Omakanta ja Potilastiedon arkisto - tietoa terveydenhuollon henkilöstölle OPER
Potilastiedon arkisto ja Omakannan toimintaperiaatteet Omakannalla ei ole omaa tietovarastoa. Se näyttää Potilastiedon arkistoon tallennettuja tietoja. Tietojen näyttäminen Omakannassa perustuu palvelutapahtumaan Terveydenhuollossa muodostetaan palvelutapahtuma(-asiakirja), johon hoitoasiakirjat liitetään Potilastietojärjestelmä arkistoi palvelutapahtuma(-asiakirja)n jo ennen kuin se sisältää hoitotietoja, jolloin Omakannassa näkyy tyhjä palvelutapahtuma Omakanta näyttää vain kansallisesta koodistosta löytyviä näkymiä ja otsikoita Jos terveydenhuollossa käytetään omia paikallisia näkymiä tai otsikoita, ne tulee linkittää kansalliseen näkymään tai otsikkoon. Merkinnät eivät arkistoidu, eivätkä näy Omakannassa ilman linkittämistä. 2
Alaikäisen tietojen näyttäminen ja puolesta asiointi Omakannassa Omakantaa voi käyttää myös alaikäiset ei enää rajoitetta täysi-ikäisyydestä Huoltajien katselu- ja asiointioikeus Omakannassa alaikäisten huollettavien puolesta toteutetaan vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa Omakanta näyttää huoltajille alle 10- vuotiaiden huollettavien reseptit ja terveystiedot Puolesta asiointi alle 10-17-vuotiaiden osalta huoltajille otetaan käyttöön myöhemmin Sekä alaikäisille itselleen että huoltajille näytetään 1.8.2016 jälkeen muodostuneet terveystiedot Täysi-ikäisen puolesta asiointi Omakannassa ei ole vielä mahdollista 3
MITÄ POTILAS NÄKEE OMAKANNASTA? 4
Terveystiedot-sivu 1/2 Terveystiedot-sivulla näkyy Potilaan uusimmat käynnit ja hoitojaksot (eli palvelutapahtumat) aikajärjestyksessä allekkain. Tulevaisuuteen sijoittuvat palvelutapahtumat näytetään erillisen linkin takana Kun käynnin tai hoitojakson tiedot avaa, näytetään terveydenhuollon kirjaamat tekstit aikajärjestyksessä. Merkinnät näytetään näyttömuodossa eli sellaisena kuin potilastietojärjestelmä on ne Kantaan arkistoinut. Käyntien ja hoitojaksojen terveystietoja näytetään eri tavoin Avohoitokäynneiltä Omakanta näyttää pääsääntöisesti kaiken arkistoidun potilaskertomustyyppisen tiedon. Hoitojaksoilta Omakanta näyttää vain yhteenvetotasoiset tiedot eli YHT-lisänäkymälle viedyt tiedot. Potilastietojärjestelmä vie automaattisesti YHT-lisänäkymälle väliarvio- ja loppuarvio-otsikoiden alle kirjatut tiedot, mutta sinne voidaan viedä myös käsin tietoja.
Terveystiedot-sivu 2/2 Käynnin/hoitojakson tiedoissa Terveystiedot-sivulla EI näytetä Potilaan riskitietoja näytetään omassa Riskitiedot-osiossa Potilaan lab- ja rtg-tutkimuksia näytetään omassa Tutkimukset-osiossa. Käynnin/hoitojakson tiedoissa on linkki käynnin/hoitojakson tutkimuksiin LÄÄ-näkymälle (lääkitys) kirjattuja tietoja ERAS-näkymälle (erillinen asiakirja) kirjattuja tietoja HOKE-näkymälle (hoitokertomus-päivittäiskirjaukset) kirjattuja tietoja Viivästettyjen asiakirjojen tietoja VLÄÄ-näkymä (voimassa oleva lääkitys) tallennetaan arkistoon ja näytetään Omakannassa käynnin/hoitojakson tiedoissa, kun voimassa oleva lääkitys on tarkastettu /(hyväksytty/arkistoitu) 6
Yksittäisen käynnin tai hoitojakson tiedot näkyvät kansalaiselle sen mukaan, miten ammattilainen on kirjannut tiedot hoitotilanteessa. Jatkossa näytölle tulee myös linkit käynnin/hoitojakson aikana Kirjoitettuihin todistuksiin ja lähetteisiin Näkymä Kirjaaja Ajankohta Kirjaustoimipiste Hoitotyön vaiheet, otsikot, luokitukset, kirjauksen sisällöt 7
Suun terveydenhuollon tietojen näyttäminen Potilas voi valita Suun terveydenhuollot sivulta listauksesta joko Kokonaishammastarkastukset Hammastarkastuksen (HAMKnäkymä) tiedot näytetään omalla sivullaan. Muut käynnit ja hoitojaksot Käynnit, joissa on SUU-näkymälle kirjattuja tietoja. Sivulta on linkki hammastarkastuksen tietoihin. 8
Tutkimusten näyttäminen, laboratorio ja kuvantaminen Tutkimukset sidotaan palvelutapahtumaan terveydenhuollossa ja ne arkistoituvat palvelutapahtumakohtaisesti Omakanta näyttää tutkimukset omassa Tutkimukset osiossaan palvelutapahtumakohtaisesti Tutkimus saattaa siis löytyä eri päivämäärän alta kuin itse tutkimus on tehty eli käynnin tai hoitojakson päivämäärältä johon tutkimus liittyy Jos kyseessä on laboratorion kestolähete, kaikki vastaukset löytyvät saman palvelutapahtuman alta, joka on useimmiten lähetteen teon ajalta oleva käynti/hoitojakso 9
Myös tutkimukset näytetään palvelutapahtumaan sidottuna. Tutkimusten etusivulta valitaan sen käynti/hoitojakso, johon liitettyjä tutkimuksia halutaan tarkastella 10
Diagnoosit -sivu Diagnoosit sivu koostaa kaikki potilaalle rakenteisesti kirjatut diagnoosit listaksi Diagnoosin valitsemalla näkee siihen liittyvät käynnit ja hoitojaksot 11
Kriittiset riskitiedot -sivu Omakanta näyttää vain potilaalle kirjatut Kriittiset riskitiedot Hoidossa huomioitavia riskitietoja ei näytetä Kriittiset riskitiedot näytetään allekkain palvelutapahtuman ajankohdan mukaan 12
Omakannassa ei toistaiseksi vielä näytetä Asiakirjoja, jotka kuuluvat tietosisällöltään Potilastiedon arkiston myöhempiin vaiheisiin, kuten Todistuksia ja lausuntoja poikkeus A-lääkärintodistus Rokotus-koostetta Toimenpide-koostetta Lähetteitä ja hoitopalautteita Terveys- ja hoitosuunnitelmaa 13
Organisaation arkistoimat tiedot ja Omakanta Käytössä voi olla myös omia säätöjä, jotka vaikuttavat tietojen näkymiseen Omakannassa esim. Asiakirjat arkistoituvat eräajona yöaikaan Asiakirjojen arkistoinnissa on käytössä automaattihyväksyntä, joka säätelee arkistoinnin ajankohtaa. (asetuksen mukaan max. 5 vrk) Organisaatiossa on käytössä automaattisia viivästyssääntöjä esim. laboratoriotutkimusten kohdalla Potilastiedon arkiston käyttöönotto on voitu toteuttaa terveydenhuollossa vaiheittain, esim. laboratorion ja kuvantamisen tietojen arkistointi voidaan aloittaa myöhemmin kuin muiden potilastietojen arkistointi Potilasta on hyvä informoida, jos jotain tietoja ei ole vielä mahdollista katsoa Omakannasta em. syistä Henkilökunnan on tiedettävä myös tilanne, jotta he osaavat ohjata potilasta 14
Pohja oman organisaation tilanteen kirjaamiselle Seuraaville dioille voit kirjata oman organisaation tilanteen ja ohjeistuksen niistä asioista, jotka vaikuttavat tietojen näkymiseen Omakannassa Voit käyttää myös erillistä word-pohjaa ja tehdä huoneentaulun terveydenhuollon ammattilaisille Omakannan huoneentaulu 15
Miten asiakirjat arkistoituvat meillä? Asiakirjat arkistoituvat eräajona yöaikaan: KYLLÄ/EI Tietojärjestelmässä on käytössä kirjausten automaattihyväksyntä /-kuittaus: KYLLÄ/EI Asetuksen mukaan tekstit on hyväksyttävä ja arkistoitava 5 vrk:n kuluessa käynnin tai hoitojakson päättymisestä. Kuvaa millä keinoin ja milloin kirjaukset arkistoituvat potilastiedon arkistoon. Esim. miten automaattihyväksyntä toimii ja kuinka monen vuorokauden päästä automaattihyväksyntää käytetään. Tai kuvaa toimintaohje tekstien käsin hyväksymiseen. 16
Miten meillä asiakirjoja viivästetään Omakannasta? Missä tilanteessa asiakirjojen näyttämistä Omakannassa saa viivästää? Asiakirjoja voidaan viivästää joko pysyvästi tai tietyksi ajaksi, kts. ohjeet potilastiedon arkiston toimintamalleista Kuvaa, miten organisaatiossa on ohjeistettu asiakirjojen viivästäminen Tutkimuksille on sovittu omia viivästyskäytäntöjä: KYLLÄ/EI Mitä tutkimuksia viivästetään automaattisesti ja kuinka pitkä viivästys on? 17
Terveydenhuollossa sovittava toimintamalli potilaan yhteydenottoja varten Potilaan tulisi olla ensisijaisesti yhteydessä terveydenhuoltoon, jos hän epäilee Omakannasta puuttuvan tietoja tai tiedot ovat virheelliset Jokaisen potilasta ohjaavan tulee pystyä kertomaan potilaalle, mitä tietoja omasta organisaatiosta Omakannan kautta voi katsoa esim. jos jotain tietoa ei vielä arkistoida lainkaan Potilaalle selvitetään miksi tieto ei näy ja milloin se näkyy, esim. jos kyse on tietojen viivästämisestä terveydenhuollossa. Jos kyse on virheestä, esim. tietoja on kirjattu väärälle potilaalle, tiedot korjataan potilastietojärjestelmään, jonka kautta asia korjaantuu myös Potilastiedon arkistoon ja näkyy oikein Omakannassa 18
Mitä tietoja meillä arkistoidaan? Organisaatiossa ei kaikkia tietoja vielä arkistoida. KYLLÄ/ EI Kuvaa, mitä potilastietoja ei vielä arkistoida lainkaan, esim. jos erillisjärjestelmistä eivät vielä tiedot siirry potilastiedon arkistoon ja suunnitelma, milloin arkistointi aloitetaan. 19
Virhetilanteiden selvittely 1/4 Potilaan tulee olla ensisijaisesti yhteydessä terveydenhuoltoon, jos hänen tietojaan ei näy oikein Omakannassa. Organisaatiossa tulee olla sovittuna toimintamalli, miten potilaan yhteydenoton perusteella toimitaan Henkilökunnan tulee tietä, keneen ottaa organisaation sisällä yhteyttä, jos herää epäilys virheestä tietojen arkistoinnissa tai tietojen näkymisessä Omakannassa Huolehdi, että myös esim. puhelinkeskus osaa ohjata potilasta ottamaan oikeaan tahoon yhteyttä 20
Virhetilanteiden selvittely 2/4 Kuvaa toimintamalliin Kuka organisaatiossa ottaa potilaan Omakantaan liittyvät kysymykset selvittelyyn? Esim. pääkäyttäjä tai arkistonhoitaja Onko potilas suoraan itse yhteydessä tähän henkilöön vai hoitavan yksikön kautta? Missä tilanteissa otetaan yhteyttä potilastietojärjestelmätoimittajaan? 21
Virhetilanteiden selvittely 3/4 Jos tiedon pitäisi näkyä, terveydenhuolto selvittää tilannetta ensin yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa (kts. tarkempi tarkastuslista Omakannan palvelukuvauksesta) Selvitetään ovatko asiakirjat arkistoituneet oikein esim. arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla Tarkistetaan, että käytössä on kansalliset näkymät/otsikot tai että linkitys kansallisiin näkymiin on tehty oikein. Jos kyse on tutkimuksesta, tarkista milloin lähete on tehty onko se sidottu oikeaan palvelutapahtumaan onko tulos viivästetty 22
Virhetilanteiden selvittely 4/4 Jos selvityksen jälkeen epäillään Omakannan virhettä, terveydenhuollosta otetaan yhteys Kelan tekniseen tukeen tekninentuki@kela.fi Yhteydenoton tullessa terveydenhuollosta tai järjestelmätoimittajalta, tulee Omakantaa koskevissa ongelmatilanteissa käyttää samaa häiriöilmoituslomaketta mitä käytetään muillakin Kanta-palveluilla. 23