Keski-Pohjanmaan Yrittäjät Ry HALLINTO-OHJE 2013

Keski-Pohjanmaan Yrittäjät Ry HALLINTO-OHJE 2013

Keski-Pohjanmaan Yrittäjät HALLITUS Max 20 jäsentä Puheenjohtaja + 3 varapuheenjohtajaa Johtoryhmä: puheenjohtajisto + toimitusjohtaja Toimitusjohtaja Muut valiokunnat

LUKU 1 Yleistä Keski-Pohjanmaan Yrittäjät ry:n kevätkokous on 25.05.2013 pitämässään kokouksessa hyväksynyt tämän hallinto-ohjeen, jolla tarkennetaan lainsäädännön, Suomen yrittäjien sääntöjen ja yhdistyksen sääntöjen mukaisia toimivaltuuksia ja täsmennetään noudatettavia hyvän hallinnon periaatteita. Tässä hallinto-ohjeessa vahvistetaan vuosien aikana vakiintuneet käytännöt sekä määritellään muut tarpeellisiksi havaitut säännöt. Osa tässä määriteltävistä oheista perustuu yhdistyksen sääntöihin ja yhdistyslainsäädäntöön.

Yleistä 1 Suhde muihin säännöksiin Keski-Pohjanmaan Yrittäjät ry:n hallinnossa, henkilöstöasioiden ja varojen hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa on noudatettava kirjanpitolain ja asetuksen, tilintarkastuslain, Suomen yrittäjien sääntöjen, yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen lisäksi tämän hallinto-ohjeen määräyksiä. Lisäksi hallinto sitoutuu noudattamaan K-P:n Yrittäjät ry:n hyväksyttyjä eettisiä sääntöjä. 2 K-P:n Yrittäjät ry:n organisaatio Vuosikokoukset, hallitus, johtoryhmä ja hallituksen nimeämät valiokunnat toimivat aluejärjestön yhdistyksen sääntöjen, tämän hallinto-ohjeen sekä lainsäädännön mukaisin tehtävin ja vastuin. Toimitusjohtaja johtaa aluejärjestön toimintaa toimintasuunnitelman, talousarvion sekä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtajan sijaisena pitkän poissaolon aikana toimii aluejärjestön puheenjohtaja/ tai hallituksen siihen erikseen nimeämä henkilö. Toimiston henkilöstö vastaa omien toimenkuviensa mukaisesta toiminnasta toimintasuunnitelmien, talousarvion sekä toimitusjohtajan antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti

Yleistä 3 Yleiset toimivaltuudet Yleisten kokousten ja hallituksen toimivaltuudet on määritelty aluejärjestön säännöissä, yhdistyksiä koskevassa lainsäädännössä ja niitä täsmennetään tässä hallinto-ohjeessa. Hallitus asettaa johtoryhmän ja voi lisäksi asettaa keskuudestaan kalenterivuodeksi pysyviä valiokuntia tai työelimiä. Hallitus määrää näiden työjärjestyksen ja ne raportoivat työstään hallitukselle. Hallitus voi lisäksi asettaa tilapäisiä työryhmiä määrätyn tehtävän suorittamista varten. Näiden raportit käsitellään hallituksen kokouksessa. Työryhmät, valiokunnat tai vastaavat ovat hallitusta avustavia valmisteluelimiä, eikä niillä ole omaa itsenäistä päätösvaltaa. 4 Hallituksen kokoukset ja päätösten valmistelu Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kirjallisesta kutsusta. Varapuheenjohtajalla on hallituksen puheenjohtajan asema ja valtuudet aina kun puheenjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäviään. Asiat esittelee hallituksen kokouksissa toimitusjohtaja, tai hänen pyynnöstään muu yhdistyksen toimihenkilö. Toimitusjohtajaa koskevat asiat esittelee puheenjohtaja. Toimitusjohtaja laatii hallituksen ja johtoryhmän kokouksen esityslistan yhteistyössä puheenjohtajan kanssa ja lähettää sen sähköpostitse ko. toimielinten jäsenille. Hallituksen lista lähetetään myös hallituksen varajäsenille. Myös hallituksen jäsenillä on oikeus saattaa haluamansa asia hallituksen käsiteltäväksi ilmoittamalla siitä puheenjohtajalle kaksi (2) viikkoa ennen hallituksen kokousta. Tätä oikeutta ei ole hallituksen jäsenten henkilökohtaisilla varajäsenillä. Tärkeimpien asioiden osalta osia listalta lähetetään etukäteen, ja vastaavasti esityslistaa voidaan täydentää jälkikäteen kiireellisten asioiden osalta vielä kokouksessakin. Ennen hallituksen pöytäkirjojen lähettämistä hallituksen jäsenille toimitusjohtaja tai kokouksen sihteeri lähettää ne puheenjohtajan tarkastettavaksi. Hallituksen pöytäkirja on toimitettava hallituksen jäsenille viimeistään kuukauden sisällä pidetystä kokouksesta.

Hallitus 5 Hallitus ja sen tehtävät Sääntöjen mukaan yhdistyksellä on hallitus, johon vuosikokous valitsee kahdeksi vuodeksi kerrallaan vähintään 10 mutta enintään 20 jäsentä. K-P:n Yrittäjien hallitukseen kuuluu puheenjohtajiston (puheenjohtaja + 3 varapuheenjohtajaa) lisäksi 10-20 varsinaista ja 10 20 varajäsentä. Hallituksen kokous on päätösvaltainen kun puheenjohtaja tai joku varapuheenjohtajista ja yli puolet kaikista hallitukseen kuuluvista on läsnä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kannattama mielipide paitsi vaaleissa arpa. Hallitus huolehtii toimeenpanevana elimenä aluejärjestön hallinnosta toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Hallitus valmistelee seuraavan vuoden toimintasuunnitelma- ja talousarvioesityksen vuosittain. Talousarvioesitys tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen sekä kuluvan vuoden talousarvioon.

Hallitus 6 Hallituksen tehtävät Hallituksen yleisenä tehtävänä on suunnata yhdistyksen toiminta niin, että se tuottaa pitkällä aikavälillä parhaan mahdollisen edunvalvonnallisen tuloksen yhdistyksen jäsenille. Tehtävien toteuttamiseksi hallitus: 1. Valmistelee yhdistyksen strategian yleisen kokouksen hyväksyttäväksi ja keskustelee vuosittain sen ajankohtaisuudesta 2. Määrittelee yhdistyksen edunvalvontapolitiikan vuosittain (ei poliittista) 3. Valmistelee strategian pohjalta vuosittaisen toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä valvoo niiden toteutumista 4. Hyväksyy vuosittain merkittävien investointien kokonaismäärän 5. Vahvistaa yhdistyksen organisaatiorakenteen 6. Valitsee toimitusjohtajan (toimitusjohtaja valitsee henkilökunnan) 7. Tekee tarvittaessa esityksiä vuosikokoukselle toimitusjohtajan ja henkilöstön palkkiojärjestelmistä 8. Käy vuosittain läpi yhdistyksen toimintaan liittyvät keskeiset riskit ja niiden hallinnan sekä antaa tarvittaessa niitä koskevia ohjeita toimitusjohtajalla 9. Valmistelee yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen 10. Esittelee muut asiat, jotka hallituksen puheenjohtaja/toimitusjohtaja ovat esittäneet otettaviksi kokousten esityslistalle

Hallitus Hallitus pyrkii myös arvioimaan oman toimintansa tehokkuutta. Arvioinnin tulokset otetaan huomioon hallituksen seuraavaa toimintasuunnitelmaa laadittaessa, ja ne ovat myös käytettävissä vuosikokoukselle tehtävää hallituksen kokoonpanoa koskevaa esitystä valmisteltaessa Hallitus päättää säännöissä määrättyjen tehtävien lisäksi: - Liittymisestä muihin yhdistyksiin, tai yhteisöihin sekä niistä eroamisesta - Yhteistyösopimuksista, jotka ovat sisällöltään huomattavat - Varojen sijoittamisesta ja toimitilojen hankkimisesta - Huomattavista hankinnoista ja sijoituksista Aluejärjestön hallitus päättää yhdistyksen antamista virallisista lausunnoista, kannanotoista ja esityksistä, joilla on yhteiskunnallisesti tai järjestön kannalta huomattavaa merkitystä. Puheenjohtajalla ja toimitusjohtajalla tai johtoryhmällä on oikeus antaa lausuntoja ja kannanottoja yleisesti hyväksyttyjen periaatteiden ja toiminnan tavoitteiden puitteissa. Toimitusjohtajalla on oikeus hallituksen valtuuttamana palkata sekä määräaikaiseen että toistaiseksi voimassaolevaan työsuhteeseen työntekijöitä tähän tarkoitukseen varattujen määrärahojen puitteissa. Puheenjohtajan ollessa estyneenä pitempään varapuheenjohtaja hoitaa hänen tehtäviään hallituksen päättämässä laajuudessa.

Johtoryhmä 7 Johtoryhmän tehtävät Hallituksen johtoryhmä vastaa hallituksen ohjeiden mukaisesti yhdistyksen yhteiskuntasuhteiden ja sidosryhmäyhteyksien hoidosta, ohjaa yhdistyksen toimiston työtä yhdistyksen kannalta merkittävässä strategisessa valmistelussa ja aluejärjestöä koskevien merkittävien sopimusten teossa sekä palvelutuotteiden kehittämisessä. Johtoryhmän kokoonpano on aluejärjestön puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat (1 + (3)) sekä toimitusjohtaja. Hallitus määrää johtoryhmän tehtäväänsä vuoden ensimmäisessä hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Johtoryhmän toimikausi on kalenterivuosi. Johtoryhmän esittelijänä toimii aluejärjestön toimitusjohtaja ja sihteerinä toimitusjohtajan osoittama aluejärjestön sihteeri. Johtoryhmän päätösvalta: Hallitus on antanut johtoryhmälle päätösvallan myöntää paikallisyhdistysten avustuksiin apurahoja sekä hyväksyä välitilinpäätökset, ellei niissä ole huomautettavaa. Lisäksi johtoryhmä voi päättää edunvalvonnan kannalta ajankohtaisista julkisista kannanotoista ja lausunnoista. Johtoryhmä voi tehdä esityksiä hallitukselle.

Toimitusjohtaja ja muut toimihenkilöt 7 Toimitusjohtaja raportoi hallituksen puheenjohtajalle hallituksen päättämien asioiden etenemisestä ja oleellisista uusista asioista. Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumisesta, toimitusjohtajan päätöksellä suoritetuista hanke- ja muiden varojen kohdentamisesta, sopimuksista, rahoitushakemuksista ja hankepäätöksistä sekä muista merkittävistä aluejärjestöä koskettavista asioista. Toimitusjohtaja päättää tarvittaessa yhdessä puheenjohtajan kanssa: - Asiat, jotka eivät lainsäädännön, yhdistysten sääntöjen tai tämän ohjeen mukaan kuulu muulle toimielimelle, - Sopimuksista ja hankinnoista, jotka eivät lainsäädännön, yhdistyksen sääntöjen tai tämän ohjeen mukaan kuulu muulle toimielimelle, - Erillishankkeiden käynnistämisestä tai niitä koskevien rahoitushakemusten lähettämisestä silloin kun ne on yksilöity talousarviossa tai toimintasuunnitelmassa/ tai hyväksytty hallituksen kokouksessa. - Yhdistyksen nimissä esitettävissä muista kuin hallituksen tai muun valiokunnan päätettäväksi kuuluvista lausunnoista ja kannanotoista. - Toimitusjohtajaa koskevat muut säännökset ja työsuhteen ehdot käsitellään hallituksen hyväksymässä johtajasopimuksessa, muuten toimitusjohtaja kuuluu työlainsäädännön piiriin.

Muut toimihenkilöt Kullakin toimihenkilöllä on työsopimus, joiden sisällöstä vastaa toimitusjohtaja. Kukin toimihenkilö valmistelee talousarvion- ja toimintasuunnitelman- sekä erillisten projektisuunnitelmien määrittämissä rajoissa omaan vastuualueeseensa kuuluvat tilaukset ja hankinnat toimenkuvansa mukaisesti. Menopäätökset hyväksyy toimitusjohtaja. Kaikkien yhdistyksen hallinto-, johto, ja valvontaelimissä toimivien ja muiden toimihenkilöiden on hoidettava tehtävänsä huolellisesti. Heidän tulee huolehti siitä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla Nimenkirjoitusoikeudet Aluejärjestön nimen kirjoittavat aluejärjestön puheenjohtaja sekä toimitusjohtaja yksin, varapuheenjohtaja tai varapuheenjohtajat sekä hallituksen jäsenet tai hallituksen siihen määräämät toimi- tai luottamushenkilöt aina kaksi yhdessä. Toimitusjohtajan operatiiviseen johtoon kuuluu allekirjoittaa aluejärjestön yleiseen toimintaan liittyvät sopimukset mm. aluejärjestön vuokrasopimukset, yhteistyökumppaneiden ja aluejärjestön väliset vuosi sopimukset jne.

Esteellisyys 8 Aluejärjestön hallituksen jäsenen tai toimihenkilön esteellisyydestä on säädetty yhdistyslain 37 :ssä. Yhdistyksen luottamus- tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen tai hänen intressiyhtiöidensä tai muun intressiyhteisön ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn yhdistyksen toimielimissä. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen henkilön tai hänen lähisukulaisensa tai lähisukulaiseen rinnastettavan henkilön ja aluejärjestö ry:n välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavissa olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Mitä edellä on sanottu sopimuksesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin tai muutenkin toimivallan käyttöön. Luottamushenkilö ei saa äänestää asiasta, joka koskee vastuuvapauden myöntämistä hänelle tai kannetta häntä vastaan tai hänen vapauttamisestaan vahingonkorvausvelvollisuudesta. Luottamushenkilö ei kuitenkaan ole esteellinen esim: Osallistumaan luottamushenkilön vaaliin, vaikka olisi itse ehdokkaana, käsittelemään yhdistyksen jäsenyhdistyksen asiaa, jonka jäsenenä, hallintoelimen jäsenenä tai palkattuna työntekijänä hän toimii, olemaan läsnä ja käyttämään puheoikeutta käsiteltäessä mm. tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä.

2 luku Tulot, menot ja varojen hoito 9 Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Maksuliikenne on hoidettava pääsääntöisesti pankkitilien välityksellä. Ainoastaan talouskassan pitäminen aluejärjestön toimistossa voidaan hoitaa rahaliikenteellä kun kyse on vähäisistä rahoista. Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää hallitus. 10 Matkalaskut Matkalasku on tehtävä sen kalenterivuoden aikana, jona matkakin on tehty, pääsääntöisesti kuitenkin kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Matkalaskut on päivättävä ja allekirjoitettava. Laskusta tulee käydä ilmi verottomien matkakustannusten korvauksia koskevan verohallituksen päätöksen mukaiset tiedot kuten matkustaja, matkan aihe, matkan suoritustapa ja matkareitti sekä matkasta aiheutunet kustannukset. Matkalaskuun on liitettävä alkuperäiset tositteet kustannuksista.

Tulot, menot ja varojen hoito 11 Tulojen ja menojen hyväksyminen Yhdistyksen tulot ja menot hyväksyy toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan menot hyväksyy sekä tarkastaa yhdistyksen puheenjohtaja tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Suurehkot hankinnat, hallituksen vuosittain erikseen määrittämissä rajoissa tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, tulee erikseen hyväksyttää yhdistyksen hallituksella tai johtoryhmällä. 12 Tulojen perintä Perintä on järjestettävä siten, että tulojen kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta ja taloudellisesti tarkoituksen mukaista. Syntyneet saamiset on viipymättä laskutettava. Toimihenkilöiden on raportoitava saamatta olevista erääntyneistä saatavista toimitusjohtajalle. Perintätoimiin on ryhdyttävä viipymättä. Hallitukselle on raportoitava merkittävistä luottotappioista tai niiden uhasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen.

Muuta 13 Hankinnat Toimitusjohtaja voi päättää operatiivisen johdon ohella normaaliin toimiston toimintaan liittyvistä hankinnoista. Taloudellisesti merkittävien hankintojen osalta järjestetään ensisijaisesti tarjouskilpailu, jonka toteuttamisesta toimitusjohtaja päättää hallituksen siihen osoittaman myöntövaltuuden kautta. Aluejärjestön hallituksen jäsenten ja varajäsenten tulee jäävätä itsensä asian käsittelyn yhteydessä mikäli he itse tai heidän vaikutuspiirissään olevat yritykset aikovat osallistua tarjouskilpailuun. 14 Yrittäjäjäsenet Paikallisyhdistys hyväksyy omalla alueellaan liittyvät jäsenet. Keski-Pohjanmaan Yrittäjät julkaisee uusien jäsenyritysten tiedot järjestön käyttämissä informaatiokanavissa. 15 Hallinto-ohjeen muuttaminen Aluejärjestön hallituksella on oikeus tehdä muutoksia hallinto-ohjeeseen erityisen harkinnan myötä. Merkittävät muutokset tulee kuitenkin käsitellä aluejärjestön vuosikokouksessa. Hallinto-ohjeen merkittävästä muuttamisesta päättää aluejärjestön yleinen kokous. Asian käsittelystä on mainittava kokouskutsussa. 16 Voimaantulo Tämä hallinto-ohje tulee voimaan välittömästi, kun aluejärjestön kokous on sen hyväksynyt.