VARASTO K IRJASTO Toim intak e rtom us 2009
VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2009 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan... 1 2. Vaikuttavuus... 3 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 3 2.2. Kaukopalvelu... 7 2.3. Asiakaspalaute... 9 3. Toiminnallinen tehokkuus... 10 3.1. Toiminnan taloudellisuus... 10 3.2. Toiminnan tuottavuus... 11 4. Tuotokset ja laadunhallinta. 11 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 11 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 12 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen... 12 6. Tilinpäätösanalyysi... 15 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma.... 15 8. Allekirjoitukset... 16 Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja. 17 Liite a: luettelointiprosessien kuvaus
1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2009 oli kolmivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Kuluva vuosi oli toiminnallisesti ongelmallinen: vain osa tavoitteista saavutettiin. Erityisesti luetteloinnissa oli ongelmia uuden tietokantaratkaisun takia. Aineiston käsittelyssä ei ylipäätään pystytty nostamaan tuottavuutta eikä taloudellisuutta. Kaukopalvelussa oli normaali vuosi ja se toimi suunnitelmien mukaisesti. Varastokirjasto järjesti syksyllä 20-vuotisjuhlakonferenssin. Siihen osallistui 58 henkeä 14 maasta. Konferenssin esitykset löytyvät Varastokirjaston sivuilta osoitteesta: http://www.varastokirjasto.fi/kuopio3/programme.htm Toimintaympäristö Varastokirjaston kehysorganisaationa on koko kirjastolaitos, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein muutos toimintaympäristössä on korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittämien. Sen ympärille muodostetussa hankkeessa on selvitetty mm. kirjastojen yhdistymisen ja toimintayksiköiden vähenemisen vaikutuksia Varastokirjastoon. Perusolettamus on, että kirjastoilla on jatkossakin kokoelmatila- tai varastotilaongelmia, joiden ratkaiseminen onnistuu varastokirjastokonseptin avulla. Kaikkia rakenteellisen kehittämisen vaikutuksia ei ole vielä selvitetty, mutta näyttää siltä, että kirjastot tarvitsevat jatkossakin Varastokirjaston kaukopalvelua. Rakenteellisen kehittämisen hankkeen lopppuraportissa pohdittiin Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston yhteistyön kehittämistä ja alustavien kaavailujen mukaan organisaatioiden yhdistyminen saattaa toteutua seuraavalla toimintasuunnitelmakaudella 2010 2012. Hankkeen loppuraportti ilmestyi kesäkuussa 2009. Ammattikorkeakouluissa AMKIT-konsortio pyrkii ennakoimaan rakennemuutoksia etsimällä kumppanuuksia ja verkostoitumalla. Konsortion tavoitteena on edistää yhteistyötä Kansalliskirjaston, opetusministeriön, kirjastoverkon sekä muiden yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien kanssa. Amk-kirjastojen nuoruudesta johtuen tilanahtaus ei ole toistaiseksi ollut suuri ongelma, joten materiaalia on lähetetty Varastokirjastoon vähän. Rakenteellisen kehittämisen myötä tilanne saattaa muuttua, kun amk-kirjastoyksikköjä yhdistetään. Yleisten kirjastojen osuus Varastokirjaston lainauksesta on edelleen kasvussa. Varastokirjaston kokoelmat näyttävät muodostavan kirjastoille pitkän hännän. Varsinkin tieteellisten kirjastojen siirtyminen entistä enemmän elektronisten aineistojen käyttäjiksi alkaa näkyä jatkuvien julkaisujen siirtotarpeen vähenemisenä. Vuonna 2009 ainoastaan erikoiskirjastot lähettivät jatkuvia julkaisuja tavallista enemmän. Siirtojen lisäksi artikkelikopioita kaukopalvelupyyntöjen määrä väheni kolmatta vuotta peräkkäin. Monografioiden osalta sekä siirtotarpeen että lainapyyntöjen osalta on näyttää tapahtuvan vastakkaista. 1
Toiminnasta Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, lähes 1,5 hyllykilometriä ennakoitua enemmän. Vaikka toimintaympäristö on muuttunut verkostoitumisen suuntaan siten, että kirjastojen tekemää luettelointityötä voidaan paremmin hyödyntää, määrällisesti aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn hiukan vähemmän kuin oli tavoitteena. Syynä tähän on vuoden 2008 lopulla käyttöön otettu uusi yhteisluettelointiohjelma, joka on osoittautunut kömpelöksi. Monografiatietueiden määrä putosi reilun kolmanneksen edellisvuoteen verrattuna. Sen sijaan jatkuvien julkaisujen käsittelyyn sillä ei ollut merkitystä. Em. syistä sekä runsaiden aineistosiirtojen johdosta vuoden 2008 aikana saapuneen monografia-aineiston kohdalla käsittelyssä ei päästy tavoiteaikaan. Aineiston käsittelyn taloudellisuus (kustannukset / käsitelty hyllymetri) heikkeni ja luetteloitujen tietueiden määrä väheni huomattavasti. Tilan vapauttamisen ja aineiston vastaanoton yksikkökustannukset (kustannukset / vastaanotettu aineisto hyllymetreinä) nousivat. Kaukopalvelun taloudellisuus (kustannukset / tilaus) heikkeni jonkin verran. Aineiston käsittelyssä toiminnan tuottavuus (käsitelty aineisto hyllymetreinä / kustannukset) laski selvästi. Syynä tähän oli uuteen yhteisluettelo-ohjelmaan siirtyminen sekä luettelointi-formaatin vaihtuminen. Kaukopalvelun tuottavuus laski hieman, mutta on edelleen korkea verrattuna esimerkiksi samantyyppiseen laitokseen Norjassa. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet pääsääntöisesti toimitettiin samana päivänä kuin tilaus saapui. Tilausten kokonaismäärä jatkoi nousuaan lisääntyvien lainapyyntöjen ansiosta. Artikkelikopioiden määrä puolestaan väheni, mikä johtunee elektronisten aineistojen käytön lisääntymisestä ja siitä, että jatkuvien julkaisujen vanhoja vuosikertoja on nykyään saatavilla yhä enemmän elektronisina. Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata tuottavuusohjelman vaatimuksiin ja varautua toimintaympäristön muutosten vaikutuksiin mm. mahdollistamalla joustavamman henkilöstön käytön eri työtehtävissä. Tuottavuusohjelman puitteissa tilapäisen henkilöstön määrää vähennettiin. Henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen vähensi toimistotehtäviä. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen satsattiin edellisvuosia enemmän. Liikunta- ja kulttuuriseteleiden avulla mahdollistettiin osallistuminen itse kullekin sopivaan liikunta- tai kulttuuriharrastukseen. Sisäisesti toteutettiin luettelointi- ja kaukopalvelukoulutusta. Lisäksi järjestettiin yhdistettyjä koulutus- ja virkistystapahtumia Varastokirjaston 20-vuotisjuhlavuoden merkeissä mm. risteily Ruotsiin. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,61 selvästi yli valtakunnallisen keskiarvon. 2
Sairauspoissaolot olivat 9,6 päivää/htv (vuonna 2008 15,4 päivää/htv). 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2009 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 110 400 hyllymetriä. Tämä merkitsee noin 25 500 m 2 :n tilasäästöjä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin 67 700 hyllymetriä. Monografioita on yli 1,34 miljoonaa nidettä, kausijulkaisuja reilut 87 000 nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakkaita oli vuoden lopussa 1 858, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 809. 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilana vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Tarkistamattoman aiemmilta vuosilta kertyneen aineiston käsittelemiseksi tulossopimuksen aikana laaditaan erikseen aikataulu. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta. 2.1.1. Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 4 921 hyllymetriä, mikä on selvästi enemmän kuin ennakoitiin (3 500). Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä 110 411 hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 25 500 neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 66 600 hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 15 400 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2008 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 16,58 /m 2. Varastokirjaston tilakulut olivat 7,31 /m 2. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2008 kustannustasolla vähintään 255 300 euroa. 3
Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 1 770 2 203 1 578 66 595 Muut tiet. kirjastot 1 392 1 234 2 647 27 385 Yleiset kirjastot 562 848 694 16 121 Muut 7 10 2 309 Yhteensä 3 730 4 295 4 922 110 411 Vuonna 2009 siirtoja oli selvästi enemmän kuin edellisenä vuonna, mutta pitkäaikaista keskiarvoa vähemmän (ka 5,3 hkm). Merkittävin yksittäinen siirto oli Oy Keskuslaboratorio Ab:n noin 450 hm suuruinen lähetys. Erikoiskirjastojen siirtomäärä oli ensimmäistä kertaa kirjastosektoreista suurin, lähes puolet kaikista siirroista. Korkeakoulujen ja niiden kirjastojen yhdistymisen vaikutus näkyi mm. Helsingin yliopiston kirjastojen ja Teknillisen korkeakoulun suurehkoina siirtomäärinä. Vuonna 2009 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 683 893 1 576 32,0 AMK-kirjastot 141 99 240 4,9 Erikoiskirjastot 509 1 899 2 408 48,9 Yleiset kirjastot 490 198 7,4 695 14,1 Vaihdot 2,4 2,4 0,1 Yksityiset 1 0,5 1,5 0,03 Yhteensä 1 825 3 089 0 7,4 4 921 100,0 Monografioita siirrettiin jonkin verran vähemmän, mutta jatkuvia julkaisuja huomattavasti enemmän kuin edellisenä vuonna. Vuotuiseen keskiarvoon verrattuna monografioita saapui 17 % vähemmän ja jatkuvia julkaisuja keskiarvon mukainen määrä. Suurimmat siirrot: - Oy Keskuslaboratorio AB 451 hm (12 % m, 88 % j) - Helsingin yliopiston kirjastot 267 hm (56 %m, 44 % j) - Eduskunnan kirjasto 263 hm (18 % m, 82 % j) - TKK:n kirjasto 210 hm (17 % m, 83 % j) - Kansalliskirjasto 207 hm (82 % m, 18 % j). Vuonna 2009 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 194 (v. 2008 198) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 22, ammattikorkeakouluissa toimivia 23, erikoiskirjastoja 83 ja yleisiä kirjastoja 59. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli seitsemän. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 29 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 60,3 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 20 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. 4
Tilan vapauttaminen 2010 tavoite siirrettyä aineistoa (hm) 3 730 4 295 4 922 4 000 vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) 861 23 400 992 24 400 1 137 25 500 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2008 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2008 1990 2008 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 165 880 39 557 40 757 Vapaakappalekirjastot 52 231 88 010 28 649 32 700 Muut yliopistokirjastot 82 565 77 870 10 908 8 057 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 23 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 3 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (68 %) ja suljetut varastotilat noin 14 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1.2. Aineiston käsittely Aineistoa saatiin käsiteltyä 3 869 hyllymetriä, mikä oli noin 1 400 hm vähemmän kuin edellisenä vuonna. Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Tavoite 2010 Käsitelty (hm) 4 395 5 305 3 869 4 500 Valmista (hm) 2 756 3 159 2 939 3 000 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 2007 2 224 2 120 51 4 395 2 756 2008 3 189 2 058 58 5 305 3 159 2009 1 209 2 644 16 3 869 2 939 Yhteensä koko toiminnan aikana 42 078 61 018 3 953 43 107 092 67 749 % käsittelystä 39 57 4 100 63 Monografioita käsiteltiin noin puolet vähemmän kuin edellisinä vuosina. Uuteen yhteisluetteloon luettelointi on hidasta. Toisekseen aineiston tarkastamisohjeistukseen on kiinnitetty enemmän huomiota, ja hyvin tarkistettu aineisto on hyllymetreinä mitaten hitaampaa käsitellä. Jatkuvia julkaisuja käsiteltiin selvästi enemmän kuin aikaisempina vuosina. Aiempina vuosina jatkuvien julkaisujen käsittelijöistä yksi henkilötyövuosi käytettiin vanhojen monografiarästien 5
esitarkastukseen, kuluneena vuonna koko työpanos jatkuviin julkaisuihin. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli selvästi vähemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (2 939 / ka. 5 161 hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely väheni myös. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2009: Hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu 44 113 61 861 4 253 183 110 411 Valmista 24 531 40 463 2 713 43 67 749 Ei otettu kokoelmiin 17 548 20 555 1 230 0 39 333 Odottaa käsittelyä 2 035 843 317 140 3 335 Vuoden 2009 aikana saapuneen monografiaaineiston käsittelyaika ylitti tavoitteen alle kuusi kuukautta. Jatkuvien julkaisujen osalta tavoitteeseen päästiin. Käsittelemätöntä musiikkiaineistoa on varastossa yhteensä noin 21 000 sy (133 hm), mikä vastaa noin kolmen henkilötyövuoden panosta. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat 1 097 1 533 326 Jatkuvat julkaisut 520 603 602 Muut 23 9 3 Yhteensä 1 639 2 145 930 Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: kpl Monografiat 57 475 67 585 n. 44 500 Jatkuvat julkaisut 3 986 3 026 n. 3 500 Tietueita 61 461 70 611 n. 48 000 Tietueet yht. 1 186 628 1 257 239 1 305 239 Luettelointitietueiden määrät vuodelta 2009 ovat arvioituja, sillä uuden luettelointisysteemin seurauksena luotettavien luettelointitilastojen saaminen on toistaiseksi mahdotonta. Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan n. 44 500, mikä oli 34 % vähemmän kuin edellisenä vuonna. Monografianiteitä oli vuoden lopussa 1 340 571, nimekkeitä n. 1 210 000. Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin n. 13 % enemmän kuin edellisenä vuotena, reilut 3 500 nimekettä, säilytysyksikköinä n. 51 520. Vuoden lopussa jatkuvia julkaisuja oli yhteensä n. 1 283 300 säilytysyksikköä (n. 87 000 nimekettä). Väitöskirjoja oli yhteensä 2 705 hyllymetriä (noin 519 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,2 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. VAARIin tallennetuista uusista luettelointitietueista 14 % oli primääriluetteloituja ja 86 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin määrä laski edellisen vuoden määrästä 4 %:lla. Jatkossa alkuperäisluetteloinnin osuus tulee edelleenkin vähenemään. Tähän vaikuttaa myös se, että yhteistietokannassa säilytetään Varastokirjastoon siirrettävän aineiston bibliografiset tietueet. 6
Varastokirjaston luetteloinnilla on edelleen merkittävä osa bibliografisen tiedon tuottamisessa LINDA-yhteistietokantaan. Luetteloiduista tietueista reilu kolmannes, n. 16 000, oli uusia tietueita LINDAan. Vuoden 2008 joulukuun loppupuolella tieteellisten kirjastojen yhteisluettelo LINDAn luettelointijärjestelmä muutettiin Voyager järjestelmästä Aleph järjestelmään. Myös Varastokirjastossa otettiin uusi Aleph-LINDA käyttöön, mikä tarkoitti sitä, että luetteloijan täytyy käyttää luettelointityössään aina kahta erilaista luettelointijärjestelmää: bibliografisissa tietueissa Aleph järjestelmää ja varastotietueissa Voyager -järjestelmää. Luettelointiprosessista tuli kömpelö ja raskassoutuinen. Liitteessä (a) kuvataan luettelointiprosessia ennen ja jälkeen uutta luettelointijärjestelmää Aleph-LINDAssa.Käytössä olevat luettelointijärjestelmät, Aleph ja Voyager, eroavat huomattavasti toisistaan. Luetteloijan pitää hallita kaksi hakutapaa ja kaksi luettelointitapaa - täysin erilaisia tekniikaltaan ja ajatukseltaan. Järjestelmänmuutoksen kanssa yhtä aikaa tapahtui myös luettelointiformaatin muutos. Siirryttiin käyttämään kansainvälistä MARC 21-formaattia, ja suomalaisilla piirteillä varustettu MARC21-Fin formaatin käyttö loppui. Formaatin muutos joiltakin osin monimutkaistaa luettelointityötä. Esim. ennen ei luetteloijan tarvinnut merkitä välimerkkejä tietueisiin, nyt ne täytyy merkitä itse. Näiden kahden suuren muutoksen odotettuna seurauksena oli luettelointimäärien pudotus. Alkuvuodesta oli kaiken lisäksi monenlaista systeemipuolen haparointia, sillä Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelukaan ei osannut ohjeistaa kirjastoja ongalmakohdissa. Seurauksena oli sotkuja ja virheitä, joita jouduttiin pitkään korjaamaan. Varastokirjaston edustaja oli mukana Linnea2-konsortion luettelointityöryhmässä, jolla oli kuluneena vuonna haasteelliset tehtävät ohjeistusten ja suositusten teossa Linnea2 kirjastoille uuden luettelointijärjestelmän ja -formaatin käytöstä. Työryhmä sai aikaiseksi Aleph-luetteloinnin käsikirjan suomennoksen sekä MARC 21 formaatin sovellusohjeet yhdessä Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelun kanssa. Varastokirjaston henkilökunta koulutettiin perusteellisesti uuden järjestelmän ja uuden formaatin käyttöön luettelointityöryhmän ohjeistusten sekä Kongressin kirjaston oppaiden mukaan. 2.2. Kaukopalvelu Tavoitteena oli: Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. Varastokirjaston kaukopalvelu on antolainausta, se ei itse tilaa mitään. Jatkossa Varastokirjaston kaukopalvelusta puhuttaessa tarkoitetaan vain antolainausta. Varastokirjaston kaukopalvelu on kehittynyt seuraavasti: Lainaus 47 193 62 311 63 969 Pdf-kopiot 17 662 16 857 15 443 Ei toimitettu 975 786 706 Yhteensä 65 830 79 168 80 118 7
(2008 alkaen luku sisältää myös UB-lainojen uusinnat, jotka eivät ole aikaisempina vuosina näkyneet tilastoissa.) Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä lisääntyi edellisvuodesta ja asettui yli ennakoidun tason. Lainapyyntöjen määrä kasvoi, mutta kopiopyyntöjen väheni kolmantena vuonna peräkkäin. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu tai todennäköisemmin elektronisten aineistojen lisääntyminen. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,7 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista 67 % meni yleisten kirjastojen kautta (2008 61 %). Yleisten kirjastojen osuus lainoista kasvaa vuosi vuodelta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on 11 % (2008 12 %). Erikois- ja yrityskirjastojen lainaosuus oli 12 % (2008 19 %). Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (4 %). Jäljenteiden osuus uusista pyynnöistä oli 38 % (2008 44 %). Jäljenteistä 81 % meni tieteellisiin kirjastoihin (2008 80 %). Ulkomaille toimitetuista pääosa meni pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2009 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti. Jäljenteiden keskipituus oli yhdeksän liuskaa/toimitus. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 28. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2009 lopussa 1 809 kirjastoa/tietopalvelua. Kaukopalvelun kehittäminen Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Varastokirjaston kaukopalvelu on myös merkittävästi edistänyt elektronisen aineistonvälityksen käyttöönottoa suomalaisessa kaukopalvelussa keskeiseksi työtavaksi. Pdf-formaattia vastaanottavat kaikentyyppiset kirjastot. Uhkana yhteisen varastointikeskuksen joustavalle toiminnalle saattaa jatkossa olla tekijänoikeussäädösten ahdas tulkinta. Linnea2-konsortio on tehnyt päätöksen hankkia Relais ILL kaukopalveluohjelmiston. Varastokirjasto pilotoi yhdessä kolmen muun yliopistokirjaston (Aalto-, Oulun ja Lapin yliopisto) 8
kanssa sen käyttöönottoa. Projektia valmisteltiin yhdessä Kansalliskirjaston kanssa vuoden lopulla ja pilotointi aloitetaan alkuvuodesta 2010. Kansalliskirjaston resurssipulan vuoksi Varastokirjasto kantaa vastuun pilotoinnin käytönnön toteutuksesta. Projektin kokonaisvastuu säilyy kuitenkin Kansalliskirjastolla. Oletuksena on, että uuden asiakastoimisuutta edistävän kaukopalveluohjelman myötä kaukopalvelun hyödyntäminen yliopistoissa virkistyy. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto, Oulun yliopiston kirjasto, Teknillisen korkeakoulun kirjasto, Kansanterveyslaitos sekä Metsäntutkimuslaitos. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa 1 844 kpl (v. 2008 2 360). Lisäksi kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin 1 483 (v. 2008 1 356). Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Vuoden 2003 aikana käynnistettyä Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöönottoa jatkettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston asiakas voi tilata kirjan toisesta Voyager-kirjastosta käyttöönsä. Vaikka yliopistokirjastojen neuvosto on tehnyt päätöksen UB:n käyttöönotosta Varastokirjaston ja yliopistokirjastojen välillä, kehitys on ollut hidasta. UB-käyttäjiä oli vuoden 2009 lopussa yhteensä 17 kirjastoa: kymmenen yliopisto-, kuusi ammattikorkeakoulukirjastoa sekä yksi erikoiskirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan 2 459 (v. 2008 2 199). Suuri osa UB-lainoista meni yliopistokirjastoihin, Oulun yliopistoon ylivoimaisesti eniten (36 % koko UB-lainauksesta). Ammattikorkeakoulukirjastojen osuus oli hienoisessa kasvussa. Varastokirjaston edustaja oli mukana Linnea2-konsortion kaukopalvelutyöryhmässä, jonka tehtävänä on kehittää kaukopalvelua ja edistää kirjastoaineiston yhteiskäyttöä tieteellisissä kirjastoissa. 2.3. Asiakaspalaute Tavoitteena kaudelle 2007-2009 on myös, että Varastokirjasto järjestää systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja ottaa käyttöön systemaattisen itsearvioinnin. Kansalliskirjasto järjestää joka toinen vuosi asiakaskirjastoilleen palvelukyselyn. Tämän kyselyn yhteyteen liitetään uutena Varastokirjaston palveluja koskeva osio. Loppuvuoden aikana valmisteltiin kyselyyn liittyminen sekä laadittiin Varastokirjastoa koskevat kysymykset. Seuraavan kerran kysely totetutetaan keväällä 2010. Aiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella aineistosiirtojen yhteydessä. Palautetta on analysoitu säännöllisesti. 9
3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2009 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 253 473 euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö 655 857 euroa - tilat 454 720 euroa - palvelujen osto 89 017 euroa - aineet, tavarat 29 221 euroa. Käsitelty 4 395 5 305 3 869 Kustannukset 1 175 030 1 362 088* 1 253 473 Euroa / hm 267 257 324 * sisältää rästiprojektin 27 000. Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat 324 euroa/hyllymetri. Taloudellisuus heikkeni selvästi edellisvuoteen verrattuna johtuen aiemmin kuvatuista syistä. Vuonna 2009 tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset olivat 41 933 euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö 9 663 euroa - palvelujen osto (mm. rahti) 21 748 euroa - tilat 9 376 euroa. Vastaanotettu 3 730 4 295 4 922 Kustannukset 36 663 34 997 41 993 Euroa / hm 9,83 8,15 8,53 Aineiston vastaanottoon ja tilan vapauttamiseen liittyvät kustannukset Varastokirjastolle olivat 8,53 euroa/metri (tavoite 10 ). Yksikkökustannus kohosi hiukan edellisvuodesta, koska lisääntynyt aineistomäärä nosti rahtikustannuksia, jotka myös itsessään kohosivat. 3.1.2. Kaukopalvelu Vuonna 2009 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat 334 836 euroa. Suurimmat menoerät olivat: - henkilöstö 216 330 euroa - palvelujen osto (mm. posti) 84 363 euroa - tilat 14 063 euroa. Tilauksia 65 830 79 168 80 118 Kustannukset 289 261 329 318 334 836 Euroa / tilaus 4,39 4,16 4,18 10
Kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään oli 4,18 euroa/tilaus (tavoite 4,30). Tilausten yksikkökustannus pysyi edellisvuoden tasolla, vaikka yleinen kustannustaso nousi. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 2,70 euroa/tilaus (v. 2008 2,76). 3.2. Toiminnan tuottavuus 3.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 3 869 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 16,31 henkilötyövuotta (vuonna 2008 15,47 htv). Aineistoa käsiteltiin 237 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) 4 395 5 305 3 869 HTV 13,85 15,47 16,31 Käsitelty aineisto (hm/htv) 317 343 237 Tuottavuus väheni merkittävästi edellisvuoteen ja tavoitteeseen (300) verrattuna. Suurimpana syynä tähän oli uuden yhteisluettelo-ohjelman kankeus. Kuten edellä taloudellisuuden kohdalla, myös tuottavuutta kuvaa jatkossa paremmin hyllymetrien sijaan luetteloitujen tietueiden suhteuttaminen henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita 61 461 70 611 n. 48 000 HTV 13,85 15,47 16,31 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 4 438 4 564 2 943 3.2.2. Kaukopalvelu Tilauksia oli 80 118. Henkilötyövuosia käytettiin 5,47 (v. 2008 5,08). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 14 647. Alla vertailutiedot: Tilauksia 65 830 79 168 80 118 HTV 4,58 5,08 5,47 Tilauksia / htv 14 373 15 283 14 647 Tuottavuus väheni hiukan edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua, lähinnä jatkuvien julkaisujen käsittelystä. Lisäksi työllisyysmäärärahoin palkattuja oli 0,14 htv. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 11
4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Alla olevaan taulukkoon on koottu tilasto siitä, kuinka paljon siirrettyä monografia-aineistoa odottaa käsittelyä ja kuinka paljon sen käsittelyyn kuluisi aikaa, jos kaikki luetteloijat voisivat keskittyä vain niihin. Rästit tarkoittaa katsausvuotta edeltävinä vuosina ja vuosi katsausvuonna kertynyttä käsittelemätöntä aineistoa vuoden lopussa. Jatkuvat julkaisut kyettiin käsittelemään alle kahdessa kuukaudessa aineiston saapumisesta. monografiat rästit vuosi rästit vuosi rästit vuosi hm 1 564 897 664 775 1 371 1 964 käs. aika kk 9,5 5,5 4 4,5 13,5 19,5 Aiemmin kuvatun uuden yhteisluettelo-ohjelman käyttöönoton vaikutus näkyy selvästi yllä olevasta taulukosta. Kun 2008 lopussa kaiken monografia-aineiston käsittelyaika olisi ollut yhteensä 8,5 kk, vuoden 2009 lopussa se oli nykyisellä käsittelynopeudella 2 v 9 kk. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa 843 hm, käsittelyaikana alle 4 kk. Varastokirjastossa kiinnitetään erityistä huomiota LINDAn laatuun, ja tietueisiin tehdään jatkuvasti korjauksia ja täydennyksiä. Varastokirjaston edustaja oli mukana Linnea2-konsortin luettelointityöryhmässä, jonka tehtävänä on kehittää Voyager- ja Aleph-järjestelmien luettelointia, antaa luettelointisuosituksia ja järjestää koulutusta. 4.2.2. Kaukopalvelu Kaukopalvelun asiakkaiksi olivat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niiden 118 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot olivat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 506 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä oli 177 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja oli 301 ja yrityskirjastoja 189. Pohjoismaisia asiakkaita oli 263. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 116. Näkövammaisia oli 133 asiakasta ja muita kuusi. Vuoden 2009 lopussa rekisterissä oli yhteensä 1858 asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 809. Marraskuussa 2008 tehdyn RaKe-kyselyn yhteydessä korkeakoulukirjastoja pyydettiin arvioimaan oman kirjastonsa lähivuosien kaukopalvelutarvetta. Vastausten mukaan pyynnöt Varastokirjastosta pääsääntöisesti joko lisääntyvät hieman tai pysyvät ennallaan. Muista kirjastoista pyyntöjen arvioitiin vähenevän. Saadun palautteen mukaan asiakkaat olivat erittäin tyytyväisiä Varastokirjaston kaukopalvelun laatuun ja nopeuteen. Varsinkin artikkelikopioiden toimittaminen suoraan loppukäyttäjille on saanut paljon kiitosta. 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. 12
Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana jatkettiin henkilöstörakenteen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä. Asia liittyy osin tuottavuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen kehittämisellä on luotu rakenteita, jotka mahdollistavat henkilöstön entistä joustavamman sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyky-hankkeet. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi 3,32 3,59 3,61 Sairauspoissaolot (päivää/htv) 9,9 15,4 9,6 Työterveyskustannukset (euroa/htv) 431 549 485 Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 456 263 532 Sairauspoissaolojen määrä väheni edellisvuoteen verrattuna. Edellisvuoden hyppäyksen vuoksi sitä seurattiin entistä tarkemmin. Tavoitteesta (8 pv) jäätiin vielä. Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) 546 446 447 3,2 2,8 2,5 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= kokonaistyövoimakustannukset) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 21,9 22,3 21,8 Kustannukset ( ) 789 979 858 423 873 187 /htv 36 072 38 494 40 054 Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 23 vakinaista ja kolme määräaikaista virkamiestä. Vuoden alussa vakinaisia oli 23 ja vuoden lopussa 21. Aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 16,31 htv. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 3,02 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 5,47 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 21,78 henkilötyövuotta. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. 13
Vakinaisesta henkilöstöstä kirjastonhoitajatason tehtäviä hoiti neljä henkeä, kirjastosihteereitä oli 12 ja kirjastoavustajia seitsemän. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 48,7 51,1 51,8 Naiset 51,8 52 52,1 seniori-ikäisiä* (%) 72 75 83 (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Tuottavuusohjelman osana Varastokirjaston tavoitteena on kolmen henkilötyövuoden väheneminen vuodesta 2006 vuoteen 2011 mennessä. Tavoitteena on 19 htv:tä vuoden 2011 lopussa. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2007. Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Jarmo Saarti, Kuopion yliopiston kirjasto (vuoden 2010 alusta Itä-Suomen yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastokoordinaattori Kauko Maskulainen, TKI-HUMAK Akseli, varapuheenjohtaja toimistopäällikkö Christina Flemming, Vaasan tiedekirjasto Tritonia suunnittelupäällikkö Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto kirjastotoimenjohtaja Tuula Haavisto, Tampereen kaupunginkirjasto verkkopalveluasiantuntija Jani Stenvall, Eduskunnan kirjasto Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist ja toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, toimistopäällikkö Ari Kotonen, kirjastosihteeri Terhi Rautiainen 18.8. saakka ja suunnittelija Sirpa Janhonen 19.8. alkaen. Johtoryhmän sihteereinä toimivat Terhi Rautiainen 18.8. saakka ja Arja Kankkunen loppuvuoden. Johtoryhmä kokoontui seitsemän kertaa. 14
6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Vuoden aikana Varastokirjasto organisoi kirjastojen muodostamaa vapaaehtoista kokoelmakarttakonsortiota. Hankkeeseen osallistuvien kirjastojen rahoitus oli 28 422 sekä edelliseltä vuodelta siirtynyt 8 890,22, josta käytettiin 32 610. Käytettäväksi jäi seuraavana vuonna 4 702,22. Lisäksi käytettävänä oli opetusministeriön myöntämä 15 000 euron määräraha Varastokirjaston 20-vuotisjuhlaseminaarin kustannuksiin, jotka käytettiin kokonaisuudessaan. b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa 1 587 000 euroa. Siirtomäärärahoja oli 3 596,45 euroa. Käytettävänä oli 1 590 596,45 euroa. Palvelukeskusmalliin siirtymisen tukemiseen Varastokirjastolla oli edelliseltä vuodelta siirtyneitä 713,79. Työllistämismäärärahoja käytettiin 3 354,82. Varastokirjaston kulut momentilla 29.60.04 olivat 1 537 719,50 euroa. Momentilla 4.08.29.60.04 kulut olivat 3596,45 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 46 992. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat 1 588 309 euroa. Määrärahoja siirtyi vuodelle 2010 49 280,50 euroa. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2009, euroa Tilan Kustannuslaji vapauttaminen, aineistonkäsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit 0 0 0 124 855 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 23 658 10 698 34 356 0,2 34 287 Henkilöstökustannukset 656 857 216 330 873 187 1,7 858 423 Vuokrat 454 720 14 063 468 783 3,6 452 350 Palvelujen ostot 89 017 84 363 173 380 10,6 156 814 Muut kulut 29 221 9 382 38 603 1,7 37 963 Yhteensä 1 253 473 334 836 1 588 309-4,59 1 664 692 2008 d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. 15