HYVÄN JOHTAMIS- JA HALLINTOTAVAN PERIAATTEET Ohjeet sisäisen valvonnan toteuttamiseksi hallinnossa ja taloudessa

LIITE YLEISKIRJEESEEN NRO 4 / 1.2.2006 VARSINAIS-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ HYVÄN JOHTAMIS- JA HALLINTOTAVAN PERIAATTEET Ohjeet sisäisen valvonnan toteuttamiseksi hallinnossa ja taloudessa Hallitus hyväksynyt 13.1.2006 9 ja samalla kumonnut 22.4.1999 / 75 annetun ohjeen Voimaantulo 1.2.2006 SISÄLLYSLUETTELO 1 HYVÄ JOHTAMIS- JA HALLINTOJÄRJESTELMÄ...2 1.1 Hyvän johtamis- ja hallintojärjestelmän perusta...2 1.2 Hallituksen rooli johtamisjärjestelmässä...2 1.3 Valvontaympäristö ja riskienhallinta...3 1.4 Sisäisen valvonnan tavoitteet...4 1.5 Valvonnan rakenne...5 2 SISÄISTÄ VALVONTAA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET...5 3 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOTEUTUS...6 3.1 Esimiehen yleinen valvontavastuu...6 3.2 Henkilöstöhallinto...7 3.3 Viranhaltijapäätökset...7 3.4 Kunta- ja asiakaslaskutus...8 3.5 Sopimukset...8 3.6 Taloudenhoito...9 3.7 Laskentatoimi ja maksuliikenne...10 3.8 Materiaalihallinto...10 3.8.1 Hankinnat...10 3.8.2 Varastot...10 3.9 Omaisuuden hoito...11 3.10 Projektien valvonta...11 3.11 Tietojenkäsittely...12 3.12 Vieraanvaraisuus...13 3.12.1 Vieraanvaraisuuden saaminen...13 3.12.2 Vieraanvaraisuuden antaminen...13 3.13 Tytär- ja osakkuusyhteisöjen (kuntayhtymäkonsernin) valvonta...14 4 RAPORTOINTI...14 5 YLEISET VELVOLLISUUDET...15 6 SISÄINEN TARKASTUS...15

2 1 HYVÄ JOHTAMIS- JA HALLINTOJÄRJESTELMÄ 1.1 Hyvän johtamis- ja hallintojärjestelmän perusta Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän johtaminen perustuu hyvään johtamis- ja hallintotapaan. Johtamis- ja hallintojärjestelmän hyvä, systemaattinen ja tehokas toiminta on organisaation strateginen elinehto, tuloksellisuuden perusta, jäsenkuntien vaatimus ja keskeinen johtamisen arviointiperuste. Kokonaisvaltainen riskienhallinta on olennainen osa hyvää johtamis- ja hallintojärjestelmää ja se on prosessi, joka toteutuu osana toiminnan suunnittelua, päätöksentekoa, toteutusta ja seurantaa. Hallitus vastaa siitä, että riskienhallintajärjestelmät ovat kunnossa ja operatiivinen johto puolestaan riskienhallinnan toteuttamisesta. Kuntayhtymän toimielin ja johtava viranhaltija vastaavat johtamastaan toiminnasta ja tavoitteiden saavuttamisesta ja järjestävät vastuullaan olevan toiminnan tehokkaaksi, päämäärätietoiseksi ja tavoitteet saavuttavaksi. Hyvän hallintotavan mukaan toimielimet kokoontuvat säännöllisesti, käsittelevät niille määritellyt asiat, tekevät päätökset vaihtoehtojen arvioinnin jälkeen ja järjestävät riittävän seurannan päätösten toimeenpanolle. Hyvään hallintotapaan kuuluu, että päättäjillä on olennainen ja tarpeellinen tieto johtamisen tueksi. Valtuusto päättää hallinnon ja johtamisjärjestelmän perusteista, hallitus vastaa kuntayhtymän hallinnosta ja taloudesta ja sairaanhoitopiirin johtaja johtaa operatiivista toimintaa niin, että valtuuston asettamat tavoitteet saavutetaan. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa hallitus, mutta vastuu asianmukaisen valvonnan toteuttamisesta on myös muilla toimielimillä, jokaisella tilivelvollisella ja esimiesasemassa olevalla henkilöllä. Vastatessaan kuntayhtymän hallinnosta ja taloudesta hallituksella on erityinen ohjaus- ja valvontatehtävä toimivaa johtoa kohtaan. 1.2 Hallituksen rooli johtamisjärjestelmässä Hallituksen tehtävät on määritelty kuntalain lisäksi johtosäännöissä. Sisäisen valvonnan kannalta hallituksen vastuulla on sairaanhoitopiirin johtajan ja kuntayhtymän ylimmän johdon toiminnan seuranta, kuntayhtymän strategiatyön johtaminen ja esittäminen valtuuston hyväksyttäväksi, strategian toteuttamisen valvonta ja kuntayhtymän riskienhallinta- ja valvontajärjestelmien riittävyyden seuranta.

3 Hallitus päättää asiat sairaanhoitopiirin johtajan esittelystä. Sairaanhoitopiirin johtaja käyttää apunaan päätösten valmistelussa ao. alan asiantuntijoita, jotka vastaavat siitä, että esittelijän ja päättäjän käytössä on kaikki se tieto, jolla on vaikutusta päätöksen sisältöön. Hallituksella on myös mahdollisuus käyttää muita asiantuntijoita. Hallitukselle on myös tuotava ilmi, jos tietoon liittyy rajoitteita tai puutteita ja varmistaa, että hallitus saa oikeaa ja riittävää tietoa. 1.3 Valvontaympäristö ja riskienhallinta Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla tunnistetaan, ennaltaehkäistään ja hallitaan riskejä ja tämän kautta pyritään varmistamaan tavoitteiden saavuttaminen. Sisäinen valvonta koostuu kuudesta keskinäisessä suhteessa olevasta osatekijästä, jotka ovat osa johtamismenetelmiä. Sisäinen valvonta on keino, jolla hallitus ja sairaanhoitopiirin johtaja hankkivat kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta, raportoinnin luotettavuudesta ja lakien ja ohjeiden noudattamisesta. Hallitus ja sairaanhoitopiirin johtaja vastaavat sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Sisäinen valvonta on organisaation itsensä johtajien ja esimiesten toteuttamaa valvontaa. Johtamistapa ja valvontaympäristö luovat puitteet valvontaprosesseille ja edistävät henkilöstön valvontatietoisuutta. Hyvään johtamis- ja hallintotapaan kuuluu riskien tunnistaminen ja arviointi jo toimintasuunnitelmien ja tavoitteiden asettamisvaiheessa. Riskien arviointi on tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien tunnistamista ja analysointia, jotka luovat perustan koko riskienhallinnalle.

4 Riskienhallintaa suoritetaan jo toiminta- ja työketjuihin sisällytettävissä päivittäisissä varmistuksissa. Toimintaketjuista tehdyt menetelmäkuvaukset edesauttavat riskien tunnistamista ja niiden hallintaa. Strategisista prosesseista ja muusta ydintoiminnasta on laadittava prosessikuvaukset, joissa kartoitetaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit ja riskien lähteet. Prosessikuvausten ja menetelmäkuvausten laatimisesta vastaa jokaisen prosessin omistaja. Johdon vastuulla on nimetä jokaiselle prosessille omistaja. Valvontatoimenpiteinä sisäiset kontrollit ja päivittäinen valvonta auttavat varmistamaan toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden määräysten toteuttamisen. Päivittäiseen valvontaan kuuluvat eri säännöin määrätyt valtuutukset, hyväksymiset, tarkastamiset, täsmäytykset, tehtävien eriyttämiset, virheiden ehkäisyt ja toimintaohjeiden noudattamiset. Johtamisessa ja päivittäisessä työssä tarvittava tieto on määritettävä, tallennettava ja välitettävä sellaisessa muodossa ja aikataulussa, että toimielimet ja henkilöstö voivat suoriutua velvollisuuksistaan. Henkilöstön on saatava hallitukselta ja sairaanhoitopiirin johtajalta selkeä viesti valvontavelvollisuudestaan ja ymmärrettävä oma roolinsa valvontajärjestelmässä. Henkilöstöllä on myös velvollisuus raportoida havaitsemistaan ongelmista lähimmälle esimiehelle. Seurannalla varmennetaan valvontaprosessien toimivuus. Seurantavastuu kuuluu johtaville viranhaltijoille ja toimielimille. Päivittäisessä johtamisessa seurantaa toteutetaan raportointivelvoitteen asettamisella sekä tehtyjen päätösten ja esitettyjen tulosten vertailulla. Raportointivelvoitteen asettamisella toimielin tai johtava viranhaltija valvoo, että henkilöstö hoitaa tehtäviään ja että viranhaltija käyttää hänelle delegoitua valtaa asianmukaisesti. 1.4 Sisäisen valvonnan tavoitteet Sisäinen valvonta on johdon väline saada kohtuullinen varmuus tavoitteiden saavuttamisesta. Esimiehen on varmistuttava, että oikeanlainen sisäisen valvonnan rakenne on luotu ja että se pidetään ajantasaisena ja tehokkaana. Riittävä ja tehokas sisäinen valvonta sisältää johdon sitoutumisen, menetelmät ja muut toimenpiteet seuraavasti: Tuloksellisuus: Edistetään organisaation toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palvelujen laatua. Resurssien turvaaminen ja hyödyntäminen: Resurssit turvataan menetyksiltä, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, väärinkäytöksestä, huonosta hoidosta, virheistä tai muista epäsäännönmukaisuuksista.

5 Laillisuuden varmistaminen ja johdon ohjeiden noudattaminen: Noudatetaan lakeja, asetuksia, säännöksiä ja muita ohjeita. Oikeiden tietojen varmistaminen: Kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa. Jokainen toimielin sekä sen alainen viranhaltija ja erityisesti tilivelvolliset vastaavat johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta. 1.5 Valvonnan rakenne Julkisen toiminnan luotettavuuden edellytys on riittävä valvonta. Valvonnan avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, että asiat hoidetaan sekä laillisesti että tarkoituksenmukaisesti oikein. Valvonta jakaantuu ulkoiseen valvontaan: tarkastuslautakunta, tarkastuslautakunnan alaiset viranhaltijat ja tilintarkastaja ja sisäiseen valvontaan: hallitus, sairaanhoitopiirin johtaja, esimiehet ja sisäinen tarkastaja. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa ja konsultointia. MUU ULKOINEN VALVONTA - lääninhallitus - muut valtion viranomaiset - kunnat, kuntalaiset - EU KUNTAYHTYMÄN ULKOINEN VALVONTA - tarkastuslautakunta - tilintarkastus (JHTT) KUNTAYHTYMÄN SISÄINEN VALVONTA - toimielinten ja esimiesten suorittama valvonta - sisäinen tarkastus 2 SISÄISTÄ VALVONTAA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET Sisäisen valvonnan käsite on suhteellisen uusi kunnallishallinnossa ja sitä koskevat säännökset ovat niukkoja. Hyvä johtamis- ja hallintojärjestelmä, sisäinen valvonta ja riskienhallinta merkitsevät jäsenkunnille ja veronmaksajille toiminnan taloudellisuutta, tehokkuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta. Kuntalaissa, hallintolaissa, kirjanpitolaissa, osakeyhtiölaissa ja muussa normistossa sekä sairaanhoitopiirin sisäisessä ohjeistuksessa on viittauksia sisäiseen valvontaan.

6 Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajan on tarkastettava, onko kuntayhtymän sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 11 :n mukaan kuntayhtymän toiminnot on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja sen edellyttämä raportointi. Hallintosäännössä todetaan lisäksi, että johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta vastaa kukin toimielin ja vastuuhenkilö. Sairaanhoitopiirin tarkastussäännön 1 :n mukaan kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta on järjestettävä niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Kuntayhtymän ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tarkastussäännön mukaisesti. Tilintarkastajien tarkastustyö on ulkoista valvontaa, eikä se korvaa organisaation vastuulla olevaa sisäistä valvontaa. 3 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOTEUTUS 3.1 Esimiehen yleinen valvontavastuu Jokainen johtaja ja esimies vastaa, että hänen alaisensa henkilöstön tehtävät ja toimintatavoitteet on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omasta toimivallastaan ja vastuistaan. Esimiehen on luotava edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen sekä varmistettava, että alaiset hallitsevat tehtävänsä edellyttämät asiat. Tarvittaessa alaisille on järjestettävä työtehtävien edellyttämää perehdytystä ja koulutusta. Esimies vastaa siitä, että henkilökunta noudattaa toiminnassaan lakeja, asetuksia ja kuntayhtymän sisäisiä ohjeita. Esimiehen on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä välittömästi tarpeellisiin kehittämistoimenpiteisiin, kun on havaittu lainsäädännön, muiden sääntöjen, ohjeiden ja päätösten vastaista tai muutoin tehotonta tai epätarkoituksenmukaista toimintaa. Seuranta- tai valvontavastuuta ei voi delegoida pois. Esimiehen on käytävä säännöllisesti kuntayhtymän johtamisjärjestelmän mukaiset kehityskeskustelut, joissa toimintatavoitteiden lisäksi käydään läpi alaisen toimivalta ja vastuut sekä sovitaan toteutettavasta seurantajärjestelmästä. Esimiehen tehtävänä on huolehtia tiedonkulusta organisaation sisällä sekä viestinnästä ulospäin.

7 3.2 Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnossa on huomioitava henkilöstösuunnitteluun, henkilöstöhankintaan, henkilöstön kehittämiseen, palkka- ja muihin palvelussuhdeasioihin, työsuojeluun, henkilöstöpalveluihin, yhteistoimintajärjestelmiin sekä henkilöohjaukseen ja valvontaan liittyvät riskit. Henkilöstöä koskevissa päätöksissä ja asioissa tulee noudattaa virka- ja työehtosopimuksia ja muita niihin liittyviä ohjeita. Palkkausta määritellessään päätöstä tekevän esimiehen on otettava huomioon näiden lisäksi kuntayhtymän hallituksen ja muun johdon antamat määräykset ja ohjeet. Harkinnanvaraisia etuja myönnettäessä tulee ottaa huomioon kuntayhtymän etu ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu kuntayhtymän tasaarvosuunnitelman ohjeiden mukaisesti. Henkilökunnalle maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi henkilöstöpäällikön/osavastuualueilla hallintojohtajan tai hänen määräämänsä henkilön tulee varmistua siitä, että palkkalaskennan ketju tulosyksiköstä maksatukseen tulee riittävästi valvottua. Palkkalaskentajärjestelmässä ylläpidetään päättäjärekisteriä, josta ilmenevät eri päättäjien tekemät henkilöstöhallintoon liittyvät päätökset. Niiden päätöksentekijöiden, jotka eivät itse rekisteröi päätöksiään järjestelmään, tulee vähintään neljä kertaa vuodessa tarkastaa rekisteröinti. Esimiesten tulee seurata heidän alaisensa henkilöstön sivutoimia. Kaikista harjoitetuista sivutoimista on velvollisuus hakea sivutoimilupa tai tehdä sivutoimi-ilmoitus. Esimiesten tulee valvoa sitä, että heidän alaisensa eivät tule sivutoimien johdosta pysyvästi esteelliseksi tai että sivutoimet eivät muutoin haittaa virka-/työtehtävien asianmukaista suorittamista. Sivutoimista tulee pitää ajantasaista luetteloa. Tarkemmat ohjeet sivutoimista ja niiden valvonnasta on annettu erikseen. 3.3 Viranhaltijapäätökset Hallintosäännössä on ohjeet toimivallan siirtämisestä viranhaltijoille. Päätösvallan delegoinnista on lisäksi kuntayhtymän hallitus antanut tarkemmat ohjeet. Talousjohtajan ja henkilöstöpäällikön/hallintojohtajien tulee huolehtia siitä, että viranhaltijapäätökset tehdään toimivallan puitteissa, perustellaan riittävästi ja päätökset annetaan tiedoksi hallintolain säännösten mukaisesti.

8 Päätösvaltaa voi siirtää edelleen vain, mikäli siihen on erikseen annettu valtuudet. On huomattava, että päätösvallan ja vastuun siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen esimiehen viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. Päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä on varmistuttava siitä, etteivät asian käsittelyyn osallistuvat ole esteellisiä. Kuntayhtymän luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä säädetään tarkemmin kuntalaissa ja hallintolaissa. Asianomainen luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä on itse päävastuussa esteellisyytensä arvioimisesta ja sen ilmoittamisesta. Myös muu asian käsittelyyn osallistuva voi vedota esteellisyyteen. Esimiehen on valvottava, että esteelliset eivät osallistu päätöksentekoon tai muutoin asian käsittelyyn. Viranhaltijapäätöksistä tehdään päätöspöytäkirja, jotta päätös on otto-oikeus- ja oikaisuvaatimuskelpoinen ja jotta se voi tulla lainvoimaiseksi. Jäsenkuntien jäsenten oikaisuvaatimusaika alkaa kulua siitä, kun tehty viranhaltijapäätös on asetettu julkisesti nähtäville. Päätöksiä tekevien viranomaisten tulee huolehtia tarvittaessa päätöstensä pitämisestä julkisesti nähtävinä. Päätöspöytäkirjojen säilytysajoista ja -tavoista on olemassa arkistointiohjeet. 3.4 Kunta- ja asiakaslaskutus Sairaanhoitopiirissä on suoritekäsikirja, jonka tehtävänä on määritellä kliinisen toiminnan ja sairaanhoidollisten palvelujen käsitteitä. Suoritekäsikirjasta löytyy tiedot palvelujen, tuotteiden ja toiminnan käsitteistä sekä niiden kirjaamisesta tietojärjestelmiin ja suoritteen laskutusperusteista. Suoritekäsikirja muodostaa toiminnan ja palvelujen seurannan rungon ja sitä tarkennetaan tarpeen mukaan vuosittain. Hoitava lääkäri vastaa palvelutuotteiden luokittelusta ja tietojärjestelmään kirjaamisesta. Kunta- ja asiakaslaskutustiedot on kirjattava järjestelmään välittömästi niiden selvittyä. Tuotantoraportit on täsmäytettävä kunta- ja asiakaslaskutuksen kanssa kuukausittain. 3.5 Sopimukset Sisäinen valvonta kohdistuu sopimusten laadintaan, täytäntöönpanoon ja noudattamiseen. Sopimuksia valmisteltaessa tulee käyttää riittävää oikeudellista asiantuntemusta. Sopimukset laaditaan kuntayhtymän edut turvaavina ja niissä noudatetaan alan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusten hyväksymisoikeudet on määritelty kuntayhtymän hallintosäännössä ja päätösvallan delegointiohjeissa.

9 Sopimusten täytäntöönpanon ja noudattamisen valvontaan sisältyvät mm. laskutus ja maksatus, tilitykset, indeksitarkistukset ja irtisanomiset. Sopimuksiin tulee sisällyttää kuntayhtymän edun turvaava irtisanomisaika. Sopimusten valvontavastuu on sopimuksen hyväksyjällä tai hänen määräämällään. Valtuuston, hallituksen tai sen jaostojen hyväksymien sopimusten valvontavastuu on sairaanhoitopiirin johtajalla tai hänen määräämällään. Johtokuntien hyväksymien sopimusten valvontavastuu on hallintojohtajalla/toimitusjohtajalla tai hänen määräämällään. Jokaiselle sopimukselle tai sopimusryhmälle on nimettävä valvontavastuussa oleva henkilö. Sopimuksista tulee pitää tarkoituksenmukaisesti ryhmiteltyä luetteloa. Sopimuksiin liittyviä eräpäiviä tulee seurata systemaattisesti. Erityisesti tulee seurata sopimusten voimassaoloaikoja, jotta ehditään neuvotella sopimusten jatkamisesta tai kilpailuttaa sopimuskohde. Myös sopimuksiin sisältyvistä tai taseen liitetiedoissa esitettävistä vastuusitoumuksista ja vastuista on toimintayksikköjen pidettävä asianmukaista ja ajantasaista luetteloa. Alkuperäiset sopimukset arkistoidaan arkistointiohjeiden mukaisesti. Työkappaleina käytetään ainoastaan jäljennöksiä. 3.6 Taloudenhoito Kuntalain 75 :n 1 momentissa määritellään tilivelvolliset ja kuntayhtymän valtuusto voi määritellä tilivelvolliset tarkemmin. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi. Tilintarkastuskertomuksessa tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus ja hänelle voidaan myöntää tai häneltä voidaan evätä vastuuvapaus. Tilivelvolliselta voidaan evätä vastuuvapaus, ei pelkästään hänen itsensä, vaan myös hänen alaisensa menettelyjen vuoksi. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei kuitenkaan vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Tilivelvollisten tulee omalta osaltaan valvoa, että toiminnot toteutetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen. Tulojen ja menojen tarkastus- ja hyväksymismenettelystä määrätään taloussäännössä. Laskun hyväksyjä on vastuussa laskun tarkistamisesta ja oikeellisuudesta. Laskun vastaanottaja on vastuussa suoritteen vastaanottamisesta. Laskun vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Hyväksymisoikeuksista varahenkilöjärjestelyineen on ylläpidettävä ajantasaista luetteloa. Muut yksityiskohtaiset taloudenhoitoa koskevat määräykset sisältyvät taloussääntöön.

10 3.7 Laskentatoimi ja maksuliikenne Kuntayhtymän kirjanpito ja sisäinen laskenta on hoidettava hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Kirjanpito ja sisäinen laskenta on järjestettävä niin, että ne tuottavat toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat riittävät, ajantasaiset ja luotettavat tiedot. Kirjanpito hoidetaan ajan tasalla sekä tarvittavat täsmäytykset ja raportoinnit suoritetaan kuukausittain. Talousjohtajan tai hallintojohtajan määräämien henkilöiden on vähintään kaksi kertaa vuodessa suoritettava kuntayhtymän kirjanpidossa olevien pankki- ja rahatilien, kassojen, alitilittäjien ja arvopapereiden tarkastus. Tarkastuksista on laadittava asianmukainen kirjallinen raportti. 3.8 Materiaalihallinto 3.8.1 Hankinnat Tavara- ja palvelujen ja rakennusurakoiden hankinnoissa on noudatettava mitä kansallinen ja EU-lainsäädäntö, Kuntaliiton ja kuntayhtymän yleiset hankintaohjeet ja niitä koskevat soveltamisja menettelytapaohjeet määräävät. Ohjeiden mukaisesti kuntayhtymässä noudatetaan kaikissa hankinnoissa yhteishankintamenettelyä, jota hoitaa keskitetysti materiaalitoimisto. Viranhaltijoiden päätösvaltuudet on määritelty erikseen. 3.8.2 Varastot Varastojen enimmäismäärät vahvistaa kuntayhtymän hallitus ja osavastuualueiden ja liikelaitosten osalta johtokunnat noudattaen hallituksen antamia yleisohjeita. Varastoista on pidettävä asianmukainen varastokirjanpito ja varastot on inventoitava vähintään kerran vuodessa. Tulosyksikön vastuuhenkilön tai hänen määräämänsä henkilön on suoritettava vuosittain pistokokeina tarkistuksia, joilla varmistetaan, että tulosyksikön käyttöön tilattu materiaali on käytetty tulosyksikössä. Tarkastuksista on laadittava kirjallinen raportti. Tulosyksikön vastuuhenkilön tulee huolehtia siitä, ettei yksiköihin muodostu ylisuuria kulutustavaravarastoja.

11 3.9 Omaisuuden hoito Kuntayhtymän talousjohdon on huolehdittava siitä, että kuntayhtymän kiinteä omaisuus on luetteloitu ja siitä, että saantoja muut asiakirjat ovat kunnossa. Kiinteistöhuollon yksiköiden on riittävän usein suoritettava alueensa rakennuskiinteistöjen kuntokatselmukset. Oleellisista epäkohdista on vuosittain raportoitava sairaanhoitopiirin johtajalle. Irtain käyttöomaisuus on luetteloitava. Luetteloon merkitään erikseen päätetyt irtaimistoesineet sekä kaikki aktivoitava irtain käyttöomaisuus. Luetteloiden laatimisesta vastaavat tulosyksiköiden vastuuhenkilöt. Muista omaisuusluetteloista on määräykset taloussäännössä. Omaisuuden vakuuttamisen perusteista päättää kuntayhtymän hallitus ja vakuutuksien ajantasaisuudesta huolehtii kuntayhtymän talousjohto. 3.10 Projektien valvonta Kuntayhtymä voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä on hallituksen hyväksymät ohjeet lääketieteellisten ja muiden terveystieteellisten projektien hallinnoinnista. Kuntayhtymän omista merkittävistä hankkeista, kehittämiskohteista ja tutkimuksista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat. Projektisuunnitelmasta tulee sisältyä kustannusarviot, rahoitus, aikataulu ja projektiin osallistuvat henkilöt, heidän toimivalta ja vastuut sekä se, miten projektin raportointi ja valvonta järjestetään. Projektista on tehtävä päätös, jonka yhteydessä projektisuunnitelma hyväksytään. Projektikirjanpito on järjestettävä niin, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektikirjanpidon järjestämisvastuu on projektia hallinnoivalla yksikön esimiehellä. Osallistumisesta kuntayhtymän ulkopuolisen toimijan hallinnoimaan projektiin on tehtävä päätös. Päätöksessä on nimettävä yhdyshenkilö, hyväksyttävä projektisuunnitelma ja kuntayhtymän kustannusarvio sekä ohjeistettava projektin tulojen ja menojen kirjanpitokäsittely. EU-projektien kirjanpito, hallinnointi ja valvonta on ohjeistettu EU-hankkeita käsittelevissä ohjeissa.

12 Jokaiselle projektille luodaan oma seuranta- ja arviointijärjestelmä, jonka avulla seurataan ja arvioidaan projektin etenemistä ja tavoitteiden saavuttamista sekä niiden kestävyyttä. Seuranta ja arviointi on järjestettävä niin, että kohderyhmältä ja muilta sidosryhmiltä saadaan kattavasti avointa palautetta. Projektin rahoittajat edellyttävät säännöllistä määrämuotoista raportointia. Projektin raportointi kuntayhtymässä on järjestettävä vähintään samalla tarkkuudella. Yksikköjen toimintakertomuksissa on luetteloitava käynnissä olevat projektit vastuuhenkilöineen sekä lyhyesti käytävä läpi toimintavuoden aikana päättyneet projektit ja niiden keskeisimmät tulokset. Projektien loppuraportit tulee antaa tiedoksi kuntayhtymän johtoryhmälle. 3.11 Tietojenkäsittely Kuntayhtymässä tulee varmistaa tietoverkkojen ja -järjestelmien keskeytymätön toiminta, estää niiden valtuudeton käyttö sekä varmistaa tietojen ja tietojärjestelmien luotettavuus, eheys ja käytettävyys. Tietojärjestelmien ja -tekniikan hankinnoissa ja kehittämisessä on varmistettava järjestelmien ja tekniikan toimivuus, taloudellisuus, yhteensopivuus ja turvallisuus. Tavoitteena on tietojärjestelmien täysimääräinen hyödyntäminen ja kustannustehokkuuden parantaminen. Kullekin tietojärjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö, jonka on huolehdittava, että tietojärjestelmästä on ajan tasalla oleva kuvaus sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimista. Vastuuhenkilön on myös huolehdittava riittävästä tietojärjestelmän käytön valvonnasta. Käyttöoikeuksien määrittelyssä vastuuhenkilön on otettava huomioon tehtävien eriyttäminen eli vaarallisten työyhdistelmien välttäminen. Käyttöoikeuksien myöntäminen tulee olla hallittua. Lähtökohta on, että kaikki käyttävät huolehtivat omalta osaltaan tietoturvallisuudesta. Henkilön poistuessa kuntayhtymän palveluksesta tai järjestelmien käyttötarpeen muuten loputtua, käyttöoikeudet tulee perua välittömästi. Vastuuhenkilöiden on annettava ohjeet tietojärjestelmien käytön kontrolleista ja nimettävä henkilöt, jotka vastaavat niiden säännönmukaisesta ja riittävästä suorittamisesta ja raportoinnista.

13 Tietoturvallisuus on olennainen osa riskienhallintaa. Kuntayhtymässä on tunnistettava ja arvioitava, mitkä uhat luovat merkittäviä tietoturvariskejä. Riskien hallitsemiseksi tulee järjestää riittävät riskienhallintatoimenpiteet, joilla varmistetaan toiminnan jatkuvuus myös häiriötilanteissa. Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen edellyttää toimitilojen fyysistä turvallisuutta, säännöllistä varmuuskopiointia, poikkeustilanteisiin varautumista ja varasuunnitelmien tekemistä. Kuntayhtymässä on ajan tasalla pidettävä tietoturvastrategia ja tietoturvaohjeet. 3.12 Vieraanvaraisuus 3.12.1 Vieraanvaraisuuden saaminen Sellaisten palvelussuhteen perusteella saatujen lahjojen, vieraanvaraisuuden tai kulujen korvauksen vastaanottaminen ei ole sallittua, jos tämä on omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. Mainittuihin etuuksiin on syytä suhtautua erityisen pidättyvästi. Vieraanvaraisuuden saamisesta ja lahjomien välttämisestä on annettu erillinen ohjeistus. 3.12.2 Vieraanvaraisuuden antaminen Kuntayhtymän varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain siihen erikseen varattujen määrärahojen puitteissa. Määrärahoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi sekä koulutus-, juhla- tai muissa vastaavissa tilaisuuksissa omalle henkilökunnalle. Ulkopuolisesta rahoituksesta voidaan maksaa edustusmenoja vain, jos rahoittajan ehdot sen sallivat. Järjestetyissä edustustilaisuuksissa sekä lahjojen ja muiden huomionosoitusten antamisessa tulee noudattaa kohtuullisuutta. Edustustyyppisten menojen tositteista tulee aina ilmetä tilaisuuden tarkoitus, ajankohta ja osallistujaluettelo organisaatiotietoineen. Menot tarkastetaan ja hyväksytään niin kuin muutkin menot. Vastuuhenkilöt valvovat oman yksikkönsä edustus- ja henkilöstötilaisuuksiin liittyvien menojen kohtuullisuutta.

14 3.13 Tytär- ja osakkuusyhteisöjen (kuntayhtymäkonsernin) valvonta Kuntayhtymäkonsernia johtaa kuntayhtymän hallitus. Hallituksen tehtävänä on valvoa, että ne yhteisöt (itsenäiset oikeushenkilöt), joissa kuntayhtymällä on määräysvaltaa, toimivat asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Hallituksen tehtävänä on myös valvoa, että näiden yhteisöjen toimintapolitiikat ovat kuntayhtymän päämäärien mukaiset. Vastuu konsernin operatiivisesta johtamisesta on sairaanhoitopiirin johtajalla. Hän seuraa konserniin kuuluvien yhteisöjen toimintaa, huolehtii toiminnan yhteensovittamisesta ja arvioi konsernirakenteen kehittämistarpeita. Talousjohtaja vastaa tytär- ja osakkuusyhtiöiden talouden valvonnasta ja seurannasta omistajaintressin kannalta. Tytäryhteisöjen tulee antaa kirjalliset raportit toiminnastaan vähintään kaksi kertaa vuodessa kuntayhtymän hallitukselle. Lisäksi niiden tulee toimittaa kuntayhtymän hallitukselle, sairaanhoitopiirin johtajalle ja talousjohtajalle näiden tarvitsemat muut tiedot. 4 RAPORTOINTI Tulosyksikön johtajien on raportoitava asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista sisäisessä valvonnassa esille tulleista havainnoista tulosryhmän ja -alueen johtajalle. Tulosryhmän ja -alueiden johtajien on raportoitava talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa asetetuista toiminnallista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista havainnoista sairaanhoitopiirin johtajalle. Jos selvitykset sisältävät olennaisia poikkeamia, tulosyksikön, -ryhmän ja -alueen johtajan on tuotava esille syyt, jotka ovat johtaneet poikkeamiin ja esitettävä tarvittavat korjaustoimenpiteet. Sairaanhoitopiirin johtajan on hallituksen määräämin väliajoin annettava raportti kuntayhtymän hallitukselle tai sen jaostolle talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta.

15 5 YLEISET VELVOLLISUUDET Jokainen kuntayhtymän palveluksessa oleva henkilö on velvollinen noudattamaan toimintaa koskevia lakeja, kuntayhtymän valtuuston hyväksymiä toimintaa ohjaavia sääntöjä, kuntayhtymän hallituksen ja kuntayhtymän johdon tekemiä päätöksiä ja antamia ohjeita. Hänen tulee pyrkiä omalta osaltaan saavuttamaan yksikölle asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Tulosyksiköissä tulee olla sisäisen valvonnan kansio, johon tallennetaan sisäisen valvonnan ohjeisto sekä valvonnasta kertynyt raporttiaineisto. Kuntayhtymän tilivelvolliset määritellään talousarvion hyväksymisen yhteydessä. 6 SISÄINEN TARKASTUS Sisäistä tarkastusta suorittaa sisäinen tarkastaja sairaanhoitopiirin johtajan alaisena. Sisäisen tarkastajan tehtävistä on määrätty kuntayhtymän sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteissa. Lisätietoja sisäisen valvonnan ohjeesta antavat sairaanhoitopiirin johtoryhmän jäsenet. JAKELU Kuntayhtymän toimielimien johtoryhmät