OI KE US REKISTERI KESKUS RÄTTSREGISTERCENTRALEN Oikeusrekisterikeskuksen työjärjestys Dno 30/00/2017
2(13) 1 YLEISET MÄÄRÄYKSET...3 1.1 Perustehtävä ja arvot... 3 1.2 Oikeusrekisteri keskuksen tehtävät...3 1.3 Henkilöstön sijoittuminen...3 2 TOIMINNAN ORGANISOINTI JA TEHTÄVÄT... 3 2.1 Tulosohjaus... 3 2.2 Toimintayksiköt ja niiden esimiehet... 4 2.3 Toimintayksiköiden tehtävät... 6 3 JOHTAMINEN...7 3.1 Oikeusrekisterikeskuksen johtaminen... 7 3.2 Johtoryhmä... 8 3.3 Laadunhallinta... 8 3.4 Palvelusopimukset...8 4 TOIMIVALTA... 8 4.1 Asioiden ratkaiseminen... 8 4.2 Menojen hyväksyminen... 10 4.3 Tulojen hyväksyminen... 11 5 MUUT ASIAT... 11 5.1 Työryhmät... 11 5.2 Yhteistoiminta... 12 5.3 Työhyvinvointi ja työsuojelu...12 5.4 Viestintä...12 6 VOIMAANTULO... 12
3(13) 1 YLEISET MÄÄRÄYKSET 1.1 Perustehtävä ja arvot Oikeusrekisterikeskuksen (ORK) perustehtävänä on - panna sakot ja saamiset täytäntöön ystävällisen päättäväisesti, - tuottaa ja luovuttaa luotettavia rekisteritietoja viranomaisille, yrityksille ja yhteisöille sekä kansalaisille ja - hankkia ja kehittää käyttäjäystävällisiä ja toimintaa tukevia oikeushallinnon tietojärjestelmiä ja ylläpitää niiden laatua kustannustehokkaasti. ORK:n arvot ovat: vastuullisuus, oikeudenmukaisuus ja palvelulähtöisyys. Arvojen mukainen toiminta on kaiken toiminnan lähtökohta. 1.2 Oikeusrekisterikeskuksen tehtävät Laki Oikeusrekisterikeskuksesta (16.11.2012, 625/2012) määrittelee ORK:n tehtävät: Oikeusrekisterikeskus on oikeusministeriön hallinnonalaan kuuluva virasto, jonka tehtävänä on: 1) toimia oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmien ja rekisterien rekisterinpitäjänä sekä välittää hallinnonalan viranomaisten ilmoittamia tietoja muille viranomaisille; 2) huolehtia sakkoihin, menettämisseuraamuksiin, maksuihin ja saataviin liittyvistä täytäntöönpanotehtävistä sekä käyttää valtion puhevaltaa näissä tehtävissä; 3) huolehtia oikeusministeriön hallinnonalaan kuuluvan yksikön toimeksiannosta tutkimustarkoituksiin käytettävien rekisterien ylläpidosta ja niihin liittyvistä tehtävistä; 4) huolehtia oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä yhteistyössä hallinnonalan virastojen kanssa siten kuin palvelusopimuksissa on sovittu. Oikeusrekisterikeskus tuottaa tarvittavat palvelut itse tai hankkii ne muilta palveluntuottajilta. 1.3 Henkilöstön sijoittuminen Kaikki virat ovat viraston yhteisiä. Henkilöstön sijoittamisesta päättää johtaja. Henkilölle voi kuulua tehtäviä useammasta toimintayksiköstä. 2 TOIMINNAN ORGANISOINTI JA TEHTÄVÄT 2.1 Tulosohjaus Virasto
4(13) ORK on oikeusministeriön tulosohjauksessa, jota koordinoi Tietohallintoyksikkö. Tulosohjaukseen osallistuvat oikeushallinto-osasto, kriminaalipoliittinen osastoja ministeriön talousyksikkö siten kuin siitä on säädetty oikeusministeriön työjärjestyksessä. Tulosohjausmalli on strategialähtöinen ja nelivuotinen. ORK:n ja oikeusministeriön tulosohjausryhmän tavoitteena on koordinoida ministeriön ja ORK:n yhteistyötä ja viraston tulosohjausta oikeusministeriössä. Tietohallintoyksikkö valmistelee kokoukset yhteistyössä ORK:n, oikeusministeriön osastojen ja talousyksikön kanssa. Johtaja ia esimiehet Johtajan tulostavoitteet määrätään oikeusministeriön kanssa solmittavalla johtajasopimuksella. Johtaja ja kukin esimies käy kehityskeskustelut välittömien alaistensa kanssa vuosittain viraston aikataulun mukaisesti. Suoritusarvioinnit Suoritusarvioinnit tehdään oikeusministeriön antaman aikataulun mukaisesti erillisessä keskustelussa. 2.2 Toimintayksiköt ja niiden esimiehet ORK:ssa on seuraavat toimialat, yksiköt ja ryhmät: - Kansalais- ja viranomaispalvelut -toimiala, päällikkönä ja yksikönpäälliköiden lähiesimiehenä toimialajohtaja - Rekisteriyksikkö, Jakelurekisterit-ryhmän ryhmäpäällikön ja Rikosrekisteri -ryhmän lähiesimiehenä rekisteripäällikkö, yksikön päällikkönä o Rikosrekisteri -ryhmä, lähiesimiehenä rekisteripäällikkö o Jakelurekisterit -ryhmä, lähiesimiehenä rekisteripäällikkö - Täytäntöönpanoyksikkö, Maksuasiat -ryhmän maksupäällikön ja Täytäntöönpanoasiat -ryhmän lähiesimiehenä täytäntöönpanopäällikkö, yksikön päällikkönä o Täytäntöönpanoasiat -ryhmä, lähiesimiehenä täytäntöönpanopäällikkö o Maksuasiat -ryhmä, lähiesimiehenä maksupäällikkö - Tiedonhallintapalvelut -ryhmä, lähiesimiehenä tiedonhallintapäällikkö - Tietojärjestelmäpalvelut -toimiala, päällikkönä ja yksikönpäälliköiden lähiesimiehenä toimialajohtaja - Asiakkuudet 1 -yksikkö, ryhmäpäälliköiden ja hankepäälliköiden lähiesimiehenä yksikönpäällikkö o Ulosotto, oikeusapu ja edunvalvonta -ryhmä, lähiesimiehenä järjestelmäpäällikkö o Ministeriö ja vaalit -ryhmä, lähiesimiehenä järjestelmäpäällikkö - Asiakkuudet 2 -yksikkö, ryhmäpäälliköiden ja hankepäälliköiden lähiesimiehenä yksikönpäällikkö o Tuomioistuimet ja syyttäjä -ryhmä, lähiesimiehenä järjestelmäpäällikkö
5(13) o Aipa ja Haipa -ryhmä, lähiesimiehenä järjestelmäpäällikkö - Asiakkuudet 3 -yksikkö, ryhmäpäälliköiden ja hankepäälliköiden lähiesimiehenä yksikönpäällikkö o Rikosseuraamuslaitos -ryhmä, lähiesimiehenä järjestelmäpäällikkö o Oikeusrekisterikeskus-IT -ryhmä, lähiesimiehenä järjestelmäpäällikkö - Arkkitehtuuri- ja asiantuntijapalvelut -yksikkö, ryhmäpäälliköiden lähiesimiehenä yksikönpäällikkö o Arkkitehtuurit ja yhteiset palvelut -ryhmä, lähiesimiehenä kehityspäällikkö o Laatu, menetelmät ja käyttöpalvelut -ryhmä, lähiesimiehenä kehityspäällikkö - Toiminnan tukipalvelut -toimiala, päällikkönä ja ryhmäpäälliköiden lähiesimiehenä toimialajohtaja - Hallintopalvelut -ryhmä, lähiesimiehenä hallintopäällikkö - Talouspalvelut -ryhmä, lähiesimiehenä talouspäällikkö - Hankintapalvelut -ryhmä, lähiesimiehenä hankintapäällikkö - Kehittämisen tukipalvelut -ryhmä, lähiesimiehenä kehittämispäällikkö - Asiakkuudenhallintapalvelut -asiantuntija, lähiesimiehenä toimialajohtaja Toimialajohtaja Toimialajohtaja johtaa toimialan toimintaa, vastaa sen toiminnasta ja kehittämisestä kokonaisuutena osana viraston toimintaa ja tavoitteita. Johtoryhmän jäsenenä toimialajohtaja osallistuu viraston toiminnan kokonaissuunnitteluun ja ohjaukseen. Toimialajohtaja vastaa toimialansa osalta - toimialan kokonaisuuden ja sen yksiköiden tehokkuudesta ja yhteentoimivuudesta - toimialan toiminnan suunnittelusta, raportoinnista ja kehittämisestä - toimialan ydinprosesseista ja niiden kehittämisestä - tulosohjausprosessista - resurssienhallinnasta - henkilöstön työhyvinvoinnista Yksikönpäällikkö Yksikönpäällikkö toimii lähiesimiehenä ja vastaa yksikön toiminnan johtamisesta ja kehittämisestä osana toimialan ja viraston toimintaa ja tavoitteita. Yksikönpäällikkö - vastaa yksikön substanssialueen ydinprosessien ja palveluiden toiminnasta ja kehittämisestä - vastaa yksikön toiminnan tehokkuudesta, suunnittelusta ja raportoinnista - osallistuu viraston tulosohjausprosessiin ja resurssien hallintaan oman vastuualueen osalta - vastaa henkilöstön työhyvinvoinnista Ryhmäpäällikkö Ryhmäpäällikkö toimii ryhmän lähiesimiehenä ja vastaa ryhmän vastuulla olevien tehtävien tehokkaasta
6(13) ja oikea-aikaisesta hoitamisesta. Ryhmäpäällikkö - huolehtii yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden noudattamisesta - vastaa ryhmän toimintaedellytysten luomisesta - vastaa ryhmän toiminnan kehittämisestä - vastaa ryhmän henkilöstön työhyvinvoinnista ja osaamisen kehittämisestä - osallistuu viraston tulosohjausprosessiin ja resurssien hallintaa oman vastuualueen osalta Tehtävänkuvat Vastuualueiden mukaisista päätehtävistä ja -vastuista määrätään kaikilla virkamiehillä tehtävänkuvissa. 2.3 Toimintayksiköiden tehtävät Toimintayksiköiden tehtävien painopisteet määräytyvät viraston strategian mukaisesti. Painopisteet määritellään viraston vuotuisissa suunnitelmissa. Toimintayksiköiden tehtäviä ja painopistealueita voidaan muuttaa johtajan päätöksellä. Kansalais-ja viranomaispalvelut -toimialan tehtävänä on toimia oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmien ja rekisterien rekisterinpitäjänä sekä välittää hallinnonalan viranomaisten ilmoittamia tietoja muille viranomaisille. Toimiala vastaa sakkoihin, menettämisseuraamuksiin, maksuihin ja saataviin liittyvistä täytäntöönpanotehtävistä ja käyttää valtion puhevaltaa näissä tehtävissä. Tehtävänä on myös tuomittujen vahingonkorvausten suorittaminen rikoksen johdosta vahinkoa kärsineiden hakemuksesta silloin, kun rikokseen perustuvaa menettämisseuraamusta on pantu täytäntöön. Toimialan tehtävänä on myös huolehtia oikeusministeriön hallinnonalaan kuuluvan yksikön toimeksiannosta tutkimustarkoituksiin käytettävien rekisterien ylläpidosta ja niihin liittyvistä tehtävistä sekä lomakkeiden teknisestä toteutuksesta. Toimialalla on kaksi yksikköä ja yksi ryhmä, joka on suoraan toimialajohtajan alaisuudessa. Rekisteriyksi- kön tehtävänä on huolehtia viraston rekisterinpitoon liittyvistä tehtävistä. Yksikössä on kaksi ryhmää, Rikosrekisteri ja Jakelurekisterit. Täytäntöönpanoyksikön tehtävänä on huolehtia viraston täytäntöön- pantaviksi säädettyjen eri seuraamuslajien täytäntöönpanosta. Yksikössä on kaksi ryhmää, Maksuasiat ja Täytäntöönpanoasiat. Tiedonhallintapalvelut -ryhmän tehtävänä on huolehtia viraston tietopalveluteh- tävistä ja tilastotuotannosta. Ryhmä vastaa myös sähköiseen arkistointiin ja tiedonohjaussuunnitelmaan liittyvistä tehtävistä. Tietojärjestelmäpalvelut -toimialan tehtävänä on huolehtia oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmien kehittämisestä, ylläpidosta ja tuotannon tuesta yhteistyössä muiden toimialojen ja hallinnonalan virastojen kanssa siten kuin palvelusopimuksissa, projektisopimuksissa tai viraston sisäisessä toimintasuunnitelmassa on sovittu. Toimiala vastaa IT-palveluiden toimivuudesta, saatavuudesta ja niiden sovitun palvelutason mukaisuudesta. Tehtäviin kuuluu IT-palveluiden kehittämisen suunnittelu yhteistyössä muiden toimialojen kanssa ja osaltaan asiakasyhteistyön hoitaminen. Toimiala osallistuu IT-palvelusopimusten tekemiseen oikeus
7(13) hallinnon tilaajien kanssa sekä vastaa toimittajahallinnasta ja niihin liittyvien toimittajasopimusten sisällöstä (hankittavista palveluista). Toimiala vastaa IT-hankintojen sisällöllisestä valmistelusta sekä IT-hankkeiden toteuttamisesta. Toimialalla on neljä yksikköä. Asiakkuusyksiköt (Asiakkuudet 1, Asiakkuudet 2 ja Asiakkuudet 3) vastaavat nimetyille asiakkuuksille tuotettavista tietojärjestelmäpalveluista. Asiantuntija-ja arkkitehtuuripalvelut -yksikön tehtävänä on tukea muiden toimialan yksiköiden toimintaa vastaamalla muun muassa yhteisistä tietojärjestelmäpalveluista, IT-käyttöpalveluista, Valtori-yhteistyöstä sekä menetelmien ja toimintatapojen kehittämisestä. Toiminnan tukipalvelut -toimiala koostuu viidestä eri palvelukokonaisuudesta: hallinto, talous, hankinnat, kehittämisen tuki ja asiakkuudenhallinta, joista neljä ensimmäistä muodostavat omat ryhmänsä. Hallintopalvelut vastaa henkilöstö- ja yleishallintoasioista sekä sisäisistä palveluista, joihin kuuluvat viras- tomestaripalvelut ja viraston henkilöstön käyttövaltuushallinta sekä viraston toimitila-asiat. Talouspalvelut vastaa hallinnonalan IT-palvelutuotannon määrärahojen suunnittelu-, seuranta-ja raportointiprosessista sekä oman viraston taloushallinnosta. Tehtävään sisältyy viraston IT-henkilötyön kustannusten, viranomaistoiminnan ja siihen sisältyvän maksullisen palvelutoiminnan budjetoinnin suunnittelu, seuranta ja raportointi yhteistyössä muiden toimintayksiköiden kanssa. Hankintapalvelut vastaa viraston vastuulla olevien hallinnonalan ja viraston omiin julkisiin hankintoihin ja sopimushallintaan liittyvistä tehtävistä hankinta-ja sopimusoikeudellisesta näkökulmasta sekä hankintojen toteutumisen valvonnasta sopimuskauden päättymiseen saakka. Ryhmän tehtäviin kuuluvat myös hankinta-ja sopimusprosessin ja -menettelyjen kehittäminen virastossa ja IT-hankintoihin liittyen hallinnonalalla. Kehittämisen tukipalvelut vastaa riskienhallinnasta (sisältää tietosuoja-ja -turva-asiat), sisäisestä valvonnasta, viraston laadunhallinnasta, kansainvälisistä asioista (sisältää EU-rahoitusasiat) ja viestinnästä. Asiakkuudenhallintapalveluiden asiantuntijan tehtävänä on vastata viraston asiakkuudenhallinnasta ja sen toimintamallien kehittämisestä sekä IT-palvelusopimusten valmistelusta oikeushallinnon tilaajien kanssa yhteistyössä Tietojärjestelmäpalvelut -toimialan kanssa. Kaikki toimintayksiköt toimivat keskenään tiiviissä yhteistyössä. Asiantuntijuutta käytetään yli organisaatiorajojen tehtävien tuottavaan ja tehokkaaseen hoitamiseen viraston yhteisten päämäärien saavuttamiseksi. 3 JOHTAMINEN 3.1 Oikeusrekisterikeskuksen johtaminen ORK on päällikkövirasto, jossa toimialajohtajat raportoivat toiminnastaan johtajalle. Toimialajohtajat vastaavat siitä, että toimialan toiminta täyttää sille asetetut tavoitteet. Toimialajohtajien
8(13) välittömiä alaisia ovat yksiköiden lähiesimiehet, joiden välittömiä alaisia ovat ryhmien lähiesimiehet. Lähiesimiehet vastaavat toimintayksikkönsä käytännön toiminnasta ja siihen liittyvistä esimiestehtävistä. 3.2 Johtoryhmä Johtajan apuna toimii johtoryhmä, johon kuuluvat johtajan lisäksi toimialajohtajat sekä henkilöstön edustaja yhteistoimintamenettelyssä sovittavalla tavalla valittuna. Johtaja asettaa yhdessä johtoryhmän kanssa virastolle ja yksikölle seuraavan vuoden tavoitteet oikeusministeriön tuloskeskustelun pohjalta. Pitkän aikavälin tavoitteista sovitaan johtoryhmän vuotuisessa strategiasuunnittelussa. Johtoryhmä käsittelee viraston johtamisen ja sen toiminnan kannalta tärkeitä asioita, kuten: - strategisten tavoitteiden, toimenpiteiden ja mittareiden suunnittelua ja seurantaa - toiminnan yhteensovittamista, suunnittelua ja kehittämistä - hyväksyttyjen suunnitelmien ja päätösten seurantaa ja toteuttamista - riskienhallintaan liittyviä asioita - hankintoihin ja sopimushallintaan liittyviä asioita - organisaatiota, työnjakoa ja työmenetelmiä koskevia muutoksia - henkilöstön rekrytointiin, sijoitteluun, palkkaukseen ja sijaisuuksiin liittyviä asioita - viraston tuloskeskusteluun valmistautumista - toimeenpanosuunnitelman ja tilinpäätöksen laadintaa - henkilöstökoulutusta ja muuta henkilöstön kehittämistä - muita yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvia asioita siten kuin yhteistoimintasopimuksessa on määrätty Johtoryhmä voi kuulla käsiteltävän asian asiantuntijoita. Johtoryhmän sihteerinä toimii hallintopäällikkö tai muu erikseen vastuutettu virkamies. 3.3 Laadunhallinta Viraston laadunhallintamenettelyt ja -vastuut määritellään laatukäsikirjassa, jonka vahvistaa johtaja. 3.4 Palvelusopimukset Viraston tuottamien IT-palveluiden sisällöstä, määrästä ja laadullisista kriteereistä sovitaan ORK:n ja oikeusministeriön sekä ORK:n ja muiden tilaajavirastojen välisissä palvelusopimuksissa. Mikäli tilaajasektorin kanssa ei päästä yhteisymmärrykseen palvelujen tuottamisesta, asia viedään oikeusministeriön tulosohjaajan päätettäväksi. 4 TOIMIVALTA 4.1 Asioiden ratkaiseminen
9(13) Asiat ratkaistaan esittelystä, ellei toisin määrätä. Johtaja - nimittää kaikki viraston virkamiehet - määrää esimiehet ja heidän sijaisensa - päättää palkkauksesta ja - päättää palvelussuhteen päättymisestä Toiminnan tuki -toimialan toimialajohtajan esittelystä sekä - vahvistaa lomakauden vuosilomat hallintopäällikön esittelystä. Lähiesimies päättää ei-harkinnanvaraiset poissaolot, vuosilomiin liittyvät ehdotukset ja lomasopimusesi- tykset sekä toimii esittelijänä palvelussuhdemuutoksissa ja harkinnanvaraisissa poissaoloissa, jotka seura a van organisaatiotason esimies päättää (Kiekun asianohjausmalli 1). Kansalais-ja viranomaispalvelut Toimialajohtaja ratkaisee ilman johtajalle esittelyä toimialaansa kuuluvat asiat lukuun ottamatta - säädösvalmisteluasioihin liittyviä lausuntopyyntöjä - kanteluasioita - korvausvaatimuksia. Toimialajohtaja on toimivaltainen ratkaisemaan muut toimintayksikkönsä tehtäviin kuuluvat asiat ilman esittelyä. Rikosrekisteriryhmän rekisteripäällikkö ratkaisee ilman esittelyä rikosrekisterin, säilytysrekisterin, sakkorekisterin ja hallinnollisten seuraamusmaksujen rekisterien rekisterinpitoa koskevat asiat sekä otteella, listamuodossa tai eräajona tapahtuvaa tietojen luovuttamista koskevat asiat. Rekisteriyksikön päällikkö edustaa virastoa tuomioistuimessa rekisterinpitoon liittyvissä asioissa. Jakelurekisterit -ryhmän rekisteripäällikkö ratkaisee ilman esittelyä oikeushallinnon valtakunnallisen tietojärjestelmän, konkurssi-ja yrityssaneerausrekisterin, velkajärjestelyrekisterin, liiketoimintakieltorekisterin, eläintenpitokieltorekisterin, kuulutusrekisterin ja sidonnaisuus-ja sivutoimirekisterin rekisterinpitoa koskevat asiat sekä otteella, listamuodossa tai eräajona tapahtuvaa tietojen luovuttamista koskevat asiat. Täytäntöönpanoasiat -ryhmän täytäntöönpanopäällikkö ratkaisee ilman esittelyä sakkoihin, menettämisseuraamuksiin, maksuihin ja saataviin liittyvät täytäntöönpanoasiat. Täytäntöönpanoyksikön päällikkö tai perintälakimies edustaa virastoa täytäntöönpanoa koskevissa tuomioistuinkäsittelyissä, kuolinpesien selvityksissä ja maksuvapautusasioissa. Täytäntöönpanoyksikön päällikkö ratkaisee maksupäällikön tai erikseen nimettävän virkamiehen esittelystä täytäntöönpanoasioita koskevat hakemus-ja lausuntoasiat sekä täytäntöönpantuihin menettämisseuraamuksiin liittyvät korvausasiat. Maksuasiat-ryhmän maksupäällikkö ratkaisee ilman esittelyä täytäntöönpanoasioille tulevien maksujen kirjaamiseen, palauttamiseen ja kuittaamiseen sekä maksuajan myöntämiseen liittyvät asiat. Tiedonhallintapalvelut -ryhmän tiedonhallintapäällikkö ratkaisee tieto-, tutkimus- ja käyttölupa-asiat tietopalveluasiantuntijan esittelystä. Tietopalveluasiantuntija ratkaisee teknisen käyttöyhteyden kautta tulevat käyttölupa-asiat.
10(13) Tiedon hallintapalvelut -ryhmän lomakeasioita hoitavalla asiantuntijalla on oikeus tehdä esitys lomakkeen kaavan vahvistamisesta oikeusministeriölle. Tietojärjestelmäpalvelut Toimialajohtaja on toimivaltainen ratkaisemaan ilman esittelyä muut toimintayksikkönsä tehtäviin kuuluvat asiat paitsi hankinta-asiat. Toiminnan tukipalvelut Toimialajohtaja esittelee johtajalle asiat, jotka koskevat - työjärjestystä - taloussääntöä - talousarviota ja kehysesitystä sekä tilinpäätöstä - hallinnonalan tilaajien kanssa tehtäviä IT-palvelusopimuksia. Toimialajohtaja on toimivaltainen ratkaisemaan muut toimintayksikkönsä tehtäviin kuuluvat asiat, paitsi alla mainitut hankinta-asiat, ilman esittelyä. Hankintapäällikkö tai Toiminnan tukipalvelut -toimialan toimialajohtaja toimii esittelijänä viraston johtajalle hankinnoissa, joissa hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalaissa määritellyn valtionhallinnon keskusviranomaisia koskevan tavara-ja palveluhankintojen EU-kynnysarvon (135 000 e1). Hankintapäällikkö tai Toiminnan tukipalvelut -toimialan toimialajohtaja ratkaisee Hankintapalvelut -ryhmän asiantuntijan esittelystä yllä kuvatun kynnysarvon alle jäävät hankinnat. Johtaja, toimialajohtaja, hankintapäällikkö tai Hankintapalvelut -ryhmän erityisasiantuntija ratkaisee ilman esittelyä tehtäviinsä liittyvät pienhankinnat. 4.2 Menojen hyväksyminen Menojen tarkastuksessa noudatetaan Oikeusrekisterikeskuksen (kirjanpitoyksikkö 154) taloussääntöä. Johtaja hyväksyy viraston menot, paitsi alla luetelluissa tilanteissa: Tuotannossa olevien tietojärjestelmien kehittämiseen ja niiden jatkuviin palveluihin liittyvät menot - menon hyväksyminen: kohta 4.1 - laskun numero- ja asiatarkastus: Tietojärjestelmäpalveluiden ryhmäpäälliköt, yksikönpäälliköt tai erikseen määrätyt virkamiehet - laskun hyväksyminen: Tietojärjestelmäpalveluiden toimialajohtaja Projektit - menon hyväksyminen: kohta 4.1 - laskun numero- ja asiatarkastus: hanke- tai projektipäälliköt, erikseen määrätyt virkamiehet tai yksikönpäälliköt 1 voimassa 1.1.2017, päivitetään kynnysarvon muuttuessa ilman erillistä työjärjestyksen hyväksyntää
11(13) - laskun hyväksyminen: Tietojärjestelmäpalveluiden toimialajohtaja Viraston toimintaan liittyvät tavanomaiset kulut - menon hyväksyminen: kohta 4.1 - laskun numero- ja asiatarkastus: Talouspalvelujen virkamies tai tilauksen tehnyt virkamies, jonka tulee ilmetä viitteestä - laskun hyväksyjä: Talouspalvelujen talouspäällikkö tai Toiminnan tukipalveluiden toimialajohtaja Matkalaskut ja suunnitelmat - jokainen virkamies laatii matkasuunnitelman ja -laskun matkanhallintajärjestelmässä: kohdistaa menon oikealle toiminnolle, ilmoittaa arvioidut kustannukset suunnitelmassa - toistuviin virkamatkoihin voidaan antaa erillinen pysyväismääräys kalenterivuodeksi kerrallaan - ulkomaan virkamatkat hyväksyy johtaja - matkasuunnitelman hyväksyntä toimintayksikkönsä osalta: toimialajohtaja - johtaja hyväksyy toimintayksiköiden päälliköiden matkasuunnitelmat - matkalaskujen asiatarkastus: Talouspalvelujen asiantuntija - matkalaskujen hyväksyjä: Talouspalvelujen talouspäällikkö Viranomaistoimintaan liittyvät maksut - maksujen palautukset - oikeusavun vastapuolen korvausten tilitykset - maksun palautusten asiatarkastus: erikseen määrätyt virkamiehet - maksun palautusten hyväksyjä: maksupäällikkö - laskun asiatarkastus: erikseen määrätyt virkamiehet - laskun hyväksyjä: maksupäällikkö 4.3 Tulojen hyväksyminen Talouspäällikkö hyväksyy viraston tulot. Tuloja ovat lähinnä IT-palvelutoiminnan palvelumaksut sekä oikeusministeriön ja eräiden hallinnonalalla toimivien viranomaisten maksullisista suoritteista tarkoitetut Oikeusrekisterikeskuksen tulot tietoluovutuksista. 5 MUUT ASIAT 5.1 Työryhmät Erityistä tehtäväkokonaisuutta tai tehtävää varten voidaan asettaa työryhmä. Työryhmän puheenjohtajaksi sekä niiden jäseniksi voidaan määrätä viraston henkilöstöä vahvistetusta työnjaosta riippumatta. Työryhmän puheenjohtajan sekä niiden jäsenet määrää johtaja. Toimialajohtaja voi asettaa työryhmiä, joiden tehtävät koskevat pääasiassa asianomaista toimialaa. Jos
12(13) tällaiseen työryhmään on tarkoitus määrätä myös muun toimialan henkilöstöä, tähän on saatava asianomaisen toimialajohtajan suostumus ja asia on käsiteltävä johtoryhmässä. 5.2 Yhteistoiminta Viraston yhteistoimintaelin on yhteistyökomitea, johon kuuluu kaksi viraston edustajaa, yksi edustaja ja tämän varaedustaja Pardia ry:stä, JHL ry:stä sekä JUKO ry:stä sekä viraston luottamusmiehet ja vara luottamusmiehet. Yhteistoiminnassa sovelletaan oikeusministeriön yhteistoimintasopimusta (OM 3/126/2014) sekä valtion yhteistoimintalakia (Laki yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa, 1233/2013). 5.3 Työhyvinvointi ja työsuojelu Kokonaisvastuu työhyvinvoinnista ja työsuojeluasioista on johtajalla. Jokainen esimies vastaa henkilöstönsä hyvinvoinnista ja jokainen virkamies vastaa osaltaan annettujen ohjeiden ja sopimusten noudattamisesta sekä hyvää työilmapiiriä edistävästä toiminnasta. Työhyvinvointiin ja työsuojeluun liittyvistä asioista noudatetaan niistä erikseen annettuja määräyksiä ja toimintaohjelmia. Lähiesimies - huolehtii henkilöstön jaksamisesta työn määrän oikealla suhteuttamisella - varmistaa esimiestyön oikeudenmukaisuuden ja tasapuolisuuden - valvoo sovittujen toimintatapojen noudattamista ja puuttuu tarvittaessa epäkohtiin - varmistaa työsuojelusäännösten noudattamisen. Johtoryhmä valvoo, että viraston henkilöstöpolitiikassa noudatetaan lakeja, asetuksia ja muita määräyksiä. Virasto nimeää työsuojelupäällikön työsuojelun yhteistoimintaa varten. 5.4 Viestintä Viestinnässä noudatetaan viraston viestintäsuunnitelmaa. 6 VOIMAANTULO Tämä työjärjestys tulee voimaan 15.3.2017. Ritva-Liisa Raatikainen johtaja
13(13) Toimenpide pvm käsittelijä Toimenpide pvm käsittelijä Hyväksytty 28.3.2013 dno 37/011/13 Päivitetty 15.11.2013 19.11.2013 dno 168/011/2013 Johtoryhmä Päivitetty 9.9.2015 Hallintopalvelut Hallintopalvelut Hyväksytty 14.9.2015 johtoryhmä Hyväksytty 29.11.2013 Yt-komitea Päivitetty dno 116/00/2016 20.5.2016 Hallintopalvelut Käsitelty 2.12.2013 johtoryhmä Hyväksytty 31.5.2016 Johtoryhmä Päivitetty (kirjoitusvirhe kohdassa 4.1.) 30.1.2014 Hallintopalvelut Päivitetty: matkalaskujen asiatarkastus Päivitetty 22.4.2014 Hallintopalvelut Päivitetty uuden organisaation mukaiseksi 13.6.2016 Johtoryhmä 18.1.2017 dno 30/00/2017 Hallintopalvelut Käsitelty 19.5.2014 johtoryhmä käsittely 27.2.2017 johtoryhmä Käsitelty 2.6.2014 dno 89/00/2014 Päivitetty 6.3.2015 25.5.2015 10.6.2015 Hyväksytty 16.6.2015 dno 129/00/2015 yt-komitea hyväksytty 13.3.2017 johtoryhmä Hallintopalvelut käsittely 15.3.2017 yt-komitea johtoryhmä