SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA TOIMINTASUUNNITELMA 2015 Member of:
Sisältö Sivu Lähtökohdat toimintavuoteen 2015 2 FBTA:n tehtävä 2 Jäsenistö 2 Jäsenhankinta 3 Toimikunnat ja työryhmät 2015 3 Toiminan painopistealueet 2015 4 FBTA:n jäsenpalvelut 4 Kotimainen yhteistyö 5 Kansainvälinen yhteistyö 6 Toiminnan johtaminen ja toimisto 6 FBTA:n alustava toimintakalenteri 2015 7 FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 1
SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA Elinkeinoelämän Liikematkaneuvottelukunta perustettiin Keskuskauppakamarin yhteyteen v. 1984. Neuvottelukunnasta muodostettiin v. 1987 Elinkeinoelämän Liikematkayhdistys. Nimi muutettiin muotoon Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA v. 1997. Alkuaan ainoastaan liikematkapalvelujen ostajia edustava yhdistys on kehittynyt koko matkahallinnon palveluketjun kattavaksi asiantuntijaverkostoksi. LÄHTÖKOHDAT TOIMINTAVUOTEEN 2015 USA:n talous on palannut kasvu-uralle, mutta Euroopan talouden kasvu on käytännössä pysähtynyt ja kehitystä leimavat talousveturin Saksan epävarmat näkymät. Euroopan BKT:n niukasta kasvusta vastaavat euroalueen ulkopuoliset maat, lähinnä Britannia ja Ruotsi. Suomen talouskehityksen näkymiä heikentää Venäjän ja Ukrainan kriisi. Kaiken kaikkiaankaan vienti ei ole elpynyt, vaikka teollisuuden tilaukset ovat lisääntyneet keväästä lähtien. Kulutuksen volyymi on hiipunut matalan tulokehityksen ja kuluttajien horjuvan luottamuksen vuoksi. Palveluiden ja erityisesti kaupan alan näkymät ovat tätä myöten heikentynyt, joskin myös teollisuuden luottamus on alhainen. Vaikka suhdannelaitokset odottivat muuta, Suomen BKT jäänee 2014 pienemmäksi kuin edellisenä vuonna. Mikäli teollisuuden tilausten kasvu jatkuu, vientiteollisuus nostanee BKT:n kasvuun 2015. Kotimarkkinoiden odotetaan elpyvän vahvemmin vasta 2016. (EK, Tilastokeskus) Taloudellisesti tiukoista ajoista huolimatta Liikematkayhdistys pystyi 2014 säilyttämään ja jopa hieman kasvattamaan jäsenmääräänsä. Yhdistyksen jäsenmaksua ei tulekaan nähdä kuluna vaan investointina, joka maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin kustannustehokkaamman matkustuksen, sujuvamman prosessin ja lisääntyneen matkustajahyvinvoinnin tuomien säästöjen myötä. FBTA:n TEHTÄVÄ FBTA on elinkeinoelämän järjestö, jonka tehtävä on Travel & Meetings Managementin johtavana asiantuntijaverkostona edistää toimialan ammattilaisten osaamista ja verkottumista sekä toimia tiedon välittäjänä ja vaikuttajana. Yhdistyksen sääntöjen 2 mukaan toiminnan tarkoituksena ei ole liiketaloudellisen voiton tai muun taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille, eikä se saa muutenkaan muodostua pääasiassa taloudelliseksi. JÄSENISTÖ Yhdistyksen ostajajäseniksi voivat liittyä yhteisöt, jotka ostavat liikematka- ja matkahallintopalveluja, mutta eivät harjoita niiden tuottamista ja myyntiä elinkeinokseen. Jäsenyydestä hyötyvät liikevaihdon tai matkustusbudjetin koosta riippumatta matkaja matkahallintopalveluja hankkivat yhteisöt, jotka haluavat parantaa matkahallintonsa ja -prosessinsa kustannustehokkuutta ja laatua. Ostajajäseniä on 114 (marraskuu 2014). Yhdistyksen partnerijäseniksi voivat liittyä yhteisöt, jotka tuottavat/myyvät liikematka- ja matkahallintopalveluja elinkeinokseen. Jäsenyydestä hyötyvät matkahallinnon palveluntuottajat, jotka haluavat syventää kokonaisnäkemystään matkahallinnosta ja sen prosesseista sekä kehittää asiakaslähtöisesti tuotteitaan ja palvelujaan. Partnerijäseniä on 70 (marraskuu 2014). FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 2
JÄSENHANKINTA Yhdistys on yhtä kuin sen jäsenet, ja hyvän ostaja-partnerijäsentasapainon säilyttäminen on ensiarvoisen tärkeää Liikematkayhdistykselle. Tärkeimpiä jäsenhankinnan keinoja ovat Matkamessut Business Travel Forumeineen, omat ja yhteistyökumppanien tapahtumat ja tilaisuudet sekä FBTA-toimiston ja hallituksen aktiiviset toimenpiteet yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseksi. FBTA-jäsenyys on yritys- eikä henkilökohtainen. Omiin tapahtumiin ja koulutustilaisuuksiin ovat tervetulleita kaikki jäsenyritysten henkilökuntaan kuuluvat ei ainoastaan jäsenrekisteriin merkitty yhdyshenkilö. Jäseniä kannustetaan lisäksi tuomaan sidosryhmiinsä kuuluvia ei-jäseniä veloituksetta tutustumaan toimintaan, jos FBTA-jäsenyydestä olisi vieraan organisaatiolle hyötyä. Olemassaolevien jäsenten, niin ostajien kuin partnerienkin, suositukset ja aktiiviset toimenpiteet omien asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tuomiseksi FBTA:n toiminnan piiriin ovat tärkeä kanava yhdistyksen jäsenkunnan kasvattamiseksi. TOIMIKUNNAT JA TYÖRYHMÄT 2015 Liikematkayhdistyksellä oli 2014 kolme pysyvää toimikuntaa, joiden tärkeimpänä tehtävänä on seurata oman vastuualueensa markkinatilannetta ja kehitystä, tuottaa materiaalia jäsentiedottamista varten sekä suunnitella ja toteuttaa oman vastuualueensa koulutustilaisuuksia yhdessä FBTA-toimiston kanssa. Toimikunnat Liikennetoimikunta (TR) Majoitukset, kokoukset ja tapahtumat (AME) Teknologiat ja prosessit (TPS) Toimikuntien lisäksi on perustettu työryhmiä tiettyyn aihealueeseen liittyvien projektien toteuttamiseksi. 2014 tällaisia projekteja ovat olleet esimerkiksi toukokuussa järjestetty FBTA-hankintavalmennus sekä lokakuussa järjestetty Autohallinnon teemapäivä jäsenyritysten yritysautoista vastaaville henkilöille. Jotta toimikunnilla on edellytykset tuottaa relevanttia ja ajankohtaista koulutussisältöä, on tärkeää, että ryhmien kokoonpano on tasapainoinen. Viime vuosina ostajajäsenten saaminen mukaan toimikuntatyöhön on ollut haastavaa, mikä johtunee siitä, että yhä laajemman tehtäväkentän omaavan Travel Managerin on vaikea sitoutua pitkäaikaiseen toimikuntapestiin. Sen sijaan lyhyempikestoisiin työ- ja projektiryhmiin on ollut helppo saada mukaan ammattitaitoisia, idearikkaita ja asiaan vihkiytyneitä osaajia. Syyskuussa 2014 pidetyn hallituksen ja toimikuntien yhteisen suunnittelupäivän tuloksena hallitus ehdottaa, että Liikennetoimikunta ja TPS-toimikunta jatkavat toimintaansa 2015. Toimikuntien tavoitteet sovitaan yhdessä hallituksen kanssa ja lähdettäessä tuottamaan koulutustilaisuutta, toimikuntaa vahvistetaan projektin ajaksi vapaaehtoisilla osaajilla. Yrityksistä huolimatta AME-toimikuntaan ei ole saatu riittävää ostajajäsenedustusta. Syksyn suunnittelupäivässä toimikunta ehdottikin hallitukselle yksimielisesti, että AME lakkautetaan omana erillisenä toimikuntanaan. Majoituksiin, kokouksiin ja tapahtumiin liittyvät näkökulmat ovat edelleen tärkeitä, ja ne päätettiin sisällyttää muiden toimikuntien tuottamiin kokonaisuuksiin - jolloin esim. kokousteknologiaa voidaan käsitellä osana TPStoimikunnan tuottamaa koulutusta. Tarvittaessa hallitus voi myös nimetä erillisen FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 3
työryhmän tuottamaan majoituksiin, kokouksiin ja tapahtumiin liittyviä koulutuksia projektinomaisesti. Toimikuntien, työryhmien ja hallituksen välinen tiedonkulku turvataan niin, että sekä hallituksen jäsenet että toiminnanjohtaja jalkautuvat ryhmien kokouksiin pitkin toimintavuotta. TOIMINNAN PAINOPISTEALUEET 2015 Syyskuussa 2014 toteutetulla jäsentutkimuksella pyydettiin sekä ostaja- että partnerijäsenten näkemystä yhdistyksen toiminnan painopistealueista 2015. Saatujen tuloksien perusteella hallitus ja toimikunnat sopivat yhdessä teemat, joiden ympärille FBTA:n koulutussisällöt 2015 rakennetaan. Toimikuntien ja työryhmien työn tulokset voivat olla seminaareja, webinaareja, mallipohjia, ohjeistuksia, white paper tutkielmia tai muita jäsenkunnan hyödynnettäväksi tarkoitettuja sisältökokonaisuuksia. Ostajajäsenten TOP 3 -painopistealuetta olivat tutkimuksen perusteella (vastausprosentti 44,5 %): 1. Teknologia ja prosessien optimointi: järjestelmät ja ratkaisut 2. Matka- ja kokoushallinnon viestintä 3. Raportointi ja mittariston kehittäminen Partnerijäsenten TOP 3 painopistealuetta (vastausprosentti 36,5 %): 1. Kokoukset ja tapahtumat (Meetings Management) 2. Teknologia ja prosessien optimointi: järjestelmät ja ratkaisut 3. Maksamisratkaisut (jaettu kolmossija) 3. Matkahallinnon ja hankintatoimen yhteistyö (jaettu kolmossija) Teknologia ja prosessien optimointi nousi molemmissa vastaajaryhmissä kärkikolmikkoon. Esimerkiksi matkustuksen mobiiliratkaisut, matka- ja kokoushallinnon kokonaiskustannukset ja ovelta ovelle ratkaisut voivat olla teemoina 2015 koulutuksissa. Kestävä kehitys, ympäristövastuullinen matkustus ja matkustajahyvinvointi pidetään niinikään asialistalla. Erinomaisen palautteen saaneelle Hankintavalmennukselle pyritään tuottamaan jatkoa, ja Matka- ja kokoushallinnon viestintäkoulutusta varten etsitään osaava partneri. FBTA:n JÄSENPALVELUT Jäsentiedotus FBTA:n käyttämät jäsenviestinnän kanavat ovat yhdistyksen verkkosivut (www.fbta.net) ja sähköiset uutiskirjeet, sekä näitä täydentävänä sosiaalisen median kanavana Facebook-sivu (www.facebook.com/liikematkayhdistys). Syksyn 2014 jäsentutkimuksen perusteella yli 95 % kaikista vastaajista katsoi, että jäsentiedottamisessa on onnistuttu hyvin. Verkkosivujen sisällöntuottamiseen kiinnitetään paljon huomiota myös 2015. Sivuille on avattu omat pysyvät osiot IATA NDC hankkeelle ja Liikenneministeriön Kansallisen lentoliikennestrategian valmistelulle. Jäsenkunnan toivomia kansainvälisiä tutkimuksia lisätään tietopankkiin tuoreeltaan, samoin kuin materiaalia sekä omista että yhteistyökumppanien tuottamista koulutustilaisuuksista. FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 4
Jäsenkoulutus Yhdistyksen medianäkyvyyttä pyritään kasvattamaan hakeutumalla aktiivisesti yhteistyöhön eri toimijoiden kanssa ja syventämällä yhteistyötä mm. sihteereille ja assistenteille sekä kokous- ja tapahtumajärjestäjille suunnatun Evento S&A -lehden kanssa. Verkkosivujen tietopankista löytyvään FBTA mediassa osioon kootaan yhdistyksen toimintaan liittyvät eri tiedotusvälineissä julkaistut jutut ja artikkelit. Hallitus käynnistää työn FBTA-toimiston teknisen alustan uudistamiseksi. Yhdistyksen nykyiset ohjelmat ja sovellukset on otettu käyttöön vuosien varrella, eivätkä ne tue tehokasta työskentelyä parhaalla mahdollisella tavalla. Hankkeen alkuvaiheessa toiminnanjohtaja kartoittaa, minkälaisia ratkaisuja järjestökentälle on tarjolla sekä tutustuu muiden yhdistysten käyttämiin järjestelmiin. Pohjatyön jälkeen hallituksella on valmius päättää, edellyttääkö mahdollinen järjestelmäprojekti työryhmän perustamista tai ulkopuolista asiantuntija-apua. FBTA:n keskeinen lisäarvopalvelu on jäsenkunnan tarpeisiin räätälöity, ajankohtainen jäsenkoulutus. FBTA on aattellinen yhdistys ja osallistumismaksuilla katetaan järjestelyistä aiheutuvat kustannukset voittoa tavoittelematta. Omien koulutustilaisuuksien hinnat pidetään jäsenille edullisina, osallistumisen maksaessa murto-osan vastaavien seminaaripäivien markkinahinnoista. Toimintavuosi 2015 aloitetaan perinteiseen tapaan Matkamessujen ammattipäivänä järjestettävällä Hot Topic seminaarilla, minkä lisäksi vuoden mittaan järjestetään 2 3 muuta maksullista omaa koulutustilaisuutta. Kevät- ja syyskokouksen yhteydessä järjestettävät koulutusohjelmat ovat veloituksettomia yhdelle jäsenyrityksen edustajalle. Erinomaisen palautteen saaneiden FBTA-webinaarien sarjaa jatketaan 2015. Tunnin mittaisiin nettikoulutuksiin voi osallistua helposti omalta työpisteeltä, eikä jäsenyritykselle aiheudu matkakuluja. Vuoden 2015 toimintakalenteriin sisällytettävät webinaarit tuottavat lisäarvoa, jota voidaan käyttää myös jäsenhankinnan argumenttina. Matkailun ammattilehti Ikkunapaikka Window Seat Yhdistyksen jäsenmaksuun sisältyy pääyhdyshenkilöille toimitettuna matkailualan ammattilehti Ikkunapaikka - Window Seat (8 numeroa/vuosi). Jäsenyrityksille on tehty edullinen tarjous lisäkappaleiden tilaamisesta 2015. Kauppalehden Matka Extra lähetetään jäsenkunnalle, mikäli se ilmestyy 2015. KOTIMAINEN YHTEISTYÖ FBTA tekee yhteistyötä ja pyrkii verkottumaan sekä toimialan että yhteiskunnan muiden toimijoiden kanssa. Säännöllinen vuorovaikutus ja hyvä yhteistyö Suomen Matkatoimistoalan liiton SMALin kanssa. Vaihdamme tietoa liikematkatoimialaan liittyvistä kysymyksistä. FBTA on Ulkoministeriön ylläpitämän Matkailuturvallisuuden neuvottelukunnan jäsen. Neuvottelukunnan tehtävänä on toimia tiedonvaihdon foorumina matkailuturvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä. FBTA on Messukeskuksen yhteistyökumppani Matka 2015 Business Travel Forumin osalta. FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 5
FBTA on Kansainvälisen Kauppakamarin (ICC) Suomen osaston jäsen. FBTA on Veronmaksajain Keskusliiton jäsen. Liikematkayhdistys haluaa vaikuttaa alan toimintaedellytyksiin liittyviin hankkeisiin ja hallitus pyrkii omalta osaltaan lisäämään vuoropuhelua keskeisten toimijoiden kanssa. KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ Liikematkayhdistyksen 2015 jäsenmaksuun sisältyy Global Business Travel Associationin (GBTA) jäsenyys sekä ostaja- että partnerijäsenille. Rekisteröitymällä GBTA Europen verkkosivuilla FBTA-jäsenet pääsevät mukaan globaaliin matkahallinnon ammattilaisten verkostoon ja saavat käyttöönsä laajan kansainvälisen tietopankin tutkimuksineen ja asiakirjamalleineen. Pohjoismainen yhteistyö FBTA:n pohjoismaiset sisaryhdistykset DBTA, NBTA ja SBTA ovat kaikki GBTAjäsenjärjestöjä, ja samankaltaisen toimintaympäristön vuoksi tärkeä sidosryhmä FBTA:lle. Sisaryhdistysten välinen yhteistyö on tiivistä. Yhdistysten koulutustilaisuudet ovat avoimia sisaryhdistysten jäsenille kyseisen maan jäsenhinnoilla. Pohjoismaisten liikematkayhdistysten yhteinen vuosittainen verkottumistapahtuma Nordic Business Meeting 2015 järjestetään Kööpenhaminassa 29.1.2015. Yhteiskuntavastuu, kestävä kehitys Liikematkayhdistyksen edustajana kestävän kehityksen GBTA Project Icaruksessa ja CO2 Focus Group työryhmän vetäjänä toimii Minna Torppa (Puolustusministeriö). FBTA:N TOIMINNAN JOHTAMINEN JA YHDISTYKSEN TOIMISTO Toimintaa johtaa yhdistyksen syyskokouksen valitsema hallitus, joka sääntöjen mukaan koostuu puheenjohtajasta ja vähintään neljästä (4) ja enintään kahdeksasta (8) jäsenestä, joista kaksi edustaa partnerijäseniä. Toimiston henkilökunnan muodostavat toiminnanjohtaja Sari Viljamaa sekä toimistoassistentti Kaarina Alasentie. Toiminnanjohtaja vastaa operatiivisesta toiminnasta. FBTA:n toimisto sijaitsee vuokratiloissa Helsingin ydinkeskustassa osoitteessa Simonkatu 12 B 30, 7. krs, 00100 Helsinki. FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 6
FBTA-TOIMINTAKALENTERI 2015 (alustava) Tammikuu 15.1. Matka 2015 messut, Helsinki FBTA Hot Topic aamiaisseminaari ja Business Travel Forum 29.1. Nordic Business Meeting 2015 DBTA, FBTA, NBTA, SBTA Kööpenhamina Helmikuu 25. 26.2. Business Travel Show, Lontoo - FBTA Hosted Buyer ryhmä Maaliskuu pvm avoin Matkahallinnon perusteet / FBTA tutuksi - uusille jäsenille ja toimintaan aktiivisemmin mukaan haluaville pvm avoin FBTA-webinaari Huhtikuu 23.4. Kevätkokous + oheisohjelma Partnerijäsenkokous kevätkokouksen yhteydessä Toukokuu pvm avoin Toimikuntatyöhön perustuva koulutuspäivä Elokuu pvm avoin FBTA-jäsentutkimus 2015 Syyskuu pvm avoin Toimikuntatyöhön perustuva koulutuspäivä Lokakuu pvm avoin FBTA-webinaari Marraskuu 26.11. Syyskokous + oheisohjelma Partnerijäsenkokous syyskokouksen yhteydessä GBTA Europe kongressin ajankohta julkaistaan tammikuussa ja se sijoittuu syyskaudelle 2015 FBTA/SV/2.11.2014 Sivu 7