JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa suosituksen päivitys 1 26.04.2010 1/14
SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT 4 1.1 Hankkeen perustamisen tausta 4 1.2 Hankkeen tavoitteet 4 1.3 Hankkeen sidosryhmät 4 1.4 Hankkeen edellytykset 5 2 HANKKEEN KUVAUS 5 2.1 Suosituksen aihe 5 2.2 Soveltamisala 6 2.3 Suhde muihin suosituksiin 6 2.4 Avoimuusperusteet 6 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset 7 2.6 Hankkeen lopputulokset 7 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit 7 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät 8 3 HANKKEEN ORGANISAATIO 8 3.1 Hankkeen koordinointi 8 3.2 JHS -työryhmä 8 4 TYÖSUUNNITELMA JA TYÖMÄÄRÄT VIRHE. KIRJANMERKKIÄ EI OLE MÄÄRITETTY. 5 HANKEMENETTELY JA HANKKEESSA NOUDATETTAVAT KÄYTÄNNÖT 10 5.1 Vastuut ja valtuudet 10 5.2 Seuranta ja raportointi 12 5.3 Muutosmenettely 12 6 HYVÄKSYMISMENETTELY 12 6.1 Työryhmän päätöksenteko 12 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen 12 6.1.2 Suosituksen hyväksyminen 12 6.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 13 7 HANKKEEN RISKIT 13 26.04.2010 2/14
8 LAADUNVALVONTA 13 9 LIITTEET 14 Versionhallinta Versio Päivä Muutos Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 2.3.2010 Ensimmäinen versio Elisa Kettunen luonnos 0.2 23.2.2010 Suvi Pietikäinen luonnos 0.3 24.3.2010 Tarkennuksia tavoitteiden, työnjaon ja aikataulun osalta Elisa Kettunen luonnos 0.4. 29.3.2010 Viimeistely Elisa Kettunen jaoston käsittelyyn vietävä versio. 0.51 29.3.2010 Päivitetty jaoston käsittelyä varten Suvi Pietikäinen jaoston hyväksyttäväksi 9.4.2010 hyväksytty 9.4.2010 JHS-jaostossa 26.04.2010 3/14
1 Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Nykyisin voimassa oleva JHS 145 on valmistunut vuonna 2006 ja se on syytä päivittää vastaamaan muuttuneita tarpeita, jotka ovat syntyneet sekä verkko-, että toimintaympäristön muutosten myötä. Nykyaikaisissa verkkopalveluissa tieto ja palvelut pyritään tarjoamaan älykkäillä ratkaisuilla, joissa tietokoneet ymmärtävät verkossa olevaa aineistoa, joka on määritelty yhteisten käsitteiden eli ontologioiden avulla. Uudistustyön myötä lienee tarpeen päivittää myös suosituksen nimi uutta sisältöä ja nykyisiä tarpeita paremmin kuvaavaksi. Suosituksen sisällössä tulee huomioida semanttisuus ja Internetin kehityssuunta, jota voidaan kutsua web 2.0:ksi. Tämän kehityssuunnan tunnusmerkkejä on erityisesti tiedon käyttäjän roolin muuttuminen. Tiedon tuottajan keskeinen rooli vähenee samalla kun tiedon käyttäjästä tulee myös tiedon tuottaja. Tämä vaikuttaa tiedon jakamisen ja tuottamisen tapoihin, kun Internetin käyttäjä yhä enemmän itse määrittelee sitä, millaista sisältöä Internetissä on ja miten tätä tietoa yhdistetään ja käytetään. Tämä asettaa uudenlaisia vaatimuksia tiedon infrastruktuuria kuvaavan tiedon, kuten sanastotyön ja metatietojen osalta. Lisäksi Internet-palveluita käytetään hyvin erilaisilla lukulaitteilla. Mobiililaitteiden käytön lisääntyminen asettaa erilaisia haasteita myös tietojen ryhmittelylle ja sivujen tekniselle käytettävyydelle, kun käyttäjä haluaa löytää etsimänsä tiedon tai palvelun mahdollisimman nopeasti yksinkertaisella navigoinnilla tai hakutoiminnalla riippumatta siitä millaista lukulaitetta hän käyttää. Kuntaliitto järjesti 1.3.2010 keskustelutilaisuuden, jossa kartoitettiin kunta- ja valtion organisaatioiden mielipidettä suosituksen päivittämisen tarpeesta. Sekä kuntien että valtion organisaatioiden edustajat olivat yksimielisiä siitä, että suositus on aiheellista päivittää. Keskusteluissa todettiin, että palvelutietojen ryhmittelyä tehdään eri puolilla, mutta kattavaa suositusta ei ole olemassa. Päivitetyn suosituksen ei tule pyrkiä kattamaan kaikkea mahdollista, vaan sen tulisi kattaa aukkopaikat, jotka jäävät muiden luokitusten välimaastoon. Keskusteluissa löydettiin ainakin seuraavat ajankohtaiset hankkeet, jotka kytkeytyvät palveluluokituksen päivittämiseen: Finnonto -hanke (http://www.seco.hut.fi/projects/finnonto/index.fi.php) Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen vuonna 2008 julkaisema palveluluokitus terveysalan palveluista (http://sty.stakes.fi/fi/luokitukset/palveluluokitus/index.html) 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on päivittää palvelutietojen ryhmittely paremmin nykyaikaisia semanttisia verkkoratkaisuja ja tarpeita palvelevaksi. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHSsuositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään 26.04.2010 4/14
JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS työryhmä JHS työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS työryhmä. Muut sidosryhmät Valtion virastot ja laitokset: Valtion osalta olisi hyödyllistä mikäli työryhmässä voisi olla edustus organisaatioista, jotka palvelevat informaatiollaan a) toisia viranomaisia b) kansalaisia c) jotain erityistä ammattiryhmää tms. Näin tulisi mahdollisimman laaja näkökulma siihen, millaisia tarpeita käyttäjän näkökulmasta palvelutietoa kohtaan voi olla. Kunnat: Kuntien osalta tulisi työryhmässä olla edustettuna eri kokoluokan kuntia, koska pienemmän kaupungin tai kunnan tarpeet poikkeavat suurimpien kaupunkien tarpeista. Myös kuntien tarjoamien palveluiden laajuudessa ja kirjossa voi olla merkittäviä eroja. Suositus koskee koko kuntasektoria, joten on tarpeen saada mukaan vähintään yksi edustaja jostain muusta kuin suuresta kaupungista. Monipuolisen käyttäjänäkökulman saamiseksi olisi hyödyllistä, että mukana työryhmässä on myös yritysedustus. Käytännössä verkkopalveluiden toteutus ostetaan alalle erikoistuneilta yrityksiltä, jotka kohtaavat suosituksessa määritellyt vaatimukset käytännön tasolla rakentaessaan julkisen hallinnon verkkosivustoja ja sähköisiä palveluita. Yritys kohtaa käytännön tasolla haasteet kuinka yhdistää käyttäjänäkökulma ja viranomaisen tarpeet ja viranomaistoimintaa ohjaavat velvoitteet. Työryhmään osallistuvalla yrityksellä olisi hyvä olla kokemusta verkkosivustojen ja -palveluiden rakentamisesta sekä kuntien että valtion organisaatioiden käyttöön ja mielellään pitkä kokemus julkishallinnon palvelemisesta alallaan. Jotta yksi yritys ei pääsisi liian vahvasti vaikuttamaan suosituksen sisältöön, työryhmässä voisi olla mukana kaksi yritysedustajaa, jotka voivat hyvin olla kilpailijoita keskenään. Mikäli työryhmään ei tule yritysedustajia, täytyy joka tapauksessa varmistaa, että yritysnäkökulma otetaan huomioon valmistelutyössä esimerkiksi pyytämällä kommentteja jo ennen varsinaista lausuntokierrosta tai pyytämällä yrityksiä työryhmän kuultavaksi jossakin vaiheessa valmistelua. Tässä mainittujen lisäksi JHS-työryhmä voi tunnistaa myös muita sidosryhmiä. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen edellytyksenä on että kaikki työryhmän jäsenet ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS-työryhmätyöhön. 2 Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suosituksessa laaditaan palvelutietojen ryhmittelyn kuvaus julkisen hallinnon verkkopalveluiden rakentamista varten. Palvelutietojen ryhmittely auttaa Internet-palvelun suunnittelijaa rakentamaan palvelun asiakaslähtöisesti ja loogisesti siten, että tieto on löydettävissä verkkopalvelusta helposti, nopeasti ja ilman, että asiakkaan tarvitsee tietää, mikä taho tuottaa kyseisen tiedon tai vastaa palvelun järjestämisestä. Näin verkkopalvelua käyttävä asiakas löytää tarvitsemansa tiedon tai palvelun ilman, että hänen tarvitsee tietää kuka palvelua hallinnoi tai tuottaa. Suositus auttaa järjestämään verkkopalvelussa käytettävän tiedon siten, että se on käyttäjän näkökulmasta yksinkertaisesti saatavilla ja tarvittaessa kytketty myös muualla samassa tai muissa verkkopalvelussa olevaan samaa aihepiiriä koskevaan tietoon (semanttisuus). Suositus auttaa verkkopalvelun suunnittelijaa rakentamaan palvelunsa siten, että tieto sijaitsee vain yhdessä paikassa ja se on helposti ja automaattisesti kytkettävissä myös muualla verkossa olevaan tietoon. JHS-työryhmän päätettäväksi tulee, missä laajuudessa suositus uudistetaan. Työryhmä päättää päivitetäänkö JHS 145 vanhan suosituksen pohjalta tarpeellisilta osin vai laaditaanko sisällöltään kokonaan uusi suositus. Lähtöoletus on, että työryhmä päättää laatia kokonaan uuden suosituksen ja vanhaa suositusta hyödynnetään lähdeteoksena. Näin oletettavasti käy, koska yllä kuvatut kehityssuunnat ja syyt muutostarpeiden taustalla tuovat suositukseen kokonaan uusia sisältötarpeita ja näkökulmia. Työryhmän tärkein tehtävä heti työn alussa on määritellä: 26.04.2010 5/14
Missä laajuudessa suositus uudistetaan. Suosituksen sisällön rajaus, eli mitä asioita suosituksessa käsitellään ja mitkä asiakokonaisuudet jätetään sen ulkopuolelle. Työryhmän täytyy työn alussa tunnistaa olemassa olevat aineistot, jotta muualla jo aiemmin tehty työ voidaan jättää fokuksen ulkopuolelle. Miltä osin viitataan muihin jo olemassa oleviin suosituksiin (esim. THL:n palveluluokitus terveysalan palveluista). Suosituksen nimen/otsikon muuttaminen. Työn tarkempi aikataulu. Työryhmän työskentelytavat ja työn organisointi. Hankkeen vetäjä valmistelee keskustelun pohjaksi ehdotuksen siitä, miten työ organisoidaan. Hankkeen vetäjä hankkii tämän keskustelun ja päätöksenteon pohjaksi tarvittavaa tietoa ja toimittaa ne työryhmälle ennakkoon. Työryhmä ensimmäisen kokouksen tulosten perusteella työryhmän puheenjohtaja laatii, tarvittaessa työryhmän editorin avustuksella, luonnoksen uuden suosituksen sisällysluetteloksi laatii tarkan kuvauksen siitä, mitä uudistettu suositus sisältää ja mitkä asiat on rajattu sen ulkopuolelle tarkentaa aikataulua sekä organisoi työryhmän käytännön työskentelyn tästä eteenpäin. 2.2 Soveltamisala Suosituksen kohderyhmiä ovat julkisen hallinnon verkkopalveluiden suunnittelijat ja kehittäjät sekä hallinnossa että yrityksissä. 2.3 Suhde muihin suosituksiin Suositus korvaa vuonna 2006 julkaistun JHS 145 -suosituksen. Suositukseen liittyviä standardeja ovat: FinnOnton tuotokset? Suositukseen liittyviä muita julkiset julkaisuja ovat: FinnOnto -hankkeen tulokset THL:n Palveluluokitus Terveysalan palveluista Sanastotyö eri tahoilla (millä?) TerveSuomi, yhteinen metatietomalli? 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. Kukin työryhmän jäsen pyrkii tiedottamaan työryhmän työskentelystä omassa organisaatiossaan ja omille sidosryhmilleen. Työryhmän puheenjohtaja tiedottaa yhdessä työryhmän kanssa sovitun suunnitelman mukaisesti aika ajoin valmistelun etenemisestä myös laajemmalla jakelulla tahoille, jotka voivat olla kiinnostuneita suosituksen valmistelusta. Tämä viiteryhmä voi pitää sisällään mm. työryhmän jäsenten omat taustaorganisaatiot, kuntien ja valtion virastojen verkkopalveluiden suunnitteluista ja/tai viestinnästä vastaavat tahot, sekä julkishallinnolle verkkopalveluista toteuttavat yritykset. Mikäli työryhmä katsoo tarpeelliseksi, suositusluonnoksesta pyydetään palautetta viiteryhmiltä jo ennen varsinaista lausuntokierrosta. 26.04.2010 6/14
2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS -suositusta varten tehtävä dokumentointi, työryhmän kokous- ja työpöytätyöskentely sekä teknisen kirjoittajan/editorin työtehtävät. 2.6 Hankkeen lopputulokset 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Dokumentit ja materiaalit Dokumentin tarkoitus 1 Hankkeenhallinta 1.1 Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma sisältää JHS-suositushankkeen aikataulun ja työsuunnitelman. Liitteenä ovat viestintäsuunnitelma ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma 1.2 Hankehallintaan liittyvien projektikokousten muistiot Hankehallinnan projektikokouksista työryhmän vetäjän ja hankekoordinaattorin (ja JHS sihteerin) välillä pidetään muistioita tarpeen mukaan. 2 JHS -työ 2.1 JHS -suositus JHS suositusdokumentti. 2.2 Työryhmän muistiot Muistiot sisältävät mm. työryhmän kokouksissa käsitellyt ja päätetyt asiat sekä raportoinnin hankkeen etenemisestä. 2.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Sisältää mm. tiedon tarvittavista käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä vastuutahoista. 3 Palautekierros 3.1 Palautelomake JHS-dokumentista annetaan palautetta annetaan weblomakkeella, Webropol sovelluksen avulla. 3.2 Palauteyhteenveto Palauteyhteenveto dokumentti sisältää palautteena saadut kommentit yhteen dokumenttiin koottuna. 4 Viestintä ja tiedotus 4.1 Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma sisältää tiedot viestinnän aikatauluista, vastuista ja käytettävistä välineistä (wwwsivut, uutiskirje, tiedote jne.) 4.2 JHS suosituksen omat sivut Kullekin JHS-suositus -hankkeelle luodaan omat sivut JHSsuositukset sivustolle. 4.3 Tiedotteet JHS-hankkeen tilanteesta ja aikataulusta tehtävä tiedote joka julkaistaan joko hankkeen omilla sivuilla tai etusivulla. 4.4 JHS -uutiskirjeet Mm. julkaistuista ja tekeillä olevista JHS-suosituksista 26.04.2010 7/14
tehty uutiskirje, joka lähetetään sähköpostilla jakelulistalla oleviin osoitteisiin. Kaikki voivat liittyä jakelulistalle. 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS.-työryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila KuntaIT:n Wiki-sivustoilla. Työryhmän jäsenille luodaan tunnukset työtilaan. Kaikki JHS-suositusta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS -suosituksen kokoamistyön aikana suosituksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan suosituksen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi). Palautekierros toteutetaan Webropol palvelun avulla. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3 Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri Hankkeen koordinointi Pekka Niemi JHS-koordinaattori Suvi Pietikäinen pekka.niemi@vm.fi suvi.pietikainen(at)netum.fi 3.2 JHS -työryhmä JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä Elisa Kettunen elisa.kettunen@kuntaliitto.fi Työryhmän editori Suvi Pietikäinen suvi.pietikainen@netum.fi Työryhmän jäsenet (alustavasti) Mirjam Heikkinen Leila Oravisto Eija Hukka Jouko Ylälahti Hannele Hyppönen Marko Latvanen Kuopion kaupunki? 26.04.2010 8/14
Asiantuntijat 26.04.2010 9/14
4 Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankesuunnitelmaan tehdyt muutokset kirjataan aina hankesuunnitelman muutoshistoriaan. Hankkeen seuranta- ja hallinnolliset asiat käsitellään säännöllisissä kokouksissa hankekoordinaattorin ja JHS-sihteerin välillä. Hankkeen edistymisen pohjana on tämä suunnitelma. Suunnitelmaa päivitetään ja muutetaan, kun hankkeessa on muutoksista yhteisesti sovittu. Hankekoordinaattori päivittää hankesuunnitelman. Hankkeen toteutuksesta vastaa JHS-työryhmä. 4.1 Vastuut ja valtuudet Rooli JHS-sihteeri Tehtävät ja vastuut Nimetä hankkeelle vetäjä hankekoordinaattorin ehdotusten perusteella. Raportoida kuukausitasolla JHS-jaostolle ja JUHTAlle hankkeiden toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS koordinaattorin kanssa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille yhdessä JHS-koordinaattorin kanssa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-koordinaattorin kanssa. Hankesuunnitelman tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Hankekoordinaattori Tehtävät ja vastuut Etsiä ja varata alustavasti tarvittavat tekniset kirjoittajat ja itsenäiset asiantuntijat ja sopia kirjoittajasta tai asiantuntijasta JHS -sihteerin kanssa Raportoida kuukausitasolla JHS-sihteerille hankkeen toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS - sihteerin ohjauksessa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-sihteerin kanssa. Raivata tarvittaessa aikaa asiantuntijoiden kalenterista, jotta hanke voidaan viedä läpi sovitussa aikataulussa. 26.04.2010 10/14
Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille JHS-sihteerin apuna. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän vetäjä Tehtävät ja vastuut Organisoida ja ohjata yhteistyötä JHS-työryhmässä Käydä läpi hankesuunnitelma sekä hankkeeseen liittyvät vaiheet (mm. työryhmävaihe, palautekierros, julkaisu) yhdessä työryhmän jäsenten kanssa. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Dokumenttien tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän jäsen Tehtävät ja vastuut Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Tekninen kirjoittaja/ editori Tehtävät ja vastuut Tuottaa sovittu JHS-dokumentaatio sekä muut JHS:n laatimiseen liittyvät dokumentit yhteistyössä muiden työryhmän jäsenten kanssa. Noudattaa JHS-suosituksen kirjoittamiseen annettuja ohjeita ja kirjoittaa suositus oikealle dokumenttipohjalle oikein muotoiluin. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Raportoida kuukausitasolla hankekoordinaattorille hankkeen tilanteesta ja aikataulusta sekä työmääristä. 26.04.2010 11/14
Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Tekninen kirjoittaja/editori voi toimia myös työryhmän vetäjänä. 4.2 Seuranta ja raportointi Hankkeen toteutuneita työmääriä ja kustannuksia sekä hankkeen etenemistä seurataan kuukausitasolla. JHS työryhmän vetäjä raportoi JHS hankekoordinaattorille hankkeen etenemisestä jokaisen kuukauden viimeiseen päivään mennessä (kts. liite 2 Hankeraportointi pohja). o o Työryhmän kokousten lukumäärä Hankkeen tilannekatsaus (missä vaiheessa mennään, aikataulu, mahdolliset ongelmat) JHS hankekoordinaattori koostaa kaikista hankkeista yhteisen raportin JHS sihteerille jokaisen kuukauden viidenteen päivään mennessä. Tekninen kirjoittaja/editori laatii kokousmuistion viiden arkipäivän kuluessa kokouksesta. Työryhmän vetäjä tarkistaa muistion, jonka jälkeen se toimitetaan työryhmälle, JHS-sihteerille ja hankekoordinaattorille. Muistiot julkaistaan myös hankkeen verkkosivulla. Hankekoordinaattori pitää yllä hankkeen verkkosivua. 4.3 Muutosmenettely Tässä hankkeessa tuotettavaan JHS dokumenttiin tehtävät muutokset tehdään palautekierroksen jälkeen JHS työryhmässä (kts kohta 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen). 5 Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä suosituksessa. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu lyhyt yhteenveto menettelytavoista. 5.1 Työryhmän päätöksenteko Työryhmän päätöksenteko perustuu konsensukseen, jolla tarkoitetaan sitä, että merkittävä osa työryhmän jäsenistä tukee päätöstä. 5.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen JHS-jaosto sopii suositusta laativan JHS työryhmän/yksittäisen asiantuntijan kanssa palautteen keräämisestä. Palautetta pyydetään ministeriöiltä, keskeisiltä valtion virastoilta ja laitoksilta, Kuntaliitolta ja tapauskohtaisesti valituilta palautteenantajilta. Palautepyynnöt julkaistaan myös JHS -järjestelmän www-sivuilla ja suositusluonnokset ovat vapaasti kaikkien kommentoitavissa. Palautteen perusteella päivitetty suositusluonnos ja palauteyhteenveto toimitetaan JHS-jaostolle jatkokäsittelyä varten. 5.1.2 Suosituksen hyväksyminen Suositusluonnos, palauteyhteenveto ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma käsitellään JHSjaostossa. JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen käsittelyn jatkotoimenpiteistä. 26.04.2010 12/14
JHS-jaosto toimittaa suositusluonnoksen JUHTAlle hyväksyttäväksi ja tekee JUHTAlle myös esityksen suosituksen voimassaoloajasta. JHS-sihteeri huolehtii siitä, että JHS-ehdotus on valmis vietäväksi JUHTAn käsittelyyn. JUHTAlle toimitetaan lopullinen versio suosituksesta ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma. JUHTA hyväksyy suosituksen sellaisenaan, tai palauttaa sen JHS-jaostolle. 5.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Hyväksytylle suositukselle annetaan JHS-numero ja se julkaistaan JHS-järjestelmän www-sivuilla, josta suosituksen teksti on vapaasti haettavissa. Suosituksia ei julkaista paperimuodossa. Julkaisemisesta tiedotetaan eri tiedotuskanavia käyttäen. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat JHSjärjestelmän verkkosivut, joilla julkaistaan kaikki suositukset ja tietoa meneillään olevista hankkeista sekä JHS-jakelulista. 6 Hankkeen riskit No Riskin kuvaus Vastuu- henkilö Toimenpide Sija 1 Henkilöiden tavoitettavuus ja osallistuminen työryhmän kokouksiin 2 Avainhenkilöiden sairastuminen Suvi Pietikäinen, Pekka Niemi työryhmän jäsenet Kokoukset sovitaan kaikkien ollessa paikalla ja kaikille sopiviksi ajankohdiksi. Varahenkilöiden käyttö. Riskien seuranta perustuu viikoittaiseen hankkeen tilannearviointiin siitä, onko edetty suunnitellun aikataulun mukaisesti ja saavutettu asetetut tavoitteet. Hankkeen vaikeudet ilmenevät suunniteltujen töiden myöhästymisenä sovituista aikatauluista. JHS-sihteeri ja JHS-koordinaattori käyvät läpi vähintään kerran kuukaudessa projektin eri osien valmistumisasteen ja pyrkivät havaitsemaan ongelmakohdat mahdollisimman nopeasti. 7 Laadunvalvonta Alla on taulukoituna hankkeen laatukriteerit. Taulukossa on myös mainittu laatukriteeriin liittyvä todentamistapa. Prioriteetti Kriteeri Mittari Tavoite Perustelut 1 Hankkeen tehtävät saadaan tehtyä ajoissa 1 Dokumentointi katselmoidaan Ovatko tehtävät valmiita ajoissa? Tarkistettujen dokumenttien osuus. Kaikki palautettavat dokumentit ovat valmiita katselmointiin vähintään kaksi päivää ennen sovittua päivää. Muiden dokumenttien tulee valmistua ajoissa. Työryhmäläiset lukevat ja kommentoivat 26.04.2010 13/14
1 Työmäärä-arvioissa pysyminen Tehdyt/suunnitellut tunnit palautettavat dokumentit Ylityksiä vain muutamissa kohteissa. Kokonaisarvio ei saa ylittyä yli 10% 8 Liitteet Liite 1 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Liite 2 Viestintäsuunnitelma Liite 3 Hankeraportti 26.04.2010 14/14