KAARI Keski-Karjalan Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli

KAARI Keski-Karjalan Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli Kiteen toteutus KH 19.12.2011 316

SISÄLTÖ 1. JOHDANTO... 3 2. MIKSI? KAARI-mallin perustelut... 4 3. MITÄ? Aktiivisen puuttumisen mallin tavoitteet... 4 4. KUKA? Organisaatiotasojen ja toimijoiden vastuunjako... 5 Työntekijä... 5 Esimies... 6 Työterveyshuollon henkilöstö... 6 Työsuojelupäällikkö ja valtuutetut sekä asiamiehet... 7 Henkilöstö- ja palkkahallinto... 7 Työyhteisön muu henkilöstö... 7 Johtoryhmä... 8 Luottamushenkilöt... 8 Ay-luottamusmiehet... 8 5. VARHAINEN TUKI TULEE LÄHELTÄ... 8 Milloin?... 9 Miten?... 9 6. TEHOSTETTU TUKI TARJOAA LAAJEMMAT TUKIMUODOT... 10 7. TYÖHÖN PALUUN TUKI VARMISTAA PEHMEÄN LASKUN TAKAISIN TÖIHIN... 11 1 Esimiehen vastuu... 11 2 Työntekijän vastuu... 12 3 Työyhteisön (työtovereiden) vastuu... 12 4 Työterveyshuollon vastuu... 12 8. PELISÄÄNTÖJÄ... 13 8.1 Ilmoitus- ja raportointikäytännöt sairauspoissaoloissa... 13 Sairauslomatodistukset... 13 Sairausloman myöntäminen ja sen palkallisuus... 13 Sairauslomien dokumentointi ja raportointi... 14 8.2 Työtapaturmat... 14 9. SEURANTA... 15 9.1. Yksittäisten työntekijöiden tilanteen seuranta... 15 9.2. Sairauspoissaolojen seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla... 15 9.3. KAARI mallin mukaisten prosessien seuranta... 15 9.4. Esimiehen ja työterveyshuollon yhteispalaverit... 16 9.5. Työhyvinvoinnin seurantaryhmän tapaamiset... 16 9.6. Kiteen kaupungin työhyvinvointifoorumi... 16 LIITE 1 Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista... 17 LIITE 2 Palaverimuistio työkyvyn tuen tarpeesta... 18 LIITE 3 KAARI-mallin prosessi kuvattuna... 19 2 (19)

1. JOHDANTO Työssä jaksamisen ja työkykyyn liittyvät ongelmat heijastuvat suoraan organisaation talouteen ja tulokseen Sairauspoissaolot ja ennenaikainen eläköityminen tulevat työnantajalle kalliiksi sekä välittömien että välillisten sairauspoissaoloista johtuvien kustannusten sekä varhaiseläkemenoperusteisten (varhe) maksujen muodossa. KAARI eli Kiteen Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli on sopimus siitä, että Kiteen kaupungin henkilöstön työkykyä ja työssä jaksamista seurataan aktiivisesti. Työyhteisöissä havainnoidaan ja tunnistetaan työkykyä heikentäviä tekijöitä, otetaan niitä puheeksi ja toimitaan niiden ehkäisemiseksi. KAARI on kuitenkin ennen kaikkea sopimus siitä, että havaittuihin ongelmiin puututaan välittömästi ja toimitaan niiden edellyttämällä tavalla. KAARI on sopimus välittämisestä. KAARI malli käsittää sekä varhaisen että tehostetun tuen toimenpiteet. Varhaisen tuen toimenpiteet perustuvat tilanteen jatkuvaan ja säännölliseen seurantaan. Toimenpiteet aloitetaan välittömästi kun pieninkin viite heikentyneestä työkyvystä tai työssä jaksamisen ongelmista havaitaan. Varhainen tuki tarkoittaa käytännössä puuttumista työkykyongelmiin sekä toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi tai sen palauttamiseksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jos varhaisen tuen puitteissa tehdyt toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työkykyä riittävästi ja työntekijä on vaarassa pudota työelämästä, käynnistetään tehostetun tuen toimenpiteet. Työntekijälle pyritään löytämään polku takaisin työelämään esimerkiksi ammatillisen kuntoutuksen tai työkokeilujen kautta. Erityisesti tehostetun tuen prosessien kriittisimpiä hetkiä on paluu työhön esimerkiksi sairausloman tai kuntoutuksen jälkeen tai työkokeilun alkaessa. KAARI-malliin on koottu käytännön toimintaohjeita näihin tilanteisiin. Se sisältää myös pelisääntöjä arjen esimiestyöhön, esimerkiksi sairauspoissaolojen käsittelyyn ja työtapaturmien selvittämiseen. Sekä varhaisen että tehostetun tuen suunnittelu ja toimeenpano edellyttävät tavoitteellista, laajapohjaista yhteistyötä organisaation eri toimijoiden kesken. Kaiken lähtökohtana on kuitenkin työkykyongelmien ennalta ehkäisy ja työhyvinvoinnin ennakoiva edistäminen osana Kiteen kaupungin henkilöstöpolitiikkaa. Sen mukaisia toimenpiteitä ja muotoja on linjattu Kiteen kaupungin Terveenä työssä työhyvinvointimallissa. KAARI -mallissa panostetaan vahvasti seurantaan eri tasoilla ja tahoilla, niin ennalta ehkäisevän kuin varhaisen ja tehostetun tuen mukaisen toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. KAARI-mallissa sovittuja pelisääntöjä ja toimintamalleja sovelletaan lähtökohtaisesti myös määrä- ja osa-aikaisten työntekijöiden osalta niiltä osin kun se on luontevaa ja mahdollista. 1.1.2011 muuttunut sairausvakuutuslaki edellyttää, että säilyttääkseen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon korvauksen määrän nykyisellä 60 %:n tasolla, työnantajalla ja työterveyshuollolla on oltava yhteistyössä sovitut tavoitteet ja käytännöt työkyvyn hallin- 3 (19)

nan, seurannan ja varhaisen tuen toteuttamiseksi. KAARI-mallissa on kuvattu Keski- Karjalan kuntien tavoitteet ja käytännöt. Se on kehitetty kuntien yhteistyönä ja siihen ovat sitoutuneet kaikki alueen kunnat. Tämän lähinnä esimiesten ja sidosryhmien tarpeisiin laaditun laajemman KAARI-mallin kuvauksen lisäksi mallista on luotu tiivistetty, työntekijän kannalta ydinkohtiin keskittyvä kooste, joka jaetaan koko henkilöstölle. 2. MIKSI? KAARI-mallin perustelut Työhyvinvoinnin ja työssä jaksamisen edistämiseen tähtäävät toimenpiteet vähentävät sairauspoissaoloja ja ehkäisevät varhaista eläköitymistä eli ne ovat panostusta tuloksellisuuteen ja tuottavuuteen. Hyvinvoivat työntekijät ovat sitoutuneita ja motivoituneita hoitamaan työnsä hyvin ja vastuullisesti ja kehittämään sitä haasteellisissa tilanteissa, joissa kunnat ovat mm. palvelurakenneuudistusten ja talouden tasapainottamistoimenpiteiden puristuksessa. Työhyvinvoinnin eteen tehtävässä työssä ovat mukana kaikki kuntien toimijat: poliittinen ja viranhaltijajohto, esimiehet, työterveyshuolto, työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut, ay-luottamusmiehet keskeisimpänä työntekijä itse. KAARI malli on kaikkien toimijoiden käytössä oleva työkalu. Sen käyttöönoton onnistuminen edellyttää laajapohjaista, tavoitteellista ja luottamuksellista yhteistyötä kaikkien toimijoiden kesken. KAARI mallilla varmistetaan yhteneväiset käytännöt ja toimintatavat tilanteisiin, joissa työssä jaksamisen ongelmia havaitaan. Tavoitteena on henkilöstön yhdenvertainen ja tasapuolinen kohtelu kaikissa Kiteen kaupungin työyhteisöissä. 3. MITÄ? Aktiivisen puuttumisen mallin tavoitteet KAARI-mallin tuloksena on työuupumuksesta tai työssä jaksamisen ongelmista johtuvien poissaolojen ja ennenaikaisten eläköitymisten vähentyminen, työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin tukeminen ja sitä kautta Kiteen kaupungilla tehtävän työn tuloksellisuuden ja tuottavuuden lisääminen. Käytännössä tavoite saavutetaan: 1. määrittämällä yhteneväiset käytännöt tilanteisiin, joissa jokin seikka viittaa työkyvyn heikkenemiseen joko koko organisaation tasolla, yksittäisessä työyhteisössä tai työyhteisön jonkin jäsenen kohdalla 2. sitouttamalla organisaation ja työyhteisöjen kaikki toimijat sovittuihin käytäntöihin ja mallin mukaiseen toimintaan 3. tiivistämällä ja selkeyttämällä yhteydenpitoa ja työnjakoa henkilöstöhallinnon, työsuojelutoimijoiden sekä työterveyshuoltopalveluita tuottavien organisaatioiden kanssa 4 (19)

4. KUKA? Organisaatiotasojen ja toimijoiden vastuunjako KAARI-mallin keskiössä eli työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin edistämisen kannalta tärkeimpiä toimijoita ovat työntekijä itse ja hänen lähiesimiehensä. Käytännön arkisessa työssä työntekijää ja esimiestä tukevat työterveyshuolto, työsuojelupäällikkö ja - valtuutetut sekä henkilöstöhallinto. Myös työyhteisön muilla työntekijöillä on vastuunsa työyhteisön työhyvinvoinnista. Kaupungin ylin luottamushenkilö- ja viranhaltijajohto varmistaa riittävät resurssit ja oikeutuksen toimintaan. Ne myös seuraavat ja arvioivat toimintaa paitsi työhyvinvoinnin kehityksen, myös tuloksellisuuden ja taloudellisuuden näkökulmasta. Ayluottamusmiehet puolestaan tukevat edustamiaan työntekijöitä ja seuraavat KAARI - mallin vaikuttavuutta henkilöstön kannalta. Työntekijä Työntekijällä on oikeus odottaa, että hänen työkyvyn tuen tarpeeseensa reagoidaan. Lisäksi työntekijällä on vastuu tuoda tuen tarve myös oma-aloitteisesti esimiehelle tiedoksi. Työntekijän tulee ensisijaisesti kääntyä aina ensin lähiesimiehensä puoleen jos kokee tuen tarvetta työhön ja työssä selviytymiseen liittyvissä asioissa. Mikäli työntekijä hakee ratkaisua työssä selviytymisen ongelmiin suoraan työterveyshuollosta tai työsuojeluvaltuutetulta, tästä on tiedotettava myös esimiestä. 5 (19)

Työntekijällä on velvollisuus valmistautua ja osallistua KAARI-mallin mukaisiin esimiehen järjestämiin keskusteluihin. Hänellä on oikeus kutsua keskusteluun myös työsuojeluvaltuutettu ja/tai luottamusmies. Jos työntekijä ei voi luottaa esimieheensä työssä jaksamisen ja työssä selviytymisen ongelmien selvittelyssä, asia pitää tuoda välittömästi kaikkien osapuolten (esimies, työsuojeluvaltuutettu ja työterveyshuolto) tietoon. Työntekijän tulee tiedostaa, että myös muilla työntekijöillä on oikeus ja velvollisuus ottaa puheeksi alentuneeseen työkykyyn liittyvät havainnot joko suoraan työntekijän itsensä tai esimiehen kanssa. Työntekijän tulee huolehtia myös siitä, että vaaditut sairauslomatodistukset ym. dokumentit tulevat toimitettua esimiehelle. Esimies Esimiehen vastuulla on havainnoida aktiivisesti alaisensa henkilöstön työkyvyn tasoa. Apuvälineenä hänellä on Populus -järjestelmän sairauspoissaoloseuranta. Lisäksi esimiehen tulee tarkkailla laadullisia muutoksia, joiden kautta työkyvyn mahdollista alentumista voi tunnistaa. Jos seurannassa tulee esille työkykyyn ja työssä jaksamiseen liittyviä ongelmia, esimiehen tulee ottaa asiat puheeksi. Tarvittaessa esimies kutsuu koolle yhteisen palaverin asian käsittelemiseksi ja tarkemmaksi selvittelemiseksi. Vastuu prosessin kulusta ja seurannasta on aina esimiehellä. Työkykyyn liittyviä asioita on syytä käsitellä myös henkilöstökokouksissa ja työpaikkapalavereissa yleisellä tasolla. Luontevimmin tämä tapahtuu esimerkiksi kehityskeskustelukierroksen palautekeskustelussa, jossa esimies voi antaa palautetta työyhteisölle henkilöstön työkykyyn ja sen kehitykseen liittyvistä asioista. Esimiehen vastuulla on myös raportoida omalle esimiehelleen (esim. toimialajohtajalle) ja henkilöstöhallinnon kautta johdolle työyksikkönsä työkykyyn ja sen kehittymiseen liittyvistä (ks. kohta Seuranta) asioista. Työterveyshuollon henkilöstö Työterveyshuolto on sekä työntekijöiden että esimiesten yhteistyötaho. Työterveyshuolto tukee työntekijöitä asioiden ja ongelmien selvittelyssä esimiehen kanssa. Toisaalta työterveyshuolto auttaa myös esimiehiä tilanteen kartoittamisessa ja jatkotoimenpiteiden suunnittelussa. Työterveyshuolto osallistuu asiantuntijana esimiehen ja työntekijän yhteistyöpalavereihin. Lupa prosessiin liittyvien tietojen siirtoon esimiehelle pyydetään kuitenkin aina työntekijältä. 6 (19)

Työterveyshuolto saa säännöllisesti raportteja työkyvyn muutoksista henkilöstöhallinnon kautta kolme kertaa vuodessa eli osavuosikatsauksien ja tilinpäätöksien rytmissä (sairauspoissaolotilastot sekä varhaisen ja tehostetun tuen prosessien seurantatiedot). Lisäksi työterveyshuolto saa tiedokseen, työntekijän suostumuksella, myös KAARI-mallin mukaiset palaverimuistiot tilanteiden reaaliaikaiseksi seuraamiseksi. Työterveyshuolto voi kutsua toistuvilla lyhyillä sairauslomilla olleita tarkempiin terveystarkastuksiin ja tihentää tarkastusvälejä vajaakuntoisen työntekijän kohdalla. Työsuojelupäällikkö ja valtuutetut sekä asiamiehet Työsuojelupäällikkö ja valtuutetut sekä asiamiehet ovat sekä esimiehen että työntekijän yhteistyökumppaneita KAARI-mallin toimenpiteissä. Työsuojeluhenkilöstö osallistuu myös KAARI-mallin perehdyttämiseen työyksiköissä. Henkilöstö- ja palkkahallinto Henkilöstö- ja palkkahallinto avustaa esimiehiä toimintamallin mukaisissa tilanteissa ja niiden selvittämisessä ja järjestämisessä. Se neuvoo ja ohjaa esimiehiä KAARI -mallin mukaisissa seuranta- ja raportointitehtävissä sekä laatii yhteenvetoraportit sekä sairauspoissaoloista että KAARI-mallin mukaisten prosessien seurantatiedoista johtoryhmän, työterveyshuollon, työsuojelutoimijoiden sekä luottamushenkilöiden tulkintaa varten kolme kertaa vuodessa eli osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen/henkilöstökertomuksen rytmissä koko henkilöstön osalta. Tehostetun tuen toimenpiteiden osalta henkilöstö- ja palkkahallinnon ohjauksessa toimiva HENKSU eli henkilöstösuunnittelutyöryhmä koordinoi myös työntekijöiden työkokeiluihin ja uudelleen sijoituksiin liittyviä järjestelyjä toimialojen sisällä ja jopa eri toimialojen välillä. Palkkahallinnossa työskentelevä eläkeasiamies huolehtii eläkeneuvonnasta. Eläkeasiamies esittelee eri eläkevaihtoehtoja asiakkaiden tarpeet huomioiden sekä avustaa mahdollisten eläkepäätöksiin liittyvien valitusten tekemisessä. Eläkeasiamies laatii eläkehakemuksen yhdessä asiakkaan kanssa vanhuus- ja osa-aikaeläkkeiden osalta. Työyhteisön muu henkilöstö Kaikilla työyhteisön jäsenillä on vastuu muista työntekijöistä ja koko työyhteisön työkyvystä. Työtoverin työssä jaksamiseen tai työkykyyn liittyvistä havainnoista keskustellaan ensisijaisesti henkilön itsensä kanssa, mutta tarvittaessa havainnot pitää saattaa myös esimiehen tietoon. Lisäksi jokaisen työyhteisön jäsenen on autettava esimiestä havaitsemaan muutokset koko työyhteisön työkyvyssä. 7 (19)

Johtoryhmä KAARI malli on osa Kiteen kaupungin henkilöstöohjelman Terveenä työssä osiota ja sitä kautta kaupunkistrategiaa. Johtoryhmän vastuulla on huolehtia tarvittavien resurssien varaamisesta strategian mukaiseen työskentelyyn. Tämä edellyttää toimintatapojen (esim. valmennus ja perehdytys) kehittämistä esimiestyön tukemiseksi. Johtoryhmä käsittelee työkykyasioita kokouksissaan säännöllisesti, myös yhdessä työterveyshuollon sekä työsuojelupäällikön ja valtuutettujen kanssa, ja vastaa luottamushenkilöille annettavasta raportoinnista. Luottamushenkilöt Kaupunginhallitus hyväksyy KAARI-mallin mukaiset menettelyt osana Kiteen kaupungin henkilöstösuunnitelman Terveenä työssä -osiota sekä kaupunkistrategiaa. Kaupunginvaltuustolle tiedotetaan KAARI-mallin periaatteista ja käytännöistä. Samalla luottamushenkilöt sitoutuvat henkilöstöorganisaatiota ja sen työssä jaksamista tukevaan päätöksentekoon ja antavat toiminnalle oikeutuksen. Luottamushenkilöillä on oikeus saada tietoa Kiteen kaupungin organisaation ja eri työyhteisöjen työkyvyn ja työhyvinvoinnin kehittymisestä osavuosiraporttien ja tilinpäätöksen yhteydessä kolme kertaa vuodessa. Seurantatietojen avulla luottamushenkilöjohto voi seurata, miten KAARI-malli on käytännössä toiminut ja miten sen mukaiset toimintatavat ovat vaikuttaneet. Ay-luottamusmiehet Ay-luottamusmiehet tarkkailevat ja tarkastelevat KAARI mallin mukaista toimintaa ja sen vaikuttavuutta edustamiensa työntekijöiden kannalta. Ensisijaisesti työssä jaksamisen asioissa, esim. esimiehen kanssa pidettävissä palavereissa, yksittäistä työntekijää tukee työsuojeluvaltuutettu, mutta työntekijä voi pyytää tukihenkilöksi tarvittaessa ja halutessaan myös ay-luottamusmiehen. 5. VARHAINEN TUKI TULEE LÄHELTÄ Varhaisen tuen toimenpiteet perustuvat työyhteisön tilanteen jatkuvaan ja säännölliseen seurantaan. Toimenpiteet aktivoituvat välittömästi kun pieninkin viite heikentyneestä työkyvystä tai työssä jaksamisen ongelmista havaitaan. Varhainen tuki tarkoittaa käytännössä puuttumista työkykyongelmiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Se tarkoittaa myös suunnattuja toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi tai sen palauttamiseksi mahdollisimman laajapohjaisessa yhteistyössä. 8 (19)

Milloin? Työpaikalla tarvitaan aktiivista puuttumista joko yksittäisen työntekijän tai työyhteisön tilanteeseen silloin kun havaitaan, että: työpäivät pidentyvät toistuvasti työyhteisön ilmapiiri muuttuu epämääräiseksi myöhästelyt, sairauslomat ja poissaolot lisääntyvät työntekijän työkäyttäytyminen muuttuu verrattuna aikaisempaan käyttäytymiseen, esim. jatkuva väsymys tai välinpitämättömyys työsuoritus heikkenee tai työn laatu huononee työtoverit huolestuvat työntekijästä tai valittavat hänestä asiakaspalaute heikkenee työntekijän käyttäytyminen viittaa alkoholin tai päihteiden ongelmakäyttöön työntekijän työkyky ei vastaa työn vaatimuksia tai huomataan työkyvyn laskua, esim. tarkkaavaisuus- tai keskittymisvaikeuksia työntekijällä on ristiriita yhden tai useamman työtoverinsa kanssa tai työpaikan ristiriidat vievät työntekijöiden työhönsä tarvitsemaa energiaa esimiehellä on ristiriita yhden tai useamman alaisensa kanssa työpaikalla joku kokee tulevansa syrjityksi tai häirityksi työyhteisön toiminnan laatu, tehokkuus tai työn sujuvuus ovat muuttumassa heikompaan suuntaan Esimiehen tulee seurata em. laadullisia työkykytekijöitä jatkuvasti. Niihin puututaan välittömästi ongelmia havaittaessa. Kun työntekijä on viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana ollut vähintään viisi (5) kertaa tai vähintään 30 kalenteripäivää poissa työstä sairauden vuoksi, esimiehen tulee ottaa asia puheeksi työntekijän kanssa. Esimiehet seuraavat sairauspoissaoloja neljän (4) kuukauden välein (kolme kertaa vuodessa eli osavuosikatsauksen rytmissä) Populus järjestelmästä ajettavan raportin avulla. Miten? Näin prosessi etenee käytännössä: Kun - sairauspoissaoloseurannan yhteydessä reagointirajat huomataan täyttyneen tai - esimies havaitsee yksittäisen työntekijän kohdalla muutoksia, jotka saattavat kertoa työkyvyn heikkenemisestä tai - työyhteisön toinen jäsen kertoo työtoveriaan koskevista, alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoistaan tai - työterveyshuollon/työsuojelun/henkilöstöhallinnon edustaja tai ay-luottamusmies kertoo työntekijää koskevista alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoista (hänen luvallaan), esimiehellä on velvollisuus puuttua tilanteeseen ja keskustella siitä työntekijän kanssa. Jos tilanne edellyttää jatkotyöskentelyä, esimies kutsuu koolle palaverin, johon kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoiksi työterveyshuollon ja työsuojelun edustajat. Myös hen- 9 (19)

kilöstöhallinto voi osallistua palaveriin/palavereihin tarvittaessa, esimerkiksi prosessin käynnistysvaiheessa. Ay-luottamusmies voi osallistua palaveriin/palavereihin työntekijän toivomuksesta. Vastuu palaverin ja mahdollisten jatkopalavereiden järjestämisestä ja prosessiin liittyvästä koordinaatiosta ja tiedottamisesta on aina esimiehellä. Työntekijä ja esimies valmistautuvat ensimmäiseen palaveriin täyttämällä Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslistan (LIITE 1). Palaverien tulokset kirjataan palaverimuistioihin (LIITE 2), jonka molemmat allekirjoittavat. Palaverissa työkykyongelma jäsennetään työkyvyn tuen tarpeen kartoituslistan avulla. Keskustelussa sovitaan yhdessä tarpeelliseksi nähdyt jatkotoimenpiteet kunkin yhteistyön osapuolen osalta ja toimenpiteiden seuranta. Varhaista tukea voi olla esim. töiden järjestely omassa työpisteessä tai apuvälineiden hankinta. Palaverissa tulee sopia myös seurantapalaverin ajankohdasta. Keskustelun tulos kirjataan palaverimuistioon. Työntekijän suostumuksella keskustelusta kirjattu palaverimuistio toimitetaan työterveyshuoltoon. Työkyvyn kartoituslistat ja neuvottelumuistiot säilytetään esimiehen huoneessa lukollisessa kaapissa (myöhemmin Populus järjestelmässä sähköisessä muodossa). Prosessin kuluessa työterveyshuolto voi antaa tarvittaessa lausunnon työntekijän työkyvystä. Työterveyslääkäri arvioi sairastuneen työkyvyn ja työntekijä, työnantaja ja työterveyshuolto tekevät yhteisen selvityksen KELA:lle työntekijän mahdollisuuksista jatkaa työssä, kun sairauspäivärahaa on maksettu kahden vuoden aikana 90 arkipäivää. Pitkän yhtäjaksoisen sairauspoissaolon alkaessa sovitaan esimiehen ja työntekijän kesken yhteydenpitoon liittyvistä menettelytavoista. Sovittavia asioita ovat esimerkiksi: Kuinka usein pidetään yhteyttä? Kuka on aktiivinen osapuoli (esimies työntekijä) Millä tavoin pidetään yhteyttä (puhelin, sähköposti, kirje, tapaaminen) Prosessi on kuvattu LIITTEESSÄ 3. 6. TEHOSTETTU TUKI TARJOAA LAAJEMMAT TUKIMUODOT Jos edellä kuvattu varhaisen tuen prosessi on käyty läpi ja tehdyt toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työkykyä riittävästi, pohditaan tehostetun tuen toimenpiteitä. Kiteen kaupunki on sitoutunut edistämään työhön paluuta ja työssä jaksamista seuraavin toimenpitein: 1. Töiden järjestely omassa työpisteessä tai yksikössä 10 (19)

2. Uuden työtehtävän löytäminen HENKSUn eli henkilöstösuunnittelutyöryhmän kautta 3. Hyödynnetään ammatillisen kuntoutuksen vaihtoehtoja: - työkokeilu - uudelleenkoulutus 4. Uuteen työtehtävään siirtyminen 5. Kannustetaan osa-aikaisen työnteon järjestelyitä (osa-aikaeläke, osatyökyvyttömyyseläke, osasairauspäiväraha yms.) Keskeisenä yhteistyökumppanina ratkaisujen hakemisessa toimii kuntoutusneuvoja, joka laatii henkilökohtaisia kuntoutustarveselvityksiä. Kuntoutusneuvoja toimii tiiviissä yhteistyössä esimiesten, työterveyshuollon ja työsuojelun kanssa. Kuntoutusneuvojan palvelut ostetaan. Ammatilliseen kuntoutukseen voi hakea kuntoutusrahaa esim. KEVA:lta. Henkilöstöhallinnon kustannuspaikalle on varattu resursseja työkokeiluun tai uusiin työtehtäviin siirtymisestä johtuviin ylimääräisiin henkilöstökustannuksiin. Vastaanottava työpiste voi saada tukea henkilöstökustannuksiin määräajan. 7. TYÖHÖN PALUUN TUKI VARMISTAA PEHMEÄN LASKUN TAKAISIN TÖIHIN Kun työntekijä palaa pitkän sairausloman tai muun poissaolon jälkeen takaisin työhön tai hän on aloittamassa työn tai työkokeilun toisessa työyksikössä, hänen tuloonsa on valmistauduttava työyhteisössä. Keskeisin ja vastuullisin rooli on edelleen esimiehellä, mutta myös työtovereilla on omat tärkeät tehtävänsä. Kullekin taholle määriteltyjen toimenpiteiden ja vastuiden seurannasta sovitaan yhteistyöpalaverissa ja siitä laaditussa neuvottelumuistiossa. 1 Esimiehen vastuu Sairausloma: - Esimiehen tulee pitää yhteyttä työntekijään sairausloman aikana, yhdessä sovitulla tavalla. Yhteydenpidon merkitys korostuu sairausloman loppuvaiheessa, jolloin esimies sopii palaavan työntekijän kanssa tarpeellisista tukitoimista. - Työyhteisön ja erityisesti työhön palaavan työntekijän työtehtävät on arvioitava ja samalla sovittava tarpeellisista uudelleenjärjestelyistä, työhön palaajan jaksamisen varmistamiseksi. Samalla määritellään järjestelyjen kesto ja seuranta. 11 (19)

- Esimies informoi yhdessä työntekijän kanssa työyhteisöä syistä, joiden vuoksi työntekijän työnkuvaa on muutettu (esim. osasairauspäiväraha tai työkokeilu). - Työntekijä tulee perehdyttää työtehtäviin ja yhteisöön. Työkokeilu: - Esimies informoi työyhteisöä työkokeilun tavoitteista yhdessä työkokeilijan kanssa. - Työkokeilija tulee perehdyttää työtehtäviin ja yhteisöön. 2 Työntekijän vastuu - Työntekijän tulee sitoutua sovittuihin toimenpiteisiin. - Työntekijän tulee pyytää tarvittaessa palaveria esimiehen kanssa. - Työntekijä kertoo omasta tilanteestaan työyhteisössään sen minkä katsoo työn teon kannalta tarpeelliseksi. 3 Työyhteisön (työtovereiden) vastuu - Työyhteisön kaikilta jäseniltä edellytetään tukea työhön palaavalle tai työkokeilussa olevalle työntekijälle. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi osallistumista perehdytykseen ja neuvontaan. 4 Työterveyshuollon vastuu - Työterveyshuolto osallistuu tarvittaessa yhteistyöpalavereihin työntekijän, työnantajan ja tarvittaessa muiden asiantuntijoiden kanssa. - Työterveyshuolto seuraa vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymistä mm. määräaikaistarkastuksin. 12 (19)

8. PELISÄÄNTÖJÄ 8.1 Ilmoitus- ja raportointikäytännöt sairauspoissaoloissa Sairauslomatodistukset Sairauspoissaolo omalla ilmoituksella/esimiehen luvalla 1 3 kalenteripäivän osalta sairausloman voi myöntää esimies harkintansa mukaan. Työntekijän tulee ottaa henkilökohtainen puhelinyhteys esimieheen tai esimiehen varahenkilöön välittömästi oireiden / työkyvyn heikentymisen havaittuaan. Esimiehellä on kuitenkin aina oikeus vaatia terveydenhoitajan/sairaanhoitajan/lääkärintodistus työkyvyttömyydestä. Sairauspoissaolosta on tehtävä poissaoloilmoitus Populukseen. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. Sairauspoissaolo terveydenhoitajan/sairaanhoitajan todistuksella Todistuksen 1-3 kalenteripäivän työkyvyttömyydestä voi antaa myös terveydenhoitaja/sairaanhoitaja. Todistus työkyvyttömyydestä on toimitettava ensi tilassa esimiehelle. Erikseen alkaneeksi ilmoitettavan epidemiatilanteen aikana terveydenhoitaja voi kirjoittaa todistuksen työkyvyttömyydestä 1-7 kalenteripäiväksi. Sairauspoissaolosta on tehtävä poissaoloilmoitus Populukseen. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. Sairauspoissaolo lääkärintodistuksella Edellä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta työkyvyttömyydestä on aina esitettävä lääkärintodistus. Ensisijaisesti on esitettävä työterveyslääkärin antama todistus. Lääkärintodistus on toimitettava ensi tilassa esimiehelle tai tämän varahenkilölle. Sairauspoissaolosta on tehtävä poissaoloilmoitus Populukseen. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. Sairausloman myöntäminen ja sen palkallisuus Lähin esimies myöntää sairausloman työ- ja virkaehtosopimusten mukaisesti oman harkintansa ja terveydenhoitajan/sairaanhoitajan/lääkärintodistuksen perusteella. Sairausloman palkallisuudesta päättää lähin esimies harkintansa mukaan lähtökohtaisesti lääkärinlausunnon perusteella. 13 (19)

Sairauslomien dokumentointi ja raportointi Todistus työkyvyttömyydestä (terveydenhoitajan/sairaanhoitajan/lääkärintodistus) toimitetaan esimiehelle tai hänen sijaiselleen mahdollisimman pian. Jos todistusta ei ole toimitettu viikon (7 päivän) kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Työntekijä huolehtii poissaolokirjauksen Populukseen. Esimiehen tulee hyväksyä se siellä mahdollisimman pian. Työntekijän tulee tehdä itse sairauspäivärahahakemus Kelan sairauspäivärahaan oikeuttavista sairauslomista Kelalle. Kelan sairauspäivärahaoikeus alkaa sairastumispäivän + yhdeksän (9) arkipäivän jälkeen (arkilauantai lasketaan mukaan). Sairauspäivärahahakemus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa. Esimies toimittaa lääkärintodistuksen yli yhdeksän (9) päivän sairaudesta palkkatoimistoon Kela-korvauksen hakemista varten. Lyhyempiä sairauksia koskevat todistukset esimies säilyttää kaksi (2) vuotta lukollisessa kaapissa omassa työhuoneessaan. Esimiehen velvollisuus on ilmoittaa sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon, kun se on jatkunut vähintään kuukauden. Työterveyslääkäri arvioi sairastuneen työkyvyn ja työntekijä, työnantaja ja työterveyshuolto tekevät yhteisen selvityksen työntekijän mahdollisuuksista jatkaa työssä, kun sairauspäivärahaa on maksettu kahden vuoden aikana 90 arkipäivää. 8.2 Työtapaturmat Työntekijän tulee ilmoittaa ensi tilassa esimiehelle tai hänen varahenkilölleen sattuneesta työ- tai työmatkatapaturmasta tai ammattitaudin epäilystä. Hoitoon hakeutuessaan työntekijä kertoo lääkärille kysymyksessä olevan työtapaturma. Esimies kirjaa työtapaturmasta aiheutuvan sairausloman Populukseen poissaoloihin työtapaturmana ja varmistaa samalla, että kohta työtapaturma on ruksattuna lääkärintodistukseen. Esimies täyttää esimiesten työtilassa sähköisen tapaturmailmoituksen henkilötietoja ja tapaturmaa koskevilta osin. Ilmoituksesta täytetään jokainen kohta. Tapaturmailmoitus toimitetaan sähköisesti Lähetä -painikkeella palkkahallintoon, palkanlaskija täydentää ilmoituksen muilta osin valmiiksi ja lähettää vakuutusyhtiöön. Esimiehen tulee ilmoittaa palkanlaskentaan puhelinsoitolla tai sähköpostilla, kun sisäinen tapaturmailmoitus on tehty. Alkuperäiset lääkärintodistukset ja mahdolliset tapaturman johdosta aiheutuvat alkuperäiset kulukuitit on toimitettava palkkahallintoon. 14 (19)

9. SEURANTA Työhyvinvoinnin tilannetta ja sen kehittymistä Kiteen kaupungin yksiköissä ja työyhteisöissä seurataan aktiivisesti eri tasoilla ja erilaisten mittareiden kautta. 9.1. Yksittäisten työntekijöiden tilanteen seuranta Esimiehet seuraavat työntekijöidensä tilannetta jokapäiväisessä kanssakäymisessään sekä Populus ohjelmasta saatavien sairauspoissaoloraporttien kautta. Sairauspoissaolojen säännöllinen seuranta auttaa ennakoimaan ongelmatilanteita ja ehkäisemään niiden paisumista. Työntekijöillä on velvollisuus osallistua myös Kiteen kaupungin työterveyshuollon toimintasuunnitelman mukaisiin työterveystarkastuksiin (työhöntulotarkastukset, kohdennettuun työpaikkaselvitykseen liittyvät yksilölliset tarkastukset, lakisääteiset tarkastukset, vajaakuntoisten tarkastukset). Tarkastusten tuloksia käydään läpi luottamuksellisesti myös esimiehen kanssa työntekijän suostumuksella. 9.2. Sairauspoissaolojen seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla Esimiehet käyvät läpi Populus ohjelman sairauspoissaoloraportit kolme (3) kertaa vuodessa oman henkilöstönsä osalta ja käsittelevät ne oman esimiehensä (esim. toimialajohtajan) kanssa sovitulla tavalla. Tiedot sairauspoissaolojen kehittymisestä ovat osa osavuosikatsausten rytmissä, kolme (3) kertaa vuodessa, tapahtuvaa sisäistä valvontaa. Henkilöstöhallinto tulostaa sairauspoissaoloraportit koko kaupungin osalta samoin kolme kertaa vuodessa ja toimittaa aineiston keskitetysti johtoryhmän ja koko työhyvinvoinnin seurantaryhmän (ks. alla) analysoitavaksi. Käsittelyn jälkeen tiedot siirtyvät osavuosikatsaukseen tai tilinpäätökseen/henkilöstökertomukseen ja sitä kautta luottamushenkilöille. 9.3. KAARI mallin mukaisten prosessien seuranta Esimiehen ja työntekijän sekä mahdollisesti muiden mukana olleiden asiantuntijoiden (työterveyshuolto, työsuojelu jne.) palavereista laadituissa palaverimuistioissa tulee sopia prosessin jatkosta ja sen seurannasta. Seurantaa voidaan tehdä tilanteeseen soveltuvalla tavalla. Kaikissa tapauksissa on syytä sopia seurantapalaveri. Esimiehet raportoivat sairauspoissaoloista sekä KAARI-mallin mukaisista varhaisen ja tehostetun tuen prosesseista oman henkilöstönsä osalta kolme kertaa vuodessa. Raportit käsitellään oman esimiehen kanssa sovitulla tavalla. Henkilöstöhallinto koostaa tiedot johtoryhmän ja työhyvinvoinnin seurantaryhmän (ks. alla) analysoitavaksi sekä liittää tiedot osavuosikatsaukseen ja tilinpäätökseen/henkilöstökertomukseen. 15 (19)

9.4. Esimiehen ja työterveyshuollon yhteispalaverit Tarvittaessa esimies ja työterveyshoitaja tapaavat työpaikan lisääntyneiden sairauspoissaolojen selvittämiseksi. Tapaamisissa käsitellään sairauspoissaoloja yleisellä tasolla yksilökohtaista tietosuojaa vaarantamatta sekä tarvittaessa muita työyhteisön työhyvinvointiin liittyviä asioita. 9.5. Työhyvinvoinnin seurantaryhmän tapaamiset Työhyvinvoinnin seurantaryhmään kuuluvat johtoryhmä sekä työterveyshuollon, työsuojelun sekä henkilöstöhallinnon edustajat. Seurantaryhmä kokoontuu kolme kertaa vuodessa ja analysoi mm. sairauspoissaolojen seurantatietoja, KAARI-mallin mukaisten prosessien seurantatietojen yhteenvetoja sekä eläköitymisten seuranta- ja ennakointitietoja. Se myös koostaa johtopäätökset osavuosikatsausta sekä tilinpäätöstä/henkilöstökertomusta varten esitettäväksi luottamushenkilöille. Seurantaryhmä kokoontuu johtoryhmän kokouksen yhteydessä. 9.6. Kiteen kaupungin työhyvinvointifoorumi Kerran vuodessa järjestetään laaja, koko kaupunkiorganisaatiota koskeva työhyvinvointifoorumi. Foorumilla vedetään yleisellä tasolla yhteen erilaisia työhyvinvoinnin kehitystä koskevia seurantatietoja (mm. sairauspoissaolot, eläköitymiseen liittyvät tiedot sekä KAARI-mallin mukaisten prosessien seurantatiedot) ja ennen kaikkea ennakoidaan työssä jaksamisen ja työkyvyn uhkatekijöiden kehittymistä seuraavan vuoden ja tulevien vuosien aikana Kiteen kaupungin organisaatiossa ja sen eri toimialoilla. Foorumi järjestetään syystalvella ennen talousarvion ja työterveyshuollon toimintasuunnitelman viimeistelyä. Siihen kutsutaan työhyvinvoinnin kehittämisryhmään kuuluvien tahojen lisäksi myös johtavat luottamushenkilöt (kaupunginhallituksen ja valtuuston puheenjohtajistot) sekä pääluottamusmiehet. KAARI-malliin liittyvät palautteet ja kysymykset voi osoittaa työsuojelupäällikkö Tuija Vaittiselle ja kehitysjohtaja Nina Holopaiselle. 16 (19)

LIITE 1 Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista 17 (19)

LIITE 2 Palaverimuistio työkyvyn tuen tarpeesta 18 (19)

LIITE 3 KAARI-mallin prosessi kuvattuna 19 (19)