MUISTIO 1(13) VOH-3.2 Väyläomaisuuteen ja sen hallintaan liittyvän tiedon hyväksikäytön kehittäminen Tulevaisuusverstas Paikka: Tiehallinto, Pasila Aika: Torstai 2.12.2004 klo 9.30 15.00 Läsnä: Jukka Heikkilä Tiehallinto, Turun tiepiiri, ylläpidon ohjelmointi Mikko Inkala Tiehallinto, Keskushallinto, tiestö- ja liik.tiedot, VOH-proj.päällikkö Jan Juslén Tiehallinto, Keskushallinto, tietoliikennepalveluyksikkö Mervi Karhula Tiehallinto, Keskushallinto, tienpidon suunnittelupalveluyksikkö Kristiina Laakso Tiehallinto, Keskushallinto, liikenteen palvelut Seppo Leppäniemi Tiehallinto, T&K-koordinaattori Ulf Lindström Tiehallinto, Keskushallinto, liikenteen palvelut Janne Lintilä Tiehallinto, Hämeen tiepiiri, esikunta Arvo Lähde Tiehallinto, Vaasan tiepiiri, ylläpidon ohjelmointi Hannu Paattilammi Tiehallinto, Hämeen tiepiiri, sillat Pasi Patrikainen Tiehallinto, Savo-Karjalan tiepiiri, ohjausyksikkö Tuovi Päiviö-Leppänen Tiehallinto, Keskushallinto, asiakkuus Tiina Salmi Tiehallinto, Lapin tiepiiri, hoidon hankinta Tuomas Toivonen Tiehallinto, Keskushallinto, tiestö- ja liik.tiedot, VOH-vetovastuu Johanna Vessonen Tiehallinto, Keskushallinto, asiakkuus Pertti Virtala Tiehallinto, Keskushallinto, palvelujen suunnittelu Ari Kähkönen Inframan Oy Robert Hösch Inframan Oy Ramboll Finland Oy Anne Pajari Ramboll Finland Oy Anne Vehmas Ramboll Finland Oy, tilaisuuden vetäjä Jakelu: Tulevaisuusverstaan osallistujat VOH3.2 Valvontaryhmän jäsenet
MUISTIO 2(13) 0. TERVETULOTOIVOTUS JA PÄIVÄN OHJELMAN ESITTELY Tuomas Toivonen toivotti osanottajat tervetulleeksi VOH3.2-projektiin kuuluvaan tulevaisuusverstaaseen. Toivonen esitteli projektia kalvosarjan avulla. Osallistujat esittelivät lyhyesti itsensä ja kertoivat oman mielikuvansa ihannetiestä. Tilaisuuden vetäjänä toiminut Anne Vehmas kertoi iltapäivän ohjelman ja esitteli tulevaisuusverstaan toimintatapaa, joka perustuu kolmeen päävaiheeseen: 1. Ongelmavaihe; valittaminen, paineet pois Analyysi 2. Mielikuvitusvaihe; ideointi, unelmointi, luovuus Ideointi 3. Todellistamisvaihe; käytäntö, realistisuus Ratkaisu Verstaan teemana oli väyläomaisuustiedon käyttö ja erityisesti oman työn näkökulmasta. Onko väyläomaisuustietoa helppo löytää, käyttää, muokata tai välittää eteenpäin? Millaisia ongelmia siihen liittyy? Mihin tietoa tarvitaan, kuka tarvitsee ja onko tietoa riittävästi? Onko se ymmärrettävää? Tilaisuuden teema rajattiin koskemaan tieomaisuutta. VOH-tietoon kuuluvat mm: Ominaisuustiedot Kuntotiedot Kustannustiedot Arvo Em. asioiden riippuvuus toisistaan Asiakkaiden ja yhteiskunnan tarpeet Ylläpitoprosessin hallinta Osallistujat jaettiin tasalukuisiin ryhmiin. Ryhmien koostumus on esitetty alla. Ryhmä 1 Ryhmä 2 Ryhmä 3 Ryhmä 4 Robert Hösch Mikko Inkala Janne Lintilä Mervi Karhula Tiina Salmi Seppo Leppäniemi Tuomas Toivonen Anne Pajari Pertti Virtala Pasi Patrikainen Jukka Heikkilä Jan Juslén Arvo Lähde Tuovi Päiviö-Leppänen Ari Kähkönen Kristiina Laakso Ulf Lindström Hannu Paattilammi Johanna Vessonen
MUISTIO 3(13) Vasemmalta: Jan Juslén ja Jukka Heikkilä ryhmästä 1, Seppo Leppäniemi, Anne Pajari, Mervi Karhula, Mikko Inkala ja Pasi Patrikainen ryhmästä 3 sekä puolet Janne Lintilästä (ryhmä 2) kuuntelevat Tuomas Toivosen alustusta. Ryhmä 3: Seppo Leppäniemi, Anne Pajari, Mervi Karhula, Mikko Inkala ja Pasi Patrikainen tiiviissä työskentelyssä.
MUISTIO 4(13) 1. ONGELMAVAIHE Pohdinta ja ryhmäkeskustelu Ensimmäisenä tehtävänä jokainen osallistuja mietti itsekseen 10 minuuttia väylätiedon käyttöä omasta näkökulmasta. Vaihtoehtoina VOH-tiedon käytössä ovat datan suora käyttö tai datasta jalostetun tiedon käyttö. Käyttöön liittyviä asioita ovat mm. tiedon käytettävyys, saatavuus, välitystapa ja ymmärrettävyys. Tämän jälkeen mietittiin ryhmittäin VOH-tiedon käyttöä ja siihen liittyviä ongelmia. Ongelmien jäsentely Ryhmät jäsentelivät VOH-tiedon käyttöön liittyviä ongelmia ja kirjoittivat suurimmat ongelmat pienille fläppipapereille. Tämän jälkeen fläpit asetettiin taululle ryhmäkohtaisesti. Robert Hösch asettelee ryhmän 2 fläppejä.
MUISTIO 5(13) Seuraavassa ryhmittäiset ongelmalistaukset: Ryhmä 1 Ryhmä 2 Tiehallintolaisten yleissivistys Tarpeita ei ole kartoitettu Paikkatiedot Tietojen laatu Hajanaisuus Räätälöinti Asiakastiedon kytkentä väyläomaisuustietoon Tiedonjalostus Keskeisissä ominaisuustiedoissa puutteita Erilliset ja päällekkäiset järjestelmät Valtakunnallinen kustannustieto puuttuu Epäyhtenäiset toimintatavat Rutiinipalvelujen automatisointi Ymmärrettävyys Uusi toimintamalli uudet tietotarpeet Tiestön tilan tuntemus Laatu / käyttökelpoisuus Toiminnalliset laatuvaatimukset Tietoähky Tiedon H / K Tietopuutteita Ryhmä 3 Ryhmä 4 Kysyntä ja tarjonta eivät kohtaa Tiedon löydettävyys Tietojen havainnollisuus eri käyttäjätasoilla Tiedon päällekkäisyys Yhteiskäyttö Toimenpidetiedon ylläpito ja laatu Tiedon luotettavuus VOH-tiedon tuntemattomuus Tiedon yhtenäisyys VOH-Tiedon luokittelu eri ulottuvuuksissa Kohderyhmien moninaisuus Tiedon väärä tulkinta VOH-tiedon käytettävyys ja yhdisteltävyys Tietoja puuttuu / liikaa Tuotteistetut tietopalvelut Kuntokriteerit vertailtavuus Hiljainen tieto VOH-tiedon jalostusaste alhainen Ennustamisen vaikeus Inventaario koko ajan käynnissä Toimenpiteiden kustannustiedon saatavuus, ylläpito Kokonaisuudesta havaittiin, että useiden fläppien esittämät ongelmat liittyvät toisiinsa ja tämän vuoksi ongelmat jaettiin asiaryhmiin (ryhmittely näkyy s.7-8 vaihtoehtojen tärkeysjärjestyksen yhteydessä). Kommentit ryhmien fläpeistä: Ryhmä 1 Tietotarpeita on aiemmin kartoitettu, mutta nämä eivät ole johtaneet mihinkään.
MUISTIO 6(13) VOH-tiedot pitäisi saada paikkatietona kartalle. Esimerkiksi paljonko rahaa on sijoitettu tiettyyn tiehen. Tämä taas johtaa siihen, että kustannuksia pitäisi kirjata. Valtakunnallinen kustannustieto puuttuu nykyisin. Mitä pitäisi kertoa tietojen laadusta käyttäjille? Laatua pitäisi periaatteessa seurata prosessin kaikissa vaiheissa. Erillisten ja päällekkäisten järjestelmien osalta tulisi tehdä päivitys. Hyviä toimintatapoja pitäisi tuoda esiin tiepiiritasolla, mutta myös tietojen hankinnassa. Asiantuntijat käyttävät nykyisin liikaa aikaa rutiiniasioiden selvittämiseen. Nämä tulisi automatisoida. Ryhmä 2 Tietoähky liittyy mm. ymmärrettävyyteen, tulkintaan ja löydettävyyteen. Tietoa on nykyisin eri paikoissa, tieto on jäsentymätöntä, rekistereitä on liikaa, roolit ja vastuut ovat hajanaisia. Ymmärrettävyyteen liittyen: miten tietoa pitäisi tarjoilla? Tietoisuus tietojen laadusta ja käyttökelpoisuudesta on nykyisin heikkoa. Tiedon hankinnan hyötyjä toiminnassa ja kustannuksia ei ole vertailtu. Tietopuutteita esiintyy mm. varusteiden ja laitteiden, rakenteiden kunnon, kustannustiedon ja toimenpidekirjausten osalta. Ennusteiden tekeminen on vaikeaa tämän vuoksi. Toiminnallisiin laatuvaatimuksiin liittyen on vaarana, että tiestön tilan tuntemus katoaa. Ryhmä 3 Tietojen käytettävyyteen liittyy rekisteritietojen keskinäinen yhdistettävyys. Kuinka voitaisiin viedä eri osa-alueiden tietoja paikkatiedoksi? Lisäksi yhdistely muihin tietoihin, kuten esim. väestötiedot. Kuntokriteerien vertailtavuus on heikko. Eri VOH-alueilla on omat kriteerit ja luokkarajat erilaisia. Tienkäyttäjät kokevat nämä asiat eri tavalla, eli Tiepiirien ja käyttäjien kriteerit ovat myös erilaisia. Keskimääräiset kustannukset pitäisi saada kohdistettua. Jalostettu tieto puuttuu, tehdään tapauskohtaisesti tilanteen mukaan. Eri käyttäjillä on erilaisia tarpeita. Ryhmä 4 Samaa tietoa esiintyy jonkin verran eri tietolähteissä. Tietoja ei tulkita tarpeeksi pitkäjänteisesti. Voi johtaa vääriin tulkintoihin. Onko mahdollista tuottaa eri kohderyhmille tuotteistettuja tietopalveluja? Voisiko kyseeseen tulla tietopalvelujärjestelmä, josta löytyy tietoa, mistä tietoa löytyy? Tieto katoaa liian usein esim. työntekijän eläkkeelle jäännin seurauksena. Tietojen jalostus on liikaa yhden henkilön varassa.
MUISTIO 7(13) Vaihtoehtojen tärkeysjärjestys äänestyksellä Vaihtoehtojen tärkeysjärjestys ratkaistiin äänestyksellä. Jokainen osallistuja sai käyttää 3 ääntä merkitsemällä äänet fläppipapereihin. Kaikki 3 ääntä sai käyttää yhteen ehdotukseen tai vaihto-ehtoisesti hajottaa ääniä useille eri ehdotukselle. Annettuja pisteitä tulkittiin ryhmittelyn perusteella (vrt. seuraavat kuvat). Teippi muutaman ryhmän välillä ensimmäisessä kuvassa tarkoittaa, että näiden ryhmien ongelmilla on myös selkeä yhteys (räätälöinti tietoähky ja yhteiskäyttö tiedon yhtenäisyys). Ryhmittelyn mukaisesta tärkeysjärjestyksestä muodostui seuraavanlainen (ryhmän nimi on eniten pisteitä saanut ongelma): 1. Räätälöinti (12 p.) 2. Uusi toimintamalli (9 p.) 3. Laatu / käyttökelpoisuus (5 p.) 4. Tietoähky (4 p.) 5. Tuotteistetut tietopalvelut (3 p.) 6. Kysyntä ja tarjonta eivät kohtaa (3 p.) 7. Tietoja puuttuu / liikaa (3 p.) 8. Yhteiskäyttö (2 p.) 9. Erilliset ja päällekkäiset tiedot (1 p.) 10. Kuntokriteerit / vertailtavuus (1 p.) 11. Paikkatiedot (1 p.) 12. Hiljainen tieto (0 p.) 13. Toimenpiteiden kustannustiedon saatavuus, ylläpito (0 p.)
MUISTIO 8(13)
MUISTIO 9(13) 2. MIELIKUVITUSVAIHE Aivoriihi ryhmissä Ratkaisuehdotuksia päätettiin työstää edellisessä vaiheessa saadun tärkeysjärjestyksen mukaisista kolmesta tärkeimmästä vaihtoehdosta. Vaihtoehdot jakautuivat ryhmille seuraavasti: Ryhmä 1: Räätälöinti Ryhmä 2: Uusi toimintamalli Ryhmä 3: Räätälöinti Ryhmä 4: Laatu Ryhmien visioiden purku Ryhmä 1: Räätälöinti
MUISTIO 10(13) Kommentit: Esimerkkejä käyttötapauksista (näihin ei tällä hetkellä ole automatisoitua tietopalvelua): o Tien sivukaltevuuden korjaaminen datan räätälöinti Tiehallinnon asiantuntijalle ja urakoitsijalle. o Paikkatietona esitettävä data tarpeiden mukaan. o Asiakaspalautteiden tiedot paikkatietona kartalle, vertailu kuntotietoon. o Muut tietotarpeet: puuttuvia tietoja ovat mm. rakennetiedot ja tilastotiedot. Rakennetietojen osalta tarvetta on päällystepaksuustiedolle, rakennepaksuustiedolle ja soratien kulutuskerroksen paksuustiedoille. Näistä saataisiin valtakunnalliset keskiarvot. Räätälöinnissä tulisi ottaa huomioon ohjauksen, suunnittelun ja hankinnan erilaiset intressit, kuten myös keskushallinnon ja tiepiirien. Tietoja pitäisi räätälöidä myös organisaation ulkopuolelle, esim. tienkäyttäjille. Havainnollisuuteen liittyen pitäisi käyttää samoja termejä asioista puhuttaessa (vrt. esimerkkinä tonnit / neliömetrit puhuttaessa päällysteistä). VOH3.3-projektissa tutkitaan käyttötapauksia. Mervi Karhula kutsutaan mukaan projektiryhmään aina tarpeen mukaan. Ryhmä 2: Uusi toimintamalli
MUISTIO 11(13) Kommentit: Tilaaja ja tuottaja miettivät yhdessä kohteen laadun ja laatuvaatimukset. Tiestön tilan tuntemus voi huonontua osataanko enää hallita vaikutuksia? Voi olla, että joudutaan hyväksymään tiedon tason lasku Tiehallinnossa. Tarvittaisiin tarkemmat pelisäännöt siitä, miten asiat hoidetaan. Nykyisin alueurakoitsijat osoittavat itse laadun. Urakoitsijan vaihtuessa kohteen tila pitää osoittaa: entä jos uusi urakoitsija onkin eri mieltä kohteen tilasta? Ryhmä 3: Räätälöinti Kommentit: Säännöllisille, toistuville tietotarpeille voidaan räätälöidä tietopalvelu. Nämä toistuvat tietotarpeet täytyy saada selville. Melko harvoin tarvitaan uutta, puhtaalta pöydältä luotua analysointia. Jos vakioituja, räätälöityjä tietopalveluja olisi enemmän tarjolla, voisivat myös satunnaiset tarpeet vähentyä. Analysointipalvelut ovat selkeästi konsulttien työmaata ja tietoja voidaan ostaa jo valmiiksi esijalostetussa muodossa.
MUISTIO 12(13) Ryhmä 4: Laatu Kommentit: Laatupuute voi tulla esiin missä tahansa prosessin vaiheessa, jopa tietotarpeessa. Tämän vuoksi prosessin jokaisen vaiheen määrittelyjen tulisi olla selvillä. Pitäisikö kehittää laadunseurantajärjestelmä ja tähän liittyvä sertifiointi? Tulisi määritellä myös millaista laatua haetaan ja mihin tarkoitukseen tietoa tarvitaan. Ja toisaalta pitää pystyä kertomaan, mikä tiedon laatu on. Oleellista on myös, vastaako tieto kysyjän tarpeisiin (vrt. räätälöinti). Tiedolla pitäisi periaatteessa olla vastuuhenkilö tosin ketju on pitkä ja tarvittaisiin lukuisia vastuuhenkilöitä. 3. TODELLISTAMISVAIHE Todettiin, että esitetyt ehdotukset ovat realistisia, eikä tarvita mitään erityistä karsintaa vaihtoehtojen suhteen. Sen sijaan lisää tietoa kaivataan mm. VOH-tietojen käyttötapauksista.
MUISTIO 13(13) 4. LOPPUYHTEENVETO Ari Kähkönen tiivisti seuraavasti tulevaisuusverstaan annin: Mielenkiintoinen tilaisuus, jossa oli henkilöitä eri organisaatioista. Havaittiin, että monet esitetyt ongelmat ovat sidoksissa toisiinsa. Aihetta ei ole aiemmin pohdittu tällaisessa foorumissa tulevaisuusverstaalla voisi olla käyttöä myös muissakin yhteyksissä. Ratkaisuvaihtoehtojen toteuttamisesta keskustellaan VOH-projekteissa. Esimerkiksi käyttötapausten tutkiminen on eräs konkreettinen lähestymistapa VOH3.3:ssa (tietopalvelujen määrittämisprojekti).