TILITOIMISTO Vantaa 1.1.2016 alkaen
Econia Yrityspalvelut Oy
Käsittelemme tänään Toimitettavat lomakkeet palkanlaskentaan Työsopimuksen täyttäminen Päätösten vaikutus palkanlaskentaan Tuntilistat Sairauslomat ja lomautukset Vuosiloma Muuta tärkeää tietoa palkanlaskennasta
Toimitettavat lomakkeet palkanlaskentaan Nämä lomakkeet tulisi toimittaa ennen kuin työnantajuus alkaa (lähetys vain kerran) Perustietolomake Valtakirjat 2 kpl: Valtakirja verottajaa ja vakuutuksia varten sekä valtakirja työterveyshuollon Kela-korvauksista Seuraavat paperit voi toimittaa ensimmäisen tuntilistan mukana Työsopimus Työntekijän verokortti Mahdolliset työtodistuskopiot aikaisemmista vastaavanlaisista työsuhteista
Työsopimuksen täyttäminen Lukekaa lomake huolellisesti läpi työntekijän kanssa ennen täyttämistä, lomake sisältää paljon tärkeää asiaa Seuraaviin asioihin on hyvä kiinnittää erityisesti huomiota: Työsopimuksen kesto! Työsopimus ei saa olla määräaikainen, vaikka päätös henkilökohtaisesta avusta olisikin. Määräaikaisuuden peruste on kirjoitettava työsopimukseen. Jos työsopimus tehdään määräajaksi, on laitettava myös päättymispäivä, muutoin työsopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Koeaika voi olla enintään 4kk, mutta alle 8kk määräaikaisissa työsopimuksissa vain puolet työsuhteen kestosta. Määräaikaisen työsuhteen jatkuessa, ei uutta koeaikaa saa enää laittaa.
Tilinumero, tämä tärkeä numerosarja puuttuu valitettavan usein Työaika: sovittu työaika ei saa ylittää vammaispalvelun myöntämää päätöstä henkilökohtaisesta avusta (huomioitava erityisesti useampia työntekijöitä palkattaessa). Allekirjoitukset! Ellei työsopimuksessa ole kummankin osapuolen allekirjoitusta, on se mitätön. Työsopimuksen lisälehteä kannattaa käyttää jos työsuhteen ehtoihin tulee muutoksia, kuten työaikaan. Näin ollen ei tarvitse tehdä uutta työsopimusta. Jos jokin asia on epäselvä, niin yhteyttä saa ja pitää ottaa joko palkanlaskentaan tai Henkkaan. Uudet päivitetyt lomakkeet löytyvät osoitteesta www.socom.fi/henkka
Päätösten vaikutus palkanlaskentaan Palkanlaskennassa tarkastetaan aina työnantajan saama tuntimäärä henkilökohtaisesta avusta työnantajamallilla. Jos tehdyt tunnit ylittävät annetun päätöksen, ylimeneviä tunteja ilman lisäpäätöstä ei voida maksaa Jos on tarvetta esimerkiksi tilapäisesti lisätunneille, on otettava yhteyttä sosiaalityöntekijään. Jos päätös on päättynyt, palkka jää maksamatta. Työnantajan on haettava uutta päätöstä hyvissä ajoin ennen kuin vanha päätös päättyy. Näin saadaan jatkosta tieto ajoissa myös palkanlaskentaan.
Tuntilistat Listojen täyttäminen Työntekijän ja avustettavan nimi oltava! Päätöksen myöntäneen kunnan nimi omalle viivalleen. Allekirjoitukset, varsinkin työnantajan puumerkki Päivämäärät ovat tuntilistassa jo valmiiksi numeroituna. Kellonajat, mistä mihin on oltu töissä. Perustunnit, koko työpäivän tunnit yhteensä! Myös viikonlopun tunnit merkitään tähän sarakkeeseen. Laske tunnit myös yhteensä-sarakkeeseen. Tuntilistaan ei tarvitse kirjoittaa työpäivän tehtäviä. Jos tuntilistat toimitetaan sähköisesti; työnantajan sähköpostista laitettaessa ei allekirjoituksia tarvitse olla, mutta jos työntekijä lähettää tuntilistan omasta postistaan, tulee tuntilistan olla allekirjoitettu ja selkeästi luettavissa myös tulostuksen jälkeen.
Tuntilistojen toimittaminen Tuntilistojen tulee olla palkanlaskennassa viimeistään 5 pankkipäivää ennen palkanmaksupäivää (Huom. viikonloput ja pyhäpäivät) jotta listat ehditään laskemaan Tuntilistat lähetetään valmiiksi painetuissa palautuskuorissa, johon ei enää erikseen kirjoiteta osoitetta. Palautuskuoret tulevat palkanlaskentaan noin kahden päivän päästä siitä kun ne ovat postiin toimitettu. Tämän on posti luvannut. Sähköiset tuntilistat lähetetään osoitteeseen tuntilistat@econia.com. Tuntilistoja ja palautuskuoria saa vammaispalvelutoimistoista. Sähköisen tuntilistan saa joko Econialta tai osoitteesta www.socom.fi/henkka
Sairauslomat Työnantaja käyttää oikeuttaan pyytää sairauslomatodistusta jo ensimmäisestä sairauspäivästä lähtien. Sairauslomatodistukset tulee lähettää myös palkanlaskentaan. Tilitoimisto tarvitsee niitä esimerkiksi tarkistaakseen onko kyseessä sama sairaus kuin aikaisemmin, koska se voi vaikuttaa sairausajan palkan maksamiseen. Sairausajan palkkaa maksetaan sairastumispäivältä ja seuraavilta 9 arkipäivältä. Lauantai lasketaan mukaan näihin päiviin. Palkka maksetaan suunniteltujen työvuorojen mukaisesti, jos ne ovat tuntilistaan kirjattu, muutoin lasketaan keskimäärin tehdyt työtunnit/päivä.
Lomautus Työnantajan joutuessa äkillisesti sairaalaan, on työntekijälle annettava lomautusilmoitus samana päivänä (mielellään kirjallisena), vaikka sairaalassaolon pituudesta ei vielä olisikaan tietoa. Työntekijä saa näin ollen palkan ilmoitusajalta, joka on 14 vuorokautta. Tämän jälkeen, jos työnantajan sairaalassaolo vielä jatkuu, on työntekijä lomautettu ja näin ollen ei ole oikeutettu palkkaan. Työnantajan mahdolliset kuntoutusjaksot ja loma-ajat/matkat jolloin avustajalle ei ole tarvetta Lomautusilmoitus on annettava 14 vuorokautta ennen lomautuksen alkua. Lomautuksen ajalta työntekijä ei ole oikeutettu palkkaan Huom! Määräaikaista työntekijää ei saa lomauttaa, ellei hän ole vakituisen avustajan sijainen.
Vuosiloma Lomanmääräytymisvuosi on 1.4.xx 31.3.xx Vuosilomaa kertyy jos työntekijä on ollut töissä vähintään 14 päivänä kuukaudessa tai vähintään 35 h/kk. Lomaa kertyy 2,5 pv/kk jos työsuhde on kestänyt vähintään vuoden lomanmääräytymiskauden loppuun mennessä, alle vuoden kestäneestä työsuhteesta lomaa kertyy 2 pv/kk. Työsopimus määrää kumpaa kertymää käytetään työntekijän kohdalla, ellei käytäntö toisin osoita. Econia pyrkii laskemaan vuosilomapäivät huhtikuun loppuun mennessä, he vastaavat kysymyksiin vuosilomapäivistä jo aikaisemminkin, mutta vasta kun maaliskuun tuntilistat on saatu voi antaa varman tiedon lomapäivistä. Kesälomakausi 2.5. 30.9. Talvilomakausi 1.10. 30.4.
Muuta tärkeää tietoa palkanlaskennasta Toistaiseksi voimassaolevan työsuhteen päättäminen: Työsuhde tulee irtisanoa mielellään kirjallisesti. Dokumenttia tarvitaan palkanlaskennassa ja työntekijä saattaa tarvita kirjallista ilmoitusta esimerkiksi työvoimatoimistossa. Irtisanomisaikaa tulee noudattaa, ellei erikseen ilmoiteta ettei työssäolovelvoitetta ole. Jos työnantaja menehtyy, on työsuhde tällöin myös irtisanottava omaisten toimesta, tällöin irtisanomisaika on 2 viikkoa. Palkkatodistuspyynnöt Jos työntekijä tarvitsee palkkatodistuksen tai erittelyn liittoon pikaisesti, on sitä pyydettävä joka kerta erikseen. Paras tapa on laittaa maininta tuntilistaan.
Yhteystiedot: Sähköpostit osoitteeseen tuntilistat@econia.com, jolloin kaikki kolme palkanlaskijaa näkevät viestisi Puhelinnumerot: Lea-Tuulikki 02 6305 349, Anne-Mari 02 6305 309, Minna 02 6305 343. Osoite on Econia Yrityspalvelut Oy/Avustajat, Peltotie 20, 28400 Ulvila Parhaiten palkanlaskijat tavoittaa toimiston aukioloaikana kello 8-16. Kiireajat palkanlaskennassa: Pahin ruuhka palkanlaskennassa on 1,5 viikkoa ennen palkkapäivää. Tällöin pyydetään ei kiireellisissä asioissa lähestymään palkanlaskentaa sähköpostitse.
KIITOS!