Erasmus lähtöorientaatio/orientation for Erasmus Exchanges April, 25, 2017 Riitta Kataja, Student Affairs http://www.oulu.fi/yliopisto/erasmus-ja-nordplus-vaihto http://www.oulu.fi/university/erasmus-and-nordplus-exchanges
Preparation for exchange Paperwork at home and in host university Grant, insurance, visa, money, etc Culture shock After Exchange
Kun sinut on hyvksytty SoleMOVEssa After you have been accepted in SoleMOVE Confirm your exchange in SoleMOVE Check application deadlines to host university, requirements, language certificate, consult your coordinator Apply to Host University Learning Agreement get signatures signatures before you go! Study Plan: - Recommendation: 30 ECTS/Semester - Host institution may have restrictions and requirements 2.5.2017 International Services
Kun sinut on hyvksytty SoleMOVEssa After you have been accepted in SoleMOVE Check feedback from previous students: SoleMOVE front page, click Exchange Destinations Abroad and Feedback, choose Search feedback, add Country, Study, find tips for: Housing Living costs Travelling tips 2.5.2017 International Services
After you have been accepted by the host university SoleGRANT Check Erasmus Grant sums, they will be changed for 2017-18: http://www.oulu.fi/yliopisto/apurahat http://www.oulu.fi/university/grants Make SoleGRANT application, Guide at: http://www.oulu.fi/yliopisto/node/34800 Attach Acceptance letter from host university Laita GRANT-hakemukseen mahdollisimman tarkat lukuvuoden päivämäärät, löytyvät yleensä kohdeyliopiston Academic Calendar-nettisivulta Check exact semester dates (from Academic Calendar of Host University) in your application Look for extra funding: http://www.auroratietokanta.fi/ 2.5.2017 International Services
Kun sinut on hyväksytty vaihtokohteese en- KELA Jos olet oikeutettu opintotukeen, hae KELAlta korotettua opintotukea vaihtoajalle Liitä hakemukseen Grant Certificate, jonka voit tulostaa SoleGRANTista sen jälkeen kun apurahahakemuksesi on hyväksytty, löytyy Enclosures-välilehdeltä 2.5.2017 International Services
Kun sinut on hyväksytty vaihtokohteese en- KELA Opintotuen määrä on ensi syksystä lähtien ulkomaan vaihtooon/harjoitteluun lähtijöillä: opintoraha: 250,28 e/kk asumislisä vaihdon ajalle: 210 e/kk Opintolainantakaus: 800 e/kk 2.5.2017 International Services
SoleGRANT SoleGRANT is a tool in SoleMOVE. 2.5.2017 International Services
OLS (Online Language Support) You will receive a link to a MANDATORY language TEST (OLS) by email before your exchange. If you have not received it, first check your junk email, then send us email to: international.office@oulu.fi Has to be done BEFORE and AFTER exchange in the language of studies If you want to change the language of your test, send an email well in advance to: international.office@oulu.fi If you receive a lower grade than A1, you will receive a link to a voluntary language course You can also do a BASIC COURSE in the host language Available languages: EN, DE, ES, FR, IT, NL International Services 2.5.2017
OLS (Online Language Support) OLS offers also interactive live sessions, check what you can do online together with a tutor and other students around Europe! https://www.youtube.com/watch?v=crpnz _Fph_o&list=PLJmEREKFYU8U_GYsj0cnR56iVp4q1ud4&index=2 https://www.youtube.com/watch?v=xaien pnl_i8&list=pljmerekfyu8u_gysj0cnr56ivp4q1ud4&index=5 International Services 2.5.2017
Pakolliset vaihtodokumentit Ennen lähtöä: Hanki Learning Agreementiin kaikkien allekirjoitukset Jos siihen tulee vaihdossa muutoksia, tee muutokset Changes-kohtaan ja lähetä se koordinaattorillesi. Säilytä LA raportointia varten. Lataa netistä Certificate of Confirmation ja pyydä siihen todistus saapumispäivästä (ml. Orientaatio) ja opintojen päättymispäivä ja allekirjoitus paikalliselta koordinaattorilta. Tämä vaaditaan kaikilta on raportointia varten : www.oulu.fi/yliopisto/node/34800 OPISKELU/OPISKELUN TYÖKALUT JA LOMAKKEET/Lomakkeet:vaihto-opiskelu 11
Mandatory documents Before departure: Get all signatures in your LA If your study plan changes, update them in LA and send it to your coordinator. Keep it for reporting. Print Letter of Confirmation from: www.oulu.fi/yliopisto/node/34800 Get arrival and departure dates in it and have it signed by your local coordinator This is a mandatory document! 12
Valmistautuminen vaihtoon Preparation for Exchange - Tee ennen matkalle lähtöä matkustusilmoitus ulkoministeriölle tai Suomen edustustoille - http://formin.finland.fi/public/default.as px?nodeid=49382&contentlan=1&cultu re=fi-fi - Check instructions for travelling abroad - http://formin.finland.fi/public/default.as px?nodeid=49153&contentlan=2&cultu re=en-us 13
Vakuutusasiat Insurance Hanki KELAsta Eurooppalainen sairausvakuutuskortti Get the European Health Insurance Card form KELA if you are eligible for it Ota kattava vakuutus, sekä matka- että sairausvakuutus! KELAn kortilla saa vain perussairaanhoidon Vakuutuksesta ei kannata säästää! Take a full-cover insurance! Accidents may happen! 14
Rokotukset ja lääkkeet Vaccinations and medicines Tarkista tarvitsetko rokotuksia Check vaccination information YTHS:n rokotus- ja matkailuneuvonta: www.yths.fi/matkailuneuvonta Reseptit ja todistus lääkäriltä If you are on regular medication, remember your medicine and prescriptions! 15
Ilmoittautuminen Oulun yliopistoon Vaihtoon lähtijän ilmoittauduttava Oulun yliopistoon läsnä olevaksi vaihdon ajalle. Ylioppilaskunnan jäsenmaksu on vapaaehtoinen. Kannattaa maksaa, jos haluaa hyödyntää ylioppilaskunnan etuuksia (esim. opiskelija-alennus junista). Jos jäsenmaksua ei maksa, ilmoittautuminen hoidetaan opiskelijakeskuksessa, opintoasiat@oulu.fi, ei WebOodissa 16
Register at the University of Oulu Students going on exchange need to register as present in the University of Oulu. Student Union fee voluntary, if you do not want to use the benefits. WebOodi registration does not work if you do not want to pay the fee. In that case you register at: opintoasiat@oulu.fi student.services@oulu.fi 17
Asuntoasiat Housing Mikäli et ole hakuvaiheessa hakenut asuntoa, selvitä hyväksymiskirjeestä ohjeet If you have not applied housing, check instructions Vuokraa tarvittaessa oma asuntosi edelleen vaihdon ajaksi, ks. Ohje If you live in a PSOAS apartment yuo can sub-let your flat, see: http://www.oulu.fi/english/studentexch ange/housing Muista tehdä muuttoilmoitus, vaihda myös osoitetiedot Weboodiin 18
Raha-asiat Money Ei lukukausimaksuja vaihtokohteessa Exchange students do not pay tuition fees, but there may be other fees Tarkista onko muita maksuja ja kuluja kuin asumis- ja ruokailukulut vaihtokohteessa Edellisten vaihtareiden palaute SoleMOVEssa Check Feedback in SoleMOVE for tips 19
Kulttuurishokki Culture shock Valmistaudu vieraan kulttuurin kohtaamiseen Prepare yourself for culture shock! Material in wikipedia Lue lisää esim. http://fi.wikipedia.org/wiki/kulttuurisho kki 20
VIISUMIASIAT VISA MATTERS Suomen kansalalaset eivät yleensä tarvitse Erasmus-kohteisiin viisumia If you are not a Finnish citizen, check if you need a VISA VISA applications to be done on your own 21
VAIHDOSSA/ ON EXCHANGE Osallistu vaihtokohteen pakolliseen orientaatioon/attend mandatory Orientation Ilmoittaudu kursseille. Kun lopullinen kurssisuunnitelmasi vahvistuu, ilmoita se omalle kv.koordinaattorillesi/register for courses. When your study plan is finalised, send it to your home coordinator Säilytä kursseilta kertynyt materiaali helpottamaan hyväksi lukua palatessasi (kirjalistat ym.)/keep materials from all courses, you may need them when the courses are transferred to your degree here 22
Pakollinen raportointi Vaihdon jälkeen kaikkien Erasmusvaihdossa olleiden on ladattava SoleMOVEn After Exchange välilehdelle: 1. Learning Agreement (alkuperäinen ja siihen tehty Changes versio) allekirjoituksineen 2. Letter of Confirmation, jossa näkyvät täsmälliset vaihdon päivämäärät 3. Transcript 4. Feedback Jos nämä jätetään tekemättä, opiskelijalta laskutetaan Erasmus-apuraha takaisin! Muista myös OLS ja Student Survey Checklist: http://www.oulu.fi/yliopisto/checklistvaihtoon-lahteville 23
Mandatory report After your Erasmus exchange you are required to upload in SoleMOVE After Exchange tab the following: 1. Learning Agreement with all signatures and Changes 2. Letter of Confirmation, with exact dates of study period 3. Transcript 4. Feedback This report is mandatory! If not done, your Erasmus Grant will be refunded! Do not forget: OLS & Student Survey See Checklist: http://www.oulu.fi/university/checklist-forstudents-going-on-exchange 24
After Exchange Tab 25
Vaihdon jälkeen AHOT After Exchange Credit Transfer - Your transcript will be sent either to you directly or to - Upload it to SoleMOVE After Exchange tab - Do AHOT/Credit transfer (RPL) in your own Faculty ASAP! - http://www.oulu.fi/yliopisto/loma kkeet-opintoasiat - AHOT will be called OSAT in Autumn 2017, the form will be electronic GIVE FEEDBACK IN SoleMOVE! 26
Vaihdon jälkeen After Exchange VAIHTOKOKEMUKSEN REFLEKTOINTI Miten vaihdolle asettamasi tavoitteet toteutuivat? Mitä sinä/oulun yliopisto hyötyi vaihdostasi? Työurasi (päivitä CV) Henkinen kasvu, itseluottamus, rohkeus, tuottavuus, sitkeys, uteliaisuus, kielitaito, kulttuurin tuntemus, suvaitsevaisuus, opiskelumotivaation lisääntyminen, jatkoopinnot KUMMITOIMINTA, Ylioppilaskunnan PALUUORIENTAATIO, Cafe Lingua, Tandem 27
Vaihdon jälkeen After Exchange Reflect your experience: Did you reach your goals? List your achievements? Update you CV Mental growth, self-confidence, resilience, curiosity, language skills, cultural skills, tolerance, increased motivation for studies, what else? Become Kummi for exchange/international degree students coming to Oulu Attend Re-orientation organized by Student Union Join Café Lingua/Tandem 28
Hyvää matkaa! Safe travels! international.office@oulu.fi