KIIVISION TALOUS Soluessee Antti Härkönen Emmi Kuortti Miia Leivo Pauliina Suojärvi Soluessee Toukokuu 2015 Liiketalous Proakatemia
2 SISÄLLYS 1 JOHDANTO... 3 2 KIRJANPITO... 4 2.1 Kirjanpitovelvollisuus... 4 2.2 Kiivision taloustiimi... 4 3 OHJELMAT... 5 4 ARVONLISÄVEROVELVOLLISUUS... 7 5 OSUUSKUNNAN KULUT... 8 5.1 Perustamiskulut... 8 5.2 Vakuutukset... 8 5.3 Hankinnat... 9 6 ULKOMAANKAUPPA... 11 6.1 Yhteisöhankinnat... 11 6.2 EU:n ulkopuolinen kauppa... 11 7 RAPORTIT... 12 7.1 Ressut... 12 7.2 Katteet ja kannattavuus... 13 7.3 Tilinpäätös... 14 7.4 Tilintarkastus... 15 8 LAINAN NOSTO... 16 8.1 Henkilökohtainen laina... 16 8.2 Yrityslaina pankista... 16 8.3 Lainan hakuprosessi... 17 8.4 Takaus... 17 9 YRITYS YRITYKSEN SISÄLLÄ (PLASTIC CAMERAS KIIVISIOSSA). 19 10 LÄHTEET... 20
3 1 JOHDANTO Tämän soluesseen tarkoituksena on näyttää, miltä osuuskunnan kirjanpito Proakatemialla voi näyttää osuuskunnan itse hoitaessa sitä. Tekstiä ei ole tarkoitettu vain osuuskunnan talousvastaavien luettavaksi, vaan toivomme, että uudet tiimit saavat tästä helpotusta osuuskuntansa taloudenpitoa miettiessä. Muualla kuin liiketalouden puolella ensimmäisen vuoden käyneet saavat esseestä pienen infopaketin siitä, mitä osuuskunnan talouden hoitaminen tarkoittaa. Välillä käytännön kirjanpidon tekeminen, kuten tositteiden kirjaaminen tuntuu raskaalta, mutta uskomme oppimishyötyjen olevan suuremmat, kuin kirjanpitoa ulkoistaessa. Akatemialla on toteutettu molempia malleja, joten jos kirjanpito ei tiimissä ketään kiinnosta, kannattaa se suosilla antaa ulkopuolisen hoidettavaksi. Akatemialaisia kirjanpitoasioissa on auttanut muun muassa Juuso Sandberg, joka entisenä akatemialaisena pitää Skarppitilit-nimistä tilitoimistoa. Vaikka emme aivan kirjanpidon ammattilaisia ole, meiltä voi rohkeasti tulla kysymään aiheeseen liittyviä kysymyksiä. Olemme todennäköisesti samojen ongelmien kanssa painineet.
4 2 KIRJANPITO Kirjanpito on yrityksen tulojen ja menojen kirjaamista muistiin tositteiden pohjalta. Kirjanpito kertoo yrityksen tulot, menot, varallisuuden ja velat. Kirjanpitoa määrittelee kirjanpitolaki ja hyvä kirjanpitotapa. Kirjanpito tuottaa tietoa muun muassa yrityksen johdolle ja sen mukaan määräytyvät myös maksettavat verot. 2.1 Kirjanpitovelvollisuus Kaikki yritykset ovat Suomessa kirjanpitovelvollisia. Yrityksen johto on vastuussa kirjanpidon järjestämisestä. Osuuskunnissa ja osakeyhtiöissä kirjanpidon järjestämisestä vastaa hallitus. Heidän tehtävänään on järjestää ja valvoa kirjanpidon ja yrityksen rahavarojen huolellista hoitamista ja kirjanpidon oikeellisuutta. Kirjanpito voidaan, ja usein ulkoistetaankin tilitoimistolle. Isommissa yrityksissä on useimmiten oma sisäinen kirjanpito ja laskentatoimi. Kiivisiolla on oma taloustiimi, joka hoitaa yrityksen kirjanpidon ja muut talousasiat. 2.2 Kiivision taloustiimi Kiivisiossa kirjanpidosta vastaa taloustiimi. Taloustiimiimme kuuluu tällä hetkellä kolme henkilöä, joista yksi on valittu talouspäälliköksi, hänen tehtävänään on valvoa, että kaikki yrityksen talousasiat tulevat hoidettua. Taloustiimiimme kuuluu yksi kirjanpidon koulutuksen saanut merkonomi. Juoksevat tehtävät on jaettu niin, että kirjanpidossa on toistaiseksi aina mukana kaksi ihmistä, toisena aina merkonomimme, joka valvoo kirjanpidon oikeellisuutta jakaen samalla muille kirjanpito-osaamistaan. Muille taloustiimin jäsenille on jaettu muut juoksevat tehtävät, toinen hoitaa viikoittain laskut ja toinen yrityksen sisäisen informoinnin ja laskennan liikevaihdosta ja ressuista.
5 3 OHJELMAT Kirjanpitoon ja muuhun yrityksen talouden hoitoon löytyy runsain määrin erilaisia ohjelmia. Kiivisiolla kirjanpito-ohjelmaksi valikoitui Econet, koska kaikilla oli siitä käyttökokemusta, ja se oli myös proakatemialaisille tarjolla ilmaiseksi. Seuraavalle tilikaudelle joudumme etsimään uuden kirjanpito-ohjelman, mikä voi olla ihan hyväkin asia. Econet on hieman kankea, eikä siihen ole tullut hetkeen päivityksiä. Laskutusohjelmana meillä on käytössä Remiat Oy:n Taimer. Koska teemme itse kirjanpidon, olemme linjanneet, että jokaisen osuuskuntalaisen täytyy hallita laskun teko. Tähän saa tietenkin apua taloustiimiltä. Käytäntö on toiminut melko hyvin, eikä puutteellisin tiedoin olevia tositteita enää löydy. Ohjeeksi osuuskunnalle on käytännön kirjapidon helpottamiseksi annettu seuraavaa: Teet ja lähetät laskun asiakasyritykselle itse Ota laskusta kopio ja laita se kirjanpitokansioon kohtaan Kuluvan kuun tositteet Merkitse laskuun kenelle siinä laskutettu summa kuuluu, muuten taloustiimi jakaa laskutetun summan omiin ressuihinsa Aina kun teet firmaan liittyviä ostoksia, ota niistä kuitti Älä käytä bonuskortteja tai opiskelija-alennuksia Kun käyt kaupassa, otat kuitista kopion ja nidot alkuperäisen kuitin tyhjään A4- sivuun kiinni. Yksi kuitti yhdelle sivulle. Jos ostokset on maksettu jonkun henkilökohtaisista varoista, tositteessa tulee lukea kenelle se maksetaan takaisin sekä saajan tilinumero. Jos kuittia ei ole, tai saaja/tilinumero puuttuu, sitä ei kysellä keneltäkään, vaan raha jää saamatta. Pienimpiä summia, kuten parin postimerkin ostoa, ei kannata tuoda firman kirjanpitoon, sillä summaan suhteutettuna työ on kohtuuton (kirjaus + vähennys henkilön ressusta) Ensimmäinen palkka maksettiin juuri ja siinä käytettiin Verohallinnon tarjoamaa palkka.fi sivustoa. Sivusto tuntui ainakin ensituntumalta vaikealta ja monimutkaiselta. Hyvää palvelussa oli, että se lähettää itse tiedot verottajalle, jolloin niitä ei tarvitse erikseen ilmoittaa.
6 Talousohjelmien hajanaisuus ei ole toistaiseksi tuntunut kauheasti vaikeuttavan toimintaa. Ehkä uuteen kirjanpito-ohjelmaan siirryttäessä kannattaisi silti koittaa koota ohjelmakokonaisuus, joka puhuu keskenään.
7 4 ARVONLISÄVEROVELVOLLISUUS Suurin osa yrityksistä on Suomessa arvonlisäverovelvollisia. Joitakin poikkeuksia on toimialasta riippuen (esimerkiksi terveydenhuolto ei ole alv-velvollista toimintaa). Tämän lisäksi pienet yritykset on vapautettu arvonlisäverosta, jos liikevaihto on riittävän pieni. Osalla on mahdollisuus huojennuksiin, jolloin arvonlisäveroa ei tarvitse maksaa kuin osasta liikevaihtoa. Alv-ilmoitus tehdään ja mahdollinen maksettava alv maksetaan tavallisesti kerran kuussa verohallinnolle. Kiivisiossa ilmoitusjaksomme on yksi kuukausi, mutta se voi olla myös tapauskohtaisesti neljännesvuosittain tai vain kerran vuodessa. Esimerkiksi pienimmät toiminimet tekevät kirjanpidon ainoastaan kerran vuodessa, joten arvonlisävero on kannattavaa ilmoittaa vain tämän yhteydessä. Jos ilmoitusjakso on yksi kuukausi ja ilmoitus tehdään sähköisesti, tiedot työnantajasuorituksista on annettava viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivä ja arvonlisäverotiedot viimeistään kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivä.
8 5 OSUUSKUNNAN KULUT Osuuskunnalla on tyypillisesti samat pakolliset kulut kuin muillakin useamman henkilön yrityksillä. Isoimmat menoerät ovat palkat ja verot. Osuuskunnan veroihin kuuluvat arvonlisävero ja yhteisövero sekä palkoista vähennettävä ennakonpidätys. Muita yrityksen tilitettäviä palkkojen sivukuluja ovat työeläkemaksut (TyEl/Yel), työttömyysvakuutusmaksut sekä sosiaaliturvamaksu. Yrityksen vakuutukset ovat yksi iso menoerä. Lisää tietoa näistä on kohdassa 5.2. Vakuutukset. Muita tyypillisiä juoksevia kuluja ovat muun muassa kirjanpito, lainanlyhennykset, toimitilavuokrat sekä ohjelmalisenssit. 5.1 Perustamiskulut Kiivisio rahoitti osuuskunnan perustamista ottamalla jokaiselta 18 osakkaalta sadan euron osuusmaksun. Tällä summalla laskimme selviävämme parin ensimmäisen kuukauden pakollisista menoista, ennen kuin toiminta saadaan kunnolla käyntiin ja laskutus aloitettua. Osuuskunnan perustamisen hinta on 380 euroa, joka tarkoittaa Patentti- ja rekisterihallituksen käsittelykulua. 5.2 Vakuutukset Projektiluontoisena yrityksenä toimivan osuuskunnan pakollisia vakuutuksia ovat tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus, työeläkevakuutus, työttömyysvakuutusmaksu ja sosiaaliturvamaksu. Tapaturmavakuutuksen perusmaksu on meillä 18 hengelle noin sata euroa vuodessa. Lopullinen hinta määräytyy vasta maksettujen palkkojen mukaan. Työntekijäin ryhmähenkivakuutukselle tulee hintaa perusosaltaan noin kymmenen euroa vuodessa. Tämänkin lopullinen hinta määräytyy maksettujen palkkojen mukaan. Pankkivirkailija sanoi rehellisesti pankkiasioita hoidettaessa, että hänen on turha myydä meille ylimääräisiä vakuutuksia, sillä emme niitä tarvitse. TyEL-vakuutus tuli meille ajankohtaiseksi äskettäin ensimmäistä kertaa palkkoja maksaessamme. Työnantajarekisteriin ilmoittauduimme tätä varten jo tämän vuoden alussa.
Palkka.fi-palvelu laskee palkkoja maksettaessa niistä vähennettävät työnantajamaksut, sekä ennakonpidätyksen. 9 Muita mahdollisia vakuutuksia ovat esimerkiksi tapahtumia varten otetut vakuutukset. Yhtä Proakatemian suurintaa tapahtumaa, Pilkettä, varten otettu vakuutus (vastuuturva), oli mitoitettu 700 hengen yleisötapahtumaa varten yhdeksi päiväksi ja maksoi noin 120 euroa. Tämä on halpa hinta vakuutuksen ehtoihin nähden, sillä se korvaa vahinkoja parhaimmillaan miljoonaan euroon asti. Tiloja antavat tahot vaativat vakuutusta, mutta jos he eivät osaa sitä vaatia, täytyy tämä itse muistaa. Pankki- ja vakuutusasioissa voimme hyvin suositella OP-Pohjolaa, josta palvelua saa selkokielellä ja melko ripeästi. Olemme hoitaneet pankkiasioitamme kahden pankin työntekijän kanssa, joten meidän on helppoa ottaa yhteyttä suoraan näihin kontaktihenkilöihin, jotka he tietävät asioistamme jo valmiiksi. 5.3 Hankinnat Koneiden, laitteiden ja muun aineellisen käyttöomaisuuden hankintameno merkitään taseeseen. Hankintamenoista vähennetään tilikauden lopussa suunnitelmanmukaiset poistot. Pienhankinnat voidaan merkitä kuluna. Pienhankintoihin kuuluu tavara, jonka hankintahinta pysyy alle 850 euron ja pienhankintojen yhteissumma tilikauden aikana pysyy alle 2500 euron. Ne eivät tällöin päädy lainkaan taseeseen. Kiivision kirjanpidossa on tärkeää, että mahdollisimman pieni osa hankinnoista menee taseeseen, josta niitä sitten poistettaisiin useita vuosia. Kiivision on oletettu toimivan vain vuoteen 2016 saakka, jolloin osakkaat valmistuvat. Näin merkityt hankinnat eivät enää näy kirjanpidossa, kun valmistumme ja niiden jakaminen osakkaille on helpompaa. Vuosittain saa pienhankintojen lisäksi vähentää kaikki käyttöomaisuushyödykkeiden hankintamenot, joiden käyttöikä on alle kolme vuotta. Tällaisia hyödykkeitä ovat muun muassa tietokoneet, työvaatteet, puhelimet, ostamamme 3D-tulostin sekä faksit. Tällä tilillä ei ole euromääräistä rajoitusta. Kiivisiossa on tarkoituksenmukaista, että teemme vähennykset vuosittain. Tämä ei kuitenkaan ole pakollista. Jos tuloa muodostetaan hankinnan avulla useamman tilikauden
ajan, voi hankintamenon merkitä taseeseen ja poistaa suunnitelmanmukaisina poistoina ( meno tulon kohdalle -periaate). 10 Kun yritykselle hankitaan tarvikkeita omaan käyttöön, on tärkeää tehdä hankinta yrityksen nimiin. Myös takuukuittien on oltava yrityksen nimellä, sillä kyseessä on yrityksen omaisuus.
11 6 ULKOMAANKAUPPA Monissa projekteissaan Kiivisio tekee kauppaa muiden maiden yritysten kanssa. Tällä hetkellä olemme ainoastaan tuoneet tavaraa sekä palveluita niin EU:n sisä- kuin ulkopuoleltakin. Rahaliikenteessä käytetään Paypal-maksupalvelua, joka on osoittautunut luotettavaksi. Paypal veloittaa sen kautta siirretyistä maksuista 5 %, mutta toistaiseksi olemme olleet tyytyväisiä tähän hintaan, joka maksetaan turvallisuudesta. 6.1 Yhteisöhankinnat Yhteisöhankinnat tapahtuvat EU:n rajojen sisäpuolella ja verotuksen hoitamista on helpotettu. Näin tapahtuvat ostot ilmoitetaan kausiveroilmoituksessa. Yritysten välinen tavarakauppa verotetaan periaatteessa määränpäämaahan arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröityneen yrityksen arvonlisäverotuksen yhteydessä. Esimerkiksi tilattuamme 3D-tulostimen Hollannista saamme laskun nollaverokannalla. Laskussa on oltava nollaverokannalle peruste, jonka voi antaa vain, jos molemmat yritykset ovat rekisteröityneitä alvvelvollisia omassa maassaan. Laskussa voi lukea esimerkiksi VAT 0% intra-community supply. Tämän jälkeen osto ilmoitetaan veroilmoituksessa, jonka mukaan arvonlisäverovelvollinen on velvollinen suorittamaan veron kotimaassaan. 6.2 EU:n ulkopuolinen kauppa Tavaran maahantuonnista suoritettava alv verotetaan tullauksen yhteydessä. Maahantuonnin ei tarvitse liittyä liiketoimintaan, vaan kaikki maahan tuotu tavara on tullauksen alaista. Tullin määräämät verot ovat kuitenkin yritystoiminnassa vähennyksen alaisia aivan kuten tavallinen alv-vero. Tavara seisoo tullissa korkeintaan kaksi viikkoa tullauksen jälkeen. Tullauksen jälkeen yhteyshenkilölle on lähetetty lasku tullauksesta. Vasta, kun raha on siirtynyt tulliin, voidaan tavara lähettää eteenpäin. Käytettäessä huolitsijaa voit nopeuttaa käsittelyä muutaman pankkipäivän verran, kun lähetät maksetusta laskusta kuitin huolitsijalle. Tällöin rahan siirtymistä ei tarvitse odotella, vaan tavaran voi lähettää heti eteenpäin.
12 7 RAPORTIT Kirjanpito tehtävänä voi olla myös erilaisten raporttien tuottaminen yritykselle. Tätä kutsutaan johdon laskentatoimeksi eli sisäiseksi laskentatoimeksi. Tärkeimpänä raportoitavana mittarina on tähän mennessä käytetty ressuja, eli mittaria, jossa näkyy, kuinka paljon rahaa kukin osakas voi nostaa itselleen tai käyttää projekteihin. Keväällä osuuskunnan johto on halunnut joka maanantain viikkopalaveriin ajantasaisen tiedon edellisviikon liikevaihdosta, jotta kuukausitavoitteiden toteutumista voidaan seurata paremmin. Perinteisten mittarien käyttö projektiluontoisessa osuuskunnassa ei ole meidän mielestämme ollut tähän mennessä kannattavaa. 7.1 Ressut Kiivisiossa on määritelty liikkuvan kahdenlaista rahaa: firman rahaa ja tiimiläisten henkilökohtaista rahaa eli niin sanottua korvamerkittyä rahaa. Firman yhteistä rahaa saamme esimerkiksi Pilottien tekemisestä, sekä talkkaripalvelujen järjestämisestä. Tämä summa ei kuitenkaan vielä riitä kattamaan kaikkia kuluja, joten päätimme yritystä perustaessa pidättää jokaiselta ensimmäiset 500 euroa, jotka firmalle on tienattu. Tällä summalla olemme nyt pärjänneet ensimmäisen vuoden Proakatemialla, mutta syksyllä on jälleen asetettava uusi Kiivisiolle tienattava summa. Se on todennäköisesti enemmän kuin 500 euroa, sillä vuokranmaksu alkaa syksyllä ja tulee moninkertaistamaan yrityksen kiinteät kustannukset. Olemme käyttäneet myös projektikohtaista ressua. Tätä käytettiin Pilkkeessä ja syitä olivat: projektissa oli jäseniä muista tiimeistä maksutapahtumia oli jo ennen tapahtumaa kymmenittäin molempiin suuntiin, joten näiden jokaisen jakaminen projektiryhmän jäsenten kesken ei ole järkevää projektin käytössä olevat varat näkee paremmin, kun niitä ei tarvitse laskea henkilökohtaisista ressuista.
13 Suunnitelmissa on ollut myös Final Camp -ressu normaalin ressun rinnalle. Tätä ressua ei voisi nostaa itselleen, sillä summa on tietenkin tarkoitettu yhteistä Final Campia varten viimeisenä akatemiasyksynä. Kiivision ressut on toteutettu yksinkertaisella kynä ja paperia -tekniikalla. Kuukauden kirjanpidon päätteeksi uudelle sivulle merkitään kunkin jäsenen edellisen kuun ressun saldo ja sen perään kerätään kuluvan kuun tositteista ressuun lisättävät tai vähennettävät summat. 7.2 Katteet ja kannattavuus Monilta akatemialaisilta ovat liiketalouden ensimmäisen vuoden opit unohtuneet, ja osin hyvä niin. Kuitenkin mielestämme on hyvä muistaa vähintään nämä pari perusasiaa, jotka ovat tärkeitä etenkin verkkokauppaa pidettäessä. Petteri Vilen: Kate ja kannattavuus (diasarja 2014) Yksinkertaisimmillaan kannattavuutta lasketaan tämän mallin avulla. Esimerkiksi Kiivision ensimmäsessä verkkokaupassa Plastic Camerasissa tytöt laskivat pian liiketoiminnan oston jälkeen tuotteiden katteet uudelleen, sillä osassa tuotteita kate oli jopa lähellä nollaa.
14 Petteri Vilen: Kate ja kannattavuus (diasarja 2014) Toisena mittarina suosittelemme toiminnan järkevyydestä kertovan kriittisen pisteen laskemista. Se kertoo, kuinka paljon myyntiä tarvitaan nollatuloksen saavuttamiseen, eli kuinka paljon myyntiä täytyy olla, että kuvassa olevan mustan viivan yli päästään. 7.3 Tilinpäätös Kaikki kirjanpitovelvolliset yritykset joutuvat tekemään tilinpäätöksen kerran vuodessa. Se on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös kertoo yrityksen tuloksen ja varallisuusaseman. Tilinpäätös tehdään vuoden aikana kerätyn kirjanpitomateriaalin pohjalta. Siihen kuuluvat aina laadittavat tasekirja sekä tase-erittelyt. Tasekirjan on oltava sidottu ja sen sivujen on oltava juoksevasti numeroituja. Käytännössä tasekirja tehdään sitomalla tulosteet kirjaksi. Kirjanpitovelvollisen tasekirja sisältää tuloslaskelman, taseen, niiden liitetiedot, toimintakertomuksen, rahoituslaskelman sekä luettelon käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tiedon niiden säilytystavoista. (KPL 3 luku 8 ) Liitetietojen on annettava riittävä ja oikeellinen kuva yrityksen taloudellisesta asemasta. Pienen kirjanpitovelvollisen liitetietoihin riittää tiedot annetuista panteista, vakuuksista, vastuusitoumuksista sekä valuuttakurssauksesta. Suuremmat yritykset laajentavat liitetietoja muun muassa tehdyistä poistoista, pääoman muutoksista, henkilöstöstä, sekä siitä miten paljon yritys on luovuttanut omaisuuttaan velkansa vakuudeksi. Konserniyhtiöissä liitetietojen määrä voi lähennellä useita kymmeniä.
Tasekirjaan voidaan sisällyttää näiden lisäksi myös tase-erittelyt, mikäli ne eivät ole kovin laajoja. 15 Tilinpäätös katsotaan valmistuneeksi, kun Kiivisio osuuskunnan hallitus on allekirjoituksellaan hyväksynyt tilinpäätöksen. 7.4 Tilintarkastus Tilintarkastuksesta on 1.7.2007 alkaen vapautettu pienet yhtiöt. Tilintarkastajaa ei siis tarvita, jos päättyneellä tai sitä edeltävällä tilikaudella yksikään tai vain yksi pienen kirjanpitovelvollisen ehdoista täyttyy. Ehdot: taseen loppusumma on yli 100 000 euroa liikevaihto yli 200 000 euroa palveluksessa on yli 3 henkilöä Toiminimet on vapautettu tilintarkastuksesta, mutta tilintarkastus on pakollinen kaikissa muissa yrityksissä, joissa vähintään kaksi edellä mainituista ehdoista täyttyy. Jos kuitenkin yrityksen säännöissä määrätään, että tilintarkastaja on hankittava, vaikkei ehdot täyty, niin sääntöä on noudatettava. Kiivisiossa on maksettu nyt ensimmäiselle henkilölle palkkaa ja kesän aikana useampi työskentelee osuuskunnan kautta ja oletamme, että he nostavat kesän aikana palkkaa. Täten Kiivision palveluksessa tulee tilinpäätöksen hetkellä olemaan yli kolme henkilöä. Tällä hetkellä en oleta, että taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa, mutta uskon, että liikevaihto tulee ylittämään 200 000 euroa. Jos ei vielä tällä tilikaudella niin seuraavalla. Tällöin tulemme tarvitsemaan tilintarkastajaa. Tilintarkastajan valitsee Kiivisiossa hallitus, joka on meidän ylin päättävä elin. Tilintarkastaja laatii työstään tilintarkastuskertomuksen, jossa kerrotaan antaako yritykselle tehty tilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot yrityksen taloudellisesta asemasta.
16 8 LAINAN NOSTO Kiivisiolla on tällä hetkellä kahdenlaista lainaa. Osuuskunnan jäsenet ovat antaneet yritykselle henkilökohtaista lainaa ja Plastic Cameras on hakenut lainaa pankista. 8.1 Henkilökohtainen laina Osuuskunnan jäsenet voivat rahoittaa yrityksen toimintaa lainaamalla sille rahaa henkilökohtaisista varoistaan. Tällöin puhutaan henkilökohtaisesta lainasta. Kun Plastic Camerasin oma tili oli avattu, siirsivät projektin jäsenet sille rahaa, jolla liiketoimintakauppa katettiin. Rahat lainattiin henkilökohtaisina lainoina, joissa velallisena on Kiivisio osk. Veloista tehtiin velkakirjat, joihin merkattiin velallinen, velkoja, velan määrä, ehdot ja päiväys. Velkakirjan allekirjoittivat velkoja, ja velallisen edustaja (hallituksen puheenjohtaja). Henkilökohtaiselle lainalle voidaan tavallisen lainan tavoin määrätä korko. Kyseisen lainan ehtoihin kuitenkin merkattiin, että laina on koroton. Tämä tehtiin siitä syystä, että Plastic Camerasin omistajat sijoittivat rahat, jotta oma liiketoiminta voidaan käynnistää, eikä tarvetta korolle nähty. 8.2 Yrityslaina pankista Plastic Cameras on hakenut toimintaansa rahoitusta myös pankista. Projektitiimi valmisteli osuuskunnalle esityksen lainan tarpeesta, sillä laina otettiin Kiivisio osk:n nimiin, joten se koskee jokaista osuuskunnan jäsentä. Velallisuus vaikuttaa yrityksen toimintaan, vaikka osuuskunnan jäsenet eivät olekaan henkilökohtaisesti vastuussa velasta. Tämä todetaan osuuskunnan säännöissä: 10 Lisämaksuvelvollisuus Jäsenet eivät ole henkilökohtaisessa vastuussa osuuskunnan veloista ja sitoumuksista. Kun Kiivision jäsenet olivat antaneet suullisesti luvan lainan hakemiseen, hallituksen kokous antoi Plastic Camerasin omistajille siihen luvan pöytäkirjassa.
17 8.3 Lainan hakuprosessi Lainan määrä oli yrityslainaksi verrattaen pieni, joten siihen oli helppoa saada hyväksyntä. Hakuprosessia lieni helpottaneen myös se, että laina oli budjetoitu konkreettisiin investointeihin (varaston täydennykseen), jolloin sen arvo on tiukan paikan tullen realisoitavissa. Kun lainaa haettiin yrityksen yksittäistä projektia varten, ei hakuprosessissa tarvittu ollenkaan näyttöä Kiivision taloudesta, vaan siihen riittivät vastaavat dokumentit Plastic Camerasilta. Lainan hakemista helpotti tietenkin se, että lainaa haettiin jo olemassa olevalle liiketoiminnalle, jolloin oli jo näyttöä sen toimivuudesta. Pankille toimitettiin verkkokaupan raportit aikaisemmista myynneistä sekä asiakkaista, katetuottolaskelmat suunnitelluista investoinneista ja suuntaa antavia kannattavuuslaskelmia. Velan takaisinmaksuajaksi haluttiin yksi vuosi, sillä lainattava summa oli suhteellisen pieni, ja velasta haluttiin ripeästi eroon. Lyhennystapana on tasaerä, jossa maksettava summa on koko laina-ajan samansuuruinen. Maksuerät sisältävät alussa enemmän korkoa, joka pienenee lainan lyhentyessä. Lainan suuruutta miettiessä on hyvä muistaa pankin toimitusmaksu, joka sisältyy lainan määrään. Osuuspankilla toimitusmaksu oli 300, eli 1000 :n suuruisesta lainasta tilille jäisi nostettavaa 700. 8.4 Takaus 1.1. Takaus tarkoittaa sitoumusta, jolla sitoumuksen antaja (takaaja) ottaa vastatakseen velkojalle toisen henkilön (velallisen) velvoitteesta (päävelasta). (Osuuspankin takausehdot 23.3.2011) Plastic Camerasin lainalla on yhteisvastuullisina takaajina kaksi omistajista. Se tarkoittaa, että he takaavat lainan omalla henkilökohtaisella varallisuudellaan. Henkilöillä tulee olla
18 näyttöä omasta varallisuudestaan, jotta heidät voi nimetä takaajiksi. Yhteisvastuullinen takaus tarkoittaa, että kukin takaaja on vastuussa koko velasta, ellei toisin ole sovittu kirjallisesti. Pankki voi siis periä velkaa maksettavaksi vain toiselta takaajalta.
19 9 YRITYS YRITYKSEN SISÄLLÄ (PLASTIC CAMERAS KIIVISIOSSA) Plastic Cameras verkkokauppa on Kiivision liiketoimintaa ja toimii siis Kiivision y- tunnuksella, mutta toimii monella tapaa erillisen yrityksen tavoin. Tämän lisäksi yksi Plastic Camerasin omistajista on toisen osuuskunnan jäsen. Plastic Cameras ostettiin Tuuma Creativelta liiketoimintakauppana joulukuussa 2014. Liiketoiminnan osto hyväksytettiin osuuskunnalla, ja hallituksen kokouksen päätöksellä Plastic Camerasin tuleville omistajille myönnettiin nimenkirjoitusoikeudet Plastic Camerasia koskeviin asioihin. Tämä on välttämätöntä, jotta toiminta voisi sujua mutkattomasti. Verkkokauppatoiminta vilkastaa osuuskunnan rahaliikennettä suhteellisen paljon, jonka vuoksi on järkevää avata toiminnalle oma rinnakkaispankkitili. Näin on toimittu myös Plastic Camerasin tapauksessa ja rinnakkaistilin avaaminen oli aivan ensimmäisiä asioita, jotka tehtiin, kun ostotarjous oli hyväksytty. Rinnakkaistilin avaaminen helpottaa monia käytännön asioita tällaisessa tilanteessa. Esimerkiksi tilin käyttöoikeudet ovat Plastic Camerasin omistajilla (myös hänellä, joka ei ole Kiivisio osk:n jäsen), toisin kuin Kiivision virallisen tilin oikeudet. Rinnakkaisten tilien ansiosta Kiivision ja Plastic Camerasin rahat eivät pääse sekoittumaan ja Plastic Camerasin osakkaat näkevät jatkuvasti paljonko heillä on rahaa käytettävissään muun muassa varaston kasvattamiseen. Kiivision hallitus on myöntänyt Plastic Camerasin omistajille päätäntävallan ja nimenkirjoitusoikeuden Plastic Camerasia koskeviin asioihin. Siispä se toimii hyvin omavaltaisesti, mikä helpottaa ja nopeuttaa toimintaa. Pienessä projektiryhmässä päätöksiä syntyy nopeammin ja asiat hoituvat tehokkaammin kuin Kiivision kokoisessa osuuskunnassa. Tämä on myös ehdotonta projektin toimivuuden kannalta. Asiat, jotka koskevat merkittävästi koko Kiivisiota, keskustellaan luonnollisesti avoimesti koko osuuskunnan kesken. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi suuret taloudelliset päätökset, kuten lainan hakeminen projektille.
20 10 LÄHTEET Arvonlisävero: https://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet/arvonlisaverotus/kansainvalinen_kauppa/arvonlisaverotus_eutavarakaupassa(14381) Finlex: https://www.finlex.fi/fi/ Kausiveroilmoitus: https://www.vero.fi/fi-fi/yritys_ja_yhteisoasiakkaat/osakeyhtio_ja_osuuskunta/kausiveroilmoitus Kiivision säännöt (osuuskunnan säännöt) Kirjanpidon Abc: http://www.taloushallintoliitto.fi/tilitoimistot/kirjanpidon_abc/ Kirjanpito. http://www.kirjanpitoa.com/kirjanpito Kirjanpitolaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336 Kirjanpito tilikausi ja verovuosi: http://www.vero.fi/fi-fi/yritys_ja_yhteisoasiak- kaat/liikkeen_ja_ammatinharjoittaja/perustaminen/kirjanpito_tilikausi_ja_vero- vuosi(9362) Osuuspankin lainaehdot Petteri Vilen: Kate ja kannattavuus (diasarja 2014) Ulkomaankauppa: http://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet/arvonlisaverotus/arvonlisaverovelvollisen_opas(33102)#5%20tavaran%20hankinta%20ulkomailta_