Schola Europaea Pääsihteerin keskustoimisto Viite: 2009-D-185-fi-6 Alkup.: FR Budjettikomitean sisäinen ohjesääntö Hyväksytty johtokunnan 2. 4. joulukuuta 2009 kokouksessa Tulee voimaan 5. joulukuuta 2009 1/6
Ottaen huomioon johtokunnan Eurooppa-koulujen järjestelmän uudistusta koskevan päätöksen (2009-D-353-fi-4) ja ottaen huomioon johtokunnan sisäisen ohjesäännön (11 artiklan) johtokunta määrää tämän budjettikomitean sisäisen ohjesäännön. 1 artikla Johtokunnan ohjesäännön 11 artiklan mukaisesti budjettikomitea käsittelee kaikki talousarviota ja varainhoitoa koskevat kysymykset ja sillä on päätösvalta johtokunnan hyväksymää kokonaistalousarviota koskevissa kysymyksissä, käsittelee hallinnolliset ja oikeudelliset kysymykset, jotka edellyttävät johtokunnan päätöstä (koskee järjestelmää kokonaisuudessaan, myös II ja III tyypin kouluja, sekä yksittäisten koulujen itsehallinnon ulkopuolisia kysymyksiä). Budjettikomitea antaa lausunnon johtokunnalle. määrittelee I tyypin koulujen yleiset budjettitavoitteet ja arvioi niiden toimeenpanon koulussa. antaa vuosittain kertomuksen johtokunnalle. Erityisesti Se tutkii alustavat talousarviot sekä alustavat korjaavat talousarviot. Se tutkii ja tekee tarvittaessa päätökset esityksistä, jotka vaikuttavat talousarvioon. Se myös tarkistaa sille annetut taloudelliset katsaukset. Se arvioi esitykset talouden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti. Se tutkii ja hyväksyy kunkin talousarvion määrärahojen siirtoesitykset pääluvuittain varainhoitoasetuksen määräysten mukaisesti. 2 artikla Budjettikomitea koostuu jokaisen johtokunnan jäsenen yhdestä tai kahdesta edustajasta. (Vain yksi edustaja maksetaan pääsihteerin keskustoimiston talousarviosta). Jokainen johtokunnan jäsen ilmoittaa kirjallisesti pääsihteerille budjettikomitean edustajansa sekä tämän sijaisen nimen. Nimitys on voimassa seuraavaan ilmoitukseen asti. 3 artikla Budjettikomitean puheenjohtajuudesta vastaa jäsenvaltio, jolla on johtokunnan puheenjohtajuus. 4 artikla Kaikkiin kokouksiin voivat osallistua tarkkailijoina a) yksi oppilaiden edustaja oppilaita koskevien asioiden osalta, ja neuvoa-antavina osapuolina b) yksi Eurooppa-koulujen rehtorien edustaja, 2009-D-185-fi-6 2/6
c) yhteisen opetusasiainlautakunnan puheenjohtajat d) yksi PAS:n edustaja e) yksi kunkin julkisoikeudellisen laitoksen edustaja, joka saa osallistua johtokunnan kokouksiin f) asiantuntijat sikäli kuin budjettikomitean puheenjohtaja tai yksi jäsen pitää heidän läsnäoloaan välttämättömänä. Viimeksi mainitussa tapauksessa tarvitaan puheenjohtajan valtuutus. Kaikkien (I tyypin) Eurooppa-koulujen rehtorit ja talouspäälliköt osallistuvat seuraavan vuoden alustavalle talousarvioille omistettuun kokoukseen. 5 artikla Budjettikomitea kokoontuu puheenjohtajansa tai Eurooppa-koulujen pääsihteerin kutsusta periaatteessa kaksi kertaa vuodessa. Kokoukset suunnitellaan siten, että lausunnot saadaan hyvissä ajoin ennen johtokunnan kokouksia. Kokousaikataulu määrätään ja toimitetaan etukäteen kaikille jäsenille. Lisäksi budjettikomitea voidaan kutsua kokoon, jos 20 % sen jäsenistä pyytää sitä. 6 artikla Budjettikomitean kokoukset pidetään Brysselissä. Pääsihteeri vastaa kokousten järjestämisestä. Kaikissa kokouksissa taataan simultaani- tai konsekutiivitulkkaus kolmella välinekielellä sekä puheenjohtajan kielellä. 7 artikla Budjettikomitean puheenjohtaja ja pääsihteeri valmistelevat yhdessä esityslistan. Esityslistan asiat ryhmitellään ilmoitusasioiksi sekä kohdiksi, jotka vaativat johtokunnan lausuntoa ja kohdiksi, jotka vaativat budjettikomitean päätöstä. Asian lisäämisestä esityslistalle voidaan päättää läsnä olevien jäsenten yksinkertaisella enemmistöllä. Esityslista hyväksytään kokouksen alussa läsnä olevien jäsenten yksinkertaisella enemmistöpäätöksellä. Esityslista ja kokouksessa tarkasteltavat asiakirjat on lähetettävä siten, että ne ovat budjettikomitean jäsenillä kolmella välinekielellä ja puheenjohtajan kielellä vähintään kymmenen arkipäivää ennen kokousta. 2009-D-185-fi-6 3/6
8 artikla Budjettikomitean päätökset tehdään läsnä olevien äänioikeutettujen jäsenten (jotka edustavat kaikkia jäsenvaltioita, komissiota ja tarvittaessa EPOa) kahden kolmasosan määräenemmistöllä yleissopimuksen 8 artikla. Päätöstä ei voida tehdä laillisesti, ellei päätösvaltainen määrä eli 2/3 äänivaltaisista jäsenistä ole paikalla. Jäsen, joka on estynyt tai joutuu poistumaan ennen kokouksen päättymistä, voi ilmoittaa puheenjohtajalle kantansa esityslistan vielä käsittelemättä olevien kohtien osalta. Puheenjohtaja huomioi sen äänestystilanteessa. Vanhempien ja henkilöstökomitean edustajilla ei ole äänivaltaa, mutta he voivat antaa lausuntonsa budjettikomitean käsittelemistä asioista. Budjettikomitean päätökset ilmoitetaan järjestelmän muille jäsenille Eurooppa-koulujen pääsihteerin keskustoimiston verkkosivuilla: www.eursc.eu. 9 artikla Kahden budjettikomitean kokouksen välisenä aikana päätös voidaan tehdä kirjallisella menettelyllä. Kirjallisen menettelyn käyttäminen on poikkeuksellista ja se on varattu asioille, jotka vaativat ehdottomasti kiireellistä päätöstä ennen seuraavaa kokousta. Jäsenille on annettava vähintään kymmenen arkipäivää äänestysaikaa. Näiden kymmenen päivän kuluttua vastaamatta jättäminen katsotaan hyväksynnäksi. Päätökset tehdään 8 artiklan määräysten mukaisesti. Kirjallisen menettelyn tulos merkitään budjettikomitean seuraavan kokouksen esityslistaan otsikon kirjalliset ilmoitusasiat alle. Tehdyt päätökset ja valtuuskuntien äänestykset kirjataan sanotun kokouksen pöytäkirjaan. 10 artikla Budjettikomitean puheenjohtaja kutsutaan yhteisen opetusasiainlautakunnan kokouksiin. Yhteisen opetusasiainlautakunnan puheenjohtajat kutsutaan budjettikomitean kokouksiin. Rehtorit voivat käyttää puheenvuoron budjettikomiteassa ja tuoda asioita sen käsiteltäväksi omasta tai puheenjohtajan pyynnöstä. 11 artikla Budjettikomitea voi esittää, että johtokunta perustaa työryhmiä. Työryhmien päätavoitteena on pohtia asioita ja auttaa näin budjettikomiteaa päätöksenteossa. Työryhmän perustamista pyytävän esityksen tulee sisältää työsuunnitelma ja taloudellinen katsaus. Tarvittaessa yhteisen opetusasiainlautakunnan jäseniä pyydetään mukaan budjettikomitean työryhmään. Samoin budjettikomitean jäsenet voivat osallistua yhteisen opetusasiainlautakunnan perustamiin työryhmiin. He eivät kuitenkaan edusta budjettikomiteaa eivätkä heidän kantansa vaikuta tehtäviin päätöksiin. 2009-D-185-fi-6 4/6
12 artikla Pääsihteeristö vastaa budjettikomitean kokouksiin liittyvistä sihteerintöistä sekä johtopäätös- ja päätösluettelon ja pöytäkirjojen laatimisesta välinekielillä. Pääsihteerin keskustoimisto julkaisee budjettikomitean kokousten tulokset sen jälkeen, kun puheenjohtaja on hyväksynyt ne, kokousta seuraavan 15 arkipäivän aikana. Julkaisu tapahtuu viimeistään viisi arkipäivää ennen johtokunnan kokousta, jos sitä pyydetään tekemään päätöksiä budjettikomitealle annetuista esityksistä. Pöytäkirja laaditaan 30 arkipäivän kuluessa kokouksesta ja se lähetettään budjettikomitean jäsenille. He ilmoittavat hyväksyntänsä tai huomautuksensa 20 arkipäivän kuluessa pöytäkirjaluonnoksen vastaanottamisesta. Pöytäkirjan kopio lähetetään muille osallistujille. Tarvittaessa he voivat tehdä huomautuksia omiin lausuntoihinsa 20 arkipäivän kuluessa pöytäkirjaluonnoksen vastaanottamisesta. Kun määräaika on umpeutunut, pöytäkirja katsotaan lopulliseksi. Kun budjettikomitea hyväksyy huomautukset kirjallisella menettelyllä, laaditaan lopullinen pöytäkirja, jossa ne on huomioitu, ja se jaetaan. 13 artikla Puheenjohtajakauden päättävä puheenjohtaja laatii 1 artiklassa mainitun kertomuksen budjettikomitean suorittamista toimista hänen puheenjohtajuutensa aikana. Puheenjohtajuuden päättävää puheenjohtajaa pyydetään laatimaan suosituksia ja ohjeita budjettikomitean toimien parantamiseksi sekä virassa olevalle että tuleville puheenjohtajille. Kertomus esitetään budjettikomitealle ja johtokunnalle 14 artikla Budjettikomitean jäsenillä on oikeus matkakorvauksiin ja päivärahaan johtokunnan hyväksymän ohjesäännön mukaisesti. Pääsihteerin keskustoimiston talousarvio vastaa näistä menoista. Muiden henkilöiden tai asiantuntijoiden osallistumisesta aiheutuvien kulujen korvaaminen pääsihteerin keskustoimiston talousarviosta rajataan tapauksiin, joissa pääsihteerin keskustoimiston on lähettänyt kutsun. Jokaisen kokouksen kokonaiskustannus mainitaan pöytäkirjassa. 15 artikla Budjettikomitea noudattaa kokouskäytännössä tämän ohjesäännön liitteenä olevia määräyksiä. 2009-D-185-fi-6 5/6
LIITE BUDJETTIKOMITEAN SISÄISEEN OHJESÄÄNTÖÖN Kokousten kulku 1 Kokouksen alussa puheenjohtaja antaa kaikki kokouksen kulkuun liittyvät lisätiedot ja ilmoittaa kuhunkin asiaan varatun ajan. Hän välttää pitkiä johdantoja ja jäsenille jo tiedoksi annettujen tietojen toistoa. 2 Vain tiedoksi annettavat asiat on kirjattu kokouksen esityslistan kirjallisiin ilmoitusasioihin eikä niistä keskustella. 3 Asian käsittelyn alussa puheenjohtaja ilmoittaa jäsenille heidän enimmäispuheenvuoroaikansa asian käsittelytavan mukaan. 4 Täysiä puheenvuorokierroksia ei periaatteessa ole eikä pitäisi olla kuin poikkeustapauksissa ja erityiskysymyksissä, jolloin puheenjohtaja määrittelee puheajan. 5 Puheenjohtaja valvoo mahdollisimman hyvin puheenvuoroja pyytämällä muun muassa jäseniä reagoimaan sovitteluratkaisuihin tai täsmäesityksiin. 6 Kokousten aikana ja niiden lopussa puheenjohtaja välttää pitkiä yhteenvetoja ja tekee vain lyhyen yhteenvedon saavutetuista asiasisällöllisistä tuloksista ja/tai menettelystä. 7 Jäsenet välttävät toistamasta edellisen puhujan huomautuksia. Heidän puheenvuoronsa ovat lyhyitä ja koskevat asiasisältöä. 8 Tekstien osalta jäsenet antavat kirjallisesti konkreettiset tekstiesityksensä eivätkä pelkästään ilmaise eriävää kantaansa annettuun esitykseen. 9 Ellei puheenjohtaja toisin ilmoita, ja kun jäsenet haluavat hyväksyä käsiteltävän asian, he pidättyvät ilmaisemasta kantaansa, jolloin puheenvuoron käyttämättä jättäminen katsotaan periaatteelliseksi hyväksynnäksi. 10 Puheenjohtaja pyytää, että asiasta äänestetään silloin, kun hän katsoo, että tehtävää päätöstä pitää selkeyttää. Puheenjohtaja asettaa asian aina äänestettäväksi, jos yksi kolmasosa budjettikomitean jäsenistä pyytää sitä. 2009-D-185-fi-6 6/6