VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2014

VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2014 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan... 1 1.1 Aineiston vastaanotto... 1 1.2 Aineiston käsittely... 1 1.3 Käyttöön asettaminen... 2 1.4 Henkilöstö... 2 1.5 Kehittämishankkeet... 2 1.6 Uudet tilat... 2 2. Vaikuttavuus... 2 2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 3 2.1.1 Aineiston vastaanotto... 4 2.1.2 Aineiston käsittely... 5 2.2. Aineiston käyttö... 7 2.3 Aineiston välittämisen kehittäminen... 8 2.4. Asiakaspalaute... 8 3. Toiminnallinen tehokkuus... 8 3.1. Toiminnan taloudellisuus... 8 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 9 3.1.2 Aineiston käyttö... 9 3.2 Toiminnan tuottavuus... 9 3.2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 9 3.2.2 Aineiston käyttö... 10 4. Tuotokset ja laadunhallinta... 10 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 10 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 11 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 11 4.2.2. Aineiston käyttö... 11 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen)... 11 6. Tilinpäätösanalyysi... 13 a. rahoituksen rakenne... 13 b. talousarvion toteutuminen... 13 c. tuotto- ja kululaskelma... 14 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma... 14 Liitteet: allekirjoitussivu, indikaattorit

1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2014 oli kolmivuotisen tuloskauden toinen vuosi. Tulossopimuksen pääkohdat olivat entiseen tapaan seuraavat: - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen 1.1 Aineiston vastaanotto Aineistoa otettiin vastaan 6766 hyllymetriä. Se on suunnilleen sama määrä kuin vuonna 2013. Yksi vuoden 2014 tavoitteita oli saada saapuvan aineiston määrä vähenemään siten, että kaikki vuoden aikana tullut aineisto pystytään käsittelemään määräajassa. Tässä onnistuttiinkin osin jo edellisenä vuonna sovittujen uusien käytäntöjen ansiosta. Vuonna 2012 solmittiin lähes kaikkien suurten kirjastojen kanssa palvelusopimus, jossa määritellään aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Samalla luotiin siirtoihin liittyvä kokoelmayhdyshenkilöjärjestelmä. Syyskuussa järjestettiin kokoelmayhdyshenkilöille seminaari, jossa esiteltiin Varastokirjaston aineistotilannetta ja uusia kaavailuja tarpeettoman aineiston karsimiseksi. Tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Kirjastot ovat joutuneet vähentämään tilojaan. Seurauksena aineistonsiirrot ovat erityisesti jatkuvien julkaisujen osalta parin viime vuoden aikana lisääntyneet erittäin paljon. Suuria siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Lähes kaikki yliopistokirjastot lähettivät aineistoa. Yksi tulevaisuuden haasteista on erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittäminen. E-aineistojen määrän kasvu ja digitoituminen ylipäätään vaikuttavat kirjastojen tasolla siten, että aineistoja on entistä helpompi siirtää Varastokirjastoon. 1.2 Aineiston käsittely Aineiston käsittelyn tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. Tämä onnistui, vaikka aineistoa tuli paljon. Suurin osa saapuneesta aineistosta oli kausijulkaisuja, joiden käsittely on nopeaa, eikä niistä syntynyt uusia rästejä. Monografioita tuli vuoden aikana täsmennettyjen aineiston siirtoihin liittyvien ohjeiden ja käytäntöjen ansiosta määrä, joka pystyttiin käsittelemään aikataulussa. Aineistoa käsiteltiin 9567 hyllymetriä, josta rästejä käsiteltiin erillisrahoituksella 4807 hyllymetriä. Vuoden aikana rästit pienenivät kausijulkaisujen osalta 90 % ja monografioiden osalta 60%. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin 5521 hm aineistoa. Aineiston käsittelyn taloudellisuus ja tuottavuus paranivat, mikä johtuu rästiprojektin onnistumisesta ja siitä, että kausijulkaisuja oli entistä enemmän. Vuoden aikana aloitettiin yhteistyö pilottikirjastojen kanssa metadatan siirtämisen tehostamiseksi. Tavoitteena oli luoda järjestelmä, jossa lähettävät kirjastot Vaari-tietokannasta aineistoa tarkistaessaan siirtäisivät tietueen valmiiksi Vaari-tietokantaan. Tämä nopeuttaisi ja yksinkertaistaisi aineiston käsittelyä Varastokirjastossa. 1

1.3 Käyttöön asettaminen Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tapahtumaan vuodessa. Nämä ovat lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytön taloudellisuus (euroa/tilaus) koheni. Tuottavuus (tapahtumia/htv) nousi myös. (tarkemmin taulukossa s..9 ja 10) 1.4 Henkilöstö Vuoden aikana erityisesti loppuvuodesta henkilöstön organisoitumista kehitettiin siten, että normaaliaineiston käsittely toimisi entistä sujuvammin ja toisaalta rästien purkaminen saataisiin loppuun. Työtiloja suunniteltiin uusiksi vuotta 2015 varten. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin Varastokirjaston omassa seuranta- ja kehittämisryhmässä. Tarkoituksena on muuttaa suoritusarviointia kokonaisarvioksi yliopistojen mallin mukaisesti. Sukupuolten palkkauksellista tasa-arvoa seurataan mm. VES-ratkaisujen yhteydessä.. Henkilöstön työkyvyn ja työtyytyväisyyden edistämistä jatkettiin monin tavoin. Näitä olivat mm. liikunnan edistäminen, ergonomiaratkaisut ja henkilökunnan yhteiset retket. VMBaron työtyytyväisyysindeksi laski edellisestä vuodesta ollen nyt 3,39, mikä saattaa liittyä uusiin järjestelyihin sekä kirjaston johdossa olleisiin ongelmiin. Sairauspoissaolojen määrä oli 15,8 päivää/htv. Määrä on korkea valtion keskiarvoon verrattuna. Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. 1.5 Kehittämishankkeet Vuoden aikana osallistuttiin Kansalliskirjaston koordinoimaan uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) suunnittelutyöhön. Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite oli parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Hankkeen loputtua vuoden 2014 lopussa metadatan siirtoa on onnistuttu kehittämään vanhan Voyager-ohjelmiston puitteissa. Varastokirjaston aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnaan, ja tilauksia on jo jonkin verran tullut käyttöliittymän kautta. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. 1.6 Uudet tilat Vuoden aikana jatkettiin tilojen laajennuksen suunnittelua. Uudet tilat saatiin käyttöön vuoden 2014 syyskuussa yli puoli vuotta suunniteltua myöhemmin. Rakennushankkeen aikana aineistoa jouduttiin siirtämään välivarastoon Neulamäkeen. Uudet tilat eivät sisällä riittäviä välivarastotiloja, joten Neulamäen varastoa joudutaan käyttämään vielä jatkossakin. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että Varastokirjastoon siirretty tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. 2

Vuoden 2014 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 140 480 hyllymetriä. Yliopistokirjastoissa on joitakin vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta onnistuttu vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen 85 753 hyllymetriä. Monografioita on yli 1,5 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli 100 000 nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tilaukseen vuodessa. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa 2 007 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Jos siirretty aineisto pidettäisiin avohyllytiloissa, vaatisi se noin 33500 neliömetriä. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 85 753 hyllymetriä. Tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 19800 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2012 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 205,24 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat72,05 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2012 kustannustasolla vähintään lähes neljä miljoonaa euroa vuodessa. Tilan vapauttaminen siirrettyä aineistoa (hm) 7 718 6 459 6 766 vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) 3 1 782 29 400 1 492 30 900 1 562 32 400 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2012 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2012 1990 2012 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 149 314 39 557 41 136 Vapaakappalekirjastot 52 231 87 774 28 649 35 402 Muut yliopistokirjastot 82 565 61 540 10 908 5734 Yliopistokirjastojen kirjastotilat ovat kasvaneet noin 10,8 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin neljä prosenttia. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 68% ja suljetut varastotilat 23,6% vuoden 2012 tilastojen mukaan). Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa.

2.1.1 Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 6 766 hyllymetriä. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Lisätilan rakennustyön takia suuri osa aineistosta siirrettiin Neulamäkeen. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin140 480 hyllymetriä aineistoa. Aineistosiirtojen palvelusopimus lähetettiin 71 kirjastoon. Mukana olivat kaikki yliopisto-, amk- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Kaikkiaan sopimuksen on allekirjoittanut 59 kirjastoa. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli 82 % kaikesta siirretystä aineistosta Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: % Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen 4 396 5 089 5 447 80,5 kirjastot 85 916 AMK-kirjastot 399 240 182 2,7 34 368 Erikoiskirjastot 1 965 559 657 9,7 * Yleiset kirjastot 953 563 465 6,9 19 764 Muut 6 7 15 432 Yhteensä 7 718 6 459 6 766 140 480 *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2014 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Kausijulkai grafiat sut Muu Yhteensä Yliopistojen kirjastot 1 482 3 964 5 447 AMK-kirjastot 119 63 182 Erikoiskirjastot 254 402 657 Yleiset kirjastot 407 63 465 Vaihdot 3 3 Yksityiset 8 4 12 Yhteensä 2 273 4 496 3 6 766 Kausijulkaisuja tuli runsaasti jo toista vuotta perätysten erityisesti yliopistokirjastoista. Monografioita siirrettiin huomattavasti vähemmän kuin edellisvuonna, kuitenkin pitkällä aikavälillä tavanomainen määrä. Kausijulkaisuja siirrettiin yhtä paljon kuin edellisvuonna, mutta huomattavasti vuotuista keskiarvoa enemmän (ka. monografioita 2 281 ja kausijulkaisuja 3 012 hm). 4

Suurimmat siirrot vuonna 2014 tulivat yliopistokirjastoista: - Helsingin yliopiston kirjasto 2 264 hm - Aalto-yliopiston kirjasto1 491 hm - Oulun yliopiston kirjasto 610 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 313 hm - Turun yliopiston kirjasto 302 hm - Eduskunnan kirjasto 139 hm - Jyväskylänyliopiston kirjasto130 hm Vuonna 2013Varastokirjastoon toimitti aineistoa 158 (v. 2012190) kirjastoa tai tietopalvelua. Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 21, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 57 ja yleisiä kirjastoja 53. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista noin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 60,1% on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana siirretynaineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. 2.1.2 Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) 4 691 6 610 9 567 Kokoelmiin otettu (hm) 3 282 4 422 5 521 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiat aisut otettu Kausijulk Väitösk. Yhteensä Kokoelmiin 2012 1 630 3 062 4 691 3 282 2013 2 592 3 673 345 6 610 4 422 2014 4 461 5 106 9 567 5 521 Yhteensä koko toiminnan aikana 54 039 77 438 4 335 135 856 86 098 % käsittelystä 39 57 4 100 64 Monografioita käsiteltiin selvästi edellisvuotista enemmän. Ministeriöltä saadun määrärahan ansiosta monografialuetteloijia ja muita aineiston käsittelijöitä pystyttiin palkkaamaan lisää (4,7 htv), mikä näkyy tuloksissa. 5

Aineistoa käsiteltiin 9567 hm, josta monografioita oli 4461 hm ja kausijulkaisuja 5106 hm. Erillismäärärahalla palkattu henkilöstö käsitteli 4807 hm. Aineistoa otettiin kokoelmiin yhteensä 5521 hm, mikä on selvästi enemmän kuin aikaisempina vuosina. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2014: hm Monografiat Kausijulk Väitös- Musiikki- Yhteensä aisut kirjat aineisto Vast.otettu 57 015 78 941 4 326 198 140 480 Valmista 30 743 52 577 2 735 43 86 098 Ei otettu kokoelmiin 23 296 24 861 1 246 49 403 Odottaa käsittelyä 2 976 1 503 0 0 4 479 Rästit mukaan lukien aineistoa käsiteltiin enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Kaksoiskappaleina tai muutoin tarpeettomina kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat 618 1 083 2665 Kausijulkaisut 791 760 1381 Muut 0 0 Yhteensä 1 409 1 843 4046 Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36%. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: 2011 Monografiat 54 829 53 225 81 294 88197 Jatkuvat julkaisut 2 848 3 690 4 160 4614 Tietueita 57 677 56 915 85 454 92811 Tietueet yht. 1 403 129 1 460 044 1 545 498 1 637309 Vuonna 2014 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 88197. Monografianiteitä oli vuoden 2014 lopussa 1 660 094. Nimekkeitä oli noin 1 513 000. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 4 614 nimekettä. Kausijulkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin 105 000 nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä 2 725 hyllymetriä (noin 520 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä. Käsittelyä odottaa 153 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,4 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. 6

Vuonna 2014uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 4 % oli primääriluetteloituja ja 96 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin osuus väheni 2 prosenttiyksikköä vuodesta 2013. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 22% oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Rästit Rästiaineistosta otettiin kokoelmiin ja poistettiin seuraavasti vuonna 2014: Monografiat (hm) % Jatkuvat (hm) % 1.1. 31.12.14 1.1. 31.12.14 Hyllyyn 889 69 894 79 Roskiin 483 31 322 21 Yhteensä 1310 928 Eri vuosina kertynyttä aineistoa käsiteltiin seuraavan taulukon mukaisesti vuonna 2014: Aineistoa ajalta Mono määrä 1.1.2014(hm) Jäljellä oleva mono määrä 31.12.2014 (hm) Mono käsitelty % Jatkuvat määrä 1.1.2014 (hm) Jäljellä oleva jatkuvat määrä 31.12.2014 (hm) Jatkuvat käsitelty % vanhat venäläiset 190 0 100 5 0 100 2005-2008 454 0 100 0 0 100 2009 0 0 100 0 0 100 2010 118 0 100 23 0 100 2011 1159 345 70 111 64 42 2012 1921 1235 36 419 120 71 2013 1216 574 53 1555 26 98 Yhteensä 5058 2154 2113 210 2.2. Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: 7

Lainaus 63 961 63 814 67 053 Pdf-kopiot 14 854 16 412 15 616 Virheelliset 633 645 369 tilaukset Yhteensä 79 448 80 871 83 038 Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on viime vuosina pysynyt samalla tasolla. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä väheni hieman. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Jäljenteiden osuus tilauksista oli 40 %. Jäljenteistä 82 % yliopisto- ja erikoiskirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2014 lopussa 2 007 kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 680 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). 2.3 Aineiston välittämisen kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui UKJ:n suunnitteluun aineiston käytön kehittämisen kannalta sekä vanhan Voyager-systeemin Universal Borrowing moduulin ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston henkilöasiakas voi jättää tilauksen Varastokirjaston tietokantaan oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti muutama ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. Kahdeksan yliopisto- ja tutkimuskirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin 5371, mikä on 34 % kaikista artikkelikopioista. 2.4. Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. Saatua palautetta hyödynnetään mm. ohjeistuksen täsmentämisessä. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 8

3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2014 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 454 475 euroa (tässä on erillinen rästiprojektiraha mukana 128 000 euroa; vuonna 2013 rästiprojekti sai 100 000 euroa). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): Käsitelty 4 691 6610 9567 Kustannukset 1 252 549 1 345 043 1 454 475 Euroa / hm 267 203 152 Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat poikkeuksellisen matalat. Tärkein syy tähän on se, että tarpeetonta aineistoa karsittiin rästiprojektin yhteydessä huomattavasti enemmän kuin aikaisempina vuosina. Karsintaa tehtiin uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti jo ennen kuin aineisto meni luettelointiin. Myös kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä selittää tätä. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat 52 277. Vastaanotetun aineiston yksikkökustannukset ovat seuraavat (euroa/hyllymetri): Vastaanotettu 7 718 6 459 6 766 Kustannukset 57 659 53 438 52 277 Euroa / hm 7,5 8,3 7,7 3.1.2 Aineiston käyttö Vuonna 2013 aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat 375 027 euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tapahtumia 79 448 80 871 83038 Kustannukset 378 976 391 531 375 027 Euroa/tapahtuma 4,77 4,84 4,52 Vuoden aikana ei tehty aineiston käyttöön liittyviä investointeja, joten yksikkökustannukset laskivat, vaikka yleinen kustannustaso (mm. posti) nousi. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. 3.2 Toiminnan tuottavuus 3.2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 9 567 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 18,23 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 525 hm/htv. Alla vertailutiedot: 9

Käsitelty (hm) 4691 6610 9567 HTV 13,50 16,74 18,23 Käsitelty aineisto (hm/htv) 347 395 525 2013 mukana on rästiprojekti 3,20 htv. Vuonna 2014 rästiprojektin htv-määrä 4,68. Tuottavuuden poikkeuksellisen suuri nousu johtuu siitä, että uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti arvioitua tarpeetonta aineistoa poistettiin aikaisempia vuosia enemmän. Myös kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä lisää tuottavuutta. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita 56 915 85 454 92 811 HTV 13,50 16,74 18,23 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 4 216 5 105 5 091 Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli korkea normaalitilanteeseen verrattuna, mutta samansuuruinen kuin edellisenä vuonna. Tämä johtuu siitä, että kahden viime vuoden aikana rästien käsittelyn yhteydessä on tehostettu myös luettelointiprosesseja. 3.2.2 Aineiston käyttö Tilauksia oli 83 038. Henkilötyövuosia käytettiin 5,42 (v. 2013 5,45). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 15 321. Alla vertailutiedot: Tilauksia 79 448 80 871 83038 HTV 5,45 5,45 5,42 Tilauksia / htv 14 578 14 839 15 321 Tuottavuus kasvoi hieman edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua. Aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 10

4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2014 vastaanotettu aineisto käsiteltiin alle kuudessa kuukaudessa sekä monografioiden että kausijulkaisujen osalta. Aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä käsiteltiin 4807 hyllymetriä. Vuoden lopussa rästejä oli 2364 hyllymetriä. Ne saadaan käsiteltyä vuoden aikana. Varastokirjasto tukee kirjastoja kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Kaikkien palon aineistoa lähettävien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on myös luotu työkalu, joka ohjaa kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Varastokirjasto uudisti kokoelmapolitiikkaansa ja toimintatapojaan ja parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä monografialähetysten määrä laski. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta. 4.2.2. Aineiston käyttö Vuoden 2014 lopussa rekisterissä oli yhteensä 2007 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Aktiivisia lainaajia oli 680 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä ovat: - kaikki yliopistojen kirjastot - kaikki yhteiskirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 509 toimipistettä - kaikki ammattikorkeakoulukirjastot - erikoiskirjastot - yrityskirjastot. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 146 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 330. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 207. 11 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitettiin mm. osana VATU/IPO-hanketta. Tavoitteena oli ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehdittiin. Ongelmia oli kuitenkin esimiestyössä, ja se vaikeutti suunnitelmallista ja pitkäjänteistä toimintaa. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta. Omaehtoista liikuntaa tuettiin, mm. kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja (jakajana on käytetty 23,65htv:tä):

Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,62 3,53 3,39 12,6 13,3 15,8 896 766 587 583 720 612 Koulutuskustannukset 604 771 508 ( /htv) Koulutukseen käytetty 3,2 4,4 2,1 aika (tpv/htv) Työtyytyväisyysindeksin lasku liittyy esimiestyön ongelmiin ja uusiin tila- ja työjärjestelyihin aineiston käsittelyssä ja käyttöön saattamisessa. Alimmat arvot olivat tiedon kulussa ja kehittymisen tuessa. Sairauspoissaolojen määrä oli suuri, mikä johtuu yksittäisten virkamiesten pitkistä sairauslomista. Työterveyskustannukset olivat alempia kuin aikaisempina vuosina mm. siksi, että ikätarkastuksia ei juuri ollut. Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Edellisiin vuosiin verrattuna kulut olivat alhaiset, koska vuoden aikana ei ollut esim. kirjastojärjestelmään liittyviä uudistuksia. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 18,99 19,99 Kustannukset ( ) 808 665 824 610 866 136 /htv 42 674 43 423 43 328 2014 luvussa mukana toimintamenomomentilta maksettu henkilöstö. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 20 vakinaista ja viisi määräaikaista virkamiestä. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 11,65 henkilötyövuotta. Aineiston käytössä oli 4,65 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,66 henkilötyövuotta Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 19,99 henkilötyövuotta. Erillisellä rahoituksella kirjastossa työskenteli 3,66 henkilötyövuotta. Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 23,65. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv-osuuksiin. 12

Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 52,5 50,3 53,4 Naiset 48,9 46,1 41,2 seniori-ikäisiä* (%) 74 69 64 (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2013. Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) esimies, hankinta ja erikoiskokoelmat Janne Ranta (Yle Arkisto) johtava informaatikko Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja sekä toimistopäällikkö. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on 29.40.04. b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa1 869 000 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2013 oli 77 928 euroa. Välivaraston vuokriin siirtyi vuodelta 2013 10 287 euroa momentilta 413.29.40.20. Rästiprojektiin saatiin 100 000 ja 28 000 euroa momentilta 29.40.537. Käytettävänä oli yhteensä 2 085 215 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla 29.40.04 olivat 1 623 575 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2013 käytettiin (momentti 4.13.29.40.04) 77 928 euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat 1 701 503 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 4135 euroa. 13

Vuodelta 2013 siirtyneet välivaraston vuokriin tarkoitetuista määrärahoista10 287 euroa (momentti 4.13.29.40.20) käytettiin 4 424. Momentilta 413.29.40.20 (välivaraston vuokrat) jäi käyttämättä 5 863 euroa. Momentilta 29.40.53.7 ( rästiprojekti ) saadut määrärahat käytettiin kokonaan. Määrärahoja siirtyi 249 560 euroa vuodelle 2015. Näistä on vuotta 2014 koskevia vuokrakustannuksia 45 315,34 euroa. Varsinaisia siirtomäärärahoja oli 204 245 euroa. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2014, euroa (momentit 29.40.04 ja 4.13.29.40.04) Kustannuslaji Investoinnit Tilan vapauttamin en, aineiston käsittely ja säilyttämine n Kaukopa lvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % toteuma 2013 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 36 673 16 997 53 670 27,8 % 41 986 Henkilöstökustannukset 637 412 228 829 866 241 5,0 % 824 610 Vuokrat 517 475 16 252 533 727 6,3 % 501 987 Palvelujen ostot 112 868 106 378 219 246 0,7 % 217 796 Muut kulut (matkat ym.) 22 048 6 571 28 619-10,8 % 32 080 Yhteensä 1 326 476 375 027 1 701 503 4,0 % d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja 14

riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Kaudella havaittiin väärinkäytöksiä, joihin on puututtu mm kirjallisella varoituksella. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO- ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista 15