KOKOUSKUTSU 2/2014 Kirkkoneuvosto Kokousaika Tiistaina 4.2.2014 klo 16 Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 15 Kokouksen avaus 16 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 17 listan hyväksyminen 18 Pöytäkirjan tarkastus 19 Seurakunnan hoidossa olevat haudat 20 Leirikeskusten markkinointisuunnitelma 21 Ryhmänvetäjän palkkaaminen Ristiniemen hautausmaalle 22 1 Kanttori Niina Kotron sivutoimilupa-anomus 23 Yhteistyötoimikunnan jäsenen määrääminen yhteistoimikaudeksi 2014-2017 24 Kirkkoherran vaali 25 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat 26 Kolehtilista ajalle 9.3. - 18.5.2014 27 Kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpano 28 Työjärjestelyt lapsityössä 29 2 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 2/2014 Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 12 Aika Tiistaina 4.2.2014 klo 16.00-19.10 Paikka Osanottajat Simeon-talon kokoushuone jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén poissa Esko Kiri läsnä Liisa Hanski läsnä Heidi Suurnäkki Nina Janes läsnä Anne Urpalainen Arto Kivelä läsnä Tuula Joenpolvi Osmo Näkki läsnä Simo Suutari Outi Silander läsnä Jaana Suikkanen Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 15-29 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 6.2.2014 Hamina 7.2.2014 Allekirjoitukset Esko Kiri Outi Silander Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 11.2.2014 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 12.-25.2.2014. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 10.2.2014. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 13 KOKOUKSEN AVAUS 15 Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 16 Asialista on lähetetty 29.1.2014. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 17 Hyväksytään lähetetty esityslista. Lisättiin 28 työjärjestelyt lapsityössä ja siirrettiin muutoksenhaku 29, muuten hyväksyttiin lähetetty esityslista. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 18 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Outi Silander ja Esko Kiri Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Outi Silander ja Esko Kiri.
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 14 SEURAKUNNAN HOIDOSSA OLEVAT HAUDAT 19 Seurakunnan hoidossa on eri hautausmailla useita hautoja. Tällä hetkellä hoidetaan ns. muistomerkkihaudat kaikilla hautausmailla. Ristiniemessä hoidetaan lisäksi yhden entisen kirkkoherran hauta ja yhden entisen kanttorin hauta. Haminan alueella ei hoideta muita hautoja. Miehikkälässä hoidetaan usean entisen työntekijän hauta, kellonsoittajasta kirkkoherraan. Virolahdella hoidetaan pääasiassa entisten pappien hautoja mutta myös muita hautoja. Työntekijöiden ja muiden yksityishenkilöiden hautojen hoitoon käytetään rahaa vuosittain noin 2.000 euroa. Käytäntö seurakunnan alueella ei ole yhtenäinen. Kenen työntekijän hauta on otettu seurakunnan hoitoon vaihtelee hautausmaittain. On oikeudenmukaista ja tasa-arvoista, että seurakunta hoitaa hautoja saman periaatteen mukaan kaikilla hautausmailla. Seurakunnan kaikkien työntekijöiden hautojen hoito ei ole tarkoituksenmukaista eikä taloudellista. Usein haudat ovat isoja sukuhautoja, joissa on useita hautapaikkoja rinnakkain. Kulttuurihistoriallisesti on tarkoituksenmukaista hoitaa kaikki ns. muistomerkkihaudat, kuten mm. vakaumuksensa puolesta kaatuneitten hautamuistomerkkihaudat sekä muut sodissa tai suuronnettomuuksissa kuolleitten muistomerkkihaudat sekä muualle haudattujen muistomerkit. Kaikkien entisten työntekijöiden hautoja ei näin suuressa seurakunnassa ole tarpeen hoitaa seurakunnan varoilla. Entisten kirkkoherrojen haudat voisivat sellaisia olla ja esim. 50 vuotta hautauksen jälkeen. Niitä on tällä hetkellä kuusi, Mikko Lahti Leirikankaalla, Artturi Tuomisalo Husula Vehkalahdella, Erkki Hirvonen ja Hjalmar Anstén Ristiniemessä, Lauri Leikkonen Virolahdella ja Lauri Rautajärvi Miehikkälässä. Hoidot tulisivat maksamaan nykyisen hinnaston mukaan 580 euroa vuodessa. Päätetään hoitaa seurakunnan varoilla 1. kulttuurihistoriallisesti tärkeät ns. muistomerkkihaudat kuten mm. vakaumuksen puolesta kaatuneitten hautamuistomerkit sekä muut sodissa tai suuronnettomuuksissa kuolleitten muistomerkkihaudat sekä muualle haudattujen muistomerkit 2. entisten kirkkoherrojen haudat 50 vuotta hautauksen jälkeen Asia laitettiin jatkovalmisteluun.
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 15 LEIRIKESKUSTEN MARKKINOINTISUUNNITELMA 20 Seurakunta on vastaanottanut 31 kirkkovaltuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen leirikeskusten markkinoinnista. Valtuustoaloitteessa mainitaan mm, että seurakunnalla on kolme kilpailukykyistä kaunista leirikeskusta, joiden vajaakäyttö olisi mahdollista muuttaa tuottavammaksi markkinointia tehostamalla. Aloitteessa mainitaan, että suunnitelman laatimisen voi myös ulkoistaa esim. Kymenlaakson ammattikorkeakoulun markkinoinnin opiskelijalle. Talousjohtaja on ollut yhteydessä Kymenlaakson ammattikorkeakouluun. Koulun oppilas Ville Kuusela lupautui tekemään markkinointisuunnitelman. Hän on tutustunut kaikkiin kolmeen leirikeskukseen. Alustava markkinointisuunnitelma on valmistunut tammikuun aikana, lopullinen tulee lähiaikoina. Sen keskeinen sisältö on seuraava: - Lypsyniemi uusin ja merenrannalla, erottuu massasta - Markkula, vanhin ja epäkäytännöllinen, tilat kaipaavat remonttia, myös piha-alue kaipaisi ehostusta, hyvä ranta - Vehkarinne, suurin, rantasauna kaipaa remonttia - markkinoinnille oma nettisivusto, jotta irrottaudutaan seurakunnan ja kirkon imagosta, ei kirkollisia symboleja - sosiaalisen median hyödyntäminen - google-optimointi - markkinointikanavina messut, TV, lehdet, internet - online-varauspalvelu nettisivustolle - sopivat parhaiten ryhmille, ei yksittäisille käyttäjille - tuotteistaminen, nyt yksittäisiä hintoja, pitäisi saada pakettihintoja ja mahdollisesti alennuksia - leirikeskuksen myynti mahdolliselle sijoittajalle, jonne seurakunta jää vuokralle Oman nettisivuston ja tuotteistuksen luominen ja ylläpitäminen on aikaa vievää työtä, vaatii ainakin yhden työntekijän kokoaikaisen työpanoksen. Tämän hetkisillä resursseilla se ei ole mahdollista, sillä työntekijä joukkoa ei voida tässä taloudellisessa tilanteessa lisätä, päinvastoin olemme vähentämässä henkilökuntaa. Markkinointi ei takaa lisää käyttöä ja samalla lisää tuottoja. Toinen vaihtoehto on ulkopuolisten liiallinen käyttö. Tällöin joutuisimme lisäämään henkilökuntaa keittiö-, siivous ja kiinteistöhuoltoon, jolloin tuotot menisivät lisäkustannuksiin. Leirikeskuksista puuttuvat huonekohtaiset WC- ja suihkutilat, joita lähes kaikki yöpyjät odottavat. Kerrossängyt asettavat myös rajoituksia käyttäjille. Leirikeskusten peruskorjaus ei kuulu seurakunnan lähiaikojen investointisuunnitelmaan.
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 16 Leirikeskukset ovat seurakunnan omaisuutta ja myös seurakunnallisessa käytössä, vuokraajien on hyväksyttävä se. Leirikeskusten tiloissa pätee myös ulkopuolisille tietyt säännöt mitä saa ja mitä ei saa tehdä. Kirkollisten symbolien piilottaminen tai irrottaminen vuokrausta ajatellen on vieras ajatus eikä toimi käytännössä. Ulkopuolinen käyttö ja oma käyttö kulkevat rinnakkain. Samalla viikolla, jopa samana päivänä voi olla molempia käyttäjiä. Alustava suunnitelma jaetaan esityslistan mukana. 1. merkitään saatu markkinointisuunnitelma tiedoksi 2. todetaan, että markkinoinnin suunnittelu ja toteutus vaatisivat lisää henkilöstöä sekä muitakin taloudellisia panostuksia, joihin seurakunnalla ei tällä hetkellä ole mahdollisuuksia. 1. Päätettiin merkitä saatu markkinointisuunnitelma tiedoksi 2. Todettiin, että markkinoinnin suunnittelu ja toteutus vaatisivat lisää henkilöstöä sekä muitakin taloudellisia panostuksia, joihin seurakunnalla ei tällä hetkellä ole mahdollisuuksia. 3. Päätettiin aloittaa selvitykset Markkulan leirikeskuksen ja Hakarannan myynnistä. RYHMÄNVETÄJÄN PALKKAAMINEN RISTINIEMEN HAUTAUSMAALLE 21 Ristiniemen hautausmaalle tarvitaan kesäksi käytännön työhön osallistuva ryhmänvetäjä ajalle 22.4.-31.10.2014. Palkkaus KirVESTES:n mukainen, tehtävän vaativuusryhmä 402, peruspalkka 1.900,06 euroa/kk. Työaika 38 h 15 min /viikko. Ryhmänvetäjän tehtäviin kuuluvat hautausmaan ja puistoalueiden hoitotyöt, kunnossapitotyöt sekä kausi- ja kesätyöntekijöiden ohjaus ja työnjohto. Ryhmänvetäjälle tulee olla puutarhurin ammattitutkinto sekä työkokemusta viheralueiden hoitotöistä, lisäksi arvostamme yhteistyökykyä ja hautausmaatyön luonteen ymmärtämistä. Viime kesänä tointa hoiti ansiokkaasti Katja Ojala, joka on lupautunut vastaanottamaan tehtävän myös tänä vuonna.
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 17 Päätetään 1. palkata Ristiniemen hautausmaan työsopimussuhteiseksi ryhmänvetäjäksi Katja Ojala ajalle 22.4.-31.10.2014. 2. palkkaus KirVESTES:n mukainen, tehtävän vaativuusryhmä 402, peruspalkka 1.900,06 euroa/kk työaika 38 h 15 min/viikko. hyväksyttiin. KANTTORI NIINA KOTRON SIVUTOIMILUPA-ANOMUS 22 Kanttori Niina Kotro on anonut sivutoimilupaa (liite 1), jotta voisi toimia Kotkan seudun musiikkiopiston pianonsoiton opettajana Virojoella torstai-iltapäivisin noin kahden ja puolen tunnin ajan. Kanttorin virka seurakunnassa on työajaton, t.s. kanttorilla ei ole virkaaikaa vaan työnkuvaan kuuluu työhön käytettävän ajan jatkuva epäsäännöllisyys. Kanttoreilla on kaksi vapaapäivää viikossa. Niina Kotron arkivapaapäivät ovat maanantai ja tiistai ja sopimusten mukaisesti yksi viikonloppuvapaa kuukaudessa. Torstaisin Niina Kotron työtehtäviin kuuluu Miehikkälän kirkkokuoron harjoitukset ja nuorisokuoron johtaminen. Kanttorit palvelevat taidoillaan useimmiten myös seurakunnan ulkopuolisia tahoja pitämällä konsertteja, johtamalla kuoroja, opettamalla musiikkiopistoissa jne. Tällaisen toiminnan on katsottu hyödyntävän myös seurakuntaa, koska kanttorit julkisesti tunnettuina henkilöinä ovat parhaimmillaan myös seurakunnan imagolähettiläitä. Laaja musiikillinen aktiivisuus järkevästi mitoitettuna antaa myös motivaatiota ja mahdollisuutta itsensä kehittämiseen muusikkona. Sivutoimilupaa myönnettäessä on pidettävä selvänä sitä, että sivutoimi ei saa häiritä varsinaista viranhoitoa. Esimiehen tulee olla jatkuvasti tietoinen sivutoimen laajuudesta ja sisällöstä. Samoin sen tulee saada lähimpien kollegojen hyväksyntä. Kirkkoherra on keskustellut Niina Kotron kanssa haetusta sivutoimiluvasta. Kirkkoherra puoltaa anottua hakemusta.
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 18 Kirkkoneuvosto myöntää kanttori Niina Kotrolle hakemuksen mukaisen sivutoimiluvan. hyväksyttiin. YHTEISTYÖTOIMIKUNNAN JÄSENEN MÄÄRÄMINEN YHTEISTOIMINTAKAUDEKSI 2014-2017 23 Kirkon yhteistoimintasopimuksen 14 ;n mukaan seurakunnassa, jossa säännöllisesti työskentelee vähintään kymmenen työntekijää, on perustettava neljäksi kalenterivuodeksi kerrallaan yhteistyötoimikunta sopimuksessa tarkoitettua edustuksellista yhteistoimintaa varten. Yhteistyötoimikunnassa on kahdeksan jäsentä. Työnantajan edustajana toimii työsuojelupäällikkö sekä, jos yhteistyötoimikunnassa on enemmän kuin neljä jäsentä, kirkkoherra ja kirkkoneuvoston määräämä muu seurakunnan palveluksessa esimiesasemassa oleva henkilö. Edellisellä kaudella kirkkoneuvoston määräämänä henkilönä toimi seurakuntapuutarhuri Katri Partanen. Katri Partanen on ilmoittanut olevansa käytettävissä edelleen. Määrätään yhteistyötoimikuntaan kirkkoneuvoston edustajaksi kaudeksi 2014-2017 seurakuntapuutarhuri Katri Partanen. hyväksyttiin. KIRKKOHERRAN VAALI 24 Kirkkovaltuusto päätti esittää kokouksessaan 21.01.2014 tuomiokapitulille, että Haminan seurakunnassa kirkkoherran vaali suoritetaan välillisenä vaalina. Tuomiokapituli tehnee asiasta päätöksen istunnossaan 03.02.2014. Jos vaali toimitetaan välillisenä, vaalivalmistelut kuuluvat kirkkoneuvosten vastuuseen. Valmistelussa on ainakin seuraavat kolme päätehtävää:
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 19 1. Hakuilmoituksen laatiminen. Siihen liittyy niiden edellytysten ja toiveiden määrittely, jotka Haminan seurakunta tulevalle kirkkoherralle asettaa. Kaikilta kirkkovaltuutetuilta on pyydetty omat esityksensä ja vinkkinsä asiaan sunnuntaihin 2.2.14 mennessä. Kirkkoherra laatii näistä kirkkoneuvolle listan, joka esitellään ja käsitellään kokouksessa 4.2.14. Sen pohjalta kirkkoneuvosto laatinee lopullisen esityksen kirkkoherran pätevyysvaatimuksista. 2. Virkaa hakeneiden tarkastelu edellä päätettyjen kriteerien ja tuomiokapitulin antamien lausuntojen pohjalta. Kirkkoneuvoston tulee tehdä päätös siitä, keitä hakijoista kutsutaan haastatteluun ja miten se toteutetaan ja millä muulla tavalla heidät esitellään kirkkovaltuutetuille. 3. Varsinaisen vaalin ja sen päivämäärän valmistelu kirkkovaltuustolle. Materiaali lähetetty etukäteen. Kirkkoneuvosto 1. määrittelee Haminan seurakunnan asettamat edellytykset ja toiveet uudelle kirkkoherralle ja laatii niiden pohjalta alustavan hakuilmoituksen, jonka kirkkoherra yhteistyössä tuomiokapitulin kanssa tarkentaa. 2. aloittaa kirkkoherran vaalin muut järjestelyt yhteistyössä tuomiokapitulin kanssa. hyväksyttiin. VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT TIEDOKSI 25 Merkitään tiedoksi päätöspöytäkirjat ajalta 1.1.-28.1.2014. pöytäkirjat ovat nähtävillä kokouksessa. hyväksyttiin. KOLEHTILISTA AJALLE 9.3.-18.5.2014 26 Kolehtilista ajalle 9.3. -18.5.2014
Kirkkoneuvosto 04.02.2014 Sivu 20 Hyväksytään kolehtilista ajalle 9.3.-18.5.2014 hyväksyttiin. KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO 27 Kirkkoneuvoston asiana on, jollei toisin ole säädetty tai määrätty, huolehtia kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta. (KL 10:1,5) Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. (KL 10:6,1) Todetaan, että kirkkovaltuuston kokouksissaan 27.12.2013 ja 21.1.2014 tekemät päätökset on tehty oikeassa järjestyksessä, eivät mene valtuuston toimivaltaa ulommaksi eivätkä ole muutoinkaan lainvastaisia, ja päätetään panna ne täytäntöön. hyväksyttiin. TYÖJÄRJESTELYT LAPSITYÖSSÄ 28 MUUTOKSENHAKU 29 Liite 2, 29.