1 (7) Aika: 25.4.2009 klo 13:00 Paikka: Manilla Itäinen Rantakatu 64, 20810 Turku Hallituksen puheenjohtaja Gunvor Kronman toivotti kokousväen tervetulleeksi. Hän totesi vuosikokouksen olevan nyt toista kertaa pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Turku on vireä kehitysalan yhteisöjen toiminta-alue ja esimerkiksi Turun Mahdollisuuksien Tori on tänä vuonna ensimmäistä kertaa viikon mittainen tapahtuma, jonka avulla pystytään nostamaan esille globaalivastuun ja kehitysyhteistyön teemoja. Puheenjohtaja esitti kiitokset hallitukselle tiiviistä ja antaumuksellisesta työskentelystä, kiitokset jäsenjärjestöille sekä hyvin sitoutuneelle henkilökunnalle. Finanssikriisin alla tarvitsemme saumatonta yhteistyötä ja yhteistä rintamaa kaikkien niiden tahojen kanssa, jotka haluavat nostaa esille köyhien maiden tilanteen sekä tehdä töitä näiden maiden ongelmien ratkaisemiseksi. Tämä on entistä tärkeämpää meille kaikilla. Hallituksen puheenjohtaja toivotti kokousväen vielä kerran lämpimästi tervetulleeksi Turun kokoukseen, toivotti hyvää kokousta ja hyvää kevättä. Puhe kokonaisuudessaan on liitteenä 1A. Käsitellyt asiat 1 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 8 mukaan hallituksen on lähetettävä kutsu yhdistyksen kokouksiin vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta postittamalla kutsukirje yhdistyksen jäsenille. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Kokouskutsu on liitteenä 2A. Todettiin. 3 KOKOUSEDUSTAJIEN VALTAKIRJOJEN JA EDUSTUSOIKEUDEN VAHVISTAMINEN Hallintosihteeri luki valtakirjat. Kooste osanottajista on liitteenä 3A. Vahvistettiin äänivaltaisten osanottajien määräksi 30, heidän edustamiensa yhdistysten lukumääräksi 30 ja äänimääräksi 36. Vahvistettiin kolmen puheoikeutetun tarkkailijan sekä Kepan henkilökunnan ja vieraiden läsnäolo-
2 (7) oikeus. 4 KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN Valitaan: kokouspuheenjohtaja kokoussihteeri kaksi pöytäkirjan tarkastajaa kolme ääntenlaskijaa. Valittiin: 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN - kokouksen puheenjohtajaksi Taimi Sitari, Turun Maantieteellinen Seura ry - sihteeriksi Anja-Maija Palmu, Kepa ry - pöytäkirjan tarkastajiksi Mikko Pantzar, Vihreä Sivistysliitto ja Sirpa Sinervä, Plan Suomi Säätiö - ääntenlaskijoiksi Eija Mustonen, Emmaus Helsinki, Lauri Peltonen, Taksvärkki ry ja Hannu Varhi Wycliffe Raamatunkääntäjät ry. Hyväksyttiin. 6 PÄIVITETTY STRATEGIA 2006-2011 Liitteenä 6A on hallituksen esitys päivitetyksi strategiaksi ja liitteenä 6 B versio, jossa lisäykset ja poistot merkittyinä seuraavasti:. - alleviivattu: kevään 2008 arviointiprosessissa lisättyä tekstiä - yliviivattu: kevään 2008 arviointiprosessissa poistettua tekstiä - alleviivattu ja lihavoitu: syyskokouksen 2008 jälkeen lisättyä tekstiä. Toiminnanjohtaja totesi strategian päivityksen olevan hallituksen yksimielisen esityksen. Päivityksen lisäksi hallitus esittää strategiakautta pidennettäväksi vuoteen 2011 asti perusteena se, että kolmivuotiset ohjelmat ja kuusivuotinen strategiakausi limittyisivät näin sopivasti yhteen. Toiminnanjohtaja toi esille strategian puolivälinarvioinnin perustuvan syyskokouksen 2005 päätökseen. Hallitus vei esityksen päivitetystä strategiasta syyskokoukselle 2008. Syyskokouksessa jäsenistö halusi selvennystä strategian Eurooppakontekstia koskeviin esityksiin ja tarkennusta Kepan ja Kehyksen mandaateista Eurooppa- ja EU-foorumeilla, mistä syystä hallitus veti esityksensä pois. Syyskokouksen jälkeen jäsenistöä on kuultu ja käyty Kepan ja Kehyksen välisiä neuvotteluja, joiden avulla haetaan selkeyttä työnjakoon. Keskustelut jatkuvat. Pää- ja strategisiin tavoitteisiin tai resurssien osalta ei ole tehty päivitysehdotuksia. Kepan hallituksen näkemys on, että yhteys Euroopan unioniin syvenee tulevaisuudessa. Ymmärtääkseen, mitä kansallisella tasolla normitetaan on ymmärrettävä EU-viitekehys ja kansainväliset prosessit. Näin
3 (7) voidaan tehdä tuloksellisempaa työtä myös Suomessa. Päivitetyn strategian mukaan Kepan tulee etsiytyä entistä enemmän erilaisiin lisäarvoa tuottaviin yhteistyöverkostoihin. Ympäristö- ja ilmastokysymys on merkittävä trendi ja siihen tulee ottaa entistä aktiivisempi ote strategiassa, mutta näkökulmana syyskokouksen 2008 evästys Kepan keskittymisestä ilmastonmuutoksen ja köyhdyttämisen välisen yhteyden ymmärtämiseen. Strategian toimeenpano edellyttää jäsenistön vahvaa tukea toimivia suhteita ulkoministeriöön ja vakaata rahoituspohjaa. Jäsenistö on Kepan tärkein resurssi, ja tulevaisuudessa jäsenistön asiantuntemusta hyödynnetään entistä voimakkaammin. Kepan verkostoituu ja osallistuu kansainvälisesti entistä laajemmin. Kepalla on pysyvän asiantuntijan mandaatti oikeusministeriön alaisessa Kansalaisyhteiskuntapolitiikan neuvottelukunnassa (Kane). Kepan positio Maailman ja Euroopan Sosiaalifoorumeihin harkitaan tulevaisuudessa uudelleen. Jäsenjärjestöjen edunvalvonnan ja kapasiteetin vahvistamista koulutuksen ja neuvonnan avulla vahvistetaan. Yleiskeskustelu: Yleiskeskustelussa tiedusteltiin käyttökokemuksia startegiassa mainitusta ja Kepassa käytössä olevasta European Foundation for Quality Management (EFQM) -toiminnan laadun itsearviointijärjestelmästä. Toiminnanjohtaja valotti, kuinka EFQM-mallin avulla organisaation toimintaa ja tuloksia tarkastellaan systemaattisesti organisaation eri osa-alueiden muodostaman kokonaisuuden viitekehyksessä ja peilataan eri sidosryhmien tarpeisiin. Menetelmän avulla löydetään muun muassa toimintaprosessien ongelmakohdat. Toiminnanjohtaja totesi nyt saatujen kokemusten perusteella järjestelmän toimivan hyvin ja nostaneen esiin kehittämiskohteita. Strategian päivitys hyväksyttiin hallituksen esityksen mukaisesti, liite 6A, ja pidennettiin strategiakausi kuusivuotiseksi siten, että nykyisen strategian kausi on 2006-2011. 7 VAALIVALIOKUNNAN ASETTAMINEN Liitteenä 7A on hallituksen esitys vaalivaliokunnaksi. Yleiskeskustelu: Vaalivaliokuntaa valmistelevan työryhmän puheenjohtaja S. Kalliokoski esitteli hallituksen yksimielisen esityksen vaalivaliokunnaksi. Ryhmä on pyrkinyt saamaan vaalivaliokuntaan mukaan tasapuolisen edustuksen Kepan 280 jäsenjärjestöstä. Ei pyydettyjä puheenvuoroja. Hyväksyttiin esitys vaalivaliokunnaksi hallituksen esityksen mukaisesti. 8 VUODEN 2008 TOIMINTAKERTOMUS Liitteenä 8A on hallituksen esitys vuoden 2008 toimintakertomukseksi. Toiminnanjohtaja, ohjelmajohtaja
4 (7) Toiminnanjohtaja Ohjelmajohtaja Toiminnanjohtaja toi esille nykyisen ohjelman kolme keskeistä tukijalkaa eli kehityspoliittisen vaikuttamistyön, jäsenistön toimintaedellytyksistä huolehtimisen ja kansainvälisyyskasvatuksen ja totesi jäsenistön toiminnassa heijastuvan köyhyyden rakenteellisen viitekehyksen tiedostamisen. Jäsenistö on ilahduttavasti ollut mukana määrittelemässä yhdessä Kepan kanssa kansalaisjärjestöjen näkemyksiä eri foorumeilla ja osallistunut kampanjakoulutuksiin sekä vienyt poliittisille päättäjille ohjelmamme keskeistä viestiä, jossa tunnistetaan, että köyhdyttämisen lopettaminen riippuu köyhyyttä ylläpitävien rakenteiden murtamisesta. Jäsenistön koulutus ja neuvonta on lähtenyt jäsenten tarpeista ja koulutus on yhä useammin räätälöity tiettyyn kysyntään. Kepan luotsaamassa kansanvälisyyskasvatusverkostossa (kvk) on 170 jäsentä, joista vajaat puolet on myös Kepan jäseniä. Vuonna 2008 tehty jäsenkyselyn on antanut runsaasti pohtimisen aihetta, kuinka Kepa tulevaisuudessa paremmin pystyisi vastaamaan jäsenistön tarpeisiin. Henkilöstön vaihtuvuus on hidastunut ja uusien työntekijöiden tuomat ideat ja jo pitempään talossa olleiden kokemuksen syventämä osaaminen on löytämässä balanssin. Erityisesti viestinnän resursseja arvioidaan tilanteessa, jossa verkkotyyppisen viestinnän kasvu tulevaisuudessa on tunnistettu. Ohjelmajohtaja nosti esille koulutuksen tavoitteena järjestöjen intensiivisemmän osallistumisen ja laajemman oppimisen systemaattisemman osallistamisen kautta. Erityisesti Etelässä hankkeita vetävät järjestöt kumppaneineen on pyritty saamaan oman työn systemaattisen arvioinnin ja koulutuksen piiriin. Edunvalvonnassa Kepa puhuu järjestöjen rahoituksen puolesta ja seuraa kansainvälisten trendien vaikutuksia suomalaisten järjestöjen poliittiseen ja taloudellisiin tilaan. Maailma kylässä -festivaali on edelleen vuonna 2008 menestynyt, ja on saanut hyvin yritys- ja muita yhteistyökumppaneita, mikä on tuonut koko Kepalle tunnettuutta eri alueilla. Etelän vapaaehtoisohjelman (Etvo) uudistetut toimintamallit olivat käytössä. Valitettavasti vapaaehtoisista lähtijöistä oli pulaa. Tilanteen korjaamiseksi on tänä vuonna panostettu Etvon markkinointiin. Kumppani-lehden lukijatyytyväisyys on erinomainen, mutta tilaajamäärä pienehkö, ja tänä vuonna on lisätty markkinaponnistuksia lehden levikin kasvattamiseksi. Kepa.fi-uutiset on Kepalle erinomainen kvk-kanava tavoittaa ruohonjuuritason suomalaisia. Kepan käytössä on yksi globaali ohjelma, mistä syystä Etelästä ei raportoida omana erillisenä kohtanaan, vaan Etelän toiminnot limittyvät Etelässä toteutettaviin koulutus- ja neuvontasuunnitelmiin ja toisaalta vaikuttamistyöhön. Osana vaikuttamistyötä on vuonna 2008 käännätetty köyhdyttämisteeman aineisto eri kielille ja aineisto on ollut jaossa eri maissa. Vastaanotto on ollut hyvä sekä järjestömaailmassa että muissa sidosryhmissä. Ehkä erikseen voisi mainita Nicaraguan Suomen suurlähetystön, joka on ottanut Los empobrecidos -kirjan (Kent Wilska: Köyhdytetyt) jakeluunsa. Nicaraguan poliittinen tilanne on ollut vuonna 2008 epävakaa ja ulkomaisten järjestöjen toimintaa on uhattu. Kepan volyymiltään suurin Etelän toiminta on paikalliset kumppanuudet, joita on jokaisessa toimintamaassa. Suurimmat kumppanit pystyvät tuottamaan Kepalle runsaasti lisäarvoa keräämällä tietoa kehitysrahoituksen ja kauppapolitiikan vaikutuksista. Sen sijaan pienille kumppanijärjestöille Kepa on
5 (7) ehkä enemmän antava osapuoli tukemalla niiden osaamista. Jatkuva pohdinnan aihe on, miten Kepa voisi toimia paikallistasolla paremmin tai miten Kepan makrotason vaikutukset saataisiin linkitettyä paikallistasolle. Tällä hetkellä työ on hyvässä vauhdissa Mosambikin pohjoisosassa Pembassa, jossa Kepalla on toimisto. Vuonna 2008 aloitettiin työ Mekongin alueella, jossa lähdettiin liikkeelle yhden työntekijän voimin Työalueena Mekongin alueen maista ovat Kambodza, Laos Thaimaa ja Vietnam. Ohjelman kehityksen osalta Kepa tutkii jatkuvasti toimintaympäristöjään ja miten reagoida muutoksiin. Aiheista laaditaan raportteja, jotka ovat vapaasti ladattavissa verkosta. Yleiskeskustelu: Lyhyessä yleiskeskustelussa jäsenistöstä kiitettiin Kumppani-lehteä ja kannustettiin tilaamaan lehteä vaikkapa lahjaksi. Toiseksi nostettiin esille kysymys toiminnasta Etelässä ilman kansalaisjärjestöstatusta: onko mahdollista toimia, jos paikallinen osapuoli ei ole rekisteröity toimija? Ohjelmajohtaja kertoi, että ulkoministeriön hanketukea hakevan ei muodollisesti tarvitse olla rekisteröity järjestö. Kepan periaatteena sen sijaan on, että rahaa liikutellaan vain rekisteröityneen eli oikeustoimikelpoisen Etelän kumppanin kanssa. Sen sijaan kansalaisjärjestöt voivat vapaasti tehdä yhteistyötä rekisteröimättömän toimijan kanssa. Jälleen kerran muistutettiin tavasta tehdä työtä paikallisia kunnioittaen, ei ylhäältä päin jakaen. Hyväksyttiin toimintakertomus hallituksen esityksen mukaisesti. 9 VUODEN 2008 TILINPÄÄTÖS Hallituksen esitys vuoden 2008 tilinpäätökseksi. Liitteenä 9A on vuoden 2008 tasekirja ja liitteenä 9B toteutuman erittely toiminnoittain sekä liitteessä 9C korjattu tasesivu. Hallintojohtaja Hallituksen esitys on, että 60 000 euroa siirretään omaan pääomaan ja 350 000 käytettäväksi vuonna 2009. Hallintojohtaja pahoitteli vuoden 2008 tilinpäätöksestä löytynyttä virhettä jonka osalta on jaettu liite 9C, jossa korjatut tiedot. Kyseessä on Nicaraguan eroraha, 10 677,52 euroa, joka vielä vuonna 2007 kirjattiin "lyhytaikaisiin muihin velkoihin", mutta joka tilintarkastajien suosituksesta siirrettiin tässä tilinpäätöksessä omaksi ryhmäkseen "pitkäaikaisiin muihin velkoihin". Siirron yhteydessä vuoden 2007 osalta luku jäi kuitenkin myös "lyhytaikaisiin muihin velkoihin", mistä se on poistettava, joten lyhytaikaisen vieraan pääoman summaksi tulee 824 552,68 euroa (aiemmin 835 230,20). Kun vanha taseen laskentakaava excel-taulukossa kopioitiin vuodelle 2008, samainen rahasumma jäi uupumaan "vastattavaa" osan yhteenlaskusta molempina vuosina, joten "vastaavaa" ja "vastattavaa" täsmää vuoden 2007 osalta, mutta vuoden 2008 summasta kysessä oleva luku puuttuu. Oikein laskettuna "vastattavaa" vuonna 2008 on yhteensä 1 187 420,24 euroa, mikä täsmää "vastaavan" summan kanssa. Varsinaiset tiedot ovat siis oikein, eivätkä ole muuttuneet, mutta hallituksessa hyväksytyssä taseessa esiintyi laskuvirhe, joka nyt korjataan.
6 (7) Hallintojohtaja esitteli lyhyesti tilinpäätöksen. Rahoituksesta 72 prosenttia on toteutunut Helsingissä, 28 Etelässä. Henkilöstökulujen osuus on 53 prosenttia ja hallintokulujen 31,2 prosenttia (Etelässä 10, Helsingissä 21,9 prosenttia). Hyväksyttiin vuoden 2008 tilinpäätös hallituksen esityksen mukaisesti. 10 TILINTARKASTUSKERTOMUS JA TILINTARKASTAJIEN LAUSUNTO SEKÄ TILIVELVOLLISTEN VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN Tilintarkastuskertomus ja tilintarkastajien lausunto, liite 10A, jaettiin pöydälle. Puheenjohtaja luki tilintarkastajien lausunnon. Todettiin tilintarkastajien lausunto ja myönnettiin tilivelvollisille vastuuvapaus. 11 ILMOITUSASIAT 11.1 Maailma Kylässä 2009 -festivaali 11.2 Mahdollisuuksien tori -tapahtuma Turussa Viestintäjohtaja kertoi Maailma kylässä -festivaalin viettävän tänä vuonna 10- vuotisjuhlaansa 23.-24.5. Mukaan on ilmoittautunut yli 400 myyjää ja näytteille asettajaa, liki 200 vapaaehtoista työntekijää ja 150 esiintyjää, joista voisi nostaa esille Eino Grönin Finlandia-orkestereineen tai mosambikilaisen bändin Ghorwanen. Useat esiintyjistä ovat yhteistuotantoja jäsenjärjestöjen kanssa, kuten esimerkiksi Ghorwane Suomi-Mosambique-seuran kanssa. Sponsorirahaa on tulossa 220 000 euroa, joka nykyisessä taloudellisessa taantumassa on hieno saavutus, ja koko budjetti 500 000 euroa. Rebecca Frilund kertoi Turun tulevasta Mahdollisuuksien tori -tapahtumasta, johon osallistunee noin 60 toimijaa. Tori pidetään 12.9.2009. 12 MUUT ASIAT Muita asioita ei ollut. 13 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:13 ja kutsui kokousväen buffet- ja cocktailtilaisuuteen Manillan aurinkoiselle sisäpihalle. Gunvor Kronman Taimi Sitari puheenjohtaja puheenjohtaja 1-3 4-13
7 (7) Anja-Maija Palmu sihteeri Mikko Pantzar pöytäkirjan tarkastaja Sirpa Sinervä pöytäkirjan tarkastaja