Sähke2 Meta+etomalli Ari Vainio 6.8.2012
Yhteenveto Tämä dokumen> kuvaa Sähke2 meta+etomallia ylätasolla. Dokumen+n tavoibeena on selventää keskustelua siitä, mitä Sähke2 vaa+i sitä käybäviltä järjestelmiltä. Esityksessä keskitytään Sähke2:n osalta minimivaa+muksiin, joita järjestelmien tulisi tukea, pystyäkseen toimimaan Sähke2 normin mukaises+.
Record Asiakirja Sähke2 sanasto Asiakirja voi koostua useasta dokumen+sta Document Dokumen> Dokumen> ja siihen liibyvä +edosto Case File - Asiakirjallisen +edon käsibelyn meta+edot Tietue, joka sisältää tehtäväluokibelut ja toimenpiteet ja toimenpiteisiin liibyvät dokumen+t. Ac+on Toimenpide Toimenpide kuvaa mitä asiakirjalle on tapahtunut työnkulussa. Työnkulut voivat olla asiakirjatyyppikohtaisia. Func+on Tehtävä Tehtäväluokituksen tehtävä. Tehtäväluokituksena käytetään yleensä julkishallinnon puolella JHS156- suosituksen pohjalta tehtyä luokibelua. Func+on code- Tehtävän koodi Tehtäväluokituksessa oleva koodi eli numerosarja Siirron meta+edot Transfer informa+on Arkistoon siirron sopimuksesta ja osapuolista kertovat +edot
Main func+on Päätehtävä Sähke2 sanasto Tehtäväluokituksen mukainen päätehtävä Sub func+on - Alatehtävä Tehtäväluokituksen alatehtävätason tehtävä Subject Aihe Valinnainen +eto, joka kuvaa, mitä aihepiiriä asiakirja käsibelee Na+ve ID Iden+fioin+ tunnus Esim. OID- yksilöin+tunnus on yleiskäyböinen numerosaraja, joka yksilöi kohteen yksiselibeises+ ISO/IEC 8824-1:2002 standardin mukaisessa yksilöin+järjestelmässä. Medium ID Tietovälineen iden+fioin+tunnus Restric+on KäyBörajoitus, käyböoikeus Security class Turvallisuusluokka Turvallisuusluokka I, II, III tai IV tai Ei turvallisuusluokiteltu Protec+on class Suojausluokka I, II, III, IV Title Nimike Kuvailtavan kohteen varsinainen nimike
Rela+on Suhde Sähke2 sanasto Asiakirjojen väliset suhteet kuten viibaukset asiakirjoihin, jotka talletebu korvaa Reference ViiBaus Retension Säilytys Säilytysaikoihin liibyviä määrityksiä Status Tila Asiakirjan +lalla kuvataan asiakirjan +la luonnosvaiheesta hävibämiseen tai siirtämiseen as+ Usetype KäyBötarkoitus Metadata schema - Meta+etoskeema Agent Toimija Type Tyyppi Kohteen käybötarkoitus, asiakirjan tyyppi, kuvaa ja määribää asiakirjan rakenneba Rights Immateriaalioikeuksiin liibyvät rajoitukset
Accep+on Suostumus No+fica+on Toimeksianto Authen+city Alkuperä Cheker Tarkastaja Coverage KaBavuus Jurisdic+on Hallinnonala Spa+al Maan+eteellinen Temporal Ajallinen Audience - Kohdeyleisö Sähke2 sanasto Transfer contract Siirtosopimus eams Sähköinen Arkiston Muodostus Suunnitelma Käytännössä synonyymi TOS:lle (Tiedon Ohjaus Suunnitelmalle) Kuvaa tehtävien käsibelyvaiheet, asiakirjalliset +edot, asiakirjatyypit ja niiden oletusmeta+etoarvot
eams - TOS Tehtäväluokitus KäsiBelyprosessien kuvaukset KäsiBelyprosessin vaiheista syntyvät/saapuvat/ muodostuvat asiakirjalliset +edot Asiakirjatyypit Tietojärjestelmä Julkisuus tarkenteineen ja arvoihin liibyvät toiminnallisuudet Säilytysaika tarkenteineen ja arvoihin liibyvät toiminnallisuudet KäsiBelysäännöt KäyBäjäryhmät
Järjestelmien välinen työnjako Ryhmätyöjärjestelmät ja muu asiakirjatuotanto Asiakirjan hallinta Valmiit lain mukaan pitkäaikaises+ säilybävät aineistot Muut aineistoja tuobavat järjestelmät Tiedonohjaus suunnitelman mukaiset meta+dot Tiedon ohjausjärjestämä Sähköinen arkisto
Sähke2 - Ylätason malli
Sähke2 meta+etomallin käsibeet
Sähke2 meta+etomalli pakolliset abribuu+t
MetaDataType Sähke2 siirto+edoston juurielemen> SÄHKE2- siirto+edoston juurielemen> on Metadata. Sen alle tulevat pakolliset TransferInforma+on, ContactInforma+on, sekä vähintään yksi CaseFile - solmu. Ensin mainitut kaksi solmua sisältävät siirtoon liibyviä välbämäbömiä meta+etoja. CaseFile- solmut sisältävät siirrebävän aineiston meta+edot.
TransferInforma+onType Siirtokokonaisuuden iden+fioin+ Arkistoon siirrebävä aineisto on aina jonkin sopimuksen piirissä. Tähän sopimukseen sekä siirron teknisiin järjestelyihin liibyvät meta+edot sisällytetään siirto+edoston TransferInforma+on- solmuun. Takaisin MetaDataTypeen
ContactInforma+onType Siirron kontak++edot Takaisin MetaDataTypeen
CaseFileType Asiakirjallisen +edon käsibelyprosessin meta+edot
CaseFileRela+onType Suhteet muihin asiakirjoihin ViiBaus asiakirjoihin (kohteisiin), joka korvataan/on korvabu (esim. uusi ohje/ normi, joka korvaa en+sen). Tässä kerrotaan, minkä kohteen (asiakirjan) tämä korvaa tai millä asiakirjalla tämä on korvabu. Tässä voidaan myös kertoa myös esim. mihin pääasiakirjaan käänneby asiakirja kuuluu. Takaisin CaseFileTypeen
Classifica+onSchemeType Tehtäväluokitus Takaisin CaseFileTypeen
Esimerkki tehtäväluokituksesta <s2:classificationscheme> <s2:mainfunction> <s2:title>henkilöstöasiat</s2:title> <s2:functioncode>01</s2:functioncode> <s2:functionclassification> <s2:title>palvelussuhdeasiat</s2:title> <s2:functioncode>01.01</s2:functioncode> <s2:subfunction> <s2:title>rekrytointi ja palvelussuhteeseen valitseminen</s2:title> <s2:functioncode>01.01.01</s2:functioncode> </s2:subfunction> </s2:functionclassification> </s2:mainfunction> </s2:classificationscheme
Tehtäväluokitukset julkishallinnossa Kunnallisella puolella on määritelty Kun+en yhteinen tehtäväluokitus, jota suositellaan käytebäväksi Kun+en yhteinen tehtäväluokitus ote>in käyböön Kansallisarkiston ja kuntaorganisaa+oiden yhteistyön tuloksena 1.1.2009, sosiaali- ja terveydenhuollon luokitus 6/2010 Kunnat ovat aloibaneet tämän soveltamisen 01 Päätehtävä 01.00 Tehtävä 01.00.00 Alatehtävä työnkulunvaiheineen 01.00.00.00 kuvataan tehtävähierarkian alimmalle tasolle Vaiheisiin liibyvät asiakirjatyypit Meta+etoelemen+t, niiden arvot ja valintalistat Meta+etoihin liibyvät käsibelysäännöt Toiminnallisuuksiin liibyvät käsibelysäännöt
AgentType Toimija Takaisin CaseFileTypeen
ElectronicNo+fica+onType Takaisin CaseFileTypeen
Ac+onType Toimenpiteen tyyppi Takaisin CaseFileTypeen
Mitä toimenpide tarkoibaa? <s2:action> <s2:created>2009-01-01</s2:created> <s2:title>virantäytön valmistelu</ s2:title> <s2:agent> <s2:role>henkilöstöpäällikkö </s2:role> <s2:name>murju, Rauno</s2:Name> </s2:agent> <s2:type>valmistelu</s2:type> </s2:action>
RecordType Asiakirja
Esimerkki <s2:record> <s2:created>2009-01-05</s2:created> <s2:nativeid>urn:oid:1.2.246.10.2048198.10.1.11.2009.84</s2:nativeid> <s2:language>fi</s2:language> <s2:description>hakemus parkkipaikkojen ja puistojen ylitarkastajan virkaan</s2:description> <s2:restriction> <s2:publicityclass>julkinen</s2:publicityclass> <s2:personaldata>sisältää henkilötietoja</s2:personaldata> </s2:restriction> <s2:title>hillevi Hiirulaisen hakemus</s2:title> <s2:recordrelation> <s2:references>urn:oid:1.2.246.10.2048198.10.1.11.2009.83</s2:references> </s2:recordrelation> <s2:recordrelation> <s2:isreferencedby>urn:oid:1.2.246.10.2048198.10.1.11.2009.87</s2:isreferencedby> </s2:recordrelation> <s2:recordrelation> <s2:isreferencedby>urn:oid:1.2.246.10.2048198.10.1.11.2009.90</s2:isreferencedby> </s2:recordrelation> <s2:retentionperiod>-1/s2:retentionperiod> <s2:retentionreason>kalastuslaki, 5 3 mom.</s2:retentionreason> <s2:status>valmis</s2:status> <s2:function>01 01 01</s2:Function> <s2:type>hakemus</s2:type> <s2:accepted>2009-01-01</s2:accepted> <s2:authenticity> <s2:checker>murju, Rauno</s2:Checker> <s2:date>2009-01-05</s2:date> <s2:description>tarkistettu, allekirjoitettu käsin.</s2:description> </s2:authenticity> </s2:record>
SubjectType Aihe Takaisin RecordTypeen
Restric+onType KäyBörajoitus Julkinen OsiBain salassa pidebävä Salassa pidebävä I, II, III, IV Turvallisuusluokka I Turvallisuusluokka II Turvallisuusluokka III Turvallisuusluokka IV Ei turvallisuusluokiteltu Takaisin RecordTypeen
RecordRela+onType Asiakirjojen väliset viibaukset Takaisin RecordTypeen
Authen+cityType Alkuperäisyys Takaisin RecordTypeen
CoverageType KaBavuus Takaisin RecordTypeen
DocumentType Dokumen> ja +edosto Takaisin RecordTypeen
Lähteet Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma kunnille (eams) hbp://www.kuntait.fi/aineistoja/kuntap%c3%a4iv%c3%a4t%202010%20esitykset/ Jarnfors_eAMS_kuntamarkkinat_2010.pdf Sähke 2 määritykset hbp://www.arkisto.fi/fi/saehke2- maeaeraeys/ VAPA KÄYTTÖÖNOTTO ohje SÄHKE2- määräyksen mukaisen siirto+edoston meta+etojen välibämiseksi hbp://www.arkisto.fi/uploads/palvelut/vastaanobo- %20ja%20palveluj%C3%A4rjestelm %C3%A4/KA- VAPA- SAHKE2- siirto- ohje%20liite%201.pdf