ARKISTOLAITOS AL/5322/02.02.03/2011 15.3.2011 TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2010 KANSALLISARKISTO
Sisällysluettelo 1. TOIMINTAKERTOMUS Sivu 1.1 JOHDON KATSAUS... 3 1.2 VAIKUTTAVUUS... 4 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan tuottavuus... 5 1.3.2 Toiminnan taloudellisuus... 5 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus... 5 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus... 7 1.4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.1 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 8 1.4.2 Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 8 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN... 14 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne... 16 1.6.2 Talousarvion toteutuminen... 16 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma... 17 1.6.4 Tase... 17 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA... 18 1.8 ARVIOINTIEN TULOKSET... 19 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ... 19 2. TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA... 20 3. TUOTTO JA KULULASKELMA... 23 4. TASE... 24 5. LIITETIEDOT... 26 6. ALLEKIRJOITUS... 41 2
1.1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2010 päivitettyyn arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen 2015. Strategia suuntaa panostuksia kasvavassa määrin sähköisten aineistojen hallintaan. Erityisen tärkeäksi muodostuu arkistolaitoksen rooli suomalaisen humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina. Arkistolaitoksen toiminnalle on ominaista sen hallussa olevan asiakirjallisen kulttuuriperinnön jatkuva määrällinen kasvu. Toisaalta paperimuodossa olevan aineiston tutkimuskäyttö on jo muutaman vuoden ajan vähentynyt. Ilmiö on kansainvälinen ja johtuu ennen muuta sähköisten aineistojen saatavuuden voimakkaasta lisääntymisestä. Asiakaskäyntien vähentymisestä ja säästösyistä johtuen arkistolaitoksessa supistettiin jo edellisenä vuonna tutkijasalien ilta ja lauantai aukioloaikoja. Vaikka hallinnossa siirrytään yhä kattavammin sähköiseen asiointiin ja arkistointiin, on edellisten vuosikymmenien ajalta viranomaisten haltuun kertynyt pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa yhtä paljon, kuin arkistolaitoksella nyt on hallussaan. Tämä massa siirretään seuraavien vuosikymmenien aikana arkistolaitokseen 40 vuotta vanhemmalta osalta. Tätä nuorempaa aineistoa on kuitenkin otettu maksulliseen säilytykseen hallinnon uudistusten seurauksena viime aikoina entistä enemmän. Säilytystilojen saaminen siirrettävälle aineistolle tulee entistä haastavammaksi. Sen vuoksi on ryhdytty etsimään taloudellisesti tehokkaita ratkaisuja arkistorakentamiseen ja aineistojen hallintaan. Opetus ja kulttuuriministeriön vuonna 2009 asettaman selvitysmiehen laatima raportti, joka julkaistiin vuoden 2010 alussa, tukee arkistolaitoksen tilanhallinnan suunnittelua. Selvitysmiehen ehdottamien toimenpiteiden pohjalta opetus ja kulttuuriministeriö pyysi arkistolaitosta valmistelemaan toimenpiteiden jatkosuunnittelua, joita laadittiin kertomusvuoden syksyllä. Niiden pohjalta saatiin yhteistyössä arkistolaitoksen ja ministeriön kesken valmisteltua arkistolaitoksen keskusarkistoratkaisu, jonka ministeriö vahvisti periaatepäätöksellään joulukuussa. Arkistolaitoksen toimintaan vaikutti kertomusvuonna mainittujen strategiavalmistelujen ja laajojen selvitysten lisäksi monta merkittävää kehityshanketta. Näistä on mainittava erityisesti mittava digitointihanke toisena peräkkäisenä vuotena. Kansallisarkistolle myönnettiin kesäkuussa 2010 yhteensä 2 070 000 euron suuruinen erillinen hankemääräraha aineistojen turvaamiseksi ja saattamiseksi sähköiseen muotoon. Seitsemän kuukautta kestänyt digitointihanke oli edellisen vuoden digitointihanketta vielä mittavampi. Kaikkiaan vuoden aikana digitoitiin 5,5 miljoonaa asiakirjaa sekä perehdyttiin uuteen digitointiprosessiin, jossa massadigitoidaan määrämuotoisia tulostettuja asiakirjaaineistoja. Samalla aineistojen säilyvyyden edellytyksiä pystyttiin parantamaan. Ennen opetusministeriön rahoittamaa ensimmäistä digitointihanketta arkistolaitoksen Digitaaliarkistossa oli noin 1,5 miljoonaa asiakirjatiedostoa. Toisen hankkeen ansiosta kokonaismäärä ylitti 10 miljoonaa tiedostoa. Ns. Mormonifilmeiltä digitoidut vanhimmat kirkonkirjaaineistot muodostivat selkeästi suurimman digitoidun aineistokokonaisuuden. Digitointihankkeessa työllistettiin lähes 70 henkilöä (noin 27 htv:tta), joista vain kymmenen oli varsinaisissa digitointiin liittyvissä tehtävissä. Tämä suhde kuvaa realistisesti sitä työmäärää, joka tarvittiin, jotta aineistot saatiin valmiiksi digitointiin. Aineistojen tietokantatyö, järjestely ja konservointi edellyttivät työvoimaa. Noin 15 henkilöä osallistui erilaisiin jälkikäsittelytehtäviin, kuten muualla digitoidun aineiston tarkastukseen ja aineistojen tietoympäristöjen kirjoitustöihin. Arkistolaitokseen vastaanotettiin edellisen vuoden tapaan poikkeuksellisen suuri määrä valtion viranomaisten arkistosiirtoja, mikä johtui pääosin käräjäoikeuksien tehtävämuutoksesta. Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtyessä vuoden 2010 alussa Maanmittauslaitokselle, arkistolaitokseen siirrettiin näihin asioihin liittyvät lainhuudatus ja kiinnitysasiain pöytäkirjat vuoteen 1993 saakka vuosien 2009 ja 2010 aikana. Arkistolaitoksen aineiston kuntokartoituksen pohjalta jatkettiin aineistojen säilyvyyden parantamiseen liittyviä kehittämishankkeita sekä erillisen opetus ja kult 3
tuuriministeriön myöntämän määrärahan turvin arkistotilojen tilankäytön tehostamista toteuttamalla arkistosiirtoja. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna selvästi kaikki tulostavoitteet Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjauksen tulosalueella. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattamisen tulosalueella saavutettiin tulostavoitteet järjestettyjen arkistojen määrässä (hm) ja toiminnallisessa tehokkuudessa (htv/hm). Sen sijaan tutkijakäynneissä jäätiin huomattavasti tulossopimuksen tavoitteesta, mutta selvitysten toteutuma oli hyvin lähellä tavoitetta, samoin kuin järjestämättömien arkistojen määrä, jossa luonnollisesti pyritään mahdollisimman pieneen määrään. Fyysisten tutkijakäyntien kysynnän vähenemiseen vaikuttaa se, että yhä enemmän aineistoja on saatavissa sähköisesti verkossa. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellistä vuotta vakaampi, mihin vaikuttivat edellisenä vuonna toteutetut lisärahoitus ja sopeuttamistoimet sekä matalana pysynyt inflaatio, jonka vaikutuksesta kiinteistöjen vuokrankorotukset olivat vähäisiä. VAPAhankkeen rahoitusosuus kasvatti kokonaisbudjettia. Arkistolaitoksen käyttömenoihin käytettävissä olevat varat ovat olleet jatkuvasti riittämättömät. Kiinteistökuluihin suuntautuu huomattavia paineita, johtuen arkistolaitoksen toiminnan luonteeseen kuuluvasta kasvavasta tilatarpeesta, energiakustannusten noususta ja vuokrien indeksitarkistuksista. Maksullisen toiminnan tulot kasvoivat 1,8 % edellisestä vuodesta, ja toiminnan kannattavuus parani. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Tutkimushankkeista jatkui Ulkomaisten sotilaiden lapset Suomessa 194048 hanke. Rakennushankkeista vireillä oli Saamelaiskulttuurikeskuksen yhteyteen tulevan Saamelaisarkiston rakennushanke Inarin kirkonkylässä. Entisen Sotaarkiston aineiston kunnostamisprojektia jatkettiin yhteistyössä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston kanssa Mikkelissä. Projektin rahoittaa puolustusministeriö. Kertomusvuoden lopussa noin 15 000 hyllymetriä käsittävästä kunnostettavasta ja luetteloitavasta aineistomäärästä saatiin valmiiksi 5 500 hyllymetriä. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. 1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävänä on säilyttämisen ohella lisätä aineistojensa tunnettuutta ja tukea niiden monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Osana tietopalvelua Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä oli Meksikon 200vuotisjuhlavuoteen liittyvä, Meksikon suurlähetystön ja Kansallisarkiston yhteistyössä toteuttama Suomi Mexico 2010 näyttely. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla oli mm. Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrokuvaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta ja tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. 4
Arkistolaitoksen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tunnuslukuina käytetään säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärää ja siitä digitoidun aineisto määrää kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli 186 000 hyllymetriä asiakirjoja, 1 730 000 karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa 10,6 miljoonaa kuvatiedostoa ja sen käyttö oli noin 4 miljoonaa sivukäyntiä vuodessa. 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei ole tulossopimuksessa esitetty tavoitetta, mutta liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna työn tuottavuus parani seitsemän seurannassa olevan suoritteen osalta (ks. Tulostaulukko): asiantuntijatehtävissä, tarkastuksissa, viranomais ja yksityisarkistojen hankinnassa ja siirroissa, luettelotietojen tallennuksessa, konservoinnissa ja selvityksissä, mutta laski kahdeksan seurannassa olevan suoritteen osalta. Laskua oli seulonnassa, koulutuksessa, viranomais ja yksityisarkistojen järjestämisessä, mikrokuvauksessa, digitoinnissa, tutkijapalvelussa ja kaukolainoissa. Digitoinnin osalta vertailuluvut eivät ole määräaikaisen digitointiprojektin vaikutuksesta täysin vertailukelpoiset. Arkistolaitoksessa työskenteli määräaikaisissa palvelussuhteissa myös työllistettyjä ja harjoittelijoita, sekä siviilipalvelusmiehiä, joiden kaikkien työpanos on mukana tuottavuuslaskelmissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. Suoritemäärien lasku johtui pääosin henkilöstöresurssien määrän vähenemisestä sekä joiltakin osin kysynnän vähentymisestä. Tilastokeskus laskee vuosittain Kansallisarkiston ilmoittamien toteutumatietojen perusteella, valtion tuottavuustilastoa varten arkistolaitoksen tuottavuusluvut, mutta tiedot valmistuvat vasta kesällä. Vuoden 2009 osalta työn tuottavuuden muutos arkistolaitoksessa oli + 26,6 %yksikköä. Kokonaistuottavuuden muutos oli + 19,3 %yksikköä. Tuottavuuslaskennan piirissä on noin 63 % kaikesta toiminnasta. 1.3.2 Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle ei ole tulossopimuksessa asetettu tavoitetta, mutta liitteenä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden yksikkökustannusten vertailutiedot kolmelta vuodelta. Yksikkökustannukset laskivat tarkastuksissa, asiantuntijatehtävissä, viranomais ja yksityisarkistojen hankinnassa, konservoinnissa, Vakkatallennuksessa ja selvityksissä, mutta kasvoivat seulonnassa, koulutuksessa, viranomais ja yksityisarkistojen järjestämisessä, mikrokuvauksessa, digitoinnissa, tutkijasalipalveluissa ja kaukolainoissa. Taloudellisuuden muutokset vastaavat tuottavuuden muutoksia. 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 2,6 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus väheni edellisestä vuodesta ja oli 3,22 % läsnäoloajasta (edellisenä vuonna 3,55 %). Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos niissä vaikuttaa kustannusvastaavuuteen. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 36,7 % (edellisenä vuonna 30,7 %) tavoitteen ollessa 50 %. Kustannusvastaavuuteen ei ole laskettu erillisprojektien kustannusosuuksia (VAPA ja tutkimushankkeet). 5
Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 5 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta ja kannattavuustavoite saavutettiin. Työaikaosuus läsnäoloajasta oli kertomusvuonna 4,81 % (edellisenä vuonna 5,36 %). Selvästi parhaiten kannattavia palveluita olivat edelleen annettu koulutus, konservointi ja jäljennepalvelu digitointia lukuun ottamatta sekä arkistotilojen vuokraaminen. Selvitystoiminta oli edelleen tappiollista. Kustannusvastaavuuteen ei laskettu erillisprojektien kustannusosuuksia. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät noin 19 000 euroa edellisestä vuodesta. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat vuodelta 2010 (1000 euroa) JULKISOIKEUDELLISET SUORITTEET 2008 2009 2010 Tuotot selvitykset viralliseen tarkoitukseen 112 106 115 kaukolainat 19 22 19 Tuotot yhteensä 131 128 134 Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset 321 292 270 aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut 27 27 19 vuokrat 1 35 30 29 Erilliskustannukset yhteensä 383 349 318 Käyttöjäämä 252 221 184 Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset 89 69 52 poistot ja korot 6 3 2 muut yhteiskustannukset 21 74 99 Yhteiskustannukset yhteensä 216 146 153 Kokonaiskustannukset yhteensä 599 495 471 Yli/alijäämä 468 367 337 Kustannusvastaavuus % 21,9 25,9 28,5 LIIKETALOUDELLISET SUORITTEET (1000 euroa) 2008 2009 2010 Tuotot jäljennepalvelu 175 178 136 koulutus 248 231 226 selvitykset 103 70 49 maksullinen järjestäminen 47 39 77 konsultointi 12 12 5 konservointi 31 13 26 vuokratuotot 334 muut suoritteet ja palvelut 300 363 63 6
Tuotot yhteensä 916 906 916 Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset 509 454 427 aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut 156 195 182 vuokrat 1 53 46 43 Erilliskustannukset yhteensä 718 695 652 Käyttöjäämä +198 + 211 +264 Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset 136 104 79 poistot ja korot 10 5 4 muut yhteiskustannukset 174 102 139 Yhteiskustannukset yhteensä 320 211 222 Kokonaiskustannukset yhteensä 1 038 906 874 Yli/alijäämä 122 0 +42 Kustannusvastaavuus % 88,25 100 105 1 Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,8 %. Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin. 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa olivat Jalmari Finnen säätiön kanssa toteutettu, Kansallisarkistossa säilytettävän Suomen Asutuksen Yleisluettelon (SAY) digitointihanke sekä Finlands Youth for Understanding ry:n historiahanke (YFU), opetus ja kulttuuriministeriön rahoittamat digitointihanke ja mikrofilmihankinnat Venäjältä hanke sekä EUrahoitteinen APENEThanke. SAYhankkeessa säätiön rahoitusosuus oli 31 900 euroa ja Kansallisarkiston rahoituksen osuus oli 15 900 euroa. Lisäksi oli käytettävissä edelliseltä vuodelta säästynyt rahoitus 50 992,78 euroa. Säätiön rahoituksesta käytettiin 40 331,51 euro ja käyttämättä jäi 10 681,27 euroa, mikä summa palautettiin säätiölle, koska hanke päättyi sopimuksen mukaan vuoden 2010 lopussa. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 102,3 %. YFUhankkeen ulkopuolinen rahoitusosuus oli kertomusvuonna 18 000 ja Kansallisarkiston 25 419,50 euroa. Historiahankkeeseen on palkattu määräaikainen tutkija. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 30 %. Digitointihankkeen kustannusvastaavuus oli 80,8 %, joten vaaditun 20 %:n omavastuuosuuden voi katsoa toteutuneen. Venäjän mikrofilmihankkeen kustannusvastaavuus oli 60,4 %. EUrahoitteisen APENEThankkeen ulkopuolinen rahoitusosuus oli 28 473,00 euroa ja edelliseltä vuodelta siirtyi 25 231,50 euroa. Ulkopuolista rahoitusosuutta käytettiin 46 166,13 eroa, arkistolaitoksen rahoitusosuuden ollessa 2 545,70 euro. APENEThankkeen kustannusvastaavuus oli 100,9 %. Opetus ja kulttuuriministeriön Aineistojen turvaaminen ja saattaminen sähköiseen muotoon hankkeelle (Digitointi 2010 projekti) myöntämästä 2 070 000 euron määrärahasta käytettiin koko myönnetty summa. 7
Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat 2010 SAYdigitointi YFUtutkimushanke Digitointi 2010 projekti Tuotot ulkopuolinen rahoitus 50 992,78 18 000,00 2 070 000,00 Kustannukset Erilliskustannukset aineet tarvikkeet ja tavarat sekä palvelut 7 214,60 2 166,96 1 133 226,50. henkilöstökustannukset 26 721,43 41 252,54 936 773,58 vuokrat (0,28 %) 2 500,46 2 589,76 (0,29%) 77 067,81 (8,63%) muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä 36 436,49 46 009,26 2 147 067,89 Osuus yhteiskustannuksista (0,28%) tukitoimintojen kustannukset 4 590,32 4 754,26 141 480,21 poistot ja korot 215,31 222,99 6 636,11 muut yhteiskustannukset 8 610,77 8 932,94 266 018,88 Yhteensä 13 416,40 13 910,19 414 135,20 Kustannukset yhteensä 49 852,89 59 919,45 2 561 204,09 Kustannusvastaavuus% 102,3 30,0 80,8 APENEThanke Venäjän mikrofilmihanke Tuotot ulkopuolinen rahoitus 53 704,50 100 000,00 Kustannukset Erilliskustannukset aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä palvelut 20 073,20 93 158,09 henkilöstökustannukset 28 638,63 54 994,02 vuokrat (0,08 %) 7 14,42 2 768,37(0,31 %) muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä 49 426,25 150 920,48 Osuus yhteiskustannuksista (0,08%) tukitoimintojen kustannukset 1 311,52 5 082,14 poistot ja korot 61,52 238,38 muut yhteiskustannukset 2 449,93 9 266,93 Yhteensä 3 822,97 14 587,45 Kustannukset yhteensä 53 249,22 165 507,93 Kustannusvastaavuus% 100,9 60,4 1. 4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.11.4.2 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen 8
tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla 3840. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjaus Kehittäminen Arkistolaitos on kertomusvuonna ollut mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteissa. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema julkishallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Arkistolaitos on kehittänyt kunta ja valtiosektorilla toimivien yhteistyökumppaneidensa kanssa AMS:sta tiedonohjausjärjestelmää. Sen sisällön tuottamiseksi on toiminut kuntien eamsprojekti, jota Kansallisarkisto veti. Mainituilla hankkeilla on kytkös myös VAPAhankkeeseen. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt arkistolaitoksen viranomaisille antaman ohjauksen ja koulutuksen tarvetta. Lukuisat organisaatiomuutokset, erityisesti aluehallinnon uudistaminen ja sähköisen tiedonhallinnan kehittäminen lisäsivät viranomaisten ohjaustarvetta. Arkistolaitos on osallistunut aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta ja järjestämishanke työryhmän työhön. Lisäksi on osallistuttu eri sidosryhmissä, kuten JUHTAssa, VAHTIssa ja SFS:ssä tapahtuvaan kehittämistyöhön ja STM:n Tikesoshankkeen AHAtyöryhmään sekä eräisiin organisaatiokohtaisiin konsultointeihin (VALVIRA, Suomen Lähetysseura, Svenska Litteratursällskapet ja Ulkoministeriö). Normiohjaus Seulontapolitiikan ja strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 46 kappaletta, edellisenä vuonna 64. Seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten tehtäväalueilla olivat käytössä koko arkistolaitosta koskevat sektorisuunnitelmat, joiden tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja tehostaa resurssien käyttöä näissä tehtävissä. Sektorisuunnitelmissa varataan matriisiorganisaation periaattein koko laitoksen osalta henkilötyövuodet, jotka kohdistetaan mainitulle kolmelle tehtäväalueelle ja samalla asetetaan määrälliset yksikkökohtaiset tulostavoitteet. Arkistolaitos valmisteli julkishallinnon asiakirjatietojen seulontaa koskevan uuden ohjeen, jonka tarkoituksena on esitellä asiakirjatietojen seulontapoliittiset ja strategiset tavoitteet, seulontatoimintaan liittyvät toimivallat ja vastuut sekä ohjeet arkistolaitokselle toimitettavan seulontaesityksen laatimisesta ja arkistolaitoksen seulontapäätöksen toteuttamisesta. Valtionhallinnon asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä koskeva määräys/ohje uusittiin. Sähköisen pysyvän säilyttämisen lupaprosessia kehitettiin liittyen mm. luvan hakemiseen, lupalomakkeistoon ja sertifioinnin menettelyihin. Lisäksi valmisteltiin lupakäsittelyn maksullisuutta. Kertomusvuonna uusittiin määräys pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista menetelmistä sekä ohje pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä ja erillinen mikrokuvausohje. Informaatioohjaus Arkistotoimen koulutusta koordinoitiin ja toteutettiin arkistolaitoksen strategiassa, tulossopimuksessa ja koulutusohjelmassa määritellyllä tavalla. Koulutuksen sektorisuunnitelma laadittiin vuodelle 2010. Koulutuksen sektorisuunnittelu yhtenäistää koulutusprosesseja eri yksiköissä. Koulutusta on pääosin toteutettu vuosittain vahvistetun koulutusohjelman mukaisesti, mutta sen lisäksi on toteutettu myös räätälöityjä koulutustilaisuuksia virastoille. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus väheni hieman edellisen vuoden 9
tasosta, mutta ylitti asetetun tavoitteen, 750 koulutustuntia. Kurssien osanottajamäärä vastaavasti vähentyi koulutustilaisuuksien määrän vähentymisen myötä ja oli omilla kursseilla 1 779 henkilöä, edellisenä vuonna 2 519 henkilöä. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen määrä oli lähes edellisen vuoden tasolla. Olemassa olevia koulutustoiminnan moduuleita tai niiden osia hyödynnettiin vuoden mittaan kaikissa koulutustilaisuuksissa. Arkistolaitoksen ohella asiakirjahallinnon ja arkistotoimen jatko ja täydennyskoulutusta antavat muut koulutusorganisaatiot, kuten Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskus, Tampereen, Turun, Jyväskylän ja ItäSuomen yliopistot sekä Mikkelin ammattikorkeakoulu. Näiden tahojen koulutuksen toteuttamiseen osallistuttiin kysynnän ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Arkistolaitos jatkoi kiinteää yhteistyötä Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen kanssa asiakirjahallinnon koulutusohjelman ja asiantuntijaohjelman suunnittelussa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Näyttötutkintotoiminnan kehittymistä seurattiin tiiviisti mm. jäsenedustuksella näyttötutkintotoimikunnassa. Muiden sidosryhmien koulutustoimintaan osallistuttiin voimavarojen mukaisesti (mm. yliopistot, HAUS, FCG). Ylemmän arkistotutkinnon ensisijaiset kehittämishaasteet liittyivät suunnitelmaan tutkinnon siirtämiseksi yliopistoihin. Verkkoopetuksen sisältöön ja tuotetarjontaan on perehdytty yhteistyökumppanien opetusympäristöjen avulla ja selvittämällä oppilaitosten kokemuksia tuotteista. MJKinstituutin kanssa toteutettiin kaksi kertaa arkistonhallinnan verkkokurssi, josta saatiin runsaasti kokemusta verkkokurssin toteuttamisesta. Laitoksen omassa verkkokoulutuksessa ei kuitenkaan vielä edetty, vaan toteutusta selvitetään em. koulutustyöryhmässä. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,22 (edellisenä vuonna 4,13) arvosteluasteikolla 1 5, jossa 5 on paras tulos. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna 226 000 euroa (edellisenä vuonna 231 000). Arkistontarkastustoimintaa on tehostettu viime vuosina. Tarkastusten määrä väheni edellisestä vuodesta vain yhdellä, mutta ylitti tulostavoitteena olleen 70 tarkastusta. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittaisten tarkastussuunnitelman (sektorisuunnitelmat) puitteissa. Toimintaa toteutetaan osittain hallinnonalakohtaisten tiimien voimin. Aineistojen vastaanotto ja hankinta Vuoden 2010 aikana on laadittu viranomaisten arkistosiirtojen tehtäväalueen kehittämisohjelma. Siirtojen suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyvien arkistolaitoksen yhteisen sähköisen tilanhallintajärjestelmän suunnittelun ja arkistolaitoksen tilatyöryhmän osalta on laadittu loppu ja väliraportit jatkosuunnittelun pohjaksi. Vuoden 2010 aikana saatiin päätökseen maanmittauslaitoksen, käräjäoikeuksien ja arkistolaitoksen yhteinen kirjaamisasioiden asiakirjojen siirtohanke eli KIRSI projekti, jonka tuloksena arkistolaitokseen siirrettiin vuosien 2009 2010 aikana noin 8 200 hm ko. asiakirjoja. Valtion aluehallintouudistuksen järjestämisprojektin eli ALKU hankkeen valmistelua on jatkettu yhteistyössä ao. sidosorganisaatioiden kanssa. Kaikkiaan arkistolaitokseen siirrettiin kertomusvuonna 6 630 hm sekä 15 012 karttaa ja piirustusta viranomaisten asiakirjoja. Yksityisarkistoja otettiin vastaan 537 hm sekä 4 368 karttaa ja piirustusta. Kertomusvuoden lopulla toteutettiin opetus ja kulttuuriministeriön tilankäytön tehostamishankkeeseen myöntämän rahoituksen turvin aineistosiirtoja Kansallisarkistosta Hämeenlinnan maakuntaarkistoon ja Joensuun maakuntaarkistosta Oulun maakuntaarkistoon lähes 7 500 hyllymetriä. 10
Vuoden 2010 aikana on saatettu loppuun sähköisen siirtojen verkkooppaan laatiminen arkistolaitoksen kotisivuille. Siirtoopas sisältää prosessivaiheittaisen kuvauksen kuhunkin siirtojen valmisteluvaiheeseen liittyvistä toimenpiteistä. Siirtoopas tarjoaa helposti käytettävissä olevaa ja konkreettista ohjeistusta siirtojen edellytyksistä sekä niihin liittyvistä tehtävistä. Samalla se toimii lähtökohtana arkistolaitoksen siirtomääräystä tukevan ohjeistuksen laatimiseen. Arkistolaitoksen Vakka Extranet luovutusluetteloohjelman kehittämistä osana toimintamallien yhtenäistämistä jatkettiin. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen Järjestäminen ja kuvailu Järjestettyjen arkistojen kokonaismäärä hyllymetreissä oli edellisen vuoden tasolla ja ylitti tulostavoitteen (1 500 hm). Vastaanotettujen arkistojen määrä oli poikkeuksellisen suuri johtuen edellä mainituista käräjäoikeuksien asiakirjojen siirrosta. Järjestämättömien arkistojen määrä kasvoi jälleen ja oli vuoden lopussa lähes 5 000 hm. Luku on kasvanut aineistosiirtojen ja luovutusten määrän lisäännyttyä. Maksullisena palveluna järjestettiin 188 hm arkistoja, mm. Ajoneuvohallintokeskuksen alaisten katsastustoimipisteiden arkistot. Vuoden 2010 aikana on myös inventoitu Topografikunnan laaja ilmakuvakokoelma. Entisen Sotaarkiston järjestämättömän ja puolustushallinnon vastuulla olevan aineiston järjestämisprojektiin Mikkelissä on osallistuttu aikaisempien vuosien tapaan ohjaus, suunnittelu, koulutus ja tarkastustehtävien osalta. Projektissa on käsitelty tähän mennessä yli 5 hyllykilometriä aineistoa noin 15 hyllykilometrin kokonaismäärästä. Laadullisesti Mikkelissä tehty työ on ollut hyvää, mutta kunnostusnopeuden osalta ei ole päästy sopimuksen mukaiseen tahtiin. Vuoden 2010 aikana projektissa saatiin valmiiksi rauhan ajan (vuosien 1918 1939) aineistojen käsittely ja siirryttiin talvisodan ajan aineistojen käsittelyyn (Perussarja). Arkistolaitoksen Vakkaarkistotietokanta sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot 2 827 874 arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana 972 arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna 1 334 luetteloa). Vuoden loppuun mennessä Vakkaan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan 21 748 arkistoluettelon tiedot. Vakka projektina päättyi vuonna 2007 ja sen tavoitteena oli, että tietokannassa olisi projektin päättyessä pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Kertomusvuonna Vakkaan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot 393 874 arkistoyksiköstä (edellisenä vuonna 165 960). Näistä osa tallennettiin digitointiprojektin yhteydessä, mm. suuri osa MMH.n uudistuskartoista. Vakkaan käytetty työaika ilman digitointiprojektin osuutta oli 10,4 htv, edellisenä vuonna 8,5 htv. läsnäoloajasta ja 13,2 htv kokonaistyöajasta (10,7). Entisen Sotaarkiston käytössä ollut AARREaineistorekisteri toimii erillisenä tietokantana. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä ei ole täydennetty kertomusvuonna. Rekisterissä on 26 laitoksen ja niissä säilytettävän noin 48 575 arkiston tiedot. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia on laadittu vuoteen 2015 saakka kestävälle aikajaksolle. Mikrokuvaus ja digitointi Asiakirjojen digitoinnissa saavutettiin huomattavaa edistystä, koska toimintaan osoitettiin erillisrahoitusta nuorisotyöttömyyden ehkäisemiseen tarkoitetusta lisätalousarviopaketista. Arkistolaitoksen saama rahoitusosuus oli 2 070 000 euroa vuodelle 2010. Hankkeessa työllistyi 65 henkilöä ja sen tuloksena digitoitiin ja tallennettiin tietokantaan 5,5 miljoonaa tiedostoa, pääosin mikrofilmeiltä. Lisäksi jatkettiin ja saatiin päätökseen ns. yhteisrahoitteisena toimintana Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihanke. Hanke kesti kuusi vuotta ja sen tuloksen di 11
gitoitiin 170 000 asiakirjaaukeamaa. Venäjäprojektin tuloksena saatiin vuoden aikana 178 mikrofilmirullaa Venäjällä kuvattuja asiakirjoja. Mikrokuvauksen tehtäväalueella kuvattiin 94 656 otosta, edellisenä vuonna 117 194. Konservointi Konservoinnissa konservointitoimenpiteitä kohdistui 227 521 arkkiin, karttaan tai piirustukseen. Edellisenä vuonna loppuun suoritetun kuntokartoituksen pohjalta laadittiin arkistolaitoksen konservoinnin toimenpideohjelma. Tilastolukua kasvatti ulkopuolisen viraston tilaama vesivahingon kastelemien asiakirjojen pelastuskonservointi. Konservointiin käytetty työpanos väheni edellisestä vuodesta ja oli 7,15 htv (edellisenä vuonna 9,96 henkilötyövuotta ja sitä edellisenä vuonna 12,4 henkilötyövuotta). Muuhun arkistoaineksen huoltoon käytettiin 2,7 htv (edellisenä vuonna 3,7 henkilötyövuotta). Tietopalvelut Tutkijakäyntien määrä väheni 7,1 % edellisestä vuodesta, eikä tulostavoitetta saavutettu. Kansallisarkistossa tutkijakäynnit lisääntyivät edellisestä vuodesta 0,01 %. Tutkijakäyntien vähentyminen on toistaiseksi pysähtynyt Kansallisarkistossa, mutta jatkunut edelleen kaikissa maakuntaarkistoissa, lukuun ottamatta Hämeenlinnan maakuntaarkistoa. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä väheni 13,2 %, kun edellisvuonna kasvua oli 4.1 %. Asiakaskäyntien vähentymiseen vaikuttaa pääasiassa sukututkijoiden kävijämäärien lasku, mikä puolestaan johtui lisääntyvästä aineistosta julkisissa tietoverkoissa. Sähköisessä muodossa saatavan aineiston lisääntyminen vaikuttaa lopulta kaikkiin tutkijakäynteihin, joskin sähköisen aineiston lisääntyvä käyttö saattaa lisätä kiinnostusta myös digitoimattoman aineiston käyttöön arkistojen tutkijasaleissa. Tutkijakäyntien vähentymiseen lienee vaikuttanut myös arkistolaitoksen yksikköjen aukioloaikojen supistaminen, jolloin monelle päivätyössä käyvälle arkistojen käyttö on hankalampaa. Aukioloja supistettiin säästösyistä edellisen vuoden aikana kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston verkkosivuilla käyntejä tilastoitiin noin 4 miljoona sivulatausta, edellisenä vuonna luvun ollessa puolet pienempi. Kaikki lataukset eivät teknisistä syistä tilastoituneet. Tilattujen selvitysten kysyntä kasvoi voimakkaasti edellisestä vuodesta (12,4 %) huolimatta siitä, että liiketaloudellisten selvitysten tekemistä rajoitettiin resurssien vähentymisen vuoksi. Selvitysten tulostavoite, 21 000 selvitystä, jäi vain muutamaa selvitystä vajaaksi. Uutena selvitystyyppinä olivat Maanmittauslaitokselle tehdyn palvelusopimuksen mukaan toimitettavat käräjäoikeuksien arkistoihin sisältyvät kiinteistöjen kirjaamisasioita koskevat selvitykset. Virallisten selvitysten toimitusaikojen ylitykset lisääntyivät edellisestä vuodesta (2 330 ylitystä, edellisenä vuonna 1 272 ylitystä). Tavoiteaika on kaksi viikkoa. Kaukolainojen määrän väheneminen jatkui edelleen selvästi; vähennystä oli 12,8 % (edellisenä vuonna vähennystä 21,1 %). Vähennys johtui mikrofilmilainoista, jotka vähenivät 14,7 %. Asiakirjalainojen toimittaminen sen sijaan lisääntyi 31 %. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä väheni 17,1 %, kun kahtena edellisenä vuonna peräkkäin oli lisäystä. Jäljenteiden kysynnän väheneminen näkyi myös jäljennepalvelujen tulojen vähentymisenä. Tietopalvelun tulosalueelle kuuluvien ryhmille annettavien esittelyjen määrä vähentyi 7,7 %, Asiakirjanäyttelyiden kokonaismäärä, 27 näyttelyä oli edelleen merkittävä (edellisenä vuonna 34 näyttelyä). Näistä oli puolet yhteisnäyttelyitä. Näyttelytoimintaan käytetty henkilöpanos oli kaikkiaan 2,7 htv, edellisenä vuonna 4,1 htv ja sitä edellisenä vuonna 3,9 htv. Kansallisarkistossa merkittävin näyttely oli Meksikon itsenäisyyden 200vuotijuhlavuoteen liittyvä yhteisnäyttely. Jokaisessa maakuntaarkistossa toteutettiin lisäksi näyttelyitä ajankohtaisista aiheista. Lisäksi esillä on pysyviä asiakirjanäyttelyitä ja myös verkkonäyttelyjä toteutettiin. Kirjastojen osalta arkistolaitoksen yksiköissä tallennettiin tieteellisten kirjastojen Erkkitietokantaan 13 870 yksikköä, edellisenä vuonna 14 282 yksikköä. 12
Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua tiedotuslehteä Aktia, jota ilmestyi kolme numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui vakiintuneeseen tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, EUmaiden arkistonjohtajien yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n toimielinten ja UNESCON toiminnassa. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2010 lakisääteistä pysyväisluonteista valtionapua enintään 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska Litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa 5 015 000 euroa, josta 350 000 euroa oli osoitettu SKS:n arkistotilojen varustamiseen. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut muita muutoksia. Valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palveleva indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2008 alusta. Näiden arkistojen yhteenlaskettu aineistomäärä oli kertomusvuoden lopussa 46 464 hm (edellisenä vuonna 45 346 hm) ja sähköisten aineistojen määrä oli 694 665 tiedostoa (247 452). Digitoituja kuvatiedostojen määrä kasvoi merkittävistä digitointiprojektin ansiosta ja oli 876 173 (304 430). Vastaanotettuja aineistoja vuoden aikana oli 1 474 hm (1 698 hm), järjestettyjä arkistoja 1 336 hm ja 4 043 kpl (856 hm ja 4 226 kpl), tutkijakäyntejä 6 837 (6 157 ja vuonna 2008 7 510), henkilöstöä kaikkiaan 139 (107 htv), josta valtionavun piirissä 89 htv sekä arkistotiloja 7 289 m2 (5 978 m2). Edellisenä vuonna luvusta puuttui SKS:n arkistotilojen pintaala, koska aineisto oli remontin vuoksi väliaikaisissa tiloissa. Arkistotilojen kapasiteetti oli 67 792 hm (55 503 hm). Kansallisarkistossa on järjestetty jonkin verran yksityisarkistoja myös ulkopuolisella rahoituksella. Tutkimushankkeista käynnistyi vuoden alussa yksivuotinen Ulkomaisten sotilaiden lapset Suomessa 1940 48 tutkimushanke. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kerran vanhassa ja kerran uudessa kokoonpanossa. Se valmisteli seitsemän lausuntoa. Kansallisarkisto asetti maaliskuussa 2010 Heraldisen lautakunnan toimikaudeksi 2010 2012. Lautakunnassa on monipuolisesti edustettuna heraldiikan, historian ja hallinnon asiantuntemus ja siihen kuuluu seitsemän varsinaista jäsentä ja kuusi varajäsentä. Sen puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja ja sihteerinä Kansallisarkiston erikoistutkija. Kansallisarkistossa järjestettiin toukokuussa heraldiikalle omistettu Pohjoismaisen arkistoakatemian seminaari. Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan kansallisarkistoilla on erityisesti julkiseen heraldiikkaan liittyviä lakisääteisiä tehtäviä, ja jokaisessa arkistossa on heraldisista asioista vas 13
taava virkamies. Arkistoakatemian seminaari liittyi vertaisarviointihankkeeseen, jonka tuloksena julkaistaan myöhemmin arkistojen heraldista toimintaa käsittelevä raportti. Kärkihankkeet Tulossopimuksen mukaisena kärkihankkeena oli VAPA sähköisen aineiston vastaanotto ja palvelujärjestelmä. VAPAhankkeessa saatiin kertomusvuoden aikana valmiiksi sopimukset järjestelmätoimittajan (Tieto Oyj) ja käyttöpalvelusta vastaavan toimittajan (CSC) kanssa ja järjestelmien toteutusprosessi eteni suunnitelman ja aikataulun mukaisesti. VAPAtoteutuksen laajuus on sovitettu opetus ja kulttuuriministeriön osoittaman menokehyksen mukaisesti syksyllä 2009. VAPAjärjestelmä on pysyvästi säilytettävän aineiston säilytysjärjestelmä, joka tulevaisuudessa hyödyntää KDK/PAS:n infrastruktuuria. KDK:n pitkäaikaissäilytysjaoston (PAS) vetovastuu on ollut Kansallisarkistolla. Asiakaspalvelu ja tilausjärjestelmä Astian käyttöön ottoa valmisteltiin. Järjestelmän testaus ja pilotointivaiheiden jälkeen ASTIAN tarjoamat palvelut otetaan käyttöön vaiheittain vuoden 2011 aikana. Asiakkaan käyttöliittymä ASTIApalveluihin tulee olemaan KDKasiakaskäyttöliittymä, jonka pilotointiin arkistolaitos on osallistunut. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia 2010 2012 koskevan tulossopimuksen vuotta 2011 koskevat tulosneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin toukokuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen indikaattorityötyhmä jatkoi työtään ja sen tuloksia sovellettiin vuoden 2012 tulossopimusehdotuksessa. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1259/2007) ja valmisteltiin uutta, vuoden 2011 alusta voimaan tullutta maksuasetusta. Arkistolaitoksen yksiköissä käytiin tulos ja kehityskeskustelut alkuvuodesta ja syksyllä. Työtyytyväisyyskyselyä ei toteutettu kertomusvuoden aikana. Uusi matkanhallintajärjestelmä otettiin käyttöön lokakuussa ja TILHAtilaustenhallintajärjestelmän käyttöön ottoa valmisteltiin. Käyttöönotto oli vuoden 2011 alusta. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisten mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilötyövuosien (htv) muutosluvulla, jo 14
ka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htvluvun lisäksi sairauspoissaoloille ja työtyytyväisyydelle. Henkilöstövoimavarat Kertomusvuoden 2010 joulukuussa arkistolaitoksen palkkaa saavan henkilöstön määrä oli 318 henkilöä (+11,97 %), joista naisia oli 193 ja miehiä 125. Edellisenä vuonna henkilöstöä oli 284 ja vuonna 2008 286 henkilöä. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstöresurssimäärä oli 283,3 ja v. 2009 275,8 (+2,7 %). Vakinaisessa palvelussuhteessa vuoden lopussa työskenteli yhteensä 214 henkilöä, kun vuonna 2009 heitä oli 226, joista naisten osuus oli 62,6 %, miesten 37,4 %. Virkasuhteisia oli 76,7 % henkilöstöstä. Vakinaisten virkojen määrä oli suurempi, kuin em. luku 214, koska osa henkilöstöstä oli virkavapaalla tai hoiti sijaisuuksia ja osa viroista oli avoinna. Määräaikaisia oli 104 henkilöä (v. 2009/58), josta naisten osuus oli 56,7 % ja miesten 43,3 %. Määräaikaisten osuus koko henkilöstöstä nousi 32,7 %:iin, kun se edellisenä vuonna oli 20,4 % (v. 2008/19,8 %). Huomattava muutos (+79,3 %) johtuu pääasiassa erillisrahoituksella toteutetusta digitointiprojektista, joka työllisti suoraan puolen vuoden aikana 65 henkilöä, noin 27 htv. Hankeraha oli suunnattu nuorten työllistämiseen. Vastaavanlainen digitointihanke työllisti edellisenä vuonna noin 13,5 henkilötyövuotta. Työn luonteen perusteella määräaikaisia oli kertomusvuonna em. kokonaisluvusta 104 yhteensä 77 henkilöä ja loput erilaisissa määräaikaisissa palvelussuhteissa, kuten työllistettyinä, viransijaisina, korkeakouluharjoittelijoina, työkokeilussa tms. Lisäksi Kansallisarkistossa työskenteli siviilipalvelusmiehiä, joita ei lasketa em. määräaikaisten lukuun. Palkkaa saavan henkilöstön rakenne nuoreni 2,4 vuodella pääasiassa määräaikaisten projektityöntekijöiden takia. Keskiikä oli joulukuussa 44,7 vuotta (2,4 v.), kun edellisenä vuonna se oli 47,1 ja v. 2008 46,7. Miesten keskiikä oli 42,9 ja naisten 45,8. Samoin senioriikäisten % osuus laski 54,7 %:iin edellisen vuoden 63,0 %:sta (9,4 %yks.). Poikkeavaan ikärakenteen muutokseen vaikutti voimakkaimmin määräaikaisten suuri osuus ikäryhmässä 2534. Sen osuus oli silti vasta toiseksi suurin 5564 ikäryhmän jälkeen, joka oli 90 henkilöä, joista suurin osa on vakinaista henkilöstöä, samoin kuin ikäryhmästä 4564, joita oli 82 henkilöä. Kokoaikaisessa palvelussuhteessa oli 287 henkilöä (v. 2009 263), josta miehiä 115 ja naisia 172, yhteensä 267 htv. Muutosta edelliseen vuoteen miesten hyväksi +13,7 %, naisten +6,2 %. Osaaikaisista naisten osuus oli 21 (67,7 %) ja miesten 10 (32,3 %) yhteensä 16,3 htv, osaaikaisten osuus koko htv:sta 5,7 %. Koulutustasoindeksi oli 5,3, kuten edellisenäkin vuonna (v. 2008/ 4,74, 2007/4,4). Miehet olivat arkistolaitoksessa korkeammin kouluttautuneita kuin naiset, joiden indeksi oli 5,1, miehillä se oli 5,6. Säännöllisenä työaikana tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta laski 80,3 %:iin edellisen vuoden 80,9 %:sta (2007/78,41 %). Kertomusvuonna arkistolaitoksen palkkasumma oli 9.841.712,1 euroa, kokonaistyövoimakustannusten ollessa 12.067.710,7 euroa. Palkkasummasta tehdyn työajan palkkojen osuudeksi jäi 77,5 %, joka on keskimääräinen valtiolla. Henkilötyövuoden hinnaksi tuli 42.600,30 euroa. Työhyvinvointi Arkistolaitoksessa henkilöstön työtyytyväisyyttä mitataan joka toinen vuosi, ja kertomusvuonna ei toteutettu työtyytyväisyystutkimusta. Vuoden 2009 kokonaistyötyytyväisyysindeksi oli 3,4 ja vuonna 2007 3,3. 15
Sairauspoissaolot vähenivät edellisestä vuodesta 9,7 työpäivään/henkilötyövuosi, kun vuonna 2009 vastaava luku oli 10,3 tp/htp. Vertailulukuina mainittakoon vuosien 2008/9,6 ja 2007/11,89 sekä 2006/12,8) luvut. Sairaustapauksia oli yhteensä 684, poissaolojen pituus oli 4,0 tp/tapaus. Lyhyiden 13 sairauspäivän tapausten osuus kaikista sairaustapauksista oli 78,9 %. Terveysprosentti oli 39,9 % koko henkilöstöstä. Keskimääräinen eläkkeelle siirtymisikä oli 64 vuotta. Henkilöstöinvestoinnit Työtyytyväisyyden edistämiseen käytettiin rahaa yhteensä 26,8 euroa/htv ja koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen 88,3 euroa/htv. Koulutukseen ja kehittämiseen työaikaa käytettiin 0,4 tp/htv, 751,4 tuntia, kun se oli edellisenä vuonna 4 tp/htv ja edellisinä vuosina 2008/1,37, 2007/1,71. Työhyvinvoinnin kehittämiseen käytettiin työaikaa yhteensä 1,86 htv. Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista ja niiden kehittämisestä voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos selviytyi hyvin tasapainottaessaan talouttaan ja vähentäen tuottavuusohjelman vaatimat henkilötyövuodet. Mittava ja nopealla aikataululla toteutettu digitointiprojekti ja muut erityisesti sähköisen aineiston vaatimat kehittämisprojektit mm. VAPA ja ASTIA vaativat varsinkin asiantuntijoiden venymistä, osaamisen kehittämistä ja johtamista. Kertomusvuonna erityisesti määräaikaisten henkilöiden perehdyttäminen, ulkopuolelta tulevat muutokset (mm. KIRSI ja ALKUhankkeet) ja erilaiset sisäiset kehittämistyöt ovat vaatineet koko henkilöstöltä huomattavia voimavaroja. Henkilöstön osaamisen taso ja työkyky sekä tyytyväisyys ovat säilyneet suhteellisen hyvänä, mikä näkyy mm. korkeana eläkkeelle siirtymisikänä. 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne Arkistolaitoksen toiminta perustuu talousarviorahoitukseen. Määräaikaisiin tutkimus tai digitointihankkeisiin on saatu myös ulkopuolista, joko EU:n tai muun tahon kautta, rahoitusta suhteellisen vähäisessä määrin. Talousarvorahoituksen ulkopuolista rahoitusta arkistolaitos sai vuonna 2010 EU:lta 28 473,00 euroa APENEThanketta varten ja edelliseltä vuodelta siirtyi kyseisen vuoden rahoitusosuudesta 25 231,50 euroa. APENEThanke on EU:n kanssa yhteistyössä toteutettava, vuoden 2012 loppuun asti kestävä hanke, jonka tavoitteena on tarjota eurooppalaisille arkistoille kanava aineistojen kuvailutietojen välittämiseksi Europeanahakuliittymän käyttöön. Rahoitusosuudesta käytettiin 46 166,13 euroa lähinnä matka ja palkkakustannuksiin. Arkistolaitos jatkoi edelleen Jalmari Finnen säätiön kanssa yhteisrahoitteista Suomen asutuksen yleisluettelon digitointihanketta. Hanketta varten saatiin Jalmari Finnen säätiöltä rahoitusta 31 900,00 euroa, minkä lisäksi oli käytössä edelliseltä vuodelta säästynyt 19 092,78 euroa. Ulkopuolisesta rahoituksesta käytettiin vuonna 2010 40 3511,51 euroa. Hanke päättyi kertomusvuoden lopussa. Yhteisrahoitteista toimintaa oli myös Kansallisarkiston YFU:n 50vuotishistoriahanke, johon Kansallisarkisto sai ulkopuolista rahoitusta kertomusvuonna 18 000,00 euro. 1.6.2 Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2010 varsinaisessa talousarviossa ja lisätalousarviossa määrärahaa toimintamenoihin 20 541 000 euroa. VAPAhankkeen osuus määrärahasta oli 1 000 000 euroa, toimitilakustannusten lisämenoihin osoitettiin yhteensä 260 000 euroa, sekä edellisen vuoden lisätalousarviossa myönnetty toiminta ja henkilöstövoimavarojen turvaamiseen osoitettu lisäys 200 000 euroa sisältyi talousarvioon. Edelliseltä vuodelta siirtyi toimintamenomäärärahasta 2 648 173,76 euroa, josta oli VAPArahoituksen osuutta 2 354 380,15 ja Inter 16
noiduttutkimushankkeen osuutta 115 360,48. euroa. Vuodelle 2011 siirrettiin toimintamenomäärärahasta 1 746 253,90 euroa, josta VAPArahoituksen osuus oli 1 397 974,16 euroa ja muun toiminnan osuus 348 279,74 euroa. Vuoden 2009 siirtomäärärahasta perutettiin VAPArahoituksen osuudesta 714 998,46 euroa. Tuottavuusohjelman mukaisesti vähennettiin talousarviossa 66 000 euroa. Lisätalousarviossa myönnettiin veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen momentilta 2 070 000, 00 euroa käytettäväksi arkistoaineiston digitointiin sekä hankkeeseen Aineistojen turvaaminen ja saattaminen sähköiseen muotoon. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan. Samalta momentilta myönnettiin 100 000,00 euroa mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan. Opetusministeriö myönsi vielä edeltä mainitulta momentilta 90 000,00 euroa arkistolaitoksen tilankäytön tehostamishankkeeseen. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan arkistosiirtoihin arkistolaitoksen toimipaikkojen välillä. Työ ja elinkeinoministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin 279 724,45 työvoimatoimistojen työhön osoittamispäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Edellisenä vuonna käytettiin vastaavasti 207 177,47 euroa. Yksityisluontoisten valtionapuarkistojen (11 kpl) menoihin talousarviossa myönnettiin 5 015 000 euro, josta 350 000 euroa oli kertaluontoista ja osoitettu Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran tilojen varustamiseen. Edellisenä vuonna (2009) myönnettiin 5 867 000,00 euroa, josta summasta 780 000 euroa kohdistui digitointihankkeeseen ja 530 000 euroa Työväen Arkiston ja Ammattiyhdistysarkiston muutosta aiheutuneisiin menoihin. Vuoden 2010 määräraha käytettiin kokonaan. 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot olivat vuonna 2010 1 050 202,70 euroa, edellisenä vuonna 1 031 241,18 euroa. Tuloihin sisältyy vuokria ja käyttökorvauksia. Merkittävimpänä osuutena vuokratuloissa ovat valtion virastojen arkistotilojen vuokrauksen lisääntyminen. Muut toiminnan tuotot lisääntyivät kertomusvuonna 40 465,39 euroa edelliseen vuoteen verrattuna ja olivat yhteensä 283 500,67 euroa. Nämä ovat pääasiassa yhteisrahoitteisten hankkeiden tuottoja. Henkilöstökulut lisääntyivät vuoteen 2009 verrattuna 177 005,89 euroa. Lisäys johtuu siitä, että arkistolaitoksessa toteutettiin ulkopuolisen rahoituksen turvin Digitointi 2010 hanke, jonka palkkamenot olivat 936 773,58 euroa. Myös Työ ja elinkeinoministeriön momentilta pakattujen palkkasumma kasvoi. Toimintamenomomentilta maksettujen palkkojen summa oli noin 115 000 euroa suurempi, kuin edellisenä vuonna johtuen VESvaikutuksista. Vuokrakulut vuonna 2010 olivat 7 854 074,65 euroa kun ne vuonna 2009 olivat 7 556 685,71 euroa. Lisäys johtui Hämeenlinnan maakuntaarkiston uuden rakennuksen vuokrien aiheuttaman lisäyksen kohdistumisesta koko vuodelle, kun edellisenä vuonna lisäys koski vain osaa vuotta (käyttöönotto 1.5.2009 lukien). Summa sisältää myös laitevuokria. 1.6.4 Tase Taseerissä merkittävä muutos edelliseen vuoteen oli VAPAjärjestelmän valmistumisen johdosta tehty ao. aktivointi käyttöomaisuuteen ja muihin pitkäaikaisiin sijoituksiin. Oman pääoman negatiivinen saldo pieneni em. toimenpiteestä johtuen. 17