1(6) OPISKELIJAREKISTERIN OHJEET TIEDEKUNNILLE UUSIEN OPISKELIJOIDEN KIRJOITTAUTUMISEEN Sisältö 1 Oodin käyttölupa...1 2 Opiskelijoilta vaadittavat kirjoittautumisasiakirjat...1 2.1 Opiskelijarekisterin perustietolomake ja todistuskopiot...2 2.2 Ylioppilaskunnan jäsenmaksukuitti...4 3 Läsnä- ja poissaoloilmoittautuminen...4 3.1 Opintojen aloittamisen siirtäminen...4 4 Ohjeita kirjoittautumisasiakirjojen toimitukseen...5 5 Paikan vastaaottanut opiskelija, joka ei toimita kirjoittautumisasiakirjoja määräaikaan mennessä 4 6 Aikataulu...5 7 Henkilörekisteriote ja käyttöluvat...5 8 Käyttöluvat...6 9 Nimenmuutokset ja nimissä olevat virheet...6 1 Oodin käyttölupa Tiedekuntien valintahenkilöstö tarvitsee Oodiin katseluoikeudet, jotka on hyvä hakea jo Hareklupien hakemisen yhteydessä. Käyttölupaa haetaan sivun http://www.helsinki.fi/opiskelijarekisteri/oodi/tuki/lupa.html ohjeiden mukaan (haettava roolisuositus: WinOodi Opiskelijan perustietojen katselija). 2 Opiskelijoilta vaadittavat kirjoittautumisasiakirjat Kultakin kirjautuvalta opiskelijalta tulee toimittaa opiskelijarekisteriin kohdissa 2.1 ja 2.2 (huom. poikkeus kohdassa 3.1) mainitut asiakirjat. Opiskelijarekisteri, PL 4 (Vuorikatu 3), 00014 Helsingin yliopisto Puhelin (09) 191 22234, faksi (09) 191 22192, www.helsinki.fi/yliopisto Studerande registret, PB 4 (Berggatan 3), FI-00014 Helsingfors universitet Telefon +358 9 191 22234, fax +358 9 191 22192, www.helsinki.fi/universitetet Student Register, P.O. Box 4 (Vuorikatu 3), FI-00014 University of Helsinki Telephone +358 9 191 22234, fax +358 9 191 22192, www.helsinki.fi/university
2(6) 2.1 Opiskelijarekisterin perustietolomake ja todistuskopiot Tiedekunnan on pidettävä huolta, että kaikille hyväksytyille lähetetään aina kyseisen vuoden perustietolomake. Lukuvuosi on merkitty perustietolomakkeen oikeaan yläreunaan. Päivitetty perustietolomake on toimitettu tiedekuntiin ja löytyy kolmella kielellä myös hakijapalveluiden sivulta osoitteesta https://wiki.helsinki.fi/display/valssi/opiskelijarekisterin+perustietolomakkeet+ja+ohjeet Perustietolomakkeen tulee aina olla tietojen sijoittelun suhteen identtinen. Perustietolomakkeiden kohtien muuntelu (poistaminen, yhdistäminen) ei ole sallittu. Tiedekunnan on suositeltavaa esitäyttää hyväksytyille lähetettävään lomakkeeseen virkailijan täytettäviä kohtia. Tiedekunnassa kirjoittautumisasiakirjat vastaanottavan henkilön tulee tarkastaa, että perustietolomakkeen kaikki kohdat on asianmukaisesti täytetty. Myös opiskelijan täyttämät kohdat tulee tarkistaa. Mikäli opiskelija ei ole täyttänyt jotain kohtaa lomakkeesta, on tietoa kysyttävä opiskelijalta. Mikäli jokin kohta perustietolomakkeesta jätetään täyttämättä, on tästä sovittava etukäteen opiskelijarekisterin kanssa. Puutteellisesti täytetyt lomakkeet palautetaan tiedekuntaan. Lomakkeen tarkemmat täyttöohjeet ja hakukelpoisuuden osoittavat todistuskopiot: Tieto aikaisemmasta opiskelusta HY:ssä: Opiskelijarekisterin työtä selkeyttää ja nopeuttaa, jos opiskelija/tiedekunta merkitsee lomakkeeseen rastin kohtaan kyllä mikäli opiskelija on aikaisemmin opiskellut Helsingin yliopistossa (esimerkiksi tutkinto-opiskelijana, erillisellä opinto-oikeudella tai JOO-oikeudella). Ulkomaalaisen henkilötunnuksen tunnusosa, kohta 1: Mikäli ulkomaalaisella ei ole vielä suomalaista henkilötunnusta, henkilötunnuksen tunnusosa voidaan jättää tyhjäksi. Henkilölle luodaan opiskelijarekisterissä keinotekoinen tunnusosaltaan 9- alkuinen henkilötunnus. Saatuaan virallisen henkilötunnuksen opiskelijan tulee käydä ilmoittamassa se opiskelijaneuvontaan henkilötodistuksen kanssa. Tunnistetiedot, kohdat 2. Sukunimi ja 3. Etunimet: Mikäli opiskelijan nykyinen nimi ja todistuksissa olevat nimet eroavat toisistaan, tulee opiskelijan todistaa nimenmuutos kirjoittautumisasiakirjoja tiedekuntaan jätettäessä. Nimenmuutoksen voi todistaa virkatodistuksella, lääninhallituksen päätöksellä, passilla, ajokortilla tai muulla virallisella henkilökortilla. Perustietolomakkeen kohtaan 2 voidaan merkitä tiedekunnassa tieto nimitietojen tarkistamisesta ( nimenmuutos tarkistettu sekä allekirjoitus tai leima) tai vaihtoehtoisesti tiedekunta voi lähettää kopion asiakirjasta perustietolomakkeen yhteydessä opiskelijarekisteriin. Ilmoittautumistiedot, kohta 15. Läsnäolo: Mikäli kyseessä on Helsingin yliopiston vanha opiskelija, pitää kirjoittautumisasiakirjojen jätön yhteydessä tarkastaa, että opiskelija on maksanut HYY:n jäsenmaksun (kuitista tai suoraan Oodista). Vanhojen opiskelijoiden osalta kirjautumisasiakirjoja EI tule toimittaa opiskelijarekisteriin ennen kuin maksu on maksettu. Mikäli opiskelija ei ole vielä maksanut maksua, opiskelijalle ei tule merkitä läsnäoleva tietoa perustietolomakkeeseen eikä Harekiin. Läsnäoloilmoittautumisesta ja opintojen aloittamisen lykkäämisestä ks. tarkemmin luku 3. Opinto-oikeustiedot, kohdat 17-25: Mikäli mahdollista, nämä kohdat tulee esitäyttää kokonaan tiedekunnan toimesta. Erityisesti opiskelijoiden itse täyttämät tiedot ovat usein virheellisiä, ja lomakkeen ja Harekin tietojen erojen tarkistaminen viivyttää kirjaamista.
3(6) Opinto-oikeustiedot, kohta 17. Opinto-oikeuden kattavuus: Opinto-oikeuden kattavuus kohta on aina täytettävä perustietolomakkeeseen tiedekunnassa. Huom: Mikäli opiskelija tulee sellaisesta valinnasta, jossa osa opiskelijoista saa oikeuden sekä ylempään että alempaan tutkintoon, ja osa vain ylempään tutkintoon, ei Harekista tule automaattisesti Oodiin tietoa siitä, että opiskelija on valittu suorittamaan vain ylempää tutkintoa. Opinto-oikeuden peruste ja perusteen suorituspäivämäärä, kohdat 21 ja 22: Perustietolomakkeen kohtiin 21 ja 22 on merkittävä tiedekunnassa tieto tarkastetusta opintooikeuden perusteesta ja perusteen suorituspäivästä. Kopio hakukelpoisuuden perusteena olevasta tutkintotodistuksesta tulee lähettää opiskelijarekisteriin ainostaan siinä tapauksessa, että tiedekunnalla on tarve yksityiskohtaisemmalle perustetietojen (oppilaitos, tutkinnon nimi ja suoritusajankohta) tallennukselle Oodiin. Huom. päävalintoja koskeva erityisohjeistus alempana kohdassa Päävalinnat. Huom. Vuonna 1990 tai sen jälkeen suoritettujen suomalaisten ylioppilastutkintojen tiedot (oppilaitos, tutkinnon nimi ja suoritusajankohta) siirretään edelleen automaattisesti Harekista Oodiin kaikkien alemman ja/tai ylemmän tutkinnon suoritusoikeuden vastaanottaneiden osalta. Niissä tapauksissa, joissa opiskelijarekisteriin toimitetaan tiedekunnasta hakukelpoisuuden osoittavan todistuksen kopio, kopiossa tulee olla tiedekunnan leima osoituksena siitä, että peruste on tarkistettu tiedekunnassa. Tutkintotodistuksen liitteenä tiedekuntaan mahdollisesti toimitettuja opintosuoritusotteita ei tule lähettää opiskelijarekisteriin. Huom: Opiskelijarekisteri ei arkistoi hakukelpoisuuden osoittavia tutkintotodistuksia. Hakijapalvelut arkistoi opiskelijoiden toimittamat todistuskopiot päävalintojen osalta sekä UAFhauista ne, jotka eivät etene tiedekunnan valintaprosessiin. Tiedekunnat arkistoivat todistuskopiot erillisvalintojen ja UAF-hauista tiedekunnan valintaprosessiin etenevien hakijoiden osalta. Tiedekunta arkistoi myös jatkotutkinto-oikeuden perusteeksi toimitetut tutkintotodistuskopiot. Huom. Mikäli avoimen yliopiston opinnot ovat opinto-oikeuden perusteena, tulee tämä tieto tallettaa myös hakijarekisteriin (Harek). Päävalinnat Päävalintojen osalta kohtien 21 ja 22 mukaiset perustiedot saadaan Harekista / Valssista ja tarvittaessa yksityiskohtaisemmat tiedot hakijapalveluiden kautta opiskelijarekisteriin toimitettavista todistuskopioista, joten näiden osalta ei ole tarpeen merkitä tietoja perustietolomakkeeseen (eikä toimittaa todistuskopioita opiskelijarekisteriin). Yllä olevasta poiketen päävalintojen osalta kohtien 21 ja 22 tiedot on tarkastettava tiedekunnassa ja merkittävä perustietolomakkeelle niiden päävalinnassa hakeneiden osalta, jotka on hyväksytty ehdollisesti hakuvaiheessa toimittamansa ennakkoarvion perusteella. Ehdollisesti hyväksyttyjä uusia opiskelijoita on ohjeistettava hyväksymiskirjeessä toimittamaan tiedekuntaan muiden kirjoittautumisasiakirjojen ohella myös virallisesti oikeaksi todistettu kopio korkeakoulukelpoisuuden tuottavan tutkintonsa varsinaisesta tutkintotodistuksesta. Hyväksymiskirjeessä on syytä painottaa, että tutkintotodistuksen voi virallisesti oikeaksi todistaa vain julkinen notaari tai tutkinnon myöntänyt oppilaitos. IB-ennakolla ehdollisesti hyväksyttyjä uusia opiskelijoita on vastaavasti ohjeistettava toimittamaan IB-koordinaattorin myöntämä, leimaamalla ja allekirjoittama todistus opiskelijan lopullisista IB-arvosanoista. Ehdollisesti hyväksyttyjen uusien opiskelijoiden viralliset kopiot opinto-oikeuden perusteena olevien tutkintojensa tutkintotodistuksista toimitetaan tiedekunnasta joko suoraan
4(6) hakijapalveluihin arkistoitavaksi tai opiskelijarekisteriin, jos on sovittu, että opiskelijarekisterissä tallennetaan tutkinnosta tarkempia tietoja Oodiin. 2.2 Ylioppilaskunnan (HYY) jäsenmaksukuitti Ylioppilaskunnan jäsenmaksu on pakollinen kaikille alempaa tai ylempää korkeakoulututkintoa suorittaville. Tositteeksi HYYn jäsenmaksusta kelpaa kuitti, jolla jäsenmaksu on maksettu. Kuitin tulee olla liitettynä täytettyyn HYY:n Uuden opiskelijan jäsenmaksu lukuvuodelle 2011 2012 - lomakkeeseen. Maksulomakkeessa pitää olla opiskelijan nimi, syntymäaika ja maksuerittely. Ylioppilaskunnan ja osakunnan jäsenyyden rekisteröinti tapahtuu maksulomakkeen tietojen perusteella. Opiskelijan on syytä ottaa itselleen kopio maksukuitista yliopistolla asioimista varten. Kuitissa on oltava seuraavat tiedot: maksaja, summa, vahvistustunnus, maksun päivämäärä, viitenumero ja tili jolle maksettu. Kuitiksi kelpaavat alkuperäinen pankista saatu maksukuitti, alkuperäinen pankkiautomaattikuitti tai verkkopankista tulostettu kuitti. Ylioppilaiden terveydenhoitomaksu on pakollinen perustutkintoa suorittaville, ja se on heille osa ylioppilaskunnan jäsenmaksua. Terveydenhoitomaksua ei tarvitse maksaa, jos se on maksettu johonkin muuhun korkeakouluun. Tällöin riittää oikeaksi todistettu kopio toiseen korkeakouluun suoritetusta maksusta. Jatko-opiskelijat eivät ole oikeutettuja YTHS:n palveluihin, eivätkä ylioppilaskuntaan liittyessään maksa terveydenhoitomaksua. Osakunnan jäsenmaksu on vapaaehtoinen. Hyväksytyille tiedekunnasta lähetettävään ohjeistukseen toivotaan lisättävän seuraava virke Jos haluat liittyä osakuntaan, maksa jäsenmaksu ja kirjoita maksusuorituksen viestikenttään tai maksukuittiin osakuntasi lyhenne. 3 Läsnä- ja poissaoloilmoittautuminen Uusi opiskelija katsotaan läsnäoloilmoittautuneeksi ensimmäiseksi lukuvuodeksi (tai lukukaudeksi), kun hän on jättänyt kirjoittautumisasiakirjansa tiedekuntaan määräaikaan mennessä. Jos opiskelija ilmoittautuu läsnäolevaksi vain syyslukukaudeksi, Oodiin kirjautuu automaattisesti poissaoloilmoittautuminen kevätlukukaudeksi, jonka voi muuttaa läsnäoloksi toimittamalla kuitin kevätlukukauden maksusta opiskelijaneuvontaan. Seuraavina lukuvuosina opiskelijan on ilmoittauduttava vahvistettuna ilmoittautumisaikana läsnätai poissaolevaksi, tai hän menettää opiskeluoikeutensa. Lisätietoja lukuvuosi-ilmoittautumisen säännöksistä löytyy rehtorin päätöksestä 57/2011 ja rehtorin päätöksen tarkennuksesta 76/2011. 3.1. Opintojen aloittamisen siirtäminen Opiskelijan, joka haluaa lykätä opintojen aloittamista, tulee toimittaa hakemus opintojen aloittamisen lykkäämisestä tiedekuntaan kirjoittautumisen yhteydessä. Tiedekunta määrää, milloin opintojen aloittamista lykänneen on aloitettava opintonsa. Tiedekunta vaatii opintojen aloittamista siirtävältä kirjoittautumisasiakirjat samoin kuin opintonsa aloittavalta (lukuunottamatta HYYn jäsenmaksukuittia).
5(6) 4 Ohjeita kirjoittautumisasiakirjojen toimitukseen Opiskelijan kirjoittautumisasiakirjat tulee toimittaa opiskelijarekisteriin heti, kun tieto paikan vastaanottamisesta on talletettu Harekiin ja kirjoittautumisasiakirjojen on tarkistettu olevan kunnossa. Yhtä opiskelijaa koskevat kaikki asiakirjat tulee toimittaa samalla kertaa. Ehdollisesti hyväksyttyjen osalta kirjoittautumisasiakirjoja ei saa lähettää opiskelijarekisteriin ennen kuin ehtojen täyttyminen on lopullisesti varmistettu. Puutteelliset kirjoittautumisasiakirjat toimitetaan takaisin tiedekuntaan. Lykkääjien osalta opiskelijarekisteriin toimitettaviin asiakirjoihin ei liitetä ylioppilaskunnan maksukuittia. Lisäksi perustietolomakkeeseen merkitään tieto poissaolosta. Lykkääjien asiakirjat toimitetaan kootusti yhdessä tiedekunnan lykkäämismyönnön kanssa vasta sitten, kun kaikilla tiedekunnasta lykkäämista hakevilla on tiedekunnan päätös. Suositeltavin tapa on, että joku tiedekunnasta tuo kirjoittautumisasiakirjat henkilökohtaisesti opiskelijarekisteriin. Kirjoittautumisasiakirjat voi toimittaa myös sisäpostissa, mutta postin kautta toimitettuina viive voi olla 2-3 päivää. Jos asiakirjat toimitetaan postitse, niin osoite on: Opiskelijarekisteri PL 4 (Vuorikatu 3) 00014 Helsingin yliopisto 5 Paikan vastaaottanut opiskelija, joka ei toimita kirjoittautumisasiakirjoja määräaikaan mennessä Mikäli paikan sitovasti vastaanottanut opiskelija ei ole toimittanut (kaikkia) kirjoittautumisasiakirjoja tiedekunnan määräämään kaikista viimeisimpään takarajaan mennessä, tiedekunnasta toimitetaan perustietolomake (virkailijan täyttämänä, mikäli opiskelija ei ole toimittanut perustietolomaketta) ja mahdolliset muut kirjoittautumisasiakirjat opiskelijarekisteriin. Opiskelijarekisteri rekisteröi tällöin opinto-oikeuden Oodiin suoraan menetetyksi. Opiskelijarekisteriin toimitettaviin asiakirjoihin on näissä tapauksissa syytä liittää vielä selvyyden vuoksi tiedekunnassa selitys, että kyseessä on nimenomaa kirjoittautumisen laiminlyönyt opiskelija. Opiskelija voi myöhemmin halutessaan aloittaa opinnot hakea opinto-oikeuden palautusta, kuten lukuvuosi-ilmoittautumisen laiminlyöneet vanhat opiskelijat. 6 Aikataulu Mikäli tiedekunnat toimittavat kirjoittautumisasiakirjat täydellisinä sitä mukaa kuin opiskelijat toimittavat niitä, niin kesän 2012 uusien opiskelijoiden tietojen arvioidaan olevan Oodissa 22.8.2012 mennessä. 7 Henkilörekisteriote ja käyttöluvat Kun opiskelijan tiedot on tallennettu Oodiin, opiskelijarekisteri postittaa hänelle henkilörekisteriotteen 2. luokassa. Opiskelijan tulee ilmoittaa henkilörekisteriotteen muista kuin nimeen liittyvistä virheistä sähköpostilla osoitteeseen oodi-valinnat@helsinki.fi. Jos virhe on nimissä, toimitaan kohdan 9 mukaan.
6(6) 8 Käyttöluvat Opiskelija ei voi saada atk-käyttölupaa ennen kuin hänen tietonsa on kirjattu Oodiin, josta ne siirtyvät automaattisesti tietotekniikkaosaston käyttölupatietokantaan. Käyttölupatietokanta luo käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteet. Opiskelijan on aktivoitava käyttäjätunnuksensa osoitteessa http://www.helsinki.fi/atk/luvat/aktivointi. Aktivoinnin voi tehdä, kun opiskelijan tiedot on viety Oodiin, kuitenkin aikaisintaan 1.8.2012. Huom. Opiskelijoiden tietojen vienti Oodiin jatkuu elokuun loppupuolelle. 9 Nimenmuutokset ja nimissä olevat virheet Mikäli opiskelijan nimi on vaihtunut tai se on väärin kirjoitettu henkilörekisteriotteella, opiskelijan ei tule aktivoida käyttölupaansa, vaan käydä ilmoittamassa nimenmuutoksesta henkilökohtaisesti opiskelijaneuvontaan sekä pyytää tämän jälkeen käyttöluvan tietojen muuttamista sähköpostilla osoitteesta atk-luvat@helsinki.fi. Aktivointi tulee tehdä vasta, kun opiskelija on saanut tiedon käyttölupatietojen muutoksesta. Jos opiskelija aktivoi käyttöluvan väärällä nimellä, voidaan opiskelijan nimi ja sähköpostiosoite muuttaa käyttöluparekisteriin opiskelijan pyynnöstä jälkikäteen. Käyttäjätunnusta ei tällöin enää voida vaihtaa, vaan se jää lopullisesti väärälle nimelle. Aktivointisovellus löytyy osoitteesta http://www.helsinki.fi/atk/luvat/aktivointi/ Mahdollisissa ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä osoitteeseen atk-luvat@helsinki.fi.