Suomen fotoniikan seura ry:n säännöt 1 Nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on Suomen fotoniikan seura ry, englanniksi Photonics Finland, jota näissä säännöissä kutsutaan Yhdistykseksi. Kansainvälisissä, tieteellisissä ja muissa yhteyksissä voidaan Yhdistyksestä käyttää aputoiminimiä Suomen optiikan seura tai Finnish Optical Society. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki ja toimialue Suomi. 2 Tarkoitus Yhdistys on fotoniikkaa ja sen lähialoja kehittävien ja soveltavien yritysten, yhteisöjen, säätiöiden ja henkilöjäsenten muodostama yhteistyöverkosto. Yhdistyksen tarkoituksena on toimia jäsenten yhdyssiteenä ja toimia fotoniikkaa ja sen lähialoja kehittävään tai soveltavaan tutkimukseen, opetukseen ja teollisuuteen liittyvien yleisten ja yhteisten intressien hyväksi. 3 Toimintamuodot Toimintansa tukemiseksi Yhdistys voi kerätä jäsenmaksuja, vastaanottaa lahjoituksia sekä toteuttaa ja myydä toimintaansa liittyviä palveluita ja tuotteita palvelumaksuja vastaan. Tarkoituksensa toteuttamiseksi Yhdistys voi myöntää apurahoja, palkintoja ja avustuksia, harjoittaa julkaisutoimintaa ja tukea tieteellistä tutkimustyötä, järjestää esitelmä- ja koulutustilaisuuksia ja toimeenpanna kursseja sekä muillakin vastaavanlaisilla tavoilla edustaa tarkoituksensa toteutumista. Yhdistys voi edistää jäsentensä verkottumismahdollisuuksia järjestämällä erilaisia tapahtumia ja vierailuja sekä Suomessa että ulkomailla. Yhdistys voi tehdä aloitteita ja esityksiä sekä antaa lausuntoja fotoniikkaan liittyvissä asioissa. Yhdistys voi osallistua ja pitää yhteyttä koti- ja ulkomaisiin alan yhteisöihin. Yhdistyksen tarkoituksena ei ole toiminnallaan tuottaa siihen osallisille voittoa eikä muuta taloudellista ansiota eikä sen toiminta muutenkaan saa muodostua laadultaan pääasiallisesti taloudelliseksi. Yhdistyksen tarkoituksena ei myöskään ole toimia jäsentensä etuja ajavana työmarkkinajärjestönä 4 Jäsenyys Yhdistyksen jäseniä ovat: a) yritysjäsenet, b) yrityssivujäsenet, c) yhteisöjäsenet, d) yhteisösivujäsenet, e) henkilöjäsenet, f) opiskelijajäsenet, g) kannatusjäsenet ja h) kunniajäsenet. 1
Jäsenet hyväksyy hakemuksesta Yhdistyksen hallitus. Yhdistyksen jäseneksi voidaan hyväksyä oikeustoimikelpoinen henkilö, yritys, yhteisö tai säätiö. Yrityksen, yhteisön tai säätiön tulee nimetä edustaja, joka käyttää heidän äänivaltaansa. Jäsenyyttä hakevat organisaatiot määritellään yrityksiksi, jos ne harjoittavat kaupallista liiketoimintaa, muussa tapauksessa ne ovat yhteisöjäseniä. Epäselvissä tapauksissa Yhdistyksen hallitus linjaa jäseneksi hyväksyessään jäsentyypin. Yhdistyksen kokouksissa on yritysjäsenellä 10 ääntä, yhteisöjäsenellä 10 ääntä, henkilö-, opiskelija- ja kunniajäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen yritys- tai yhteisösivujäseneksi voidaan asianomaisen jäsenen hakemuksesta hyväksyä muita yrityksen tai yhteisön edustajia, jotka ovat oikeustoimikelpoisia henkilöitä. Kannatus- ja sivujäsenellä on puhe- ja läsnäolo-oikeus yhdistyksen kokouksissa, mutta ei äänioikeutta. Opiskelijajäseneksi voi asianomaisen henkilön hakemuksesta liittyä ja opiskelijajäsenenä olla henkilö, joka on täysipäiväinen opiskelija ilman yliopistollista maisteritason perustutkintoa. Opiskelijajäsenen asema päättyy viimeistään yliopistollisen perustutkinnon suorittamiseen, jolloin jäsenyys muuttuu suostumuksen mukaisesti joko varsinaiseksi jäseneksi tai sivujäseneksi. Opiskelijajäsenen valmistuttua uuden jäsentyypin mukainen jäsenmaksu peritään ensimmäisen kerran valmistumista seuraavassa jäsenmaksujen laskutuksessa. Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan asianomaisen hakemuksesta hyväksyä Yhdistyksen pyrkimyksiä tukeva yksityinen henkilö, oikeustoimikelpoinen yhteisö tai säätiö. Yhdistyksen kunniajäseneksi voi yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua asianomaisen omasta suostumuksesta henkilön, joka on erityisesti ansioitunut Yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus tai kymmenen (10) Yhdistyksen jäsentä. Jäsen voi erota Yhdistyksen jäsenyydestä, joko ilmoittamalla siitä sähköpostitse tai kirjallisesti hallitukselle, sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisensa Yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Jäsen on velvollinen suorittamaan jäsenmaksun siltä vuodelta jolloin ero tapahtuu. Yhdistyksen jäsen, joka ei noudata Yhdistyksen sääntöjä tai päätöksiä tai muuten toiminnallaan vahingoittaa Yhdistyksen etuja, voidaan erottaa Yhdistyksestä. Jäsen voidaan myös erottaa, mikäli hän kehotuksesta huolimatta laiminlyö jäsenmaksun suorittamisen tai mikäli hän ei esimerkiksi yritystoiminnan lopettamisen tai muuten olosuhteiden muuttumisen vuoksi täytä enää Yhdistyksen jäsenyyden ehtoja. Asianomaisen jäsenen suostumuksesta jäsentyyppiä voidaan myös muuttaa muuttuneita olosuhteita vastaavaksi. Jäsenen erottamisesta päättää hallitus. Jäsenet suorittavat Yhdistykselle vuotuisen jäsenmaksun. Maksujen suuruudesta päättää yhdistyksen syyskokous erikseen kullekin jäsenryhmälle. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksuja. Maksut suoritetaan hallituksen määrääminä aikoina. 5 Hallitus Yhdistyksen asioita hoitaa ja Yhdistystä edustaa hallitus. Yhdistyksen kevätkokous valitsee hallituksen, johon kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljästä kahdeksaan (4-8) jäsentä (parillinen määrä). Kullekin jäsenelle, puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa lukuun ottamatta, nimetään varajäsen. Hallituksen 2
jäsenet valitaan siten, että yritysjäsenet valitsevat 1/2 hallituksen jäsenistä ja muut äänioikeutetut jäsenet valitsevat 1/2 hallituksen jäsenistä. Jäsenet hallitukseen valitaan toimikaudeksi kerrallaan. Toimikausi alkaa kevätkokouksen päättyessä ja loppuu seuraavan kevätkokouksen päättyessä. Hallitus valitsee sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on läsnä ja joko puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja kuuluu läsnä oleviin. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen tehtävänä on huolehtia Yhdistyksen hallinnosta ja toiminnan järjestämisestä, käsitellä jäsenanomukset, pitää luetteloa Yhdistyksen jäsenistä sekä valmistella Yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat. Hallitus voi asettaa avukseen toimikuntia, joiden tehtävät, kokoonpanon ja toimivallan se määrää kuunneltuaan puhevaltaisia jäseniään. Hallitus nimittää ja erottaa yhdistyksen toiminnanjohtajan. 6 Toiminnanjohtaja ja muut toimihenkilöt Yhdistyksellä voi olla toiminnanjohtaja tai muita toimihenkilöitä, jonka tehtävistä, mahdollisesta palkkiosta ja valtuuksista päättää hallitus. 7 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai toiminnanjohtaja, kaikki yksin. Hallitus voi valtuuttaa myös muun henkilön kirjoittamaan Yhdistyksen nimen yksin. 8 Yhdistyksen tilien hoito Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilit sekä hallituksen laatima toimintakertomus ja muut tarpeelliset tilinpitoa ja hallintoa koskevat asiakirjat on annettava Yhdistyksen toiminnantarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen Yhdistyksen kevätkokousta hallinnon ja tilien tarkistamista varten. Toiminnantarkastajien tulee antaa Yhdistyksen kevätkokoukselle osoitettu kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta Yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta. 9 Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen Yhdistyksen kokous kutsutaan koolle Yhdistyksen hallituksen toimesta vähintään 7 päivää ennen kokousta Yhdistyksen jäsenille lähetettävällä kirjallisella kutsulla tai sähköpostitse. 10 Yhdistyksen kokoukset Yhdistyksen päättävänä elimenä toimii yhdistyksen kokous. Yhdistyksellä on kevät- ja syyskokous. 3
Yhdistyksen kevätkokous pidetään toukokuun loppuun mennessä ja siinä käsitellään seuraavat asiat: 1) Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa; 2) Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus; 3) Esitetään edellisen toimintavuoden toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto; 4) Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille tai muista toimenpiteistä, joihin vuoden kuluessa pidetty hallinto ja tilit antavat aihetta; 5) Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja muut jäsenet, joille valitaan henkilökohtaiset varajäsenet; 6) Valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja heidän henkilökohtaiset varatoiminnantarkastajat. KHT- tai HTMtilintarkastajayhteisöä käytettäessä riittää yhteisön nimi; 7) Päätetään hallituksen jäsenten, toiminnantarkastajien ja muiden toimihenkilöiden palkkioista; 8) Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Yhdistyksen syyskokous pidetään marraskuun loppuun mennessä ja siinä käsitellään seuraavat asiat: 1) Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa; 2) Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus; 3) Vahvistetaan hallituksen esitys seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaksi ja talousarvio; 4) Päätetään jäsenmaksujen suuruudet; 5) Valitaan yhdistyksen edustajat ja ehdokkaat niiden yhteisöjen hallintoelimiin, joissa Yhdistys on jäsenenä; 6) käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle, kun Yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus tai toiminnantarkastaja katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään 1/10 Yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti erikseen ilmoittamansa asian käsittelyä varten pyytää. Kokous on pidettävä kuukauden sisällä siitä, kun pyyntö on toimitettu Yhdistyksen hallituksen tietoon. Jäsen voi saattaa asiansa Yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle hyvissä ajoin, niin että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Yhdistyksen kokouksessa äänivaltaa voivat käyttää vain jäsenmaksun maksaneet jäsenet. Jäsenen äänivaltaa voi käyttää valtakirjalla toinen Yhdistyksen jäsen, mutta kuitenkin kokouksessa järjestettävässä 4
äänestyksessä yhden henkilön käyttämä äänimäärä on enintään viidesosa (1/5) kokouksessa edustetun äänivallan äänimäärästä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä, ellei näissä säännöissä asiasta muuta todeta. Äänten mennessä tasan kokouksen puheenjohtajan ääni ratkaisee, vaaleissa ratkaisee arpa. Hallituksen jäsenien valinnassa voidaan käyttää suhteellista vaalitapaa. 11 Sääntöjen muuttaminen ja Yhdistyksen purkaminen Näiden sääntöjen muuttamisesta päättää Yhdistyksen kokous. Yhdistyksen sääntöjä voidaan muuttaa, jos päätös tehdään kahdessa peräkkäisessä Yhdistyksen kokouksessa, joiden välillä on vähintään kuukausi, ¾ määräenemmistöllä annetuista äänistä kummassakin. Lisäksi edellytetään, että sääntömuutoksia kannattaa sekä yritysjäsenten että henkilöjäsenten enemmistö molemmissa kokouksessa. Päätökseen, joka tarkoittaa Yhdistyksen purkamista, vaaditaan ¾ yhdistyskokouksessa annetuista äänistä sekä päätöksen vahvistaminen vähintään kuukauden kuluttua pidettävässä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa samanlaisella äänten enemmistöllä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai Yhdistyksen purkamisesta. Jos Yhdistys lopettaa toimintansa, sen omaisuus on luovutettava Yhdistyksen päämääriä lähinnä oleviin kohteisiin. Varojen luovuttamiskohteista päätetään viimeisessä Yhdistyksen lopettamisesta päättävässä yhdistyskokouksessa. 5