Nivalan kaupunki. Kaupunginhallitus. Esityslista 21/2011

-3, KH 2.12.2011 12:00 Nivalan kaupunki Kaupunginhallitus 2.12.2011 Esityslista 21/2011

-3, KH 2.12.2011 12:00

-2, KH 2.12.2011 12:00 Kokousaika Perjantai 2.12.2011 klo 12.00 Kokouspaikka Kaupunginhallituksen huone KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN: LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA VIRHE. SISÄLLYSLUETTELON HAKUSANOJA EI LÖYTYNYT. MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Pöytäkirjan nähtävänä pito Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävänä torstaina 8.12.2011 hallintojohtajan työhuoneessa JARMO VUOLTEENAHO Jarmo Vuolteenaho Puheenjohtaja Päivi Karikumpu Pöytäkirjanpitäjä

-1, KH 2.12.2011 12:00 Kokousaika 2.12.2011 kello 12.00 - Kokouspaikka Kaupunginhallituksen huone Saapuvilla olleet jäsenet (ja merkintä siitä, kuka toimi puheenjohtajana) Muut saapuvilla olleet Jarmo Vuolteenaho Eija-Riitta Niinikoski Kalervo Mantila Eeva-Leena Ainasoja Heikki Junttila Satu Kontiola Mikko Päivärinta Ari Kukkurainen Anne Tölli Eero Raudaskoski Esko Kangas Jarmo Pihlajaniemi Tapio Uusitalo Kari Valtanen Päivi Karikumpu puheenjohtaja I vpj II vpj jäsen A.Kukkuraisen vh. kv:n pj kv:n I vpj kv:n II vpj kaupunginjohtaja hallintojohtaja Laillisuus ja päätösvaltaisuus Asiat Asialistan mukaiset :t 177-184 Läsnä poissa Pöytäkirjan tarkastustapa Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Pöytäkirjan tarkastustoimitus Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Jarmo Vuolteenaho Päivi Karikumpu Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Tarkastusaika Nivala 7.12.2011 Allekirjoitukset Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Todistaa Aika ja paikka 8.12.2011 hallintojohtajan työhuoneessa Virka-asema Hallintojohtaja Päivi Karikumpu

177, KH 2.12.2011 12:00 Vuoden 2012 talousarvio ja vuosien 2013-2015 taloussuunnitelma Vuoden 2012 talousarvion ja vuosien 2013-2015 taloussuunnitelman laadintaohjeet ja raamitus /Talousarvion valmistelun tilannekatsaus Kaupunginhallitus 12.9.2011 138 Valmistelijan ehdotus Valmistelija laskentapäällikkö Liitteet: Tuloslaskelma-raami, sis.toimialaraamit ja rahoituslaskelmaraami vuosille 2012-2015 Ohjeet v. 2012 talousarvioehdotuksen ja vuosien 2013 2015 taloussuunnitelman laadintaa varten sekä käytettävät sosiaalimaksuprosentit. Vuoden 2012 talousarvion ja 2013-2015 taloussuunnitelman laadinnassa on käytetty pohjana v. 2011 hyväksyttyä talousarviota ml. hyväksytyt määrärahamuutokset. Toimialakohtaiset raamit on laskettu 2 % korotuksella v. 2011 luvuista vuodelle 2012 ja vuosille 2013 2015 vuosittainen korotus on 2 %. Verotulot on arvioitu käyttäen pohjana Kuntaliiton veroennustekehikkoa, ja valtionosuudet on laskettu valtiovarainministeriön kesäkuussa julkaistujen ennakkotietojen perusteella. Kaupunginhallitus hyväksyy v. 2012 2015 tuloslaskelma-arvion, rahoituslaskelma-arvion, toimialoittaisen raamin sekä laadintaohjeet. Kaupunginhallitus päättää hyväksyä valmistelijan ehdotuksen. Yksimielisesti hyväksyttiin. Tämä asia käsiteltiin :n 136 jälkeen. Eija-Riitta Niinikoski poistui kokouksesta kello 15.44 asian käsittelyn aikana. Sivistysjohtaja, kaupunginkamreeri, tekninen johtaja poistuivat kokouksesta kello 15.47. Kaupunginhallitus 15.11.2011 168 Tilannekatsaus keskushallinnon osalta Kaupunginhallitus merkitsee talousarvion valmistelun tilannekatsauksen tietoon saaduksi.

177, KH 2.12.2011 12:00 Kaupunginhallitus kävi evästyskeskustelua talousarvion valmistelusta. Saara Mäenpää sekä Matti Uusimäki poistuivat kokouksesta kello 17.08. Kaupunginhallitus 21.11.2011 175 Tilannekatsaus sivistys- ja teknisen toimen osalta Kaupunginhallitus merkitsee talousarvion valmistelun tilannekatsauksen tietoon saaduksi. Sivistysjohtaja Riitta Viitakangas sekä kaupunginkamreeri Saara Mäenpää saapuivat kokoukseen kello 14.25. Sivistysjohtaja poistui kokouksesta kello 15.15. Tekninen johtaja Jukka-Pekka Flygare saapui kokoukseen kello 15.15. Kaupunginkamreeri ja tekninen johtaja poistuivat kokouksesta kello 16.18. Yksimielisesti hyväksyttiin. Kaupunginhallitus 2.12.2011 177 Erillinen liite: Talousarvio 2012 ja taloussuunnitelma 2013-2015 Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle hyväksyttäväksi vuoden 2012 talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille 2013 2015.

178, KH 2.12.2011 12:00 Niva-Kaijan koulun väliaikaistilojen kustannukset Tekninen lautakunta 2.11.2011 96 Niva-Kaijan koulun väliaikaistilojen kustannukset on huomioitu vuoden 2011 talousarviossa investointipuolella kustannuspaikalla 8634. Väliaikaistiloista ei kerry kaupungille omistukseen tulevaa omaisuutta. Tämän takia kustannukset tulee osoittaa käyttötalouden kustannuksiksi. Väliaikaistilojen kustannuksiksi on investointipuolella varattu 500 000 koko peruskorjauksen keston ajaksi. Väliaikaistilat on otettu käyttöön puolivuotta ennen peruskorjauksen aloittamista. Tämän vuoden kustannuksiksi väliaikaistilojen osalta tulee arviolta 300 000, josta peruskorjausta aloittamista edeltävä osuus on 134 000. Teknisen johtajan esitys Siirretään investointipuolelle varattu määräraha vuodelle 2011 166 000 sekä haetaan lisämäärärahaa väliaikaistilojen ennen korjauksen aloittamista kertyneistä kustannuksista 134 000 eli yhteensä 300 000 käyttötalouspuolelle kustannuspaikan 7475 alle. Pyydetään kaupunginhallitusta ja valtuustoa hyväksymään lisämääräraha sekä määrärahojen siirto. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Kaupunginhallitus 21.11.2011 172 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä teknisen lautakunnan esityksen. Kaupunginjohtaja esitti, että asia jätetään jatkovalmisteluun. Yksimielisesti hyväksyttiin. OTE: tekninen johtaja kaupunginkamreeri Kaupunginhallitus 2.12.2011 178 Kaupunginhallitus esittää valtuustolle hyväksyttäväksi, että investointipuolelle vuodelle 2011 hyväksytystä Niva-Kaijan koulun peruskor-

178, KH 2.12.2011 12:00 jausmäärärahasta siirretään 300 000 käyttötalouspuolelle sinne siirrettyjen väliaikaistilojen kustannuksia kattamaan.

179, KH 2.12.2011 12:00 Maaseutulautakunnan lakkauttaminen Maaseutuhallinnon tehtävien järjestämiseksi on muodostettu yhteistoiminta-alue, johon kuuluvat Nivalan, Oulaisten ja Ylivieskan kaupungit sekä Sievin kunta. Isäntäkuntana toimii Nivalan kaupunki. Hyväksytyn yhteistoimintasopimuksen mukaan yhteisenä toimielimenä toimii Nivalan maaseutulautakunta. Yhteisessä toimielimessä on 9 jäsentä. Sopijakuntien valtuustot nimittävät yhteiseen lautakuntaan jäseniä seuraavasti: Nivalan kaupungin edustajina 3 jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet, Sievin kunnan edustajina 2 jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet, Ylivieskan kaupungin edustajina 2 jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet, Oulaisten kaupungin edustajina 2 jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Yhteistoimintasopimus maaseutuhallinnon tehtävien järjestämisestä tulee voimaan 1.1.2012, joten on tarpeen lakkauttaa nykyinen maaseutulautakunta toimielimenä. Uusi maaseutulautakunta perustetaan hallintosäännön hyväksymisen yhteydessä. Kaupunginhallitus esittää, että valtuusto päättää lakkauttaa 31.12.2011 nykyisen maaseutulautakunnan. Uusi maaseutulautakunta perustetaan uuden hallintosäännön hyväksymisen myötä.

180, KH 2.12.2011 12:00 Jokilaaksojen Musiikkiopiston oppilaspaikat Sivistyslautakunta 29.11.2011 96 Valmistelijan esitys Toimialajohtajan esitys Valmistelija kulttuuri-nuorisosihteeri Nivalan kaupunginvaltuusto on 25.2.2010 3 hyväksynyt Nivalan kaupungin talouden tasapainottamisohjelman 2010-2013. Ohjelma sisältää Jokilaaksojen musiikkiopiston maksuosuuden pienentämisen (luovutaan viidestä oppilaspaikasta vuosiksi 2011-2012), yhteensä 16 000. Jokilaaksojen musiikkiopiston sekä Nivalan kaupungin 24.11.1999 allekirjoittaman Perussopimuksen 26 mukaan jäsenkunnalla on oikeus luopua oppilaspaikoistaan määräajaksi, kokonaan tai osittain. Luopuminen tapahtuu luopumisilmoituksen tekoa seuraavan kalenterivuoden päättyessä. Sivistyslautakunta on esittänyt ja kaupunginvaltuusto hyväksynyt oppilaspaikkojen vähentämisen vuoden 2010 talousarviossa kahden vuoden määräajaksi 2011-2012. Vuoden 2011 talousarviossa leikkaus ei näy tekstissä, mutta on tunnusluvuissa sijoitettuna vuosille 2012-2013. Päätöksestä ei ole mennyt otetta kuntayhtymälle ja päätöksen täytäntöönpano on lykkääntynyt. Kaupunginvaltuuston hyväksymän talouden tasapainottamisohjelman perusteella sivistyslautakunnan talousarvioesityksessä vuodelle 2012 on edelleen Jokilaaksojen Musiikkiopiston talousarvioon viiden oppilaspaikan leikkaus syyskauden 2012 alusta lukien kahden vuoden määräajaksi. Talousarvioesitys sijaintipaikkakunnan kuntaosuus mukaan lukien on 150 822. tä ei voida täytäntöönpanna, koska musiikkiopistolle ei ole toimitettu vuoden 2010 loppuun mennessä kaupunginvaltuuston allekirjoitettua pöytäkirjanotetta, jonka pohjalta oppilaspaikkojen leikkaukseen olisi voitu valmistautua. Mikäli kaupunginvaltuuston päätös toimitetaan vuoden 2011 loppuun mennessä, oppilaspaikkaleikkaus voidaan toteuttaa 2013 vuoden alusta lukien. Kuntayhtymä on lähestynyt 23.11.2011 kaupunkia kirjeellä ja toivoo, että kaupunki huomioi perussopimuksen mukaisen toimintajärjestyksen ja jo tehdyt säästöt. Musiikkiopisto on leikannut menoja ja palauttanut säästöinä vuosilta 2009-2010 yhteensä 16 479,25. Koska Jokilaaksojen Musiikkiopistolle asetetut säätötavoitteet on saavutettu muilla keinoin kuin oppilaspaikkoja leikkaamalla, ja koska oppilaspaikoista luopumisesta ei ole mennyt virallista pöytäkirjanotetta Jokilaaksojen musiikkiopistolle, lisätään vuoden 2012 talousarvioesitykseen 3975 (154 797 ).

180, KH 2.12.2011 12:00 Vuoden 2012 muun sivistystyön talousarvioesitykseen tehty, toteutumatta jäävä oppilaspaikkojen leikkaus ja 3 975 euron leikkaus katetaan muun sivistystyön tehtäväalueen sisäisillä määrärahan siirroilla. Sivistyslautakunta esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että Nivalan kaupunki luopuu Jokilaaksojen musiikkiopiston viidestä oppilaspaikasta kahden vuoden määräajaksi 2013-2014 Nivalan kaupungin taloudellinen tilanne huomioon ottaen. Tehtäväaluejohtaja huolehtii, että päätöksestä lähetetään virallinen ote Jokilaaksojen musiikkiopistolle päätöksen täytäntöönpanoa varten. Keskustelun jälkeen sivistyslautakunta yksimielisesti hyväksyi toimialajohtajan esityksen. Kaupunginhallitus 2.12.2011 180 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä sivistyslautakunnan esityksen.

181, KH 2.12.2011 12:00 Nivalan kaupungin hallintosäännön päivittäminen Oheismateriaali: Hallintosääntö, luonnos Kuntalain 50 :n mukaan valtuuston on hyväksyttävä hallintosääntö, jossa määrätään säännöksen mukaisista kunnan hallinto- ja päätöksentekomenettelyä koskevista asioista. Nivalan kaupungin hallintosäännön perusta on valmisteltu Suomen Kuntaliitossa valmistellun hallintosääntömallisuosituksen mukaisesti. Johtoryhmä on työstänyt hallintosääntöä ja toimialat ovat tuoneet esille omalta osaltaan hallintosäännön mahdolliset päivitystarpeet. Edellisen kerran Nivalan kaupungin hallintosääntöä on päivitetty 27.1.2011 ( 4) ja tuolloin hallintosääntöön määritettiin lomituspalvelulautakunta uuden lomituspalveluyksikön perustamisen johdosta. Hallintosäännön päivittäminen on tullut nyt ajankohtaiseksi mm. alueellisen maaseutupalvelujen perustamisen johdosta, jossa maaseutulautakunta mm. vastaa kuntien järjestettäväksi säädettyjen lakisääteisteisten maaseutuhallintotehtävien sekä muiden maaseudun kehittämispalvelujen järjestämisestä Nivalan, Oulaisten ja Ylivieskan kaupunkien sekä Sievin kunnan alueella. Uusi lautakunta ja toimiala (alueelliset maaseutupalvelut) aloittaa toiminnan 1.1.2012. Em. perustuu alueen kuntien hyväksymään yhteistoimintasopimukseen kuntien maaseutuhallinnon järjestämisestä. Nivalan kaupunginvaltuusto hyväksyi ko. sopimuksen 14.6.2011 ( 24). Esityslistalla olevaa hallintosääntöä on päivitetty myös sivistyslautakunta ( 32) ratkaisuvallan osalta. Lisäksi hallintosääntöön on tehty teknisluonteisia tarkistuksia. Kaupunginhallitus päättää esittää hallintosäännön kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi.

182, KH 2.12.2011 12:00 Tarkastuslautakunnan pyytämä raportointi kaupunginvaltuustolle Liitteet: Raportti arkistotoimesta ja kiinteistörekisteristä. Kaupunginvaltuusto on käsitellyt Nivalan kaupungin tarkastuslautakunnan laatiman arviointikertomuksen 14.6.2011 ( 21). Arviointikertomuksessa tarkastuslautakunta mm. esittää, että kaupunginhallitus toimittaa kaupunginvaltuustolle raportoinnin arkistotoimen järjestämisestä ja kiinteistörekisterin ajan tasalle saattamisesta. Kaupunginhallitukselle on selvitetty arkistotoimen ajankohtaiskatsausta 21.11.2011 ( 169). Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle tiedoksi tarkastuslautakunnan pyytämän raportoinnin.

182, KH 2.12.2011 12:00 / Pykälän liite: Asiakirjahallinnon järjestäminen 30112011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN JÄRJESTÄMINEN Sivu 1 / 4 Asiakirjahallinnon järjestäminen Ohjeistusten nykytilanne Ohjeistuksia on tehty hyvin. Kirjaamiseen on kaivattu lisäohjeistusta sekä asiakirjojen käsittelyyn ja säilytykseen ei ollut ohjeistuksia. Uusien lisäohjeistusten laatiminen on aloitettu. On laadittu ohjeistus mm. asiakirjojen oikeaoppiseen käsittelyyn ja säilytykseen. Ohjeistuksessa on määritelty perinpohjaisesti mm. arkistokelpoiset materiaalit (paperit, liimat, kotelot, sidontavälineet, nimiöt), arkistointitapa sekä säilytysaika. Lisäksi on tehty lisäohjeistusta kirjaamiseen. Ohjeistusten valvonta on aloitettu. Ohjeistusten ja valvonnan hyödyn on voinut jo huomata käytännössä. Työntekijät tulevat varmistamaan toimintatapojaan asiakirjojen käsittelyn suhteen ja näin ollen päätearkistoon ei päädy enää virheellisesti arkistoituja asiakokonaisuuksia. Sopimusten nykytilanne Tällä hetkellä sopimukset ovat hieman hajallaan. Ensi vuoden alussa tavoitteena ottaa käyttöön sopimuksenhallintaohjelma. Ohjelma helpottaa kaupungin sopimusten seurantaa, umpeutumista ja sopimukset tämän myötä myös löytyvät helposti. Lisäksi on harkittu hankittavaksi luottamusmiesrekisteriohjelma LUMO. Tämä helpottaa käytännön työtä esimerkiksi postituksessa, kunniamerkkejä haettaessa sekä lautakuntien henkilöluetteloinnissa. Arkistonmuodostussuunnitelmien nykytilanne Nivalan kaupungissa arkistoidaan ABC kaavaa käyttäen (esim. A Merkintäkirjat, B Luettelot, C Pöytäkirjat). Arkistonmuodostussuunnitelman perustehtävä on ohjata Nivalan kaupungin arkistointia; asiakirjojen rekisteröintiä, seulontaa ja hävittämistä. Valmisteilla on uusi, tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma. Uusi AMS otetaan käyttöön hallintokunnittain sitä mukaa kuin suunnitelmat saadaan valmiiksi ja ne on vahvistettu käyttöön otettavaksi. Arkistotyöryhmään kuuluva arkistovastaava ohjaa omassa työyksikössään amssien tekemistä. Tietohallintosihteerin tehtävä on opastaa, valvoa ja lopuksi tarkistaa suunni Kalliontie 15, 85500 Nivala Puh. 040 344 7211 Fax (08) 440 153

182, KH 2.12.2011 12:00 / Pykälän liite: Asiakirjahallinnon järjestäminen 30112011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN JÄRJESTÄMINEN Sivu 2 / 4 telmat. Suunnitelmat vahvistaa käyttöön päävastuualueen johtaja. Amssien laatimiset on aloitettu. Koulutuksen nykytilanne Henkilökuntaa on koulutettu Nivalan kaupungissa hyvin. Kaupungintalolle tehdyn kyselyn (18.9.2011) perusteella osa työntekijöistä tarvitsee lisäkoulutusta KuntaToimisto ohjelmien Työpöytä sovelluksen sekä EPJ:n (esityslistaja pöytäkirjajärjestelmä) käytöstä. Tämän perusteella on päätetty järjestää koulutus 24.1.2012. Lisäksi on suunnitelmissa osallistua amssiin liittyvään koulutukseen sekä Arkistolaitoksen järjestämille teemapäiville. Tiedottaminen Asiakirjahallinnon tehtäviin kuuluu myös tiedottaminen. Jaetaan uusia ajankohtaisia tietoja asiakirjahallinnosta sekä myös arkistotoimesta koko henkilökunnalle kun uutta tietoa ilmenee. Nivalan kaupungin nettisivuille on toteutettu yleisölle informaatiota tuova sivu keskusarkistosta. Tämä tuo tunnettavuutta ja mm. kuntalaiset, tutkijat, muut viranomaiset näkevät sivuilta mitä arkistossa on. Sivulla on yleisluettelo arkistossa olevista arkistonmuodostajista sekä sieltä löytyy arkistoaineistosta tehtävät tilauslomakkeet. Luettelo päivitetään siinä vaiheessa uudelleen kun arkisto on järjestetty ja luetteloitu kokonaisuudessaan. Kalliontie 15, 85500 Nivala Puh. 040 344 7211 Fax (08) 440 153

182, KH 2.12.2011 12:00 / Pykälän liite: Asiakirjahallinnon järjestäminen 30112011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN JÄRJESTÄMINEN Sivu 3 / 4 Arkistotoimen järjestäminen Ohjaus ja suunnittelutehtävien nykytilanne Kuten edellä todettiin, ohjeistuksia päivitetään ja uusia tehdään kun lisätarvetta ilmaantuu. Ohjeistusten valvonta toimii nyt myös käytännössä. Asiakirjojen käsittelyvaiheiden nykytilanne Kirjaamoja on tällä hetkellä keskushallinnossa, teknisessä toimessa sekä sivistystoimessa. Tarkastelun alla on mahdollinen kirjaamojen yhdistäminen teknisen ja keskushallinnon osalta. Jos tämä havaitaan käytännössä toimivaksi menetelmäksi, tarkastellaan myös sivistystoimen kirjaamon yhdistämistä hallinnon kirjaamoon. Tämän jälkeen olisi yksi kirjaamo. Tällä saavutettaisiin se hyöty, että saapuva posti ja vireille tulevat asiat kirjattaisiin keskitetysti yhdessä paikassa. On kuitenkin otettava huomioon käytettävissä olevat henkilöresurssit. Arkiston nykytilanne Arkisto kaipaa järjestämistä. Aineiston uudelleen ryhmittely on aloitettu. Niiden aineistojen hyllyistä, jotka on uudelleen ryhmitelty, löytyy nyt luettelo hyllyssä olevista arkistoista. Tämä on aineiston käytettävyyden kannalta välttämätöntä tehdä. Uudelleen järjestelyä on tehtävä myös siksi, koska arkistojen välille ei ole jätetty tarpeeksi tyhjää hyllytilaa uudelle materiaalille. Samalla säilytettävä aineisto oiotaan ja tuetaan. Lisäksi arkistoluetteloiden tekeminen on aloitettu. Vanhasta aineistosta on olemassa jo luettelot, mutta uudesta aineistosta tehdään arkistoluettelot sitä mukaa kun arkistoa järjestetään uudelleen ja uutta aineistoa siirretään pysyvään säilytykseen arkistoon. Uuden ohjeistuksen myötä nyt arkistoon saapuva aineisto on arkistokelpoisessa kunnossa ja sille ei tarvitse tehdä muuta kuin asettaa omalle hyllylle. Pysyvästi säilytettävän aineiston säilyvyyden takaamiseksi suurin osa täytyy arkistoida uudelleen arkistokelpoisiin ja oikean kokoisiin koteloihin. (aineistoa on epäasiallisissa säilytysvälineissä: laatikot, reikäkansiot, asiakirjoja myös sellaisenaan hyllyillä ) Myös koteloiden nimiöt ovat puutteellisia, tai niitä ei ole enää lainkaan ja näin ollen sisältö jää epäselväksi. Tämä korjaus tehdään samalla kun aineistoa siirretään uusiin koteloihin. Kalliontie 15, 85500 Nivala Puh. 040 344 7211 Fax (08) 440 153

182, KH 2.12.2011 12:00 / Pykälän liite: Asiakirjahallinnon järjestäminen 30112011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN JÄRJESTÄMINEN Sivu 4 / 4 Aineiston seulomisen ja hävittämisen nykytilanne Seulomista tehdään vuosittain. Aineistoa on seulottu aika hyvin tähänkin asti. Suurin poisto keskusarkiston osalta tulee yleensä kuiteista. Tähän mennessä hävitettäväksi kertynyt aineisto lähetetään tuhottavaksi joulukuun 15. päivänä. Uuden hävitettävän aineiston seulonta on jatkuvaa työtä. Toimintatapa hävitettävän aineiston kohdalla tällä hetkellä on, että hävitettävä aineisto kerätään hävityshuoneeseen, josta se vuosittain toimitetaan tuhottavaksi. Kehitysehdotuksena olisi, että tuhousfirma hakiessaan hävitettävän aineiston, jättäisi yhden tai kaksi tuhousastiaa johon uuden hävitettävän aineiston voisi suoraan laittaa. Tästä saavutettaisiin se hyöty, että hävitettävää aineistoa ei kertyisi niin massiivisia määriä, vaan aineiston tuhoaminen olisi jatkuvaa ja johdonmukaista. Toinen vaihtoehto voisi olla, että jokainen hallintokunta huolehtii oman hävitettävän aineistonsa tuhoamisesta, jolloin hävitettäväksi ei lähtisi esimerkiksi sellaista materiaalia jonka voisi laittaa paperinkeräykseen. Tässä nähtäisiin todellinen hävitysten kustannus jokaisen hallintokunnan osalta. Tämä ratkaisu voisi olla hyvä senkin vuoksi, että silloin jokainen olisi tarkempi tuhottavaksi lähetettävästä materiaalista. Perusturvan asiakirjojen nykytilanne Perusturvan arkistoaineistoa on hieman epäjärjestyksessä, vielä osin pahvilaatikoissa sekä hajallaan arkistossa ja nämä asiat vaikeuttavat asiakirjojen löytymistä. Perusturvan arkistoaineisto järjestetään uudelleen. Potilasasiakirjoihin liitettävien tulostettujen potilastietojen paikoilleen laittaminen on kesken, mutta edistyy hyvää vauhtia. Kun kaikki potilasasiapaperit ovat omilla paikoillaan, ne myös löytyvät tarvittaessa nopeasti. Nivalan kaupungin aikaisen perusturvan aineistoa on tullut vielä tämän syksyn aikana arkistoitavaksi. Tämä aineisto arkistoidaan pikkuhiljaa muun työn ohessa. Enää arkistoitavaa materiaalia perusturvan puolelta ei pitäisi tulla. Positiivisena puolena voi sanoa, että järjestettävää materiaalia ei kuitenkaan niin mahdottomasti ole. (Perusturvan toiminta siirtyi Peruspalvelukuntayhtymä Kallion hoidettavaksi 1.1.2008.) Nivalassa 21. marraskuuta 2011 Teija Kumpumäki tietohallintosihteeri Kalliontie 15, 85500 Nivala Puh. 040 344 7211 Fax (08) 440 153

182, KH 2.12.2011 12:00 / Pykälän liite: Selvitys, rakennus- ja huoneistorekisteri

183, KH 2.12.2011 12:00 Kaupunginhallituksen kokoukset keväällä 2012 Nivalan kaupungin hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Jos kokousasioita ei ole saatu kokouksessa käsitellyksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissaolleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. Kaupunginhallitus on pitänyt kokouksensa ennakkoon sovittujen päivämäärien mukaisesti maanantaisin klo 14.00. Ylimääräisiä kokouksia on pidetty tarpeen mukaan. Kokouskutsu asialistoineen on julkaistu pääsääntöisesti extranetissa kaupunginhallituksen jäsenille ja niille muille henkilöille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus taikka velvollisuus. Esityslista on julkaistu myös kaupungin internet -sivuilla. Kaupunginhallitus päättää kokoontua keväällä 2012 seuraavina päivinä kello 14.00-16.1. - 30.1. - 13.2-27.2-12.3-26.3-10.4-23.4-7.5-21.5-4.6-18.6 Ylimääräisiä kokouksia pidetään tarvittaessa.

184, KH 2.12.2011 12:00 Tiedoksiantoasiat Kiinteistönluovutusilmoituksia 8 kpl. Nivalan kaupunki Esityslistat/pöytäkirjat -Sivistyslautakunnan esityslista 29.11.2011. -Tekninen lupajaoksen esityslista 8.12.2011. Viranhaltijapäätökset -Kaupunginkamreeri nro 31: Tilapäislaina Nivalan kaupungille -Maanmitttausteknikko nro 50: Todistus, että Nivalan kaupunki ei tule käyttämään etuosto-okeutta. Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus -Päätökset hanketuen maksamisesta, Ruuan matkassa hanke. Suomen Kuntaliitto -Yk 23/80/2011, Musiikin esityskorvaukset Teostolle v. 2010 ja 2011 ja suositussopimus v. 2012. Pohjois-Pohjanmaan liitto -Tulvatyöryhmäehdotus maa- ja metsätalousministeriölle. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ky -Valtuuston kokouspöytäkirja 1.11.2011 -Hallituksen kokouspöytäkirja 14.112011. Peruspalvelukuntayhtymä Kallio -Yhtymähallituksen kokouspöytäkirja 11.11. ja esityslista 25.11.2011. Teosto ry -Musiikin käytön hinnat vuonna 2012. Keskipiste-Leader ry -Ilmoitus Leader -tuen kuntaosuuden maksamisesta. Kotiseutuposti 5/2011. Kaupunginhallitus merkitsee asiat tietoon saaduksi. Samalla kaupunginhallitus toteaa, että kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta ei ole käytetty.