Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Sisäiset tarkastajat ry:n kuukausikokous 16.05.2011 Erityisasiantuntija Minna Huuskonen, Audiapro Oy
Hallituksen selonteot Kuntalain muutoksen (2007) myötä vaatimukset selonteon antamiselle kuntien ja kuntayhtyminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan antamisesta korostuivat Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto antoi uudet yleisohjeet kuntien ja kuntayhtymien tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta (2008) Hallituksen on toimintakertomuksessaan tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella, ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. 2 Minna Huuskonen
Hallituksen selonteot Selontekojen laatimista varten kunnanhallituksella, tilivelvollisilla toimielimillä ja viranhaltijoilla on oltava kokonaisvaltainen ja perusteltu näkemys vastuullaan olevan toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyydestä. Selonteon tulisi perustua dokumentoituun ja kokonaisvaltaiseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja toimivuuden arviointiin ollakseen luotettava ja lisäarvoa tuottava. Selontekojen ja sisäisen valvonnan kehittämisen perustana tulisi olla systemaattinen johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva lähestymistapa. 3 Minna Huuskonen
Hallituksen selonteot Selonteon valmistelu on perusteltua vastuuttaa eri tehtäväalueille siten, että lauta- ja johtokunnat ja niiden alainen toimialajohto valmistelevat kunnanhallitukselle osaltaan selonteossa esitettävät tiedot sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestämisestä. 4 Minna Huuskonen
Hallituksen selonteot Yleisohjeessa on esitetty sisäisen valvonnan kohdealueita ja esimerkinomaisesti tuotu esiin niitä seikkoja, joihin selonteossa on aiheellista ottaa kantaa. Kohdealueita ovat: Säännösten, päätösten ja määräysten noudattaminen Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Riskienhallinnan järjestäminen Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Sopimustoiminta Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä 5 Minna Huuskonen
Hallituksen selonteot Miten sitten arvioinnit on toteutettu? Hallituksen selontekoja analysoitiin 88 kappaletta (v. 2008 toimintakertomukset) Analyysi kohdistui asukasluvun mukaan seuraavasti: Asukasluvultaan 2 500 10 000 kokoiset kunnat 39 kpl (pienet) Asukasluvultaan 10 001 50 000 kokoiset kunnat 32 kpl (keskisuuret) Asukasluvultaan 50 001 100 000 kokoiset kunnat 10 kpl (suuret) Yli 100 000 asukkaan kunnat 7 kpl 6 Minna Huuskonen
Hallituksen selonteot Arvioitavat osa-alueet olivat Sisäisen valvonnan järjestämisen kuvaus Sisäisen valvonnan järjestämisen perustuminen järjestelmälliseen lähestymistapaan Sisäisen valvonnan arvioinnin suorittaminen Arvioinnin suorittajat Arvioinnin kohdentuminen Arviointikriteerit Riskienkartoitusten ajantasaisuus ja kattavuus Riskienhallinnan järjestäminen ja toimivuus Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Kokonaisarvion esittäminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tasosta 7 Minna Huuskonen
Selontekojen arviointi Onko hallituksella ja johdolla selkeä näkemys sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä? Nyt oli lähinnä todettu vastuut ja mitä sisäisellä valvonnan pyritään varmistamaan Ensimmäisellä kierroksella vain harvoin oli ymmärretty, että on tarkoitus raportoida järjestelmän asianmukaisuudesta Perustuvatko selonteot riittävään ja todennettavaan arviointiin? Nyt arviointien riittävän täsmällinen kuvaaminen toteutui harvoin, mistä johtuen lukija ei voi useinkaan arvioida selonteon oikeellisuutta ja luotettavuutta. 8 Minna Huuskonen
Selontekojen arviointi Onko riskienhallinta kokonaisvaltaista ja tehokasta? Nyt riskienhallinta oli vain harvoin kokonaisvaltaista, sisältyi satunnaisesti johtamisen, suunnittelun ja päätöksenteon lisäksi palveluntuotantoprosesseihin, usein raportoimatta jäi riskien arviointi, hallinta, valvonta ja raportointi tilivelvollisille toimielimille 9 Minna Huuskonen
Selontekojen arviointi Toteutuvatko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja toimivuuden arvioinnin vastuut aidosti? Hallituksen, lauta- ja johtokuntien ei pääsääntöisesti raportoitu käsitelleen ja seuranneen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta Onko ryhdytty korjaaviin toimenpiteisiin edeltävän vuoden selonteon perusteella? Selontekojen jatkuvuus edellyttäisi raportointia suoritetuista korjaavista toimenpiteistä / kehittämistoimenpiteistä Selontekojen perusteella arvioiden sisäinen valvonta oli asianmukaisesti järjestetty ymmärtäväisestikin suhtautuen enintään 10 15 kunnassa 10 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Hyvinkää 2009) Hyvinkään kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilanne vuonna 2009 on selvitetty tulosalueiden tilivelvollisten suorittaman systemaattisen ja dokumentoidun arvioinnin pohjalta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi suoritettiin coco- mallin mukaisella lomakkeistolla, joiden pohjalta laadittiin toimialakohtaiset selonteot. Toimialoittaiset selvitykset on raportoitu myös lautakunnille. 11 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Hyvinkää 2009) Hyvinkään kaupungin sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty kaupunginhallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan yleisohjeen ja riskienhallinnasta annettujen erillisohjeiden mukaan. Toimialojen antamien selvitysten perusteella voidaan todeta, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat vakiintuneet osaksi johtamisjärjestelmää. Valvonnan perustoiminnot ovat olleet aika lailla samanlaiset eri toimialoilla, mutta tasoeroja niiden välillä on ollut havaittavissa. Merkittäviä puutteita ei ole kuitenkaan ilmennyt vuoden 2009 aikana. 12 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Hyvinkää 2009) Sisäisen valvonnan ja siihen kuuluvan riskienhallinnan järjestämistä vuonna 2009 on arvioitu ja raportoitu edellisvuoden tapaan viiden osa-alueen kautta. 1. Valvontaympäristö 2. Tavoitteiden toteutuminen 3. Riskienhallinta 4. Valvontatoimet 5. Seuranta ja muutokset Kaikkien osa-alueiden sisällä on kuvattu myös puutteet ja tärkeimmät kehittämiskohteet 13 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Hyvinkää 2009) Hyvinkään kaupungin sisäisen tarkastuksen toiminnassa on noudatettu INTOSAI:n valvontastandardeja. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on ollut tutkia ja arvioida kaupungin riskienhallinta- ja valvontajärjestelmää sekä johtamis- ja hallintoprosessia tarkoituksena tuottaa riippumaton arvio niiden tilasta ja antaa suosituksia niiden kehittämiseksi. Hyvinkään kaupunkikonsernissa on ollut yksi vakinainen sisäinen tarkastaja vuodesta 1999 lähtien. Sisäisen tarkastajan työaika on ollut osa-aikaeläkkeen vuoksi 60 % vuonna 2009. Sisäiselle tarkastustoiminnalle on hyväksytty valtuustokaudelle 2009-2012 yleissuunnitelma (Kh 29.6.2009 237), jonka perusteella on laadittu ja hyväksytty tarkastussuunnitelma vuodelle 2009. Yleissuunnitelmassa sisäiset tarkastukset on suunniteltu siten, että Hyvinkään kaupungin organisaation olennaiset osat tulevat pääosin tarkastetuksi valtuustokaudella. Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Hyvinkää 2009) Vuonna 2009 sisäistä tarkastusta on kohdennettu toiminnan ja talouden tarkastukseen (liikuntapalvelut), yhteistoiminnan tarkastukseen (tilapalvelu ja taloyksikkö), palkkojentarkastukseen (terveyskeskuksen hoitohenkilöstö) sekä konsernin tytäryhteisöjen talouden analysointiin. Tarkastusten tulokset on raportoitu ohjeiden mukaisesti tarkastuskohteelle, toimialajohtajalle, kaupunginjohtajalle ja tilintarkastajalle sekä yhteenvedot kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle. Sisäisellä tarkastuksella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä. 15 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Hyvinkää 2009) Sisäisen tarkastuksen arvioinnin perusteella on todettu seuraavat lähiajan kehittämiskohteet: Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen laatiminen (vuosi 2010) Sisäisen valvonnan ohjeen päivittäminen (vuosi 2011) 16 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Helsingin kaupunki 2010) Helsingin kaupungin sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty kaupunginhallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan yleisohjeen ja riskienhallinnan yleisohjeen linjausten mukaisesti. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtajat toimialoillaan sekä virastojen ja liikelaitosten johto vastaavat riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa on arvioitu virastoilta ja liikelaitoksilta sekä sisäiseltä ja ulkoiselta tarkastukselta saatujen arviointitietojen perusteella. Merkittäviä puutteita ei ole havaittu v. 2010. 17 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Helsingin kaupunki 2010) Vuoden 2010 aikana virastot ja liikelaitokset ovat toteuttaneet v.2009 selonteoissa ilmoittamiaan suunnitelmia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan parantamiseksi. Virastot ja liikelaitokset ovat kehittäneet toimintaprosessejaan ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapojaan. Riskienhallinnan näkökulma on yhä selkeämmin mukana koko kaupunkikonsernin toiminnan ohjauksessa, suunnittelussa ja seurannassa. Talous- ja suunnittelukeskuksen johdolla toimiva, keskeisten virastojen muodostama riskienhallinnan koordinaatioryhmä ohjaa ja koordinoi kaupunkikonsernin riskienhallintaa. 18 Minna Huuskonen
Esimerkki selonteosta (Helsingin kaupunki 2010) Sisäinen tarkastus avustaa kaupungin ylintä johtoa tarkastamalla ja arvioimalla virastojen ja liikelaitoksien sekä tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta kaupunginjohtajan hyväksymän vuosisuunnitelman ja kaupungin johdolta saamiensa erillistoimeksiantojen perusteella. Päättyneellä tilikaudella ei ole tullut ilmi merkittäviä kaupunkitasoisia sisäisen valvonnan tai riskienhallinnan puutteita. Sisäinen tarkastus on antanut raporteissaan virastoille ja liikelaitoksille suosituksia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseksi. 19 Minna Huuskonen
Lisätietoja: Audiapro Oy Minna Huuskonen Erityisasiantuntija minna.huuskonen@audiapro.fi tai Markus Kiviaho Tarkastuspäällikkö, JHTT, CGAP markus.kiviaho@audiapro.fi www.audiator.fi Minna Huuskonen