Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelun käyttöönotto 30.3.2017
Sisältö Palvelun kuvaus Julkaistu materiaali Palvelun käyttöönotto Rekisterinpitäjän vastuut Katselimen käyttöönotto Toiminta tuotannossa 2
Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelu Vanhojen potilastietojen arkistointi on osa palvelukokonaisuutta, jossa Kela tekee asiakkaan vanhojen asiakirjojen massalatauksen Potilastiedon arkistoon, minkä jälkeen asiakas voi hakea asiakirjoja ja asiakirjojen kuvailutietoja Arkistonhoitajan käyttöliittymässä tai palvelurajapinnan kautta (katselimella) mitätöidä yksittäisen virheellisen asiakirjan Arkistohoitajan käyttöliittymässä (tallennetaan tehtyjen toimintojen lokitiedot) korvata tai mitätöidä virheellisen asiakirjan palvelurajapinnan kautta (katselimella) tehdä pienten aineistomäärien arkistointia palvelurajapinnan kautta varsinaisen massalatauksen jälkeen 3
Mitä vanhoilla potilastiedoilla tarkoitetaan? Vanhoilla potilastiedoilla tarkoitetaan sellaisia tietoja, jotka ovat tallennettu a) terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa b) terveydenhuollon tietojärjestelmiin Potilastiedon arkiston käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkistoon käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa (STM:n asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista,1257/2015) 4
Tekniset määrittelyt 5
Palvelun tekniset ja toiminnalliset määrittelyt Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa viimeisimmät toiminnalliset määrittelyt Käyttötapaukset - Potilastietojärjestelmä tietosisältömäärittelyt Potilastiedon arkiston asiakirjojen kuvailutiedot tekniset ohjeet mm. Siirtotiedoston rakenne asiakirjojen massalatauksessa Kanta Potilaskertomuksen PDF-arkistointi Linkki sivulle: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-arkiston-vanhat-asiakirjat 6
Mitä teknisistä määrittelyistä selviää? Teknisissä määrittelyissä kerrotaan mm. asiakirjojen kuvailutiedot pakollisuudet, korvaussäännöt asiakirjojen allekirjoittaminen SHA-2-algoritmi hakemistorakenteet yksittäisessä hakemistossa voi olla teknisistä syistä enintään 15 000 asiakirjaa (palvelutapahtumatai hoitoasiakirjaa) yksittäisen asiakirjan maksimikoko 1 Mt CDA R2 -asiakirjan keskimääräinen koko n. 25 kt * tallennettavien asiakirjojen sallitut tiedostomuodot PDF/A, CDA R2, text/plain tai XHTML asiakirjojen koostaminen yhden palvelutapahtumatunnuksen alle tuotetaan potilaan yhden vuoden tietyntyyppinen aineisto esimerkiksi näkymittäin yksittäisinä asiakirjoina jne. 7
Käyttöönottoon liittyvä materiaali 8
Palvelun käyttöönotossa tarvittava materiaali Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa viimeisimmät dokumentit kanta.fi-sivustolta Ohje palvelun käyttöönottajalle Palvelukuvaus Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen (Ekstranet) Hakemus ja sitoumus (Ekstranet) Käyttöönottosuunnitelma ja raportti Testitapaus Tekniset tiedot Linkki sivulle: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/vanhojen-tietojen-arkistointi 9
Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelun käyttöönoton vaiheet Organisaatio on liittynyt Potilastiedon arkistoon 1. Hakemusvaihe - Hakemus-sitoumus - Käyttöönottosuunnitelma* Kela hyväksyy 2. Testausvaihe - Tekniset tiedot -Testiaineiston poiminta ja omatoiminen validointi - Testiaineiston anonymisointi ja toimittaminen Kelaan - Testaus AT-ympäristössä -Testauksen raportointi Kela hyväksyy 3. Tuotantoaineiston toimitusvaihe - Aineiston toimittaminen Kelaan - Virheellisten asiakirjojen korjaaminen -Latauksen varmistaminen Kela hyväksyy *Käyttöönottosuunnitelma toimitetaan aina, jos eri aineistojen toimittamisen välillä on yli 3 kk 10
Organisaation tehtäviä hakemusvaiheessa Lähettää hakemus-sitoumuksen postitse Kelaan paperilomake, joka allekirjoitetaan ja postitetaan Kelaan viimeistään kaksi viikkoa ennen suunniteltua testausvaihetta julkinen sektori toimittaa myös asiakirjan josta selviää allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus, kuten voimassa oleva hallintosääntö tai lautakunnan päätös Lähettää käyttöönottosuunnitelman sähköpostilla Wordtiedostona Kelaan Tarkistaa Kanta Ekstranetissä ilmoitetut yhteystiedot, erityisesti hallinnollisen yhteyshenkilön ja Kantaarkistonhoitajan tiedot 11
Organisaation tehtäviä testausvaiheessa Lähettää Tekniset tiedot lomakkeen Kelaan Poimii testiaineiston ja tekee sille omatoimisen testaamisen Kanta-validointipalvelussa mieluiten käytetään lähdeaineistossa jo olevia testipotilaita, joiden henkilötunnus vaihdetaan Kelan ilmoittamaksi testitunnukseksi testiaineisto ei saa lähtökohtaisesti sisältää aitoja potilastietoja Lähettää testiaineiston sähköpostilla Kelaan yksittäisen aineiston koko enintään 30 Mt Tekee testitapauksessa kuvatut tehtävät, kun testiaineisto on ladattu asiakastestiympäristöön Raportoi testausvaiheen Kelalle 12
Testausvaiheen hyväksyminen Testausvaiheen läpäiseminen hyväksytysti on edellytys vanhojen potilastietojen lataamiseen tuotantoympäristöön. Hyväksymisen edellytyksiä ovat: asiakas on toimittanut testiaineiston Kelalle ja Kela on ladannut aineiston onnistuneesti asiakastestiympäristöön Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä ts. aineisto on läpäissyt asiakastestiympäristön tarkistukset ja asiakirjojen arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut asiakas on tehnyt tarvittavat testitapaukset ja lähettänyt Kelalle testausvaiheen raportin 13
Organisaation tehtäviä tuotantoaineiston toimitusvaiheessa Poimii tuotantoaineiston lähdejärjestelmistä Huolehtii siitä, että aineisto vastaa vanhoille asiakirjoille asetettuja tietosisältömäärittelyjä ja teknisiä vaatimuksia Toimittaa tuotantoaineiston Kelan levylaitteella tai SFTP-palvelimelle tallennettuna Ilmoittaa Kelalle, kun aineisto on lähetetty/noudettavissa Korjaa virheelliset asiakirjat, kunnes kaikki Potilastiedon arkistoon arkistoidut asiakirjat ovat lataus- ja virheraporttien perusteella teknisesti virheettömiä 14
Tuotantoaineiston toimitusvaiheen hyväksyminen Tuotantoaineiston toimitusvaiheen läpäiseminen on edellytys Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelun käyttöönoton hyväksymiselle. Hyväksymisen edellytyksiä ovat: Asiakas on toimittanut viimeisen (korjatun) tuotantoaineiston Kelalle ja Kela on ladannut aineiston onnistuneesti tuotantoympäristöön Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä ts. aineisto on läpäissyt tuotantoympäristössä tehtävät tarkistukset ja asiakirjojen arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut 15
Rekisterinpitäjä vastaa Arkistoitavien (myös testausvaiheen) potilastietojen poiminnasta lähdejärjestelmistä ja toimittamisesta Kelalle tietoturvavaatimusten mukaisesti oikeellisuudesta ja käytettävyydestä määrityksien mukaisuudesta pakollisuuksien ja sisällön tarkastamisesta Virheellisten asiakirjojen korjaamisesta ja täydentämisestä Katselimen testaamisesta (PP36/PP37) Lähdejärjestelmän toimintaan liittyvien virhetilanteiden selvittämisestä Potilastiedon arkistoon arkistoitujen asiakirjojen latauksen tarkistamisesta Käyttöönoton suorittamisesta Kelan antamien ohjeiden mukaisesti 16
Vanhojen potilastietojen hyödyntäminen Vanhoja potilastietoja voi tarkastella 1. Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, johon käyttäjäoikeudet vain organisaation ns. Kanta-arkistonhoitajilla Sisältyy Vanhojen potilastietojen arkistointi palveluun 2. Vanhojen potilastietojen katselimella, joka voidaan toteuttaa omaan potilastietojärjestelmään tai erillisellä sovelluksella Ei sisälly Vanhojen potilastietojen arkistointi -palveluun 17
Katselimen testaus ja hyväksyminen Vanhojen potilastietojen hakutoiminnallisuuden toteutus omaan järjestelmään ja sen testaus Muutosilmoituksen toimitus Kelaan Järjestelmätoimittajan oma testaus Kelan ATympäristössä ja testauksen raportointi Kela hyväksyy testauksen perusteella muutoksen tuotantokäyttöön Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelun rajapinnan käyttöönotto tietojärjestelmissä aikaisemmin Kanta-sertifioidulta järjestelmältä vaaditaan muutosilmoitus, kun otetaan käyttöön katselimen vaatima palvelurajapinta (PP36 / PP37) testauksen osapuolina ovat järjestelmätoimittaja ja Kela katselimen tuotantokäyttö järjestelmää käyttäville asiakasorganisaatioille on mahdollista hyväksytyn testauksen jälkeen Muutosilmoituslomake löytyy kanta.fi-sivustolta Linkki sivulle: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/muutosilmoitus 18
Testausvaihe TESTAUSVAIHE Testiaineisto sähköpostilla Testiaineisto Organisaatio: OID Laturi Katselu/mitätöinti Arkistonhoitajan käyttöliittymä Katselin PP36/PP37 Liityntäpiste Kanta-asiakastestiympäristö 19
Tuotantoaineiston toimitusvaihe ja tuotantokäyttö TUOTANTOAINEISTON TOIMITTAMINEN Tuotantoaineisto Organisaatio:OID SFTP Laturi TUOTANTOKÄYTTÖ Levylaite Katselu/mitätöinti Potilastiedon arkisto Arkistonhoitajan käyttöliittymä Katselin PP36/PP37 Liityntäpiste 20
Tuotannonaikainen toimintamalli Loppukäyttäjän tukipiste Kanta-palveluita koskien on organisaation pääkäyttäjä, lähituki, keskitetty palvelupiste tai järjestelmätoimittajan tuki Kanta-palvelujen häiriönhallintaan sovelletaan olemassa olevia kanavia ja tukipalvelumalleja Jokainen toimija vastaa osaltaan tuottamiensa palveluiden toiminnasta, käytönaikaisen tuen järjestämisestä sekä häiriöviestinnästä Ks. kanta.fi > Ammattilaisille > Palvelut > Häiriötilanneohje > Häiriöilmoituslomake 21
Palvelun kustannukset Organisaatio vastaa vanhojen potilastietojen arkistointiin liittyvistä omista ja järjestelmätoimittajiensa kustannuksista Kelan ja Kanta-palveluiden osalta ei vanhojen potilastietojen arkistoinnin osalta toistaiseksi muodostu liittyjälle lisäkustannuksia Kanta-palveluista perittävistä maksuista säädetään vuosittain asiakastietolain (159/2007) 22 :n mukaisesti STM:n asetuksella 1313/2015 22
Kiitos! Tuotannonaikainen tukipalvelu tekninentuki@kanta.fi p. 020 63 47787 Kanta-palveluihin liittyminen ja yleiset asiat kanta@kanta.fi Toteutusvaiheen tuki, esimerkiksi määrittelyihin liittyvät kysymykset kantakehitys@kanta.fi Terveydenhuollon toimintamalleihin liittyvät kysymykset kantapalvelut@thl.fi