AutoFutur ja KoneFutur varmuuskopiointi USB muistitikulle Minimivaatimus: 512 MB muistitikku Suositus: 1 GB tai 2 GB muistitikku Asennus- ja toimintaohje Päivitetty 11.4.2007 Varmuuskopiointi USB-tikulle - 1 -
Sisällys YLEISTÄ... 3 FUTURSOFTIN OHJELMIEN VARMUUSKOPIOINNIN PERIAATTEET... 4 TIETOKANNAN KOPIOINNIN AJASTUS KIINTOLEVYLLE... 5 VARMUUSKOPIOINTI-KOMENTOJONON TEKO (VAIN ASENTAJALLE)... 6 MIKÄ ON KOMENTOJONO?... 6 KOMENTOJONON JA PAKKAUSOHJELMAN ASENTAMINEN... 6 KOMENTOJONON RÄÄTÄLÖIMINEN OMAAN KÄYTTÖÖN... 6 KOMENTOJONON TESTAAMINEN... 7 TIETOKANNAN LISENSSITIEDOSTON SISÄLLYTTÄMINEN VARMUUSKOPIOLLE... 7 VARMISTUKSEN AJASTAMINEN (VAIN ASENTAJALLE)... 7 AJASTUSTOIMINTOJEN KÄYNNISTÄMINEN... 7 AJASTAMINEN... 8 AJASTUKSEN TESTAAMINEN...11 AJASTUKSEN ASETTAMINEN TILAPÄISESTI POIS PÄÄLTÄ (EI TARVITA NORMAALISTI)...11 PIKAKUVAKKEEN TEKO KÄSIN VARMISTUKSEN TEKOA VARTEN...11 VARMISTUKSEN TOIMIVUUDEN TESTAUS...11 YLEISTÄ...11 VARMISTUKSEN PÄIVITTÄINEN KÄYTTÄMINEN...13 TÄRKEÄÄ: JOKAISELLE VIIKON TYÖPÄIVÄLLE OMA MUISTITIKKU...13 KUUKAUSIKOPIO...13 MUISTITIKUN VAIHTAMINEN...13 MITÄ TEHDÄ ELLEI VARMISTUS ONNISTU?...13 AJASTUSTEN MUUTTAMINEN...14 MUIDEN MUUTOSTEN TEKO JÄRJESTELYYN...14 LIITE: MIKSI MUISTITIKUT ON VALITTU SUOSITUKSEKSI?...14 LISÄTIETOJA...15 Varmuuskopiointi USB-tikulle - 2 -
Yleistä Tämä ohje on tehty AutoFutur ja KoneFutur ohjelmistojen tietojen varmuuskopiointia varten käyttäen USB muistitikkua. Tätä ohjetta voidaan käyttää sekä varmuuskopioinnin asentamiseen ja ajastamiseen, että varmuuskopioinnin ylläpitoon ja tarkistusten tekoon oikeaoppisella tavalla. Tärkeintä varmistuksen luotettavuudelle on varmuuskopioinnin ylläpito. Asennuksen toimivuus on ammattilaiselta helppo todeta, mutta järjestelmässä tapahtuvat muutokset, jokapäiväinen käyttö ja tietomäärän kasvaminen johtavat helposti kopioinnin epäonnistumiseen joka jää ilman kontrollia huomaamatta ja muistitikkua voidaan vaihtaa päivittäin, vaikkei mitään tietoa tallennu sille! Silti tämä laajakaan ohje ei vastaa kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin. Asentajan vastuulla on kysyä tarvittaessa lisäneuvoja. Tärkeintä on, että varmuuskopiointirutiini osataan, ja tehdään joka päivä jolloin ongelmat havaitaan ajoissa ja niihin osataan puuttua heti. Aiheesta löytyy lisää tietoa mm. ohjelman ohjekansiosta, Ohje-valikosta sekä tukisivuilta. Sähköpostitse saat neuvoja helpdeskistä helpdesk@futursoft.fi ja puhelimitse 0600-9-4044. FuturSoft Oy / Ylläpitopalvelut HUOM! Tämä ohje ei koske muun kuin AutoFutur/KoneFutur- ohjelman varmuuskopiointia. Esimerkiksi Econet- ohjelmien, maksupääteohjelmien ja pankkiohjelmien ym. varmuuskopiointi tulee tehdä erikseen kunkin ohjelmavalmistajan ohjeiden mukaisesti. Pääsääntöisesti varmistettaviin tiedostoihin lisätään tällöin näiden ohjelmien tarvittavat tiedostot. Miksi käyttää muistitikkuja? Onhan olemassa polttava cd, nauhavarmistus, ulkoinen levyasema, varmistus sivukoneelle jne.? Niille käyttäjille, joilla ei ole vielä toimivaa varmuuskopiojärjestelyä käytössään, olemme tehneet selvyyden vuoksi yhteenvedon, miksi FuturSoft on päätynyt USB muistitikkuihin ohjelmiston suositeltuna varmistusmenetelmänä. Tähän on olemassa painavat syyt, jotka ovat todettu usean vuoden aikana jolloin henkilökuntamme on ollut ratkaisemassa erilaisia laiterikkotilanteita ja varmuuskopioiden palautustöitä. Lue tästä tarkemmin ohjeen viimeisen sivun yhteenvedosta. Muistitikuille tehtävä varmuuskopiointi on todettu ZIP- levyjen ohella ainoaksi menetelmäksi, jolle FuturSoftin helpdesk suorittaa alusta pitäen neuvontaa varmuuskopiointiin ja tietojen palautuksiin liittyvissä asioissa. Sen vuoksi pyrkimyksenä on käyttää yhtenäistä menetelmää mahdollisimman laajasti FuturSoftin asiakkailla. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 3 -
FuturSoftin ohjelmien varmuuskopioinnin periaatteet Ennen kuin käsitellään varmistuksen asentaminen, on ensimmäinen vaihe huolehtia, että tiedot menevät tietokannasta kiintolevylle, josta ne sitten kopioidaan muistitikulle. Periaate varmuuskopioinnissa on, että tieto on aina kolmessa eri paikassa: 1. käynnissä olevassa tietokannassa, 2. edellisen illan tilanne kiintolevykopiolla ja 3. muistitikulla. Tästä näistä kustakin yhteenveto. 1. KÄYTÖSSÄ OLEVA TIETOKANTA - TIETO MUUTTUU JATKUVASTI Käytössä olevaa tietokanta ei ole voida kopioida sellaisenaan levylle tai tikulle, koska joka sekunti sen tiedot saattavat muuttua. Tiedon muuttumisen vuoksi sen kopioiminen on täysin estetty. Sen takia muuttuvasta tiedosta luodaan ensin kiintolevylle kopio tietyn hetken tilanteesta (esim. 20:00). Tämä kopiointi kestää tyypillisesti 2-10 minuuttia. Sinäkin aikana ohjelmaa voidaan käyttää, sillä tietokanta osaa samaan aikaan ottaa varmuuskopiota itsestään ja käsitellä uutta tietoa. Ohjelman käyttö on kopioinnin aikana hitaampaa, joten tämä kannattaa ajastaa illaksi. Itse tietokanta sijaitsee aina palvelimella \tietokannat kansiossa, sillä asemalla johon se on asennettu. Tämä on yleensä joko C: tai D: asema. 2. KIINTOLEVYLLÄ OLEVA VARMUUSKOPIO Edellä mainitun kiintolevylle kopioinnin toiminnon tuloksena kiintolevylle syntyy kerran päivässä identtinen kopio. Tämä kopio on välttämätön välivaihe ja osittainen turva sinänsä. Se on kuitenkin haavoittuvainen, koska edelliset tiedot ylikirjoitetaan joka päivä. Tiedosto vahingoittuu tai tuhoutuu alkuperäisen lailla jos esim. kiintolevy rikkoontuu fyysisesti, tulipalossa tai kone varastetaan. Myös virukset voivat sekoittaa kiintolevyn tiedot. Siksi on tärkeä että tämä kopio siirretään päivittäin talteen muistitikulle. 3. MUISTITIKUILLA OLEVAT VARMUUSKOPIOT Kullekin viikonpäivälle jolloin yritys on auki, tulee olla oma muistitikku, jolle sen päivän tiedot tallennetaan. Näin tallessa on kukin päivä viimeisen viikon ajalta. Viimeiselle varmuuskopiolle on vikatilanteessa helposti jo mennyt viallinen tietokanta. Sen takia useamman päivän takaiset kopiot ovat monesti arvokkaita. Osa levyistä voi myös olla vioittunut, tai joku päivä ei ole ehditty vaihtaa levyä. Voidaan myös esim. loppuviikosta havaita että on tullut poistettua sellaisia tietoja joita tarvittaisiin. Siksi on oltava riittävästi levyjä. Muistitikun sisältö pitää myös tarkistaa! Solid- tietokannassa on myös mahdollisuus ottaa vanhempi tietokanta käyttöön, ja palauttaa sen päälle sen jälkeen tapahtuneet muutokset lokitiedostoista. Sen takia viikonkin vanha tiedosto voi olla hyödynnettävissä. On siis tärkeä huomioida että läheskään kaikki kopioinnit levyille eivät välttämättä onnistu. Syynä voi olla edellä kerrottujen lisäksi myös esim. sähkökatkos, ajastuksen katkeaminen, windowsin salasanojen muuttaminen, koneen sammuttaminen tms. Mahdollisia syitä on paljon. Siksi muistitikkuja tulee olla tämä riittävä määrä kierrossa. Näin ollen varmuuskopiointia voidaan kuvata seuraavalla kuvalla: Tietokannan kopiointi kiintolevylle Ajastettuna esim. 20:00 Tietokannan kopiointi kiintolevyltä muistitikulle Ajastettuna esim. 21:00 Varmuuskopion tarkistaminen ja tikun vaihto aamulla esim. 9:00 Tässä ohjeessa kerrotaan tarkemmin, miten yllä oleva järjestely toteutetaan. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 4 -
Tietokannan kopioinnin ajastus kiintolevylle Päävalikosta mennään valikkoon Ohje ja sieltä kohtaan Tietoja ohjelmasta. Tämä tehdään verkkojärjestelmässä palvelinkoneella. Avautuu yrityksen tietojen ruutu. Tältä ruudulta voi katsoa millä kiintolevyasemalla tietokanta sijaitsee. Tämä näkyy kohdassa tietokantahakemisto. Jos kyseinen kohta on tyhjä, se tulee hakea alla seuraavassa kerrotulla ruudulla painikkeesta Tietokantahakemiston etsiminen. Tämä ei ole kuitenkaan tässä vaiheessa välttämätöntä, sen voi tehdä myöhemmässä vaiheessa. Tällä ruudulta painetaan Tietokannan aputoiminnot- painiketta. Avautuu alla näkyvä ikkuna. Tässä kohtaa painetaan kohtaa Varmuuskopion ajastus. Avautuvalla ruudulla asetetaan aika, milloin varmuuskopiointi kiintolevylle tehdään. Oletuksena on entinen ajastus. Aika hyväksytään painamalla OK. Tämän jälkeen aika on asetettu ja se astuu heti voimaan. Sen jälkeen kopio alkaa syntyä kyseiseen aikaan hakemistoon x:\tietokannat\afpdb\backup, josta voi esim. seuraavana päivänä tarkistaa että sinne on syntynyt kyseisellä kellonajalla varustettu tiedosto. X on tässä se asema, jolla tietokanta on. Jos se ei näy yritystietojen ruudulla, sen etsiminen käy painamalla yllä olevasta ruudusta kohtaa Tietokantahakemiston etsiminen. Sen jälkeen ohjelma ilmoittaa suoraan mikä tuo tietokannan hakemisto on. Siitä eteenpäin tiedät, mikä on tuo X asema jota ohjeessa käytetään. Yllä näkyvällä ruudulla on myös painike Varmuuskopion tekeminen. Se tekee kopion välittömästi kyseiseen hakemistoon, joten sillä voidaan ottaa varmuuskopio heti kesken päivän talteen. On tietysti olennaista, että konetta ei sammuteta siihen aikaan kun varmuuskopio on ajastettuna! Palvelinkonetta pidetään jatkuvasti päällä myös verkkojärjestelmissä, joten mitään varsinaista syytä sen sammuttamiseen yhden koneenkaan käytössä ei ole. Kopioinnin aikaan ohjelmaa voidaan kuitenkin käyttää, joten toimenpide on mahdollista ajoittaa jopa päiväsaikaan. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 5 -
Varmuuskopiointi-komentojonon teko (vain asentajalle) Mikä on komentojono? Komentojonoon voidaan syöttää useita ohjelmia tai järjestelmän komentoja jotka ajetaan peräkkäin. Tämä jono voidaan ajastaa ajettavaksi tiettyyn aikaan. Tämä on todettu sopivimmaksi tavaksi automatisoida muistitikulle kopiointi. Komentojono myös mahdollistaa sen että osaava käyttäjä voi tarvittaessa lisätä siihen muitakin tiedostojaan jotka kopioidaan samalle levylle. Esimerkiksi maksupääteohjelma tai Econet- ohjelmat. Komentojonon ja pakkausohjelman asentaminen Perinteisesti varmistukseen on käytetty pkzip pakkausohjelmaa. Uudempana on tarjolla info-zip- pakkausohjelma (zip.exe, www.info-zip.org), jonka etuna mm. pitkien tiedostonimien ja polkujen parannettu käsittely. Info-zip on myös lisenssiehdoiltaan täysin ilmainen, siinä missä pkzip on shareware ohjelma, josta valmistaja odottaa pientä maksua. - Mene tukisivuille kohtaan www.futursoft.fi Tuki oman ohjelmasi ylläpitosivut (käyttäjätunnuksen saat helpdeskistä) - Lataa tukisivujen Lataus- kohdasta kohta Varmuuskopioinnin ajastuksen työkalupaketti. Tässä kohdassa on kaksi eri latausta. Uusia asiakkaita kehotamme käyttämään Info-ZIP:iä. Tiedostonimi on joko varmistus.zip (pkzip) tai zvarmistus.zip (zip). - Pura asennuspaketin sisältö hakemistoon x:\tietokannat\afpdb\backup, jossa x:\ on asema jolla tietokanta on. - Tarkista että hakemistoon on tullut kaksi tiedostoa: o Infozip-varmistuksessa: varmistus.cmd ja zip.exe o Pkzip-varmistuksessa: varmistus.bat ja pkzip.exe Komentojonon räätälöiminen omaan käyttöön - mene windowsissa kohtaan Oma tietokone ja x: asema (x on asema jolla tietokanta on) - mene siellä kansioon Tietokannat o sieltä kansioon afpdb sieltä kansioon backup - etsi hakemistosta tiedosto varmistus.cmd (infozip) tai varmistus.bat (pkzip) - paina sen kohdalla HIIREN OIKEAAN NÄPPÄINTÄ - avautuvasta valikosta valitse toiminto Muokkaa - avautuu notepad- ohjelma jossa tiedostoa päästään muokkaamaan. Tiedoston sisältö on seuraavanlainen: ECHO OFF REM TÄMÄ ON MALLI SOLIDIN BACKUP-HAKEMISTON VARMUUSKOPIOINNISTA REM TÄMÄ SIJOITETAAN HAKEMISTOON X:\TIETOKANNAT\AFPDB\BACKUP REM JOSSA X ON TIETOKANNAN LEVYASEMAN TUNNUS REM JA KOPIOIDAAN SAMAAN HAKEMISTOON SHAREWARE- OHJELMA PKZIP.EXE REM ALLAOLEVIIN KOHTIIN MUUTETAAN ASEMATUNNUS E: ZIP-ASEMAN TUNNUKSEKSI REM *** REM POISTETAAN VANHA ZIP-LEVYLTÄ del e:\varmfutu.zip REM PAKATAAN SOL-ALKUISET TIEDOSTOT (SOLID.DB JA SOLIDIN LOKITIEDOSTOT) ZIPILLE pkzip e:varmfutu sol*.* HUOM! Viimeinen rivi on infozippiä käytettäessä pari merkkiä lyhyempi: zip e:varmfutu sol*.* Muokkaa tiedostoa tarvittaessa siten, että asematunnukseksi muutetaan oikea muistitikun tunnus (E, F,G tms.) Eli kaikki tiedoston kohdat jossa on ennestään E: korvataan tarvittaessa oikean aseman tunnuksella. Sen jälkeen tallenna muuttunut tiedosto ja sulje ohjelma. Tämä tapahtuu notepad- ohjelmassa esim. sulkemalla ohjelma oikean yläkulman ruksista jolloin ohjelma kysyy, tallennetaanko muutokset (=Kyllä). Varmuuskopiointi USB-tikulle - 6 -
Komentojonon testaaminen Kun komentojono on muokattu oikeanlaiseksi, sen toimivuus testataan klikkaamalla ko. kuvaketta varmistus. Kansiossa voi näkyä vain varmistus ja sen oikealla puolella komentojono, jos windowsissa on päällä valinta piilota tunnettujen tiedostotyyppien päätteet. Todellinen pääte on joko cmd tai bat. Komentojonon ajon pitäisi kestää toimiessaan muutama minuutti. Sen tehtävänä on - poistaa muistitikulla oleva edellinen varmuuskopio - avata musta ruutu jossa näkyy pakkauksen edistyminen - pakata viimeisin kiintolevyllä oleva varmuuskopio muistitikulle Kopioinnin onnistuminen selvitetään menemällä kohtaan Oma tietokone ja siellä asemalle x: (x on muistitikun tunnus) Sieltä pitää löytyä varmfutu.zip niminen tiedosto jonka päivämäärä on kuluva päivä. Huom! Päivämäärän näet helpoiten menemällä yläreunan valikkoon kohtaan Näytä ja valitsemalla sieltä kohdan Tiedot. (Termi vaihdella hieman eri windows- versioissa) Tietokannan lisenssitiedoston sisällyttäminen varmuuskopiolle Tässä ohjeessa neuvottu varmuuskopiointi ottaa varmuuskopiolle sol*.* tiedostot backup-kansiosta. Näin ollen kannattaa kopioida \tietokannat\afpdb hakemistosta tiedosto solid.lic backup-kansioon. Riittää kun tämän tekee kerran, sillä tiedosto ei muutu kuin lisenssiä vaihdettaessa. Kun lisenssi on mukana varmuuskopiolla, tietokanta saadaan heti käyttöön uudella koneella, mikäli vanhalta koneelta menee kaikki tiedot. Varmistuksen ajastaminen (vain asentajalle) Ajastustoimintojen käynnistäminen Tässä neuvottu ajastustoiminto on mukana Windows 98, 2000, ME ja XP käyttöjärjestelmissä sekä NT 4 SP6:ssa. Seuraavat kuvaruudut ovat Windows 2000:sta. Mikäli kyseessä on Windows98, NT, XP, Vista tms. ruudut voivat hieman poiketa, jolloin kannattaa katsoa esim. käyttöjärjestelmän ohjeista mistä ajastustoiminto löytyy. Eli: mennään ohjauspaneeliin, joka löytyy Käynnistä- valikon kohdasta Asetukset, kts. alla. Sieltä puolestaan löytyy kohta Ajoitetut tehtävät, jota napsautetaan. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 7 -
Ajastaminen Avautuu ajastustoimintojen ruutu. Sieltä napsautetaan alla olevaa kuvaketta. Tämän jälkeen painetaan painiketta Seuraava. Avautuvassa ohjattu tehtävien aloitus - kohdassa painetaan jälleen painiketta Selaa. Sieltä saadaan tiedostolista, jossa mennään kohtaan: - C tai D-levy (voi olla myös muu), sen mukaan mille asemalle tietokanta on asennettu - Sieltä kansioon Tietokannat o Sieltä kansioon AFPDB Sieltä kansioon Backup Täältä backup- kansiosta valitaan tiedosto VARMISTUS.BAT, jonka tässä vaiheessa tulee löytyä sieltä. Kun painat sen jälkeen Seuraava, tulee näkyviin seuraava ruutu. Siinä laita ensinnäkin nimi, esimerkiksi Varmistus muistitikulle (tai zip-levylle). Sen jälkeen valitaan viikoittain ja painetaan Seuraava. Sen jälkeen avautuu seuraava ruutu, josta kehotetaan valitsemaan juuri alla näkyvät tiedot. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 8 -
Eli ellei liike ole sunnuntaina auki, ei sitä kannata valita, jotta lauantain tiedot eivät suotta mene päälle. Kellonaika on hyvä olla esimerkiksi tunti jälkeen kun varmuuskopiointi kiintolevylle on ajastettu. Ellei erityistä syytä, normaalisti asennettava vakioaika on 21.00. Lopuksi painetaan Seuraava. Avautuu seuraava ruutu: Tälle ruudulle pitää antaa tai jättää sen käyttäjän tiedot, jota normaalistikin käytetään. Eli annetaan käyttäjätunnuksen olla ennallaan, kuten kone ehdottaa, ja kirjoittaa siihen oma WINDOWSIN salasana, jos sellainen on. HUOM! AJASTUS MENEE JUURI TÄSSÄ KOHTAA YLEISIMMIN PIELEEN, eli käyttäjätunnus ja salasana pitää todellakin olla oikein, eli samat tiedot kuin koneen käynnistyksen yhteydessä. Virhe tulee kuitenkin esille testausvaiheessa, joka kerrottu myöhempänä. Jos kyseisen käyttäjätunnuksen salasanaa muutetaan, se tulee muuttaa myös tänne ajastuksen tietoihin, eikä se näin ollen ole suositeltavaa. On jopa hyvä vaihtoehto perustaa kokonaan oma käyttäjä varmuuskopiointia varten, jonka tiedot laitetaan tälle ruudulle, eikä sen jälkeen koskaan muuteta niitä. Windows XP:ssä sillä käyttäjäprofiilillä, jolle tämä ajastus tehdään, on pakko olla salasana, muuten ajastus ei onnistu. Tämän jälkeen kun painetaan Seuraava, tulee vahvistusruutu, mikäli ajastus on onnistunut. Eli Windows vielä vahvistaa antamasi tiedot seuraavaan tapaan. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 9 -
Ruksaa Avaa tämän tehtävän lisäominaisuudet, kun. Sen jälkeen paina Valmis. Avautuu lisäasetusten ruutu, johon Windows laittaa oletuksena seuraavat lisäasetukset: Tältä ruudulta on suosituksena ottaa pois päältä kaikki ruudulla näkyvät ruksit. Kohdat joissa lukee Älä käynnistää tehtävää tai Pysäytä, kun on kulunut voivat joissakin tilanteissa estää ajastuksen toimimisen. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 10 -
Ajastuksen testaaminen Ajastuksen toimimisen voi testata ajastetuista toiminnoista menemällä hiirellä varmuuskopioinnin ajastuksen kohdalla, ja painamalla hiiren oikeaa. Valikosta löytyy kohta Suorita. Se suorittaa ajastetun tehtävän heti, ja tällöin voidaan tarkistaa, että tiedot kopioituvat muistitikulle. Ajastuksen asettaminen tilapäisesti pois päältä (ei tarvita normaalisti) Joskus voi tulla tarpeen ottaa ajastus TILAPÄISESTI pois, ja laittaa se sen jälkeen huolellisesti takaisin. Kohta löytyy ajastuksen ominaisuuksista, eli valitsemalla yllä olevan kuvan valikosta kohta ominaisuudet. Pikakuvakkeen teko käsin varmistuksen tekoa varten Jos kopion haluaa ottaa myös ajastuksen lisäksi esim. nähdäkseen että tiedot menevät levylle, kopiointiin voidaan tehdä helposti pikakuvake työpöydälle. Tämä tapahtuu painamalla työpöydällä tyhjällä kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla Luo pikakuvake. Sen jälkeen ohjelma kysyy pikakuvakkeen kohdetta, jonka voi valita helpoiten Selaa- napilla ja kohde on edellä mainittu x:\tietokannat\afpdb\backup\varmistus.bat. jossa x tietokannan asematunnus. Varmistuksen toimivuuden testaus Yleistä Tämä kohta on tärkeimpiä osia tässä ohjeessa. Tämän noudattamisesta riippuu varmuuskopioinnin jokapäiväinen toimivuus. Seuraava tarkistus tulee tehdä säännöllisesti, mieluiten ainakin joka päivä samalla kun levy vaihdetaan asemaan. Tarkistuksessa menee rutiinilla tehtynä aikaa vain joitakin sekunteja. - Mene Windowsin kohtaan Oma tietokone - Sieltä mene muistitikulle, joka voi näkyä esim. nimellä Siirrettävä levy. - Napsauta levyn sisältö auki napsauttamalla sitä. - Sisällön tulisi näyttää suurin piirtein seuraavanlaiselta, koko ja päivämäärä tilanteen mukaan: Varmuuskopiointi USB-tikulle - 11 -
- Tarkista että siellä on tiedosto varmfutu.zip (tai muu nimi joka laitettu) - Tärkeää on että sen päivämäärä on oikea ja koko useita tuhansia kilotavuja (ei esim. 0) Jos päivämäärää ja kokoa ei näy, mene valikkokohtaan Selaa ja valitse sieltä Näytä tiedot (tarkka sanamuoto riippuu Windows- versiosta). Eli kohtaan Tiedot laitetaan valinta. Sen jälkeen tiedot tulevat jatkossakin aina näkyviin kun ruutu avataan. Seuraava tarkempi tarkastus voidaan jättää tehtäväksi vain kerran viikossa. Sillä varmistetaan että paketin sisältö on oikea, eli pakettiin menevät tiedostot ovat uusia. Tee seuraavasti: - Napsauta tiedostoa varmfutu.zip (tai vastaava) edellä kerrotulta tiedostolistalta. - Avautuu Winzip- ohjelma, joka voi avautua suoraan, tai näyttää alleolevan avausruudun. Siitä napsautetaan I agree. (Ruutu voi olla erilainen eri versioissa. Windows XP:ssä voi avautua käyttöjärjestelmän oma ruutu). Varmuuskopiointi USB-tikulle - 12 -
(Ellei WinZipin tai Windows XP:n purkuohjelma käynnisty, se pitää asentaa. Se onnistuu helpoiten ohjelman asennuskansiosta kohdasta \autofuturpro\winzip\winzip70.exe) - Avautuu ruutu joka näyttää tiedoston sisällön. Sieltä pitää löytyä ainakin tiedosto solid.db, jonka päivämäärä on edellinen tai kuluva päivä. Tuosta listalta pitää tarkistaa, että siellä on tiedosto solid.db. Lisäksi siellä voi olla muitakin tiedostoja, kuten kuvassa (etenkin log- päätteisiä lokitiedostoja). Niiden tarkistaminen sen tarkemmin ei ole yleensä tarpeen. VINKKI: Sen sijaan että avataan Oma tietokone ja sieltä Siirrettävä levy, voidaan tähän tehdä oma pikakuvake työpöydälle. Tämä tapahtuu painamalla siirrettävän levyn kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla Tee pikakuvake. Sen jälkeen Windows kertoo, ettei pikakuvaketta voi tehdä tähän, ja Teetkö sen työpöydälle. Tähän vastataan Kyllä. Varmistuksen päivittäinen käyttäminen Tärkeää: Jokaiselle viikon työpäivälle oma muistitikku Eli tikkuja tulee olla vähintään viisi. Jos yritys pitää näiden kustannusta korkeana (esim. 25 / tikku ) ei ole todennäköisesti koskaan menettänyt tietojaan, eli siltä puuttuu kokemus niiden arvokkuudesta tositilanteessa. Kyseessä on erittäin pieni kustannus vahinkopotentiaaliin nähden. Sen vuoksi määrästä ei missään tapauksessa tule tinkiä. Yksi tai kaksi kopiota voi hyvin helposti olla jo pelkästään samanaikaisesti fyysisesti vioittunut tai sen päälle on menneet juuri vioittuneet tiedot. Viikon ajalta olevista kopioista suurella todennäköisyydellä ainakin yksi on käyttökelpoinen, jos on toimittu huolellisesti. Kuukausikopio Lisäksi on vahva suositus, että joka kuukauden viimeinen työpäivä laitetaan kopio talteen ns. kuukauden lopun varmuuskopioksi. Se on tärkeä tilanteessa, että havaitaan esim. että kokonaisen viikon aikana kopiolle on mennyt pelkkä tyhjä tiedosto (se ei ole toiminut). Tällöin löytyy kuitenkin kaikki edellisen kuukauden ja sitä edeltävät tiedot. Muistitikun vaihtaminen Vaihdetaan kerran päivässä, suosituksena aamuisin. Tällöin sen sisältöä tulee tarkistaa edellä olevan ohjeen mukaan. Vaihtaminen pitää tehdä ehdottomasti aina samaan USB-paikkaan, muuten windows tunnistaa sen eri asemakirjaimeksi. Mitä tehdä ellei varmistus onnistu? Huom! WINDOWSIN SALASANOJA EI TULE VAIHTAA SILLE KÄYTTÄJÄLLE, JOLLE AJOITETTU TEHTÄVÄ ON TEHTY. Jos kuitenkin halutaan vaihtaa, pitää myös ajastuksen ominaisuuksiin muuttaa uusi salasana, muuten ajastuksen toiminta lakkaa käyttöoikeuksien puuttuessa. Mikäli kyse on siitä, ettei ajastus toimi, kokeile ensin manuaalista kopion ottamista. Tämä onnistuu esim. menemällä ajastusten hallintaan ja suorittamaan siellä ajastuksen testaamisen kuten edellä on kerrottu. Omien selvitysten jälkeen ota yhteys siihen henkilöön, joka on varmuuskopioinnin asentanut (mielellään juuri tämän ohjeen mukaan). Jos olet tehnyt sen omatoimisesti, etkä keksi ratkaisua, voit ottaa yhteyden mikrotukeesi jos sinulla on. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 13 -
Muussa tapauksessa ota yhteys FuturSoftin tukeen, helpdesk@futursoft.fi, josta neuvotaan miten kannattaa edetä. Jos kyseessä on tekninen vika, tai muistitikun/ajurin ongelma, pyritään se selvittämään, muussa tapauksessa kyse on yleensä ympäristön muuttumisesta tai ajastuksen ongelmasta. Ajastusten muuttaminen - Ajastuksen muuttaminen sekä kiintolevylle varmuuskopiointia että tikulle/levylle pakkausta varten onnistuu kohtuullisen helposti edellä kerrotuilla tavoilla. - Muistitikulle pakkaamisen eli komentojonon ajastuksen muuttaminen tapahtuu tarkemmin sanottuna seuraavasti: o menemällä kyseiseen ohjauspaneelin Ajoitetut tehtävät - toimintoon o siellä painamalla kyseisen ajastuksen kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla sieltä Ominaisuudet o tältä ominaisuussivulta menemällä sille välilehdelle missä kellonaika on annettu, ja sieltä muuttamalla o hyväksymällä muutoksen OK:lla o muutettu kellonaika tulee ajastusten listalle näkyviin. Muiden muutosten teko järjestelyyn - Kun kyse on vähintään 512 mb muistitikusta, tila tuskin loppuu useankaan vuoden sisällä, kun tikulle laitetaan vain AutoFuturin/KoneFuturin tiedot. - Jos tietokanta on kasvanut lähemmäs 1,5 gb kokoiseksi, sille kannattaa suorittaa kloonaus eli tiivistäminen, jonka jälkeen se yleensä mahtuu taas pienempään tilaan. Kloonauksesta on ohje tukisivuilla: Helpdesk Erikoisohjeet. - Em. seurantaa varten kannattaa seurata Yrityksen tiedot- ruudulla palvelinkoneella tietokannan koon kasvamista säännöllisesti. Jos koko alkaa lähetyä ruudulla myös näkyvää tietokannan maksimikokoa, tulee suorittaa mainittu kloonaus eli tiivistäminen. Tietokannan maksimikokoa voidaan myös kasvattaa solid.ini tiedostoa muokkaamalla 2,1 gb:een asti ja määritellä useampia tietokantatiedostoja (solid2.db, solid3.db ym.) Miksi muistitikut on valittu suositukseksi? Muistitikut (ja sitä edeltävä suositus ZIP levyt) on valittu varmuuskopiointi suositukseksi seuraavien ominaisuuksien vuoksi. Tämä on menetelmä, joka soveltuu kaikille AutoFutur- ja KoneFutur- käyttäjille. Vain vakioidun käytön avulla FuturSoftin helpdeskillä on mahdollisuus neuvoa ongelmatilanteissa ja tietojen palautuksissa. Useimmat ohjelman käyttäjät eivät ole atk-ammattilaisia. Muistitikkujen ja ZIP levyjen käyttö on yhtä yksinkertaista kuin perinteisen levyaseman, mutta sen kapasiteetti riittävä ja nämä mediat on todettu riittävän luotettaviksi, kun otetaan huomioon että käytetään useampaa tikkua tai levyä jolloin yhden vikaantuessa ei olla yhden levyn/tikun varassa. Muistitikut (ja Zip- levyt) on havaittu keskimäärin riittävän luotettaviksi. Ne eivät katkea kuten nauhat, eikä niissä ilmene kirjoitus- eikä yhteensopivuusongelmia kuten cd- levyissä. USB muistitikku on standardi, jolloin sama tieto voidaan lukea käytännössä missä tahansa 2000- luvun Windows- koneessa. Varmuuskopioinnin tarkistaminen on helppoa, esim. oma tietokone siirrettävä levy alta tai tekemällä pikakuvake ruudulle. Nauhojen tarkistaminen ei puolestaan tavalliselta käyttäjältä onnistu (eikä sitä ole mahdollista neuvoa helpdeskissä koska ohjelmia ja malleja on lukuisia) Muistitikulle/Zipille mahtuvat kaikki AutoFuturin/KoneFuturin tietokannan tiedot. Tyypillinen pakattu varmuuskopiotiedosto on kooltaan 100-500 mb, joten kasvunvaraa on riittävästi. Kustannukset ovat edulliset, koska muistitikku on yleinen ja laajalle levinnyt tuote, jonka saatavuus on hyvä. Useisiin nauhavarmistinmalleihin ei enää ole edes saatavissa nauhoja. Muistitikuissa ja zipeissä uudet tikut/levyt ovat yhteensopivia vanhojen kanssa (nauhoissa ei) Asennus pystytään neuvomaan myös puhelimessa tai tekemään etäkäytöllä. Asennuksen jälkeen järjestelyn toimivuus on myös hyvä, kun taas esim. nauhavarmistusohjelmissa toiminta voi vikaantua, kun erilaisia Windowsin päivityksiä ja lisäohjelmia asennetaan. Varmuuskopiointi USB-tikulle - 14 -
Kopiointi voidaan ajastaa helposti, toisin kuin CD-levyille polttaminen, joka pitää normaalisti tehdä manuaalisesti ja myös kestää pidempään. Tietojen palauttaminen on yksinkertaista ja voidaan neuvoa jopa puhelimessa. Palautusvaiheessa on aina todella kiire (myynti pitäisi saada jatkumaan, tilaukset tehtyä). Muistikulta tai Zip- levyltä tietojen palautus takaisin käyttöön voi onnistua parhaimmillaan 10 minuutissa puhelimessa neuvoen, kun kone on saatu toimintaan tai toimiva kone tilalle. Muistitikulla tai zipillä olevat tiedot voidaan helposti siirtää uuteen koneeseen vanhan rikkoonnuttua. Annetaan windowsin asentaa USB-ajurit, palautetaan tiedot ja jatketaan käyttöä. Tiedot voidaan myös ongelmatilanteissa lähettää FuturSoftille tutkittavaksi (toisin kuin nauhat). Edut erityisesti nauhavarmistukseen verrattuna: Nauha-asemien mallit ja niiden käyttämät nauhat vaihtuvat nopeasti. Nauhojen tietoja on vaikea saada purettua käyttöön, koska asema ja sen ohjelmisto pitää ensin asentaa uuteen koneeseen. Nauhaa voidaan vaihtaa asemaan joka päivä, ja silti voi olla mahdollista ettei sinne mene oikeita tiedostoja tai nauha voi olla rikki (koska tämä on vaikea todeta tai tarkistaa) Nauha-aseman suurempaa kapasiteettia ei tarvita AutoFuturin/KoneFuturin tietojen varmistamiseen, joten sen suuresta varmistuskapasiteetistä ei saada yleensä etua. Edut erityisesti cd/dvd- varmistukseen verrattuna: Käytössä on paljon erilaisia poltto-ohjelmia, joiden käyttö eroaa toisistaan Edellytys varmuuskopioinnille on, että se tehdään joka päivä. Levylle kopiointia ei yleisohjelmilla pystytä ajastamaan helposti ja luotettavasti. Koska kopiointi pitää tehdä käsin, sitä ei käytännössä ehditä tehdä päivittäin. Varmuuskopion palautushetkellä taas esim. kokonaisen viikon tietojen menestys on usein katastrofi. Lisätietoja FuturSoft Lars Sonckin Kaari 16 00260 Espoo Vaihde 0207-288 730 Fax 0207-288 731 Helpdesk 0600-9-4044 mailto: helpdesk@futursoft.fi http://www.futursoft.fi Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos 12.11.2008 MK Muokattu ala- ja yläviitettä, sekä lisätty lisätietoja osio Varmuuskopiointi USB-tikulle - 15 -