Aika: Keskiviikko 19.4.2017 klo 9.00 11.45 Paikka: Keski-Pohjanmaan liiton videoneuvottelutila, Rantakatu 14, Kokkola (3krs) Projektiryhmän jäsenet: Jukka Ylikarjula Keski-Pohjanmaan liitto jukka.ylikarjula@keski-pohjanmaa.fi Ilkka Luoma Soite ilkka.luoma@soite.fi Petri Jylhä Kase/KP-liitto petri.jylha@kase.fi Tiina Harjunpää Keski-Pohjanmaan liitto tiina.harjunpaa@keski-pohjanmaa.fi Suvi Melender-Lågland Soite suvi.melender-lagland@soite.fi Jaakko Pukkinen KP ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos jaakko.pukkinen@kokkola.fi Andreas Smeds K-P:n ympäristöterveydenhuolto andreas.smeds@kokkola.fi Aulis Rantala Etelä-Pohjanmaan ELY aulis.rantala@ely-keskus.fi Helvi Riihimäki Pohjanmaan TE-toimisto helvi.riihimaki@te-toimisto.fi Kaj Kaski Pohjanmaan ELY-keskus kaj.kaski@ely-keskus.fi Harriet Hermans Pohjanmaan ELY-keskus harriet.hermans@ely-keskus.fi Hilkka Kalliokoski Lomituspalvelut/Kaustinen hilkka.kalliokoski@kaustinen.fi Sanna Niemi/ Esko Nieminen Lomituspalvelut/ Toholampi sanna.niemi@toholampi.fi esko.nieminen@toholampi.fi Jukka Hautamäki Maaseutuyksikkö Kaseka jukka.hautamaki@veteli.fi Jaana Ingalsuo (varaj.) Maaseutuhallinto Kokkola jaana.ingalsuo@kokkola.fi Eija Kellokoski-Kari Soite eija.kellokoski-kari@soite.fi Minna Korkiakoski-Västi Soite minna.korkiakoski-vasti@soite.fi Projektiryhmän jäsenten lisäksi kutsuttuna: Sirkku Wacklin, Pohjanmaan ELY ja Kaj Lyyski, K-P Liitto. Käsiteltävät asiat 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja edellisen kokouksen muistio 2. Tilannekatsaus kansallisen valmistelun etenemisestä - Lainsäädäntö: Sote, maakuntalait 2.3.2017, aluekehittämis- ja kasvupalvelulaki ja muut erillislait - Valtakunnallisten palvelukeskusten muodostaminen - Todettiin mm: i. Johtopäätöksenä eduskunnan ym. keskusteluista on, että uudistus on toteutumassa. Uutena asiana on tullut esiin pilottimaakuntien käynnistämismahdollisuus puoli vuotta aikaisemmin. ii. Esivalmistelun ja väliaikaishallinnon rahoituksesta pitäisi tulla vapun jälkeen ratkaisuja. iii. VM:n muutosohjaus vahvistumassa 3. Maakuntakonsernin organisaatiomallin valmistelun eteneminen - Käydään läpi: o K-P valmistelun tiekartta ei muutoksia o Maakuntakonsernin organisaatiokaavio o Tukipalveluiden rakenne ja mahdollinen yhtiöittäminen o Tuotantoyhtiöiden mahdollinen perustaminen o Toimialueiden valmistelutilanne o Toimialueiden ja palvelualueiden valmisteluvastuut
- Keskustelua mm.: o Valmistelun resurssointi mm. kokoaikaisin työpanoksin on jatkossa erittäin tärkeää o Aikatauluja: 1. Väliaikaishallinnon järjestäytymiskokous 12.5. klo 13 Evald Petri kutsuu, asialista myöhemmin. 2. Toimialuetason muutosjohtajien järjestäytymiskokous 17.5. klo 9 Evald a. Valinnat 28.4. o Evaldin tilojen varaukseen on luotu sähköinen kalenteri Suvi lähettää ohjeen o Organisaatioiden htv-arviot pidetään jatkuvasti esillä, mutta niitä korjataan sitä mukaa, kun saadaan ns. varmoja tietoja muutoksista, esim. TE-toimiston ja lomituspalveluyksiköiden osalta o Väliaikaishallinto valmistelee henkilöstösiirtoluettelot; lähettävän organisaation velvollisuutena on laatia henkilöstöluettelo ja käydä YT-neuvottelut. Nyt voi lähettää uudistuksen valmisteluorganisaatiolle alustavaa luetteloa ammattinimikkeittäin ja osaamiset (ei nimiä ja sotuja) o Konsernin organisaatiokaaviossa on muutoksena tukipalveluiden siirto tukipalveluyhtiöksi maakuntaviraston ulkopuolelle. Soite on perustamassa tukipalveluyhtiötä tämän vuoden puolella. Tukipalvelu Oy tukee virastoa ja liikelaitosta. Kasvupalvelu Oy:n ja Sote Oy:n osalta tilanne on hankintalain näkökulmasta vaikeampi ja tulkintoja on erilaisia (hankintalakia ei tulla muuttamaan). KP Maakuntaan ei ole tällä tiedolla tarkoituksenmukaista perustaa kahta tukipalveluyhtiötä. 1. Tukipalveluiden osalta on jatkossa selvitettävä, kuinka paljon kuntien henkilöstö osa- tai kokoaikaisesti tuottaa palveluja siirtyville toiminnoille, esim. lomituspalvelut, maaseutuhallinto ja pelastustoimi sekä KEHA keskuksen henkilöstön työpanokset o Lakiluonnoksissa siirtymäaika KP Kasvupalvelut 2023 asti, KP Sote 2021 asti (varmentuu myöhemmin) voimaanpanolaissa ja erillislaeissa ristiriitaisuuksia tällä hetkellä. Yhtiöiden perustamiseen on kuitenkin valmistauduttava jo käynnistymisvuonna 2019. o Tukipalvelu Oy:ssä oleva hankintatehtävä on hankintaprosessin substanssiin liittyvä tukitehtävä, hankintojen asiantuntemus ja päätöksenteko on toimialueilla virastossa o Kehittämisyksiköstä siirtyy keskushallinnon tehtäviksi maakunnan strategia ja palvelulupaus sekä kokonaisturvallisuus ja varautuminen. Osallisuus siirtyy mahdollisesti organisaation poikkileikkaavaksi prosessiksi. Toimialueelle ei haeta erillisiä palvelualuemuutosjohtajia o Aluekehitys- ja kasvupalvelut suunnitellulla rakenteella o Alueiden käytön palvelut suunnitellulla rakenteella o Maaseutupalvelut jaetaan kolmelle palvelualuemuutosjohtajalle: maaseudun kehittämispalvelut, maaseudun rahoituspalvelut ja lomituspalvelut (=järjestäjä+liikelaitos) o YTH suunnitellulla tavalla, palvelualuemandaatteja ei hakuun vaan nimettäisiin nykyiset vastuualuevetäjät o Pelastus suunnitellulla tavalla, palvelualuemandaattien hakuprosessi pohdinnassa 4. Tilannekatsaus väliaikaishallinnon muodostamisesta - Väliaikaishallinnon muodostamisesta on saavutettu yksimielinen neuvottelutulos ja sopimus. Sopimus on käsitelty poliittisessa ohjausryhmässä 31.3.2017 ja se menee seuraavaksi Keski- Pohjanmaan liiton hallituksen käsittelyyn 24.4. - Keskustelua mm: o Taustaorganisaatioissa on käytävä keskustelua ja varmistettava, että uudistuksen vastuuhenkilöillä on riittävä aikaresurssi valmistelutyöhön o Väliaikaishallinto simuloi maakuntahallitusta ja muutosjohtajat valmistelevia virkamiehiä o Väliaikaishallinnon tehtävät mainitaan lainsäädännössä o Haasteena on resurssointi ja osaajien löytäminen
5. Muutosjohtajien hakuprosessi, valinta ja työn aloittaminen - Ohjausryhmä on käynnistänyt muutosjohtajien haun 31.3.2017. Väliaikaisten muutosjohtajien valmistelumandaatit ovat haettavana 3.4. 19.4. klo 16. Liitteenä hakuilmoitus. Valinnat tehdään puheenjohtajiston toimesta 26.4. - Muutosjohtajat ottavat strategisen ja operatiivisen johtamisvastuun oman palvelukokonaisuutensa jatkokehittämisestä muutosjohtajan ohjauksessa. Muutosjohtajista koostetaan väliaikainen johtoryhmä ja mahdollisesti toimialuekohtaiset johtoryhmät. Muutosjohtajat työskentelevät tehtävässä osa-aikaisesti (20-60%), virka- tai työsuhde omaan organisaatioon säilyy ja toimitaan entisin palvelussuhde-ehdoin (palkka). Muutosjohtajana toimiminen edellyttää oman taustaorganisaation tukea ja sisäisiä järjestelyjä työpanoksen vapauttamiseksi muutosjohtajana toimimiseen. - Käydään tarkemmin läpi periaatteet väliaikaisten muutosjohtajien työn tavoitteista, aikatauluista ja järjestelyistä erityisesti suhteessa taustaorganisaatioihin - Keskusteltiin kohdassa 4 6. Viestintäsuunnitelma ja muutosvisio - Esivalmisteluvaiheen viestintäsuunnitelmaa on laadittu Tiinan ja Suvin toimesta yhdessä Viestintätyöryhmän kanssa (luonnos 11.4. liitteenä). Suunnitelmassa linjataan mm. viestinnän periaatteet, tavoitteet ja kanavat. Suunnitelmassa keskeisenä lähtökohtana on Keski-Pohjanmaan maakuntauudistuksen muutosvisio - Muokattiin muutosvisiota pienin täsmennyksin, Suvi tekee muutokset 7. Maakuntastrategian valmisteluprosessi - Maakuntastrategian ensimmäinen versio on oltava valmiina maaliskuussa 2018, jotta maakuntavaltuuston ja hallituksen johdolla voidaan käynnistää vuoden 2019 talousarviovalmistelu. - Maakuntastrategian valmistelusuunnitelma on esillä työvaliokunnassa 21.4.2017. Valmisteluun ollaan hankkimassa ulkopuolista asiantuntija-apua ja se liittyy osaltaan Maakuntaohjelman valmisteluun. Valmistelussa tullaan tarvitsemaan väliaikaishallinnon ja muutosjohtajien työpanosta ja siihen osallistetaan päättäjiä, henkilöstöä ja tarvittavia muita tahoja. - Käydään tarkemmin läpi maakuntastrategian tavoitteet, sisällöt ja valmistelun periaatteet sekä päätetään jatkotoimista - Todettiin mm: i. Alustava tarjous ja ehdotus on saatu Mikko Luomalta 18.4. Strategian valmistelu soveltuu hyvin Tulevaisuuden Keski-Pohjanmaa hankkeen sisältöihin ja voidaan rahoittaa ko. hankkeesta ii. Koettiin ulkopuolinen asiantuntija tarpeelliseksi ja hyödylliseksi monelta näkökulmalta iii. Strategian laadinnassa hyödynnetään muuta maakunnallista valmistelua ja tietotuotantoa (maakuntaohjelmatyötä), samoin kuin valtakunnallista aineistoa, esim. simulointiaineistoa 8. Maakuntien väliset yhteistyöneuvottelut ja rajapinnat - Yhteistyöneuvotteluja on käyty kahdenvälisinä KP:n ja ÖP:n sekä KP:n ja EP:n välillä. Seuraava neuvottelu on KP:n ja PP:n välillä. Muistiot ja toimeksiannot on lähetetty työryhmien puheenjohtajille ja sihteereille aikaisemmin ja ne ovat myös kokousmateriaalin liitteinä. - Käydään läpi yhteistyöasioiden valmistelutilanne ja keskustellaan maakunnan edunvalvonnan linjauksista - Todettiin mm.
i. Maaseutupalvelut: yhteistyökokouksia on pidetty, mutta ei ole vielä sovittu konkreettisesti asioista ja tehtävien jakamisesta ii. ELY -tehtävien jakamisesta ja järjestämisestä tehdään parhaillaan valtakunnallista selvitystä 1. Pohjakartoitus on tehty, mutta mm. valtakunnallista Kasvupalveluyhtiötä koskevia suunnitelmia ei löydy 2. Käytiin kartoitus Auliksen esittelystä läpi; epäselvyyksiä mm. KEHA -henkilöstön siirtymisen osalta maakuntiin ja valtakunnallisiin toimintoihin iii. ÖP ja KP: 1. Maahanmuuttopäällikkö 1 htv tällä hetkellä toimintamallivaihtoehtoja: yhteistyömahdollisuus maakuntien kesken tai maakunnallisesti yhdessä kuntien kanssa tai laajennettuna työnkuvana? iv. Rakennerahastotehtävät: 4 htv Keski-Suomen ELY:stä siirrettävä K-P:lle v. Liikenne-sektorilla ns. edunvalvontatilanne vi. Henkilöstön työnkuvien laajentaminen on välttämätöntä, jotta niukoilla resurssoilla voidaan toimia ja kaikki maakunnan laaja-alaiset tehtävät hoitaa vii. Nykytilanne htv mitä voidaan hoitaa itse ja mitä yhdessä viii. Kolmen maakunnan yhteinen kokous Seinäjoella 11.5, jossa ehdotukset työn ja resurssien jaosta 9. Osallisuus maakunta-organisaatiossa - Keski-Pohjanmaan maakunta on päässyt mukaan Kuntaliiton pilottiin Asukkat sote-ja maakuntauudistuksen keskiöön. Tavoitteena on pilottimaakuntana yhdessä 8:n muun maakunnan kanssa kehittää asukas- ja asiakasosallistumista tulevissa maakunnissa. Kuntaliitto pyytää pohtimaan oman alueen projektiryhmän kokoamista ja toivoo myös näkemyksiä projektiin liittyvistä odotuksista. Kuntaliitto järjestää lähiaikoina yhteisen tilaisuuden projektion toiminnasta ja toteuttamisesta. Kuntaliiton yhteyshenkilönä toimii Päivi Kurikka. Keski-Pohjanmaalla valmistelussa ovat olleet Jukka ja Tiina - Todettiin, että valmistelu on käynnistymässä Jukan ja Jussin johdolla 10. Henkilöstöasiat - Käydään läpi henkilöstöryhmän kokouksen 7.4.2017 käsittelemät linjaukset: Henkilöstön siirtosuunnitelmat ja sopimukset Henkilöstöpolitiikka sulautuvissa organisaatioissa. Henkilöstöryhmän kokouksen muistio on liitteenä. - Projektiryhmän jäsenet saattavat omissa organisaatioissaan tiedoksi henkilöstölinjaukset. - Merkittiin tiedoksi 11. Huhtikuussa päätöksentekoelimiin valmisteltavat asiat - Toimialuetason muutosjohtajamandaattien myöntäminen - Palvelualuetason organisaatiorakenteen vahvistaminen - Palvelualuetason muutosjohtajamandaattien haun käynnistäminen - Maakuntavalmistelun resursointi 8/2017 alkaen o Lisäresurssien palkkaaminen - Maakuntastrategian valmistelusuunnitelma - Konsulttiselvitys Soitessa laaditun ja toteutettavan sote-strategian riittävyydestä suhteessa valtion tarveperusteiseen raamibudjettiin - Tukipalveluiden yhtiöittämisprosessi konsulttiselvitys tai muu ulkopuolinen yhtiöittämisprosessin tuki - Konsulttiselvitysten ja muun maakuntavalmistelun jatkorahoitus
- Pilottimaakuntakysymys (sote) - Raportti alatyöryhmien työskentelystä maakuntien välisen yhteistyön ja resurssienjaon valmistelussa 12. Muut asiat - Lakipaketti 2 tilaisuudet järjestetään mm. Oulussa 24.4., Vaasassa 3.5, Tampereella 12.5. (nettilähetys). i. Todettiin, että projektiryhmän jäsenet voivat osallistua tilaisuuksiin seuraamalla Keski- Pohjanmaan liiton tiloissa 12.5. nettilähetystä - Projektitoimiston tilojen käyttöönotto on meneillään - Esivalmisteluvaiheen ja väliaikaishallinnon rahoitus; i. Käytiin läpi rahoitusmahdollisuuksia. Taloudellisia riskejä on, mikäli uudistus ei toteudukaan ja taloudellinen riski kasvaa etupainotteisessa valmistelussa. ii. Digi-valmisteluun on tulossa uusi avustus, valmistellaan hakemusta muutosjohdon ja Mika Kivelän toimesta - Kuntarajapintojen ja -yhteistyön valmistelutilanne odottaa käytännössä kuntavaalien jälkeistä aikaa - Digi- ja tietohallintovalmistelun tilanne: Valmisteluryhmä on laajentunut ekeski-pohjanmaahankkeen ja Soiten henkilöstön myötä. Ydinryhmässä ovat Mika Kivelä, Petri Jylhä, Hannu Pikkarainen, Heidi Luomala ja Anu Saariaho. Digi-ryhmän jäsenet tulevat työryhmiin esittelemään toimintaansa ja kuulemaan työryhmien tavoitteita ja tarpeita erikseen sovitusti - Työllisyyskokeilun toteuttaminen tulee synkronisoida uudistuksen valmisteluun 13. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 11.45 Muistion laati Petri Jylhä