Euroopan komissio European Commission KUUDES PUITEOHJELMA Kuudes puiteohjelma käsittää yhteisön toimet tutkimuksen, teknologian kehittämisen ja demonstroinnin (TTK) alalla vuosina 2002 2006 Ehdotusten arviointi- ja valintamenettelyjä koskevat ohjeet Muutettu versio KOM C/2004/1855, 18.5.2004
Liite Ehdotusten arviointi- ja valintamenettelyjä koskevat ohjeet sivu 2
EHDOTUSTEN ARVIOINTI- JA VALINTAMENETTELYJÄ KOSKEVAT OHJEET Sisällys SISÄLLYS...3 1. JOHDANTO...5 2. ARVIOIJAT...8 2.1. ARVIOIJIEN TEHTÄVÄT...8 2.2. RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN NIMEÄMINEN...8 2.3. RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN VAIHTUVUUTTA KOSKEVAT PERIAATTEET...9 2.4. ETURISTIRIIDAT...10 2.5. LUOTTAMUKSELLISUUS...10 2.6. RIIPPUMATTOMAT TARKKAILIJAT...10 3. ENNEN EHDOTUSTEN ARVIOINTIA...11 3.1. KIINNOSTUKSENILMAISUPYYNNÖT...11 3.2. EHDOTUSPYYNNÖT...11 3.3. EHDOTUSTEN ESITARKASTUS...11 3.4. EHDOTUSTEN JÄTTÄMINEN...11 3.5. VASTAANOTTOILMOITUS...12 3.6. KELPOISUUDEN TARKASTAMINEN...13 4. RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN SUORITTAMA ARVIOINTI...14 4.1. RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN SUORITTAMA ARVIOINTI PÄHKINÄNKUORESSA...14 4.2. ARVIOINTIPERUSTEET...15 4.3. EHDOTUSTEN PISTEYTYS...15 4.4. KYNNYKSET JA PAINOTUKSET...16 4.5. RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN SUORITTAMAN EHDOTUSTEN ARVIOINNIN YKSITYISKOHTAINEN KUVAUS...16 4.6. HAKIJOILLE ANNETTAVA PALAUTE...20 5. ARVIOINNIN VIIMEISTELY...21 5.1. KOMISSION LAATIMA LUETTELO, JOSSA EHDOTUKSET ON ASETETTU PRIORITEETTIJÄRJESTYKSEEN...21 5.2. KOMISSION LAATIMA VARALLAOLOLUETTELO...21 5.3. KOMISSION HYLKÄYSPÄÄTÖKSET...21 5.5. ARVIOINTIPROSESSIA KOSKEVA RAPORTOINTI...22 6. EHDOTUKSISTA KÄYTÄVÄT NEUVOTTELUT JA EHDOTUSTEN VALINTA...23 6.1. EHDOTUKSISTA KÄYTÄVÄT NEUVOTTELUT...23 6.2. EHDOTUSTEN VALINTA...24 LIITTEET...25 LIITE A...26 RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN NIMEÄMISKIRJE...26 LIITE B...33 ARVIOIJIKSI NIMETTYJEN RIIPPUMATTOMIEN ASIANTUNTIJOIDEN TOIMINTASÄÄNNÖT...33 (NIMEÄMISKIRJEEN LIITE I KS. LIITE A)...33 LIITE C...35 ETURISTIRIITOJA JA LUOTTAMUKSELLISUUTTA KOSKEVA VAKUUTUS...35 (NIMEÄMISKIRJEEN LIITE II KS. LIITE A)...35 sivu 3
LIITE D...36 ARVIOINTIPROSESSIN RIIPPUMATTOMIA TARKKAILIJOITA KOSKEVAT OHJEET JA TOIMINTASÄÄNNÖT...36 LIITE E...38 KAKSIVAIHEINEN EHDOTUSTEN JÄTTÄMIS- JA ARVIOINTIMENETTELY...38 LIITE F...39 JATKUVASTI AVOINNA OLEVIA EHDOTUSPYYNTÖJÄ KOSKEVAT TOIMENPITEET...39 LIITE G...40 EETTISTÄ ARVIOINTIA KOSKEVAT MENETTELYT...40 LIITE H...43 TUTKIJAVOIMAVAROJA JA LIIKKUVUUTTA KOSKEVAAN KUUDENNEN PUITEOHJELMAN TOIMINTAKOKONAISUUTEEN JÄTETTÄVIEN EHDOTUSTEN ARVIOINTI...43 LIITE I...45 ETÄARVIOINNISSA SOVELLETTAVAT MENETTELYT...45 LIITE J...46 EHDOTUKSEN JÄTTÄMISMENETTELYT...46 sivu 4
1. Johdanto Tämän asiakirjan tarkoituksena on esittää yhtenä kokonaisuutena komission ohjeet, jotka koskevat ehdotusten arviointia ja valintaa Euroopan yhteisön 1 ja Euroopan atomienergiayhteisön 2 kuudensien puiteohjelmien (jäljempänä 'kuudes puiteohjelma') epäsuorien toimien 3 yhteydessä. Ohjeiden antamisesta säädetään puiteohjelmien osallistumissääntöjen 4 10 artiklan 7 kohdassa. Tässä asiakirjassa kuvataan niitä perusmenettelyjä, joita komissio soveltaa osallistumissääntöjen sekä Euroopan yhteisön varainhoitoasetuksen 5 ja oman työjärjestyksensä 6 mukaisesti. Kuudennessa puiteohjelmassa käytetään toteutusvälineiden yhdistelmää, joka muodostuu eurooppalaisen tutkimusalueen periaatteiden mukaisista "uusista" toteutusvälineistä sekä viidennen puiteohjelman toteutusvälineiden kaltaisista "perinteisemmistä" välineistä. Tämän vuoksi on tutkailtu uudelleen myös ehdotusten arviointi- ja valintamenettelyissä aiemmin sovellettuja periaatteita ja kehitetty niiden käytännön toteutusta. Tästä huolimatta arvioinnit, joissa tarkastellaan Euroopan yhteisöjen TTK-ohjelmiin rahoituksen saamiseksi jätettyjä ehdotuksia, perustuvat edelleen muutamaan vakiintuneeseen perusperiaatteeseen. (i) (ii) (iii) Laadukkuus. Rahoitettaviksi valittavien hankkeiden on oltava tieteellisesti, teknisesti ja hallinnoltaan korkealaatuisia suhteessa kyseessä olevan TTK-ohjelman tavoitteisiin. Avoimuus. Jotta järjestelmä olisi hanke-ehdotuksia laativien tutkijoiden sekä ehdotusten arvioijien kannalta selkeä, on kuvattava selkeällä tavalla prosessi, jonka kautta rahoituspäätökset syntyvät, ja sitä koskevien tietojen on oltava kaikkien asianomaisten saatavilla. Lisäksi hakijoille on annettava riittävästi palautetta heidän ehdotustensa arvioinnin tuloksista. Tasavertainen kohtelu. Yhteisön TTK-tukea myönnettäessä perusperiaatteena on, että kaikki ehdotukset on käsiteltävä yhdenvertaisesti riippumatta siitä, mistä ne ovat lähtöisin tai kuka ne on jättänyt. 1 Euroopan parlamentin ja neuvoston päätös N:o 1513/2002/EY, tehty 27 päivänä kesäkuuta 2002, eurooppalaisen tutkimusalueen toteuttamista ja innovointia tukevasta Euroopan yhteisön kuudennesta tutkimuksen, teknologian kehittämisen ja esittelyn puiteohjelmasta (2002-2006), EYVL L 232, 29.8.2002, s. 1. 2 Neuvoston päätös 2002/668/Euratom, tehty 3 päivänä kesäkuuta 2002, eurooppalaisen tutkimusalueen toteuttamista tukevasta Euroopan atomienergiayhteisön (Euratomin) kuudennesta tutkimuksen ja koulutuksen puiteohjelmasta (2002-2006), EYVL L 232, 29.8.2002, s. 34. 3 Niiden tarjousten, ehdotusten ja hakemusten osalta, jotka jätetään julkisia hankintoja koskevien menettelyjen yhteydessä, sovelletaan komission tätä varten määrittämiä arviointisääntöjä. 4 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 2321/2002, annettu 16 päivänä joulukuuta 2002, säännöistä, jotka koskevat yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen osallistumista Euroopan yhteisön kuudennen puiteohjelman (2002-2006) toteuttamiseen sekä sen tutkimustulosten levittämistä, EYVL L 355, 30.12.2002, s. 23. Neuvoston asetus (Euratom) N:o 2322/2002, annettu 5 päivänä marraskuuta 2002, säännöistä, jotka koskevat yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen osallistumista Euroopan atomienergiayhteisön kuudennen puiteohjelman (2002-2006) toteuttamiseen, EYVL L 355, 30.12.2002 s. 35. 5 Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002, annettu 25 päivänä kesäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta, EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. 6 Komission työjärjestys, EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26. sivu 5
(iv) (v) Puolueettomuus. Kaikkia ehdotuksia käsitellään puolueettomasti, eikä arvioinnissa oteta huomioon ehdotukseen liittymättömiä seikkoja. Tehokkuus ja nopeus. Menettelyt on suunniteltu niin, että ne kyetään toteuttamaan mahdollisimman nopeasti tinkimättä kuitenkaan arvioinnin laadusta, julkisten varojen asianmukaisesta käytöstä ja kunkin erityisohjelman hallinnointia säätelevän lainsäädännön noudattamisesta. (vi) Eettiset näkökohdat. Kaikki ehdotukset, jotka ovat ristiriidassa eettisten perusperiaatteiden kanssa, voidaan sulkea pois missä tahansa arvioinnin tai valinnan vaiheessa. Merkittävimmät arviointiin liittyvät eroavuudet viidennen ja kuudennen puiteohjelman välillä ovat seuraavat: - Arviointiprosessin laatua on parannettu lisäämällä etäarvioinnin käyttöä sekä laajentamalla asiantuntijakantaa, josta arvioijat voidaan valita. - Arviointijärjestelmää on vankistettu vastaamaan uusien toteutusvälineiden kunnianhimoisia tavoitteita. Muutosten myötä voidaan käyttää järjestelmällisemmin kaksivaiheista arviointia, etäarviointia sekä arviointilautakunnan suorittamaa hakijoiden kuulemista. - Eettiset arviointimenettelyt on kirjattu arviointia koskeviin ohjeisiin. Puiteohjelman osallistumissääntöjen mukaan yksittäisillä ohjelmilla tai toimilla voi joissakin tapauksissa olla erityisiä tarpeita. Sen vuoksi tässä asiakirjassa määritettävän yhdenmukaisen kehyksen sisällä on jonkin verran liikkumavaraa, jotta menettelyt voidaan tarvittaessa sovittaa erityistarpeiden mukaan. Se, miten osallistumissääntöjen mahdollistamia vaihtoehtoja on tarkoitus soveltaa, määritetään työohjelmissa ja ehdotuspyynnöissä. Näissä asiakirjoissa tehdään selkoa eri vaihtoehtojen suhteen tehdyistä valinnoista (siltä osin kuin tällaisia valintoja on tehtävissä) sekä kunkin ohjelman painopisteistä kuvaamalla käytettävää arvosteluja painotusjärjestelmää. Lisäksi niissä määritetään kullakin osa-alueella tai kussakin ehdotuspyynnössä sovellettavat arviointiperusteet. Seuraavassa kaaviossa on esitetty yhteenveto ehdotusten arvioinnin ja valinnan eri vaiheista. sivu 6
Ehdotus Kelpoisuus Yksilöllinen arviointi Konsensus Kynnykset Eettiset kysymykset (VALINNAINEN) Kuulemiset (VALINNAINEN) Lautakunta Komission laatima prioriteettijärjestys Komission hylkäyspäätös Neuvottelut Neuvottelutulos Ohjelmakomitean kuuleminen (tarvittaessa) Komission rahoituspäätös ja/tai hylkäyspäätös sivu 7
2. Arvioijat 2.1. Arvioijien tehtävät Osallistumissääntöjen 10 artiklan 6 kohdan mukaan komissio nimeää osallistumissääntöjen 11 artiklan mukaisesti riippumattomia asiantuntijoita 7 avustamaan ehdotusten arvioinnissa. Joissakin erityisissä tukitoimissa asiantuntijoita nimetään kuitenkin vain, jos komissio katsoo sen tarpeelliseksi. Jos arvioijina toimivat komission virkamiehet tai muut työntekijät, noudatetaan yhteisön varainhoitoasetusta ja sen täytäntöönpanosääntöjä. Kaikki ehdotukset, jotka täyttävät kelpoisuusvaatimukset (ks. kohta 3.4), arvioidaan niiden laadukkuuden määrittämiseksi. Jokaisen komissiolle jätetyn osallistumiskelpoisen ehdotuksen arvioi vähintään kolme arvioijaa 8. Koska integroidut hankkeet ja huippuosaamisen verkostot ovat luonteeltaan muita toteutusvälineitä kunnianhimoisempia, tarkoituksena on, että vähintään viisi arvioijaa arvioi niitä koskevat ehdotukset. 2.2. Riippumattomien asiantuntijoiden nimeäminen 9 Komissio nimeää huippuosaamisen verkostoja ja integroituja hankkeita koskevien ehdotusten arvioijiksi henkilöitä, jotka toimivat tieteen tai elinkeinoelämän eri aloilla ja/tai joilla on kokemusta innovoinnista sekä erittäin korkeatasoinen alan tietämys. Arvioijien edellytetään myös olevan kansainvälisesti tunnustettuja auktoriteetteja kyseisellä erityisalalla. Kaikkien muiden kuudennen puiteohjelman toteutusvälineiden osalta komissio nimeää arvioijiksi riippumattomia asiantuntijoita, joilla on heille annettavien tehtävien edellyttämä osaaminen ja tietämys. Tätä varten komissio julkaisee: (i) (ii) hakemuspyyntöjä Euroopan unionin virallisessa lehdessä hakemusten saamiseksi yksittäisiltä henkilöiltä tai tutkimuslaitoksille osoitettuja hakemuspyyntöjä, joissa pyydetään laitoksia laatimaan luetteloita sopivista ehdokkaista. Komissio voi tarpeelliseksi katsoessaan milloin tahansa valita arvioijaksi myös sellaisen henkilön, joka ei ole mukana edellä mainituissa hakemuspyyntöjen perusteella laadituissa luetteloissa, mikäli kyseisellä henkilöllä on tehtävään soveltuva asiantuntemus. Riippumattomilta asiantuntijoilta edellytetään yleisesti ottaen soveltuvaa osaamista ja tietämystä niillä aloilla, joilla heiltä pyydetään apua. Lisäksi kaikilta asiantuntijoilta 7 Riippumaton asiantuntija on asiantuntija, joka toimii omissa nimissään eikä arviointityötä suorittaessaan edusta mitään organisaatiota. 8 Niiden tarjousten, ehdotusten ja hakemusten osalta, jotka jätetään julkisia hankintoja koskevien menettelyjen yhteydessä, sovelletaan komission tätä varten määrittämiä tavanomaisia arviointisääntöjä. 9 Osallistumissääntöjen 11 artiklan 2 kohdan b ja d alakohta. sivu 8
edellytetään tasokasta julkisella tai yksityisellä sektorilla hankittua ammatillista kokemusta yhdellä tai useammalla seuraavista toiminta-aloista: asianomaisten tieteen ja teknologian alojen tutkimus; hankkeiden hallinto, johtaminen tai arviointi; TTK-hankkeiden tulosten käyttö; teknologiansiirto ja innovointi; kansainvälinen tiede- ja teknologiayhteistyö; henkilöresurssien kehittäminen. Nimetessään riippumattomia asiantuntijoita komissio ottaa myös huomioon heidän kykynsä hahmottaa ja arvioida ehdotetun työn asettamia haasteita sekä elinkeinoelämään liittyviä ja/tai yhteiskunnallisia ulottuvuuksia. Asiantuntijoilla on niin ikään oltava ehdotusten arvioinnin edellyttämä kielitaito. Asiantuntijat voivat olla myös muiden kuin jäsenvaltioiden tai assosioituneiden valtioiden kansalaisia. Tiedot riippumattomista asiantuntijoista, mukaan luettuina edellä mainitut luettelojen ulkopuolelta valitut asiantuntijat, säilytetään keskustietokannassa. Tämä tietokanta voidaan pyynnöstä antaa jäsenvaltioiden sekä puiteohjelmiin assosioituneiden maiden viranomaisten käyttöön. Komissio laatii kunkin ehdotuspyynnön perusteella jätettyjen ehdotusten arviointia varten luettelon sopivista riippumattomista asiantuntijoista (sekä tarvittaessa luettelon varalla olijoista). Laatiessaan näitä luetteloita, joista voidaan valita asiantuntijalautakuntien jäsenet, komissio noudattaa seuraavia kriteerejä: asiantuntemuksen riittävä monipuolisuus; asianmukainen tasapaino akateemisessa maailmassa ja elinkeinoelämässä työskentelevien asiantuntijoiden sekä käyttäjäpuolen edustajien välillä; asiantuntijoiden kohtuullisen tasapainoinen sukupuolijakauma 10 ; asiantuntijoiden kohtuullinen maantieteellinen jakauma; asiantuntijoiden säännöllinen vaihtuvuus. Arvioinneissa käytettävien riippumattomien asiantuntijoiden luettelosta tekevät päätöksen asiasta vastaava komission linjanjohtaja (tai vastaavat linjanjohtajat) tai asianmukaisesti nimetyt edustajat. Yksittäisten ehdotusten arvioijiksi valittujen asiantuntijoiden nimiä ei julkisteta. Komissio julkaisee kuitenkin säännöllisin väliajoin Internetissä luettelon kussakin tutkimustoimessa / kullakin tutkimusalueella käytettävistä asiantuntijoista. Kullekin riippumattomalle asiantuntijalle lähetetään nimeämiskirje (ks. liite A), jossa selostetaan heidän tehtävänsä. Tämä nimeämiskirje muodostaa sopimuksen asiantuntijan kanssa, ja kirje on pohjana kuudennen puiteohjelman aikana käytettävälle asiantuntijoiden vakiosopimukselle. Asiantuntijan on lisäksi ennen työn aloittamista allekirjoitettava nimeämiskirjeen liitteenä oleva eturistiriitoja ja luottamuksellisuutta koskeva vakuutus (ks. liite C). 2.3. Riippumattomien asiantuntijoiden vaihtuvuutta koskevat periaatteet Yleisenä periaatteena on, että komissio vaihtaa vuodesta 2004 alkaen kalenterivuosittain vähintään neljänneksen kussakin tutkimustoimessa / kullakin tutkimusalueella käytettävistä asiantuntijoista. 10 Euroopan komissio noudattaa toiminnassaan naisten ja miesten yhtäläisten mahdollisuuksien periaatetta, joka on määritelty tiedonannossa Naiset ja tiede - Naiset mukaan rikastuttamaan Euroopan tutkimustoimintaa, 17.2.1999 (KOM(1999) 76 lopullinen). sivu 9
2.4. Eturistiriidat Osallistumissääntöjen 11 artiklan 3 kohdan mukaan komission on riippumatonta asiantuntijaa nimetessään kohtuuden rajoissa varmistettava, ettei asiantuntijan ja hänen arvioitavakseen annettavien ehdotusten välillä vallitse eturistiriitaa. Tämän vuoksi asiantuntijoiden on allekirjoitettava vakuutus siitä, ettei tällaisia eturistiriitoja ole nimeämisajankohtana, ja sitouduttava samalla ilmoittamaan komissiolle mahdollisista työn aikana ilmenevistä eturistiriidoista. Saatuaan ilmoituksen eturistiriidasta komissio ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin eturistiriidan poistamiseksi. 2.5. Luottamuksellisuus Osallistumissääntöjen 10 artiklan 6 kohdan mukaan komission on huolehdittava siitä, että arviointiprosessi on luottamuksellinen. Tätä varten asiantuntijoille lähetetään ennen ehdotusten arviointia nimeämiskirjeen mukana erityiset riippumattomien asiantuntijoiden toimintasäännöt (ks. liite B). Asiantuntijoiden on pidettävä salassa arvioimiinsa ehdotuksiin sisältyvät tiedot sekä arviointiprosessiin ja sen tuloksiin liittyvät seikat ja toimittava ehdottoman puolueettomasti. Kuten edellä kohdassa 2.2 mainitaan, heidän on allekirjoitettava eturistiriitoja ja luottamuksellisuutta koskeva vakuutus (ks. liite C). 2.6. Riippumattomat tarkkailijat Arviointiprosessin toteutuksen tarkastelua varten voidaan nimetä riippumattomia asiantuntijoita toimimaan tarkkailijoina. Tarkkailijoiden tehtävänä on antaa komissiolle puolueettomia suosituksia arviointien suorittamisesta ja niiden oikeudenmukaisuudesta ja tasapuolisuudesta, menettelyjä koskevista parannuksista, arvioinneissa käytettävistä arviointiperusteista sekä siitä, miten asiantuntijat soveltavat näitä perusteita käytännössä. Tarkkailijat eivät esitä mielipiteitään tutkittavista ehdotuksista tai niitä koskevista asiantuntijoiden näkemyksistä. Tarkkailijat osallistuvat arviointiprosesseihin niiden alusta alkaen. He seuraavat, kuinka komissio evästää arvioijina toimivia asiantuntijoita, ja tarkkailevat kaikkia arviointiprosessin vaiheita riippumatta siitä, suoritetaanko arviointi keskitetysti tietyssä paikassa vai etätyönä. Niin ikään tarkkailijat seuraavat prosessia, jossa pyritään pääsemään yksimielisyyteen arvioinneista, riippumatta siitä, toteutetaanko tämä nk. konsensusprosessi kokousten tai sähköisten viestintävälineiden avulla. Tarkkailijaksi ei voida nimetä henkilöä, jolla on suoria yhteyksiä komissioon taikka johonkin muuhun EU:n toimi- tai muuhun elimeen. Liitteessä D esitetään arviointiprosessin riippumattomia tarkkailijoita koskevat toimintasäännöt, joissa kuvataan myös tarkkailijoiden valinta, profiili, asema ja tehtävät. sivu 10
3. Ennen ehdotusten arviointia 3.1. Kiinnostuksenilmaisupyynnöt Komissio voi julkaista kiinnostuksenilmaisupyynnön, jossa se pyytää tutkimusyhteisöltä tietoja ja näkemyksiä hanke-ehdotusten laatimisvalmiudesta sekä tutkimustoimien todennäköisistä tavoitteista ja relevanssista. Komissio voi käyttää sille toimitettuja kiinnostuksenilmaisuja apuna laatiessaan työohjelmia ja asettaessaan niiden tavoitteita sekä määrittäessään ehdotuspyyntöjen soveltamisalaa työohjelmien toteutusta silmällä pitäen. Tuleviin ehdotuspyyntöihin osallistuminen ei kuitenkaan edellytä kiinnostuksenilmaisun esittämistä. Kiinnostuksenilmaisun esittäminen ei myöskään takaa, että siihen pohjautuva tuleva ehdotus valittaisiin tuettavaksi. 3.2. Ehdotuspyynnöt Ehdotukset jätetään ehdotuspyynnöissä määritettyjen ehtojen mukaisesti, lukuun ottamatta osallistumissääntöjen 9 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja erityisiä tukitoimia koskevia hakemuksia. Ehdotuspyynnöt yksilöidään työohjelmissa ja ne julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Ehdotuspyynnön yhteydessä voidaan soveltaa yksi- tai kaksivaiheista ehdotusten jättämis- ja arviointimenettelyä. Jälkimmäisessä tapauksessa ainoastaan niitä hankekoordinaattoreita, joiden ehdotusluonnokset on hyväksytty ensimmäisessä vaiheessa, pyydetään jättämään täydelliset toisen vaiheen ehdotukset (ks. tarkemmat tiedot liitteessä E). 3.3. Ehdotusten esitarkastus Ehdotusten epäviralliset esitarkastukset ovat neuvontapalvelun muoto, jonka komissio voi joidenkin toimien yhteydessä tarjota tutkijoille (tämä koskee erityisesti pk-yrityksiin liittyviä toimenpiteitä). Tarkoituksena on antaa hakijoille tietoa siitä, täyttävätkö näiden ehdotukset kelpoisuusperusteet ja kuuluvatko ne ehdotuspyynnön alaan. Tarkempia tietoja ehdotusten esitarkastuksessa sovellettavasta menettelystä annetaan asianomaisessa Hakijoiden oppaassa. 3.4. Ehdotusten jättäminen Ehdotukset tulee jättää Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistavissa ehdotuspyynnöissä määritetyllä tavalla joko: sähköisesti käyttämällä verkkopohjaista ehdotusten jättämisjärjestelmää (EPSS) 11 tai paperilomakkeilla. 11 EPSS (Electronic Proposal Submission System) on ohjelmatyökalu, joka auttaa hakijoita laatimaan ja jättämään ehdotuksensa sähköisessä muodossa. sivu 11
Komissio pidättää oikeuden rajoittaa joissakin ehdotuspyynnöissä ehdotusten jättämistä siten, että ehdotuksia voi jättää ainoastaan sähköisesti. Tällöin ehdotuksen koordinaattori voi kuitenkin poikkeustapauksissa pyytää ennen ehdotuspyynnön määräaikaa komissiolta lupaa jättää ehdotus paperilla. Paperilla jätettävät ehdotukset voi toimittaa joko postitse, kuriiripalvelun välityksellä tai henkilökohtaisesti. Ehdotusversioita, jotka on toimitettu erillisellä sähköisellä tallennusvälineellä (kuten CD-ROM-levyllä tai disketillä), sähköpostitse tai faksina, ei oteta huomioon. Lisätietoja ehdotusten jättämisen eri tavoista on liitteessä J. Kaikkien ehdotuspyyntöjen yhteydessä on käytettävissä verkkopohjainen ehdotusten ennakkorekisteröintimahdollisuus. Ennakkorekisteröinti ei kuitenkaan velvoita hakijaa jättämään ehdotusta ennakkoon rekisteröimästään aiheesta. Komissio käyttää ennakkorekisteröintitietoja, jotka ovat saatavilla ennen ehdotusten jättämisen määräaikaa, ainoastaan apuna arviointien suunnittelussa. Komissio 12 saa avata ehdotuspaketit niiden saapuessa, jotta hallinnolliset tiedot voidaan syöttää komission tietokantaan ja vastaanottoilmoitukset lähettää hakijoille. Verkon välityksellä EPSS-työkalun avulla toimitettujen ehdotusten sisältö viedään ehdotuspyynnön määräajan umpeuduttua tietokantoihin. Ehdotusten sisältöä ei saa ryhtyä arvioimaan tai tarkastelemaan ennen määräajan umpeutumista (ks. kuitenkin jatkuvasti avoimia ehdotuspyyntöjä koskeva liite F). Kaikki ehdotukset arkistoidaan siten, että ne on koko ajan suojattu. Kaikki ehdotuksen kappaleet tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita, lukuun ottamatta alkuperäiskappaletta ja arkistointia varten tarvittavia ja/tai tarkastusten pohjana käytettäviä kappaleita. Kun ehdotuspyynnön määräaika on umpeutunut, komissio ja hakijat eivät saa olla yhteydessä toisiinsa ehdotuksen sisällön tiimoilta ennen kuin arvioinnin valmistuttua, lukuun ottamatta ehdotuksia, joista järjestetään kuuleminen (ks. kohta 4.5). 3.5. Vastaanottoilmoitus Saadessaan ehdotuksen komissio kirjaa ylös vastaanottopäivän ja -ajan. Tämän jälkeen ehdotuksen koordinaattorille lähetetään sähköpostitse, faksina tai postitse vastaanottoilmoitus, jossa mainitaan: - ehdotuksen nimi, lyhytnimi ja yksilöivä tunnus (ehdotusnumero); - ohjelman ja/tai tutkimustoimen/-alueen nimi sekä sen ehdotuspyynnön tunnus, johon ehdotus on osoitettu; - vastaanottopäivä ja -aika. Jatkuvasti avoimissa ehdotuspyynnöissä, joiden yhteydessä on määritetty tietyt arviointiajankohdat, noudatetaan ehdotusten vastaanoton osalta joitakin erityisjärjestelyjä. Nämä selostetaan liitteessä F. 11 Tällä ei tarkoiteta verkon välityksellä (on-line) toimitettuja ehdotuksia. 12 Tai muu taho, jonka kanssa komissio on tehnyt sopimuksen arviointeihin liittyvistä hallinnollisista palveluista. sivu 12
3.6. Kelpoisuuden tarkastaminen Komissio tarkastaa, että ehdotukset täyttävät ehdotuspyynnössä mainitut kelpoisuusvaatimukset. Näitä vaatimuksia sovelletaan tiukasti, ja ehdotuksia, jotka eivät vastaa kelpoisuusvaatimuksia, ei arvioida. Kelpoisuuden tarkastus tehdään ehdotusten vastaanottamisen jälkeen. Sovellettaessa kaksivaiheista ehdotusten jättämismenettelyä, kelpoisuuden tarkastus tehdään kummassakin vaiheessa. Kustakin ehdotuksesta täytetään siinä annettujen tietojen perusteella kelpoisuutta koskeva lomake. Jos ennen arviointivaihetta, sen aikana tai sen jälkeen ilmenee, että ehdotus ei täytä yhtä tai useampaa kelpoisuusvaatimusta, ehdotus todetaan kelpoisuusvaatimuksia vastaamattomaksi eikä sen käsittelyä jatketa. Jos ehdotuksen kelpoisuudesta on epäselvyyttä, komissio varaa oikeuden jatkaa arviointiprosessia kunnes kelpoisuudesta tehdään lopullinen päätös. Sitä, että ehdotusta tällaisessa tilanteessa arvioidaan, ei katsota osoitukseksi sen kelvollisuudesta. Seuraavassa on lueteltu kelpoisuusvaatimukset, joiden täyttyminen tarkastetaan kaikkien ehdotuspyynnön perusteella jätettyjen ehdotusten osalta. Jos ehdotus on jätetty sekä sähköisessä muodossa että paperilla, päteväksi katsotaan ainoastaan sähköisessä muodossa toimitettu kappale, josta myös otetaan lisäkopiot arviointia varten. Arvioitaviksi hyväksytään ainoastaan ehdotukset, jotka täyttävät kaikki seuraavat vaatimukset 13, 14 : Komissio on saanut ehdotuksen ehdotuspyynnössä määritettyyn päivämäärään ja kellonaikaan mennessä (mikäli tällaista määräaikaa sovelletaan). (Ks. myös liite J, jossa esitetään muita ehdotusten jättämistä koskevia vaatimuksia.) Hankkeessa on vähintään ehdotuspyynnössä mainittu vähimmäismäärä osallistujia. Ehdotus on kattava, eli se sisältää kaikki vaadittavat hallinnolliset lomakkeet sekä ehdotuksen kuvauksen (huom.: ehdotuksen kuvauksessa esitettyjen tietojen kattavuuden arvioivat asiantuntija-arvioijat); kelpoisuuden tarkastuksissa selvitetään ainoastaan, sisältääkö ehdotus kaikki tarvittavat osat). Jos samasta ehdotuksesta on saatu useampia kuin yksi kappale, arvioitavaksi otetaan ainoastaan viimeksi saatu täydellinen ja kelpoisuusvaatimusten mukainen versio. Päätöksen ehdotuksen jättämisestä arvioimatta sillä perusteella, ettei se täytä yhtä tai useampia kelpoisuusvaatimuksista, tekee komissio. Tämä päätös voidaan tehdä minä tahansa sopivana ajankohtana ennen arviointia, sen aikana tai sen jälkeen, kun on osoitettu, ettei ehdotus ole kelpoisuusvaatimusten mukainen. 13 Näiden vaatimusten ohella voidaan soveltaa erityisohjelmasta tehdyssä päätöksessä ja/tai työohjelmassa asetettuja lisäkelpoisuusvaatimuksia. 14 Lisäksi minkään osallistujan kohdalla eivät saa täyttyä osallistumissääntöjen 3 ja 8 artiklan ja 10 artiklan 5 kohdan tai yhteisön varainhoitoasetuksen 114 artiklan mukaiset poissulkemisperusteet. Näitä perusteita arvioidaan yleensä siinä vaiheessa, kun ehdotuksesta käydään neuvotteluja (ks. kohta 6). sivu 13
4. Riippumattomien asiantuntijoiden suorittama arviointi Komissio arvioi kaikki ehdotukset, jotka täyttävät kelpoisuusvaatimukset 15, soveltaen kyseisen ehdotuspyynnön yhteydessä käytettäviä arviointiperusteita. Komissiota avustavat arvioinnissa riippumattomat asiantuntijat niiltä osin kuin on tästä on määrätty. 4.1. Riippumattomien asiantuntijoiden suorittama arviointi pähkinänkuoressa Riippumatta siitä, onko kyseessä yksi- vai kaksivaiheinen jättämismenettely, jokainen arviointi koostuu useista toimenpidevaiheista 16. Vaihe 1: Riippumattomien asiantuntijoiden evästys Ehdotuspyynnöstä vastaavan komission yksikön edustajat evästävät ennen arviointia kaikkia asiantuntijoita suullisesti tai kirjallisesti. Tässä yhteydessä asiantuntijoille annetaan tietoa arviointia koskevista yleisistä ohjeista sekä tarkasteltavan tutkimusalueen tavoitteista. Vaihe 2: Ehdotusten yksilöllinen arviointi Jokaisen ehdotuksen arvioi monta asiantuntijaa, jotka tarkastelevat toisistaan riippumatta ehdotusta suhteessa sovellettaviin arviointiperusteisiin. Asiantuntijat täyttävät omat arviointilomakkeensa, joissa he antavat arvostelupisteitä ja esittävät kommentteja. Vaihe 3: Konsensus Jokaisesta ehdotuksesta laaditaan nk. konsensusraportti. Raportin tulee kuvastaa tarkoin asiantuntijoiden vaiheessa 2 muodostamia mielipiteitä. Vaihe 4: Lautakunnan suorittama arviointi Tarpeen vaatiessa voidaan kutsua koolle lautakunta keskustelemaan ehdotuksista. Sen tehtävänä on tarkastella ja vertailla konsensusraportteja ja annettuja arvostelupisteitä tietyllä osa-alueella, suhteuttaa ehdotukset toisiinsa sekä erityistapauksissa (esim. kun ehdotuksilla on sama pistemäärä) antaa suosituksia niiden prioriteettijärjestyksestä ja/tai mahdollisesta ehdotusten kokoamisesta ryhmiksi tai yhdistämisestä. Lautakunta voi myös kuulla hakijoita. 15 Jollei koordinaattori erikseen vedä ehdotusta pois kirjallisella ilmoituksella. 16 Koska tutkijavoimavaroja ja liikkuvuutta koskevaan osioon sisältyy monia erilaisia toimia, siihen liittyvien ehdotusten arviointi saattaa poiketa tässä kuvatuista menettelyistä. Samoin poikkeuksia voi olla uutta ja esiin nousevaa tiedettä ja teknologiaa koskevaan toimeen (NEST) liittyvien ehdotusten arvioinnissa, koska tämä toimi on tieteellisesti laaja-alainen ja luonteeltaan monitieteinen. Tarkempia tietoja annetaan liitteessä H. sivu 14
4.2. Arviointiperusteet Tietyt kuudensissa puiteohjelmissa sovellettavat arviointiperusteet ovat yhteisiä kaikille puiteohjelmien ohjelmille. Yhteiset perusteet on vahvistettu osallistumissäännöissä (10 artikla), Se, miten komissio soveltaa näitä perusteita, määritetään sovellettavan toteutusvälinetyypin tai TTK-toimen tavoitteiden mukaan työohjelmissa ja ehdotuspyynnöissä. Työohjelmassa määritetään myös käytettävien arviointiperusteiden erityistulkinnat ja esitetään tarkemmin, minkälaisia yksittäisiä kriteerejä kussakin tapauksessa tarkastellaan. Koska kuudennessa puiteohjelmassa käytetään useita erilaisia toteutusvälineitä, yksittäiset kriteerit voidaan ryhmittää toteutusvälinekohtaisesti arviointiperusteryhmiksi, joita käytetään ehdotusten arvostelun perustana 17 ja joita on tarkoitus soveltaa yleispätevästi tiettyä toteutusvälinettä käytettäessä. Kussakin ehdotuspyynnössä määritetään sovellettavat arviointiperusteryhmät ja niiden painotukset sekä käytettävät pistekynnykset Ehdotusten arvioinnissa sovelletaan aina sen toteutusvälineen arviointiperusteita, jota ehdotus koskee. Selvissä tapauksissa (esim. jos ehdotus koskee tutkimustehtävää, joka ei sisälly tiettyyn ehdotuspyyntöön) komissio voi todeta ehdotuksen ehdotuspyynnön alaan kuulumattomaksi ilman, että sitä viedään asiantuntijoiden tarkasteluun. Ehdotuksia, jotka ovat ristiriidassa eettisten perusperiaatteiden kanssa tai jotka eivät täytä ehdotuspyynnössä mahdollisesti asetettuja ehtoja, ei voida valita. Ne voidaan sulkea arviointija valintamenettelystä missä vaiheessa tahansa. Lisäksi osallistuja, joka on syyllistynyt väärinkäytökseen epäsuoraa toimea toteuttaessaan, voidaan milloin tahansa sulkea arviointi- ja valintamenettelyn ulkopuolelle. Kaikkiin ehdotuksiin, joissa tutkimukseen liittyy eettisiä näkökohtia, sovelletaan erityisiä menettelyjä. Näitä selostetaan liitteessä G. 4.3. Ehdotusten pisteytys Arvioijat tarkastelevat ehdotuksia niiden yksittäisten kriteerien valossa, jotka muodostavat kunkin arviointiperusteryhmän, ja antavat jokaisen perusteryhmän osalta yleisarvosanan (pistemäärän) käyttäen kuusiportaista asteikkoa 0-5. Asteikon pistemäärät tarkoittavat seuraavaa: 0 - ehdotuksessa ei oteta huomioon kyseistä perustetta tai sitä ei voida arvioida tämän perusteen osalta puuttuvien tai epätäydellisten tietojen vuoksi 1 - heikko 2 - tyydyttävä 3 - hyvä 4 - erittäin hyvä 5 - erinomainen 17 'Arviointiperusteryhmällä' tarkoitetaan työohjelman liitteessä olevia numeroituja pääotsakkeita, joiden alle on ryhmitelty useampia yksityiskohtaisempia kriteerejä. sivu 15
Tarvittaessa voidaan antaa myös puolikaspisteitä. Niin ikään voidaan tarvittaessa pyytää arvioijia antamaan pistemäärät perusteryhmän jokaisen yksittäisen kriteerin osalta. Ehdotuksen kokonaispistemäärässä otetaan kuitenkin huomioon ainoastaan koko perusteryhmien pistemäärät (mahdollisine painotuksineen). Edellä kuvattu menettely antaa arvioijille mahdollisuuden pohtia ehdotusta arviointiperusteryhmiin sisältyvien yksittäisten kriteerien kannalta. Koska kuitenkin ehdotusten lopullisessa arvioinnissa otetaan huomioon ainoastaan kokonaisten perusteryhmien pistemäärät, arvioijat joutuvat tarkastelemaan ehdotusta laajemmin ja arvostelemaan sen kokonaisvaltaisesti näiden tärkeiden perusteryhmien kannalta sen sijaan, että he laskisivat "mekaanisesti" yhteen yksittäisten kriteerien pisteitä. 4.4. Kynnykset ja painotukset kynnykset Joillekin tai kaikille arviointiperusteryhmille voidaan määrittää pistekynnyksiä, joiden alle jäävät ehdotukset hylätään. Lisäksi voidaan asettaa kokonaispistekynnys. Kuhunkin perusteryhmään sovellettavat pistekynnykset sekä kokonaispistekynnys määritetään ehdotuspyynnössä. Jos ehdotuksen saama pistemäärä jää jonkin perusteryhmän osalta pistekynnyksen alle, ehdotuksen arviointi voidaan lopettaa. Syyt yksilöidään konsensusraportissa. Arviointi voidaan myös jakaa useaan eri vaiheeseen ja eri näkökohtien arvioinnissa voidaan käyttää eri asiantuntijoita. Jos arviointi suoritetaan useammassa peräkkäisessä vaiheessa, pistekynnyksen alle jäävät ehdotukset eivät etene seuraavaan vaiheeseen. Tällaiset ehdotukset voidaan välittömästi luokitella hylätyiksi. painotukset Arviointiperusteryhmiä voidaan painottaa toteutusvälineiden ja ehdotuspyynnön luonteen mukaan. Kuhunkin perusteryhmään sovellettavat painotukset määritetään ehdotuspyynnössä. 4.5. Riippumattomien asiantuntijoiden suorittaman ehdotusten arvioinnin yksityiskohtainen kuvaus Riippumattomia asiantuntijoita voidaan pyytää suorittamaan arviointi kokonaan tai osittain kotonaan tai työpaikallaan (etäarviointi) taikka komission tiloissa. Ehdotusten etäarviointia käytetään yleensä työvaiheessa, jossa asiantuntijat lukevat ja arvioivat ehdotuksia yksilöllisesti. Etäarvioinnissa sovellettavat menettelyt selostetaan liitteessä I. Komissio voi myös soveltaa kaksivaiheista ehdotusten jättämis- ja arviointimenettelyä. Sitä, miten tällaisessa tapauksessa toimitaan, selostetaan liitteessä E. Vaihe 1: Riippumattomien asiantuntijoiden evästys sivu 16
Komissio huolehtii riippumattomien asiantuntijoiden evästämisestä ennen arviointiprosessin aloittamista. Tätä varten laaditaan arvioijien ohjeet, jotka toimitetaan etukäteen asiantuntijoille ja asetetaan saataville verkkoon. Asiantuntijoiden evästys kattaa arviointiprosessit ja -menettelyt sekä sovellettavat arviointiperusteet ja kyseessä olevan tutkimusalueen tavoitteet. Etäarviointia käytettäessä yksittäisiin asiantuntijoihin pidetään tiiviisti yhteyttä heidän opastamisekseen kaikissa ongelmatilanteissa. Erityistä huomiota kiinnitetään horisontaalisten kysymysten (kuten sukupuoli-, koulutus- ja yhteiskunnallisten näkökohtien) tarkasteluun ehdotusten arvioinnissa. Vaihe 2: Ehdotusten yksilöllinen arviointi Arvioinnin ensivaiheessa kukin asiantuntija työskentelee itsenäisesti ja antaa ehdotukselle pisteet ja kommentit kunkin arviointiperusteryhmän osalta. Lisäksi asiantuntijat tarkastelevat työohjelmassa/ehdotuspyynnössä määritettyjä horisontaalisia kysymyksiä. pisteytyksen perustelut Asiantuntijoiden on kommentoitava jokaista antamaansa pistemäärää siten, että kommentit mahdollistavat palautteen antamisen hakijoille. Kommenttien on oltava sopusoinnussa annettujen pistemäärien kanssa. Kommentteja voidaan käyttää pohjana nk. konsensuskokouksessa käytävässä keskustelussa sekä siihen liittyvässä konsensusraportissa. yksilöllisen arvioinnin tulokset Yksilöllinen lukeminen ja arviointi päättyy, kun asiantuntija palauttaa allekirjoittamansa arviointilomakkeen. Jos työ on tehty etäarviointina, arvioinnin tulokset toimitetaan komissiolle postitse tai sähköisesti. Arviointiprosessissa voidaan yleensä käyttää kaikissa vaiheissa asiantuntijan allekirjoituksen sijasta asianmukaisia sähköisiä tunnisteita. Asiantuntijan toimittamaa arviointilomaketta ei saa jälkikäteen muuttaa. Joissakin tapauksissa asiantuntijoita voidaan pyytää suorittamaan ainoastaan yksilöllinen etäarviointi. Tällöin heidän henkilökohtaiset arviointilomakkeensa toimitetaan konsensusvaiheeseen (ks. jäljempänä) osallistuville muille asiantuntijoille, jotka ottavat ne huomioon konsensusraporttia laatiessaan. Vaihe 3: Konsensus Kun kaikki asiantuntijat, joiden arvioitavaksi ehdotus on annettu, ovat saaneet yksilöllisen arviointinsa valmiiksi, voidaan järjestää konsensuskokous, jossa keskustellaan ehdotuksille annetuista pistemääristä. Joissakin tapauksissa (kuten silloin, kun kaikki asiantuntijat ovat yksimielisiä) on mahdollista, että konsensuskokousta ei lainkaan tarvita. Etäarviointia käytettäessä myös konsensusprosessi voidaan toteuttaa etäperiaatteella (esim. sähköisiä yhteyksiä käyttäen). asiantuntijoiden sopimat yhteiset pistemäärät Asiantuntijat pyrkivät sopimaan yhteisestä pistemäärästä kunkin arviointiperusteryhmän osalta. He perustelevat pistemäärät kommentein, joita voidaan käyttää palautteen antamiseen ehdotuksen koordinaattorille. Lisäksi he sopivat konsensusraportista, jonka he allekirjoittavat. sivu 17
Asiantuntijoiden käymän keskustelun helpottamiseksi komission virkamies, joka toimii asiantuntijaryhmän moderaattorina, voi tarvittaessa nimetä jonkun asiantuntijan ehdotuksen "raportoijaksi". Raportoijan tehtävänä on nivoa yhteen eri asiantuntijoiden näkökannat, alustaa keskustelu sekä laatia konsensusraportti. Jos keskustelussa käy ilmi, etteivät kaikki asiantuntijat pääse yksimielisyyteen jostakin ehdotukseen liittyvästä seikasta, arvioinnista vastaavat komission virkamiehet voivat vielä pyytää enintään kolmea ylimääräistä riippumatonta asiantuntijaa tarkastelemaan ehdotusta. konsensusvaiheen tulos Konsensusvaiheen tuloksena laaditaan konsensusraportti, jonka kaikki riippumattomat asiantuntijat tai vähintään raportoija tai joku toinen riippumaton asiantuntija ja moderaattori allekirjoittavat. Moderaattorina toimivan komission virkamiehen tehtävänä on huolehtia siitä, että konsensusraportti vastaa tarkasti yksilöllisiä arviointeja ja/tai saavutettua yksimielistä ratkaisua. Siinä tapauksessa, että yksimielisyyteen ei päästä, raportissa selostetaan asiantuntijoiden enemmistön kanta, mutta siihen kirjataan lisäksi yksittäisten asiantuntijoiden eriävät mielipiteet. Konsensukseen tähtäävä keskustelu päättyy allekirjoitetun konsensusraportin antamiseen. uudelleen jätetyn ehdotuksen arviointi Tapauksissa, joissa ehdotus on jätetty jo aiemmin ja komissio on hylännyt sen, moderaattorina toimiva komission virkamies voi sen jälkeen, kun konsensuskeskustelu on käyty ja konsensusraportin yleisistä kommenteista sovittu, antaa asiantuntijoille aiemmat arviointiraportit. Asiantuntijoita voidaan tällöin tarvittaessa pyytää esittämään lisäperusteita mahdollisille eroavuuksille aiemmin laaditun ja uuden konsensusraportin kommenttien ja pistemäärien välillä. Vaihe 4: Lautakunnan suorittama arviointi Ehdotuspyynnön luonteesta sekä jätettyjen ehdotusten määrästä riippuen saattaa olla mahdollista toteuttaa sellainen järjestely, että kaikki tietyn alan asiantuntijat käyvät läpi kaikki kyseistä alaa koskevat ehdotukset ja suorittavat lopullisen arviointinsa laatiessaan konsensusraportit. Vaihtoehtoisesti voi olla tarpeen muodostaa erityinen lautakunta tätä tehtävää varten. Se, minkälaisia käytännön järjestelyjä noudattaen asiantuntijat antavat lopulliset suosituksensa, määräytyy kulloisenkin tilanteen mukaan. Ehdotuksen lopullinen pistemäärä saadaan laskemalla yhteen asiantuntijoiden yhteisesti sopimat arviointiperusteryhmien pistemäärät painotettuina. lautakunnan asema ja tehtävät Jos konsensusraporttien laatimisen jälkeen muodostetaan lautakunta, sen tehtäviä voivat olla seuraavat: pistekynnykset ylittäneiden ehdotusten tekijöiden kuuleminen, tietyllä osa-alueella laadittujen konsensusraporttien tarkastelu ja vertailu sekä suositusten esittäminen ehdotusten mahdollisesta kokoamisesta ryhmiksi tai yhdistämisestä ja/tai ehdotusten prioriteettijärjestyksestä. Komissio voi tässä tilanteessa nimittää jonkun asiantuntijan lautakunnan puheenjohtajaksi avustamaan lautakunnan työn valmistelussa ja johtamaan sen sivu 18
keskusteluja. Lautakunnalle voidaan myös nimetä raportoija, jonka tehtävänä luonnostella lautakunnan lausunnot (ja joka voi lisäksi toimia lautakunnan puheenjohtajana). Komission virkamies voi toimia lautakuntakäsittelyssä moderaattorina. Hänen tehtävänään on varmistaa ehdotusten oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu lautakunnan keskusteluissa. hakijoiden kuuleminen Osana lautakunnan työtä voidaan järjestää hakijoiden kuulemisia ja haastatteluja. Tämä koskee erityisesti huippuosaamisen verkostoihin ja integroituihin hankkeisiin liittyviä ehdotuksia. Jos kuulemismahdollisuutta käytetään, kaikkien niiden hakijoiden edustajat, joiden (tiettyä toteutusvälinettä koskevat) ehdotukset ylittävät asetetut pistekynnykset, kutsutaan kuultaviksi. Kuulemisten avulla voidaan saada lisävalaistusta ehdotuksista ja auttaa lautakuntaa vahvistamaan ehdotusten lopulliset pistemäärät ja prioriteettijärjestys. Kuulemisten tarkoituksena onkin nimenomaan lisätä asiantuntijoiden tietoa ehdotuksesta, ei muuttaa tai parannella ehdotusta. Hakijoita ei siis kutsuta esittelemään ehdotustaan vaan vastaamaan heille etukäteen toimitettuihin, selityksiä ja tarkennuksia koskeviin kysymyksiin. Jos jonkin ehdotuksen yhteydessä nousee esiin kysymyksiä, jotka edellyttävät erityisasiantuntemusta, kyseistä ehdotusta koskeviin kuulemisiin voidaan niiden käsittelemiseksi kutsua sopivia ylimääräisiä asiantuntijoita. Tällaisessa tapauksessa ylimääräisiä asiantuntijoita pyydetään kommentoimaan ainoastaan erityiskysymystä, johon heidän asiantuntemuksensa liittyy, eikä koko ehdotusta. Jos jokin ehdotuksen jättänyt konsortio ei osallistu kuulemiseen mutta vastaa lähetettyihin kysymyksiin kirjallisesti, sen kirjalliset vastaukset otetaan huomioon. Jos konsortio ei vastaa kysymyksiin eikä osallistu kuulemiseen, lautakunta antaa lopullisen pistemäärän ja lopulliset kommentit sen ehdotuksesta pelkästään alun perin toimitetun aineiston perusteella. konsensusraporttien vertailu Lautakunta voi tarkastella ja vertailla ehdotuksia koskevia konsensusraportteja varmistaakseen eri konsensuskeskusteluissa annettujen pistemäärien johdonmukaisuuden. Se voi myös tarvittaessa ehdottaa uusia pistemääriä. Erityisesti tarkastellaan uudelleen niitä ehdotuksia, jotka ovat alustavassa arvioinnissa saaneet saman pistemäärän. Tarkoituksena on esittää suositus ehdotusten prioriteettijärjestyksestä, mikäli se on mahdollista ja olennaista. ehdotusten ryhmittäminen Lopullisen arvioinnin suorittaville asiantuntijalautakunnille voidaan myös antaa tehtäväksi tarkastella uudelleen niitä ehdotuksia, jotka katsotaan kaikkein laadukkaimmiksi, sekä esittää aiheellisissa tapauksissa suosituksia siitä, miten ehdotettuja hankkeita voitaisiin yhdistää tai ryhmittää laajemmiksi hankkeiksi tai hankeryhmiksi. lautakunnan kokouksen tulokset Lautakunnan kokouksesta laaditaan (ottaen tarvittaessa huomioon hakijoiden kuuleminen) raportti, johon kirjataan lautakunnan käsittelyn tulokset ja joka sisältää: yhteenvetoraportin kunkin ehdotuksen arvioinnista sivu 19
luettelon ehdotuksista, jotka ylittävät pistekynnykset (jos kynnyksiä sovelletaan) sekä kaikkien kynnykset ylittäneiden ehdotusten lopulliset pistemäärät ja lautakunnan suositukset ehdotusten prioriteettijärjestyksestä. Lautakunnan työ päättyy lautakunnan antaman raportin allekirjoittamiseen. Vähintään kolmen asiantuntijan, joihin sisältyvät lautakunnan raportoija ja puheenjohtaja, on allekirjoitettava raportti. Lautakunnan raportin on oltava muodoltaan sellainen, että se voi toimia asiantuntijoiden lausuntona komissiolle. Raportissa on eritoten yksilöitävä ehdotukset, jotka vaativat erityistä huomiota joko niihin liittyvien eettisten kysymysten tai eettisten kysymysten puutteellisen huomioon ottamisen takia. 4.6. Hakijoille annettava palaute Kunkin ehdotuksen koordinaattorille lähetetään arviointia koskeva yhteenvetoraportti. Yhteenvetoraporttiin kirjataan asiantuntijoiden konsensusratkaisut ja lautakuntakäsittelyn tulokset (kommentteina ja pistemäärinä) kunkin arviointiperusteryhmän osalta. Lisäksi siinä esitetään yleisiä kommentteja (kuten muutosehdotuksia tai poikkeustapauksissa hankkeiden mahdollista ryhmittämistä tai yhdistämistä koskevia ehdotuksia) sekä ehdotuksen lopullinen kokonaispistemäärä. Esitetyissä kommenteissa on annettava riittävät ja selkeät perustelut pistemäärille. Lisäksi korkean pistemäärän saaneita ehdotuksia koskevissa raporteissa on esitettävä suositukset muutoksista, joita mahdollisesti edellytetään, jotta ehdotuksesta voitaisiin käydä neuvotteluja. Jos ehdotus on hylätty siksi, että se ei ole ylittänyt jotakin arvioinnissa käytettävistä pistekynnyksistä, yhteenvetoraportti voi sisältää kommentit ainoastaan niiden arviointiperusteiden osalta, jotka on ehditty käydä läpi ennen pistekynnyksen alittamista. sivu 20
5. Arvioinnin viimeistely Tässä vaiheessa komission yksiköt tarkastelevat riippumattomilta asiantuntijoilta saamiaan tuloksia, suorittavat oman arviointinsa asiantuntijoilta saamiensa lausuntojen perusteella sekä laativat lopulliset arvioinnin tulosluettelot. 5.1. Komission laatima luettelo, jossa ehdotukset on asetettu prioriteettijärjestykseen Komission yksiköt laativat lopullisen luettelon (tai lopulliset luettelot), jossa (tai joissa) mikäli tarkoituksenmukaista asetetaan prioriteettijärjestykseen kaikki arvioidut ehdotukset, jotka ylittävät pistekynnykset. Tässä yhteydessä otetaan huomioon ehdotusten saamat pistemäärät sekä prioriteettijärjestystä koskevat asiantuntijoiden lausunnot. Laatiessaan lopullista luetteloa komission yksiköt ottavat huomioon myös ohjelman painopisteet (esim. sen, miten ehdotukset kattavat ohjelman tavoitteet), ehdotusten yhteensopivuuden yhteisön politiikan tavoitteiden kanssa sekä käytettävissä olevan budjetin. Kaikissa tapauksissa komission yksiköt esittävät lopullista luetteloa laatiessaan kattavat kirjalliset perustelut, joissa selvitetään, miten ehdotusten lopulliseen järjestykseen on päädytty. Ehdotuksen sijalukuun luettelossa voidaan liittää neuvotteluille asetettavia ehtoja, jotka voivat koskea esimerkiksi hankkeen budjettiin tehtäviä muutoksia, hankkeen sisältöä, yhdistämistä muiden hankkeiden kanssa tai hankkeen rahoittamista tiettyyn etappiin saakka (jonka jälkeen hankkeelle voidaan mahdollisesti myöntää täydentävää rahoitusta ehdotuspyynnön perusteella). 5.2. Komission laatima varallaololuettelo Laadittaessa luetteloa ehdotuksista, jotka on hyväksytty neuvotteluvaihetta varten, otetaan huomioon (ehdotuspyynnössä määritetty) käytettävissä oleva budjetti. Tarpeen vaatiessa voidaan pitää joitakin ehdotuksia varasijalla siltä varalta, että muita hankkeita koskevissa neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, ehdotuksia perutaan ja/tai sopimusneuvotteluissa saadaan aikaan säästöjä. Varalla olevien ehdotusten koordinaattoreille lähetetään vahvistus siitä, että heille voidaan jatkossa tarjota mahdollisuutta neuvotella rahoitustukisopimuksesta siinä tapauksessa, että lisärahoitusta saadaan käyttöön. Tässä vahvistuksessa voidaan myös ilmoittaa päivämäärä, jonka jälkeen neuvottelutarjouksia ei todennäköisesti enää tehdä. Kun tietyn ehdotuspyynnön budjetti on käytetty kokonaisuudessaan, kaikki varallaololuettelossa olevat ehdotukset, joita ei ole voitu rahoittaa, hylätään jäljempänä selostettavalla komission hylkäyspäätöksellä. 5.3. Komission hylkäyspäätökset Komissio tekee hylkäyspäätöksen ehdotuksista, jotka eivät täytä kelpoisuusvaatimuksia (mikäli niistä ei ole jo aiemmin tehty hylkäyspäätöstä ks. kohta 3.6), jotka eivät kuulu sivu 21
ehdotuspyynnön alaan tai joiden pistemäärät ovat jääneet yksittäisen pistekynnyksen tai kokonaispistekynnyksen alapuolelle. Samoin hylkäyspäätös tehdään ehdotuksista, jotka jäävät ehdotusten prioriteettijärjestyksessä tietyn tason alapuolelle ja joita ei näin ollen voida rahoittaa budjettisyistä. Riippumatta pistekynnyksistä tai käytettävissä olevasta budjetista komissiolla on myös oikeus hylätä ehdotuksia, jotka jäävät prioriteettijärjestyksessä tietyn tason alapuolelle, jos komissio asiantuntijoiden suosituksista huolimatta katsoo, etteivät ehdotukset ole riittävän laadukkaita. Komission hylkäyspäätöksestä lähetetään välittömästi kirjallinen ilmoitus hylättyjen ehdotusten koordinaattoreille. Koordinaattoreille lähetettävässä kirjeessä esitetään myös hylkäämisen perusteet. 5.5. Arviointiprosessia koskeva raportointi Komissio laatii jokaisen arviointikierroksen jälkeen yleisen raportin, joka toimitetaan ohjelmakomitealle. Raportissa esitetään yleisiä tilastotietoja saaduista ehdotuksista (lukumäärä, painopisteaihepiirit, hakijaluokat, anotun rahoituksen määrä), arviointimenettelystä sekä riippumattomista asiantuntijoista (lukumäärä, tutkimusalat, kansallisuus, sukupuoli). sivu 22
6. Ehdotuksista käytävät neuvottelut ja ehdotusten valinta 6.1. Ehdotuksista käytävät neuvottelut Laadittuaan prioriteettijärjestyksessä olevan luettelon ehdotuksista komission yksiköt kutsuvat neuvotteluihin kaikki koordinaattorit, joiden ehdotuksia ei hylätä ja joita varten on käytettävissä rahoitusta. Sen lisäksi että hakijoille toimitetaan tässä vaiheessa arviointia koskeva yhteenvetoraportti, heiltä voidaan pyytää hallinnollisia lisätietoja, jotka ovat tarpeen hankesopimuksen valmistelemiseksi. Niin ikään heitä voidaan pyytää tarkistamaan hankkeen työohjelmaa siten, että siinä otetaan huomioon arvioinnin yhteydessä ehdotetut tekniset muutokset. Lisätietojen toimittamiselle tai muutosten tekemiselle voidaan asettaa määräaika. Jos pyydettyjä tietoja tai muutoksia ei esitetä komissiolle määräaikaan mennessä, komissio lopettaa sopimuksen valmistelua koskevat keskustelut ja hylkää kyseisen ehdotuksen. Neuvotteluissa voidaan käsitellä mitä tahansa ehdotukseen liittyviä tieteellisiä, oikeudellisia tai rahoitusta koskevia kysymyksiä, jotka perustuvat riippumattomien asiantuntijoiden esittämiin kommentteihin, tai muita seikkoja, jotka on otettu huomioon prioriteettijärjestystä laadittaessa. Tieteelliset kysymykset koskevat tyypillisesti arvioinnin perusteella edellytettäviä ja/tai muista komission vaatimuksista aiheutuvia tarkistuksia tai muutoksia hankkeen työohjelmaan. Oikeudellisia kysymyksiä ovat eritoten hankkeen mahdollisesti edellyttämät erityiset sopimuslausekkeet tai -ehdot sekä muut kysymykset, jotka liittyvät lopullisen sopimuksen laatimiseen (kuten hankkeen alkamispäivä, raporttien ja varsinkin tilintarkastuslausuntojen aikataulu sekä muut oikeudelliset vaatimukset). Neuvotteluissa käsiteltäviä rahoitukseen liittyviä kysymyksiä ovat puolestaan EY:n rahoitusosuuden suuruus, hankkeen alussa suoritettavan ennakkomaksun määrä, raporttien ja maksujen aikataulut sekä tarvittaessa komission edellyttämät rahoitusvakuudet. Yhteisön varainhoitoasetus 18 edellyttää tulevilta sopimuspuolilta sen osoittamista, etteivät ne ole toimijoita, jotka: a) ovat konkurssissa tai selvitystilassa taikka keskeyttäneet liiketoimintansa tai joille on vahvistettu akordi tai joita koskeva konkurssi- tai akordihakemus tai hakemus yhtiön purkamiseksi on vireillä tai jotka ovat muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvan menettelyn alaisia; b) on tuomittu ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä rikkomuksesta lainvoimaisella tuomiolla; c) ovat syyllistyneet ammattiaan harjoittaessaan vakavaan virheeseen, jonka sopimusviranomainen voi näyttää toteen; d) ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen maassa, johon ne ovat sijoittautuneet, tai sopimusviranomaisen maassa taikka maassa, jossa sopimus pannaan täytäntöön; e) on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä petoksesta, lahjonnasta, rikollisjärjestöön osallistumisesta tai muusta laittomasta toiminnasta, joka vahingoittaa yhteisöjen taloudellisia etuja; f) ovat osallistuneet johonkin toiseen yhteisöjen talousarviosta rahoitettavaan hankintamenettelyyn tai avustuksen myöntämismenettelyyn ja joiden on mainittuun menettelyyn osallistuessaan todettu rikkoneen sopimusvelvoitteitaan. 18 114 ja 93 artikla. sivu 23