YLEISET OHJEET Suurapurahojen saajille kaudelle 1.5.2017 30.4.2018 Hyvä tutkimusapurahansaaja! Sigrid Juséliuksen Säätiö on myöntänyt sinulle tutkimusapurahan kaudelle 1.5.2017-30.4.2018. Perehdythän huolellisesti uusittuihin ohjeisiin tai välität ohjeistuksen maksuasioistasi vastaavalle henkilölle. Yhteistyö Nordean ja Premium Accounting Oy:n kanssa päättyy 30.4.2017. Säätiö huolehtii jatkossa myös apurahojen hallinnoinnista. Olemme aikaisemmin ilmoittaneet Nordean myyneen Säätiö- ja kirjanpitopalveluidensa liiketoiminnan Premium Accounting Oy:lle. Premium Accounting Oy huolehtii apurahahallinnosta vielä kuluvan apurahakauden (30.4.2017) loppuun saakka. Kauden 1.5.2017 alusta apuraha-asioistasi huolehtii Sigrid Juséliuksen Säätiön uusi työntekijä, Riikka Luoma. Henkilökuntamme yhteystiedot löytyvät ohjeen lopusta. Kauden alusta (1.5 alkaen) voit lähettää apurahastasi maksettavia laskuja myös sähköisesti. Kts. tarkemmin ohjeistuksen kohta 2. Säätiö on heinäkuussa suljettu. Kaikki maksutoimeksiannot, jotka erääntyvät maksettaviksi heinäkuun aikana tulee toimittaa säätiölle ennen juhannusta (23.6.2017). 1
Sisällysluettelo 1. Apurahatilit Nordeassa lopetetaan toukokuussa 2017... 3 2. Laskujen maksaminen... 3 2.1 Sähköiset laskut... 3 2.2 Säätiö on suljettu heinäkuun ajan... 3 2.3 Apurahakaudelle 1.5.2017 30.4.2018 kohdistuvat kustannukset.... 4 3. Palkkojen ja apurahojen maksaminen... 4 3.1 Toimitko itse työnantajana vai huolehtiiko tutkimuslaitoksesi ryhmäsi jäsenten palkka-asioista?... 4 3.2 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat... 4 3.3 Palkat... 5 4. Kustannuslajit... 6 5. Budjetti ja raportointi tutkimustuloksista sekä varojen käytöstä... 7 6. Säätiön yhteystiedot... 7 7. Lomakkeet... 8 2
1. Apurahatilit Nordeassa lopetetaan toukokuussa 2017 Mikäli olet aikaisemmin saanut apurahaa säätiöltä, on sinulla olemassa tili apurahaa varten Nordeassa. Tämä pankkitili lopetetaan toukokuun alussa ja tilillä oleva saldo siirretään säätiölle. Käyttämättä jääneet varat ovat käytettävissäsi uudella kaudella. Apurahaa ei enää jatkossa makseta erikseen pankkitilillesi, vaan myöntösumma on kirjanpidossa omana projektinaan. Tutkimusapurahaa tulee käyttää säätiön asettamien kustannuslajien perusteiden mukaisesti (kts. kohta 4). Säätiö voi periä takaisin varat, jotka on käytetty muuhun kuin hyväksyttyyn tarkoitukseen. Varat tulee ensisijaisesti käyttää kauden 1.5.2017-30.4.2018 aikana. Mikäli Suurapurahakautesi lopussa varoja on käyttämättä yli 80 000 vaikuttaa tämä haitallisesti mahdolliseen uuden apurahan myöntösummaan. 2. Laskujen maksaminen 2.1 Sähköiset laskut Tutkimukseen liittyvät laskut lähetetään ensisijaisesti säätiölle sähköisesti. Säätiön välittäjätunnus on BAWCFI22 ja OVT-tunnus 003701165704. Laskuttajalta vastaanotetut sähköiset laskut tulevat hyväksyttäväksesi sähköpostiisi lähetettävän linkin kautta. Voit lähettää laskuja myös sähköpostitse osoitteeseen riikka.luoma@sigridjuselius.fi, tai perinteisellä postilla säätiön osoitteeseen Aleksanterinkatu 48 B. Laskussa tai laskun liitteissä tulee olla merkintä mihin kustannuslajiin (kts. kohta 4.) maksu kuuluu. Jos laskulla on useampiin luokkiin kuuluvia kuluja, tulee summat eritellä kustannuslajeittain. Euroopassa IBAN-tilinumero ja pankin yksilöivä BIC-koodi ovat maksuliikenteessä pakollisia tietoja. Ulkomaille maksettavissa laskuissa on oltava riittävän tarkat tiedot maksun suorittamista varten. Euroopan ulkopuolelle maksettavissa maksutoimeksiannoissa on huolehdittava, että sekä maksun saajasta, että vastaanottavasta pankista on mahdollisimman tarkat tiedot tilinumeroineen ja osoitteineen. Huom! Sähköiset laskut osoitetaan säätiölle. Tämän vuoksi on ehdottoman tärkeää laskuttajan ilmoittaa laskulla minkä tutkimusryhmän/tutkijan kustannuksia lasku koskee. 2.2 Säätiö on suljettu heinäkuun ajan Säätiö on suljettu koko heinäkuun ajan. Tämän tarkoittaa, että heinäkuussa erääntyvät maksutoimeksiannot on toimitettava säätiölle ennen juhannusta 23.6.2017. Huomioithan asian varsinkin palkka- ja apurahatoimeksiantojen kohdalla. 3
2.3 Apurahakaudelle 1.5.2017 30.4.2018 kohdistuvat kustannukset. Alkavalla apurahakaudella 1.5.2017 alkaen käytetään kirjanpidossa laskujen käsittelyssä nk. suoriteperustetta. Tämä tarkoittaa, että otamme vielä toukokuun 2018 ajan vastaan laskuja, jotka koskevat apurahakautta 1.5.2017 30.4.2018. Viimeinen toimituspäivä apurahakauden 1.5.2017 30.4.2018 laskuille on näin ollen 31.5.2018. 3. Palkkojen ja apurahojen maksaminen 3.1 Toimitko itse työnantajana vai huolehtiiko tutkimuslaitoksesi ryhmäsi jäsenten palkka-asioista? Mikäli sinulla on työryhmässäsi palkattua henkilöstöä voi palkkojen ja henkilökohtaisten apurahojen maksamisen hoitaa joko tutkimuslaitoksesi kautta tai yhteistyökumppanimme Premium Accounting Oy:n kautta (kts. kohta 3.3). Säätiö voi maksaa toimeksiantosi mukaisia henkilökohtaisista apurahoja. Huomaathan, että säätiö ei toimi työnantajana. 3.2 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat Säätiö huolehtii toimeksiantosi mukaisesti henkilökohtaisten apurahojen maksun tutkimusryhmäsi jäsenille. Säätiölle tulee toimittaa saajan nimi ja yhteystiedot sekä henkilötunnus, tilinumero, maksettava summa ja maksupäivä. Toimeksianto tulee toimittaa säätiölle vähintään viisi pankkipäivää ennen maksupäivää. Käytäthän lomaketta S1. Henkilökohtaista apurahaa voidaan maksaa kokopäiväistä tutkimustyötä tekevälle, jos hän on palkattomalla virkavapaalla tai ilman virkaa. Apurahaa voidaan maksaa vain henkilölle, joka on mainittu alkuperäisessä apurahahakemuksessa henkilökohtaisen apurahan saajana. Ryhmänjohtajan tulee toimittaa todistus virkavapaudesta, jos hän maksaa henkilökohtaista apurahaa itselleen. Todistus virkavapaudesta tulee jättää ennen kuin apurahan maksu aloitetaan. Apurahojen enimmäismäärät ovat: professori dosentti LT, LKT, FT LL, FM, FK ( ylempi ) opisk., LK, FK ( alempi ) (väitösk.) opisk., LK, FK ( alempi ) (gradu) 3200-3700 /kk 2700-3100 /kk 2200-2500 /kk 1800-2000 /kk 1500-1700 /kk 1500 /kk Henkilökohtaiset apurahat ovat verovapaita valtion taiteilija-apurahaa vastaavaan summaan saakka, joka on vuodesta 2017 alkaen 20 309,40 /kalenterivuosi (sisältäen Mela- 4
eläkevakuutuksen). Jos tämä summa ylittyy, ylittävä määrä katsotaan ansiotuloksi ja sen saajaa verotetaan ylittävältä osalta. Laki pakollisesta eläkevakuutuksesta apurahansaajille astui voimaan vuoden 2009 alusta. Lisätietoja saat Melan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos) verkkosivuilta: http://mela.fi/fi/apurahansaajat. Säätiö ilmoittaa Melalle kaikki uudet, ryhmille myönnetyt apurahat. Apurahansaajan (tutkimusryhmän johtajan) tulee ilmoittaa Melalle ne tutkimusryhmän jäsenet, joille aikoo maksaa henkilökohtaista apurahaa ja jotka vakuutus kattaa. Tämän jälkeen tutkimusryhmän jäsenen tulee jättää varsinainen eläkevakuutushakemus Melalle. Lomake löytyy Melan verkkosivuilta. Lisätietoja mela.fi, puh. 029 435 2650 tai sähköpostilla vakuutus@mela.fi. Huomioi, että verovapaata henkilökohtaista apurahaa voit maksaa vain tutkimusryhmän jäsenille. Apurahansaajan nimen tulee olla mukana tutkimusraporteissa ja/tai julkaisuissa. Jos haluat maksaa henkilökohtaista apurahaa henkilölle, joka ei ollut mukana ryhmässä vielä alkuperäistä hakemusta tehdessäsi, säätiöltä on anottava kirjallisesti muutosta varojen käyttöön (lomake O1). Maksutoimeksiantoa apurahan maksamiseksi ei saa lähettää ennen muutosanomuksen hyväksymistä. Säätiön verkkosivuille on tulossa tämän vuoden aikana mahdollisuus jättää lomake sähköisesti. 3.3 Palkat Jos tutkimuslaitoksesi hoitaa ryhmäsi jäsenten palkanmaksun, tulee palkanlaskennasta tehdä sopimus ko. laitoksen kanssa. Mikäli itse haluat toimia työnantajana, voit tehdä sopimuksen palkanlaskennasta Premium Accounting Oy:n kanssa. Sopimuksessa määritellään työnantajan (ts. apurahansaajan) vastuulle kuuluvat palkanlaskentaan ja siihen liittyvien sotumaksujen, ennakonpidätysten ja viranomaisilmoitusten hoitamiseen liittyvät asiat. Yhteyshenkilö palkka-asioissa on Johanna Hämäläinen Premium Accounting Oy:stä (puh +358 40 515 7616; sähköpostiosoite johanna.hamalainen@premiumgoup.fi.) Palkkatoimeksiannoissa käytä lomaketta L1. Työnantajan tulee huolehtia lisäksi lakisääteisten vakuutusten (Tyel-vakuutus, työttömyysvakuutus ja tapaturmavakuutus) ottamisesta työntekijöilleen. Ole yhteydessä vakuutusyhtiöön, Premium Accounting Oy ei huolehdi näitä asioista, sillä ne kuuluvat työnantajan velvollisuuksiin. Lisätietoja saat myös Säätiöpalvelujen verkkosivuilta: http://www.saatiopalvelu.fi/apurahan-hakijalle.html. Ryhmänjohtaja ei voi maksaa myönnetystä apurahasta palkkaa itselleen. 5
4. Kustannuslajit Lähettäessäsi laskuja säätiöön maksettaviksi pyydämme merkitsemään joko suoraan laskuihin, laskun liitteisiin tai toimeksiantolomakkeeseen (lomake F1) mihin alla olevista kustannuslajeista lasku kuuluu. Saat jatkossa neljännesvuosittain kustannuslajien mukaisen raportin tutkimusapurahasi käytöstä. A. Henkilökohtaiset apurahat Tarkemmat ohjeet kts. 3.2. B. Aputyövoiman ja tutkijoiden palkkaaminen Tarkemmat ohjeet kts. 3.3. C. Laitehankinnat Apurahaa on mahdollista käyttää laitehankintoihin, jos säätiö on myöntänyt apurahaa tähän tarkoitukseen. Mikäli yksittäisen laitteen hinta ylittää 5000 on säätiön kanssa sovittava laitteen omistukseen liittyvistä yksityiskohdista. Apurahansaajan ja tutkimuslaitoksen välillä tehdään vapaamuotoinen sopimus, joka toimitetaan säätiölle laitteen oston yhteydessä. Mikäli laitteen hinta ylittää 20 000 ilmoitetaan säätiölle laite, käyttöalue, valmistaja, hankintahinta ja -aika. Laitteen omistajaksi tulee tutkimuslaitos. Laitetta ei saa siirtää eikä käyttötarkoitusta muuttaa ilman säätiön kirjallista lupaa. D. Aineisto Aineistokuluja ovat esim. tutkimustyöhön liittyvät reagenssit ja kemikaalit, koeeläimet, laboratoriotarvikkeet, kaasupullot, kuljetus-, tullaus- ja huoltomaksut sekä itkulut ja ohjelmistopäivitykset. E. Matkat Tutkimukseen liittyviä matkakustannuksia on mahdollista maksaa apurahasta. Matkalaskuun tulee liittää selvitys ja perustelut matkakustannuksista. Tutkimusapurahasta ei voi maksaa verottomia päivärahoja. Apurahasta voidaan maksaa vuosittain 1-2 nuoremmalle tutkijalle kongressikuluja (kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset). Kongressikulujen korvaaminen edellyttää, että tutkijalla on hyväksytty esitys tutkimustuloksistaan kyseisessä kongressissa. Matkan tarkoitus ja todistus esityksestä tulee liittää säätiölle toimitettavaan laskuun. Päivärahoja ei makseta. F. Muut kulut Muita kuluja ovat esimerkiksi kirjallisuushankinnat, posti- ja puhelinmaksut, MEDLINE ja vastaavat kielentarkistuskustannukset sekä erillispainoskustannukset apurahamyönnön kohteena olevasta projektista julkaistavista artikkeleista. Edustuskuluja ei voi maksaa säätiön tutkimusapurahasta. 6
G. Overhead/Yleiskustannukset Säätiö ilmoittaa apurahansaajan tutkimuslaitokselle myönnetystä apurahasta, mutta apurahansaajan on erikseen sovittava laitoksen kanssa mahdollisesti perittävän yleiskustannuksen määrästä. Maksua määritellessä on otettava huomioon, että yleiskustannuksia voidaan veloittaa vain tutkimuslaitoksen kautta hoidetuista maksuista. Yleiskustannusten maksimimäärä on 15 %. 5. Budjetti ja raportointi tutkimustuloksista sekä varojen käytöstä Budjetti tulee lähettää vuosittain säätiölle lääketieteen asiantuntijalautakunnan hyväksyttäväksi. Kauden 1.5.2018-30.4.2019 budjetti lähetetään säätiölle huhtikuun 2018 loppuun mennessä. Säätiölle lähetetään vuosittain kauden päätyttyä väliraportti tutkimustuloksista. Raportti apurahavarojen käytöstä tehdään maksettujen toimeksiantojen perusteella ja lähetetään apurahansaajalle. Tarkista saamasi raportti ja ole tarvittaessa yhteydessä säätiöön. Raportti apurahavarojen käytöstä lähetetään neljännesvuosittain ryhmänjohtajan sähköpostiin. Mikäli haluat raportin tämän lisäksi esimerkiksi assistentillesi, voit ilmoittaa siitä säätiölle. 6. Säätiön yhteystiedot Riikka Luoma, talousassistentti: Laskujen käsittely ja maksatus, henkilökohtaisten apurahojen maksu ja ilmoittaminen verohallinnolle, raportit apurahavarojen käytöstä ja sopimukset laitehankinnoista riikka.luoma@sigridjuselius.fi, Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki, puh: 045-6759 884. Susanne Cronstedt, assistentti: Myöntökirjeet ja todistukset susanne.cronstedt@sigridjuselius.fi, Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki, puh: 044-9765 717 Caj Haglund: Lääketieteen asiantuntijalautakunnan sihteeri caj.haglund@hus.fi, puh: 050-4271 280 www.sigridjuselius.fi 7
7. Lomakkeet Liitteenä ja säätiön verkkosivuilla ovat seuraavat lomakkeet: F1 = Erittely laskujen kustannuslajeista, Sigrid Juséliuksen Säätiö L1 = Ilmoitus palkanmaksusta tutkimusryhmän jäsenelle, Premium Accounting Oy O1 = Anomus maksaa henkilökohtaista apurahaa tutkimusryhmän jäsenelle, joka ei ole ollut mukana alkuperäisessä apurahahakemuksessa, Sigrid Juséliuksen Säätiö S1 = Ilmoitus henkilökohtaisen apurahan maksamista tutkimusryhmän jäsenelle, Sigrid Juséliuksen Säätiö 8