut vielä esillä tai kommentoivana. että projektisuunnitelman tarkennuksissa pitäisi ottaa myös kantaa, miten asiakaspalveluratkaisu etenee. että keskustelua herättää edelleen se, miten jatkossa tullaan käsittelemään liitteiden käsittely, miten kelpoisuuden määrittely ja yhteinen toimintamalli hakukelpoisuuden toteamiseksi toteutetaan ja miten se kuvataan. Korkeakoulujen kesken pitäisi voida sopia liitteiden käsittelystä. Samoin hakijoiden yhdenvertainen käsittely tulisi ottaa huomioon. Asiakaspalvelu käyttäjän näkökulmasta - mitä kaikkea se ylipäätään tarkoittaa. Kansainvälisten hakijoiden osalta ovat korkeakoulut itse vastanneet hakijoiden neuvonnasta, ja tähän ei tule varmaankaan muutoksia. että asiakaspalveluratkaisu on toisaalta KSHJ:n tietojärjestelmän kannalta otettava huomioon, mutta toisaalta asiakaspalveluratkaisu on enemminkin toiminnallinen ja strateginen näkemys kuin tietojärjestelmän ratkaisu eikä siten vaikuta merkittävästi tietojärjestelmäprojektiin, koska käyttötapauksissa keskitytään tietojärjestelmäkysymyksiin eikä siihen, miten tai kuka järjestelmää käyttää. Käydyn keskustelun pohjalta ohjausryhmä päätti (12.12.2011 4): Ohjausryhmän korkeakoulujen opintohallinnon edustajat Tuija Pasanen (yo-sektori) ja Janne Santala (amk-sektori) ovat yhteydessä opintohallinnon verkostoihin, jotta korkeakoulujen opintohallinnon näkökulmasta ja toimesta voitaisiin valmistella nopealla aikataululla esitys siitä, mitä korkeakoulujen näkökulmasta ja käytännön tasolla asiakaspalveluratkaisu tarkoittaa ja miten se tulisi toteuttaa: KSHJ:n tuomat muutokset nykytilaan siirryttäessä korkeakoulujen yhteiseen hakuun, yhteiset käytännöt, paikalliset palvelut, tehtäväjaot, rajanvedot. Projektipäällikkö Anita Johansson ja Aspara -ryhmä puolestaan huolehtii siitä, että korkeakoulujen (KSHJ:n) näkökulma otetaan Aspara -suunnitelmissa huomioon. TYÖRYHMÄ, TOIMEKSIANTO JA TEHTÄVÄT Korkeakoulujen asiakaspalvelutiimi Toimivimmaksi kokoonpanoksi opintohallinnon verkostojen toimeksiannon toteuttamiseen arvioitiin olevan 3-5 haku- ja valinta-asioista vastaavaa henkilöä per verkosto. Yo-sektorilla oha-forum käsitteli alustavasti asiaa ja käytännössä sopi oman sektorinsa edustajat. Sen lisäksi avattiin doodleen ilmoittautumislinkki, johon tuli ilmoittautua 29.1.2012 mennessä. Sopiva ryhmä saatiin koottua välittömästi ilmoittautumisajan päätyttyä ja ryhmä kokoontui ensimmäisen kerran Helsingissä, Helsingin yliopiston tiloissa 8.2.2012. Työryhmän kokoontui kasvotusten 3 kertaa, paikkana oli HY:n päärakennus. Lisäksi yo-sektorilla järjestettiin kaksi acp-palaveria ja amk-sektorilla yksi. Korkeakoulujen asiakaspalvelutiimin jäsenet: Lantta Eija, Lahden ammattikorkeakoulu Luoma Leena, Hämeen ammattikorkeakoulu Myry Tanja, Jyväskylän ammattikorkeakoulu Santala Janne, Satakunnan ammattikorkeakoulu (työryhmän puheenjohtaja) Viiru Mirva, Saimaan ammattikorkeakoulu Enges Tiia, Turun yliopisto
Sivu 5 / 21 Kettunen Kati, Helsingin yliopisto Oesch Eve, Aalto-yliopisto Pasanen Tuija, Itä-Suomen yliopisto (työryhmän sihteeri) Penttinen Mika, Maanpuolustuskorkeakoulu Tenhunen Maarit, Lapin yliopisto Lisäksi työryhmän työskentelyyn osallistuivat Helsingin yliopistosta Rebekka Nylynd ja Tiina Kainulainen. Työryhmä nimesi keskuudestaan puheenjohtajaksi Janne Santalan (Samk) ja sihteeriksi Tuija Pasasen (UEF). Työryhmän ensimmäisessä kokouksessa kutsuttuina asiantuntijoina olivat Laura Alalääkkölä (opetushallitus/aspara-hanke) ja Esa Keränen (opetushallitus/tor-hanke). Työryhmän kokoukset: 1. kokous 8.2.2012 klo 10.00-15.30, Helsingin yliopiston päärakennus, AUD VI tiimin järjestäytyminen toimeksianto ja siihen pureutuminen ASPARA- ja TOR hankkeiden esittely (oph/alalääkkölä ja Keränen) tehtävät seuraavaan tapaamiseen Sektorikohtaiset acp-palaverit / yhteisten käytäntöjen kartoittaminen yo-sektori 23.2.2012 ja 19.3.2012 amk-sektori 8.3.2012 acp-palavereista koonti (Santala/Pasanen) seuraavaan kokoukseen 2. kokous 26.3.2012 klo 10.00-15.30 Helsingin yliopiston päärakennus, AUD VIII - teema: yhteiset käytännöt 3. kokous 4.5.2012 klo 9.15-14.30 Helsingin yliopiston päärakennus, AUD VIII - aloituspaikkojen täyttäminen ja varasijamenettely - Kshj-asiakaspalvelun tehtäväjaon tarkentaminen: opetushallitus vs. korkeakoulut - Tiimin toimeksiannon läpikäyminen ja vastaukset esitettyihin kysymyksiin - Jatkotoimenpiteet ml. loppuraportin työstäminen Tiimin muistiot, kokouskutsut, ym. materiaali on julkaistu kshj-wikissä www.oph.fi/kshj; https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageid=11342044 Toimeksianto ja tehtävät 1. Asiakaspalvelun tehtävien ja työnjaon selkeä aukikirjoittaminen (OPH vs. korkeakoulut: hankkeen esitutkimusraportissa esitetyn ratkaisun tarkentaminen, sekä hakija- että "opo"-neuvonta) - tehtäväkentän raakajako: hakupalvelun tekniseen toteutukseen liittyvä neuvonta Opetushallitukselle - valintaperusteisiin, valintakokeisiin ja koulutusten rakenteisiin ja sisältöihin liittyvä neuvonta korkeakouluille - mitä tehtäviä jää näiden väliin ja kuka hoitaa kunkin tehtävän? (hakuun valmistautumisesta opiskelupaikan vastaanottoon ja opiskelijaksi ilmoittautumiseen; esim. paperihakemusten vastaanotto ja tallennus, aikatauluneuvonta, valinta- ja vastaanottotietojen muutokset) - tehtävät, jotka voi hoitaa yhteydenotosta riippuen joko OPH tai korkeakoulu 2. Korkeakoulujen yhteisen toimintamallin hahmottelu
Sivu 6 / 21 * mille haku- ja valintaprosessin osille on tarpeen luoda korkeakouluille yhtenäisiä käytäntöjä hakijoiden palvelemisen ja hakemusten käsittelyn tehokkuuden näkökulmasta? - hakijaneuvonta: yhteiset pelisäännöt - hakemuksen käsittely: hakemuksen tarkistamis- ja käsittelyprosessi - yhtenäiset aikataulut ja menettelyt: esim. liitteiden toimittaminen ja täydennyspyynnöt? - hakukelpoisuuden arviointi (sis. liitteiden käsittelyn): millaista automatiikkaa odotetaan palvelukokonaisuudelta? (esim. yo-hakijoiden kelpoisuusarvioinnin tarve normaalitapauksissa) miten hoidetaan automatiikan ulkopuolelle jäävät tapaukset? tavoite: tehokas ja tarkoituksenmukainen toimintamalli - muita tehtäviä, joiden hoitamiseen liittyvistä käytännöistä pitää sopia riippumatta toiminnan keskittämisestä/hajauttamisesta * korkeakoulujen vuosikellon hahmottaminen hakuihin valmistautumisen prosesseista opiskelijavalinnan julkistamiseen ja opiskelupaikan vastaanottoon liittyviin prosesseihin * mihin tarkkuuteen toimintamallin kuvauksessa on järkevää mennä? * millainen tarve ja mitä tehtäviä olisi korkeakoulujen yhdessä rahoittamalle asiakaspalvelukeskukselle? Taustamateriaali: https://confluence.csc.fi/display/kshj/taustamateriaali, erityisesti - esitutkimus ja siitä annetut lausunnot + Esitutkimusvaiheen Asiakaspalvelu-työpaja: https://confluence.csc.fi/display/kshj/workshop+4+-+asiakaspalvelu+%288.4.2011%29 Tapaamisten kustannukset KSHJ-hanke osallistui kustannuksiin maksamalla tiimin jäsenten matkakulut 3 tapaamiselta pääkaupunkiseudulla. Muista tapaamisiin liittyvistä kuluista (mm. päivärahat, ruokailut, kahvit) vastasivat jäsenten korkeakoulut/jäsenet itse ja tapaamisia järjestävät korkeakoulut. Toimeksiannon aikataulu Työryhmän työskentelyn tulokset (raporttiluonnos) ovat olleet alustavasti käsiteltävänä KSHJ-ohjausryhmässä 23.5.2012 sekä loppuraportti 13.6.2012.
Sivu 7 / 21 2. Korkeakoulujen yhteishakuun liittyvän asiakaspalvelun tehtävät ja työnjako korkeakoulujen ja Opetushallituksen välillä Tässä selvityksessä tarkastelun painopiste on korkeakoulujen asiakkaissa (hakijat, opintoohjaajat, koulutuksesta kiinnostuneet kansalaiset jne). Oppijan verkkopalvelun viitearkkitehtuurissa on kuvattu hakeutujan palveluihin liittyvä asiakaspalvelumalli sekä myös oppijan verkkopalveluiden asiakaspalveluiden keskeiset periaatteet. Oppijan verkkopalveluiden tavoitteena on ohjata asiakas sähköisten palveluiden piiriin. Tavoitteeseen pääsemiseksi asiakkaita tuetaan määritetyn ja tuotteistetun asiakaspalvelun kautta. Korkeakoulujen sähköisessä haku- ja valintajärjestelmässä (KSHJ) osana em. oppijan verkkopalvelua koulutukseen hakeminen tapahtuu sähköisesti. Sähköistä hakemista tukee opetushallituksen asiakaspalveluratkaisuprojekti (ASPARA), mutta toisaalta hakemiseen ja myöhemmin opiskelijoiden valintaan liittyy myös joukko hallinnollisia rutiineja sekä korkeakoulujen ja niiden asiakkaiden (esim. hakijat ja opinto-ohjaajat) kohtaamisia, joita ei voida hoitaa Kshj:n avulla. Tällöin tarvitaan korkeakoulujen itsensä järjestämää perinteistä asiakaspalvelua, johon tässä selvityksessä pureudutaan. Sen vuoksi on tärkeää määritellä ja sopia eri toimijoiden välinen työnjako sekä yhdessä hahmottaa asiakaspalvelutilanteita, joihin tarvitaan yhteisiä toimintamalleja, pelisääntöjä ja yhteisesti sovittuja määräaikoja, jotta hakijoiden kohtelu olisi mahdollisimman yhdenvertaista yhteisessä järjestelmässä tavoitteena, että opiskelijavalinta saadaan suoritettua laadukkaasti sovitussa aikataulussa. Parhaimmillaan hankkeen sähköiset asiointipalvelut ja korkeakoulujen asiakaspalvelu täydentävä toinen toisiaan, jolloin asiakkaiden palvelusta muodostuu laadukas, toimiva ja ehyt kokonaisuus. Asiakaspalvelutiimi jakoi asiakaspalvelun kokonaisuuden tehtäviä käsitellessään korkeakoulujen yhteishaun käyttäjät asiakkaisiin ja palveluntarjoajiin. Tiimi käsitteli yhteishaun asiakaspalvelutehtäviä siten, että asiakkaiksi katsotaan ulkoiset asiakkaat eli aktuaaliset ja potentiaaliset hakijat, opinto-ohjaajat ja muut koulutusneuvojat ja mahdollisesti muut koulutuksesta kiinnostuneet kansalaiset. Yhteishaun palveluntarjoajiksi katsottiin Opetushallitus kansallisen koulutustarjonta- ja hakupalvelun ylläpitäjänä ja korkeakoulut koulutuksenjärjestäjinä. Tavoitteena tehtävien määrittelyssä ja työnjaossa oli saada aikaan ehdotus siitä, kuka neuvoo ulkoista asiakasta haku- ja valintaprosessiin liittyvissä palvelutilanteissa. Tiimi jaotteli tällä tavoin rajattujen asiakaspalvelutehtävien työnjaon seuraavasti: 1. tehtävät, jotka kuuluvat Opetushallitukselle 2. tehtävät, jotka kuuluvat korkeakoulu(i)lle 3. tehtävät, jotka hoitaa 1. kontaktipiste (Opetushallitus tai korkeakoulu) ja 4. tehtävät, joille ei kyetä nimeämään vastuutahoa. Tausta-aineistona käytettiin KSHJ:n hankesuunnitelmaa, jossa hankkeen ja Opetushallituksen tehtäväkentän piiriin todetaan kuuluvan kansalaisten hakemiseen ja valintoihin liittyvä ohjaus ja neuvonta sekä 1. tason neuvonta liittyen hakujärjestelmän tekniseen toimintaan. Sen sijaan korkeakouluhakijoiden koulutusten valintaperusteisiin ja koulutusten sisältöön liittyvän neuvonnan ja ohjauksen ei katsota kuuluvan hankkeen piiriin. Lisäksi tiimin jäsenten saama käsitys ASPARA-projektin painottumisesta Oppijan palvelukokonaisuuden sähköisiä palveluja koskevaan asiakaspalveluun vaikutti tiimin ehdotukseen yhteishakua koskevan asiakaspalvelun toteuttamisesta. Tiimin ehdotus yhteishaun asiakaspalvelutehtävien työnjaoksi Opetushallituksen ja korkeakoulujen välillä on seuraava (kullekin tehtävälle kyettiin nimeämään vastuutaho):
Sivu 8 / 21 Opetushallitus Korkeakoulu(t) 1. kontaktipiste Paperilomakkeiden ja - ohjeiden toimittaminen hakijoille ja tallentaminen järjestelmään Palvelupyynnöt: vastaaminen/välittäminen korkeakoulu(i)lle Palvelun tekninen toimivuus, toimintahäiriöilmoitukset Hakijapalvelu: tekniset seikat Palautteen vastaanotto ja käsittely 1. Hakeminen ja hakijapalvelu Yksilölliset hakemuksen korjauskyselyt ja täydennyspyynnöt (esim. järjestelmältä tunnistamatta jääneet ristiriidat, todistusliitteiden karhuaminen) 2. Yhteishakujen periaatteet ja yhteiset aikataulut 3. Valintaperusteet Aloituspaikkamäärät Kiintiöt, valintajonot, hakijaryhmät Hakukelpoisuusvaatimukset (rajatapaustulkinnat ja - konsultaatio: korkeakoulut - > OPH) Pisteytys Yhteisvalinnat/valintakoeyhteistyö Hakemuksen liitteet, ennakkotehtävät, valmistavat tehtävät Harkinnanvaraiset eli erivapaushakijat Varasijamenettely Muu valintaperusteisiin liittyvä tieto Ohjaus itsenäiseen tiedonhakuun (asiakas, joka ei tunne vaihtoehtoja eikä ole selvittänyt omaa kiinnostustaan) Hakukohde/ korkeakoulu-tason tieto ( Missä korkeakoulussa koulutusta on tarjolla? ) Hakijapalvelu: yleisneuvonta (käyttöönotto & itsepalvelutoiminnot) Hakulomakkeen täyttö Hakuun ja valintaan liittyvät yhteiset aikataulut (yhteishakua koskevien kansallisen tason päätösten mukaisesti) Hakutoivejärjestys Yhden paikan säännös (tai sen korvaava yhteishakuasetuksen ohjeistus opiskelupaikan vastaanottamisesta) Yleinen korkeakoulukelpoisuus
Sivu 9 / 21 4. Valintakoe Ajankohta Paikka Kutsut, ilmoittautuminen Rakenne ja sisältö Kirjallisuus, ennakkomateriaali, valmistautuminen Esteettömyys Muu valintakokeita koskeva tieto 5. Hakukohteen koulutus OPS: sisältö ja tavoitteet Aikataulut Opetus- ja ohjausjärjestelyt Työllistyminen Esteettömyys Muu koulutuksen toteutusta koskeva tieto 6. Valinta, vastaanotto ja ilmoittautuminen, oikaisumenettely Valinnan tulokset Opiskelupaikan vastaanoton ja opiskelijaksi ilmoittautumisen ohjeistaminen Oikaisumenettelyn ohjeistaminen Tiimi tunnisti seuraavat kriittiset älykkään hakulomakkeen ja hakutoivekorin ominaisuudet, joiden toteutumisen tiimi uskoo parantavan yhteishakuun liittyvän asiakaspalvelun laatua ja vähentävän hakijoiden tietämättömyyttä yhteishakuun liittyvistä asioista: Hakulomake tunnistaa hakijalta todennetun (hakijapalvelun käyttäjä, jonka koulutustieto on todennetun osaamisen rekisterissä) tai hakijan ilmoittaman pohjakoulutuksen (muut hakijat) perusteella hakukohteet, joihin hakija voi todennetun/ilmoitetun pohjakoulutuksen perusteella olla hakukelpoinen. Näiden hakukohteiden tunnistamisen jälkeen hakulomake ilmoittaa hakijalle, jos hän ei ole hakukelpoinen hakutoivekoriin tai - järjestykseen valitsemaansa hakukohteeseen, mutta minkään hakukohteen valintaa hakutoivekoriin tai -järjestykseen ei hakulomakkeella estetä. Hakulomake tunnistaa ne hakijan valitsemat hakutoiveet, joiden valintakokeet järjestetään osittainkin samoina päivämäärinä ja jotka eivät hyväksy toistensa valintakokeita ja -pisteitä (eri valintakoeryhmä tms.), ja ilmoittaa päällekkäisyyksistä ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista. Lisäksi hakulomake tunnistaa hakutoiveista ne, jotka hyväksyvät toistensa valintakokeen ja -pisteet (sama valintakoeryhmä tms.), ja ilmoittaa tästä ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista.
Sivu 10 / 21 Hakulomake ilmoittaa hakijalle ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista, tuleeko hänen toimittaa hakukohteeseen tai sen korkeakouluun muuta dokumentaatiota (esim. todistukset, ennakkotehtävä) hakemuksen lisäksi. Kun hakulomake ja hakutoivejärjestys on tallennettu, hakujärjestelmä ilmoittaa hakijalle tarkemmat ohjeet em. dokumentaatiosta sekä sen, mihin osoitteeseen ja mihin ajankohtaan mennessä dokumentaatio on toimitettava. Vaihtoehtoisesti hakulomakkeen tallentamisen yhteydessä on mahdollisuus jättää vaadittu dokumentaatio lomakkeen liitetiedostona, jos hakukohteessa hyväksytään dokumentaation jättäminen sähköisenä. Hakulomakkeen ja hakutoivekorin toiminnallisuuksien lisäksi hakijan tulee voida tarkistaa hakijapalvelusta, onko hänen toimittamansa hakemukseen liittyvä dokumentaatio vastaanotettu korkeakoulussa hakijapalveluun kohdistuva tarkistettavuuden vaatimus koskee luonnollisesti myös muita hakijan ei-sähköisenä toimittamia hakuasiakirjoja kuten hakemusta ja opiskelupaikan vastaanottamisilmoitusta. Paperisena toimitetun hakudokumentaation tarkastelua varten korkeakoulun virkailijalla tulee olla mahdollisuus tallentaa skannattu dokumentaatio KSHJ:n hakudokumentaatiopankkiin ja yhdistää dokumentaatio hakijaan, jos jokin hakijan hakutoiveista on ao. korkeakoulussa. Tiimi ehdottaa, että Opetushallitus järjestää syyskuun 2012 loppuun mennessä korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalvelusta tilaisuuden, jossa se vastaa tiimiin ehdotukseen ja jossa voidaan keskustella yhteishaun asiakaspalvelun toteuttamisesta. Tilaisuudessa sovitaan yhteishaun asiakaspalvelun keskeisistä linjoista ja työtavasta, jolla yhteishaun asiakaspalveluun liittyvä Opetushallitusta, korkeakouluja ja ulkoisia asiakkaita koskeva kirjallinen yleisohjeistus laaditaan huhtikuun 2013 loppuun mennessä.
Sivu 11 / 21 3. Korkeakoulujen yhteiset toimintamallit Asiakaspalvelutiimi totesi yhteishaun yhteisiä toimintamalleja koskevassa keskustelussa, ettei uuden yhteishaun aloittamiseen ja uuden hakujärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon eli kevääseen 2014 mennessä ole mahdollista implementoida onnistuneesti kaikkiin ammattikorkeakouluihin ja kaikkiin yliopistoihin nykyisistä toimintamalleista poikkeavia täysin yhteisiä toimintamalleja. Täydellisesti yhteisiin toimintamalleihin voitaneen päästä toiminnan kehittyessä tai tarpeen vaatiessa vasta myöhemmin. Toimintamallin hahmottamisessa olikin olennaista havaita selkeimmät toimintamallien erot, joita ei voida purkaa kevääseen 2014 mennessä, ja toteutukseltaan toisiaan lähimpänä olevat haku- ja valintamenettelyjen osat, joiden osalta yhteisen toimintamallin sopiminen on mahdollista. Tiimi keskusteli lähtökohtaisesti yhteishaun yhteisistä toimintamalleista siten, että toimintamallit sopisivat mahdollisimman hyvin hakijamäärältään suurimpaan 1.(+2.) syklin korkeakouluopintojen hakuun suomen- ja ruotsinkielisen koulutuksen osalta. Vieraskieliseen koulutukseen ja 2. syklin korkeakouluopintojen hakuun hahmotellut toimintamallit eivät välttämättä sovellu, ja niiden erityiskysymyksiä on syytä pohtia vielä vuoden 2012 aikana korkeakoulujen kesken. Toisaalta joidenkin korkeakoulujen näkökulmasta hakujen jaottelu vieraskieliseen ja suomen- ja ruotsinkieliseen ei ole tarkoituksenmukaista, koska haut ja valinnat järjestetään tutkinnon tason, ei opetuskielen tai hakijan kansallisuuden mukaan. Tiimi käsitteli yhteisten toimintamallien mahdollisuuksia kuuden toimeksiantoon liittyvän sekä lisäksi kahden sitä sivuavan prosessi- tai toimintakokonaisuuden osalta: 1. Hakukelpoisuuden arviointi ja liitteiden käsittely 2. Erivapaushakemukset (yo)/ harkinnanvaraiset hakemukset (amk) 3. Hakijoiden neuvonta 4. Valintakoetiedotus ja -aikataulut 5. Opiskelijavalinnan esteettömyys ja SORA 6. Alkuperäisten todistusten tarkistus Lisäksi keskusteltiin: - varasijamenettely - valinta avoimen korkeakoulun opintojen perusteella Osaan käsitellyistä toimintamalleista muodostettiin näkemykset korkeakoulusektoreilla ennen tiimin yhteistä käsittelyä (acp-kokoukset), osan näkemykset muodostuivat yhteisissä tapaamisissa. 3.1 HAKUKELPOISUUDEN ARVIOINTI JA LIITTEIDEN KÄSITTELY (sisältää myös mahd. täydennyspyynnöt) Yliopistosektorin näkemys Tiedot tarkistetaan ja todistukset skannataan järjestelmään keskitetyssä palvelupisteessä Keskusteltiin myös ns. kompromissimallista: 1) amksektorilla 1. hakutoiveen amk ja yo- Amk-sektorin näkemys Tavoite: ehdollisista valinnoista eroon mahdollisimman laajasti (tätä tukee toteutuessaan todennetun osaamisen rekisteri TOR); jos hakijan tietoja ei saada TORista (huom! tämä koskee Työkalut KSHJ:n virkailijan käyttöliittymä ja koulutustietojen haku TORista (pääosa hakijoista) Hakijalta pyydetyt todistusjäljennökset (vähemmistö hakijoista -> kuka pyytää?) Huomioitavaa! MPKK:ssa ehdollinen valinta on osa valintaprosessia, sillä osa hakijoista (n. 35 %) valitaan ehdollisesti hakijoiden suorittaessa ns. jälki- RUK:ta, koska RUK:n suorittaminen on lopullisen valinnan edellytys. Useissa yliopistoissa
Sivu 12 / 21 sektorilla keskitetyssä palvelupisteessä (HUOM! voiko näin mittavassa uudistuksessa olla erilaiset käytännöt; jos hakija hakee molemmille sektoreille, syntyy ongelmallisia tilanteita ja liitteet joutuu toimittamaan kahteen paikkaan; ei ole uudistuksen hengen mukainen) 2) tai nykyinen amkmalli, jolloin 1. hakutoiveen korkeakoulu vastaanottaa, tarkistaa yleisen kkkelpoisuuden ja tarvittaessa skannaa liitteet järjestelmään (ongelmana se, että työ ei jakaannu tasaisesti yliopistojen ja amkien kesken (tilastojen mukaan) eikä myöskään yliopistojen kesken (suositut hakukohteet) Hakijoiden käyttäytymistä uudessa tilanteessa on vaikea ennustaa. Edellytyksenä TORin laajamittainen käyttö. erityisesti kaikkia työkokemustietoja), todistukset tiedoista tulee toimittaa hakuaikana tai ennen valintakokeita olevaan määräaikaan mennessä Hakukelpoisuuden tarkistamista 1. hakutoiveen korkeakoulussa pidetään hyvänä käytäntönä, jonka säilyttämistä jossakin muodossa jossakin osassa haun ja valinnan prosesseja on pidettävä vaihtoehtona. ehdollinen valintakäytäntö on syntynyt nykyisten valintaprosessien sivutuotteena ja on toisaalta osoitus hallitsemattomasta prosessista. Siitä tulisi päästä eroon (poikkeuksena MPKK). Virallisesti ehdollista valintaa käsitteenä ei ole. IB- ja EB-tutkintojen näkökulmasta tilanne ongelmallinen; miten hakijoiden tasapuolinen kohtelu toteutuu uudistuksen hengen mukaisesti, jos ko. hakijoiden valinta perustuu pelkkään valintakokeeseen eikä heille huomioida alkupisteitä suorittamastaan tutkinnosta? Yhteiset aikataulut hakemuksen täydentäminen ja liitteiden toimittaminen tutkintojen valmistuminen kielitestitulokset Liitteiden arkistointi Yhden luukun periaate yhteisvalinnoissa (yo) Poikkeavat liitteet (esim. taidealalla) Liitteet tulee olla virallisesti oikeaksi todistettuja hakuvaiheessa (huom! liitteiden määrän oletetaan vähenevän vuodesta toiseen). Tiimin näkemys toimintamalleista: Liitteiden käsittely Lähtökohtaisesti on odotettavaa, että merkittävä osa yhteishaun liitteistä tulee TORin myötä poistumaan (erityisesti, jos jatkossa yhteisvalinta varataan pelkästään ensimmäistä paikkaansa hakeville). Jos hakijan opintotietoja ei ole TORissa, niin ideaalitilanteessa hakijan tulevien hakujen, TORin kansalaispalvelumaisuuden ja valintojen oikeellisuuden kannalta hakijan tulisi ensisijaisesti toimittaa koulutustodistuksensa valtakunnalliseen tai alueelliseen TOR-todentamispalveluyksikköön, joka siirtäisi tarkistamansa tiedot TORiin. Vaihtoehtoisesti hakija voi toimittaa koulutustodistuksensa jäljennökset jonkin hakutoiveensa korkeakouluun järjestelmään skannattavaksi ja hakutoiveidensa korkeakoulujen tarkistettavaksi yhteiseen määräaikaan mennessä, mutta näin toimimalla hänen tulisi toimittaa todistusjäljennökset jonkin hakutoiveensa korkeakouluihin jokaisella hakukierroksel-
Sivu 13 / 21 la. Jos TOR on KSHJ:n käyttöönottovaiheessa keväällä 2014 hyödynnettävissä enintään keväällä 2014 toisen asteen koulutuksesta valmistuvien henkilöiden todistustietojen osalta (lukuun ottamatta YTL:n rekisteriä, josta tiedot ovat saatavilla vuoteen 1990 asti), merkittävä osa 1. syklin opiskelijavalinnoissa käytettävien todistusten tiedoista on tarkistettava todentamattomasta todistusdokumentaatiosta virkailijatyönä ennen opiskelijavalintojen toteuttamista. Tällaisia todistustietoja ovat mm. lukion päättötodistusten ja ammatillisten tutkintojen päättötodistusten arvosana- ja keskiarvotiedot. Korkeakoulujen valintaperusteiden erot muiden kuin ylioppilastutkintotodistuksen arvosanojen ja sitä täydentävien ylioppilastutkinnon arvosanojen osalta johtavat siihen, että hakijan pohjakoulutuksen perusteella annettavien valintapisteiden tarkistaminen yhden hakutoiveen korkeakoulussa edellyttäisi hakuvirkailijoilta kykyä verrata hakijan todistustietoja minkä tahansa korkeakoulun minkä tahansa hakukohteen valintaperusteisiin nopeasti ja luotettavasti. Toiminnan ero nykykäytäntöihin verrattuna olisi niin suuri, ettei työn laatu eikä tehokkuus vastaisi haku- ja valintaprosessin vaatimuksia. Tämän vuoksi ammattikorkeakoulusektorilla yhtenäisten valintaperusteiden myötä käytetty 1. hakutoiveen malli ei olisi uudessa korkeakoulujen yhteishaussa laadukkaasti ja tehokkaasti toteutettavissa ainakaan molemmat korkeakoulusektorit tai kaikki korkeakoulut kattavana. Koska korkeakouluilla ei ole riittävän laajasti halukkuutta yhteisen kansallisen liitteiden käsittely- tai yhteishakupalvelupisteen perustamiseen ja rahoittamiseen, liitteiden toimittamisen (hakijan näkökulma) ja käsittelyn (korkeakoulun näkökulma) tarkoituksenmukaisen toteuttaminen jää joka tapauksessa tarkennettavaksi syksyllä 2012 riippumatta siitä, kerätäänkö TOR-palveluun todistustietoja takautuvasti muista kuin ylioppilastutkinnoista ja -arvosanoista. Tiimi ehdottaa, että korkeakoulut järjestävät Opetushallituksen tuella lokakuun 2012 loppuun mennessä liitteiden käsittelyyn keskittyvän tilaisuuden, jonka tavoitteena on luoda korkeakoulujen yhteishaun liitteiden käsittelyyn toimintamalli, joka säästää hakijaa monen osoitteen postituksilta ja useiden samanlaisten todistusjäljennösten toimittamiselta samaa yhteishakukierrosta varten ja joka on korkeakoulujen näkökulmasta tehokas ja laadukas. Tilaisuudessa sovitaan liitteiden käsittelyn keskeisistä linjoista ja työtavasta, jolla liitteiden toimittamista ja käsittelyä koskeva Opetushallitusta, korkeakouluja ja ulkoisia asiakkaita koskeva kirjallinen yleisohjeistus laaditaan huhtikuun 2013 loppuun mennessä. Muut hakuun liittyvät, ei-tor-kirjattavat hakemuksen liitteet (esim. työtodistukset) toimitetaan hakukohteen korkeakouluun. Hakukelpoisuuden arviointi Tiimin toteama keskeinen KSHJ-toiminnallisuusvaatimus: Kun hakijan suorittama ja TORista todennettu pohjakoulutus tuottaa yleisen korkeakoulukelpoisuuden ja hakutoivejärjestyksessä olevan hakukohteen hakukelpoisuusvaatimus on yleinen korkeakoulukelpoisuus, hakijan kelpoisuuden arviointi tapahtuu automaattisesti ilman virkailijarastia. Kun hakijan pohjakoulutusta ei ole todennettu TORista, kun hakukohteen hakukelpoisuuteen vaaditaan erityistä dokumentaatiota (liitteet, ennakkotehtävä) tai kun hakukohteella on yleisestä korkeakoulukelpoisuudesta poikkeava kelpoisuusvaatimus, hakukohteen korkeakoulu tarkistaa kelpoisuuden. Yliopistojen yhteisvalintojen osalta järjestelmän tulee mahdollistaa nykyiset keskitetyt toiminnot. Vastaavasti ammattikorkeakoulujen valintakoeyhteistyön osalta järjestelmän tulee mahdollistaa se, että samaan valintakoeryhmään kuuluvien hakukohteiden kelpoisuudet tarkistaa niistä korkeimmalla hakutoivesijalla olevan hakukohteen korkeakoulu. Asiakirjan täydentäminen: Hallintolaki 22 /Asiakirjan täydentäminen Jos viranomaiselle toimitettu asiakirja on puutteellinen, viranomaisen on kehotettava lähettäjää määräajassa täydentämään asiakirjaa, jollei se ole tarpeetonta asian ratkaisemiseksi. Asiakirjan lähettäjälle on ilmoitettava, miten asiakirjaa on täydennettävä. Viranomaiseen saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä, eikä asiakirjan alkupe-
Sivu 14 / 21 räisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä. Asianosainen voi myös omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan tai muuta asian käsittelyä varten toimittamaansa asiakirjaa sekä toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja. Tiimi ehdottaa hallintolain kirjaukseen viitaten, että korkeakoulut sopivat huhtikuun 2013 loppuun mennessä yhteisen menettelyn ja määräajan liitteiden toimittamiselle, joka on myös edellytys valintaprosessin aikataulussa pysymiselle. 3.2 ERIVAPAUSHAKEMUKSET (YO)/ HARKINNANVARAISET HAKEMUKSET (AMK) Yliopistosektorin näkemys Amk-sektorin näkemys Työkalut Huomioitavaa! Hakemus liitteineen on toimitettava jatkossakin kunkin hakutoiveen korkeakouluun (päätökset korkeakoulu- ja jopa hakukohdekohtaisia). Joissakin hakukohteissa erivapautta ei myönnetä lainkaan. Liitteet toimitettava jatkossakin kunkin hakutoiveen korkeakouluun (päätökset korkeakoulu- ja jopa hakukohdekohtaisia) Hakijan toimittamat hakemuksen liitteet KSHJ:n käyttöliittymä Nykyinen menettelyjen hajanaisuus (yo: tapauskohtainen harkinta vs. amk: päätös harkinnanvaraisuuden käytöstä) sotii yhteishaun periaatteita vastaan. Vaatii laajempaa ja syvempää keskustelua ja menettelyn ja lainsäädännön tulkinnan yhtenäistämistä. Yhteinen käytäntö ja aikataulutus, ohjeistus KSHJ:hin. Erivapaus haettava niin hyvissä ajoin, että hakija ehtii hakemaan hakuaikana. Pitäisikö deadline ollakin jokin muu, kuin hakuajan päättymiseen mennessä? (ongelma: aina on hakijoita, jotka vaan hakevat, kun eivät ymmärrä, että hakukelpoisuus ei kenties riitä. Miten toimitaan, jos hakuaika on jo päättynyt ja havaitaan tällaisia tilanteita? Ohjauksen tehostaminen Ei-kelpoisten hakijoiden informoiminen silloin, jos hakija ei ole hakenut erivapautta ja huomataan, että hän ei olekaan kelpoinen? Tiimin näkemys toimintamallista: Korkeakoulun tulisi päättää osana hakukohteen valintaperusteita, käytetäänkö hakukohteessa erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa vai ei. Mikäli kielteistä päätöstä ei ole tehty, korkeakoulu käyttää hakukohteessa erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa. Hakukohteen valintaperusteissa tulee olla kenttä Harkinnanvaraisuus ja vaihtoehdot Kyllä/Ei. Hakijat, joilla ei ole hakukohteen hakukelpoisuuteen vaadittavaa pohjakoulutusta, toimittavat dokumentaation jokaisen sellaisen hakukohteen korkeakouluun, joka käyttää erivapausvalin-
Sivu 15 / 21 taa/harkinnanvaraista valintaa. Mahdollisuus jättää sähköisiä liitteitä (tiedot ja taidot = koulutus, työkokemus ja harrastuneisuus, joihin hakija vetoaa) hakemuksen tallentamisen yhteydessä tai hakijapalvelussa helpottaisi hakijan toimintaa. 3.3 HAKIJOIDEN NEUVONTA (S-POSTI, PUHELIN, SOS. MEDIA, F2F) Yliopistosektorin näkemys Amk-sektorin näkemys Työkalut Huomioitavaa! Nykykäytännöt ja hakijapalvelut- /hakutoimistoverkosto olisi ihanteellisin malli (sähköisten palvelujen kehittäminen on oma lukunsa). Kansallinen asiakaspalvelukeskus ei saa tiimin laajaa tukea (pl. englanninkielinen koulutus: liitteiden käsittely ja yleiseen hakukelpoisuuteen liittyvä neuvonta). Nykykäytännöt ja hakijapalvelut- /hakutoimistoverkosto olisi ihanteellisin malli (sähköisten palvelujen kehittäminen on oma lukunsa). Kansallinen asiakaspalvelukeskus ei saa tukea (pl. englanninkielinen koulutus: liitteiden käsittely ja yleiseen hakukelpoisuuteen liittyvä neuvonta) Luottamus toisiin toimijoihin ja asiantuntevaan henkilöstöön. Laajasti jaettu käsitys tehtävistä ja yhteisesti sovitut käytännöt Korkeakoulut haluavat olla ja toimia mahdollisimman lähellä omia hakijoitaan. Korkeakoulu vastaa itse sisällöllisestä neuvonnasta. Haku- ja valintajärjestelmään liittyvä neuvonta (KSHJ): OPH vastaa Sähköiset palvelut tukevat korkeakoulujen neuvontatyötä. Huom! UAF pilotoi v. 2013 HY:n päävalinnan liitteiden käsittelyn, josta saadut kokemukset voisi olla hyvä kartoittaa. Tiimin näkemys toimintamallista: Korkeakoulut toteuttavat hakijoiden neuvonnan pääasiassa kuten tähänkin asti. Odotuksena on, että sähköisten palvelujen ohjaavuus lisääntyy ja perinteisen hakijaneuvonnan helppojen kysymysten määrä vähenee. Kansalliselle palvelukeskukselle nähdään tarvetta ainoastaan vieraskielisen koulutuksen liitteiden käsittelyssä ja yleiseen korkeakoulukelpoisuuteen liittyvässä neuvonnassa (ulkomailla suoritetun koulutuksen antamat kelpoisuudet toisaalta osa korkeakouluista toteuttaa hakijoiden neuvonnan ja muut hakuun ja valintaan liittyvät prosessit tutkinnon tason - ei hakijoiden kansallisuuden tai hakukohteen opetuskielen - mukaan). Ks. asiakaspalvelun työnjako edellä. 3.4 VALINTAKOETIEDOTUS JA -AIKATAULUT Tiimin näkemys toimintamalleiksi: Valintakoetiedotus Korkeakoulut eivät pääsääntöisesti lähetä valintakoekutsuja hakijoille. Tunnistettuja poikkeustapauksia, joissa korkeakoulu postittaa tai lähettää sähköpostitse hakijalle valintakoekutsun tai ilmoituksen ei-kelpoisuudesta joka tapauksessa, ovat: - hakijat, joiden hakukelpoisuudesta tulee päättää erikseen (erivapaushakijat/harkinnanvaraiset) - ulkomailla asuvat ulkomaiset hakijat, jotka tarvitsevat valintakoekutsun viisumi- tai oleskelulupa-
Sivu 16 / 21 hakemuksen liitteeksi. Hakijan tulee voida saada korkeakoululta valintakoekutsu tai ilmoitus ei-kelpoisuudesta pyynnöstä postitse tai sähköpostitse (hakulomakkeen kohta). Ilmoitus hakijan ei-kelpoisuudesta tulee toimittaa automaattisesti hakijapalveluun määrättynä ajankohtana ennen valintakokeiden alkamista. Hakutoiveiden valintakokeiden ajankohdista ja -paikoista tulee tiedottaa sähköisesti ja automaattisesti korkeakoulun antamien tietojen mukaan: - koulutustarjonnan verkkopalvelussa (osana valintaperustetietoa) - hakijapalvelussa (tiedot näkyvät hakulomakkeen tallennuksen jälkeen, muutokset niiden tekemisen jälkeen) ja - hakujärjestelmän automaattimuistutuksella (koonti hakutoiveista ja niiden valintakokeista OPH:n päättämänä ajankohtana ennen valintakokeiden alkamista) Hakukohteissa, joissa käytetään monivaiheista valintaa, korkeakoulun tulee tiedottaa hakijoille henkilökohtaisesti kokeiden eri vaiheista ja ohjeistuksesta. Tämän täytyy uudessa järjestelmässä olla mahdollista hakukohdekohtaisesti myös sähköisesti. Valintakoeaikataulut Opetushallitus kerää valintakoetta koskevat tiedot korkeakouluilta koulutustarjonnan verkkopalveluun koulutustarjonta- ja valintaperustetietojen keräämisen yhteydessä. Valintakokeiden aikataulutuksen osalta tiimi toivoo koulutusalan sisäistä yhteistyötä (hakijaystävällisyys), mutta toisaalta valintakokeiden päällekkäisyyden täydellisen välttämisen mahdottomuus ja tietoiset akateemiset päätökset valintakokeiden päällekkäisyydestä on hyväksyttävä. Hakijaystävällisyyteen liittyen tiimissä keskusteltiin myös mahdollisuudesta valintakoeaikataulujen koordinoimiseksi, koska uudessa haku- ja valintaprosessissa korkeakoulujen valintakoeaikataulut pakkautuvat KSHJ-esitutkimuksen mukaan aikaisempaa tiiviimpään ajanjaksoon. 3.5 OPISKELIJAVALINNAN ESTEETTÖMYYS JA SORA Tiimin näkemys toimintamalleiksi: Opiskelijavalinnan esteettömyys Hakija hakee jatkossakin oikeutta valintakokeen erityisjärjestelyihin kuhunkin valintakokeeseen valintakokeen toteuttavasta korkeakoulusta. Päätöksen tekee korkeakoulu. Yhteinen erityisjärjestelyhakemusten jättämistä koskeva määräaika on sovitettava haku- ja valintaaikataulupäätöksiin (esim. 14 päivää hakuajan päättymisen jälkeen, joka on nykyisin ollut liitteiden toimittamisen yhteisesti sovittu määräaikasuositus) ja siitä on sovittava OKM:n ja korkeakoulujen kesken. Korkeakoulujen on laadittava yleisohjeistus opiskelijavalintojen esteettömyydestä ja julkaistava se Oppija-portaalissa. Korkeakoulukohtaisen menettelyn ja yhteyshenkilötietojen kirjaaminen hakukohteen tai korkeakoulun koulutustietoihin tulisi ottaa harkintaan hankkeen määrittelytyössä. Yhteisen hakemuspohjan laatimista on pohdittava korkeakoulujen kesken. Jokaisessa korkeakoulussa tulisi olla tietoa erityisjärjestelyjen määrästä ja erilaisista toimenpiteistä, jotta tarvittaessa saataisiin tieto asian laajuudesta esteettömän opiskelun ja opiskelijoiden hyvinvoinnin kehittämiseksi (tieto keskitetysti hakijapalveluihin tai muulle asiaa koordinoivalle taholle). SORA-ohjeistus Korkeakoulujen tulee laatia yhteinen ohjeistus SORA-lainsäädännön tulkintaan ja käyttöön opiskelijavalinnassa, ja se tulee julkistaa Oppija-portaalissa esim. yhteisen esteettömyysohjeistuksen yhteydessä. Hakulomakkeella olevat yhteiset SORA-kysymykset (amkhaku) tulee laatia yhteistyössä OPH:n ja korkeakoulujen kesken (Huom! yliopistosektorilla hakulomakekäytännöt SORA:an liittyen eivät vielä ole olleet yhtenevät). Korkeakoulujen tulisi SORA-kysymysten hakukohdekohtaisuuden osalta pyrkiä kaikkia koulutus- tai opintoalan tai sen osan hakukohteita koskeviin käytäntöihin korkeakoulujen päätösten sijaan.
Sivu 17 / 21 3.6 TODISTUSTEN TARKISTUS Tiimin näkemys toimintamalliksi: Merkittävä osa koulutustodistustiedoista saadaan KSHJ:n käyttöönotosta alkaen TORista kansallisesta rekisteristä todennettuja todistustietoja ei tarvitse tarkistaa alkuperäisistä todistuksista. Ellei todistustietoja ole TORissa, hakijan todistusjäljennökset on pääsääntöisesti tarkistettava korkeakouluissa ennen valintaa (ehdollisten valintojen välttäminen, hakemuksen täydentäminen). Tällaisten hakijoiden tulee toimittaa virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset todistuksistaan ennen valintaa, ja alkuperäiset todistukset on tarkistettava opiskelijaksi hyväksytyiltä viimeistään opintojen alkaessa korkeakoulun määräämällä tavalla. Jos alkuperäiset todistukset osoittautuvat väärennöksiksi tai jos niiden tiedot poikkeavat hakijan antamista tiedoista opiskelijavalinnan kannalta ratkaisevasti, korkeakoulu voi purkaa valinnan. Todistusten tarkistamiseen liittyvästä työnjaosta korkeakoulun sisällä päättää jokainen korkeakoulu itse. Huom! Tiimissä oli erilaisia näkemyksiä siitä, täytyykö todistusten olla hakuvaiheessa virallisesti oikeaksi todistettuja, koska alkuperäiset todistukset joudutaan joka tapauksessa tarkistamaan opintojen alkaessa. Tällä hetkellä esim. yo-sektorilla tiukin käytäntö on HY:ssa ja useissa yliopistoissa riittää pelkkä kopio hakuvaiheessa. Lopputulema oli, että tiukempi käytäntö olisi perusteltua ja koskisi niitä tutkintoja ja suorituksia, joita ei voi todentaa olemassa olevasta rekisteristä. Ongelmana virallisesti oikeaksi todistettujen todistusjäljennösten vaatimisessa on, ettei hakija itse voi toimittaa liitteitä tiedostomuotoisina skannauksina.
Sivu 18 / 21 4. Muuta 4.1 YHTEISHAUN KÄSITE Työnjakoehdotuksen laatimisen lisäksi asiakaspalvelutiimi totesi jo ensimmäisessä kokouksessaan, että yhteishaku-käsitteen käyttö tosiasiallisesti vähintään kahdesta erillisestä hausta 1.(+2.) syklin korkeakouluopintojen ja 2. syklin korkeakouluopintojen hausta on hakijoiden ja asiakaspalvelun kannalta ongelmallista. Lisäksi asiakaspalvelun ja hakuprosessin sujuvuudelle syntyy haasteita suomen- ja ruotsinkielisten ja vieraskielisten koulutusten kuulumisesta samaan hakuun: vieraskielisten koulutusten erottamista sykleittäin omiin hakuihinsa/omien hakutoivejonojensa hakukohdevaihtoehdoiksi on syytä harkita uudelleen, koska vieraskieliseen koulutukseen hakeutuvilla ulkomaiden kansalaisilla tulee olemaan vaikeuksia löytää haluamansa koulutukset suomen- ja ruotsinkielisten ja vieraskielisten hakukohteiden joukosta ja ymmärtää esimerkiksi porrastettua hakuajan päättymistä. Järjestelmä näyttäytyy hakijalle sekavana, jos amkien vieraskielinen haku kuuluu yhteishakuun ja yliopistojen ei. Vieraskielisten koulutusten hakuaika molemmilla sektoreilla on aikataulullisesti aivan vuoden alussa, koska valintaprosessi vie aikaa ja valituille opiskelijoille on varattava riittävästi aikaa asioiden järjestämiseksi, jotta pystyvät aloittamaan opintonsa syksyllä. Tiimi lisäksi ehdottaa, että hakukohteen kohdalla näkyisi aina selkeä symboli, kumman sektorin hakukohteesta kulloinkin on kyse. Huomattakoon, että yliopistoissa on huomattava määrä erillisvalintoja, joilla on erittäin työllistävä vaikutus johtuen niiden pirstaleisuudesta. Erillisvalintojen toteutus vaihtelee yliopistoittain ja mitä laajemmin yliopistot ovat siirtyneet erillisvalinnoissaankin sähköiseen hakuun, sitä enemmän myös erillisvalinnat kuormittavat hakijapalveluita. Yliopistoissa olisi varmasti halukkuutta siirtyä erillisvalintojenkin osalta käyttämään sähköistä hakujärjestelmää laajamittaisemmin, mutta se edellyttäisi valintaperusteiden selkeyttämistä ja yksinkertaistamista. KSHJ:n käyttöönoton yhteydessä erillisvalintojen vieminen sähköiseen hakuun on todennäköisesti mahdotonta suuren työmäärän vuoksi. 4.2 VARASIJAMENETTELY Varasijamenettely ei varsinaisesti kuulunut tiimin toimeksiantoon. Siitä kuitenkin keskusteltiin, koska asia nousi useassa yhteydessä esille. Varasijamenettely on tärkeä osa valintaprosessia ja se lähtökohtaisesti herättää paljon kiinnostusta ja kysymyksiä. Tiimin jäsenet kokevat, että varasijamenettelyn painoarvo saattaa olla hyvin erilainen eri sektoreilla kuten myös eri aloilla. Tiimi esittää, että KSHJ-hankkeen ohjausryhmä käsittelisi aloituspaikkojen täyttämistä ja varasijamenettelyä uudelleen vuoden 2012 loppuun mennessä ja että Opetushallitus järjestäisi aiheesta syksyllä 2012 yhteisen tilaisuuden, jossa selvitettäisiin korkeakoulujen tarpeet haku- ja valintajärjestelmässä toteutettavalle varasijavalinnalle. Tiimi pitää tärkeänä, että varasijamenettely kuvattaisiin siten, että se hahmottuisi kaikille toimijoille ja olisi myös hakijoiden näkökulmasta mahdollisimman läpinäkyvä. 4.3 OIKAISUMENETTELY
Sivu 19 / 21 Tiimi ehdottaa, että yhteisvalinnan oikaisumenettelystä laaditaan kansallinen kuvaus ja yleisohjeistus. Taustalla tulee huomioida KSHJ-ohryn linjaus, että opiskelijat täytyy valita niin, että kaikki valitut opiskelijat voivat aloittaa opintonsa samanaikaisesti syyslukukauden alkaessa (huom! aloittamisaika voi vaihdella korkeakouluittain). Aikatauluvaikutukset tulisi siten huomioida myös korkeakoulujen muutoksenhakulautakuntien tmv. toimielinten aikatauluissa. 4.4 VALINTA AVOIMEN KORKEAKOULUN OPINTOJEN PERUSTEELLA Ammattikorkeakouluissa opiskelijavalinta avoimen ammattikorkeakoulun opintojen perusteella tapahtuu yhteishaun kautta, ja sen voi toteuttaa ainoastaan yhteishaussa olevaan koulutustarjontaan. Yliopistoissa valinta avoimen yliopistojen opintojen perusteella on erillisvalinta. Asia nousi esille useassa kohdin ja tiimi päätyi näkemykseen, että avoimen korkeakoulun opintojen perusteella tapahtuva opiskelijavalinta tulisi toteuttaa kummallakin sektorilla yhteishakujen ulkopuolella (joko yhteisesti sovittuina hakuaikoina tai korkeakoulukohtaisesti). Yhteishakujen ulkopuolelle jääminen ei kuitenkaan saa estää KSHJ-hankkeessa tuotettavien järjestelmäpalvelujen hyödyntämistä yliopistojen avoimen väylän ja ammattikorkeakoulujen avoimen polun käytössä. 4.5 YHTEISHAUN AIKATAULUT KSHJ-ohry on linjannut, että korkeakoulujen tulee vahvistaa vuoden 2014 valintaperusteensa 30.4.2013 mennessä. Tiimi on ehdottanut KSHJ-ohrylle (asia käsitelty 16.4.2012 kokouksessa), että opetushallitus ja opetus- ja kulttuuriministeriö toimittaisivat korkeakouluille hakuja valintaprosessin valtakunnallisen aikataulun vuosittain viimeistään 30.11. korkeakoulujen opiskelijavalintojen valmistelun edistämiseksi. 4.6 KORKEAKOULUJEN YHTEISTYÖ Tiimi pitää välttämättömänä korkeakoulujen yhteistyön, keskinäisen vuorovaikutuksen sekä keskusteluyhteyden edistämistä haku- ja valintaprosessin kehittämiseksi tulevaisuudessa. Yhteisten menettelyjen ja käytäntöjen tunnistaminen ja kehittäminen on aivan keskeistä haku- ja valintaprosessin toimivuuden, opiskelijavalintojen onnistumisen sekä korkeakoulujen asiakkaiden palveluiden kannalta. 4.7 OPISKELIJAVALINTOJEN KEHITTÄMINEN JA VALINTAYHTEISTYÖ Vaikka opiskelijavalintojen kehittäminen on rajattu KSHJ-hankkeen ulkopuolelle, on valintojen kehittäminen korkeakouluissa järjestelmän toimivuuden ja hakijapalveluiden työmäärän/työn kuormittavuuden ja opiskelijavalintojen tehokkuuden näkökulmasta aivan ydinkysymys. Myös alakohtainen yhteistyö valintojen kehittämiseksi on keskeistä. Tiimi toivoo, että opetus- ja kulttuuriministeriö huomioisi tämän tehtävän riittävällä tavalla korkeakoulujen ohjauksessa.
Sivu 20 / 21 Liite: koonti selvityksen toimenpide-ehdotuksista ja KSHJjärjestelmän toiminnallisuusvaatimuksista 1. Asiakaspalvelun ja yhteisen toimintamallin kehittämistä koskevat jatkotoimenpideehdotukset - Keskustelutilaisuus yhteishaun asiakaspalvelusta, järjestäjänä Opetushallitus (s. 10): Tiimi ehdottaa, että Opetushallitus järjestää syyskuun 2012 loppuun mennessä korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalvelusta tilaisuuden, jossa se vastaa tiimiin ehdotukseen ja jossa voidaan keskustella yhteishaun asiakaspalvelun toteuttamisesta. Tilaisuudessa sovitaan yhteishaun asiakaspalvelun keskeisistä linjoista ja työtavasta, jolla yhteishaun asiakaspalveluun liittyvä Opetushallitusta, korkeakouluja ja ulkoisia asiakkaita koskeva kirjallinen yleisohjeistus laaditaan huhtikuun 2013 loppuun mennessä. - Keskustelutilaisuus liitteiden käsittelystä, järjestäjänä korkeakoulut (s. 13) Tiimi ehdottaa, että korkeakoulut järjestävät Opetushallituksen tuella lokakuun 2012 loppuun mennessä liitteiden käsittelyyn keskittyvän tilaisuuden, jonka tavoitteena on luoda korkeakoulujen yhteishaun liitteiden käsittelyyn toimintamalli, joka säästää hakijaa monen osoitteen postituksilta ja useiden samanlaisten todistusjäljennösten toimittamiselta samaa yhteishakukierrosta varten ja joka on korkeakoulujen näkökulmasta tehokas ja laadukas. Tilaisuudessa sovitaan liitteiden käsittelyn keskeisistä linjoista ja työtavasta, jolla liitteiden toimittamista ja käsittelyä koskeva Opetushallitusta, korkeakouluja ja ulkoisia asiakkaita koskeva kirjallinen yleisohjeistus laaditaan huhtikuun 2013 loppuun mennessä. - Hakemusliitteiden toimittamisen aikataulu ja menettely, laatijana korkeakoulut (s. 14): Tiimi ehdottaa hallintolain kirjaukseen viitaten, että korkeakoulut sopivat huhtikuun 2013 loppuun mennessä yhteisen menettelyn ja määräajan liitteiden toimittamiselle, joka on myös edellytys valintaprosessin aikataulussa pysymiselle. - Opiskelijavalinnan esteettömyys: hakemusten määräaika ja ohjeistus, laatijana korkeakoulut (s. 16): Yhteinen erityisjärjestelyhakemusten jättämistä koskeva määräaika on sovitettava haku- ja valintaaikataulupäätöksiin (esim. 14 päivää hakuajan päättymisen jälkeen, joka on nykyisin ollut liitteiden toimittamisen yhteisesti sovittu määräaikasuositus) ja siitä on sovittava OKM:n ja korkeakoulujen kesken. Korkeakoulujen on laadittava yleisohjeistus opiskelijavalintojen esteettömyydestä ja julkaistava se Oppijaportaalissa. - SORA-lainsäädäntö: ohjeistus ja SORA-kysymykset, laatijana korkeakoulut (s. 16): Korkeakoulujen tulee laatia yhteinen ohjeistus SORA-lainsäädännön tulkintaan ja käyttöön opiskelijavalinnassa, ja se tulee julkistaa Oppija-portaalissa esim. yhteisen esteettömyysohjeistuksen yhteydessä. Hakulomakkeella olevat yhteiset SORA-kysymykset (amkhaku) tulee laatia yhteistyössä OPH:n ja korkeakoulujen kesken (Huom! yliopistosektorilla hakulomakekäytännöt SORA:an liittyen eivät vielä ole olleet yhtenevät). - Aloituspaikkojen täyttäminen ja varasijamenettely, vastuutahona KSHJ-ohjausryhmä, tilaisuuden toteuttajana Opetushallitus (s. 18): Tiimi esittää, että KSHJ-hankkeen ohjausryhmä käsittelisi aloituspaikkojen täyttämistä ja varasijamenettelyä uudelleen vuoden 2012 loppuun mennessä ja että Opetushallitus järjestäisi aiheesta syksyllä 2012 yhteisen tilaisuuden, jossa selvitettäisiin korkeakoulujen tarpeet haku- ja valintajärjestelmässä toteutettavalle varasijavalinnalle. Tiimi pitää tärkeänä, että varasijamenettely kuvattaisiin siten, että se hahmottuisi kaikille toimijoille ja olisi myös hakijoiden näkökulmasta mahdollisimman läpinäkyvä. 2. Haku- ja valintajärjestelmää koskevat toiminnallisuusvaatimukset Sopivien hakukohteiden tunnistaminen hakijan pohjakoulutuksen perusteella (s. 9): Hakulomake tunnistaa hakijalta todennetun (hakijapalvelun käyttäjä, jonka koulutustieto on todennetun osaamisen rekisterissä) tai hakijan ilmoittaman pohjakoulutuksen (muut hakijat) perusteella hakukohteet, joihin hakija voi todennetun/ilmoitetun pohjakoulutuksen perusteella olla hakukelpoinen. Näiden hakukohteiden tunnistamisen jälkeen hakulomake ilmoittaa hakijalle, jos hän ei ole hakukelpoinen hakutoivekoriin tai -järjestykseen valitsemaansa hakukohteeseen, mutta minkään hakukohteen valintaa hakutoivekoriin tai - järjestykseen ei hakulomakkeella estetä.
Sivu 21 / 21 Valintakokeiden ajallisen päällekkäisyyden ja valintakoeryhmien tunnistaminen (s. 9): Hakulomake tunnistaa ne hakijan valitsemat hakutoiveet, joiden valintakokeet järjestetään osittainkin samoina päivämäärinä ja jotka eivät hyväksy toistensa valintakokeita ja -pisteitä (eri valintakoeryhmä tms.), ja ilmoittaa päällekkäisyyksistä ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista. Lisäksi hakulomake tunnistaa hakutoiveista ne, jotka hyväksyvät toistensa valintakokeen ja - pisteet (sama valintakoeryhmä tms.), ja ilmoittaa tästä ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista. Vaaditun lisädokumentaation ilmoittaminen, tarkentaminen, tallennettavuus ja tarkistettavuus (s.10): Hakulomake ilmoittaa hakijalle ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista, tuleeko hänen toimittaa hakukohteeseen tai sen korkeakouluun muuta dokumentaatiota (esim. todistukset, ennakkotehtävä) hakemuksen lisäksi. Kun hakulomake ja hakutoivejärjestys on tallennettu, hakujärjestelmä ilmoittaa hakijalle tarkemmat ohjeet em. dokumentaatiosta sekä sen, mihin osoitteeseen ja mihin ajankohtaan mennessä dokumentaatio on toimitettava. Vaihtoehtoisesti hakulomakkeen tallentamisen yhteydessä on mahdollisuus jättää vaadittu dokumentaatio lomakkeen liitetiedostona, jos hakukohteessa hyväksytään dokumentaation jättäminen sähköisenä. Hakulomakkeen ja hakutoivekorin toiminnallisuuksien lisäksi hakijan tulee voida tarkistaa hakijapalvelusta, onko hänen toimittamansa hakemukseen liittyvä dokumentaatio vastaanotettu korkeakoulussa hakijapalveluun kohdistuva tarkistettavuuden vaatimus koskee luonnollisesti myös muita hakijan ei-sähköisenä toimittamia hakuasiakirjoja kuten hakemusta ja opiskelupaikan vastaanottamisilmoitusta. Paperisena toimitetun hakudokumentaation tarkastelua varten korkeakoulun virkailijalla tulee olla mahdollisuus tallentaa skannattu dokumentaatio KSHJ:n hakudokumentaatiopankkiin ja yhdistää dokumentaatio hakijaan, jos jokin hakijan hakutoiveista on ao. korkeakoulussa. Erivapausvalinnan/harkinnanvaraisen valinnan käytön merkintä hakukohteelle (s. 14): Korkeakoulun tulisi päättää osana hakukohteen valintaperusteita, käytetäänkö hakukohteessa erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa vai ei. Mikäli kielteistä päätöstä ei ole tehty, korkeakoulu käyttää hakukohteessa erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa. Hakukohteen valintaperusteissa tulee olla kenttä Harkinnanvaraisuus ja vaihtoehdot Kyllä/Ei. Valintakokeista tiedottaminen (s. 15-16): Hakijan tulee voida saada korkeakoululta valintakoekutsu tai ilmoitus ei-kelpoisuudesta pyynnöstä postitse tai sähköpostitse (hakulomakkeen kohta). Ilmoitus hakijan ei-kelpoisuudesta tulee toimittaa automaattisesti hakijapalveluun määrättynä ajankohtana ennen valintakokeiden alkamista. Hakutoiveiden valintakokeiden ajankohdista ja -paikoista tulee tiedottaa sähköisesti ja automaattisesti korkeakoulun antamien tietojen mukaan: * koulutustarjonnan verkkopalvelussa (osana valintaperustetietoa) * hakijapalvelussa (tiedot näkyvät hakulomakkeen tallennuksen jälkeen, muutokset niiden tekemisen jälkeen) ja * hakujärjestelmän automaattimuistutuksella (koonti hakutoiveista ja niiden valintakokeista OPH:n päättämänä ajankohtana ennen valintakokeiden alkamista). Hakukohteissa, joissa käytetään monivaiheista valintaa, korkeakoulun tulee tiedottaa hakijoille henkilökohtaisesti kokeiden eri vaiheista ja ohjeistuksesta. Tämän täytyy uudessa järjestelmässä olla mahdollista hakukohdekohtaisesti myös sähköisesti.